"Основные требования к описанию архивной документной информации в информационных поисковых системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа"

Указывается уровень архива.

Допустимые значения: федеральный, региональный, муниципальный.

Заполняется на уровне "Архив".

Указывается федеральный округ и субъект РФ, к которому относится данный архив.

Заполняется на уровне "Архив".

Указывается сокращенное название архива, зафиксированное в его уставных документах (официальная аббревиатура).

См. п. 1.2. "Единого порядка...".

Примеры:

РГАЛИ

КУ НА РК

Заполняется на уровне "Архив".

Состоит из трех частей в соответствии с п. 1.3.1. "Единого порядка...".

В первой части поля указывается литера фонда - буквенная часть номера фонда, обозначающая принадлежность фонда к определенному хронологическому периоду (см. п. 3.5. "Правил организации хранения."). Буквы могут также добавляться при слиянии двух или более архивов в один с целью однозначной идентификации фондов. При отсутствии буквенной части номера фонда эта часть поля остается свободной.

Вводится вручную прописной буквой кириллического алфавита.

Примеры:

Р

П

Вторая часть поля - обязательна для заполнения. Указывается порядковый номер фонда - числовая часть, состоящая не более чем из 5-ти символов. Вводится вручную арабскими цифрами.

Примеры:

3

55

В третью часть поля вводится буквенная часть номера фонда, указывающая на принадлежность фонда к депозитарному хранению (хранению, осуществляемому по договору (см. п. 3.7.11. "Правил организации комплектования..."). Буквы могут также добавляться при слиянии двух или более архивов в один с целью однозначной идентификации фондов. При отсутствии такой литеры в номере фонда поле остается свободным.

Вводится вручную прописной буквой <9> кириллического алфавита.

Примеры:

Д

В

Заполняется на уровне "Фонд".

Указывается порядковый номер описи.

Поле содержит 2 части - числовую и буквенную.

Числовая часть номера - обязательная. Указывается порядковый номер описи. Вводится вручную арабскими цифрами. Если описи пронумерованы римскими цифрами, то для их обозначения используются прописные буквы латинского алфавита <10>.

Примеры:

2

IV

Буквенная часть номера описи вводится вручную прописными буквами кириллического алфавита. Если литера отсутствует, поле остается свободным.

Примеры:

А

ДОП.

Заполняется на уровне "Опись".

Указывается порядковый номер тома описи. Вводится вручную арабскими цифрами. Если том отсутствует, поле остается свободным.

Заполняется на уровне "Опись".

Указывается порядковый номер единицы хранения/единицы учета.

Поле содержит 2 части - числовую и буквенную.

Числовая часть номера - обязательная <12>. Указывается порядковый номер единицы хранения/единицы учета - его числовая часть. Вводится вручную арабскими цифрами.

Примеры:

12

257

Буквенная часть номера единицы хранения вводится вручную прописными буквами кириллического алфавита. Если литера отсутствует, поле остается свободным.

Примеры:

А

В

Указывается порядковый номер тома ед.хр.

Вводится вручную арабскими цифрами. Если том отсутствует, поле остается свободным.

Указывается архивный номер (шифр) документа <14>.

При этом сохраняются все особенности номера (шифра), символы и пунктуация.

Примеры:

1013

Г-36546

0-3042 цв.

Указывается делопроизводственный номер (индекс) единицы хранения, если он имеется в описи. При этом сохраняются все особенности индекса, символы и пунктуация.

Примеры:

23-1

10-10-10

302/19

18Б

Указывается производственный номер (индекс, шифр) единицы хранения/единицы учета, если он имеется в описи. При этом сохраняются все особенности индекса (шифра), символы и пунктуация.

Примеры:

RMG-1926

42-1220-1226

Д-11559/60

Указывается последнее официальное название фонда в соответствии с учетными документами архива.

Вводится прописными буквами кириллического алфавита.

Примеры:

ВЕРХОВНЫЙ СОВЕТ СССР

СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР

Заполняется на уровне "Фонд".

Указываются крайние даты существования фондообразователя.

Вводится арабскими цифрами.

Пример: 1989 - 1991

Заполняется на уровне "Фонд".

Указывается наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись (том описи), или наименование вида документов, включенных в опись (том описи).

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то в названии описи указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

Вводится прописными и строчными буквами (кириллица), для обозначения дат используются арабские цифры.

Примеры:

Отдел народного образования 1945 - 1949 гг.

Особый отдел 1916 г.

Опись фотодокументов 1930 - 1941 гг.

Заполняется на уровне "Опись".

Указывается название раздела описи, к которому относится данная единица хранения/единица учета, в соответствии со схемой систематизации единиц хранения/единиц учета в описи.

Если в описи отсутствуют разделы, поле остается свободным.

Указывается название или основное содержание единицы хранения/единицы учета.

При этом полностью воспроизводится заголовок единицы хранения/единицы учета по тексту описи <20>.

Если вместо заголовка единицы хранения/единицы учета в описи значится "Номер пропущен", в данном поле воспроизводится эта же формулировка. При перечислении однородных единиц хранения не допускается применение формулировки "То же".

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица), для обозначения дат и порядковых номеров применяются арабские и римские цифры.

Примеры:

Документы к протоколу N 1 заседания Совета от 23 января 1981 г.

Номер пропущен

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Совета по вопросам деятельности религиозных организаций в Волынской области

Если заголовок не отражает содержание документов единицы хранения, оно может быть раскрыто в полях "Структурированный заголовок единицы хранения", "Аннотация" или на следующем уровне описания - документа <21>.

Раскрывается состав и содержание документов единицы хранения путем структурирования информации по темам (вопросам, предметам), содержащимся в группе документов, документе.

Таблица включает следующие поля: порядковый номер, подзаголовок единицы хранения, дата (крайние даты) события, номер(а) листа(ов).

Если в подзаголовке описываются несколько документов единицы хранения/единицы учета по одному вопросу, тогда они перечисляются через запятую в порядке значимости. Допустимо перечисление нескольких видов документов и затем употребление формулировки "... и другие документы".

Таблица структурированного заголовка может включать столько подзаголовков, сколько необходимо для полного раскрытия основного предметно-вопросного содержания документов (групп документов) единицы хранения <22>.

Дается краткая характеристика отдельных документов единицы хранения, содержание которых не нашло отражения в заголовке единицы хранения (например, сведения об уникальных и особо ценных документах, о документах учреждений-предшественников фондообразователя) <23>.

Аннотирование распространяется на отдельные документы и не передает содержания всей единицы хранения.

При аннотировании НТД дается краткая характеристика возникновения, развития и назначения объекта, изделия, НИР, сведения об их экономической, исторической ценности, об оценке результатов исследований и разработок международными, государственными и общественными организациями (награждении дипломами, медалями, премиями).

При аннотировании АВД указываются особенности съемки и другие сведения, дополняющие заголовок.

Указывается стадия или этап разработки.

Примеры:

Техническое задание

Эскизный проект

Отчет о НИР

Указывается подлинность или копийность документов единицы хранения/единицы учета.

Допустимые значения: подлинник, копия, репродукция <24>.

Для единиц хранения/единиц учета, включающих особо ценные, в т.ч. уникальные документы, указывается соответствующая категория ценности. <25>

Допустимые значения: ОЦД, уникальный документ.

Указывается тип документов, к которому относится большинство документов единицы хранения, либо тип документов, к которому относится единица хранения/единица учета АВД.

Допустимые значения:

Управленческая документация (УД)

Документы личного происхождения (ДЛП)

Научно-техническая документация (НТД)

Кинодокументы (КД)

Фотодокументы (ФД)

Фонодокументы (ФнД)

Видеодокументы (ВД)

Микроформы на правах подлинника (МФ)

Машиночитаемые документы (МШД)

Указывается вид ед. хр./ед. уч. АВД/НТД.

О+

Допустимые значения:

(АВД, НТД)

Для кинодокументов: кинофильм, киножурнал, кинолетопись;

Для видеодокументов: видеофильм, видеожурнал, видеолетопись;

Для фонодокументов - вид записи: фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная;

Для фотодокументов: негатив; слайд (диапозитив); позитив; фотоальбом; диафильм;

Для НТД: научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, патентная, программная, учетно-техническая, геолого-геодезическая, маркшейдерская, картографическая, метеорологическая, градостроительная, земле- и лесоустроительная документация, проектная документация для строительства и др.

Указывается тип носителя единицы хранения/единицы учета.

Допустимые значения: традиционный, электронный.

Значение устанавливается, если в поле "Тип документов" указаны значения: КД, ФД, ФнД, ВД.

Установленное в данном поле значение активирует для ввода следующие поля описательной статьи: формат пленки, размер, формат записи, цветность, звук, студия, автор(ы), дата документа, неточная дата документа, метраж, время звучания/воспроизведения, количество частей, количество кадров, количество фотоотпечатков.

Указывается формат пленки кинодокумента.

Допустимые значения: 35 мм (стандартный), 35 мм (широкоэкранный), 70 мм (широкоформатный), 16 мм и др.

Указывается цветность кино-, фото-, видеодокумента.

Допустимые значения: цветной, черно-белый.

Указывается наличие/отсутствие звукового сопровождения.

О+*

Допустимые значения: звуковой, немой.

(КД, ВД)

Указываются фамилии и инициалы авторов и исполнителей АВД: режиссеров, операторов, сценаристов и прочих создателей для кино-, видеодокументов; авторов съемки для фотодокументов; авторов, исполнителей произведения, докладчиков для фонодокументов.

Для НТД указываются фамилии и инициалы авторов разработки, руководителя, ответственных исполнителей.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются начальная и конечная даты документов единицы хранения/единицы учета из графы "Крайние даты" описи <27>.

Если в графе "Крайние даты" описи даты не указаны, поле заполняется на основании даты, указанной в заголовке дела, при отсутствии данных в заголовке - на основании годового раздела описи, при отсутствии годового раздела описи - на основании крайних дат описи. В этом случае даты заключаются в квадратные скобки.

Для кино-, видеолетописи указываются крайние даты съемки (точные даты начала и окончания съемки), для фотоальбомов - крайние даты фотоотпечатков (точный год начала и год окончания съемки).

Для других видов АВД вместо поля "Крайние даты" заполняется поле "Дата документа".

Если в поле "Крайние даты" указаны начальная и конечная даты или несколько дат, то в данном поле указывается начальная или наиболее ранняя дата.

Поле может быть заполнено как автоматически, так и вручную. Если поле заполняется вручную, то указывается арабская цифра полного года: 1654.

Если поле имеет маркер "Неточная дата", то год указывается в соответствии с правилами, приведенными в п. 1.3.3.2. "Единого порядка...".

Примеры:

Если в поле "Крайние даты" указаны начальная и конечная даты или несколько дат, то в данном поле указывается конечная или наиболее поздняя дата.

Поле может быть заполнено как автоматически, так и вручную. Если поле заполняется вручную, то указывается арабская цифра полного года: 1721.

Если поле имеет маркер "Неточная дата", то год указывается в соответствии с правилами, приведенными в п. 1.3.3.2. "Единого порядка...".

Примеры:

Указывается дата съемки для фотодокументов, дата выпуска/изготовления для кино-, фоно-, видеокументов, дата записи (перезаписи) для фонодокументов.

Примеры заполнения см. в Пояснениях к полю 2.17. "Дата документа".

Указывается общее количество листов единиц хранения, имеющих листовую нумерацию, в т.ч. фотоальбомов.

Если в описи не указано количество листов единицы хранения, то эти сведения необходимо взять из заверительной надписи этой единицы хранения.

О+* (ФнД, ВД)

Д (КД)

Указывается язык документов, если единица хранения/единица учета содержит документы на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации <28>.

Значение поля по умолчанию - русский язык.

О* (ФД <29>)

Д

О+ (АВД) <31>

Д

О+

О+* (АВД)

Для фотодокументов указывается место съемки, для кино-, фоно-, видеодокументов - место съемки, место выпуска/изготовления, для фонодокументов также - место записи/перезаписи/изготовления.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

В именительном падеже указываются фамилии, имена и отчества, прежние фамилии, псевдонимы, прозвища, клички лиц, упоминаемые в полях "Заголовок единицы хранения/единицы учета", "Структурированный заголовок единицы хранения", "Аннотация".

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются названия учреждений, упоминаемые в полях "Заголовок единицы хранения/единицы учета", "Структурированный заголовок единицы хранения", "Аннотация".

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются основные ключевые понятия, обозначающие тематику, действия и названия предметов, отраженные в полях "Заголовок единицы хранения/единицы учета", "Структурированный заголовок единицы хранения", "Аннотация", а также понятия, ассоциативно возникающие из характеристики содержания документов единицы хранения.

Примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются ключевые слова ("теги").

Поле предназначено для самостоятельного индексирования информации пользователями информационной поисковой системы.

Указываются условия доступа к единице хранения/единице учета.

Допустимые значения: открытый, ограниченный.

Значение поля по умолчанию - открытый.

Для единиц хранения, включающих документы ограниченного доступа, указывается причина ограничения доступа.

Допустимые значения: наличие сведений составляющих охраняемые законодательством РФ тайны <33>; ограничение собственника или владельца документов (по условиям договора); наличие документов, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии; наличие документов, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни.

Указываются условия использования единицы хранения/единицы учета.

Допустимые значения: свободное, ограниченное.

Значение поля по умолчанию - свободное.

При наличии в единице хранения/единице учета

1) объектов интеллектуальной собственности: указывается номер патента, авторского свидетельства, регистрационный номер базы данных и т.д. (при наличии);

2) документов, использование которых ограничено в соответствии с распоряжением их собственника или владельца: указываются условия использования.

Указывается наличие или отсутствие фонда пользования для единицы хранения/единицы учета.

Допустимые значения: имеется, отсутствует.

Указывается тип носителя фонда пользования для данной единицы хранения/единицы учета. Поле активно для ввода при наличии фонда пользования.

Допустимые значения: фонд пользования на бумажном носителе, микроформы, электронный фонд пользования.

Указываются сведения о публикациях, посвященных единице хранения/единице учета, или тех, что были основаны на ее использовании, изучении или анализе. При отсутствии таких сведений поле остается свободным.

Таблица включает следующие поля: порядковый номер, название публикации, автор(ы), место издания, издательство, год издания, количество листов, примечание.

Указывается название архива, куда была передана единица хранения/единица учета, и дата передачи.

Поле заполняется только в случае, если единица хранения/единица учета была передана после внесения информации о ней в информационную поисковую систему (информация о ранее выбывших делах в систему не вносится).

Указываются сведения из графы "Примечания" описи, которые не могут быть указаны в других полях описательной статьи единицы хранения/единицы учета.

Например:

- сведения об объединении или разделении единиц хранения;

- сведения о местонахождении подлинников документов (если единица хранения представлена копиями),

- сведения о наличии переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов и др.

Указываются номера листов единицы хранения, на которых расположен документ (при наличии листовой нумерации).

Если номера листов документа следуют один за другим (образуют непрерывный диапазон), через тире указываются номера первого и последнего листов: 12 - 24.

Если номер листа имеет литеру, она вносится за цифрой без пробела: 43а, 45об.

Если документ расположен на листах, не следующих непрерывно один за другим, то они записываются по возрастанию и отделяются один от другого запятой и пробелом: 56а, 60 - 61, 63.

Указывается название или основное содержание документа.

Методику и примеры заполнения поля для разных типов документов см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются сведения, уточняющие содержание документа и не нашедшие отражения в его заголовке.

Если документ содержит информацию по нескольким вопросам, которые не связаны между собой (протокол, стенограмма и т.п.), его содержание может быть раскрыто полностью на уровне части документа, а в поле "Аннотация" освещены лишь некоторые аспекты содержания документа.

Указывается подлинность или копийность документа.

Допустимые значения: подлинник, копия, копия на правах подлинника <37>.

Значение поля по умолчанию - подлинник.

Указывается вид документа.

Примеры:

Для УД: постановление, протокол, приказ, список, докладная записка, письмо, устав, генеральный план, сводный отчет и др.

Для ДЛП: письмо, фотография, рисунок, альбом, дневник, докладная записка и др.

Для НТД: отчет, диссертация, обзор, проект, патент, авторское свидетельство, чертеж и др.

Если описывается проект документа, то после обозначения его вида в круглых скобках указывается: (проект).

Указывается тип носителя документа.

Допустимые значения: традиционный, электронный.

Значение поля по умолчанию соответствует значению одноименного поля описательной статьи единицы хранения/единицы учета.

Указывается дата создания документа.

Если дата создания не указана, она устанавливается исходя из текста документа или по другим источникам. В этом случае дата (или ее установленная часть) заключается в квадратные скобки. Если точную дату установить не удается, то возможны формулировки "не ранее" или "не позднее". Может быть указан только месяц и год или только год (годы).

Примеры:

12 мая 1936 г.

12 - 15 мая 1918 г.

Май 1936 г.

май - июнь 1920 г.

1936 г.

1918 - 1919 гг.

[Не ранее 01 октября 1920 г.]

[сентябрь 1920 г.]

[1936 г.]

[сентябрь] 1957 г.

[15] октября 1975 г.

Указывается дата описываемых в документе событий, явлений, фактов, в случае если она не совпадает с датой создания документа.

Поле заполняется по аналогии с полем 2.17. "Дата документа".

В именительном падеже указываются названия государства или местности и населенного пункта, с которым связано описываемое в документе событие, с учетом административно-территориального деления соответствующего периода времени.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указывается название организации-разработчика документа и названия организаций-соисполнителей.

Значение поля по умолчанию соответствует значению одноименного поля описательной статьи на уровне единицы хранения.

Указывается название учреждения или фамилия, имя, отчество (инициалы) лица (лиц), которые являются авторами документа.

Если автор неизвестен и установить его не представляется возможным, то поле остается свободным.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

В именительном падеже указывается название учреждения или ФИО лица, которому адресован документ.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указывается один или несколько языков, если документ составлен на одном или нескольких иностранных языках или на языке народов Российской Федерации.

Значение поля по умолчанию - русский язык.

Указывается способ воспроизведения документов на бумажном носителе.

Допустимые значения: рукопись, машинопись, печатный экз., типографский экз., гектограф, стеклограф, ксерокопия, фотоотпечаток, телеграфная лента, компьютерная печать и др.

Указываются названия официальных приложений к основному документу (при наличии), номера листов единицы хранения, на которых они расположены (или номер файла электронного дела по реестру документов электронного дела), количество листов приложений (или объем файла в байтах).

Если содержание описываемого документа предполагает наличие приложений, но они отсутствуют, в данном поле указывается: приложения отсутствуют.

Если документы, на основании которых подготовлен описываемый документ, не являются официальными приложениями, сведения о них даются в поле "Примечания"; если эти документы имеют самостоятельное значение, на них составляется отдельная описательная статья на уровне документа.

В именительном падеже указываются фамилии, имена, отчества (фамилии и инициалы) лиц, упоминаемых в полях "Заголовок документа", "Аннотация", "Приложения".

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

В именительном падеже указываются названия всех учреждений, упоминаемых в полях "Заголовок документа", "Аннотация", "Приложения".

Учреждения - авторы или адресаты документа в данном поле не указываются.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

В именительном падеже указываются основные ключевые понятия, обозначающие действия и названия предметов, отраженные в полях "Заголовок документа", "Аннотация", "Приложения", а также понятия, ассоциативно возникающие из характеристики содержания документа.

Примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются ключевые слова ("теги").

Поле предназначено для самостоятельного индексирования информации пользователями информационной поисковой системы.

Указываются условия доступа к документу.

Допустимые значения: открытый, ограниченный.

Для документов ограниченного доступа указывается причина ограничения доступа.

Допустимые значения: наличие сведений составляющих охраняемые законодательством РФ тайны <40>; ограничение собственника или владельца документа (по условиям договора); признание документа в установленном порядке находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии; наличие в оформлении документа драгоценных металлов и камней.

Указываются условия использования документа.

Допустимые значения: свободное, ограниченное.

1) Для документов, которые являются объектами интеллектуальной собственности: указывается номер патента, авторского свидетельства, регистрационный номер базы данных и т.д. (при наличии);

2) Для документов, использование которых ограничено в соответствии с распоряжением их собственника или владельца: указываются условия использования.

Раскрываются дополнительные сведения о документе, которые не могут быть указаны в других полях описательной статьи документа:

- наличие документов, прилагаемых к описываемому документу, но не являющихся официальными приложениями;

- сведения об истории создания документа, его подписания, рассекречивания,

- сведения об опубликовании документа, его экспонировании;

- сведения о местонахождении подлинника документа (если описывается копия или 2-й экз.) и др.

Указывается название главы, раздела, вопроса протокола, сюжета, произведения, файла и т.д. или основной вопрос, передающий содержание части документа.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются фамилия и инициалы автора части документа.

Если автор неизвестен и установить его не представляется возможным, то поле остается свободным.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются дата или даты описываемых в части документа событий, явлений, фактов, в случае если они не совпадают с датой создания документа.

Примеры заполнения см. в Пояснениях к полю 2.17. "Дата документа".

В именительном падеже указываются названия государства или местности и населенного пункта, с которым связано событие, описываемое в заголовке части документа.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указывается один или несколько языков, если часть документа создана на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации <42>.

Значение поля по умолчанию - русский язык.

В именительном падеже указываются фамилии, имена и отчества (фамилии и инициалы) лиц, упоминаемых в части документа.

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

В именительном падеже указываются названия всех учреждений, упоминаемых в полях "Заголовок части документа", "Аннотация".

Методику и примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются основные ключевые понятия, обозначающие действия и названия предметов, отраженные в полях "Заголовок части документа", "Аннотация", а также понятия, ассоциативно возникающие из характеристики содержания части документа.

Примеры заполнения поля см. в Приложении N 1 к настоящим Требованиям.

Указываются ключевые слова ("теги").

Поле предназначено для самостоятельного индексирования информации пользователями информационной поисковой системы.

Название поля

Пояснения по заполнению

Автор(ы) (NN 1.36, 2.24, 3.6)

Для управленческой документации автором документа считается учреждение, а не должностное лицо, которое его подписало. Название учреждения приводится в сокращенном виде (официальная аббревиатура): Главнаука Наркомпроса РСФСР.

Если описывается не управленческая документация, то автором документа считается лицо, которое его подписало, при этом, по возможности, указывается должность и звание лица: Герой Советского Союза Марков С.Н.

Если авторов несколько, они перечисляются в произвольном порядке через запятую: Иванов А.А., Петрова Н.А.

При описании НТД после фамилии и инициалов в круглых скобках указывается вид участия: автор, руководитель, ответственный исполнитель.

При описании кино-, видеодокументов в круглых скобках указывается вид участия: режиссер, оператор, сценарист и др.

В качестве исполнителей для фонодокументов указывается название коллектива и фамилия, инициалы солиста: Государственный академический симфонический оркестр СССР п/у Светланова Е.Ф., Володин Л.В. (труба).

См. также пп. 1.3.2.4., 1.3.2.8, 1.3.2.9 "Единого порядка...".

Место события (NN 1.56, 2.21., 3.9)

Географические названия указываются в той исторической форме, в которой они приведены в тексте документа.

Данные об административно-территориальной принадлежности располагаются по принципу географического вхождения: РФ, Смоленская область, с. Клукшино; Франция, г. Тулуза; РСФСР, Кировская обл., Лальский район. Несколько названий указываются через точку с запятой.

Названия административно-территориальных единиц указываются сокращенно в соответствии с правилами "Единого порядка..." (Приложение 3).

Если название города районного подчинения или районного центра может быть отнесено к разным местностям, а из текста документа местность установить невозможно, то указывается только название государства, республики и местности в наиболее обобщенном виде, если ее возможно установить.

Если вопрос относится к нескольким административно-территориальным единицам (АТЕ), то в данном поле могут быть указаны территориальное деление, в которое входят эти АТЕ, или названия каждой АТЕ через точку с запятой.

Примеры:

Если упоминаются города Ярославль, Ростов, Углич (советский период), то указывается: РСФСР, Ярославская область или РСФСР, г. Ярославль; РСФСР, Ярославская обл., г. Ростов; РСФСР, Ярославская обл., г. Углич.

Если упоминаются Алтайский край и Рязанская область (постсоветский период), то указывается: РФ или РФ, Алтайский край; РФ, Рязанская обл.

Если в документе упоминается республиканский, краевой или областной центр, и они по названию совпадают, то название республики, края или области не указывается.

Примеры:

г. Красноярск

Республика Калмыкия, г. Элиста

Название республиканского, краевого или областного центра указывается только в том случае, если оно указано в документе, в ином случае указывается название республики, края или области. Города Москва, Ленинград (Петроград, Санкт-Петербург) и другие указываются в поле "Место события" не только тогда, когда они обозначены в тексте документа, но и в тех случаях, когда упоминаются учреждения, расположение которых общеизвестно, или когда по косвенным сведениям можно установить, что события происходили в этих городах.

Примеры:

Если упоминается Рязанский областной художественный музей, то в поле "Место события" указывается: РФ, Рязанская обл.

Если упоминается Государственный Эрмитаж (1941 г.), то в поле "Место события" указывается: РСФСР, г. Ленинград.

Если упоминается Московский совнархоз, то в поле "Место события" указывается: РСФСР, г. Москва.

Могут также указываться крупные территориальные образования, географические понятия и названия, если нет упоминания конкретной административно-территориальной единицы, например: Север, Дальний Восток, р. Лена, оз. Байкал и т.п.

См. также п. 1.3.2.5. "Единого порядка...".

Персоналии (NN 1.58, 2.33, 3.14)

Фамилии, имена и отчества лиц указываются так, как они приведены в документах.

Поле не заполняется, если лицо упоминается только в названии учреждения (учреждение носит имя конкретного человека).

Если же речь идет о присвоении имени конкретного лица учреждению, то поле заполняется.

Если упоминается только фамилия лица без инициалов, то по возможности их следует установить по текстам документов, расположенных в той же единице хранения. Так же следует поступить, если вместо инициалов можно установить имя и отчество полностью.

Если инициалы или имя и отчество не указаны, и установить их не удалось, то в поле выносится только фамилия.

Если встречается несколько фамилий, то они указываются в произвольном порядке и отделяются друг от друга запятой.

Примеры:

Петров А.Н.

Семенов Иван Николаевич

Иванов

Павленко П.А.; Круглов Ф.М.

Двойные фамилии вносятся в данное поле по первому слову без изменения их порядка, через дефис

Примеры:

Петров-Водкин К.С.

Салтыков-Щедрин М.Е.

Если указаны фамилия и псевдоним человека, то сначала указывается фамилия, а псевдоним дается в скобках после фамилии.

Примеры:

Катаев Е.П. (Петров)

Катаев (Петров) Евгений Петрович

Левитес Борис Исаакович (Глебов Б.)

Если человек более известен под псевдонимом, то сначала указывается его псевдоним, а в скобках настоящая фамилия.

Примеры:

Ильф И.А. (Файнзильберг)

Ильф (Файнзильберг) Илья Арнольдович

Чуковский Корней Иванович (Корнейчуков Николай Васильевич)

См. также п. 1.3.2.4. "Единого порядка...".

Учреждения (NN 1.59, 2.34, 3.15)

Названия учреждений приводятся в той же форме, как в тексте документа. Могут опускаться только названия орденов, которыми были награждены учреждения.

Если указано, при какой организации действует данное учреждение или какой организации оно подчиняется, то в поле "Учреждения" выносится полное название учреждения, а после точки с запятой указывается полное название организации, которой оно подчиняется или полное название организации, при которой оно действует.

Если в тексте документа названия учреждений указаны во множественном числе в обобщенном виде, то их названия в поле "Учреждения" не выносятся.

Если название учреждения обозначено в тексте документа видовым признаком и указано его месторасположение (Университет в г. Томске) или, если в название учреждения входит географический признак (Томский университет), то в обоих случаях его следует вынести в поле "Учреждения". При этом следует использовать формулировку, когда географический признак входит в название учреждения: Томский университет.

Если название учреждения указано не полностью или не точно, но точно известно его правильное название, то его следует указать в поле "Учреждения".

Если описывается однородная документация и в ней часто встречаются названия одних и тех же учреждений с разным написанием, то следует в полях "Учреждения" указывать их одинаково.

При заполнении поля следует использовать официальные или общепринятые сокращения названий учреждений. Если в тексте документа встречается полное и сокращенное (общепринятое) название учреждения, то в поле "Учреждения" указываются оба названия через запятую.

См. также п. 1.3.2.6. "Единого порядка...".

Ключевые слова (NN 1.60, 2.35, 3.16)

Примеры:

списки послужные

выделение помещений; строительство

Заголовок: "О производстве ежегодного пособия настоятелю Симеоновской церкви на содержание и обучение в Санкт-Петербургском Александровском училище детей сельского духовенства",

ассоциативно возникающие понятия - священнослужители; сельское духовенство; образование; учебные заведения; обучение детей; денежные пособия.

Заголовок документа (N 2.9)

Содержание документа, части документа раскрывается путем ответа на вопрос "о чем?" или "о ком?". При обозначении вопроса включается понятие о действии, совершаемом лицом, или характеризующем состояние или развитие объекта, отражающем динамику описываемых событий, фактов, явлений: О назначении...; О строительстве...; О реконструкции...; О передаче...; О расширении...; О выполнении...; Об организации...; О продлении...; О награждении...; Об итогах работы...; Об утверждении плана... и т.д.

Заголовок части документа (N 3.4)

При описании содержания документа, части документа применяется инверсия, когда на первое место выносится суть вопроса - "о том-то", а дальше дается краткое указание на разновидность документа.

При изложении вопроса следует избегать общих формулировок типа "по вопросу", "об отношении" и излишней детализации или лаконичности в описании, что приводит к искажению смыслового содержания документов.

Описание распорядительных документов (УД)

Если документ имеет заголовок (название) и относится к распорядительным документам высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то следует указывать заголовок документа без изменений. При необходимости уточнения информации и корректировки заголовка, слова, внесенные составителем, заключаются в квадратные скобки.

Если название документа содержит обозначение основного вопроса ("постановление о том-то"), оно вводится в поле без изменений и берется в кавычки.

Пример:

"О мерах по восстановлению сельского хозяйства на территории республики"

Проект постановления...

Если название документа отсутствует или не раскрывает существа вопроса, его следует сформулировать самостоятельно и изложить в поле "Заголовок" без кавычек. Если к документу приложены материалы, послужившие основанием для решения вопроса, перечислять их на карточке не следует, достаточно указать после обозначения разновидности описываемого документа: "... и материалы".

Пример:

О составлении проблемно-производственных планов научно-исследовательских учреждений Наркомснаба СССР на 1932 г.

Распоряжение НИС Наркомснаба СССР N 10 от 31 января 1932 г. и материалы

Если в документе или его части идет речь о выполнении постановления, декрета, указа, приказа и т.п. документа, то его номер, дата и название обязательно указываются в поле "Заголовок", если упоминаются другие официальные документы (положения, уставы и т.п.), то следует привести их названия. Также обязательно следует указывать распорядительные документы, их авторов, номера и даты, на основании которых подготовлены описываемые распорядительные документы. Название документа указывается с новой строки с прописной буквы: "В соответствии с распоряжением..."; "Во исполнение постановления Совмина СССР...".

Пример:

О производстве документального кинофильма "Волга" на Саратовской киностудии документальных фильмов.

Приказ издан во исполнение приказа Минкультуры РСФСР от 29 апреля 1955 г. N 239.

Описание других документов (не являющихся распорядительными)

Если объектом описания являются такие нормативные документы как положение, устав, штатное расписание, бюджет, смета и т.п., то вид документа указывается в соответствующем поле, а в поле "Заголовок" указывается только название учреждения в именительном падеже с прописной буквы.

Пример:

Содержание: Российское экскурсионное общество

Вид документа: Устав

Если объект описания - план или отчет, то в поле "Заголовок" приводится, если это возможно, заголовок документа с формулировкой, отвечающей на вопрос "О чем?"

Пример:

Содержание: О мелиоративных работах в губернии

Вид документа: Генеральный план

Если описанию подлежит список учреждений, съездов, совещаний, сотрудников и т.п., то документ, как правило, следует описать целиком.

Пример:

Сотрудники редакции "Научные известия"

Об утверждении списка учреждений, подведомственных Министерству культуры РСФСР по состоянию на 1 мая 1955 г.

Описание фотодокументов

Если содержание фотодокумента посвящено какому-либо учреждению или лицу, в поле "Заголовок" указывается полное название этого учреждения или фамилия, инициалы, должность, звание, профессия изображенного лица.

Пример:

Вице-премьер правительства Москвы Коробченко В.А. <45> (слева) и главный редактор журнала "Фотография" Чудаков Г.М. на открытии фотофестиваля "Фотобиеннале-96" в выставочном зале "Малый Манеж".

Описание портрета следует начинать с фамилии и инициалов лица, а затем указывать его должность, звание.

Пример:

Рокоссовский К.К. - советский военачальник, маршал Советского Союза, Дважды Герой Советского Союза (портрет).

Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения - событие или лицо.

Примеры:

Вечер памяти народного артиста РСФСР Бернеса М.Н. "Всем Вам, кого оставил на земле" в Московском государственном театре эстрады, у микрофона артист кино Дмитрий Харатьян.

Народный артист СССР, композитор Богословский Н.В. перед выходом на сцену во время вечера памяти народного артиста РСФСР Бернеса М.Н. "Всем Вам, кого оставил на земле" в Московском государственном театре эстрады.

Названия учреждений, географические названия, фамилии, имена и отчества (инициалы) должны указываться в поле "Заголовок" так, как они приведены в тексте документа. Если составитель сомневается в правильности этих сведений, то после указания названия или лица следует в круглых скобках указать: (так в документе).

Пример:

Домик имени Лермонтова (так в документе) в г. Пятигорске.

Указание места и даты события

В поле "Заголовок" включаются лишь те географические понятия, которые обозначают конкретные признаки вопроса (темы), без которых содержание вопроса утрачивает определенную долю информативности.

Примеры:

Место события: Российская империя, Тверская губерния, Корчевский уезд

Заголовок части документа: О строительстве школы в селе Заречное

Дата в поле "Заголовок" указывается в случае необходимости уточнения отраженного в нем вопроса или при датировке документа.

Примеры:

Дата события: 1934

Содержание: О работе Комитета по изобретательству при СТО СССР в 1934 г.

Отчет за 1934 г.

Адресат (N 2.25)

Название учреждения приводится в сокращенном виде (официальная аббревиатура). Если сокращенное название учреждения отсутствует, то употребляются общепринятые сокращения слов при написании названия учреждения: Совнарком РСФСР, Росархив и т.д.

Если документ направлен конкретному лицу, а не в учреждение, то в поле указывается его фамилия, инициалы, должность и звание: Директор института экономики, профессор Павлов О.Б.

Если документ адресован нескольким учреждениям или лицам, то они перечисляются через запятую: Институт экономики АН СССР, Институт всеобщей истории АН СССР.

Если документ адресован нескольким однородным учреждениям, то они указываются обобщенно во множественном числе: Областные отделы народного образования.

См. также пп. 1.3.2.4., 1.3.2.8, 1.3.2.9 "Единого порядка...".

О*

(НТД,

АВД)

О*

(НТД)

Вид кинодокумента (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Кинодокументы);

Видовой состав (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Фотодокументы);

Вид фонодокумента (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Фонодокументы);

Вид видеодокумента (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Видеодокументы);

Вид документации (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка НТД)

Формат записи (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка ВД);

Формат данных (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка ЭД)

О+*

(КД, ВД)

Даты документов: Точные даты (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Общие сведения);

Крайние даты съемки: Дата начала, Дата окончания (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладки КД, ВД)

Точный год начала съемки, Точный год окончания съемки (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка ФД)

Даты документов: Начальная дата (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Общие сведения)

Крайние даты съемки: Дата начала (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладки КД, ВД)

Даты документов: Конечная дата (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка Общие сведения

Крайние даты съемки: Дата окончания (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладки КД, ВД)

Дата документа (уровень "Документ", вкладка Общие сведения)

Дата съемки (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка ФД);

Дата выпуска/Год изготовления (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладки КД, ВД (КФД));

Дата записи (перезаписи) (уровень "Ед. хр./ед. уч.", вкладка ФнД)

О+* (ФнД, ВД)

Д (КД)

О* (ФД)

Д

О+ (АВД)

Д

О+

О+* (АВД)