Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 N 76

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 15 июня 2007 г. N 76

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях совершенствования организации и практического ведения делопроизводства в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений Судебного департамента в срок до 1 августа 2007 г. организовать изучение настоящей Инструкции подчиненными работниками и доложить в установленном порядке.

3. Административно-хозяйственному отделу (Осадчий Г.Н.) организовать изготовление типографским способом 300 экземпляров указанной Инструкции.

4. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации организовать переработку инструкций по делопроизводству, с учетом требований настоящей Инструкции и в срок до 1 сентября 2007 г. доложить в установленном порядке.

5. Признать утратившим силу Приказ Судебного департамента от 30 августа 2001 г. N 125 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации".

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

А.В.ГУСЕВ

Утверждена

Приказом

Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 15 июня 2007 г. N 76

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации разработана с учетом Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <*>.

--------------------------------

<*> Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент).

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера.

Порядок работы с документами ограниченного пользования в аппарате Судебного департамента регламентируется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 22 февраля 2007 г. N 25.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате Судебного департамента осуществляется Управлением делами.

1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Судебного департамента возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.5. Регистрация служебных документов в аппарате Судебного департамента, контроль за исполнением поручений руководства осуществляется с использованием автоматизированной системы "Дело".

1.6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются Отделом по связям со средствами массовой информации, а в отдельных случаях - уполномоченными лицами по поручению руководства Судебного департамента.

1.9. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.

1.10. Работники Судебного департамента несут персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся и них информации.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Движение документов в Судебном департаменте с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации:

документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы аппарата Судебного департамента (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате Судебного департамента, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Судебного департамента, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их работников.

2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в Судебный департамент осуществляется, как правило, специализированными службами доставки почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

По каналам связи в Судебный департамент поступают факсограммы, телефонограммы, а также могут поступать документы в электронном виде (с последующим представлением документов на бумажных носителях).

2.2. Прием, регистрация и распределение

поступающей корреспонденции

2.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся в централизованном порядке отделом документационного обеспечения (далее - экспедиция) Управления делами.

2.2.2. Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичным штампом "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации" или печатью "Для пакетов".

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично". Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по реестру (приложение N 1) под роспись.

2.2.4. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 2) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.2.5. При поступлении документов с пометкой "Для служебного пользования" они передаются работнику экспедиции, ответственному за их учет, для регистрации по соответствующим журналам учета отдельного делопроизводства.

Абзац исключен. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется работниками экспедиции на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение N 4) передаются непосредственно по назначению.

2.2.8. Документы, адресованные руководству Судебного департамента (Генеральному директору и его заместителям), и документы без указания конкретного адресата передаются экспедицией в отдел прохождения документов Управления делами для рассмотрения и регистрации.

В зависимости от важности и назначения документов они распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента, а также документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, регистрируются на эти подразделения.

2.2.9. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Основной регистрационно-контрольной формой регистрации документов в аппарате Судебного департамента являются электронные карточки.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

Регистрация документов производится путем ввода в электронную карточку автоматизированной системы "Дело" основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются адресат, вид документа, его краткое содержание, количество листов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается индекс структурного подразделения и через дробную черту порядковый номер электронной карточки), даты регистрации и количества листов.

Указанный штамп проставляется на обороте последнего листа основного документа в левом нижнем углу.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "К вх. N...".

2.2.10. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

2.2.11. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в п. 2.6 настоящей Инструкции.

2.2.12. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.13. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.14. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

2.2.15. На основании рассмотрения служебных документов Генеральный директор и его заместители дают поручения исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 5), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N...").

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.2.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами для внесения резолюций в регистрационные карточки.

По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение N 1) и документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

2.2.17. Документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы - в течение часа после их получения, а весьма срочные - немедленно.

2.3. Учет и хранение отдельных видов документов

2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования" и их хранение в аппарате Судебного департамента возлагается на Управление делами.

Отдельные документы с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.

2.3.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившие в аппарат Судебного департамента после доклада Генеральному директору Судебного департамента, передаются в отдел систематизации законодательства Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО).

Ответственность за их учет, систематизацию и хранение возлагается на начальника отдела систематизации законодательства ГУОПО.

2.3.3. Поступившие копии приказов и распоряжений федеральных органов исполнительной власти, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации после доклада Генеральному директору Судебного департамента передаются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Ответственность за их учет и хранение возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.3.4. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента и его заместителей регистрируются и хранятся в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Копии приказов Судебного департамента по основной деятельности и распоряжений передаются в отдел систематизации законодательства ГУОПО для последующего их ввода соответствующими работниками ГУОПО в электронный ведомственный банк правовых актов Судебного департамента.

2.3.5. Планы, решения и материалы коллегии Судебного департамента, планы, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, планы работы Судебного департамента на конкретный период и перспективу, отчеты о работе Судебного департамента учитываются и хранятся в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

2.3.6. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, поступившие в Судебный департамент, после первичной регистрации в экспедиции передаются в отдел обращений и приема граждан Управления делами.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию рассмотрения, обеспечение их сохранности возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

2.3.7. Обращения (запросы) международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Судебный департамент на иностранных языках, передаются экспедицией в Отдел международно-правового сотрудничества для их перевода, и которые затем возвращаются в Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.

2.3.8. Договоры, заключенные Судебным департаментом с другими организациями, регистрируются в Юридическом отделе.

После регистрации один экземпляр договора (визовой) передается подразделением-исполнителем на хранение в отдел бюджетного учета Судебного департамента Главного финансово-экономического управления (ГФЭУ), а другой экземпляр - пересылается организации, заключившей договор с Судебным департаментом.

Ответственность за организацию учета договоров и хранение их копий возлагается на начальника Юридического отдела.

2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Отправка документов в аппарате Судебного департамента производится в централизованном порядке через экспедицию Управления делами.

2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.4.3. Исходящие документы регистрируются:

за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей - в Управлении делами;

за подписью руководителя структурного подразделения - в делопроизводстве структурного подразделения.

2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированной системе "Дело" путем внесения соответствующих реквизитов документа в электронную карточку после их подписания.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 6) и порядкового номера документа.

Например, N СД-6/88 означает: СД - индекс Судебного департамента; 6 - индекс Управления делами; 88 - порядковый номер исходящего документа.

Зарегистрированные документы сдаются исполнителями на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 7).

2.4.5. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.

Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

Копии распорядительных документов, сдаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

Документы на электронном носителе принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.

За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.

2.4.6. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, их заклеивание, составление сопроводительных документов (реестров, списков) и сдачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.

В целях установления единого порядка обработки и оформления отправляемой корреспонденции в Управлении делами для работников экспедиции разрабатывается Инструкция о порядке обработки отправляемой корреспонденции, которая утверждается управляющим делами.

2.4.7. Полученные экспедицией документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, отправляются два раза в неделю (вторник и четверг).

2.4.8. Отправка документов осуществляется, как правило, через работников почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров.

Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, министерства, ведомства и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными - работниками структурных подразделений, которые подготовили указанные документы.

2.4.9. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента, сдаются в экспедицию для их последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи <*>.

--------------------------------

<*> Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

2.4.10. Исключен. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8.

2.5. Порядок оформления и прохождения

внутренних документов

2.5.1. К внутренним документам относятся докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору Судебного департамента, а также служебные записки, представляемые заместителям Генерального директора и руководителям структурных подразделений.

2.5.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата A4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются:

за подписью руководителя структурного подразделения - в структурном подразделении, в котором он был исполнен;

за подписью заместителей Генерального директора - в Управлении делами.

2.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном подразделении, для заместителей Генерального директора - через соответствующих работников в их приемных.

2.6. Прием и передача документов по каналам связи

2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.

2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом.

Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.

2.6.3. Прием факсограмм на имя руководства Судебного департамента осуществляется в их приемных или в Управлении делами. Регистрация факсограмм, подписанных Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями, производится в Управлении делами, а их передача осуществляется исполнителями в структурных подразделениях.

2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в "Журнале учета принятых факсограмм" (приложение N 8). На обороте принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется из журнала учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.

Поступившие факсограммы передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно под расписку в журнале учета. Факсограммы на иностранном языке передаются в Отдел международно-правового сотрудничества для их перевода, и которые затем возвращаются в Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.

2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в "Журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам связи" (приложение N 9).

При передаче текстов документов по каналам связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Подлинник документа остается у исполнителя, а документы за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей передаются в Управление делами.

2.7. Организация делопроизводства

в структурных подразделениях

2.7.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурных подразделениях руководителями этих подразделений назначаются ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

2.7.2. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе "Дело";

доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

регистрация исходящих и внутренних документов, подписанных руководителем структурного подразделения, проверка правильности их оформления;

контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;

учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.

Служебные документы, исполненные, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента, минуя Управление делами, непосредственно руководителем структурного подразделения и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их размножения работником, ответственным за делопроизводство, и передачи соисполнителям для исполнения в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.

Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через отдел прохождения документов Управления делами.

2.7.4. Документы со штампом "Подлежит возврату в Управление делами" после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.

2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

2.7.6. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.

2.7.7. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.

2.8. Работа исполнителей со служебными документами

2.8.1. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.8.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

2.8.3. Исполнение документа включает в себя сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) руководством Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.

2.8.4. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.8.5. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

2.8.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и согласовывается с Управлением делами.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

2.8.7. На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:

2.8.8. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется руководителем структурного подразделения или его заместителем и заверяется подписью.

Списание в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и/или направления ответа, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

2.8.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности.

2.8.10. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о представлении сведений от органов Судебного департамента и судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.8.11. При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" или разработке таких документов необходимо руководствоваться требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 22 февраля 2007 г. N 25.

2.8.12. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и подготовка ответов на них осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и приема граждан в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждена Приказом Судебного департамента от 20 декабря 2006 г. N 141.

2.8.13. Порядок работы с договорами в аппарате Судебного департамента осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке согласования, заключения и контроля исполнения договоров в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 29 марта 2005 г. N 34.

2.8.14. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 10).

2.8.15. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Руководитель структурного подразделения письменно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о факте утраты документа, информирует управляющего делами. На основании решения Генерального директора Судебного департамента в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии, с учетом предложений Управления делами, докладывает Генеральному директору Судебного департамента результаты служебного расследования с необходимыми материалам, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 11), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.9. Порядок размножения и копирования документов

2.9.1. Размножение и копирование документов в аппарате Судебного департамента производится централизованно в копировально-множительном бюро Административно-хозяйственного отдела.

2.9.2. Основанием для выполнения множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 12).

Решение о необходимости размножения документов принимается руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется управляющим делами.

2.9.3. Размножение документов осуществляется в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы копировально-множительного бюро.

В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно".

Срочность копирования устанавливается руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами.

2.9.4. Материалы, передаваемые в копировально-множительное бюро для размножения, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.

В целях сокращения объемов пересылаемых документов Управлением делами в суды, управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации размножение служебных документов осуществляется, как правило, с оборотом.

Перед размножением копия распорядительного документа заверяется печатью Управления делами.

2.9.5. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ записываются в журнал учета копировально-множительных работ (приложение N 13).

2.9.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.

Исполненные заказы хранятся в копировально-множительном бюро в течение года, после чего уничтожаются.

2.9.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники в копировально-множительном бюро, сохранность и учет выполняемых работ несут его работники.

2.9.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов осуществляется на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях.

2.10. Учет объема документооборота

2.10.1. Под объемом документооборота понимается общее количество документов по их видам в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за определенный период (квартал, полугодие, год).

Учет общего документооборота производится в табличной форме (приложение N 14) с разбивкой по каждому виду документов: входящие, исходящие, внутренние, обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, приказы и распоряжения.

2.10.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

Обобщенные данные о количестве документов за квартал суммируются и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются структурными подразделениями в Управление делами.

2.10.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.10.4. Документы, в том числе обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем; служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в графе "Внутренние".

2.10.5. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.10.6. Результаты учета документооборота обобщаются Управлением делами, докладываются руководству Судебного департамента и используются для выработки мер, направленных на совершенствование делопроизводства.

III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Судебный департамент осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними, подведомственными организациями и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.

Служебные документы, создаваемые в Судебном департаменте, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с использованием текстового редактора Word или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером 13 или 14 через 1 - 2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером N 12.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки.

3.1. Основные виды служебных документов

3.1.1. В Судебном департаменте издаются и применяются следующие виды документов:

проекты нормативных правовых актов, подготавливаемые для представления в Верховный Суд Российской Федерации, органы государственной власти;

распорядительные документы (приказы, распоряжения);

решения коллегиальных органов Судебного департамента (коллегии, оперативного совещания);

утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, акты, графики, повестки дня коллегии, оперативного совещания и др.);

служебные письма;

аналитические и информационные материалы (отчеты Судебного департамента, информационные бюллетени, справки, доклады, обзоры и др.);

ответы на обращения граждан;

докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

3.1.2. В служебных документах, имеющих обращение только в системе Судебного департамента, допускается написание сокращенного наименования структурных подразделений в соответствии с приложением N 6.

3.2. Бланки служебных документов

3.2.1. Служебные документы Судебного департамента должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

3.2.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Судебном департаменте, утверждаются Генеральным директором по представлению Управлением делами.

В Судебном департаменте применяются следующие бланки:

бланки писем (приложения N 15, 16, 17);

бланки распорядительных документов (приложения N 18, 19, 20, 21).

При переписке между структурными подразделениями бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки писем в Судебном департаменте используются номерные угловые бланки с цветным и черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Бланк письма Судебного департамента или Генерального директора с цветным воспроизведением Государственного герба Российской Федерации применяется при подготовке документов, направляемых:

Президенту Российской Федерации;

Председателю Правительства Российской Федерации;

Председателю Конституционного Суда Российской Федерации;

Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Председателю Верховного Суда Российской Федерации;

Руководителю Администрации Президента Российской Федерации;

Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации;

Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

председателям комитетов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах;

министрам Российской Федерации;

президентам республик в составе Российской Федерации, губернаторам, главам администраций субъектов Российской Федерации.

В остальных случаях применяется бланк письма Судебного департамента с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.2.5. Номерные бланки с воспроизведением Государственного герба (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через Административно-хозяйственный отдел на основании заявки, подписанной управляющим делами.

3.2.6. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет бланков ведется в специальном журнале (приложение N 22) раздельно по видам бланков.

Номерные гербовые бланки хранятся в Управлении делами, подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению.

Ответственность за учет и хранение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на Управление делами.

Указанные бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственных за делопроизводство, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Управлении делами номерных гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.2.7. Испорченные гербовые бланки возвращаются в Управление делами работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, ежемесячно. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией по акту (приложение N 23).

О возвращении и уничтожении гербовых бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.

3.2.8. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются Генеральному директору.

3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка и должны иметь одну дату (приложение N 24).

3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению Генерального директора. Соответствующие предложения вносятся управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Требования к оформлению

основных реквизитов служебных документов

Служебные документы, подготавливаемые исполнителями, должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Судебного департамента в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.3.2. Наименование организации.

Наименование Судебного департамента на бланках указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".

3.3.3. Справочные данные об организации.

Справочные данные о Судебном департаменте включают: почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефона и факса, а также при необходимости другие сведения (адрес электронной почты и т.д.).

3.3.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции Судебного департамента и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.3.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - решения коллегии, протокола (коллегия Судебного департамента, оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента) - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц - две пары арабских цифр; год - четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2007 г. следует оформлять: 15.03.2007. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 апреля 2007 г.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа не предусмотрено иное.

3.3.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа в Судебном департаменте состоит из буквенно-цифрового индекса (указан в приложении N 6) и порядкового номера документа. Например, N СД-4/102 означает: СД - индекс Судебного департамента (для исходящих документов); 4 - индекс структурного подразделения; 102 - порядковый номер. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в последовательности указания авторов в документе, например: N МВД-1/13035/СД-АГ/1151.

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер, дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например: На N 6/74 от 15 марта 2007 г. (служебная записка Управления делами).

3.3.8. Место составления или издания документа.

Место составления и издания документа указывают на приказах, распоряжениях, издаваемых в Судебном департаменте, а также на решениях, протоколах коллегии Судебного департамента, протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

3.3.9. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Лично") проставляется без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу.

3.3.10. Адресат.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи <*>.

--------------------------------

<*> Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие государственные органы, федеральные министерства и ведомства, суды, а также в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и другим постоянным корреспондентам.

3.3.11. Гриф утверждения документа.

Документы утверждаются Генеральным директором Судебного департамента, его заместителями, руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля (без кавычек) и оформляется следующим образом:

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

3.3.12. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на специальном бланке (приложение N 6) или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.3.13. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на правом поле документа или на листке с резолюцией руководителя, а также если в резолюции руководителя указывается конкретная дата исполнения поручения, то делается отметка - "Срок исполнения - 20.04.2007".

3.3.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии; должностной регламент - кого? и т.п.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата A5.

3.3.15. Текст документа.

Текст документа оформляется в виде связного текста анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Документ в виде связного текста, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Документ может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

При оформлении текста документа в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.3.16. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:

При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например:

В том случае если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например:

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

3.3.17. Подпись документа.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Генеральным директором или его заместителями. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Судебного департамента, подписываются Генеральным директором или его заместителями. Документы, направляемые Судебным департаментом в суды, управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российский Федерации, подписываются Генеральным директором, его заместителями, а также начальниками главных управлений, управлений, самостоятельных отделов Судебного департамента в соответствии с их компетенцией.

При подготовке письма во все суды, управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации такой документ подписывается Генеральным директором Судебного департамента или заместителем Генерального директора по курируемому направлению деятельности, а письма в отдельные суды, управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по соответствующим направлениям деятельности подписываются руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Судебного департамента или структурного подразделения Судебного департамента); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Для гарантийных документов подпись главного бухгалтера обязательна.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Документы коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии (или председательствующим на заседании коллегии).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то в подлинник документа вносятся изменения на должностное лицо, исполняющее обязанности (например: врио), которое его подписывает. В данном случае допускается не проводить повторного визирования документа.

Запрещается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.18. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Существует две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование в аппарате Судебного департамента производится путем визирования проекта документа исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, соисполнителями-руководителями структурных подразделений Судебного департамента, заместителями Генерального директора по курируемым направлениям деятельности. Проекты документов, содержащих поручения (в том числе для сведения) работникам Судебного департамента, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату и означает согласие с содержанием визируемого документа. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в Судебном департаменте (распоряжение, инструкция, положение, план, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для приказов - на листе согласования).

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии исходящего письма визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документы, представляемые на доклад Генеральному директору Судебного департамента во исполнение его поручений, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении, заместителями Генерального директора по курируемым направлениям деятельности.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово "СОГЛАСОВАНО"; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

или

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Судебного департамента;

с руководителями органов и учреждений Судебного департамента, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.3.19. Оттиск печати.

Оттиск печати Судебного департамента с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати структурных подразделений (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок применения печатей в аппарате Судебного департамента определяется Положением о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 24 января 2006 г. N 4.

3.3.20. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

При необходимости копия документа заверяется соответствующей печатью.

3.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

3.3.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Указанная отметка оформляется в нижнем поле на оборотной стороне последнего листа документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и о направлении его в дело.

3.3.23. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент (регистрационный штамп) содержит очередной порядковый (входящий) номер, дату поступления и количество листов (проставляется в виде штампа экспедиции на обороте последнего листа основного документа в левом нижнем углу).

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Проекты нормативных правовых актов

4.1.1. Проекты нормативных правовых актов (федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации) могут подготавливаться Судебным департаментом:

по поручениям Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

в соответствии с поручениями Генерального директора Судебного департамента или его заместителей, решениями коллегии Судебного департамента и оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента;

по планам подготовки законопроектов Судебного департамента;

по инициативе начальников главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента.

Подготовка указанных проектов документов осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос.

4.1.2. Доклады о ходе и результатах исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации подписываются Генеральным директором Судебного департамента или лицом, исполняющим его обязанности.

4.1.3. Законопроекты и проекты иных нормативных правовых актов, представляемые в органы государственной власти, подготавливаются структурными подразделениями по направлениям деятельности и проходят обязательное согласование в Юридическом отделе Судебного департамента.

4.2. Приказы, распоряжения

4.2.1. Нормативные правовые акты издаются в Судебном департаменте в соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" в виде приказов и распоряжений, а решения коллегиальных органов (коллегия Судебного департамента, оперативное совещание руководящего состава Судебного департамента) оформляются в виде протоколов, решений.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, оперативным, кадровым и другим вопросам деятельности Судебного департамента.

Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.

4.2.2. В аппарате Судебного департамента правом издавать организационно-распорядительные документы (приказы и распоряжения) обладают:

Генеральный директор в пределах своих полномочий, установленных Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации";

заместитель Генерального директора, курирующий вопросы государственной службы и кадрового обеспечения, - об отпусках государственных гражданских служащих Судебного департамента (за исключением руководителей структурных подразделений и их заместителей);

начальник Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов - по вопросам назначения на должность и освобождения от должности администраторов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального назначения, суда автономной области и судов автономных округов;

начальник Управления государственной службы и кадрового обеспечения - по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников Службы эксплуатации зданий Судебного департамента.

В необходимых случаях Генеральный директор Судебного департамента издает приказы совместно с руководителями других федеральных органов исполнительной власти, судебной системы Российской Федерации.

Руководители структурных подразделениях Судебного департамента издают распоряжения в пределах своей компетенции по направлениям деятельности подразделения.

4.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые являются ответственными за подготовку и внесение проекта на рассмотрение руководства Судебного департамента.

Контроль за обеспечением правильности оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается на отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

4.2.4. Подготовка проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями Судебного департамента по поручению руководства Судебного департамента или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной службы и кадрового обеспечения на основании соответствующих представлений.

4.2.5. Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть возложена по указанию Генерального директора Судебного департамента на несколько структурных подразделений с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на структурное подразделение, руководитель которого в поручении указан первым или назначен ответственным.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также издаваемых совместно с другими органами исполнительной власти актов могут создаваться рабочие группы.

4.2.6. Приказы Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами Генерального директора Судебного департамента. Приказом Генерального директора Судебного департамента может быть установлен иной порядок внесения изменений в отдельные конкретные приказы.

Распоряжения Генерального директора Судебного департамента признаются утратившими силу либо подлежат изменению как приказами, так и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента.

4.2.7. Изменения приказов производятся путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу пунктов приказов, пунктов (статей), глав, разделов и приложений к ним.

Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

4.2.8. Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного департамента, которые подлежат признанию утратившими силу, уточнению и дополнению, определяются ежегодно структурными подразделениями Судебного департамента исполнителями распорядительных документов совместно с Управлением делами.

4.2.9. Распорядительные документы в Судебном департаменте оформляются на бланках установленной формы, которые имеют в своем составе обязательные реквизиты.

Приказ (распоряжение) имеет следующие стандартные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа - Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации;

наименование вида документа - приказ (распоряжение);

дата и номер;

место издания - Москва.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных листах (с одной стороны листа) бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Тексты приказов (распоряжений) и приложений к ним печатаются шрифтом "Times New Roman" (текстовый редактор - "Word"), размером N 13 или 14, через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без помарок и исправлений на соответствующем бланке (приложения N 18, 19, 20, 21).

Допускается в отдельных случаях при подготовке специфических форм документов печатать приложения к приказам (распоряжениям) большого объема на бумаге формата A3 (297 x 420) шрифтом установленного образца.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение копий документов на копировально-множительной технике.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое - 20; верхнее - 20; правое - 10; нижнее - 20.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

4.2.10. В Судебном департаменте для оформления проектов приказов (распоряжений) применяются напечатанные компьютерным способом бланки.

Проекты совместных приказов Генерального директора Судебного департамента и руководителей других федеральных органов исполнительной власти оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (с изображением Государственного герба Российской Федерации), имеют наименования и номера приказов всех федеральных органов исполнительной власти, руководители которых подписывают данный приказ (приложение N 20).

При оформлении совместного приказа наименования Судебного департамента, федеральных органов исполнительной власти (соисполнителей) располагаются на одном уровне; наименование вида документа выравнивается по центру; подписи соответствующих руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Первыми располагают наименование и номер приказа федерального органа исполнительной власти, а ниже текста первой располагается подпись соответствующего руководителя - инициатора создания совместного приказа и подпись его руководителя.

4.2.11. Проект приказа должен иметь следующие реквизиты:

титульную часть;

заголовок;

текст (констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть);

подпись (подписи в совместных приказах).

4.2.12. Титульная часть включает:

изображение Государственного герба Российской Федерации (по центру текста на листе);

наименование федерального государственного органа - Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации (печатается прописными буквами размером N 16, выделяется полужирным шрифтом; выравнивается по центру текста на листе);

наименование вида документа (приказ или распоряжение), печатается полужирным шрифтом (интервал - разреженный), размером N 16;

дату и номер - дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа; проставляют соответственно при подписании и регистрации;

место издания - Москва.

4.2.13. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос "О чем ?". Если в приказе отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и размещается в левой части листа.

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами в установленных границах полей.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

4.2.14. В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться устойчивыми формулировками "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение", "На основании" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом: "П Р И К А З Ы В А Ю:" ("П Р Е Д Л А Г А Ю:", "О Б Я 3 Ы В А Ю:" - в распоряжениях), которые печатаются вразрядку, затем ставится двоеточие.

В совместных приказах текст излагается от первого лица множественного числа: "П Р И К А 3 Ы В А Е М:".

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "П Р И К А 3 Ы В А Ю:", "П Р Е Д Л А Г А Ю:", "О Б Я 3 Ы В А Ю:" не печатаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

4.2.15. К проекту приказа могут прилагаться утверждаемые этим приказом положения, наставления, инструкции, планы и другие служебные документы.

Значительные по своему объему документы (положения, правила, инструкции), утверждаемые приказами, могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Допускается оформление утверждения в форме утверждения как самостоятельного документа или путем издания распорядительного документа об утверждении.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению" (при наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака N), то на первой странице приложения пишется:

В этом случае приложение (приложения) является составной частью приказа и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом приказа.

Если в тексте проекта приказа дается ссылка "утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Правила, Перечень...)", то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Перечне...).

Издание вместе с приказом материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается.

4.2.16. Приложение к проекту приказа подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа, или заместителем Генерального директора, курирующим данное структурное подразделение.

Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего государственного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

4.2.17. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Генеральным директором Судебного департамента, или как акты, утверждаемые Генеральным директором. В этом случае утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297).

4.2.18. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил, процедур, технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу...".

4.2.19. В приказы не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготавливаемый исполнителем вместе с проектом приказа.

4.2.20. Приказы (распоряжения) подписываются Генеральным директором Судебного департамента (в его отсутствие - лицом, его замещающим), а также другими должностными лицами Судебного департамента в соответствии с п. 4.2.2 настоящей Инструкции.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля:

Максимальная длина строки с наименованием должности не должна превышать 8 см.

Подписи соответствующих руководителей в совместных приказах располагаются ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне.

4.2.21. Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем, начальником отдела (по подчиненности) и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, а также должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями Генерального директора в соответствии с распределением обязанностей и курируемыми направлениями деятельности.

Все проекты приказов (распоряжений) в обязательном порядке визируются работником Юридического отдела.

Расположение виз на листе согласования осуществляется одна под другой в соответствии со штатным расписанием Судебного департамента.

В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз.

4.2.22. Порядок визирования определяется Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

Если заместители Генерального директора Судебного департамента, руководители структурных подразделений имеют особое мнение по содержанию приказа (распоряжения), то оно оформляется отдельным документом, а в листе согласования делается отметка "С замечаниями" и ставится роспись. В данном случае исполнитель - руководитель соответствующего структурного подразделения, подготовившего проект приказа или распоряжения, должен организовать проведение согласительного совещания для выработки взаимосогласованного решения. После выработки взаимосогласованного решения проект приказа (распоряжения) проходит повторное согласование.

Не допускается представление Генеральному директору Судебного департамента на подпись приказов или распоряжений, имеющих замечания.

Когда не удается достичь взаимосогласованного решения, исполнитель - руководитель структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа, докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения и дополнения принципиального характера, то он подлежит переработке, перепечатке и повторному согласованию.

Виза на листе согласования проекта приказа включает в себя наименование должности, фамилию, инициалы, личную подпись и дату.

Виза на проекте распоряжения включает в себя личную подпись, ее расшифровку (фамилия, инициалы) и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта распоряжения.

4.2.23. Проект приказа при необходимости подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими органами государственной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством (например: совместные приказы).

Согласование осуществляется, как правило, двумя способами: визированием или проставлением грифа согласования.

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. Гриф согласования проставляется в нижнем левом углу документа, например:

Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа.

4.3. Решения и протоколы коллегиальных органов

4.3.1. Протокол - документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Судебного департамента, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.

4.3.2. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания совещания, но не позднее чем через 3 дня со дня его проведения.

4.3.4. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

4.3.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали (подчеркивается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушал - выступили-постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

4.3.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании от Судебного департамента. В случае присутствия приглашенных указывается фамилия, инициалы и их должность.

К протоколу прилагается повестка дня. Вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом "О" или "Об".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Для оформления протокола оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента применяется, как правило, сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается цифрой, соответствующей порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение оперативного совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу оперативного совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады.

4.3.7. Решение коллегии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста приказа с использованием глаголов в повелительной форме.

4.3.8. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегии Судебного департамента, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения оперативного совещания, заседания коллегии.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и другие. Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

4.3.9. Копии протоколов рассылаются Управлением делами членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента.

4.3.10. При наличии в решении коллегии, протоколе поручений начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации структурное подразделение-исполнитель по соответствующему вопросу повестки дня коллегии, оперативного совещания, организует направление в установленном порядке копий решений коллегии, протоколов им (по списку рассылки).

4.4. Служебные письма

4.5.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:

ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на поручения Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Судебного департамента;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Генерального директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, указанным в резолюции Генерального директора. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.5.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения N 15, 16, 17) и в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа.

При необходимости служебные письма могут дополняться следующими реквизитами: грифом ограничения доступа; ссылкой на регистрационный номер адресата; заголовком; отметкой о наличии приложения.

Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 без бланка и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, визами согласования и отметкой о направлении в дело.

Регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка.

4.5.4. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Судебного департамента, излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации считает..." или "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке Генерального директора Судебного департамента, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.5.5. Датой письма является дата его подписания.

4.5.6. Служебные письма, а также другие документы за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, направляемые из Судебного департамента, в обязательном порядке проходят редакторскую обработку в Управлении делами, о чем делается соответствующая отметка работника Управления делами.

V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

5.1. Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, осуществляемых работниками Управления делами совместно со структурными подразделениями Судебного департамента, управлениями (отделами) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений. Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которым давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, и направленных на укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности структурных подразделений.

Целью осуществления контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений работниками структурных подразделений Судебного департамента, зафиксированных в документах.

5.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов в Судебном департаменте осуществляется Управлением делами.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Судебного департамента срокам.

В ходе контроля за исполнением документов осуществляется постановка документа на контроль и оформление контрольной карточки, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие исполненного документа с контроля (или продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента), направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации, постановлений, решений и поручений председателя Совета судей Российской Федерации, Президиума Совета судей Российской Федерации, заседаний Совета судей Российской Федерации, Всероссийского съезда судей, председателя Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;

поручения Генерального директора по рассмотренной им служебной корреспонденции;

приказы и распоряжения Судебного департамента, в которых установлены конкретные сроки исполнения и где контроль Генеральный директор оставляет за собой;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий, проведения заседаний коллегии, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, комплексных, целевых и контрольных проверок управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и других по указанию Генерального директора Судебного департамента).

Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется в отделе обращений и приема граждан Управления делами.

5.5. Поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации и его Аппарата, приказов, распоряжений, поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, относятся к особой категории служебных документов, подлежащих исполнению работниками структурных подразделений Судебного департамента в первоочередном порядке.

Указанная категория документов находится на особом контроле Управления делами. В случае нарушения структурным подразделением срока исполнения поручения по таким документам Управлением делами на следующий день после окончания контрольного срока представляется необходимая информация Генеральному директору Судебного департамента о факте нарушения для принятия соответствующих мер.

5.6. Поручения Генерального директора Судебного департамента по рассмотренным служебным документам оформляются и передаются исполнителям (структурным подразделениям) Управлением делами, как правило, в течение рабочего дня, а с пометкой "оперативно" - незамедлительно.

Руководитель структурного подразделения, указанный в поручении первым или обозначенный словом "ответственный" ("созыв"), является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Соисполнители обязаны обеспечить представление головному исполнителю предложений, служебных записок, оформленных в установленном порядке (подписанных и зарегистрированных) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или к конкретной дате, определенной головным исполнителем. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения Генерального директора Судебного департамента в оперативном порядке, для чего могут быть организованы согласительные совещания. Подготовленный итоговый документ визируется руководителями структурных подразделений (соисполнителями) и заместителями Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности.

5.7. Контроль за исполнением поручений заместителей Генерального директора Судебного департамента, а также поручений по служебным документам с месячным сроком исполнения осуществляется структурными подразделениями.

Сдача в Управление делами на хранение полного пакета подготовленных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения выполнения поручения Генерального директора Судебного департамента (представляются все материалы в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

В приказах, распоряжениях, в которых контроль возлагается на заместителей Генерального директора или руководителя структурного подразделения, ответственность за своевременностью выполнения требований этих приказов и распоряжений возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект указанного распорядительного документа.

Структурные подразделения Судебного департамента осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

5.8. Внутренние документы (докладные записки), подготовленные структурными подразделениями Судебного департамента, доложенные в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения Генерального директора Судебного департамента с контрольным сроком, ставятся на контроль, при необходимости размножаются Управлением делами и передаются в структурные подразделения для исполнения.

Докладные записки, доложенные Генеральному директору Судебного департамента руководителями структурных подразделений и имеющие поручение с контрольным сроком выполнения, в обязательном порядке представляются в Управление делами для постановки на контроль (размножение их и дальнейшая передача соисполнителям осуществляется в соответствии с порядком, установленным в п. 2.7.3 настоящей Инструкции). Их исполнение в последующем контролируется работниками Управления делами.

Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента в обязательном порядке регистрируются в Управлении делами. В случае представления их на доклад Генеральному директору Судебного департамента не через Управление делами такие документы должны направляться в Управление делами для постановки на контроль (если он установлен), последующего размножения и передачи в структурные подразделения для исполнения.

5.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется Генеральным директором, его заместителями или руководителями структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения Генерального директора Судебного департамента без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте поручения указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения; по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, а с согласованием - 30 дней.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

В других случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующий руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем Генерального директора Судебного департамента, его курирующего, подготавливает предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Продление срока исполнения при необходимости должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

Если головным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами исполненных документов в соответствии с поручением Генерального директора Судебного департамента и не оформлено в установленном порядке продление контрольного срока исполнения, документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы: электронную карточку и другие.

5.6. В случае если Судебный департамент не является основным исполнителем поручения вышестоящего органа, информация о проделанной работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

5.7. Особую группу составляют контрольные документы, на которых, в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента проставляется отметка о контроле - буква "К", слово или штамп "Контроль. Срок исполнения". Контроль исполнения этой группы документов осуществляет отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, то он принимается Управлением делами на доклад Генеральному директору только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения с указанием причин нарушения срока или докладывается лично Генеральному директору Судебного департамента руководителем этого структурного подразделения с обязательным информированием Управления делами.

О нарушениях сроков исполнения поручений Генерального директора Судебного департамента с пометкой "срочно" Управление делами немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия мер по исполнению данных поручений, о других нарушениях сроков исполнения - на следующий день после их выявления, а также информирует заместителей Генерального директора по курируемым направлениям деятельности.

В случае продления Генеральным директором Судебного департамента срока исполнения на документе ставится штамп "Контроль продлен".

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, осуществляющий контроль, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления штампа "Снят с контроля".

Для снятия с контроля, продления срока выполнения работник, ответственный за делопроизводство, или исполнитель должен представить в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами подлинник служебного документа с поручением Генерального директора, а также все материалы в хронологическом порядке (докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей).

Если информация об исполнении документа не поступила в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, документ считается неисполненным.

5.8. При осуществлении контрольных функций Управление делами взаимодействует со структурными подразделениями Судебного департамента и пользуется их базами данных.

Работники отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами в порядке предупредительного контроля еженедельно (в четверг) напоминают руководителям структурных подразделений-исполнителей, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, о сроках исполнения приказов, распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам.

5.9. Отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами ежемесячно готовит для управляющего делами справку о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте, о ходе исполнения контролируемых ими приказов, распоряжений и служебных документов с поручениями Генерального директора для последующего доклада Генеральному директору Судебного департамента. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие и год для представления руководству Судебного департамента.

5.10. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, постановления и решения органов судейского сообщества, приказы и распоряжения Судебного департамента, решения коллегии и т.п.), заявителям.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в центральный архив Судебного департамента в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

6.1. Составление и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов, заводимых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

6.1.3. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Судебного департамента.

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 25) составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив Судебного департамента и представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на работника, ответственного за делопроизводство.

6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и представляет в Управление делами для включения в сводную номенклатуру дел Судебного департамента.

6.1.6. На основе номенклатуры дел структурных подразделений Управлением делами ежегодно составляется сводная номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 26).

Сводная номенклатура дел визируется ответственным за центральный архив, подписывается управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет). Утверждается Генеральным директором Судебного департамента ежегодно.

6.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел Управления делами сводной номенклатуры дел; второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего; третий - применяется в центральном архиве Судебного департамента; четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента сводная номенклатура составляется и согласовывается заново.

6.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой "Для служебного пользования", отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.12. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Судебном департаменте цифрового обозначения структурного подразделения (приложение N 6), отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 6-3-04, где 6 - обозначение Управления делами, 3 - обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, 04 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.). Например: "Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например: "Протоколы коллегии Судебного департамента".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование, например: "Переписка с управлениями (отделами) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по вопросам состояния зданий".

При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам государственной службы".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных и иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями Судебного департамента. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.13. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета, отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 25). Сведения о количестве и категориях заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляются в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел (приложение N 26), которая передается в центральный архив Судебного департамента.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

6.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки "том 1", "том 2" и т.д.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности, по региональному признаку, в алфавитном порядке или в их сочетании.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

6.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 27). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Судебного департамента указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Судебного департамента; дата дела указывается на начало заведения и окончания документов в деле.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета тех или иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: "Имеются документы за - годы".

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве Судебного департамента (приложение N 27), а правая - в Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.

6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

6.3.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 28). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение N 28) с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

6.3.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе - заверителе дела (приложение N 29), в журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

6.3.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

6.3.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

6.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Экспертиза ценности документов

6.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

6.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента.

6.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Судебного департамента работниками, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов и под непосредственным методическим руководством Управления делами.

6.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Судебного департамента;

отбор дел с временными сроками (до 10 лет) хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного хранения, а также выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК, а в необходимых случаях - Федеральная архивная служба России, экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

6.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются и присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.

Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с различными сроками хранения, то срок хранения такого дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

6.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 30), а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение N 31).

6.5. Составление описи дел

6.5.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

6.5.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами. По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение N 32), которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

6.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.5.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.5.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.5.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения.

6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

Сдача документов производится ответственным за центральный архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.

На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.

6.7. Организация оперативного хранения документов

6.7.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Судебного департамента.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.7.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.

6.7.3. Личные дела гражданских служащих хранятся в отделе кадров Судебного департамента в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента (п. 23 Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609).

6.7.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.

6.7.5. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 33). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

6.7.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Судебного департамента независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

7.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

7.2. Центральный архив Судебного департамента хранит документы аппарата Судебного департамента.

7.3. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива) и Положением о центральном архиве Судебного департамента.

7.4. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по описям (приложение N 30).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в центральный архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.5. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.

7.6. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.7. Прием каждого дела производится ответственным за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив и лица, передававшего дела.

Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

7.8. Дела, находящиеся на хранении в центральном архиве, выдаются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения и согласованного с управляющим делами. Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение N 33) на срок не более 10 дней.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя по актам (приложение N 34) на срок не более 3 месяцев.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Дела с подлинными приказами и распоряжениями Генерального директора работникам Судебного департамента и сторонним организациям не выдаются.

7.9. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

Состояние дел, возвращаемых в центральный архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов ответственным за центральный архив составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в центральном архиве.

Согласовано

Руководитель

Федеральной архивной службы России

В.П.КОЗЛОВ

14.06.2007

протокол

ЦЭК Судебного департамента

от 27.04.2007 N 3

Приложение N 1

к п. 2.2.3, п. 2.2.16

РЕЕСТР

на передачу входящих документов

Входящий номер, кол-во

листов,

дата

Откуда поступил, номер

и дата документа

Краткое содержание

документа

Кому адресовано

Резолюция руководства

Роспись

в получении, дата

1

2

3

4

5

6

Приложение N 2

к п. 2.2.4

--------------------------------

<*> Приложение указывается в том случае, если документы возвращаются отправителю обратно.

Приложение N 3

к п. 2.2.5

РАЗНОСНАЯ КНИГА

для сдачи пакетов (документов)

Формат A5

N N п/п

Дата

отправления или передачи

пакетов (документов)

Номера пакетов (документов)

Кому адресовано

Дата

и расписка

в получении

пакетов (документов)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 4

к п. 2.2.7

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Печатные издания (газеты, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).

2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

3. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.

4. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.

5. Исходящие документы, возвращенные в Судебный департамент за ненахождением адресата.

6. Научные труды и отчеты по темам.

Приложение N 5

к п. 2.2.15

Бланк для резолюций на документ

(формат A6 105 x 148 мм)

Приложение N 6

к п. 2.4.4, п. 3.1.2, п. 6.1.12

ИНДЕКСЫ,

ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

И СОКРАЩЕННЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

СД-АГ/...

-

Генеральный директор Судебного департамента

Заместители Генерального директора Судебного департамента

СД-АО/...

-

Обарчук Александр Андреевич

СД-ЮО/...

-

Органов Юрий Михайлович

СД-АП/...

-

Паршин Александр Иванович

СД-АС/...

-

Слотюк Алексей Анатольевич

СД-ТШ/...

-

Шанина Татьяна Ефимовна

Структурные подразделения

СД-1/...

-

Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО)

СД-2/...

-

Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов (УАСС)

СД-3/...

-

Главное финансово-экономическое управление (ГФЭУ)

СД-4/...

-

Управление государственной службы и кадрового обеспечения (УГС)

СД-5/...

-

Контрольно-ревизионное управление (КРУ)

СД-6/...

-

Управление делами (УД)

СД-7/...

-

Управление капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений (УКС)

СД-8/...

-

Отдел учебных и образовательных учреждений (ООУ)

СД-9/...

-

Отдел международно-правового сотрудничества (ОМПС)

СД-10/...

-

Отдел по связям со средствами массовой информации (ОССМИ)

СД-11/...

-

Управление обеспечения деятельности органов судейского сообщества (УДСС)

СД-12/...

-

Управление социальной защиты судей и государственных служащих (УСЗС)

СД-13/...

-

Административно-хозяйственное управление (АХУ)

СД-14/...

-

Юридический отдел (ЮО)

СД-15/...

-

Управление информатизации (УИНФ)

СД-16/...

-

Первый (режимно-секретный) отдел (ПО)

СД-17/...

-

Управление по вопросам противодействия коррупции (УПК)

Приложение N 7

к п. 2.4.4

РЕЕСТР

на передачу исходящих документов

Номер документа

На какой документ подготовлен

Адресат

Краткое содержание

документа

Кто подписал, исполнитель

Роспись

в получении и дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 8

к п. 2.6.4

ЖУРНАЛ

учета принятых факсограмм

N п/п

Откуда, фамилия

и телефон, кто передал

Принято

Краткое

содержание

Куда

и кому передано

Роспись, дата

и время

получения

дата и время

кол-во листов

Ф.И.О.

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 9

к п. 2.6.5

ЖУРНАЛ

учета служебных документов, отправляемых по каналам связи

N п/п

Ф.И.О. исполнителя (подразделение)

Кому адресовано

и номер

телефакса

Краткое содержание

Кол-во листов

Дата

и время получения

материалов на отправку

Дата

и время

отправки

Отметка

о возврате материалов

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 10

к п. 2.8.14

ОПИСЬ

документов, находящихся у исполнителя

N п/п

Дата получения

Номера документов

Наименование документа

Кол-во листов

Отметка

о сдаче документа

и дата

входящие (инвентарные)

исходящие

1

2

3

4

6

7

8

Приложение N 11

к п. 2.8.15

N п/п

Номер описи

Номер документа (дела)

Наименование документа (дела)

Дата документа (дела)

Кол-во

листов в документе

(деле)

Предполагаемые причины отсутствия документа (дела)

1

2

3

4

5

6

7

--------------------------------

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

Приложение N 12

к п. 2.9.2

БЛАНК ЗАКАЗА

на выполнение копировально-множительных работ

Формат A5

Приложение N 13

к п. 2.9.5

ЖУРНАЛ

учета копировально-множительных работ

N

п/п

Дата поступления

Заказчик

Наименование документа

Кол-во листов подлинника

Тираж

Общее кол-во листов

Роспись

в получении заказа

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 14

к п. 2.10.1

Входящие

Исходящие

Внутренние

Предложения, заявления

и жалобы граждан

Приказы и распоряжения

Всего

Примечание: При определении объема документооборота подсчитывается раздельно количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, в которой числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов. При подсчете учитываются только зарегистрированные в установленном порядке документы.

Приложение N 15

к п. 2.2.3, п. 4.5.3

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

(цветное изображение)

Приложение N 16

к п. 3.2.2, п. 4.5.3

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

(черно-белое изображение)

Приложение N 17

к п. 3.2.2, п. 4.5.3

ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

(черно-белое изображение)

Приложение N 18

к п. 3.2.2, п. 4.2.9

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

(Приказ, черно-белое изображение)

Примечание: визы соответствующих должностных лиц проставляются на листе согласования, который печатается на обороте последнего листа приказа.

Приложение N 19

к п. 3.2.2, п. 4.2.9

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

(Распоряжение, черно-белое изображение)

Примечание: визы соответствующих должностных лиц проставляются на обороте последнего листа распоряжения (без оформления листа согласования).

Приложение N 20

к п. 3.2.2, п. 4.2.9, п. 4.2.10

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

(Совместный приказ, черно-белое изображение)

Приложение N 21

к п. 3.2.2, п. 4.2.9

БЛАНК РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

(черно-белое изображение)

Приложение N 22

к п. 3.2.6

ЖУРНАЛ

учета номерных бланков Судебного департамента

с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации

N п/п

Наименование бланка строгой отчетности

Количество бланков

Номера бланков

Подразделение и фамилия получателя

Расписка в получении

и дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 23

к п. 3.2.7

Форма акта об уничтожении номерных бланков

Судебного департамента с изображением

Государственного герба Российской Федерации

Приложение N 24

к п. 3.2.9

Приложение N 25

к п. 6.1.4, п. 6.1.14

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел

(томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части)

и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящие

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Приложение N 26

к п. 6.1.6, п. 6.1.14

ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел

(томов,

частей)

Срок хранения дела (тома, части)

и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящие

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Приложение N 27

к п. 6.3.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Формат C4 (230 x 320 мм)

Приложение N 28

к п. 6.3.5

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа или откуда поступил

(куда направлено)

Номера листов

дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 29

к п. 6.3.6

Формат A4

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Приложение N 30

к п. 6.4.7, п. 7.4

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

N

п/п

Индекс

дела

(тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела

(тома,

части)

Кол-во листов

в деле

(томе, части)

Срок хранения

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Примечание: Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение N 31

к п. 6.4.7, п. 6.6.1

ФОРМА АКТА

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок

дел

Дата дела

или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур)

за годы

Индекс дела (тома, части) по

номенклатуре

или N дела

по описи

Кол-во

дел

(томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню <*>

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 32

к п. 6.5.2

ФОРМА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ

N п/п

Индекс

дела

(тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела

(тома, части)

Кол-во листов

в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Приложение N 33

к п. 6.7.5, п. 7.8

Формат A5

Приложение N 34

к п. 7.8

ОБРАЗЕЦ АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

N п/п

Опись

N

Единица хранения

N

Заголовок единицы

хранения

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7