"Методические рекомендации по экспертизе ценности управленческой документации"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

"ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА"

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Авторы:

А.Г. Бороздина, К.Б. Ильина, И.И. Белов

Методические рекомендации по экспертизе ценности управленческой документации/А.Г. Бороздина, К.Б. Ильина, И.И. Белов. - Москва, 2026. - 63 с.

Методические рекомендации подготовлены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в рамках выполнения Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по государственному заданию Федерального архивного агентства на 2025 год по теме 2.3 "Организационно-распорядительная документация: документирование, классификация и экспертиза ценности документов в условиях цифровой трансформации". Рег. N ЕГИСУ НИОКТР 125031703827-3.

Одобрены Комиссией Росархива по НИМР 19 ноября 2025 г.

Применяются при проведении экспертизы ценности управленческой документации - в таких процессах, как составление номенклатур дел, отбор дел, документов на архивное хранение, составление описей дел, документов, электронных документов, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в том числе при автоматизации указанных процессов.

Предназначены для специалистов по управлению документацией, работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, специалистов архивов организаций и специалистов государственных и муниципальных архивов, а также для работников, задействованных в процессах цифровой трансформации документооборота, оперативного и архивного хранения документов, разработки и модернизации систем электронного документооборота, систем хранения электронных документов и иных информационных систем, в которых обеспечивается управление документами.

I. Общие положения

1. Методические рекомендации разработаны с целью разъяснения порядка отбора управленческой документации (вне зависимости от вида ее носителя) на хранение и применения критериев экспертизы ценности документов, установленных по отношению к ней в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 года N 71, зарегистрировано в Минюсте России 27 декабря 2019 года, рег. N 57023 (далее - Правила делопроизводства), Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 года N 24 в ред. приказа Росархива от 26 сентября 2022 года N 117, зарегистрировано в Минюсте России 20 мая 2020 года, рег. N 58396 (далее - Правила 2020), и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, зарегистрировано в Минюсте России 6 сентября 2023 года, рег. N 75119 (далее - Правила 2023).

Методические рекомендации применяются при проведении экспертизы ценности управленческой документации, к которой относятся:

- организационно-распорядительные документы, такие как уставы, положения, инструкции, регламенты, требования, методические указания, рекомендации и методики, правила, постановления, приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, договоры, отчеты, доклады, переписка, обращения граждан;

- иные виды связанных управленческих документов, которые могут служить основанием для составления организационно-распорядительных документов, являться приложениями к ним.

Методические рекомендации могут применяться в таких процессах, как:

- составление номенклатур дел;

- отбор дел, документов на архивное хранение;

- составление описей дел, документов, электронных документов;

- составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Предлагаемые критерии и принципы, отраженные в методических рекомендациях, интерпретированные как совокупность метаданных, правил и поисковых фильтров, могут использоваться для автоматизации процессов экспертизы ценности документов.

Методические рекомендации предназначены для специалистов по управлению документацией, работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, специалистов архивов организаций и специалистов государственных и муниципальных архивов, а также для работников, задействованных в процессах цифровой трансформации документооборота, оперативного и архивного хранения документов, разработки и модернизации систем электронного документооборота (СЭД), систем хранения электронных документов (СХЭД) и иных информационных систем, в которых обеспечивается управление документами.

II. Термины и определения

Архивный документ - документ, подлежащий хранению в течение сроков, установленных нормативно или по результатам экспертизы ценности документов, в силу его значимости для организации, граждан, общества, государства <1>.

--------------------------------

<1> ГОСТ Р 7.0.8-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ФГБУ "РСТ", 2025. П. 11.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой, являющаяся учетной и классификационной единицей <2>.

--------------------------------

<2> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 118.

Дело (электронное дело) - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения <3>.

--------------------------------

<3> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 104.

Документальный фонд (организации) - совокупность документов, созданных и полученных в процессе деятельности организации <4>.

--------------------------------

<4> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 102.

Номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <5>.

--------------------------------

<5> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 106.

Опись - архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения/единицы учета, а также в установленных случаях на уровне документа, его страховой копии, структурированный в соответствии со схемой систематизации дел фонд <6>.

--------------------------------

<6> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 173.

Срок хранения документов - период, в течение которого осуществляется хранение документов, установленный нормативными правовыми актами и по результатам экспертизы ценности документов <7>.

--------------------------------

<7> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 46.

Уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда организации с последующей утилизацией или удалением программно-техническими средствами по результатам экспертизы ценности документов и/или по истечении сроков их хранения <8>.

--------------------------------

<8> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 113.

Управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями (независимо от организационно-правовой формы и формы собственности) не только основных функций управления (организация деятельности, планирование, регулирование деятельности, контроль) и типовых обеспечивающих функций (обеспечение кадрами, финансовое обеспечение, информационное обеспечение, документационное обеспечение, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственное и др.), но и используемых при реализации ими основных (производственных) функций <9>.

--------------------------------

<9> Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. М., 2014. С. 3.

Формирование (электронного) дела - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация <10>.

--------------------------------

<10> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 109.

Экспертиза ценности документов - деятельность по установлению сроков хранения документов, отбору их для архивного хранения или уничтожения, выявлению особо ценных и уникальных документов на основании требований нормативных правовых актов и критериев экспертизы ценности документов <11>.

--------------------------------

<11> ГОСТ Р 7.0.8-2025... П. 45.

III. Рекомендации по отбору документов для дальнейшего

хранения или уничтожения

3.1. Отбор документов для дальнейшего

хранения или уничтожения

Все документы, создаваемые в организации, вне зависимости от вида их носителя, подлежат экспертизе ценности с целью определения срока и условий их дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации и подразумевает участие специалистов службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, специалистов архивов организаций и других специалистов, участвующих в документировании отдельных участков деятельности организации, а также специалистов государственных (муниципальных) архивов (в случае, если организация является источником комплектования). Также экспертиза ценности проводится работниками государственных (муниципальных) архивов по отношению к фондам ликвидированных организаций.

Для принятия решений по экспертизе ценности документов и работы с документальным и архивным фондом организации в организации создается экспертная комиссия (Правила 2023, п. 14, 18 - 19). В органах государственной власти создаются центральные экспертные комиссии (Правила 2023, п. 14).

Решения, связанные с включением документов организаций - источников комплектования в состав Архивного фонда Российской Федерации, принимаются экспертно-проверочными комиссиями уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов или экспертно-проверочными комиссиями научных организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации (Правила 2023, п. 17).

Функции и обязанности структурных подразделений, в том числе службы ДОУ, по проведению экспертизы ценности документов устанавливаются в положениях о них. При наличии в организации архива его функции и обязанности по проведению экспертизы ценности документов устанавливаются в положении об архиве, составленном на основании примерного положения об архиве организации <12>. Функции и обязанности архива федерального органа государственной власти устанавливаются в положении об архиве, составленном на основании примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа <13>.

--------------------------------

<12> Примерное положение об архиве организации, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 42.

<13> Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального органа, утв. приказом Росархива от 25 февраля 2019 года N 30.

Функции и обязанности работников организации по проведению экспертизы ценности документов, в том числе работников службы ДОУ и архива (лица, ответственного за архив), устанавливаются в их трудовых договорах, должностных инструкциях (регламентах). В права специалиста архива рекомендуется включать возможность доступа ко всем документам организации, вне зависимости от вида их носителя, с учетом специфики доступа к документам ограниченного доступа.

Функции и права экспертных комиссий организации регулируются положениями о них, составленными на основании примерного положения об экспертной комиссии организации <14>. Функции и права центральных экспертных комиссий федеральных органов государственной власти и иных федеральных органов регулируются положениями о них, составленными на основании примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа <15>.

--------------------------------

<14> Примерное положение об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 43.

<15> Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, утв. приказом Росархива от 25 февраля 2019 года N 31.

Процедуры экспертизы ценности и особенности отбора документов на хранение рекомендуется отразить в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте, регламентирующем процессы формирования дел в делопроизводстве и передачу их на архивное хранение.

При проектировании СЭД, СХЭД и иных информационных систем рекомендуется реализовывать ролевые модели, позволяющие работникам, осуществляющим экспертизу ценности документов в соответствии с их должностными обязанностями, получать доступ к спискам (реестрам, перечням, журналам) документов, включенных или учтенных в информационной системе, к электронным регистрационным карточкам документов и системным справочникам.

3.1.1. Определение сроков хранения документов

Сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, и перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения <16>.

--------------------------------

<16> Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ. Ст. 17, ч. 1.

При определении срока хранения для конкретных документов или комплексов документов в процессе составления номенклатур дел, отборе документов для дальнейшего хранения или уничтожения применяются критерии экспертизы ценности документов. Ниже приведен расширенный, по отношению к п. 15 Правил 2023, набор критериев:

а) К критериям происхождения, связанным как с принадлежностью документа к конкретному документальному фонду, так и с его авторством, относятся:

- роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной;

- роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица;

- место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа;

- роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан - автора или адресата документа;

- участие в составлении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

- время и место образования документа.

б) К критериям содержания относятся:

- значимость события (явления), отраженного в документе:

- связь документа с приобретением правового статуса юридическим лицом или объектом;

- влияние события, отраженного в документе, на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на социальную инфраструктуру (травмы, аварии, уход за ребенком, выплаты пенсий и др.);

- качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны (затрагивание национальных интересов),

- отражение международных отношений;

- отражение дорогостоящего и/или трудоемкого процесса;

- принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов);

- отношение к типовым/уникальным явлениям, результатам деятельности или процессам (например, культурное наследие, режимный объект и проч.);

- характеристика основной деятельности организации - историческая значимость;

- участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

- отражение активной гражданской позиции;

- роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан, упоминаемых в документе;

- фиксация информации о взаимодействии граждан и организаций;

- характеристика достижений организации (ее сотрудников)

- значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах (поглощенность):

- наличие приложений, имеющих самостоятельное значение (самостоятельный срок хранения);

- массовость документов, т.е. наличие множества документов с однотипным содержанием (регистрационные дела, исполнение запросов);

- периодичность создания документа;

- первичность/вторичность информации;

- дополнение комплекса документов;

- копийность/подлинность документа.

в) К критериям внешних особенностей относятся:

- вид документа;

- форма фиксирования и передачи содержания, в том числе вид носителя информации;

- юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа;

- физическое состояние документа.

Применение приведенных критериев зависит от конкретных видов организационно-распорядительной документации (см. раздел 3.1.3).

3.1.2. Исчисление сроков хранения документов

Федеральным законом от 22 октября 2024 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Ч. 2 ст. 21.1) и Правилами 2023 (п. 12) установлено, что документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, когда они "закончены делопроизводством" (завершены делопроизводством). Под "законченностью делопроизводством" (завершением делопроизводством) подразумевается полное исполнение документа, которое связано с выполнением условий, продиктованных структурой организационных процессов и процедур.

Срок хранения, установленный нормативно и не имеющий каких-либо уточнений (1 год, 3 года, 5 лет и др.), отсчитывается после исполнения документов (например, направление ответа, снятие документа с контроля). В то же время некоторые нормативные правовые акты раскрывают понятие "исполнения" и содержат строгое указание на событие, влияющее на "завершение документа делопроизводством". Например, срок хранения для юридических дел о совершении кредитными организациями сделок с драгоценными металлами - 5 лет ЭПК "после истечения срока действия генерального соглашения об условиях совершения сделок на территории Российской Федерации" (см. ст. 607 Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения (Приказ Банка России от 29 декабря 2023 года N ОД-2292)).

Основными факторами, влияющими на исчисление срока хранения документов, являются:

- Наличие условий, зависящих от создания других документов:

- Сроки действия и периодичность составления основного (комплексообразующего) документа. Пример: в соответствии со ст. 544 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минтранса России от 6 марта 2023 года N 67 (далее - Перечень Минтранса России), документы (соглашения, свидетельства, акты) об освидетельствовании судов и плавучих объектов морского и внутреннего водного транспорта, контейнеров хранятся 3 года после истечения срока действия свидетельства;

- Факт создания (получения, возвращения) основного (комплексообразующего) или связанного документа. Пример: в соответствии со ст. 506 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росздравнадзора от 27 октября 2023 года N 7601 (далее - Перечень Росздравнадзора), решение о запросе обобщенных сообщений по безопасности зарегистрированных биомедицинских клеточных продуктов хранится 5 лет после предоставления сообщений;

- Срок действия и периодичность составления связанного документа. Пример: п. 23 ст. 147 Федерального закона от 22 июля 2008 года N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности" устанавливает, что копии протоколов испытаний сертифицированной продукции хранятся не менее 3 лет после окончания срока действия выданных на их основании сертификатов или решений об отказе в выдаче сертификатов;

- Срок последнего обращения к документу. Пример: в соответствии со ст. 445 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере природопользования, ее территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росприроднадзора от 5 октября 2022 года N 440 (далее - Перечень Росприроднадзора), обращения граждан по вопросам государственного экологического надзора; документы (справки, переписка) по их рассмотрению в случае неоднократного обращения хранятся 5 лет после последнего рассмотрения;

- Наличие внешних условий, событий, связанных с документом или делом:

- Связь с периодом ведения контроля и учета. Пример: ст. 1044 Перечня документов, образующихся в деятельности войск национальной гвардии Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росгвардии от 28 мая 2019 года N 180 (далее - Перечень Росгвардии) для документов (результатов проверок, справок, рапортов), послуживших основанием для выдачи юридическим и физическим лицам оружия и патронов во временное пользование, устанавливает срок хранения 10 лет с момента прекращения использования временно выданного оружия и/или патронов;

- Связь со сроком проведения расследования. Пример: ст. 727 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, территориальных органов и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения, утв. приказом МЧС России от 10 февраля 2021 года N 70 (далее - Перечень МЧС России), устанавливает, что прекращенные уголовные дела, связанные с пожарами и нарушениями правил пожарной безопасности, хранятся 5 лет с момента прекращения;

- Связь со сроком проведения конкретных видов работ, мероприятий (участия в виде работ, мероприятии). Пример: ст. 187 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечня НТД), регламентирует хранить отчеты об анализе (оценке) уязвимостей 5 лет ЭПК после устранения уязвимостей;

- Связь со сроком эксплуатации, производства, реализации продукции и услуг. Пример: ст. 372 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, ее территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росгидромета от 20 июня 2023 года N 333 (далее - Перечень Росгидромета), устанавливает, что разрешения на установку и использование средств связи хранятся 1 год после окончания эксплуатации средств связи;

- Связь с этапами жизни человека (учеба, совершеннолетие, прием на работу, увольнение, военная служба, регистрация брака, смерть и проч.). Пример: в соответствии со ст. 879 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков их хранения, утв. приказом МВД России от 29 марта 2023 года N 170 (далее - Перечень МВД России), документы об ограничении права несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации на выезд из Российской Федерации хранятся 1 год начиная с 1 января года, следующего за годом исполнения несовершеннолетнему ребенку 18 лет.

- Связь с фактом проведения внутренних и внешних проверок и их периодичностью. Пример: в соответствии со ст. 655 Перечня НТД решения органа государственной власти о предоставлении права пользования участками недр и документы к ним (заявки, переписка, протоколы, сведения, данные) хранятся в течение 5 лет при условии проведения проверки.

- Связь с фактом изменения основного (комплексообразующего), связанного документа или качества продукции, события, явления. Пример: ст. 1679 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и организаций, входящих в контур ее управления, с указанием сроков хранения, утв. приказом Госкорпорации "Росатом" от 29 декабря 2021 года N 1/1791-П (далее - Перечень Росатома), устанавливает, что документы (акты, накладные, справки) об учете и контроле радиационных источников, радиоактивных веществ и радиоактивных отходов хранятся 10 лет ЭПК после перевода радиоактивного вещества в другую категорию;

- Наличие практической необходимости, связанной с особенностями ведения делопроизводства, особенностями документных процессов, особенностями ведения деловой деятельности. Пример: в соответствии с п. 23 Правил организованной перевозки группы детей автобусами, утв. Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2020 года N 1527, уведомление об организованной перевозке группы детей, списки лиц помимо водителя (водителей), которым разрешается находиться в автобусе в процессе перевозки, а также договор фрахтования водителя хранятся 90 календарных дней после проведения перевозки.

3.1.3. Применение отметки ЭПК

Наличие отметки ЭПК в сроке хранения согласно п. 27 Правил 2023 обозначает: проведение полистного (для электронных документов - подокументного) просмотра "...по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела". Согласно п. 4.9 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 237: "Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности".

На практике отметка ЭПК может использоваться для отбора документов с целью их более длительного, но не постоянного, хранения.

В перечнях, устанавливающих сроки хранения для документов, смысл отметки ЭПК может раскрываться в примечании к статье, например:

В целом отметка ЭПК связана с содержанием конкретных документов и может означать необходимость продления срока хранения в соответствии с критериями экспертизы ценности документов.

3.1.4. Применение критериев экспертизы ценности документов

В соответствии с п. 16 Правил 2023 критерии экспертизы ценности документов применяются на этапах:

а) определения сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;

б) отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) выявления документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Критерии экспертизы ценности документов могут быть изначально заложены в нормативно установленный срок хранения, например, полномочия коллегиального органа влияют на срок хранения документов, образующихся в его деятельности. В таком случае от работников структурных подразделений организации, службы делопроизводства и архива зависит установление корректных сроков хранения для видов документов, объединенных в дела, на этапе составления номенклатуры дел.

Другие критерии применяются работниками организаций, экспертными комиссиями в процессе подготовки документов к архивному хранению или уничтожению.

Критерии, связанные с определением сроков хранения или их увеличением, связанные с видами организационно-распорядительной документации, представлены в таблице 1. Отдельно следует отметить, что критерии внешних особенностей (за исключением вида документа) и применение одного из критериев происхождения (время и место образования документа) применимы ко всем документам.

Таблица 1

Критерии, связанные с определением сроков хранения

или их увеличением, связанные с видами

организационно-распорядительной документации

3.2. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Общая структура подготовки документов к передаче на архивное хранение носит универсальный характер вне зависимости от типа документов, однако подготовка к передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, электронные документы, а также гибридных дел, будет иметь некоторые особенности.

3.2.1. Формирование дел, содержащих документы на бумажном носителе

Формирование дел для передачи на архивное хранение должно производится с учетом установленных в п. 50 Правил 2023 требований. Для документов органов государственной власти, органов местного самоуправления ряд расширенных требований представлен в п. 6.24 Правил делопроизводства.

К каждому делу составляется заголовок, за его основу может быть взят заголовок дела по номенклатуре дел, однако формулировка заголовка, состав видов документов могут претерпеть изменения в связи с фактическим составом документов в деле.

При формировании дел, содержащих отдельные виды организационно-распорядительных документов, следует учитывать их вид, тематику и связи.

При формировании дел, содержащих поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и документы об их исполнении, рекомендуется максимально точно формулировать заголовок дела - указывать выходные данные поручений, отображать конкретный состав видов документов в деле. Например, Поручения Правительства Российской Федерации от 10 июля 2014 года N 693, от 12 августа 2014 года N 704 и документы по их выполнению (проект доклада, справки, переписка).

При формировании дел с приказами следует учитывать систему их регистрации (классификацию), но не привязываться к ней. Всю необходимую информацию можно отразить во внутренней описи документов дела или в листе-заверителе дела, а также указать аспекты регистрации в предисловии к описи.

Приказы формируются в дела вместе с их приложениями. Тома, содержащие приказ и приложения к нему, должны включаться в опись последовательно друг за другом. Например:

Протоколы, сформированные в самостоятельные дела, следует разделять по видам коллегиальных органов. Все документы, за исключением аудиовизуальных, относящихся к протоколам, формируются в дела вместе с теми протоколами, к которым относятся.

Плановые и отчетные документы формируются в отдельные дела.

Если план или отчет был утвержден приказом или протоколом, то приказ или протокол (заверенная копия или экземпляр) размещаются вместе с ним.

Переписка отбирается на хранение согласно критериям, перечисленным в п. 3.1.3. По возможности и при наличии рекомендуется помещать в дело и письмо-основание, и письмо-ответ в хронологической последовательности.

Дела могут формироваться по комплексам, согласно тематике вопроса.

Например, в дела об организации исполнения конкретного гранта могут быть включены постановления, протоколы, планы, отчеты, справки, информационные сообщения, переписка, ходатайства, исторические справки, предложения, сведения, перечни, распоряжения, списки, решения, доклады.

Например, документы (протоколы, доклады, стенограммы, соглашения и др.) постоянного срока хранения, образовавшиеся при проведении конкретного мероприятия, могут быть объединены в дело под его наименованием.

В случае утраты или изъятия в делопроизводстве подлинников приказов, решений, постановлений, договоров, актов, протоколов в дела, передаваемые на архивное хранение, рекомендуется помещать их заверенные копии. Отметка о заверении копии оформляется согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Заверить копию может как руководитель структурного подразделения или лицо, передающее документы, так и специалист архива. Заверение копий других видов документов допускается не производить. Вся информация о замене подлинных документов копиями отражается в заголовке дела. Например:

При отсутствии технической возможности по хранению электронных архивных документов допускается распечатывать и включать в качестве самостоятельных единиц хранения сформированные в электронном виде журналы регистрации (книги, реестры, перечни и др.), которые связаны с документами в описи.

Подпунктом "д" п. 49 Правил 2023 установлено, что резолюции являются неотъемлемой частью документов. На практике это ведет к необходимости распечатки отдельных листов, содержащих резолюции, ввиду того, что такая информация при оперативной работе вводится исключительно в информационные системы и не оформляется как реквизит. При этом резолюции можно разделить на типовые и содержательные. Резолюции типового характера, содержащие только указание на исполнителя (исполнителей) и срок исполнения поручения, могут не распечатываться. Содержательные резолюции, в которых указываются не только исполнители и сроки, но и раскрывающие поручения или ход выполнения работ по документу, комментарии руководителя, должны быть распечатаны и помещены в дело вместе с документом.

Документы в делах подшиваются согласно требованиям п. 51 Правил 2023.

Лист-заверитель составляется согласно приложению N 4 к Правилам 2023 на листе формата A4. Даже при отсутствии сведений для таблицы листа-заверителя она не перечеркивается - позже могут появиться обстоятельства, которые потребуют фиксации информации о документах в деле, например, изъятие документов.

3.2.2. Отбор электронных архивных документов

Электронные архивные документы отбираются на хранение или уничтожение на общих основаниях.

Пунктом 141 Правил 2023 установлен формат архивного хранения электронных архивных документов. Он является единым для любого способа передачи и хранения - как для передачи между СЭД, иными информационными системами и СХЭД, так и для передачи на физически обособленных носителях.

При передаче управленческих электронных архивных документов на архивное хранение все несоответствующие формату архивного хранения документы должны быть приведены к этому формату.

Например, если формат основного файла документа .xml, то для его передачи на архивное хранение рекомендуется проведение конвертации - создание визуализированной копии в формате pdf/a. На хранение рекомендуется передавать и файл в исходном формате, и файл, содержащий визуализацию.

3.2.3. Особенности формирования гибридных дел

Требования к формированию гибридных дел установлены разделом XI Правил 2023 и пунктом 6.26 Правил делопроизводства.

Гибридные дела могут формироваться в делопроизводстве в случае:

- ведения переписки с разными корреспондентами. Так, например, гражданин имеет право потребовать ответ в электронном виде, несмотря на то, что само обращение гражданина было направлено на бумажном носителе;

- если в делопроизводстве поменялся подход к регистрации документов по ранее невыделенному признаку. Например, часть приказов по основной деятельности было решено перевести в электронный вид, а отдельного дела, предполагаемого к формированию по тематическому признаку в номенклатуре дел, не предусматривалось;

- если заголовок дела по номенклатуре дел предполагает формирование в дело аудиовизуальных документов, которые создаются в электронном виде. Например, видеозаписи заседаний методической комиссии имеют тот же срок хранения, что и протоколы;

- если приложение(я) к документам, созданным и подписанным на бумажном носителе, представлено исключительно в электронном виде;

- если метаданные о согласовании, визировании, ознакомлении с документами на бумажном носителе хранятся в информационных системах.

Все документы на бумажном носителе, относящиеся к гибридным делам по номенклатуре дел, должны быть включены в информационные системы (СЭД, СХЭД и иные) в виде электронных копий документов, которые, наравне с электронными документами, относящимися к тому же делу по номенклатуре дел, подлежат хранению в течение установленных сроков хранения.

3.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов

Порядок документирования результатов экспертизы ценности управленческих документов одинаков для управленческих документов вне зависимости от их вида носителя (см. п. 23 Правил 2023):

1) Составление номенклатур дел:

- в структурных подразделениях составляются номенклатуры дел структурных подразделений;

- на основании номенклатур дел структурных подразделений уполномоченное лицо составляет номенклатуру дел организации;

- номенклатура дел организации согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем организации. Организации - источники комплектования раз в 5 лет перед утверждение номенклатуры дел руководителем направляют ее на рассмотрение и утверждение в уполномоченную экспертно-проверочную комиссию.

2) Подготовка дел, документов, электронных документов к передаче в архив или к выделению на уничтожение:

- на основании сроков хранения по номенклатуре дел в структурных подразделениях, отвечающих за отдельные участки документирования, производится отбор дел и документов, подлежащих передаче на архивное хранение или уничтожение;

- в структурных подразделениях составляются описи дел, документов постоянного хранения, по личному составу для дел, сформированных из документов на бумажном носителе, и описи электронных документов для электронных документов постоянного хранения, по личному составу, аудиовизуальных, а также предложения к актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- на основании описей, составленных в структурных подразделениях, формируются соответствующие описи (годовые разделы описей) дел, документов, электронных документов <17>;

--------------------------------

<17> Рекомендуется соблюдать тот же порядок и в тех случаях, если в организации используется иная схема формирования архивного фонда, например, функционально-хронологическая.

- на основании предложений к актам составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- годовые разделы описей и акты согласуются с экспертной комиссией организации, утверждаются уполномоченной экспертно-проверочной комиссией и руководителем организации.

4. Использование информационных систем для отбора документов на хранение

4.1. Для поддержки процедур экспертизы ценности документов и их документирования в СЭД и/или СХЭД должны быть реализованы следующие функции:

- отбор дел, документов в соответствии с установленными сроками их хранения;

- формирование описей дел, документов, электронных документов структурных подразделений, годовых разделов описей дел, документов, электронных документов;

- формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- корректировка сведений о документе в электронной регистрационной карточке (в случае изменения индекса дела или срока хранения документа).

4.2. Автоматизация отбора дел, документов в СЭД возможна только при соблюдении следующих условий:

- наличие в СЭД системного справочника на основе номенклатуры дел и использование его для установления связи электронной регистрационной карточки документа с делом при включении документов в СЭД, в процессе или после исполнения документа;

- наличие в метаданных документов, включенных в СЭД, элементов метаданных, позволяющих определить срок хранения документов, применить критерии экспертизы ценности документов.

4.3. Для корректного создания и применения системного справочника, созданного на основе номенклатуры дел, рекомендуется использовать метаданные, представленные в таблице 2.

Таблица 2

Соотношение класса (уровня) данных и элементов

метаданных справочника номенклатура дел

4.4. Для применения в СЭД и СХЭД поисковых фильтров по документам в электронных регистрационных карточках документов (или иных учетных формах) могут содержаться метаданные, связанные с номенклатурой дел и с критериями экспертизы ценности документов. В приложении 1 представлены рекомендации по составу метаданных, использование которых может способствовать отбору документов в СЭД и СХЭД на основании уточненных положений приложения Б.1 к ГОСТ Р 7.0.109-2024 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию".

4.5. Технологии искусственного интеллекта могут использоваться как вспомогательный инструмент для проведения экспертизы ценности документов, в том числе с использованием СЭД, СХЭД и иных информационных систем.

Применение технологий искусственного интеллекта предполагает использование размеченных данных для обучения моделей искусственного интеллекта, в частности, больших языковых моделей. За основу могут быть взяты метаданные документов, образовавшиеся в процессе делопроизводства, т.е. данные, включенные в электронные регистрационные карточки документов, а также тексты электронных копий документов и электронных документов, и метаданные, которые свидетельствует о связях документов с индексами, заголовками и сроками хранения дел по номенклатурам дел и о связях с описями дел, документов, электронных документов, с актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Только при наличии соответствующих данных возможно результативное использование технологий искусственного интеллекта для:

- последующей автоматизации установления связей между электронными карточками документов и индексами дел, сроками хранения по номенклатуре дел;

- отбора наиболее ценных среди документов, содержащих в сроке хранения отметку ЭПК, с учетом критериев экспертизы ценности.

Метаданные для справочника, основанного на номенклатуре дел, представлены в п. 4.3 Методических рекомендаций; метаданные, которые связаны с отбором документов и дел для архивного хранения или уничтожения, представлены в приложении 1 к Методическим рекомендациям; метаданные описей дел, документов, электронных документов и актов о выделении к уничтожению содержатся в таблице Б.2 приложения Б ГОСТ Р 7.0.109-2024 (метаданные описей ОД39 - ОД87, метаданные актов ОД88 - ОД103).

Приложение

МЕТАДАННЫЕ (ПОЛЯ)

ДОКУМЕНТОВ В СЭД И СХЭД, СПОСОБСТВУЮЩИЕ ОТБОРУ ДОКУМЕНТОВ

НА ОСНОВАНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И УТОЧНЕННЫХ КРИТЕРИЕВ

ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ