Главная
Нормативно-правовые акты
Приказы
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росмолодежи от 19.12.2024 N 515)

"Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения"

Актуальная версия документа в системе КонсультантПлюс

Утвержден

приказом Федерального агентства

по делам молодежи

от 19 декабря 2024 г. N 515

Согласован

решением Центральной

экспертно-проверочной комиссии

при Росархиве

от 29 ноября 2024 г.

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ

ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

I. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Нормативная основа разработки документов

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень), разработан в соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4163; 2017, N 25, ст. 3596), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449) (далее - Типовой перечень) и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими состав и сроки хранения архивных документов.

1.2. Перечень предназначен для использования в Федеральном агентстве по делам молодежи и подведомственных ему организациях в качестве основного нормативного документа в работе экспертных комиссий при определении сроков хранения, отборе документов на архивное хранение, в том числе в состав Архивного фонда Российской Федерации, выделении документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению, а также при подготовке номенклатур дел.

2. Структура Перечня

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных организаций.

2.2. Перечень состоит из 14 разделов:

2.2.1. Первый раздел "Организация системы управления" содержит документы, отражающие нормативно-правовое обеспечение деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных ему организаций, распорядительную деятельность, документы по организационным основам управления, включая создание, реорганизацию, ликвидацию подведомственных организаций, организацию деятельности, управление имуществом, осуществление функций контроля и надзора, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов, а также документы по обеспечению безопасности информации ограниченного доступа.

2.2.2. Второй раздел "Планирование деятельности" содержит документы, отражающие вопросы прогнозирования, перспективного и текущего планирования, отчетности о выполнении планов, а также документы, образующиеся при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.

2.2.3. Третий раздел "Финансирование" содержит документы по утверждению (изменению) лимитов бюджетных обязательств, о разработке и изменении финансовых планов, о финансовом обеспечении всех направлений деятельности Росмолодежи и подведомственных ей организаций, финансовой отчетности.

2.2.4. Четвертый раздел "Учет и отчетность" содержит документы по бухгалтерскому учету и отчетности, учету оплаты труда, по налогообложению, по учету имущества, статистическому учету и отчетности.

2.2.5. Пятый раздел "Международное сотрудничество" содержит документы об осуществлении мер по развитию международного молодежного сотрудничества и международных связей, вовлечению молодежи в международные проекты, об обучении и стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом.

2.2.6. Шестой раздел "Информационная деятельность" содержит документы по информационному обеспечению реализуемых мер в сфере молодежной политики, о взаимодействии со средствами массовой информации и общественностью, о предоставлении доступа к информации, содержащейся в информационной системе, в том числе порядок обеспечения доступа к открытой и общедоступной информации с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.2.7. Седьмой раздел "Трудовые отношения" содержит документы об организации труда и служебной деятельности, нормировании труда, оплате труда, охране труда.

2.2.8. Восьмой раздел "Кадровое обеспечение" содержит документы по приему, переводу на другую работу (перемещению), увольнению работников, кадровому учету, противодействию коррупции, аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, профессиональному развитию государственных служащих, независимой оценке квалификации, награждению.

2.2.9. Девятый раздел "Управление программами и проектами в сфере молодежной политики" содержит документы об организации форумов, презентаций, об осуществлении мер, направленных на профессиональную ориентацию молодежи, о реализации мер по социальной реабилитации, интеграции, профилактике безнадзорности и правонарушений среди несовершеннолетних.

2.2.10. Десятый раздел "Мониторинг распространения противоправной информации в сети Интернет" включает документы по мониторингу информационных ресурсов в информационно-коммуникационной сети Интернет на предмет содержания информации, запрещенной к распространению на территории Российской Федерации.

2.2.11. Одиннадцатый раздел "Ведение реестра молодежных и детских объединений" включает документы по оказанию государственной услуги по формированию и ведению Федерального реестра молодежных и детских объединений, пользующихся государственной поддержкой, запросы заявителей о предоставлении государственной услуги, о включении либо об отказе во включении молодежных и детских объединений в реестр, об исключении молодежных и детских объединений, пользующихся государственной поддержкой, из реестра, о внесении изменений о молодежных и детских объединениях, пользующихся государственной поддержкой, в реестр.

2.2.12. Двенадцатый раздел "Административно-хозяйственное обеспечение деятельности" содержит документы по строительству и эксплуатации зданий, строений, сооружений, транспортному обслуживанию, а также информационно-телекоммуникационному обеспечению.

2.2.13. Тринадцатый раздел "Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций" отражает документы по организации охраны, пропускного режима, обеспечению антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организации гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций.

2.2.14. Четырнадцатый раздел "Социально-бытовые вопросы" содержит документы по социальному страхованию, социальной защите, предоставлению федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.

2.3. Перечень имеет 5 граф.

В графе 1 указаны порядковые номера статей Перечня. Всем статьям Перечня присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 указаны наименования видов документов. При формулировании наименований видов документов использован Типовой перечень.

Обобщенное слово "документы" с раскрытием в скобках видов документов применяется при объединении в одну статью документов по одному вопросу и одного срока хранения.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется обобщающий термин "документы", а в скобках раскрываются наименования видов документов.

В графах 3, 4 указаны сроки хранения документов независимо от вида их носителя.

Сроки хранения документов, включенных в Перечень, дифференцированы по двум звеньям:

в первом звене (графа 3) указаны сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи;

во втором звене (графа 4) указаны сроки хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций, подведомственных Федеральному агентству по делам молодежи.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Отметка "ЭПК" (Экспертно-проверочная комиссия), проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы подлежат обязательной экспертизе ценности после истечения установленного срока их хранения, по результатам которой может быть продлен срок их временного хранения или документы могут быть отобраны на постоянное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов Перечень используется наряду с законодательными и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.

При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня.

Снижение сроков хранения документов и (или) снятие отметки "ЭПК", установленных Перечнем, не допускается. В графе 5 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения отдельных видов документов. Например, примечание "При условии проведения проверки" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации, примечания "После окончания срока действия государственного контракта (договора)", "После замены новыми" указывают на то, что исчисление срока хранения документации осуществляется с определенного момента.

3. Определение сроков хранения документов

3.1. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденных в установленном порядке до введения в действие Перечня.

3.2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения документов, законченных в делопроизводстве в 2024 году, начинается с 1 января 2025 года.

Сроки хранения реестров, книг, журналов и карточек учета и (или) регистрации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

3.3. Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения, установленных статьей 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

3.4. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.5. При реорганизации подведомственных Федеральному агентству по делам молодежи организаций их документы передаются правопреемникам. При отсутствии правопреемника - Федеральному агентству по делам молодежи.

3.6. Срок хранения "До минования надобности" (ДМН) означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется Федеральным агентством по делам молодежи и подведомственными ему организациями, но не может быть менее 1 года.

3.7. Срок хранения "До замены новыми" (ДЗН) означает, что такие документы хранятся до их отмены и (или) замены новыми.

3.8. Срок хранения "50/75 лет", установленный для документов по личному составу, означает следующее:

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;

- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет.

По истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных ему организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, подлежат экспертизе ценности.

Базы данных информационных систем с управленческой документацией и отдельными видами другой специальной документации хранятся в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу. В отдельных случаях для баз данных в Перечне определены конкретные сроки хранения.

4. Порядок применения Перечня

4.1. Перечень используется Федеральным агентством по делам молодежи и подведомственными ему организациями при составлении, согласовании номенклатуры дел, описей дел, документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.2. При составлении номенклатуры дел используется приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные им сроки их хранения. Наименования видов и разновидностей документов, авторы (корреспонденты), вопросы и темы документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на соответствующую статью (статьи) Перечня. Предложения Росмолодежи об установлении сроков хранения направляются на согласование в Центральную экспертно-правовую комиссию при Росархиве

4.3. Предложения подведомственных организаций об установлении сроков хранения документов, не включенных в Перечень, направляются на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Росмолодежи и согласовываются с Центральной экспертно-правовой комиссией при Росархиве.

Внесение изменений, а также признание отдельных пунктов, статей Перечня утратившими силу оформляется приказом руководителя Федерального агентства по делам молодежи (лица, исполняющего его обязанности).

II. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ

И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ

ИХ ХРАНЕНИЯ

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечание

в центральном аппарате

в подведомственных организациях

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности

Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы и документы к ним (постановления, доклады, заключения, аналитические справки)

ДМН (1)

(1) Относящиеся к деятельности - Постоянно

Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), Федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов Российской Федерации (постановления, распоряжения, приказы)

ДМН (1)

(1) Относящиеся к деятельности - Постоянно

Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации (указы, постановления, распоряжения, приказы)

ДМН

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, документы (заключения, пояснительные записки, обоснования, своды предложений по результатам общественного обсуждения, справки, перечни, переписка) по их разработке и рассмотрению

5 лет ЭПК (1) (2)

ДМН

(1) Разработанные Росмолодежью и/или относящиеся к сфере ее деятельности - Постоянно

(2) Присланные на согласование, для сведения - ДМН

Документы (отчеты, доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов, иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации

5 лет ЭПК (1)

5 лет

(1) Документы по исполнению федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации - Постоянно

Правила, инструкции, регламенты, требования, порядки, положения

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - 1 год после замены новыми

Договоры, соглашения, контракты и документы (акты, протоколы разногласий) к ним

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам

5 лет

10.

База данных (полнотекстовая) по локальным нормативным актам и распорядительным документам Росмолодежи

Постоянно

1.2. Распорядительная деятельность

11.

Поручения (перечни поручений) и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации; протокольные поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы (образы, доклады, расчеты, заключения, справки, переписка) по их выполнению

5 лет ЭПК (1)

(1) Поручения, ответственным исполнителем которых является Росмолодежь, - Постоянно

13.

Протоколы, постановления, решения заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, своды, выписки, заключения) к ним

5 лет ЭПК (1)

ДМН

(1) Если Росмолодежь является ответственным исполнителем - Постоянно

14.

Протоколы, решения и документы (справки, доклады, заключения, информации) к ним:

(1) Присланные для сведения - ДМН

(2) Рабочих групп - 5 лет ЭПК

(3) По оперативным вопросам - 5 лет

а) межведомственных комиссий по координации определенных видов деятельности, а также их рабочих групп

Постоянно (1) (2)

б) коллегии Росмолодежи, подведомственных организаций

Постоянно (1)

в) контрольных, ревизионных органов

Постоянно

г) совещаний у руководителя Росмолодежи, заместителей руководителя Росмолодежи, руководителей подведомственных организаций

Постоянно (3)

д) собраний структурных подразделений

5 лет

е) заседаний комиссии по вопросам формирования единого городского пространства в сфере культуры

Постоянно

15.

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

а) по основной (профильной) деятельности;

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

б) по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

16.

Проекты приказов, документы (докладные, служебные записки) к ним

1 год

17.

Документы (доклады, отчеты, справки, переписка) об исполнении приказов

5 лет ЭПК

18.

Документы (протоколы, решения, рекомендации, резолюции) международных, всероссийских, региональных конференций, круглых столов, приемов, встреч

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

19.

Документы (отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений конгрессов, конференций, совещаний

Постоянно (1)

(1) Переписка - 5 лет ЭПК

1.3. Организационные основы управления

20.

Свидетельства, уведомления о постановке на учет в регистрирующих органах; уведомления о снятии с учета

ДМН

21.

Документы (распоряжения, приказы, пояснительные записки) о реорганизации, ликвидации подведомственных учреждений

Постоянно

22.

Положение о Федеральном агентстве по делам молодежи

Постоянно

ДМН

23.

Уставы подведомственных организаций

Постоянно

24.

Положения о структурных подразделениях

Постоянно

25.

Доверенности, выданные руководителем Росмолодежи, руководством подведомственных организаций на представление интересов Росмолодежи, подведомственных учреждений; сведения об отзыве доверенностей

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия доверенности или ее отзыва

26.

Структура Росмолодежи, подведомственных организаций, пояснительные записки к ней

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДЗН

27.

Штатные расписания и изменения к ним

Постоянно (1)

Постоянно

(1) Присланные подведомственными организациями на согласование - 3 года

28.

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

ДМН

29.

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

50 лет

50/75 лет

30.

Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене руководителя, должностных, ответственных и материально ответственных лиц

15 лет

31.

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти

Постоянно (1)

(1) По оперативным вопросам - 5 лет

32.

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки) структурных подразделений по основной деятельности

5 лет ЭПК

33.

Документы (справки, докладные, служебные записки, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний совещательных (коллегиальных) органов, конференций, встреч, круглых столов

3 года

34.

Документы (программы, доклады, сообщения, выступления) заседаний органов, конференций, приемов, круглых столов, встреч

5 лет ЭПК

35.

Лицензии на право проведения работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну

5 лет (1)

(1) После прекращения действия лицензии

36.

Документы (буклеты, плакаты, фото-, фоно-, видеодокументы, информации, заявки, переписка) по рекламной деятельности организации

5 лет ЭПК

37.

Переписка по основной деятельности

5 лет ЭПК

38.

Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей Росмолодежи и подведомственных организаций

До ликвидации организации

39.

Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество

5 лет

40.

Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, акты, решения, планы, паспорта, выписки) о передаче земельного участка в постоянное (бессрочное) пользование подведомственным учреждениям

До ликвидации организации

41.

Договоры (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление Росмолодежи или подведомственной организации

До ликвидации организации

42.

Переписка о передаче имущества в оперативное управление Росмолодежи или подведомственной организации

5 лет ЭПК

43.

Договоры (контракты) аренды (субаренды) недвижимого имущества; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним

10 лет (1) (2)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) Объектов культурного наследия - Постоянно

44.

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

5 лет

1.4. Контроль

45.

Документы (справки, акты) проверок подведомственных организаций

5 лет ЭПК

5 лет

46.

Документы (справки, акты) проверок структурных подразделений

5 лет

47.

Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора

10 лет

48.

Документы (отчеты, заключения) по результатам экспертно-аналитических мероприятий, проводимых Счетной палатой Российской Федерации

10 лет

49.

Документы (исковые заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, в отношении Росмолодежи и подведомственных организаций

5 лет (1)

(1) После принятия решения по делу

50.

Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях

5 лет

51.

Переписка о выполнении предписаний, решений, определений, актов, заключений по результатам проверок Росмолодежи и подведомственных организаций

5 лет

52.

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной думы Федерального собрания Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

5 лет ЭПК (1)

(1) Парламентские запросы, запросы Общественной палаты Российской Федерации, документы по их исполнению - Постоянно

53.

Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 лет

54.

Документы (обзоры, аналитические справки, сведения) о рассмотрении обращений граждан

5 лет ЭПК

55.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка об их рассмотрении

5 лет ЭПК

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

56.

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального агентства по делам молодежи и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

Постоянно

До замены новыми

57.

Номенклатуры дел организации

Постоянно (1)

(1) Структурных подразделений - 3 года

58.

Акты о выделении к уничтожению дел, документов

Постоянно (1)

(1) Структурных подразделений - 3 года

59.

Описи дел (1):

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения (согласования) описей

(2) Неутвержденные, несогласованные - ДМН

(3) После уничтожения дел

а) постоянного хранения

Постоянно (2)

б) по личному составу

50 лет (2)

50/75 лет (2)

в) временного (свыше 10 лет) хранения

3 года (3)

60.

Документы (инструкции, положения, перечни сведений) о порядке работы со сведениями ограниченного доступа

10 лет ЭПК (1)

(1) После замены новыми

61.

Обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа

3 года (1)

(1) После прекращения трудовых отношений

62.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения, об исполнении документов, поставленных на контроль

3 года (1)

(1) После снятия с контроля

63.

Документы (реестры, почтовые реестры, квитанции и уведомления) о поступлении и отправке корреспонденции

1 год

64.

Отчеты, акты об использовании и уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

65.

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

До ликвидации организации

66.

Переписка по делопроизводству и архивному делу

5 лет

67.

Документы (журналы, реестры, книги, базы данных) регистрации и контроля:

(1) О дисциплинарных взысканиях - 3 года, о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, командировании - 5 лет

(2) После уничтожения бланков. При условии проведения проверки (ревизии)

а) распорядительных документов по основной деятельности

Постоянно

б) распорядительных документов по личному составу

50 лет ЭПК (1)

50/75 лет

в) распорядительных документов о проведении служебных проверок

5 лет

г) входящих и исходящих документов

5 лет

д) обращений граждан, ответов на обращения граждан, личного приема граждан

5 лет

е) выдачи бланков строгой отчетности (номерных бланков)

3 года (2)

ж) выдачи доверенностей

5 лет

з) контроля исполнения документов

3 года

и) соглашений и договоров об информационном взаимодействии

5 лет

к) приема посетителей

3 года

л) отправляемых документов фельдъегерской связью

1 год

68.

Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 года

1.6. Информатизация деятельности

69.

Программы цифровой трансформации Росмолодежи

Постоянно

ДЗН

70.

Документы (проекты программ, сведения, расчеты, справки, рекомендации, заключения, отчеты, переписка) по управлению проектами цифровой трансформации, выполнению программ цифровой трансформации

5 лет ЭПК

71.

Планы информатизации

Постоянно

5 лет ЭПК

72.

Документы (акты, справки, таблицы, докладные, служебные записки, заявки) по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем, подсистем

5 лет

73.

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения данных, помещенных в базу

74.

Договоры, соглашения между участниками межведомственного информационного взаимодействия

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения; после прекращения обязательств по договору, соглашению

75.

Документы (заявки на подключение к инфраструктуре, сертификаты на соответствие инфраструктуре взаимодействия) об информационно-техническом взаимодействии государственных, муниципальных информационных систем и подсистем

3 года

ДМН

76.

Переписка об информационно-техническом взаимодействии, создании, развитии информационных технологий и информационных систем

5 лет ЭПК

77.

Документы (положения, регламенты, инструкции, порядки), регламентирующие создание, юридический статус, эксплуатацию информационных систем

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

78.

Методические рекомендации и указания по созданию и эксплуатации государственных информационных систем

ДЗН

79.

Государственные контракты (договоры) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы (технические задания, календарные планы, перечни) к ним

Постоянно

80.

Технические задания (частные технические задания) на проектирование, создание, внедрение, сопровождение при эксплуатации и модернизации информационных систем (подсистем) не являющиеся приложениями к контракту (договору)

Постоянно

81.

Отчеты, содержащие описание и обоснование варианта концепций информационных систем, заказчиками которых являются Росмолодежь и подведомственные организации

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

82.

Отчеты об эксплуатации информационных систем:

а) годовые

Постоянно

10 лет ЭПК

б) полугодовые

5 лет

83.

Документы (заявки, паспорта, копии нормативных правовых актов, правоустанавливающих документов оператора, соглашений, сертификатов, переписка) по государственной регистрации федеральных государственных информационных систем Росмолодежи

Постоянно

84.

Нормативно-техническая документация в области защиты информации

ДЗН

85.

Концепция информационной безопасности и документы (регламенты, правила и процедуры обеспечения информационный безопасности при создании, развитии, модернизации и эксплуатации систем и информационно-телекоммуникационный инфраструктуры) к ней

Постоянно

86.

Книги, журналы, базы данных учета:

(1) После замены пароля

(2) После списания при условии проведения ревизии

(3) После снятия грифа ограничения

а) паролей

5 лет (1)

б) программно-технических средств защиты информации

5 лет (2)

в) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения ограниченного распространения

5 лет (3)

87.

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет (1)

(1) После исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

88.

Заявки на установку программных средств, подключение и размещение информации в информационных ресурсах

5 лет

89.

Документы (заявки, журналы, и др.) по организации доступа к ведомственным информационным ресурсам

5 лет

90.

Отчеты о выполнении планов информатизации

Постоянно

5 лет ЭПК

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Прогнозирование, перспективное планирование

91.

Стратегии, концепции молодежной политики

Постоянно (1)

ДМН

(1) Присланные для сведения - ДМН

92.

Планы мероприятий ("дорожные карты")

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

93.

Государственные программы и документы (паспорта проектов, анализы, планы по разработке, расчеты, заключения, описания, сведения, методики, обзоры, информации, перечни показателей и идентификаторов) к ним

ДМН (1)

ДМН

(1) Документы, по которым Росмолодежь или подведомственные организации являются соисполнителями, участниками - Постоянно

94.

Проекты концепций, программ, паспортов проектов, перспективных планов и документы (справки, расчеты, таблицы, сведения, переписка) по их разработке и изменению

5 лет

95.

Финансово-экономические обзоры

Постоянно

ДМН

2.2. Текущее планирование

96.

Годовые планы работ по основным направлениям деятельности

Постоянно

97.

Оперативные планы (квартальные, месячные) работ

ДМН

98.

Планы мероприятий по отдельным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

99.

Документы (проекты планов, справки, сведения, графики, таблицы) по вопросам планирования

5 лет

100.

Индивидуальные планы работников

1 год

101.

Проекты годовых планов, государственных заданий; документы (справки, заключения, сведения, отчеты) к ним

5 лет

102.

Государственные задания и изменения к ним

Постоянно

5 лет

103.

Переписка с организациями по вопросам планирования

5 лет ЭПК

2.3. Отчетность о выполнении планов

104.

Отчеты, доклады о ходе реализации:

(1) Присланные для сведения - ДМН

а) государственных программ

Постоянно (1)

б) планов мероприятий ("дорожных карт")

Постоянно (1)

105.

Документы (информации, сведения, таблицы, сводки, данные, докладные записки, переписка) о ходе реализации государственных программ, планов мероприятий

5 лет ЭПК

106.

Отчеты о выполнении годовых планов, государственных заданий и документы (докладные записки, справки) к ним

Постоянно

107.

Документы (информации, сведения, справки, таблицы, докладные записки, данные, переписка) о ходе реализации планов мероприятий ("дорожных карт")

5 лет ЭПК

108.

Доклады об итогах работы Росмолодежи, задачах на следующий год и среднесрочную перспективу

Постоянно

ДМН

109.

Отчеты о реализации годовых планов и документы (докладные записки, справки) к ним

Постоянно

110.

Отчеты о реализации (выполнении) оперативных планов (квартальных, месячных) работы организации

5 лет

111.

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

1 год (1)

(1) При отсутствии годовых отчетов организации - Постоянно

112.

Индивидуальные отчеты работников

1 год (1)

(1) При отсутствии годовых отчетов организации - Постоянно

2.4. Осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд

113.

Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг

Постоянно

114.

Планы-графики на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

6 лет

115.

Государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд

6 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия контракта; после прекращения обязательств по контракту

116.

Контракты (договоры) о закупках с отдельными видами юридических лиц

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия контракта; после прекращения обязательств по контракту

117.

Отчеты об исполнении государственных контрактов

6 лет ЭПК

118.

Отчеты заказчика об объеме закупок, осуществленных заказчиками у субъектов малого предпринимательства, социально-ориентированных некоммерческих организаций, об объеме закупок российских товаров и обоснования к ним

6 лет

119.

Документы (извещения, запросы, заявки на участие в запросе котировок, протоколы) о проведении запроса котировок

6 лет (1)

(1) С момента начала закупки

120.

Документы (конкурсная, аукционная документация, изменения, разъяснения, заявки, протоколы заседаний комиссии, журналы регистрации заявок, уведомления, извещения) о проведении конкурсов, аукционов, запросов корректировок, предложений

6 лет (1)

(1) С момента начала закупки

121.

Документы (извещения, заявки, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты, переписка) о конкурсах на право получения грантов, субсидий

5 лет ЭПК

122.

Отчеты о выполнении грантов

Постоянно

123.

Переписка по осуществлению закупок для нужд организации

6 лет

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ

124.

Бюджетная роспись бюджетных средств Росмолодежи на текущий финансовый год и плановый период

Постоянно

125.

Бюджетная смета Росмолодежи, подведомственных бюджетных организаций

Постоянно (1)

Постоянно

(1) Присланные на утверждение - 5 лет

126.

Планы финансово-хозяйственной деятельности подведомственных бюджетных организаций

5 лет

Постоянно

127.

Лимиты бюджетных обязательств

Постоянно

128.

Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств

5 лет

129.

Справки, уведомления о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной организации

5 лет

130.

Финансовые планы по доходам и расходам организации:

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) годовые и трехлетние

Постоянно

б) квартальные

5 лет (1)

131.

Кассовые планы:

а) годовые и трехлетние

5 лет

б) квартальные

3 года

в) месячные

1 год

132.

Отчеты по кассовым планам

5 лет

133.

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах

5 лет (1)

(1) После проведения взаиморасчетов

134.

Выписки из лицевых счетов организаций, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов

5 лет

135.

Документы (уведомления, отчеты, выписки, справки, заявки, извещения) по поступлениям в федеральный бюджет

5 лет

136.

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 лет

137.

Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний

5 лет

138.

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 лет

139.

Документы (акты, докладные записки) о соблюдении финансовой дисциплины

5 лет

140.

Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 лет

141.

Заявления об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

5 лет

142.

Договоры банковского счета

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

143.

Документы учетной политики (стандарты, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета)

5 лет (1)

(1) После замены новыми

144.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) годовая

Постоянно

б) промежуточная

5 лет (1)

145.

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки):

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) годовая

Постоянно

б) промежуточная

5 лет (1)

146.

Отчеты об исполнении бюджетных смет:

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) сводные годовые

Постоянно

б) годовые

Постоянно

в) квартальные

5 лет (1)

147.

Годовые отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности

Постоянно

148.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) годовые

Постоянно

б) полугодовые, квартальные

5 лет (1)

149.

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет (1)

(1) При условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий - до принятия решения по делу

150.

Регистры бухгалтерского (бюджетного учета)

5 лет (1)

(1) При условии проведения проверки

151.

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Постоянно

152.

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 лет (1)

(1) После увольнения (смены) материально ответственного лица

153.

Образцы подписей материально ответственных лиц

5 лет (1)

(1) После смены материально ответственного лица

154.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет (1)

(1) После замены новыми

155.

Документы (планы, ответы, акты, протоколы, докладные записки, справки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 лет

4.2. Учет оплаты труда

156.

Утвержденные фонды заработной платы

Постоянно (1)

Постоянно

(1) Присланные для сведения - ДМН

157.

Положения об оплате труда и премировании работников

Постоянно

158.

Документы (сводные расчетные, расчетно-платежные ведомости и приложения к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

6 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет

159.

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

50 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

160.

Переписка о выплате заработной платы

5 лет

161.

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

162.

Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы

5 лет (1)

(1) После исполнения

163.

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам

5 лет

4.3. Налогообложение

164.

Документы (регистры, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним

5 лет (1)

(1) После снятия задолженности

165.

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций, справки о состоянии расчетов с бюджетом

5 лет

166.

Расчеты по страховым взносам:

а) годовые

50 лет

50/75 лет

б) квартальные

50 лет

50/75 лет

167.

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов

5 лет

168.

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

5 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет

169.

Справки о доходах и суммах налога физического лица

5 лет (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет

170.

Реестры сведений о доходах физических лиц

5 лет

171.

Счета-фактуры

5 лет

172.

Документы (переписка, уведомления, требования, решения, акты, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

173.

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

6 лет

174.

Журналы учеты принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

5 лет

175.

Журналы, карточки, базы данных, учета сумм доходов и налога на доходы работников

5 лет

4.4. Учет имущества

176.

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств, имущества

5 лет (1)

(1) При условии проведения проверки

177.

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Постоянно

178.

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

5 лет (1) (2)

5 лет (1)

(1) После выбытия основных средств и нематериальных активов

(2) Акты списания федерального недвижимого имущества - Постоянно

179.

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств

До ликвидации организации

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет

180.

Документы (карты сведений об объекте учета, свидетельства о включении в реестр) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом

Постоянно

181.

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 лет

182.

Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах;

о предоставлении мест в гостиницах

1 год

4.5. Статистическая отчетность

183.

Документы (методики, рекомендации, заключения, переписка) по формированию официальной статистической методологии, разработке федерального плана статистических работ и ведению статистического учета информации

ДЗН

184.

Формы федерального статистического наблюдения и указания по их заполнению (и изменения к ним)

ДЗН

185.

Документы (итоговые таблицы, доклады, сборники, пояснения, статистические ежегодники, бюллетени, обзоры), содержащие административные данные Росмолодежи, его подведомственных учреждений

5 лет ЭПК

186.

Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета:

(1) При отсутствии годовых - Постоянно

а) годовые и с большей периодичностью, единовременные

Постоянно

б) с меньшей периодичностью

5 лет (1)

187.

Документы (информации, докладные записки, уведомления, извещения, заявления) к первичным статистическим данным

3 года

188.

Отчеты по форме федерального статистического наблюдения N 1-молодежь "Сведения о сфере молодежной политики в Российской Федерации"

Постоянно

189.

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 лет

5. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО

5.1. Осуществление мер по развитию международного молодежного сотрудничества, вовлечению молодежи в международные проекты в сфере инноваций, предпринимательства, творчества и добровольчества (волонтерства)

190.

Документы (стратегии, концепции, справки) по развитию международного молодежного сотрудничества, вовлечению молодежи в международные проекты в сфере инноваций, предпринимательства, творчества и добровольчества

Постоянно (1)

(1) Справки - 5 лет ЭПК

191.

Документы (программы, приглашения, доклады) по организации и проведению мероприятий по развитию международного сотрудничества

5 лет ЭПК

192.

Отчеты о реализации "дорожных карт" по вовлечению молодежи в международные проекты в сфере инноваций, предпринимательства творчества и добровольчества

Постоянно

193.

Заключения, отзывы на проекты документов, подготовленных международными организациями

10 лет ЭПК

194.

Документы (положения о конкурсах, программы, планы, отчеты, доклады, информации, заявки, анкеты, видеодокументы, переписка) о поддержке международного молодежного предпринимательства

Постоянно (1)

(1) Переписка - 5 лет ЭПК

195.

Переписка по организации международного сотрудничества в сфере реализации международного молодежного сотрудничества

5 лет ЭПК

5.2. Осуществление международных связей

196.

Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), членами которых являются Росмолодежь и подведомственные организации.

Копии (1)

До ликвидации организации

(1) Подлинники - в организациях-учредителях

197.

Документы (заявления, уведомления, справки, переписка) о вступлении Росмолодежи и подведомственных организаций в международные организации (объединения)

5 лет (1)

(1) Уведомления - До ликвидации организации

198.

Договоры, соглашения о сотрудничестве с международными и иностранными организациями

Постоянно

199.

Документы (проекты, предложения, заключения, обоснования, справки, переписка) о подготовке договоров о международном сотрудничестве

5 лет

200.

Планы, программы международного сотрудничества

Постоянно

201.

Отчеты о реализации планов, программ международного сотрудничества

Постоянно

202.

Отчеты представителей организации об участии в работе международных организаций (конгрессов, сессий, пленумов, форумов, саммитах)

Постоянно

203.

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания иностранных представителей

5 лет ЭПК

204.

Документы (протоколы, отчеты, доклады, справки, сведения, тексты выступлений, записи бесед) о подготовке и проведении встреч (переговоров) с представителями международных и иностранных организаций

10 лет ЭПК

205.

Протоколы комиссий и групп по международному сотрудничеству

Постоянно

206.

Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом

5 лет ЭПК

207.

Договоры (контракты) и документы к ним об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом

5 лет (1)

(1) После завершения обучения, стажировки

208.

Переписка (заявки) по оформлению и получению виз

5 лет

209.

Переписка по работе межведомственного Совета при Правительственной комиссии по делам соотечественников за рубежом

5 лет ЭПК

210.

Межправительственные соглашения, регулирующие международное молодежное сотрудничество

ДМН

211.

Межведомственные меморандумы о взаимопонимании и сотрудничестве в области молодежной политики

Постоянно

212.

Информационно-аналитические справки по сотрудничеству Российской Федерации с иностранными государствами

5 лет ЭПК

6. ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

6.1. Осуществление информационного обеспечения реализуемых мер в сфере молодежной политики

213.

Информационно-аналитические документы (обзоры, доклады, справки, отчеты) о реализации мер в сфере молодежной политики

5 лет ЭПК

214.

Документы (планы, предложения, презентации, тексты выступлений, телерадиопередач, статьи, брошюры, диаграммы, аудиовизуальные документы, сообщения, интервью, пресс-релизы, переписка) о взаимодействии со средствами массовой информации и общественностью

5 лет ЭПК

215.

Периодические издания (журналы, бюллетени, информационные листки, указатели, каталоги, справочники, сборники)

5 лет ЭПК (1)

ДМН

(1) Бюллетени, справочники, сборники - Постоянно

216.

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, переписка) по информатизации

5 лет ЭПК

217.

Документы (статьи, интервью, обзоры, доклады, планы, переписка) об осуществлении информационного обеспечения реализуемых мер в сфере молодежной политики

5 лет ЭПК

218.

Переписка об информационной деятельности

5 лет ЭПК

6.2. Обеспечение заинтересованных лиц информацией о деятельности в области правовой и социальной защиты молодежи

219.

Документы (планы-проспекты, оригинал-макеты, рецензии, отзывы, планы, отчеты, справки, сведения, заявления, расчеты, обоснования тиража и цены, переписка) по подготовке информационных изданий

5 лет ЭПК

220.

Документы (буклеты, плакаты, аудиовизуальные документы, информации) о деятельности организации

5 лет ЭПК

221.

Договоры о подготовке информационных изданий в области правовой и социальной защиты молодежи

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

222.

Договоры на реализацию изданий в области правовой и социальной защиты молодежи

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

223.

Планы-графики подготовки информационных изданий в области правовой и социальной защиты молодежи

ДМН

1 год

224.

Документы (заявки, списки, расчеты, переписка) по реализации изданий в области правовой и социальной защиты молодежи

ДМН

3 года (1)

(1) После исполнения заявки

6.3. Формирование и развитие механизмов (инструментов) открытости

225.

Перечни информации о деятельности Росмолодежи, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети Интернет

Постоянно

226.

Документы (информации, сведения, справки) о Росмолодежи и подведомственных организациях, подготовленные для размещения на сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет

3 года

227.

Документы (информации, пресс-релизы, тексты выступлений, аудиовизуальные документы) о деятельности Росмолодежи и подведомственных организаций, подготовленные для размещения в средствах массовой информации

3 года

228.

Протоколы оперативных совещаний, постановления, решения; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, результаты конкурсов) для размещения на официальных ресурсах

Постоянно

229.

Переписка об освещении деятельности в публичном пространстве

5 лет ЭПК

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7.1. Организация труда и служебной деятельности

230.

Документы (сведения, справки) о численности, составе и движении работников

5 лет

231.

Перечни профессий

ДЗН

232.

Правила внутреннего трудового и служебного распорядка

1 год (1)

(1) После замены новыми

233.

Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка

1 год

234.

Коллективные договоры

Постоянно

235.

Отчеты о выполнении коллективных договоров

3 года

236.

Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника

1 год (1)

(1) После принятия решения

7.2. Оплата труда

237.

Типовые нормы труда

ДЗН

238.

Тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифные сетки и тарифные коэффициенты

ДЗН

Постоянно

239.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих

ДЗН

240.

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

1 год (1)

(1) После утверждения разработанных норм

241.

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов

3 года

242.

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки

5 лет

243.

Табели, журналы учета рабочего времени

5 лет

244.

Сведения о численности, оплате труда работников и исчислении трудового стажа

50 лет

50/75 лет

245.

Документы (справки, сведения) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной службы

50 лет

246.

Документы (расчеты, справки, докладные записки) о премировании работников

5 лет

7.3. Охрана труда

247.

Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)

45 лет

248.

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

5 лет

249.

Документы (положения, протоколы, заключения, решения, перечни рабочих мест, обоснования, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет

250.

Документы (правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации) по вопросам охраны труда

ДЗН

251.

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников

5 лет ЭПК

252.

Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда

5 лет

253.

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда

5 лет

254.

Журналы (книги) инструктажа по технике безопасности

5 лет

255.

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

45 лет

256.

Протоколы результатов обучения по охране труда

45 лет

257.

Переписка по охране труда

5 лет

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

258.

Реестры должностей федеральной государственной гражданской службы Росмолодежи

Постоянно

259.

Приказы, распоряжения по личному составу; документы (служебные записки, справки, заявления) к ним:

(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и/или опасными условиями труда - 50/75 лет

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы

50 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью

5 лет (1)

в) о служебных проверках

5 лет

г) о направлении в командировку работников

5 лет (2)

д) о дисциплинарных взысканиях

3 года

260.

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

50 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

261.

Уведомления, предупреждения работников работодателем

3 года

262.

Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:

а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей

15 лет

б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв

5 лет

в) конкурсные бюллетени

5 лет

263.

Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):

а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор

3 года

б) лиц, не принятых на работу

1 год

264.

Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва Росмолодежи и подведомственных организаций

5 лет

265.

Согласие на обработку персональных данных

3 года (1)

(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

266.

Типовые должностные регламенты (инструкции)

3 года (1)

(1) После замены новыми

267.

Должностные регламенты (инструкции) работников

50 лет

50/75 лет

268.

Личные карточки работников, в том числе государственных служащих

50 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

269.

Личные дела руководителей и работников организаций (1)

50 лет ЭПК

50/75 лет ЭПК

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации

270.

Акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе государственных служащих на должность государственной службы в другом государственном органе

50 лет

271.

Характеристики, справки об объективных сведениях на работников (1)

5 лет

(1) Не включенные в состав личных, аттестационных дел

272.

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные работниками - 50/75 лет

273.

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников

50/75 лет

274.

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

1 год

275.

Отчеты работников о командировках (1)

5 лет ЭПК

276.

Графики отпусков

3 года

277.

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

3 года

278.

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронирования граждан

5 лет

279.

Документы (карточки, расписки, листки, повестки, удостоверения) по ведению персонального воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

5 лет (1)

(1) После снятия с учета

280.

Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 лет

281.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников (сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица)

50 лет

50/75 лет

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов)

50 лет

50/75 лет

в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

50 лет

50/75 лет

г) бланков трудовых книжек и вкладышей в них

5 лет

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

5 лет

е) лиц, подлежащих воинскому учету

5 лет

ж) работников, выбывающих в служебные командировки

1 год

з) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

50 лет

50/75 лет

8.2. Противодействие коррупции

282.

Планы противодействия коррупции

Постоянно

283.

Отчеты, доклады, информации, сведения по выполнению планов противодействия коррупции

5 лет ЭПК

284.

Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции

Постоянно

285.

Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции

3 года (1)

(1) После замены новыми

286.

Сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера

50 лет

50/75 лет

287.

Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения работниками положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции

5 лет

288.

Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, протоколы) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных служащих, урегулированию конфликта интересов

5 лет

289.

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 лет

290.

Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения

5 лет

291.

Уведомления работодателя работниками:

а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими служащими

5 лет

б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей

5 лет

в) о фактах обращения в целях склонения государственных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 лет

г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов

5 лет

292.

Переписка по вопросам противодействия коррупции

5 лет

293.

Журналы, базы данных регистрации:

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных служащих к совершению коррупционных правонарушений

5 лет

б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными служащими

5 лет

в) служебных проверок государственных служащих

5 лет

г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов

5 лет

д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей

5 лет

е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных служащих, урегулированию конфликта интересов

5 лет

8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная подготовка работников

294.

Квалификационные требования, профессиональные стандарты

ДЗН

295.

Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников

5 лет

296.

Списки гражданских служащих, научных работников, подлежащих аттестации

5 лет

297.

Отзывы об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим, научным работником должностных обязанностей, сведения о выполненных поручениях и подготовленных проектах за аттестационный период

50 лет (1)

(1) В составе личных дел

298.

Заявления гражданских служащих о несогласии с представленными отзывами

1 год

299.

Протоколы заседаний аттестационной комиссии

10 лет

300.

Аттестационные листы

50 лет (1)

50/75 лет (1)

(1) В составе личных дел

301.

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 лет

302.

Учебные планы, задания по проведению испытаний, наставничеству

5 лет

303.

Планы повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников

5 лет (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

304.

Документы (отчеты, справки, информации, докладные записки) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников

5 лет

305.

Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников

3 года

8.4. Награждение

306.

Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению:

(1) В случае принятия решения об отказе - 5 лет

а) государственными наградами

5 лет

б) ведомственными наградами и присвоении почетных званий

10 лет (1)

5 лет

307.

Протоколы вручения (передачи) государственных и ведомственных наград и документы (отчеты о награждении, расписки и справки о вручении) к ним

Постоянно

308.

Журналы учета вручения (передачи) государственных и ведомственных наград

50 лет

309.

Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций

Постоянно

310.

Журналы регистрации получения почетных и специальных званий, награждений и иных знаков отличия иностранных государств

Постоянно

311.

Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным и ведомственным наградам взамен утраченных

10 лет

312.

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

5 лет

9. УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММАМИ И ПРОЕКТАМИ В СФЕРЕ МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ

9.1. Участие в разработке молодежных программ и проектов

313.

Документы (аналитические справки, обзоры) о результатах выполнения программ по отдельным направлениям работы с молодежью

Постоянно

314.

Документы (положения, программы, планы, творческие отчеты, анкеты, фото- и видеодокументы) об организации и проведении молодежных форумов, слетов, фестивалей, конкурсов

Постоянно

315.

Методические рекомендации по подготовке и реализации программ форумов и документы (указания) к ним

Постоянно

1 год (1)

(1) После замены новыми

316.

Стандарты организации и проведения форумов

Постоянно

1 год (1)

(1) После замены новыми

317.

Документы (концепции, положения) о мероприятиях, проводимых Росмолодежью

Постоянно

ДЗН

318.

Документы (планы, сценарии мероприятий, справки, докладные записки, информации, отчеты, переписка) о ходе выполнения программ по отдельным направлениям работы с молодежью

5 лет ЭПК

319.

Аналитические отчеты о проведении форумов

Постоянно

320.

Документы (рекомендательные письма, заявки на участие в конкурсах, уведомления, договоры (соглашения) о распределении грантов в субъектах Российской Федерации в рамках проведения Всероссийского конкурса молодежных проектов

5 лет ЭПК

321.

Положение о Всероссийском слете Национальной лиги студенческих клубов

Постоянно

322.

Соглашения о взаимодействии, сотрудничестве и стратегическом партнерстве в рамках проведения форумов Росмолодежи

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия соглашения, после прекращения обязательств по соглашению

323.

Некоммерческие соглашения о сотрудничестве и партнерстве в рамках проведения форумов Росмолодежи

5 лет ЭПК (1)

(1) После истечения срока действия соглашения, после прекращения обязательств по соглашению

324.

Документы (программы, презентации) форумов

5 лет ЭПК

325.

Положения об отборе площадок для проведения форумов

Постоянно

ДЗН

326.

Сценарии церемоний открытия и закрытия форумов Росмолодежи

3 года

327.

Отчетные фото- и видеоматериалы по итогам проведения форумов Росмолодежи

5 лет ЭПК

328.

Информационные справки по подготовке и проведению форумов Росмолодежи

3 года

329.

Аналитические справки о партнерской интеграции в форумы Росмолодежи

5 лет ЭПК

330.

Программы пребывания руководства Росмолодежи, представителей органов исполнительной власти на мероприятия Росмолодежи

5 лет ЭПК

331.

Списки целевых аудиторий форумов Росмолодежи

3 года

332.

Базы (списки) блогеров и лидеров общественного мнения для включения в программы форумов Росмолодежи

1 год

333.

Рекомендации для СМИ по созданию молодежного контента

3 года (1)

(1) После замены новыми

334.

Планы взаимодействия с аудиторией (коммуникационные стратегии) при проведении форумов

5 лет

9.2. Осуществление мер по гражданскому и патриотическому воспитанию молодежи

335.

Документы (положения, планы, списки, сметы, отчеты) об организации гражданско-патриотических клубов, объединений и отрядов

5 лет ЭПК

336.

Документы (протоколы, повестки, списки участников) об участии в работе совета по патриотическому воспитанию молодежи при Правительстве Российской Федерации

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

337.

Документы (положения, планы, отчеты) о развитии волонтерского движения в Российской Федерации

5 лет ЭПК

338.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по организации работ по направлению "Патриотическое воспитание молодежи"

5 лет ЭПК

339.

Документы (уведомления, договоры (соглашения) на распределение грантов в субъектах Российской Федерации, отчеты) о проведении Конкурса на предоставление грантов в форме субсидий из федерального бюджета некоммерческим организациям, в том числе молодежным и детским общественным объединениям (за исключением казенных учреждений), на реализацию мероприятий по сохранению исторической памяти и гражданскому воспитанию

Постоянно (1)

(1) Не получившие гранты - 5 лет

340.

Журналы, базы данных учета заявок об участии в Конкурсе на предоставление грантов в форме субсидий из федерального бюджета некоммерческим организациям, в том числе молодежным и детским общественным объединениям (за исключением казенных учреждений), на реализацию мероприятий по сохранению исторической памяти и гражданскому воспитанию

3 года

341.

Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов в форме субсидий из федерального бюджета некоммерческим организациям, в том числе молодежным и детским общественным объединениям (за исключением казенных учреждений), на реализацию мероприятий по сохранению исторической памяти и гражданскому воспитанию

5 лет ЭПК

9.3. Участие в разработке и реализации мероприятий по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних

342.

Ведомственные программы по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних

Постоянно

343.

Планы мероприятий по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних

Постоянно

344.

Документы (обзоры, доклады, справки, отчеты) по формированию у несовершеннолетней устойчивости к антиобщественным проявлениям, предупреждению межнациональных и межконфессиональных конфликтов

Постоянно (1)

(1) Присланные для сведения - ДМН

345.

Документы (положения, программы, сценарии мероприятий, переписка) о профилактике правонарушений и преступности несовершеннолетних

5 лет ЭПК

346.

Документы (соглашения, межведомственные планы работы, положения о совместных мероприятиях, отчеты) о взаимодействии Росмолодежи с другими органами и учреждениями системы профилактики

5 лет ЭПК

9.4. Осуществление мер по социальной реабилитации и интеграции несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении

347.

Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов, организации конференций, "круглых столов", совещаний по профилактике социальных негативных явлений

3 года

348.

Документы (программы, доклады, выступления, сообщения, повестки дня) заседаний коллегиальных органов, организации, конференций, "круглых столов", совещаний по профилактике социальных негативных явлений

5 лет ЭПК

ДМН

349.

Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, конференций, "круглых столов", совещаний по профилактике социальных негативных явлений

Постоянно (1)

ДМН

(1) Присланные для сведения - ДМН

350.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по организации работы в сфере "Социализация молодежи, нуждающейся в особой заботе государства"

5 лет ЭПК

351.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по организации работы в сфере профилактики распространения ВИЧ в молодежной среде в рамках направления работы "Вовлечение молодежи в здоровый образ жизни и занятия спортом, популяризация культуры безопасности в молодежной среде"

5 лет ЭПК

352.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по организации работы в сфере профилактики различных форм зависимости в молодежной среде в рамках направления работы "Вовлечение молодежи в здоровый образ жизни и занятия спортом, популяризация культуры безопасности в молодежной среде"

5 лет ЭПК

9.5. Осуществление мер, направленных на профессиональную ориентацию молодежи, организацию занятости, отдыха и досуга молодежи

353.

Документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) по организации занятости, отдыха и досуга молодежи

5 лет ЭПК

354.

Документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) по вопросам детства и образования

5 лет ЭПК

355.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по организации работы в сфере профориентации и карьерным устремлениям молодежи

5 лет ЭПК

356.

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по реализации мероприятий долгосрочной программы содействия занятости молодежи

5 лет ЭПК

9.6. Участие в проведении мониторинга работы в сфере молодежной политики в субъектах Российской Федерации, муниципальных образованиях, общественных объединениях

357.

Документы социологических исследований в сфере молодежной политики:

а) анкеты, презентации, справочные материалы

5 лет ЭПК

б) отчеты, аналитические обзоры

Постоянно

358.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) по проведению Семинар-совещаний по реализации молодежной политики

5 лет ЭПК

9.7. Организация подготовки и переподготовки кадров в сфере молодежной политики

359.

Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации кадров в сфере молодежной политики

5 лет ЭПК

360.

Документы (справки, сведения, информации, переписка) о повышении квалификации и переподготовке кадров в сфере молодежной политики

5 лет ЭПК

361.

Договоры на оказание образовательных услуг и акты к ним

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

10. МОНИТОРИНГ РАСПРОСТРАНЕНИЯ ПРОТИВОПРАВНОЙ ИНФОРМАЦИИ В СЕТИ ИНТЕРНЕТ

362.

Документы (информации, переписка) по мониторингу информационных ресурсов в сети "Интернет" на предмет выявления террористических и экстремистских материалов

5 лет ЭПК

363.

Перечни видов информации, распространяемой посредством сети "Интернет", причиняющей вред здоровью и (или) развитию детей

ДЗН

364.

Документы (заявления, списки, справки, сводки, информации) о рассмотрении обращений граждан с жалобами на сайты, содержащими противоправную информацию в сети "Интернет"

5 лет ЭПК

11. ВЕДЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО РЕЕСТРА МОЛОДЕЖНЫХ И ДЕТСКИХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ, ПОЛЬЗУЮЩИХСЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОДДЕРЖКОЙ

365.

Федеральный реестр молодежных и детских общественных объединений, пользующихся государственной поддержкой

Постоянно

366.

Документы (уставы, ведомости) о ведении Федерального реестра молодежных и детских общественных объединений, пользующихся государственной поддержкой

Постоянно

367.

Документы (реестры, положения, информации, отчеты, переписка) об организации деятельности детских и молодежных объединений

5 лет ЭПК

368.

Документы (программы, планы, информации, отчеты, проспекты, буклеты) об организации и проведении молодежных акций, информационно-просветительных мероприятий

5 лет ЭПК

369.

Документы (программы, проекты, переписка) о взаимодействии с молодежными и детскими общественными объединениями

5 лет ЭПК

370.

Отчеты о реализации проектов некоммерческих организаций, в том числе молодежных и детских общественных объединений (за исключением казенных учреждений)

Постоянно

371.

Переписка с детскими и молодежными общественными объединениями по организационным вопросам деятельности

5 лет ЭПК

12. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12.1. Эксплуатация зданий, строений, сооружений

372.

Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) на оборудование и технические средства

3 года (1)

После списания технических средств

373.

Документы технического учета объектов недвижимого имущества (технические планы, технические и кадастровые паспорта)

Постоянно

374.

Исполнительная документация (акты, замечания, чертежи, экспертизы, результаты испытаний, сертификаты, журналы) по капитальному ремонту зданий

5 лет (1)

(1) После вывода объекта из эксплуатации

375.

Энергетические паспорта здания и документы (отчеты, формы, стандарты) по техническим аудитам (энергообследованиям)

ДЗН

376.

Ведомости выявленных дефектов и недоделок, дефектные ведомости и акты на ремонтные работы

5 лет (1)

(1) По объектам капитального ремонта - до вывода объекта из эксплуатации

377.

Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

378.

Планы (схемы) размещения подведомственных организаций

ДМН

3 года (1)

(1) После замены новыми

379.

Договоры энергоснабжения подведомственных Росмолодежи организаций

ДМН

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

380.

Договоры оказания коммунальных услуг подведомственными Росмолодежи организациями

ДМН

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

381.

Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

3 года

382.

Документы (акты, решения, о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации

До ликвидации организации

383.

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к эксплуатации в осенне-зимний период

3 года

384.

Акты снятия показаний счетчиков, ведомости потребления тепловой энергии, водоснабжения

3 года

385.

Отчеты об оценке объекта оценки ремонтов

5 лет ЭПК

386.

Переписка по эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков

5 лет

387.

Переписка по установлению прав на недвижимое имущество

5 лет ЭПК

388.

Переписка об оказании коммунальных услуг

5 лет

12.2. Транспортное обслуживание

389.

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

3 года (1)

(1) После списания транспортных средств

390.

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

3 года

391.

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 года

392.

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

1 год (1)

(1) При условии проведения проверки

393.

Акты служебного расследования дорожно-транспортного происшествия в организации; документы (протоколы, схемы, фотодокументы, сведения, объяснительные записки) к ним

5 лет (1)

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - Постоянно

394.

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта, об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

5 лет

395.

Паспорта транспортных средств и паспорта шасси транспортных средств

До списания транспортных средств

396.

Договоры купли-продажи транспортных средств

5 лет (1)

(1) После списания транспортных средств

12.3. Информационно-телекоммуникационное обеспечение

397.

Документы (докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 лет

398.

Документы (приказы, доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

Постоянно

5 лет

399.

Договоры по предоставлению услуг связи, эксплуатации, ремонту средств связи, акты к ним

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

400.

Схемы линий внутренней связи организации

ДЗН

401.

Документы (ведомости, акты, переписка) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

1 год (1)

(1) После устранения неполадок

402.

Журналы учета заявок о повреждении средств связи

1 год

403.

Схемы организации криптографической защиты

3 года (1)

(1) После замены новыми

404.

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и носителей с ключевой информацией

5 лет

405.

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет (1)

(1) После исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

406.

Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет (1)

(1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи

407.

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет

408.

Списки уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

5 лет (1)

(1) После замены новыми

409.

Журналы, базы данных:

(1) После замены ключа

а) поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 лет

б) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

5 лет (1)

13. ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ, ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА И ЗАЩИТА ОТ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ

13.1. Организация пропускного режима

410.

Инструкции, положения о пропускном и внутриобъектовом режимах

3 года (1)

(1) После замены новыми

411.

Договоры на оказание охранных услуг и документы (перечни и расчеты численности сотрудников внутриведомственной охраны, планы, схемы, акты обследования объектов) к ним

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

412.

Акты аттестации режимных помещений и документы (договоры, планы проверочных мероприятий, копии лицензий) к ним

5 лет (1)

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

413.

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, архивохранилищ, спецхранилищ, иных помещений, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

5 лет

414.

Документы (отчеты, служебные записки, акты) о проверке состояния пропускного и внутриобъектового режимов в подведомственных организациях

5 лет

415.

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий

5 лет ЭПК

416.

Документы (заявки, списки, служебные записки) о выдаче удостоверений, пропусков идентификационных карт, о допуске в служебные помещения, въезде и выезде транспортных средств в нерабочее время и выходные дни и по другим вопросам пропускного режима

3 года

1 год

417.

Журналы (базы данных) регистрации (учета и выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

3 года

418.

Перечни ответственных должностных лиц за опечатывание, сдачу под охрану, снятие с охраны помещений и ключей от них

3 года (1)

(1) После замены новыми

419.

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, материальных пропусков, идентификационные карты, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, идентификационных карт

1 год

420.

Служебные записки на разовые пропуска в служебные здания и материальные пропуска на вынос документов, книг, материальных ценностей

1 год (1)

(1) Материальные пропуска - 3 года

421.

Планы повышения защищенности критически важных объектов

5 лет (1)

(1) После замены новыми

422.

Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации и документы (акты обследования, ситуационные планы, схемы, расчеты и другие документы) к ним

3 года (1)

(1) После актуализации паспорта безопасности

423.

Журналы инструктажа по пропускному и внутриобъектовому режимам, порядку действий при угрозе совершения или совершении террористического акта на объекте

3 года

13.2. Обеспечение антитеррористической защищенности и пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций

424.

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

5 лет ЭПК

425.

Журналы:

а) эксплуатации систем противопожарной защиты

До прекращения эксплуатации системы

б) учета инструктажей по пожарной безопасности

3 года

426.

Декларации пожарной безопасности

ДЗН

427.

Инструкции о мерах пожарной безопасности, порядке действия дежурного персонала, взаимодействии с противопожарным подразделением ФПС МЧС России

3 года (1)

(1) После замены новыми

428.

Планы, карточки тушения пожаров

ДЗН

429.

Положения об обучении персонала организации мерам пожарной безопасности

3 года (1)

(1) После замены новыми

430.

Программы противопожарного инструктажа

ДЗН

431.

Документы (планы, справки, отчеты, рекомендации) о проведении занятий (бесед) по изучению требований и обучению мерам пожарной безопасности

3 года

432.

Документы (планы, справки, отчеты, акты) по проведению тренировок по эвакуации работников и посетителей при пожаре из здания

3 года

433.

Отчеты о состоянии пожарной безопасности

5 лет

434.

Планы эвакуации при пожаре

ДЗН

435.

Документы (планы, отчеты переписка и другие документы) о состоянии систем противопожарной защиты

5 лет

436.

Документы (акты, заключения, сведения, переписка) о пожарах

5 лет (1)

(1) С человеческими жертвами, уничтожением документов - Постоянно

437.

Паспорта на огнетушители

До завершения эксплуатации

10 лет

438.

Документы (докладные, служебные записки, справки, переписка, акты проверок состояния пожарной безопасности органами Государственного пожарного надзора) о соблюдении мер пожарной безопасности

10 лет

5 лет

439.

Техническая документация на системы противопожарной защиты (рабочая, эксплуатационная, акты, паспорта, регламенты)

До прекращения эксплуатации объекта или системы

440.

Документы (заявки, обоснования, переписка) о выделении финансовых средств на проведение работ по укреплению пожарной безопасности и антитеррористической защищенности

3 года

441.

Положения:

(1) После замены новыми

а) об организации и ведении гражданской обороны; об объектовом звене единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (РСЧС); о подготовке работников в области ГО и ЗЧС, о порядке создания, хранения использования и восполнения резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций, запасов гражданской обороны

3 года (1)

б) о работнике, уполномоченном на решение задач в области ГО и ЗЧС

ДЗН

442.

Планы гражданской обороны, планы приведения в готовность гражданской обороны

5 лет (1)

(1) После замены новыми

443.

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

5 лет (1)

(1) После замены новыми

444.

Документы (сведения, докладные записки, донесения, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС), состоянии ГО и ЗЧС

1 год

445.

Положения о комиссиях по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности (ЧСиПБ); по повышению устойчивости функционирования организации (ПУФ); эвакуационной комиссии, о нештатных и других формированиях ГО

3 года (1)

(1) После замены новыми

446.

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

5 лет (1)

(1) После замены новыми

447.

Перечни, штатно-должностные списки нештатных формирований гражданской обороны

1 год (1)

(1) После замены новыми

448.

Годовые планы основных мероприятий по вопросам гражданской обороны, защиты от чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности

3 года

449.

Документы (планы подготовки и проведения мероприятий, перечни, списки, обзоры) к планам по проведению учений и тренировок по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

3 года

450.

Планы-графики наращивания мероприятий по повышению устойчивости функционирования объекта в чрезвычайных ситуациях

5 лет

451.

Доклады, отчеты, сведения о состоянии ГО и ЗЧС, обучении работников, о запасах и резервах, представляемые в органы государственной власти и местного самоуправления

3 года

452.

Документы (планы, схемы, списки оповещения работников) по сигналам оповещения гражданской обороны при получении информации о чрезвычайной ситуации

ДЗН

453.

Переписка по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

3 года

454.

Журналы учета:

а) подготовки и повышения квалификации по ГО, ЗЧС и пожарной безопасности

5 лет

б) курсового обучения по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

3 года

14. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

14.1. Социальное страхование, социальная защита

455.

Листки нетрудоспособности

6 лет

456.

Книги, журналы, базы данных регистрации листков нетрудоспособности

6 лет

457.

Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников

5 лет

458.

Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)

ДЗН

459.

Сведения, предоставляемые в Фонд социального и пенсионного страхования Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета

5 лет

460.

Документы (протоколы, информации, справки, переписка) комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию

5 лет

461.

Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)

5 лет

462.

Договоры с медицинскими организациями

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

463.

Переписка со страховыми организациями по медицинскому страхованию

5 лет

464.

Переписка по вопросам государственного социального страхования

5 лет

465.

Договоры на проведение медицинского осмотра работников и документы (контингенты лиц, подлежащих медицинскому осмотру, заявки, справки, акты) к ним

5 лет (1)

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

466.

Списки детей работников организации

ДЗН

14.2. Обеспечение жильем и коммунальными услугами

467.

Документы (справки, сведения, переписка) по организации и обеспечению приема и размещения в гостиницах представителей российских и зарубежных делегаций

5 лет

468.

Положения о жилищных комиссиях

Постоянно

469.

Документы (протоколы, решения) о предоставлении федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

Постоянно

470.

Книги учета федеральных государственных гражданских служащих для получения единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

10 лет

471.

Учетные дела федеральных государственных гражданских служащих, состоящих на учете для предоставления единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

10 лет (1)

(1) После приобретения жилого помещения или после снятия с учета

472.

Переписка о предоставлении федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

5 лет

473.

Документы (заявления, справки, выписки, договоры) о передаче жилых помещений в собственность

До ликвидации организации

474.

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

3 года

Другие документы по теме

Приказ МВД России N 6, Минздрава России N 11н от 17.01.2025

"Об утверждении формы и порядка выдачи листка освобождения от выполнения служебных обязанностей по временной нетрудоспособности" (Зарегистрировано в Минюсте России 31.01.2025 N 81105)

Приказ Минэкономразвития России от 07.11.2024 N 699

"Об утверждении Порядка сообщения Министром экономического развития Российской Федерации, федеральными государственными гражданскими служащими Министерства экономического развития Российской Федерации о получении подарка в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей, его сдачи, оценки и реализации (выкупа)" (Зарегистрировано в Минюсте России 29.01.2025 N 81069)

Приказ Ростехнадзора от 20.01.2025 N 10

"О внесении изменений в приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 2 марта 2021 г. N 81 "Об утверждении перечней нормативных правовых актов (их отдельных положений), содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках государственного контроля (надзора), привлечения к административной ответственности"

Приказ Федеральной пробирной палаты от 14.01.2025 N 3н

"Об утверждении состава и элементов государственного пробирного клейма типа "Б", проставляемого механическим методом" (Зарегистрировано в Минюсте России 03.02.2025 N 81117)