Приказ Росимущества от 17.02.2023 N 32
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ
ПРИКАЗ
от 17 февраля 2023 г. N 32
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ
ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ, УТВЕРЖДЕННУЮ
ПРИКАЗОМ РОСИМУЩЕСТВА ОТ 27 ЯНВАРЯ 2021 Г. N 13
В соответствии с пунктом 20 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, а также в связи с изданием приказа Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях" (зарегистрирован Минюстом России 28 сентября 2022 г., регистрационный N 70271), в целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом приказываю:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденную приказом Росимущества от 27 января 2021 г. N 13 (далее - Инструкция), следующие изменения:
1.1. Абзацы второй и третий пункта 1.5 Инструкции изложить в следующей редакции:
"Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы с пометкой "ДСП"), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, предусмотренных подразделом 4.13 Инструкции.
Особенности работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами Росимущества.".
1.2. Пункт 3.2.5 Инструкции после абзаца первого дополнить абзацем следующего содержания:
"При направлении проекта нормативного правового акта на внешнее согласование на первой странице направляемого проекта документа на расстоянии двух межстрочных интервалов от верхнего поля у правой границы текстового поля печатается слово "Проект". В случае если проект нормативного правового акта оформляется без соответствующего бланка, указываются также реквизиты документа, предусмотренные пунктом 4.1.12 настоящей Инструкции: наименование Агентства, наименование вида документа.".
1.3. В пункте 3.2.10 Инструкции наименование постановления Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 изложить в следующей редакции "О разработке и утверждении административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг" (вместе с "Правилами разработки и утверждения административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора)", "Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг", "Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов осуществления государственного контроля (надзора) и административных регламентов предоставления государственных услуг")".
1.4. В абзаце третьем пункта 4.1.10 Инструкции слова "в журнале учета документов, содержащих сведения ограниченного распространения" заменить на слова "в журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее - журнал учета передачи документов "ДСП").
1.5. Пункт 4.8.15 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:
"В случае если приложением к документу, направляемому в стороннюю организацию, является исходящее письмо, доверенность Росимущества или входящий электронный документ, а также договор, оформленный в виде электронного документа и подписанный электронной подписью, то для отправки используется файл отображения документа либо, при отсутствии такого файла, оформляется копия документа на бумажном носителе.".
1.6. Абзац первый пункта 4.8.19 Инструкции изложить в следующей редакции:
"4.8.19. Согласование исходящих писем осуществляется в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.".
1.7. Абзац первый пункта 4.8.20 Инструкции изложить в следующей редакции:
"4.8.20. Служебные письма, содержащие информацию ограниченного распространения и имеющие отметку "Для служебного пользования" (при наличии приложения, направляемого только на бумажном носителе), готовятся не менее чем в трех экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - в Службу делопроизводства (визовый), третий - подразделению, готовившему документ (исполнителю).".
1.8. Абзац второй пункта 4.8.21 Инструкции изложить в следующей редакции:
"После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, оформленных на бумажном носителе (за исключением писем за подписью начальников структурных подразделений, не имеющих пометки "ДСП"), вместе с основаниями хранятся в Службе делопроизводства до передачи в архив.".
1.9. Раздел IV Инструкции дополнить подразделом 4.13 "Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения" согласно приложению N 1 к настоящему приказу.
1.10. Абзац третий пункта 6.3.8 Инструкции изложить в следующей редакции:
"При регистрации входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП", например: 12376-дсп.".
1.11. Абзац второй пункта 6.3.9 Инструкции исключить.
1.12. Пункт 6.4.4 Инструкции изложить в следующей редакции:
"6.4.4. Документы с пометкой "ДСП" на бумажном носителе передаются отделом входящей корреспонденции в секретариаты заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества под личную подпись работника, на которого возложены функции по ведению делопроизводства, в журнале учета передачи документов "ДСП".".
1.13. Пункт 6.4.19 Инструкции изложить в следующей редакции:
"6.4.19. Документы с пометкой "ДСП", оформленные на бумажных носителях, после внесения утвержденной уполномоченным лицом резолюции в ЭРК документа передаются отделом контроля в отдел входящей корреспонденции для дальнейшей передачи (при необходимости) в приемные заместителей руководителя/структурные подразделения Росимущества по журналу учета передачи документов "ДСП".".
1.14. Пункт 6.6.8 Инструкции изложить в следующей редакции:
"6.6.8. При регистрации исходящих документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, к исходящему номеру документа добавляется пометка "ДСП".".
1.15. Пункт 6.7.3 Инструкции изложить в следующей редакции:
"6.7.3. Отправляемые Росимуществом документы передаются почтовой связью, федеральной фельдъегерской связью, с помощью электронных каналов связи или нарочно с учетом требований порядка передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, утвержденного приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".".
1.16. Абзац первый пункта 6.7.8 Инструкции после слов "в соответствии с" изложить в следующей редакции: "постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации электронного взаимодействия" и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Минцифры России и ФСО России от 4 декабря 2020 г. N 667/233".
1.17. Абзац третий пункта 6.7.8 Инструкции исключить.
1.18. В абзаце первом пункта 6.8.2 и абзаце втором пункта 6.8.8 Инструкции слова "в журнале учета документов "ДСП" заменить словами "в журнале учета передачи документов "ДСП".
1.19. В абзаце первом пункта 9.1.13 Инструкции слова "документы, содержащие сведения ограниченного доступа," заменить словами "документы с пометкой "ДСП".
1.20. В пункте 9.2.12 Инструкции слова "пометкой "Для служебного пользования" заменить словами "пометкой "ДСП" в соответствующем падеже (за исключением слов "дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования").
1.21. В бланках писем Росимущества (приложения N 2, 3, 4 к Инструкции) в реквизите "Справочные данные о государственном органе" адрес электронной почты и адрес официального сайта Росимущества изложить в следующей редакции: "e-mail: rosim0@rosim.gov.ru, http://rosim.gov.ru".
1.22. Дополнить Инструкцию приложением N 66 "Особенности оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения" согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росимущества Пономарева А.В.
Врио руководителя
М.Е.ИВАНОВСКАЯ
Приложение N 1
к приказу Федерального агентства
по управлению государственным имуществом
от 17 февраля 2023 г. N 32
"4.13. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
4.13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росимущества, его территориальных органов, подведомственных Росимуществу предприятий и учреждений, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Росимущество несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, пользователю или иному лицу.
4.13.2. Приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях" определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям; порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, а также организация защиты служебной информации ограниченного распространения, в том числе содержащейся на машинном носителе информации.
4.13.3. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники Росимущества могут быть привлечены к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством Российской Федерации, ответственности.
4.13.4. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, имеющих гриф ограничения доступа (далее - пометка "ДСП"), осуществляет Служба делопроизводства с использованием АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.
4.13.5. Документы (проекты документов) с пометкой "ДСП", в связи с незначительным объемом таких документов, учитываются и регистрируются совместно с другими несекретными документами с добавлением к регистрационному индексу такого (входящего, исходящего или распорядительного) документа пометки "ДСП".
В системе электронного документооборота АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества, исполнителем создается ЭРК документа с заполнением всех обязательных полей, с указанием содержания документа, связей с другими документами, виз согласования (для исходящего или распорядительного документа), а также проставлением в поле "Особые отметки" отметки "ДСП" и количества экземпляров документа, предназначенных для отправки.
4.13.6. При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа, он учитывается как документ с пометкой "ДСП".
Обращение с поступившими в Росимущество документами, имеющими пометки "Коммерческая тайна", "Конфиденциально" или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке документов (материалов) с такими пометками на сопроводительном письме к ним проставляется пометка "ДСП".
4.13.7. Подготовка, согласование и подписание исходящих документов (проектов документов) с пометкой "ДСП", подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ, а также докладных и служебных записок проходит в АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества.
При этом если приложением к докладной (служебной) записке является зарегистрированный ранее документ (копия документа) с пометкой "ДСП" (например, приказ, исходящее письмо или входящий документ), в поле "Комментарии" ЭРК докладной (служебной) записки делается запись о том, куда он направлен, в каком количестве, номер экземпляра, а также указывается его копийность. При направлении одновременно подлинника документа и его копий оформляется запись о том, что направляется подлинник "+" количество копий. В том случае, если направляется только подлинник документа, копийность не указывается.
Особенности оформления документов с пометкой "ДСП" изложены в приложении N 66 к настоящей Инструкции.
4.13.8. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного на бумажном носителе и подписанного документа с пометкой "ДСП" в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки (за исключением документов, подлежащих отправке посредством МЭДО и АС ДОУ).
При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой "ДСП" (например, приказа или информационного письма) его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки. Номера экземпляров проставляются после тиражирования такого документа.
4.13.9. Передача входящих документов и распорядительных актов Росимущества, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) на бумажных носителях (при необходимости) осуществляется работниками Службы делопроизводства, делопроизводителями подразделений в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя под личную подпись исполнителя либо делопроизводителя структурного подразделения (работника, обеспечивающего работу приемной заместителя руководителя Росимущества) в журнале учета передачи документов "ДСП" <1>.
--------------------------------
<1> Рекомендуемая форма акта предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".
Журналы учета передачи документов "ДСП" должны вестись во всех структурных подразделениях Росимущества и приемных заместителей руководителя Росимущества.
4.13.10. Исполненные входящие документы с пометкой "ДСП", поступившие на бумажных носителях, с отметкой об исполнении формируются в соответствующие дела структурного подразделения либо, при отсутствии надобности, по истечении календарного года передаются служебной запиской с перечнем передаваемых документов для оперативного хранения в архив Росимущества.
Поступившие документы с пометкой "ДСП", являющиеся основаниями к изданию распорядительных актов, передаются вместе с этими документами в Службу делопроизводства, где формируются в соответствующие дела.
Информация о передаче документов в другие структурные подразделения, в том числе в Службу делопроизводства, в обязательном порядке отражается в Журнале учета передачи документов "ДСП", а также в ЭРК документа в АС ДОУ.
4.13.11. Помещения, в которых ведется работа с документами с пометкой "ДСП", должны обеспечивать сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц во время отсутствия в помещении делопроизводителей или исполнителей.
4.13.12. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "ДСП".
4.13.13. Уничтожение документов и дел с пометкой "ДСП" с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в установленном порядке по акту о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения <2>, с указанием номеров экземпляров.
--------------------------------
<2> Рекомендуемая форма журнала предусмотрена приказом Росимущества от 29 июля 2022 г. N 169 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Росимущества, территориальных органах Росимущества, подведомственных Росимуществу предприятиях и учреждениях".
Отбор и уничтожение документов с пометкой "ДСП" производятся комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.
Акт о выделении к уничтожению документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется в одном экземпляре, последний лист подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии.
Акт подлежит согласованию Центральной экспертной комиссией Росимущества и утверждается ее председателем либо заместителем руководителя, координирующим деятельность структурного подразделения, к компетенции которого относятся уничтожаемые документы. Копии актов направляются в соответствующее подразделение Службы делопроизводства.
В учетных формах делается отметка об уничтожении документов со ссылкой на соответствующий акт.
Документы с пометкой "ДСП", хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в установленном порядке.".
Приложение N 2
к приказу Федерального агентства
по управлению государственным имуществом
от 17 февраля 2023 г. N 32
"Приложение N 66
к п. 4.13.7
ОСОБЕННОСТИ
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
1. При наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа (далее - гриф "ДСП") на каждом экземпляре документа, а также на его проекте оформляется ограничительная надпись: "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") и номер экземпляра документа.
При подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа) и приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам (проектам документов).
Ограничительная надпись печатается через один межстрочный интервал.
При необходимости (по усмотрению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения) под пометкой "ДСП" (до номера экземпляра документа) помещают срок ограничения доступа к документу.
Например:
Для служебного пользования
Срок ограничения - до 31.12.2026
Экз. N ____
2. Отметка о наличии приложения к документу с грифом ограничения доступа оформляется в соответствии с пунктом 5.19 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", если приложение является открытым, то есть не содержит служебную информацию ограниченного распространения.
Если приложение содержит служебную информацию ограниченного распространения и может быть использовано в виде самостоятельного документа, то в отметке о наличии приложения проставляется его учетный номер, гриф ограничения доступа (полностью), номер (номера) экземпляра, количество листов в экземпляре. Каждое такое приложение имеет самостоятельный регистрационный номер, самостоятельный гриф ограничения доступа и номер экземпляра (не относится к приложениям к распорядительным документам). При наличии нескольких приложений они нумеруются.
В зависимости от того, названо ли оно в тексте документа и является ли оно открытым или имеет гриф ограничения доступа, приложение может быть оформлено следующим образом:
Приложение:
N 16 для служебного пользования, экз. N 2 на 6 л.
или
Приложение:
1. Справка о реализации имущества, N 17 для служебного пользования, экз. N 1,2 на 9 л. каждый
2. Акт о списании на 3 л. в 2 экз.
Приложение к распорядительному документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, отдельно не учитывается, а составляет с ним единый документ и оформляется следующим образом:
Приложение N 2
к приказу Федерального
агентства по управлению
государственным имуществом
от 10.10.2021 N 345/дсп
или
Приложение N 2
к распоряжению
Росимущества
от 10.09.2021 N 457-р/дсп
3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа (проекта документа) с пометкой "Для служебного пользования" указываются в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта "Times New Roman" размером N 12 через одинарный межстрочный интервал:
количество отпечатанных экземпляров документа;
указатель рассылки экземпляров (до 4 экземпляров включительно);
фамилия и инициалы исполнителя;
телефон исполнителя;
дата печатания.
Например:
Отпечатано в 4 экз.
Экз. 01 - в Минфин России
Экз. 02 - в МВД России
Экз. 03 - в Управление информационной политики, делопроизводства и архива
Экз. 04 - в дело N 03-41 (Экземпляр подразделения-исполнителя)
Фамилия Имя Отчество (при наличии)
(495) 698-71-47 (доб. XXXX)
01.09.2022
Аналогичная запись оформляется на приложениях к документу, если они готовятся одновременно с этим документом и могут быть впоследствии использованы в качестве самостоятельного документа.
При печатании более 4 экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Например:
Отпечатано в 7 экз.
Экз. 01 - 05 - согласно указателю рассылки
Экз. 06 - в Управление информационной политики, делопроизводства и архива
Экз. 07 - в дело N 05-21 (Экземпляр подразделения-исполнителя)
Фамилия Имя Отчество (при наличии)
(495) 698-71-47 (доб. 0000)
01.06.2022
При подготовке документов с пометкой "ДСП", предназначенных для отправки только по системе МЭДО или АС ДОУ с автоматизированных рабочих мест, подключенных к защищенной сети передачи данных Росимущества, отметка об исполнителе проставляется на последнем (подписном) листе письма.
При наличии смешанного алгоритма отправки документа (например, МЭДО, АС ДОУ, почтовая или фельдъегерская связь) на документе, оформляемом на бумажном носителе, производится следующая запись:
Отпечатано в 3 экз.
Экз. 01 - в Минфин России (отправка в форме электронного документа в системе МЭДО)
Экз. 02 - в МВД России
Экз. 03 - в Управление информационной политики, делопроизводства и архива
Фамилия Имя Отчество (при наличии)
(495) 698-71-47 (доб. XXXX)
01.10.2022
Экземпляр для подразделения, подготовившего документ, при этом не оформляется.".