Приказ Росжелдора от 28.05.2007 N 129

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ПРИКАЗ

от 28 мая 2007 г. N 129

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, а также в целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Заместителям руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками соответствующих управлений.

3. Руководителям территориальных управлений Федерального агентства железнодорожного транспорта в работе со служебными документами и обращениями граждан руководствоваться требованиями Инструкции.

4. Признать утратившим силу Приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 17 марта 2005 г. N 8 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта".

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Административно-кадрового управления А.М. Беспалова.

Руководитель

И.В.РОМАШОВ

Приложение N 1

к Приказу Росжелдора

от 28 мая 2007 г. N 129

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933) на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Федерального агентства железнодорожного транспорта.

1.3. Росжелдор организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламента Федерального агентства железнодорожного транспорта, утвержденного Приказом Росжелдора от 05.04.05 N 11 <*>, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

--------------------------------

<*> Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2005 N 6617.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росжелдоре, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

1.6. Правила работы с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну, установлены законодательством Российской Федерации о коммерческой тайне.

1.7. Правила работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируются специальной инструкцией.

1.8. Основные требования по организации делопроизводства в Росжелдоре:

ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;

руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство Росжелдора о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах;

при смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним;

при увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения через работника, ответственного за делопроизводство, другим работникам с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив;

в случае увольнения работника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому работнику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность;

в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) структурного подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют их для последующей передачи в архив Росжелдора независимо от сроков хранения;

порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается руководством Росжелдора. Ограничения на использование служебной информации не должны противоречить законодательству Российской Федерации;

руководители структурных подразделений и работники Росжелдора несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации;

при утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росжелдора и начальника Административно-кадрового управления, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, руководителем структурного подразделения составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем Росжелдора (заместителем руководителя) и представляется в Административно-кадровое управление вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.

1.9. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росжелдора осуществляются отделом документационного обеспечения и архивов Административно-кадрового управления (далее - служба ДОУ).

II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Росжелдора должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.2. В Росжелдоре применяются бланки:

бланк приказа продольный;

бланк распоряжения продольный;

бланк руководителя угловой;

бланк заместителя руководителя угловой;

общий бланк угловой;

бланк структурного подразделения угловой;

бланк командировочного удостоверения.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны их расположения) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения).

2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росжелдора.

2.1.4. За исключением случаев, предусматривающих использование Государственного герба Российской Федерации, документы Росжелдора оформляются на бланках с воспроизведением эмблемы Росжелдора.

2.1.5. Документы, издаваемые от имени Росжелдора и другого федерального органа исполнительной власти либо организации, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

При переписке между структурными подразделениями Росжелдора бланки не используются.

2.1.6. Бланки документов Росжелдора должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росжелдора или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся начальником Административно-кадрового управления вместе с образцами бланков.

Образцы бланков Росжелдора приведены в Приложениях N 1 - 10 к настоящей Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов в процессе

подготовки документов в Росжелдоре

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696).

2.2.2. Эмблема Росжелдора.

Эмблема Росжелдора может помещаться на бланках документов с угловыми штампами Росжелдора в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 162 "Об учреждении эмблемы и флага Федерального агентства железнодорожного транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст. 1542).

2.2.3. Код Росжелдора (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Росжелдора).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росжелдора).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.6. Наименование Росжелдора.

Наименование Росжелдора должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 397 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3344). Сокращенное наименование помещается в скобках ниже полного.

Над наименованием Росжелдора указывается полное или сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации, в ведении которого он находится.

2.2.7. Справочные данные о Росжелдоре.

Справочные данные о Росжелдоре включают почтовый адрес и номер телефона/факса.

2.2.8. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Росжелдором, должно соответствовать виду документа, предусмотренного Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.9. Код формы документа (указывается по усмотрению Росжелдора).

Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.10. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные Росжелдором совместно с одним или более федеральными органами исполнительной власти или другой организации, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например 04.03.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 4 марта 2007 г.

2.2.11. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса Административно-кадрового управления, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, например:

АКУ-10/625, где АКУ - индекс Административно-кадрового управления, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 625 - порядковый номер документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса руководства Росжелдора либо структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и приставки "ис", например:

ИР-10/793-ис, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 793 - порядковый номер документа.

УЭФ-9/57-ис, где УЭФ - индекс Управления экономики и финансов, 9 - индекс дела по номенклатуре дел, 57 - порядковый номер документа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Регистрационные номера кадровых приказов состоят из порядкового номера и соответствующих приставок "к" (кадровый), "лс" (по личному составу) и "н" (о награждениях), например: N 18/к, N 30/лс, N 24/н.

Регистрационный номер распоряжения состоит из индекса руководства Росжелдора, порядкового номера и приставки "р", например:

ИР-43-р, где ИР - индекс секретариата руководителя Росжелдора, 43 - порядковый номер документа.

Индексы руководства и структурных подразделений центрального аппарата Росжелдора приведены в Приложении N 20 к настоящей Инструкции.

Документы, подписываемые руководителем Росжелдора и заместителями руководителя Росжелдора, регистрируются службой ДОУ.

Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному составу и приказов о награждениях - отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления.

В нерабочее время, выходные и праздничные дни документы, подписываемые руководителем Росжелдора, регистрируются секретариатом руководителя Росжелдора либо ответственным дежурным по Росжелдору. При этом в первый рабочий день после таких дней визовая копия документа подлежит возврату в службу ДОУ.

Документы, подписываемые руководителями структурных подразделений, регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Заверенные копии зарегистрированных и отправленных документов с подлинными визами остаются в структурных подразделениях по месту их регистрации и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту, например:

2.2.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:

На N 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006.

2.2.13. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.2.14. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документов. Образец рассылки служебных документов приведен в Приложении N 19 к настоящей Инструкции.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

2.2.15. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

2.2.16. Резолюция.

По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения, руководитель Росжелдора и (или) его заместители, курирующие соответствующие структурные подразделения, в пределах их компетенции дают письменные поручения в форме резолюций.

Поручения, содержащиеся в резолюции руководителя Росжелдора или его заместителя, оформляются на бланке установленного образца с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Образцы бланков резолюций приведены в Приложениях N 16, 17 к настоящей Инструкции.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюции руководителя Росжелдора или его заместителей по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

Поручения руководителя Росжелдора или его заместителей, содержащиеся в резолюции, определяются в соответствии с компетенцией исполнителя, указанной в соответствующем положении о структурном подразделении. В случае если поручение выходит за пределы компетенции ответственного исполнителя (соисполнителей), определенного поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв." и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Внесение изменений в резолюцию, в том числе изменение ответственных исполнителей по документу, допускается после согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем, давшим поручение.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю Росжелдора или его заместителю, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты поступления поручения в соответствующее структурное подразделение; по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

2.2.17. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, иметь согласование с наименованием вида документа.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал строчными буквами (за исключением начальной буквы), выделяется полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. При оформлении заголовка к тексту документа используется шрифт Times New Roman размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен отвечать на вопросы:

"О чем?" ("О ком?"), например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"Чего?" ("Кого?"), например:

Должностной регламент

главного специалиста-эксперта

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок к тексту служебного письма печатается с выравниванием по левому краю текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) шрифтом Times New Roman размером N 12 через один интервал. Последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на номер, например:

Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки не более 28 печатных знаков).

2.2.18. Отметка о контроле.

Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.19. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом Times New Roman размером N 14 (кроме особо указанных случаев) и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах указаны только их номера.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Росжелдор не возражает").

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

2.2.20. Отметка о наличии приложений.

В письме, имеющем приложения, названные в тексте письма, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу печатают слово "Приложение", наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер, например:

Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

2.2.21. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы государственной власти, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем Росжелдора или лицом, исполняющим его обязанности, либо заместителями руководителя по соответствующему поручению руководителя Росжелдора.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Росжелдора, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Письмо, подписываемое лицом, исполняющим обязанности руководителя Росжелдора, оформляется на общем бланке Росжелдора.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.22. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также корректором.

Документы, представляемые на подпись руководителю Росжелдора, должны быть согласованы с заместителем руководителя Росжелдора, курирующим структурное подразделение, являющееся головным исполнителем.

Документы, содержащие поручения работникам Росжелдора, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или на отдельном листе согласования, либо грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, наименование структурного подразделения (полное или сокращенное), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа (распоряжения, протокола). На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Согласование проекта служебного письма оформляется визой на втором экземпляре или на отдельном листе согласования, который направляется в дело.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, а также проекта документа, который должен быть согласован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется на последнем листе текста согласуемого документа грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) в именительном падеже, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". Образец оформления листа согласования приведен в Приложении N 15 к настоящей Инструкции.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Росжелдора;

с руководителями организаций, подведомственных Росжелдору, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями - при необходимости;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.2.23. Оттиск печати.

Росжелдор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.24. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Росжелдора.

2.2.25. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа шрифтом Times New Roman размером N 10.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, сокращенное наименование структурного подразделения и номер его служебного телефона, например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя Росжелдора (заместителя руководителя) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.

2.2.26. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Росжелдор содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.2.28. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Росжелдоре.

2.3. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

2.3.1. Приказ, распоряжение

2.3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Росжелдора.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Росжелдора, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений или поручений руководителя Росжелдора либо его заместителей.

В случае если проект приказа влечет за собой необходимость внесения изменений в другие приказы, эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта приказа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль правильности оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.

2.3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, корректором, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальниками Административно-кадрового управления и Управления учебных заведений и правового обеспечения (визирует проекты нормативных правовых актов).

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю Росжелдора на подпись, визируются заместителем руководителя Росжелдора в соответствии с распределением обязанностей.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются исполнителем (на оборотной стороне полистно) и руководителем структурного подразделения, внесшего проект (на оборотной стороне последнего листа каждого приложения).

2.3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа и распоряжения является дата его подписания.

Регистрация приказов по основной деятельности Росжелдора и распоряжений осуществляется службой ДОУ, приказов по личному составу и приказов о награждениях - отделом кадров и государственной службы Административно-кадрового управления (пункт 2.2.11 настоящей Инструкции).

2.3.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью Административно-кадрового управления и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется исполнителю и в Административно-кадровое управление.

Подлинники приказов (распоряжений) с указателями рассылки остаются в службе ДОУ для оперативного хранения и последующей передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Подлинники кадровых приказов остаются в отделе кадров и государственной службы Административно-кадрового управления.

2.3.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование - Федеральное агентство железнодорожного транспорта.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Заголовок к тексту приказа. Порядок оформления заголовка определяется в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа. Технические требования к оформлению текста определяются в пункте 2.2.19 настоящей Инструкции.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый (изменяемый, дополняемый) документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Росжелдора, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.3.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ" - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления совместного приказа федеральных органов исполнительной власти приведен в пункте 2.2.11 настоящей Инструкции.

2.3.2. Положение, правила, инструкция

2.3.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росжелдора.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Росжелдора, или как акты, утверждаемые Росжелдором; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росжелдора.

2.3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Росжелдора. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 13 к настоящей Инструкции.

2.3.3. Протокол

2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.

2.3.3.2. Проведение записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на работников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Проведение записи во время оперативных совещаний, заседаний Совета Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Совет Агентства), а также сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретариат Совета Агентства.

Проведение записи во время заседаний Экспертно-консультационного совета Федерального агентства железнодорожного транспорта (далее - Экспертно-консультационный совет), а также подготовка текста протокола возлагается на секретариат Экспертно-консультационного совета.

Протокол совещания (заседания) должен быть составлен, как правило, в течение суток со времени проведения совещания (заседания).

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.3.3.3. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке Росжелдора формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 интервал, выравнивается по центру и отделяется от текста протокола сплошной чертой.

Место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, выравнивается по центру и пишется между реквизитами "дата" и "номер".

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.3.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий - И.О. Фамилия;

Секретарь - И.О. Фамилия;

Присутствовали: (печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие) - список присутствовавших с указанием должностей, инициалов и фамилий или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра транспорта Российской Федерации;

заместители руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.3.3.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Порядок оформления вводной части текста краткого протокола аналогичен порядку оформления вводной части текста полного протокола, указанного в подпункте 2.3.3.4. В вводной части текста краткого протокола повестка дня не указывается.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом Times New Roman размером N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.3.3.6. Протокол подписывается председательствующим (председателем) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета Агентства, Экспертно-консультационного совета, протоколы оперативных совещаний и др. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов Росжелдора и организаций, принимавших участие в совещании (заседании).

Протоколы оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета регистрируются службой ДОУ.

Протоколы совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, регистрируются соответствующими структурными подразделениями, которыми инициировано проведение совещаний (заседаний) и на которые возложена их подготовка и организация.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с индексацией, принятой в Росжелдоре.

Например: 01.01.2007 N 1-са (протокол Совета Агентства), 01.01.2007 N 1-экс (протокол Экспертно-консультационного совета), 01.01.2007 N 1-оп (протокол оперативного совещания) и т.п.

2.3.3.7. Копии протоколов оперативных совещаний и заседаний Совета Агентства при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает секретарь Совета Агентства. Копии протоколов заседаний Экспертно-консультационного совета - секретариат Экспертно-консультационного совета. Копии протоколов совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, - ответственный исполнитель структурного подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Копии протоколов оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

2.3.3.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, и протоколы совещаний (заседаний), проводимых руководителями структурных подразделений, хранятся в соответствующих структурных подразделениях, на которые возложена подготовка и организация совещаний (заседаний), а также их регистрация.

Протоколы оперативных совещаний, заседаний Совета Агентства и Экспертно-консультационного совета хранятся в Административно-кадровом управлении.

Образец бланка протокола приведен в Приложении N 10 к настоящей Инструкции.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в Приложениях N 11, 12 к настоящей Инструкции.

2.3.4. Служебные письма

2.3.4.1. Служебные письма Росжелдора готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы Росжелдора на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росжелдора;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

2.3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Росжелдора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, либо сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя (заместителя руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.3.4.3. Служебные письма, подписываемые руководителем Росжелдора и его заместителями, оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебные письма, подписываемые руководителями структурных подразделений в пределах их полномочий, оформляются на бланках структурных подразделений с воспроизведением эмблемы Федерального агентства железнодорожного транспорта. При этом в тексте обязательно указывается, что письмо написано от имени структурного подразделения Росжелдора.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 без использования бланка. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших совместное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "подпись".

При служебной переписке между структурными подразделениями Росжелдора бланки не используются.

2.3.4.4. При подготовке служебных писем следует руководствоваться общими требованиями к оформлению реквизитов документов, закрепленных в главе 2.2 настоящей Инструкции.

Обязательными реквизитами являются:

адресат;

дата письма;

регистрационный номер письма;

заголовок к тексту письма;

подпись;

лист согласования либо визы;

отметка об исполнителе.

В служебном письме-ответе указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенно.

Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа под чертой указывается также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручение, например: поручение Правительства Российской Федерации от 01.01.2007 N АЖ-Ш0-1205. Ответы на обращения граждан заголовка не имеют. Порядок оформления заголовка определяется в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции.

В служебном письме, имеющем приложение, после текста письма делается отметка о наличии приложения.

Служебное письмо Росжелдора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Согласование проекта служебного письма проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта служебного письма оформляется визой на втором экземпляре или на отдельном листе согласования, который направляется в дело.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.3.4.5. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: "Федеральное агентство железнодорожного транспорта считает...", "Росжелдор рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.3.4.6. Служебные письма представляются на подпись руководству Росжелдора со всеми документами, явившимися основанием их подготовки, и с приложением завизированных копий (в 4-х экземплярах).

Документы, подготовленные на подпись руководителю Росжелдора, должны представляться исполнителем через секретариат Административно-кадрового управления (с обязательной визой корректора), на подпись заместителям руководителя Росжелдора - через секретариат заместителя руководителя Росжелдора.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

2.3.4.7. Ответственность за своевременную и качественную подготовку служебных писем, в том числе за их содержание, согласование, аккуратность, грамотность, четкость редакции, соблюдение требований по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших документы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

2.3.4.8. Внесение изменений в первый экземпляр подписанного документа, а также в первый экземпляр согласованного проекта не допускается.

2.3.4.9. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в правом верхнем углу первого листа. Например:

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

При оформлении писем иным зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество его строк должно быть не более 6, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то можно использовать шрифт меньшего размера. Реквизит должен быть набран компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель" - к должностному лицу, фамилия которого не известна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. Варианты оформления отметки о наличии приложения приводятся в пункте 2.2.20 настоящей Инструкции.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

2.3.5. Особенности оформления документов,

передаваемых по информационным системам общего пользования

2.3.5.1. Телеграмма.

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

наименование документа - телеграмма;

отметка о категории телеграммы - "Правительственная", "Срочная" и т.д.;

адресат - подробный адрес с указанием номера отделения связи, позволяющего обеспечить доставку телеграммы адресату (кроме железнодорожных адресатов), и полное наименование адресата (железнодорожные адресаты допускается указывать сокращенно);

текст - содержание телеграммы;

регистрационный номер и дата регистрации;

подпись;

расшифровка подписи;

отметка об исполнителе.

Телеграммы оформляются на бумаге формата А4 согласно образцу, приведенному в Приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается через 2 интервала прописным шрифтом без абзацев, исправлений, переноса слов. Заголовок на телеграммах не проставляется.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, наименование "Росжелдор", исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя, ставится печать, удостоверяющая подпись.

Визы проставляются на оборотной стороне первого экземпляра (подлинника) телеграммы. Порядок согласования текста телеграммы, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку согласования документов, установленному для служебных писем.

Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей.

Правительственные телеграммы подписываются только руководителем Росжелдора или его заместителями.

Если телеграмма содержит более 4-х адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них подробного адреса получателя.

Подписанные руководителем Росжелдора или его заместителями телеграммы представляются исполнителем, подготовившим текст телеграммы, на регистрацию в службу ДОУ с приложением двух копий и указанием на каждой из них подробного адреса получателя и отправляются через почтовое отделение "Почты России". Копии отправленных телеграмм с отметкой почты России хранятся в службе ДОУ (экспедиции).

Телеграммы, подписанные руководителем структурного подразделения, регистрируются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, с последующим их отправлением через почтовое отделение "Почты России" и формированием в дела.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

2.3.5.2. Факсограмма.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы (факсограммы) должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа (факсограммы), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать через факсимильную связь текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

На передаваемом документе (факсограмме) в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа (факсограммы) ставится отметка об исполнителе.

Документ (факсограмма), подписанный руководителем Росжелдора или его заместителями, регистрируется службой ДОУ; руководителями структурных подразделений - лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о времени отправки.

Поступившие в Росжелдор факсограммы подлежат обязательному учету. Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

2.3.5.3. Телефонограмма.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству Росжелдора на рассмотрение, второй подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства Росжелдора подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Росжелдоре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росжелдоре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта, настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.1.3. При применении электронного документооборота Административно-кадровое управление совместно с Институтом проблем передачи информации Российской академии наук разрабатывает маршруты движения документов.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Росжелдор осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования.

С помощью почтовой связи в Росжелдор доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан.

3.3. Прием, обработка и распределение

поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Росжелдор на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции производится работниками службы ДОУ (экспедиции).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично", "На конкурс"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к документу, количество листов приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом сообщается отправителю.

Полученные документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (журнале) (далее - РКФ). Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены в Приложении N 18 к настоящей Инструкции. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование "Росжелдор", дату и регистрационный номер.

3.3.2. Регистрация документов производится централизованно в службе ДОУ с вводом информации о них в электронную базу данных КДС.

При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: входящий номер и дата, вид документа, корреспондент, фамилия подписавшего, исходящий номер и дата, а также краткое содержание документа и исходящий номер документа Росжелдора, если имеется на него ссылка.

3.3.3. Документы, адресованные руководству Росжелдора, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются начальником Административно-кадрового управления, а затем направляются руководству Росжелдора или в соответствующие структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Росжелдора и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного в Росжелдоре распределения обязанностей для подготовки проекта резолюции и доклада руководителю Росжелдора. Доклад документов осуществляется по мере их поступления в службу ДОУ в течение дня.

Тексты проектов резолюций и список предполагаемых исполнителей вводятся в электронную базу данных КДС. Проект резолюции распечатывается в одном экземпляре на бланке установленной формы (Приложения N 17, 18 к настоящей Инструкции) и вместе с документом поступает на доклад руководителю Росжелдора. К проекту резолюции также подкладываются распечатанные регистрационные карточки документов, на которые в поступившем документе имеется ссылка.

Рассмотренные руководителем Росжелдора документы возвращаются в службу ДОУ для постановки на контроль. В соответствии с фактически подписанной резолюцией в электронную базу данных КДС вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам структурных подразделений.

3.3.4. Документы передаются на исполнение заместителям руководителя Росжелдора и структурным подразделениям через службу ДОУ (экспедицию) под расписку в РКФ. При этом производится переадресация документов в электронной базе данных КДС.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, для последующей организации исполнения документа.

Подлинник документа, который требует срочного исполнения несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Передача подлинника документа от одного структурного подразделения-исполнителя к другому структурному подразделению-соисполнителю осуществляется через службу ДОУ с соответствующими отметками в электронной карточке.

3.3.5. Документ (копия документа) с резолюцией руководителя Росжелдора, поступивший из службы ДОУ для доклада заместителю руководителя Росжелдора, подлежит обработке в электронной базе данных КДС.

Подлинник документа возвращается в службу ДОУ для дальнейшего прохождения.

3.3.6. Документы, направленные в соответствии с резолюцией руководителя Росжелдора его заместителям или структурным подразделениям, доставляются службой ДОУ (экспедицией) регулярно в соответствии с установленным графиком и сдаются работникам структурных подразделений под роспись.

Срочные документы подлежат доставке вне графика.

3.3.7. Подлинники завершенных делопроизводством документов (после ознакомления, исполнения и снятия с контроля) подлежат незамедлительному возврату в службу ДОУ для оперативного хранения и последующей сдачи в архив. Возврат документов и их местонахождение фиксируется в электронной базе данных КДС.

3.3.8. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству Росжелдора и исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией.

3.3.9. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована.

3.3.10. Поступающие на имя руководства Росжелдора и структурных подразделений через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсограммы) приравниваются к аналогичным официальным документам и порядок их обработки, распределения и прохождения аналогичен порядку, установленному для документов, поступающих в Росжелдор на бумажных носителях, с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения и доставки.

Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется службой ДОУ в соответствующее структурное подразделение (исполнителю) в соответствии с резолюцией руководства Росжелдора с тем же регистрационным номером.

3.3.11. Порядок оформления служебных писем, отправляемых структурными подразделениями Росжелдора через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку оформления служебных писем, установленному в главе 2.3.4 настоящей Инструкции.

Оригинал отправленного факсимильной связью документа может отправляться адресату с пометкой "Факс с досылкой" или в дело с пометкой "Когда и кем отправлен факс".

3.3.12. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль использования факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.13. Документы в электронном виде, поступающие в Росжелдор, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством Росжелдора и доставляются исполнителям.

3.4. Организация обработки

и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые Росжелдором, передаются почтовой связью и по информационным системам общего пользования.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

С помощью информационных систем общего пользования служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника службы ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются на подпись руководителю Росжелдора через службу ДОУ, которая осуществляет контроль правильности их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководством Росжелдора и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

3.6. Учет количества документов

3.6.1. Учет количества документов проводится ежеквартально структурными подразделениями Росжелдора по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов в срок до 10 числа месяца, следующего за окончанием квартала, предоставляются в службу ДОУ по установленной форме (Приложение N 21 к настоящей Инструкции).

За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

3.6.2. Служба ДОУ на основе подсчета общего количества зарегистрированных документов и обобщения данных, представленных структурными подразделениями, проводит анализ документооборота по Росжелдору для представления руководству Росжелдора.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме и учитываются по каждой группе отдельно.

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы и др.) или внутреннего документа (приказа, распоряжения и др.), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росжелдора или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Руководители структурных подразделений обеспечивают и организуют оперативное рассмотрение и исполнение поступивших к ним документов.

3.7.2. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая содержит фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя Росжелдора и дату.

Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Росжелдора и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

3.7.3. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Росжелдора направляется заместителю руководителя Росжелдора, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя Росжелдора направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) руководителя Росжелдора адресовано только заместителям, то заместитель руководителя Росжелдора, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения) в соответствии с компетенцией, указанной в соответствующем положении о структурном подразделении.

Если поручение дано заместителем руководителя Росжелдора, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя Росжелдора или его заместителей адресовано нескольким руководителям структурных подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю структурного подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.".

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

3.7.4. Прием и регистрация документов, поступивших на исполнение в структурное подразделение, а также фиксация всех отметок об их прохождении и исполнении осуществляется лицами, занимающимися ведением делопроизводства в структурных подразделениях Росжелдора.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

3.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от структурных подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю Росжелдора, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Росжелдора, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

На проекте документа в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа проставляется отметка об исполнителе.

3.7.6. Структурные подразделения-исполнители представляют предложения по исполнению документов в зависимости от содержания поручения (резолюции) в виде:

докладов-ответов в вышестоящие органы;

согласованных проектов приказов, распоряжений по Росжелдору;

ответов корреспондентам;

докладных записок о выполнении поручений с приложением ответов корреспондентам.

3.7.7. Исполненные документы незамедлительно представляются ответственным исполнителем в службу ДОУ с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке либо рассылке согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если документ направляется нескольким адресатам, то ответственный исполнитель предоставляет в службу ДОУ необходимое количество копий документа согласно составленному указателю рассылки.

Одновременно в целях своевременного учета мнения (предложений) Росжелдора ответственный исполнитель направляет письмо или другой материал, которым исполнен документ, соответствующему адресату по факсу, а оригинал передает на отправку в установленном порядке.

Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления.

3.7.8. При составлении и оформлении документов исполнитель должен руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и соблюдение сроков его выполнения.

Если руководитель Росжелдора либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

3.7.9. Если для исполнения поручения руководителя Росжелдора или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

3.7.10. Сроки исполнения документов определяются руководителем Росжелдора или его заместителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции) либо определяются в соответствии с пунктом 5.6 настоящей Инструкции.

3.7.11. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в организации, подведомственные Росжелдору, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

3.7.12. После исполнения документа проставляется отметка об его исполнении и направлении его в дело.

3.7.13. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.7.14. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в Росжелдор непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов, исполняются в Росжелдоре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений Росжелдора, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Росжелдора объяснения о причинах его неисполнения.

3.7.15. Структурное подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Росжелдора для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.

3.7.16. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Росжелдора или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;

по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.

IV. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Росжелдора по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителем Росжелдора и его заместителями, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Росжелдора, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности Росжелдора, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных журналах или электронных регистрационных карточках.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Росжелдора, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

При занесении документов, в том числе документов, поставленных на контроль, в электронную регистрационную карточку отмечаются следующие данные: поручения Росжелдору, контрольные сроки исполнения, фиксируется ответственный исполнитель.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в КДС инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росжелдоре создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Росжелдора;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Росжелдора.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Росжелдоре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти и Регламентом Федерального агентства железнодорожного транспорта.

5.2. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Росжелдора в целях своевременного и качественного исполнения документов.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке на контроль на документе делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль" с проставлением срока исполнения документа, датой и подписью работника службы ДОУ, ответственного за ведение контроля.

Поставленные на контроль документы передаются исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя Росжелдора.

5.4. Контроль своевременного исполнения документов, а также своевременного исполнения приказов и распоряжений Росжелдора, поручений руководителя Росжелдора, решений Совета Росжелдора, протоколов оперативных совещаний у руководителя Росжелдора осуществляется службой ДОУ.

5.5. Непосредственный контроль исполнения документов структурными подразделениями Росжелдора осуществляют их руководители.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других федеральных органов исполнительной власти и иных организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

резолюции руководителя Росжелдора либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если руководителем Росжелдора либо его заместителями не установлен иной срок;

информация Росжелдора, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит предоставлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;

остальные - в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя Росжелдора или его заместителя и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке КДС.

5.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Росжелдора или заместителя руководителя Росжелдора, исполняющего его обязанности, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.

При изменении (продлении) срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы государственной власти, федеральный орган государственной власти либо организация - автор документа.

Сроки исполнения документов с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно" не продлеваются.

5.8. Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в службу ДОУ информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с резолюцией руководства Росжелдора и т.п.), а также подлинник (основание) находящегося на контроле документа с поручением руководства Росжелдора.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и регистрационный номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", дата, подпись лица, подтверждающего исполнение, которые вводятся в регистрационно-контрольную карточку КДС.

5.9. Основанием для снятия документа с контроля является качественное и полное его исполнение. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Промежуточные запросы и переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

5.10. Служба ДОУ еженедельно представляет руководству Росжелдора и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах.

5.11. Исполнители обязаны по первому требованию работников службы ДОУ давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовки материалов по документам и поручениям, поставленным на контроль.

5.12. Служба ДОУ, работники структурных подразделений, осуществляющие контроль исполнения документов, ежемесячно проводят анализ исполнения поставленных на контроль документов и представляют соответствующие справки руководству Росжелдора, структурных подразделений в установленные сроки или по запросам.

Руководители структурных подразделений лично рассматривают результаты состояния исполнительской дисциплины на еженедельных совещаниях и принимают соответствующие меры для их своевременного и качественного исполнения.

5.13. Контроль своевременного получения ответов на запросы Росжелдора, структурных подразделений, направленных сторонним и подведомственным организациям, осуществляется непосредственно исполнителем.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Росжелдора в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росжелдоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росжелдоре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росжелдора, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Росжелдоре составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 23 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Росжелдора (Приложение N 22 к настоящей Инструкции).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем соответствующего структурного подразделения или работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется в службу ДОУ.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и предоставить ее в службу ДОУ.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Росжелдора подписывается начальником службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей Центральной экспертной комиссией Росжелдора, с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства (далее - ЦЭПК), в которое документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росжелдора.

Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было существенных изменений в функциях или структуре Росжелдора.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Росжелдора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Росжелдора. Четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае существенных изменений функций или структуры Росжелдора.

6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росжелдора являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росжелдора.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росжелдора.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росжелдоре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела (томов, частей)" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Росжелдора (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с подведомственными Росжелдору учреждениями и организациями по вопросам...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с территориальными органами Росжелдора

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню" номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЦЭПК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в Росжелдоре возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в Росжелдоре децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль правильного формирования дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии поступивших в Росжелдор принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности Росжелдора группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Росжелдора и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела Росжелдора подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Росжелдора.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 24 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 25 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 26 к настоящей Инструкции); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Росжелдора (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов; срок хранения; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование "Федеральное агентство железнодорожного транспорта" указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования (Росжелдор); наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росжелдора; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Росжелдора, согласованной с ЦЭПК; дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом используется словесно-цифровой способ оформления даты.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Росжелдора, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Росжелдора черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Росжелдора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, который вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Росжелдора дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются на хранение в службу ДОУ.

6.3.2. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения, хранятся в этих структурных подразделениях.

В структурных подразделениях также хранятся и неправительственные документы и обращения граждан, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Росжелдора.

6.3.3. Кадровые приказы хранятся в отделе кадров и государственной службы Административно-кадрового управления по месту их регистрации.

6.3.4. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника службы ДОУ. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов после согласования с руководителем Росжелдора или его заместителем, курирующим службу ДОУ, а также начальником службы ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росжелдора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.3.5. Ответственность за сохранность, упорядочение учета документов и соблюдение установленного порядка их использования в структурных подразделениях возлагается на их руководителей и работников, отвечающих за ведение делопроизводства.

6.3.6. Документы, находящиеся на исполнении в структурном подразделении, хранятся у исполнителей до окончания срока исполнения. Эти документы хранятся в запирающемся столе либо в шкафу.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы Росжелдора являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Росжелдор образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росжелдора включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Росжелдоре на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Росжелдора.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росжелдоре создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым руководителем Росжелдора.

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Росжелдора лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архива.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росжелдора; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росжелдора путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Росжелдоре в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивиста Росжелдора. По этим описям документы сдаются в архив Росжелдора.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росжелдора, которую готовит архивист и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 27 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах и предоставляются в службу ДОУ не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть)), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росжелдора, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 28 к настоящей Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Росжелдора только после утверждения Экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения; после этого Росжелдор имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела Росжелдора. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Росжелдора передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росжелдора не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Росжелдора не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. Передача дел в архив Росжелдора осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Административно-кадрового управления.

7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Росжелдора работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росжелдора. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.6. Прием каждого дела производится работником архива Росжелдора в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Росжелдора передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Росжелдора лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росжелдора независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

8.1. Порядок организации работы с обращениями граждан регламентирует Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).

8.2. Обращения граждан могут поступать в Росжелдор в виде письменного предложения, заявления, жалобы по почтовой связи, по информационным системам общего пользования и факсимильной связи, а также в устной форме.

8.3. Обращения, поступающие в Росжелдор, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обращения могут быть рассмотрены с выездом на место.

8.4. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Росжелдор или должностному лицу.

Обращения граждан, адресованные Росжелдору, а также направленные Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Государственной Думой и Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством транспорта Российской Федерации, другими федеральными органами исполнительной власти, редакциями газет и журналов, принимаются и регистрируются в службе ДОУ отдельно от общей переписки и направляются в соответствующие структурные подразделения для рассмотрения и ответа заявителям.

Обращения граждан, адресованные структурным подразделениям Росжелдора, принимаются и регистрируются в этих структурных подразделениях отдельно от общей переписки.

8.5. На первой странице поступившего обращения (предложения, заявления, жалобы) гражданина ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии автора и порядковый (входящий) номер, например:

И-25 от 15.01.2007

8.6. Поступившие в Росжелдор обращения граждан регистрируются в КДС на регистрационно-контрольных карточках и в соответствии с законодательством Российской Федерации докладываются руководству Росжелдора или направляются в соответствующие структурные подразделения Росжелдора.

На обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Росжелдора, заполняется карточка в этих структурных подразделениях либо указанные обращения регистрируются в журнале.

8.7. Поступившие в структурные подразделения Росжелдора обращения граждан рассматриваются руководителем структурного подразделения и с соответствующими указаниями направляются исполнителю. Обращения граждан, поступившие непосредственно в структурные подразделения Росжелдора, по исполнении хранятся в установленном порядке в этих структурных подразделениях.

8.8. Рассмотрение обращений граждан, поставленных на контроль, считается законченным, когда полностью рассмотрены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю. Копии ответов заявителям предоставляются в службу ДОУ.

На каждом обращении (предложении, заявлении, жалобе) граждан (или на копии ответа автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения ставится отметка "В дело", личная подпись руководителя или другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.

Письменные обращения формируются в дела отдельно от общей переписки и подлежат хранению в течение 5 лет.

8.9. При ответах на обращения граждан исходящим номером может являться входящий номер поступившего обращения. Ответы на обращения граждан, подписанные руководителем Росжелдора или его заместителями, регистрируются в службе ДОУ.

8.10. Обращения органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей организаций, подведомственных Росжелдору, с соответствующим заключением структурного подразделения, курирующего указанные организации, не позднее чем в 10-дневный срок (если не установлен иной срок) представляются руководителю Росжелдора или его заместителю для принятия решения.

8.11. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росжелдора или должностного лица, должно быть переадресовано в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

8.12. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

8.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в соответствии с запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

8.14. Росжелдор в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответов заявителям:

письменное обращение, поступившее в Росжелдор в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации;

в исключительных случаях руководитель Росжелдора (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в службу ДОУ.

8.15. В аппарате Росжелдора должно быть обеспечено объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение. В этих целях:

при необходимости запрашиваются документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 8.19 настоящей Инструкции;

сообщается гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

8.16. В случае, если в Росжелдор направлен в установленном порядке запрос иного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, то необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы предоставляются в соответствующий орган (должностному лицу) в течение 15 дней с даты поступления запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

8.17. Росжелдор при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

8.18. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

8.19. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

в случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

Росжелдор при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Росжелдора (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

в случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

8.20. Организация личного приема граждан в Росжелдоре:

личный прием граждан в Росжелдоре проводится руководителем Росжелдора, заместителями руководителя и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан;

при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность;

содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Росжелдора, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Учет приема граждан ведется в журнале установленной формы (Приложение N 29 к настоящей Инструкции).

IX. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

9.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате Росжелдора производится как централизованно через Административно-кадровое управление, так и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

9.2. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, подписанный руководителем структурного подразделения-исполнителя и начальника Административно-кадрового управления.

9.3. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения.

9.4. Запрещается копирование документов, поступивших в Росжелдор с пометкой "Снятие копий запрещается" и т.п.

X. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Росжелдора, производится:

гербовых печатей - по разрешению руководителя Росжелдора;

прочих печатей и штампов - по разрешению начальника Административно-кадрового управления.

10.2. Все изготовленные печати и штампы учитываются службой ДОУ и выдаются под расписку работникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

10.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подписанных руководителем Росжелдора, его заместителями и руководителями структурных подразделений, имеющими право подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства.

Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.

10.4. В Росжелдоре, кроме гербовой печати Росжелдора, используются индексированные гербовые печати "N 2" и "N 3".

10.5. Об утере печати незамедлительно ставится в известность Административно-кадровое управление.

10.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Административно-кадровое управление, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

10.7. Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

10.8. При оставлении должности работником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в Административно-кадровое управление.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

18 мая 2007 года

Приложение N 1

Приложение N 2

Приложение N 3

Приложение N 4

Приложение N 5

Приложение N 6

Приложение N 7

Приложение N 8

Приложение N 9

Приложение N 10

Приложение N 11

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 12

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 13

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ

Приложение N 14

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

Приложение N 15

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

Приложение N 16

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ

Приложение N 17

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РЕЗОЛЮЦИИ

Приложение N 18

ПРАВИЛА

ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Приложение N 19

Приложение N 20

ИНДЕКСЫ

руководства и структурных подразделений

центрального аппарата Росжелдора

Приложение N 21

Примечание: По пунктам 1 и 2 не учитываются документы, прошедшие регистрацию в Административно-кадровом управлении Росжелдора.

Приложение N 22

ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Приложение N 23

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Приложение N 24

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Приложение N 25

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 26

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Приложение N 27

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Приложение N 28

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Приложение N 29

Журнал учета приема граждан по личным вопросам