Приказ Минспорта России от 27.08.2026 N 776
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 27 августа 2026 г. N 776
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), а также в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в Министерстве спорта Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемую по согласованию с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Министерства спорта Российской Федерации организовать и обеспечить работу с документами в соответствии с положениями Инструкции.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства спорта Российской Федерации от 7 ноября 2019 г. N 916 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр
М.В.ДЕГТЯРЕВ
Утверждена
приказом Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства спорта Российской Федерации документов, совершенствования делопроизводства Министерства спорта Российской Федерации и повышения его эффективности.
2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), Регламентом Министерства спорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 20 декабря 2019 г. N 1082 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 3 июня 2020 г., регистрационный N 58572), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве спорта Российской Федерации независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Организация делопроизводства в Министерстве спорта Российской Федерации осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказом Министерства спорта Российской Федерации от 4 июня 2025 г. N 420 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве спорта Российской Федерации и организациях, подведомственных Министерству спорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 июля 2025 г., регистрационный N 82919).
7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.
8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2023 г. N 2334 "Об утверждении Правил использования федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" для направления гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства, объединениями граждан, в том числе юридическими лицами, обращений и сообщений в государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам, а также для получения и обработки такими органами и организациями указанных обращений и сообщений и направления ответов на такие обращения и сообщения", а также отдельными инструкциями (порядками), утверждаемыми Министром спорта Российской Федерации (далее - Министр).
9. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации осуществляет Департамент управления делами и контроля (далее - Департамент управления делами).
Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации возлагается на их руководителей.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими Министерства спорта Российской Федерации (далее - служащие), ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
10. Служащие несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
10.1. Служащие структурных подразделений Министерства спорта Российской Федерации несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность, за несоблюдение положений Инструкции.
10.2. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Министерства спорта Российской Федерации обязан незамедлительно доложить своему руководителю.
Руководитель структурного подразделения Министерства спорта Российской Федерации, в котором произошла утрата документа, в случае наличия признаков и (или) фактов совершения служащим дисциплинарного проступка, направляет служебную записку Министру для принятия решения о проведении служебной проверки в соответствии с порядком проведения служебных проверок в Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 9 августа 2024 г. N 821 (зарегистрирован Минюстом России 11 сентября 2024 г., регистрационный N 79429).
10.3. При планировании временного отсутствия в связи с отпуском или командировкой, а также в связи с временной нетрудоспособностью, в случае увольнения или перемещения в другое структурное подразделение Министерства спорта Российской Федерации (далее - Министерство) служащие структурных подразделений Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, или другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.
10.4. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделении Министерства за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему.
10.5. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязан в течение трех рабочих дней после поступления на федеральную государственную гражданскую службу Министерства пройти инструктаж по ведению делопроизводства.
11. Содержание служебных писем не подлежит разглашению.
Передача документов, их копий, проектов в другие органы государственной власти и организации допускается только с разрешения Министра или лица, исполняющего его обязанности.
Публикация служебной переписки в средствах массовой информации и передача им служебной информации допускается только с разрешения Министра или лица, исполняющего его обязанности.
12. Департамент управления делами не реже одного раза в квартал осуществляет проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Министерства. Результаты проверок докладываются Министру или лицу, исполняющему его обязанности.
13. Внесение изменений в Инструкцию оформляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством, за исключением изменений технического характера.
II. Основные понятия
14. В Инструкции используются следующие основные понятия:
дело - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде Министерства, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения <1>;
--------------------------------
<1> Пункт 104 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности Министерства <2>;
--------------------------------
<2> Пункт 1 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и (или) метаданными, позволяющими ее идентифицировать <3>;
--------------------------------
<3> Пункт 9 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
официальный документ - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты <4>;
--------------------------------
<4> Пункт 10 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
документирование - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме <5>;
--------------------------------
<5> Пункт 56 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
документооборот - движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки <6>;
--------------------------------
<6> Пункт 88 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть <7>;
--------------------------------
<7> Пункт 25 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <8>;
--------------------------------
<8> Пункт 106 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа <9>;
--------------------------------
<9> Пункт 23 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты <10>;
--------------------------------
<10> Пункт 95 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации <11>;
--------------------------------
<11> Пункт 43 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения <12>.
--------------------------------
<12> Пункт 48 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Создание документов в Министерстве
15. Общие требования к созданию документов.
15.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией состава реквизитов, их расположения и оформления.
15.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
15.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом N 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.
15.4. При подготовке документов рекомендуется применять гарнитуру и размер шрифта N 14. При составлении таблиц допускается использовать листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм), а также размеры шрифта N N 10 - 12.
Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы, графика или анкеты.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
15.5. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
15.6. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4.
15.7. Электронные документы создаются, используются и хранятся в СЭД.
16. Бланки документов.
16.1. Министерство использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов Министерства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и (или) электронные шаблоны бланков, утверждаемые Министром, используемые при создании электронных документов в СЭД.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
16.2. Бланки документов Министерства разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
16.3. В Министерстве используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа Министерства (приложение N 1 к Инструкции);
бланк письма Министерства (угловой, продольный) (приложения N N 2, 3 к Инструкции);
бланк письма должностного лица Министерства (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) (приложения N N 4, 5, 6, 7 к Инструкции);
бланк поручения (приложение N 8 к Инструкции).
16.4. При использовании бланка приказа Министерства на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование вида документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
место составления (издания) документа.
16.5. При использовании бланка письма Министерства (углового, продольного) на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
справочные данные о Министерстве;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
16.6. При использовании бланка письма должностного лица Министерства (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра) на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование должности лица, подписавшего документ;
справочные данные о Министерстве;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
16.7. При использовании бланка поручения на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Министерства;
наименование вида документа.
16.8. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.
16.9. Бланки документов Министерства должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
16.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов Министерства осуществляется по разрешению (поручению) Министра с внесением соответствующих изменений в Инструкцию. Соответствующие предложения вносятся директором Департамента управления делами вместе с образцами бланков.
16.11. Образцы бланков документов Министерства приведены в приложениях N N 1 - 8 к Инструкции.
17. Оформление реквизитов документов.
17.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование должности;
г) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
д) наименование вида документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
и) место составления (издания) документа;
к) гриф ограничения доступа к документу;
л) адресат;
м) гриф утверждения документа;
н) указания по исполнению документа (резолюция);
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о контроле;
с) отметка о приложении;
т) подпись;
у) отметка об электронной подписи;
ф) гриф согласования документа;
х) виза;
ц) печать;
ч) отметка о заверении копии;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
э) отметка о поступлении документа;
ю) ссылка на документ.
17.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
17.3. Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Подлежит возврату" и другие.
17.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".
17.5. Согласование документа в Министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица Министерства. Согласование документа, созданного в Министерстве, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
18. Подготовка проектов законодательных актов Российской Федерации.
18.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов (далее - законопроект) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации.
Организация подготовки законопроектов возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной выше деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства.
18.2. Законопроект разрабатывается в соответствии с Основными требованиями к концепции и разработке проектов федеральных законов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576, и в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент).
18.3. Для рассмотрения законопроекта в Правительство Российской Федерации вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, законопроект и материалы к нему.
Сопроводительное письмо содержит основания и установленный срок внесения законопроекта, сведения о его содержании и согласовании, сведения об отсутствии в законопроекте коррупциогенных факторов.
К законопроекту могут прилагаются следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя (официальных представителей) Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта и информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации;
финансово-экономическое обоснование решений, предлагаемых к принятию законопроектом, оформленное в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента (представляется в случае внесения проектов федеральных законов, предусмотренных частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации, а также абзацем вторым пункта 53 Регламента), содержащее в том числе сведения о государственной программе Российской Федерации, для реализации которой разработан законопроект либо к сфере реализации которой он относится, а также прогноз последствий реализации положений законопроекта, направленных на достижение целей указанной государственной программы Российской Федерации, или сведения об отсутствии влияния положений законопроекта на достижение целей государственных программ Российской Федерации;
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;
заключения, предусмотренные пунктами 60, 60(1) и 60(4) Регламента;
заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.
18.4. Структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку законопроекта, проводит согласование его с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование законопроекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату визирования.
Визы проставляются собственноручно на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
Мотивированные возражения по законопроекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к законопроекту.
Если в процессе согласования в законопроект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в законопроект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к законопроекту до его представления в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции юридической службы (далее - Правовой департамент) визируется руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Министерства, на которое возложены функции финансового обеспечения деятельности Министерства (далее - Департамент финансов).
18.5. Законопроект, подготовленный структурным подразделением Министерства и завизированный руководителями (или их заместителями) всех заинтересованных структурных подразделений Министерства, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежит правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом.
Законопроект направляется в Правовой департамент с приложением всех материалов (документов) в соответствии с которыми или во исполнение которых он подготовлен. Правовая экспертиза законопроекта без приложения указанных материалов (документов), предусмотренных Регламентом, а также сведений о согласовании его со структурными подразделениями Министерства, не производится, а законопроект возвращается исполнителю со служебной запиской и приложением всех представленных документов.
Служащие Правового департамента вправе не проводить правовую экспертизу законопроекта в случае, если стало известно, что редакция законопроекта изменилась, либо законопроект отозван исполнителем, либо законопроект уже внесен в Правительство Российской Федерации.
18.6. Правовая экспертиза законопроекта осуществляется Правовым департаментом в течение 30 календарных дней со дня его поступления. При проведении правовой экспертизы законопроекта служащий Правового департамента может привлекать исполнителя структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку законопроекта, для дачи пояснений. При наличии замечаний и предложений по тексту законопроект передается исполнителю на доработку.
Доработанный законопроект вместе с предыдущей редакцией законопроекта, содержащей замечания и предложения по тексту законопроекта, передаются исполнителем структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку законопроекта, служащему Правового департамента, проводившему правовую экспертизу, для проверки соответствия и правильности доработанного проекта.
При наличии неурегулированных разногласий законопроект не согласуется, а возвращается исполнителю вместе с заключением, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Правового департамента.
При отсутствии замечаний законопроект визируется руководителем Правового департамента или лицом, исполняющим его обязанности, внизу каждого листа законопроекта.
18.7. Законопроект до его внесения в Правительство Российской Федерации подлежит обязательному согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами и иными организациями.
Законопроект после согласования в соответствии с пунктами 57 - 59 Регламента и при условии его размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в установленном порядке до внесения в Правительство Российской Федерации направляется на заключение в Министерство юстиции Российской Федерации с приложением заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы (при их наличии), протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на правовую экспертизу и антикоррупционную экспертизу для оценки проекта акта на предмет его соответствия актам более высокой юридической силы, в том числе на предмет соответствия законопроекта Договору о Евразийском экономическом союзе, отсутствия внутренних противоречий и пробелов в правовом регулировании соответствующих отношений и соблюдения правил юридической техники, а также наличия либо отсутствия в нем коррупциогенных факторов.
Законопроект, оказывающий влияние на доходы или расходы соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, направляется на заключение в Министерство финансов Российской Федерации с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии), замечаний, а также финансово-экономического обоснования решений, предлагаемых к принятию законопроекта, составленным в соответствии с пунктами 53(1) и 53(2) Регламента.
Законопроект, регулирующий отношения субъектов предпринимательской деятельности или их отношения с государством, а также оказывающий влияние на макроэкономические показатели развития страны, направляется с приложением протоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, регулирующий отношения в области организации и осуществления государственного контроля (надзора), отношения по взиманию налогов и сборов в Российской Федерации, отношения, возникающие в процессе осуществления налогового контроля, обжалования актов налоговых органов, действий (бездействия) их должностных лиц, отношения в области создания, реорганизации и ликвидации юридических лиц и осуществления ими своей деятельности, отношения в области установления, применения и исполнения обязательных требований к продукции или связанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, к выполнению работ и оказанию услуг, в области порядка и правил регулирования таможенного дела в Российской Федерации, в области оценки соответствия, в области безопасности процессов производства, а также в области применения мер ответственности за нарушения законодательства Российской Федерации в указанных сферах, направляется на заключение об оценке регулирующего воздействия в Министерство экономического развития Российской Федерации.
Законопроект, предусматривающий мероприятия по использованию информационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, эксплуатации информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, направляется в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка целесообразности проведения мероприятий по информатизации и (или) их финансирования.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, вносится в Правительство Российской Федерации с заключением Экспертного совета.
Законопроект, подготовка которого осуществлялась с привлечением Экспертного совета, может быть внесена в Правительство Российской Федерации без заключения Экспертного совета в случае, если заключение Экспертного совета не поступило в Министерство в установленный срок.
Законопроект в области регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений до внесения в Правительство направляется в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.
18.8. В соответствии с Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 (далее - Правила N 96), законопроект размещается структурным подразделением Министерства, ответственным за подготовку законопроекта, в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в государственные органы и организации в соответствии с Регламентом, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Законопроект размещается на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" не менее чем на 7 календарных дней.
Согласование законопроекта осуществляется одновременно с проведением процедур общественного обсуждения, оценки регулирующего воздействия, независимой антикоррупционной экспертизы при условии их размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", направлением на заключение в Экспертный совет и обсуждением общественно значимых из них с Общественным советом при Министерстве.
18.9. В случае если решением Конституционного Суда Российской Федерации федеральный конституционный закон, федеральный закон и (или) закон Российской Федерации признаны не соответствующими Конституции Российской Федерации полностью или частично либо из решения Конституционного Суда Российской Федерации вытекает необходимость устранения пробела в правовом регулировании, проект нового федерального конституционного закона, проект нового федерального закона или ряд взаимосвязанных проектов законов либо законопроект о внесении изменений в закон, признанный Конституционным Судом Российской Федерации неконституционным в отдельной его части, вносится в Правительство Российской Федерации в срок не более 3 месяцев со дня официального опубликования решения Конституционного Суда Российской Федерации.
18.10. Законопроект вносится в Правительство Российской Федерации в виде электронных документов, подписанных с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП) Министром или лицом, исполняющим его обязанности, (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну).
При этом законопроект до подписания Министром или лицом, исполняющим его обязанности, визируется собственноручно руководителем Правового департамента или лицом, исполняющим его обязанности, и корректором Министерства.
19. Подготовка проектов актов Президента Российской Федерации.
19.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации.
Организация подготовки проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение Министерства.
19.2. Подготовка и оформление проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Регламентом и Инструкцией.
19.3. Для рассмотрения проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации и материалы к нему.
19.4. Структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации, проводит его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации оформляется служебной запиской, включающей личную подпись согласующего, его должность, расшифровку подписи и дату подписания.
На лицевой стороне последнего листа проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации собственноручно проставляется виза руководителя Правового департамента или лица, исполняющего его обязанности.
Мотивированные возражения по проекту акта излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации до его представления в Правовой департамент согласуется с руководителем Департамента финансов или лицом, исполняющим его обязанности.
19.5. Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Министерства и согласованные руководителями всех заинтересованных структурных подразделений Министерства или лицами, исполняющими их обязанности, до согласования с заинтересованными органами государственной власти и организациями подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном подпунктом 18.6 пункта 18 Инструкции. Визирование проекта указа или распоряжения Президента Российской Федерации осуществляется Правовым департаментом в соответствии с абзацем третьим подпункта 19.4 пункта 19 Инструкции.
19.6. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты указов Президента Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Министерства на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в соответствии с Правилами N 96.
19.7. Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в порядке, предусмотренном Регламентом.
Проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации вносится в Правительство Российской Федерации в виде электронных документов, подписанных с использованием УКЭП Министром или лицом, исполняющим его обязанности, (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну).
При этом проекты указов или распоряжений Президента Российской Федерации до подписания Министром или лицом, исполняющим его обязанности, визируется собственноручно руководителем Правового департамента или лицом, исполняющим его обязанности, и корректором Министерства.
20. Подготовка проектов актов Правительства Российской Федерации.
20.1. Министерство в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации во исполнение актов законодательства Российской Федерации, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, соответствующих указаний и поручений руководства Министерства, а также в инициативном порядке.
Организация подготовки проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства в соответствии с их компетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляется статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.
20.2. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации разрабатываются в соответствии с Регламентом и Инструкцией.
20.3. Для рассмотрения проектов постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации в Правительство Российской Федерации в соответствии с Регламентом вносится следующий пакет документов: сопроводительное письмо, проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации и материалы к нему.
20.4. Структурное подразделение Министерства, ответственное за подготовку проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации, проводит его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства.
Согласование проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации оформляется служебной запиской, включающей личную подпись согласующего, его должность, расшифровку подписи и дату подписания.
На лицевой стороне последнего листа проекта акта Правительства Российской Федерации собственноручно проставляется виза руководителя Правового департамента или лица, исполняющего его обязанности.
Мотивированные возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то они подлежат повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Финансово-экономическое обоснование к проектам постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации до его представления в Правовой департамент согласуется руководителем Департамента финансов или лицом, исполняющим его обязанности.
20.5. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации, подготовленные структурными подразделениями Министерства и завизированные руководителями всех заинтересованных структурных подразделений Министерства или лицами, исполняющими их обязанности, до согласования с заинтересованными органами государственной власти подлежат правовой экспертизе, проводимой Правовым департаментом в порядке, предусмотренном подпунктом 18.6 пункта 18 Инструкции. Визирование проекта постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации осуществляется Правовым департаментом в соответствии с абзацем третьим подпункта 20.4 пункта 20 Инструкции.
20.6. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты постановлений Правительства Российской Федерации размещаются подготовившим его структурным подразделением Министерства на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в соответствии с Правилами N 96.
20.7. Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации в порядке, предусмотренном Регламентом.
Проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации вносится в Правительство Российской Федерации в виде электронных документов, подписанных с использованием УКЭП Министром или лицом, исполняющим его обязанности, (за исключением случаев, когда документы содержат сведения, составляющие государственную тайну).
При этом проекты постановлений или распоряжений Правительства Российской Федерации до подписания Министром или лицом, исполняющим его обязанности, визируется собственноручно руководителем Правового департамента или лицом, исполняющим его обязанности, и корректором Министерства.
21. Подготовка документов Министерства.
21.1. В процессе деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, инструкции, регламенты, поручения, протоколы (совещаний (заседаний) коллегии Министерства, совещательных, координационных, экспертных и других органов Министерства), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебные переписки и другие документы.
21.2. Нормативные правовые акты Министерства издаются при наличии в федеральных конституционных законах, федеральных законах, актах Президента Российской Федерации и постановлениях Правительства Российской Федерации полномочий на издание того или иного нормативного правового акта или группы актов.
Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде приказов.
Подготовка нормативных правовых актов в Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009.
Правовые акты, не носящие нормативный характер, а также оформляющие решения персонального характера (по кадровым вопросам), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Министерства, издаются в Министерстве в виде приказов.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров (контрактов, соглашений), протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются иные виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другие.
21.3. В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение).
21.4. Состав электронных документов, создаваемых в Министерстве, устанавливается Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства, утверждаемым Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
22. Подготовка приказов Министерства.
22.1. Проект приказа Министерства подготавливает и вносит структурное подразделение Министерства на основании поручения Министра или лица, исполняющего его обязанности, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра в рамках своей компетенции либо в инициативном порядке.
22.2. Приказы нормативного характера подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Приказы, не носящие нормативный характер, по оперативным, организационным и другим текущим вопросам деятельности Министерства подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
Структурные подразделения Министерства не вправе издавать нормативные правовые акты.
22.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов Министерства по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.
22.4. Проекты приказов по кадровым вопросам (далее - приказы по личному составу) подготавливает отдел Департамента управления делами, на который возложены функции по кадровому обеспечению деятельности Министерства.
22.5. Проект приказа подлежит обязательному согласованию корректором, с заинтересованными структурными подразделениями Министерства, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра в СЭД, либо путем проставления виз в листе согласования. Лист согласования оформляется на обороте последнего листа проекта приказа в соответствии с приложением N 9 к Инструкции.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся существенные изменения или дополнения, то он подлежит повторному согласованию.
22.6. Проект приказа до подписания подлежит:
правовой экспертизе, которая проводится Правовым департаментом в порядке, предусмотренном абзацами первым, вторым и третьим подпункта 18.6 пункта 18 Инструкции, в отношении приказов, носящих ненормативный характер;
корректуре в отделе Департамента управления делами, на который возложены функции по ведению делопроизводства (далее - отдел документационного обеспечения) на предмет соответствия текста правилам и нормам русского языка, требованиям к оформлению в соответствии с Инструкцией.
Согласование проекта приказа осуществляется Правовым департаментом в соответствии с подпунктом 22.5 настоящего пункта Инструкции.
При рассмотрении проекта приказа нормативного характера Правовой департамент проводит правовую экспертизу в порядке, предусмотренном абзацами первым, вторым и третьим подпункта 18.6 пункта 18 Инструкции, а также антикоррупционную экспертизу в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе приказом Министерства от 28 марта 2014 г. N 167 "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Министерства спорта Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 24 апреля 2014 г., регистрационный N 32109). При отсутствии замечаний проект приказа нормативного характера визируется руководителем Правового департамента или лицом, исполняющим его обязанности, на оборотной стороне каждого листа проекта приказа. Проект приказа согласуется в следующей очередности:
1) руководитель (лицо, исполняющее обязанности руководителя) структурного подразделения Министерства, подготовившего проект приказа;
2) руководители заинтересованных структурных подразделений Министерства;
3) первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра, курирующий структурное подразделение, подготовившее проект приказа и осуществляющее согласование проекта приказа;
4) руководитель (лицо, исполняющее обязанности руководителя) Правового департамента;
5) корректор.
22.7. Проект приказа, подлежащий подписанию Министром, лицом, исполняющим обязанности Министра, либо заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, представляется исполнителем структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку проекта приказа, в соответствующую приемную для дальнейшего подписания. После подписания проекта приказа сотрудник приемной соответствующего руководителя передает подписанный проект приказа ответственному исполнителю структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку проекта приказа, для последующей регистрации.
22.8. В случае если проект приказа не является проектом нормативного правового акта (за исключением приказов по личному составу, о награждении, о присвоении спортивных званий, по утверждению решений Комиссии Министерства по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения), он может быть согласован в СЭД путем проставления согласующим лицом своей УКЭП.
После согласования проекта приказа в СЭД ответственный исполнитель самостоятельно распечатывает проект приказа (за исключением приказов о командировании) на бланке установленной формы и лист согласования проекта приказа из СЭД, и действует аналогично процедуре, указанной в подпункте 22.7 пункта 22 Инструкции.
Приказы о командировании подписываются путем проставления подписантом своей УКЭП, после чего регистрируется в СЭД.
22.9. Не подлежат правовой экспертизе и антикоррупционной экспертизе, согласованию руководителем Правового департамента следующие виды приказов: по личному составу, по финансовым вопросам, о награждении, о присвоении спортивных званий, о командировках, об утверждении правил видов спорта, Единого календарного плана межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий, приказы по утверждению решений Комиссии Министерства по рассмотрению вопросов предоставления государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения.
22.10. В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с Правилами N 96 и общественного обсуждения в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, проекты приказов нормативного характера до начала процедуры их согласования размещаются структурными подразделениями, подготовившими проект приказа, в установленном порядке на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
22.11. Приказы нормативного характера подлежат государственной регистрации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
22.12. Приказы Министерства регистрируются в Департаменте управления делами по порядку номеров в пределах календарного года.
Приказы по личному составу, о командировках, о награждении регистрируются в Департаменте управления делами отдельно.
22.13. Регистрация, рассылка, формирование в дела, хранение подлинников, передача на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке бланков приказов Министерства осуществляются Департаментом управления делами.
22.14. Копия приказа Министерства с пометкой "ДСП" направляется адресатам в соответствии с заявкой на рассылку.
Отсканированный приказ Министерства рассылается адресатам с использованием СЭД.
23. Подготовка протоколов совещаний (заседаний).
23.1. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
23.2. Сбор материалов (справки, доклады и другие документы), ведение записи во время совещания (заседания) и подготовка текста протокола возлагаются на лицо, ответственное за подготовку и проведение совещания (заседания).
Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Министерства, которое проводит совещание (заседание).
23.3. В Министерстве протоколы издаются в полной или краткой форме. При издании протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
23.4. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
23.5. Регистрация протоколов совещаний (заседаний) в Министерстве осуществляется:
Департаментом управления делами - протоколов заседаний коллегии Министерства, совещаний у Министра;
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в курируемых структурных подразделениях Министерства, выполняющими функции секретариата по поручению первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра (далее - секретариаты) - протоколов совещаний у первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра;
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства - протоколов совещаний (заседаний) структурных подразделений Министерства.
23.6. Протоколу совещания (заседания) присваивается порядковый номер в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Министерства, протокол совещания у Министра, протокол совещания у первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол совместного заседания, протокол экспертных советов и другие.
23.7. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
24. Подготовка служебных писем.
24.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и проектам актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на парламентские запросы (запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации), запросы сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос);
как ответы на запросы организаций и физических лиц;
как инициативные письма.
24.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются законодательством Российской Федерации или указаниями руководства Министерства по исполнению документов.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководством структурных подразделений Министерства.
24.3. Тексты служебных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.
Служебные письма на бумажном носителе должны быть подготовлены в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый.
Визовый экземпляр служебного письма, подготовленный за подписью Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, хранится в отделе документационного обеспечения. Визовые экземпляры служебных писем, подготовленных структурным подразделением Министерства, хранятся в деле структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
24.4. Служебные письма за подписью руководства Министерства печатаются только на установленных в Министерстве бланках.
24.5. Служебные письма подписываются Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений Министерства и их заместителями в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, приказами об утверждении положений о структурных подразделениях Министерства и Инструкцией.
Ответы на обращения и сообщения граждан, в том числе сформированные в личном кабинете Министерства на платформе обратной связи федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", по поручению руководителей структурных подразделений Министерства и их заместителей могут быть подписаны начальниками отделов данных структурных подразделений Министерства.
24.6. Служебные письма, направляемые в органы государственной власти, до представления их на подпись руководству Министерства должны быть завизированы всеми исполнителями в соответствии с поручением руководства Министерства.
Проект служебного письма за подписью Министра также должен быть завизирован первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, осуществляющим координацию деятельности структурного подразделения Министерства, подготовившего документ.
Все визы должны содержать личную подпись визирующего, расшифровку подписи с указанием фамилии, инициалов и дату визирования.
25. Подготовка записок.
25.1. В Министерстве создаются следующие виды записок, используемые для информационного обмена между руководством Министерства, структурными подразделениями и служащими Министерства: аналитические, докладные, служебные, объяснительные.
25.2. Сроки подготовки записок устанавливаются указаниями руководства Министерства по исполнению документов.
25.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Министерства по исполнению документа.
Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, второй - визовый, который хранится в деле структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку документа, секретариата первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра.
25.4. Записка Министерства (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.
В записках используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале над текстом и "С уважением," в заключительной части. Допускается фразу этикетного характера "С уважением," писать от руки должностным лицом, подписавшим записку.
Оформление записок Министерства аналогично оформлению служебных писем Министерства, с учетом положений пункта 24 Инструкции.
IV. Документооборот Министерства
26. Организация документооборота.
26.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.
26.2. При установлении требований к организации документооборота Министерство исходит из следующих принципов:
соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения входящих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
26.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Министерства.
26.4. В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: входящая документация (поступающая); исходящая документация (отправляемая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
26.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:
документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации;
документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
обращения и сообщения граждан;
запросы депутатов Государственной Думы и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Министерству;
документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.
26.6. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электронной связи, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
26.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных писем и бандеролей, а также печатных изданий.
26.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации и организации.
26.9. По каналам электронной связи осуществляется получение и отправка телеграмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.
26.10. С помощью МЭДО осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, подключенные к системе.
27. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение входящих документов.
27.1. Прием и первичная обработка поступающей в Министерство корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения.
27.2. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие в Министерство после 17:00 часов, считаются поступившими на следующий рабочий день.
27.3. Поступившие в Министерство конверты с документами (за исключением конвертов с пометками "Лично" и "Секретно") вскрываются служащими отдела документационного обеспечения, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.
При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним, а также некорректного заполнения реквизитов документов, служащими отдела документационного обеспечения составляется акт фиксации проблем в полученной корреспонденции в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами, второй - направляется отправителю документа.
27.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему лицу Министерства без его вскрытия.
27.5. Документы, адресованные Министру, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства, проходят предварительное рассмотрение в отделе документационного обеспечения, в котором данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.
27.6. Не подлежат регистрации в Министерстве:
а) приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем);
б) рекламные материалы, проспекты;
в) поздравительные телеграммы и открытки;
г) печатные издания: книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п. (без сопроводительных писем);
д) ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности (без сопроводительных писем);
е) научные отчеты по темам (без сопроводительных писем);
ж) месячные, квартальные, полугодовые отчеты (без сопроводительных писем);
з) счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем);
и) документы, поступающие без подписи и регистрационного исходящего номера (за исключением обращений граждан).
27.7. Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства (за исключением документов, указанных в подпункте 27.6 пункта 27 Инструкции), направляются служащими отдела документационного обеспечения непосредственно ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.
27.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно регистрируются служащими отдела документационного обеспечения, либо передаются на регистрацию в структурные подразделения Министерства, которым они адресованы.
27.9. Поступившие в адрес Министерства телеграммы принимаются отделом документационного обеспечения под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются.
27.10. Документы, изложенные на иностранном языке, принимаются отделом документационного обеспечения при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документы. При отсутствии возможности получения перевода документы принимаются отделом документационного обеспечения и направляются в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по организации работы по международному сотрудничеству в установленной сфере деятельности Министерства, для перевода текста, содержащегося в документах, и их последующего возврата в отдел документационного обеспечения.
27.11. Поступившие в адрес Министерства судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения с обязательным сохранением конверта.
27.12. Поступившие в адрес Министерства электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Министерства принимаются отделом документационного обеспечения.
Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:
в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;
в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.
Не подлежат регистрации электронные письма (сообщения), поступающие по адресу электронной почты Министерства от государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, подключенных к системе МЭДО, обращения граждан.
27.13. Прием входящих электронных документов, поступивших по МЭДО, осуществляется:
в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;
в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.
27.14. Обращения в форме электронного документа направляются в электронном виде посредством платформы обратной связи федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее соответственно - ПОС, Единый портал), в том числе путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства в разделе "Обратная связь". В случае технических сбоев в работе сайта Министерства обращения в электронном виде направляются только через Единый портал. Заявления и обращения граждан, поступившие на электронную почту Министерства не рассматриваются.
28. Регистрация входящих документов.
28.1. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Документы, поступившие в Министерство после 17:00 часов, считаются поступившими на следующий рабочий день.
Документы регистрируются один раз.
Регистрация обращений граждан и организаций осуществляется в течение 3 рабочих дней.
Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.
28.2. Не подлежат сканированию в СЭД Министерства:
а) документы с отметкой "ДСП", "Для служебного пользования";
б) приложение к письму прошитое (и/или) заверенное, скрепленное печатью;
в) приложение к письму с количеством листов более 200;
г) приложения к письму поступившие почтой с вложением на электронном носителе;
д) приложения к письму (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники, фотографии и т.п.);
е) трудовые книжки;
ж) документы, носящие конфиденциальный характер (копии документов удостоверяющих личность и документы с внесенными личными данными и т.д.);
з) государственные контракты, договоры, доверенности;
и) документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
28.3. Отделом документационного обеспечения регистрируются входящие документы, поступающие в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра.
28.4. В секретариатах первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра регистрируются только служебные записки.
28.5. Сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Министерства.
28.6. Регистрация обращений, направленных посредством ПОС, происходит автоматически посредством Единого портала.
После регистрации обращения автоматически направляются на этап модерации в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации для осуществления регистрации и проверки обращений на соответствие установленным требованиям.
Обращения, успешно прошедшие этап модерации, в течение 3 рабочих дней принимаются сотрудниками с ролью Координатор, назначенными ответственными за прием обращений, поступивших в Министерство посредством ПОС, и направляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений или ответственным сотрудникам структурных подразделений, уполномоченным руководителями на рассмотрение обращений с ролью Исполнитель.
28.7. Корреспондентами Министерства являются:
01 - Президент Российской Федерации;
02 - Администрация Президента Российской Федерации;
03 - Федеральное собрание Российской Федерации (Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Госдума Федерального Собрания Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации);
04 - Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации;
05 - Президенты и Правительства республик Российской Федерации;
06 - Совет безопасности Российской Федерации, Исполнительный комитет Союза Беларуси и России, СНГ;
07 - Администрации краев, областей, городов федерального значения, губернаторы;
08 - Правительство городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга;
09 - Министерства и ведомства Российской Федерации;
10 - Министерства, департаменты, комитеты по физической культуре, спорту республик, краев, областей Российской Федерации;
11 - Академии, институты, техникумы, колледжи, Училища олимпийского резерва (УОР), детско-юношеские спортивные школы (ДЮСШ), специализированные детско-юношеские спортивные школы олимпийского резерва (СДЮШОР), спортивные школы олимпийского резерва (СШОР), центры олимпийской и спортивной подготовки;
12 - Олимпийский комитет Российской Федерации, Международный олимпийский комитет (МОК), Паралимпийский комитет Российской Федерации, Сурдлимпийский комитет Российской Федерации;
13 - Общественные организации (федерации, ассоциации, союзы, клубы, фонды, оргкомитеты по проведению мероприятий);
14 - Профсоюзные организации;
15 - Предприятия и организации (суды, банки, церковь и т.д.);
16 - Коммерческие организации (открытые акционерные общества (ОАО), закрытые акционерные общества (ЗАО) и т.д.);
17 - Международные организации (посольства и т.д.);
18 - Письма граждан;
19 - Телеграммы от предприятий, организаций;
20 - Докладные, служебные записки государственных гражданских служащих;
21 - Факсы от предприятий и организаций.
28.8. Регистрационный номер документа проставляется в СЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.
28.9. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом либо от руки.
28.10. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в СЭД, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).
Перевод большого объема бумажных документов (не более 150 листов) в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.
Отделом документационного обеспечения для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом. Приложение передается исполнителю.
28.11. Обращения граждан и организаций, поступающие в Министерство по МЭДО, автоматически регистрируются в СЭД. Служащий отдела документационного обеспечения выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.
28.12. В отношении обращений граждан и организаций, поступающих в Министерство в электронном виде посредством ПОС, уполномоченными сотрудниками отдела документационного обеспечения принимается одно из решений: либо рассмотрение указанных обращений организуется в ПОС по отдельному порядку, либо они регистрируются в СЭД и их рассмотрение организуется в соответствии с Инструкцией.
29. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей.
29.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства только после их регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).
29.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:
отдел документационного обеспечения к документам, указанным в пунктах 28.3 и 28.6 Инструкции;
секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра к документам, указанным в подпункте 28.4 пункта 28 Инструкции;
сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства к документам, указанным в подпункте 28.5 пункта 28 Инструкции.
29.3. В случаях, когда обращение направляется для рассмотрения нескольким структурным подразделениям Министерства, ответственным исполнителем является руководитель структурного подразделения Министерства, указанный в резолюции первым, либо должностное лицо Министерства, в отношении которого вышестоящим руководителем сделана отметка "Ответственный". Исполнитель осуществляет сбор соответствующей информации от соисполнителей, указанных в резолюции для подготовки сводного ответа. Также ответственному исполнителю предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от должностных лиц, организаций.
Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы.
29.4. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в соответствующие секретариаты Министерства для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в ЭРК в СЭД.
29.5. Руководство структурного подразделения Министерства в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Министерстве представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел документационного обеспечения.
Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Министерства, руководство структурного подразделения в течение трех дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Министерства, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Министерства по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент управления делами.
29.6. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей осуществляют:
отдел документационного обеспечения по документам, указанным в подпунктах 28.3 и 28.6 пункта 28 Инструкции;
секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра по документам, указанным в подпункте 28.4 пункта 28 Инструкции;
сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства по документам, указанным в подпункте 28.5 пункта 28 Инструкции, как правило, в 3-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.
Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им документа в СЭД.
29.7. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.
Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями, и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.
29.8. Копии документов изготавливают:
отдел документационного обеспечения согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;
секретариат первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра;
сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства.
29.9. Руководитель структурного подразделения или ответственный сотрудник, уполномоченный руководителем на рассмотрение обращений, имеющий роль Исполнитель в личном кабинете пользователя ПОС, принимает поступившие посредством ПОС обращения, знакомится с их содержанием и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в качестве исполнителей сотрудников соответствующего структурного подразделения Министерства посредством личного кабинета пользователя ПОС.
В случае, если решение поставленных в зарегистрированном обращении вопросов не входит в компетенцию структурного подразделения, такое обращение в течение 3 рабочих дней возвращается сотруднику отдела документационного обеспечения, имеющему роль Координатор в личном кабинете пользователя ПОС, для направления посредством функционала ПОС в структурное подразделение Министерства, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.
В случае, если решение поставленных в зарегистрированном обращении вопросов не входит в компетенцию Министерства, сотрудник отдела документационного обеспечения, имеющий роль Координатор в личном кабинете пользователя ПОС, перенаправляет обращение посредством функционала ПОС в другой федеральный государственный орган, государственный внебюджетный фонд Российской Федерации, орган государственной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления, государственное и муниципальное учреждение, иную организацию, осуществляющую публично значимые функции, в компетенцию которой входит решение поставленных в обращении вопросов (далее - органы и организации). В случае, если органы и организации не подключены к ПОС, для перенаправления обращения оно предварительно регистрируется должностными лицами отдела документационного обеспечения в СЭД. При этом заявителю направляется соответствующее уведомление.
30. Организация работы с исходящими документами.
30.1. Основными этапами прохождения проекта исходящего документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).
30.2. Ответственность за составление и оформление исходящего документа, а также обеспечение согласования проекта документа с должностными лицами Министерства заинтересованными органами государственной власти и организациями возлагается на структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.
30.3. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку.
30.4. Проект документа визируется ответственным исполнителем, руководством структурного подразделения, ответственного за исполнение документа, при необходимости другими структурными подразделениями и руководством Министерства в соответствии с положениями Инструкции о согласовании (визировании) документов.
30.5. Исходящие электронные документы подписываются УКЭП Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Министерства.
31. Регистрация исходящих документов.
31.1. Документы, подписанные Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, в том числе с использованием УКЭП, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел документационного обеспечения, секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства для регистрации в СЭД.
31.2. Служащие отдела документационного обеспечения, секретариата первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) заявке на рассылку.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
31.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.
Регистрация исходящих документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками.
31.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК в СЭД, используемую для учета, поиска и использования документов.
31.5. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.
Документы в адрес органов государственной власти, оформленные на бумажном носителе и подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел документационного обеспечения для отправки.
31.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Министерства, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.
Копия исходящего документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.
Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
32. Отправка документов.
32.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).
32.2. Исходящие документы, зарегистрированные не позднее 16.00 часов отправляются в тот же день, а при наличии большого объема исходящих документов - не позднее следующего рабочего дня после регистрации. Документы на бумажном носителе, направляемые почтовой связью, передаются на отправку 3 раза в неделю.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
32.3. Отправка исходящих документов производится:
почтовой связью, фельдъегерской связью - отделом документационного обеспечения;
в электронном виде по МЭДО:
за подписью Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра - отделом документационного обеспечения;
за подписью руководителя структурного подразделения Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства подразделения;
документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций, в том числе посредством ПОС - исполнителем.
32.4. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:
документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";
документы, содержащие персональные данные;
документы, имеющие в приложении электронные носители, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью.
32.5. Исходящий документ на бумажном носителе, отправляемый по МЭДО, сканируется служащими структурных подразделений, указанных в подпункте 32.3 Инструкции, прикрепляется к ЭРК и с помощью СЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор МЭДО.
Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.
32.6. При отправке документов по МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается.
32.7. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются в органы государственной власти Российской Федерации и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Министерства.
32.8. Документы, отправляемые из Министерства, передаются на отправку в отдел документационного обеспечения с указанием полного адреса.
32.9. Телеграмма оформляется в одном экземпляре. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.
В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.
Телеграммы передаются отделом документационного обеспечения в электронном виде на телеграф для передачи адресатам.
32.10. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с заявкой на рассылку, которая составляется исполнителем документа), проставляются штампы "Для пакетов", оформляется реестр.
Решение о способе доставки документов другим адресатам принимает структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в отдел документационного обеспечения с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
33. Регистрация и прохождение внутренних документов.
33.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
33.2. Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.
Незарегистрированные документы на доклад руководству Министерства не направляются.
33.3. Передача электронных документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется с использованием СЭД.
33.4. Процедура прохождения проектов приказов Министерства осуществляется в соответствии с пунктом 22 Инструкции.
33.5. Организация протокольной работы в Министерстве осуществляется в соответствии с пунктом 23 Инструкции.
33.6. Прохождение записок, создаваемых в Министерстве (докладных, служебных и др.), осуществляется в соответствии с пунктом 25 Инструкции.
33.7. Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения Министерства и контактная информация сотрудника, взятые из справочника СЭД.
34. Контроль сроков исполнения документов.
34.1. Контролю подлежат документы Министерства, требующие исполнения.
Контроль документов Министерства осуществляют:
отдел документационного обеспечения;
отдел Департамента управления делами, на который возложены функции обеспечения контроля за исполнением поручений (далее - отдел контроля);
секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства.
34.2. Контроль сроков исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа, проверку своевременного исполнения документа, учет и обобщение результатов контроля сроков исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов.
34.3. Постановка документов на контроль осуществляется должностными лицами, указанными в подпункте 34.1 пункта 34 Инструкции, путем внесения в ЭРК в СЭД поручения должностных лиц Министерства, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.
Контроль выполнения структурными подразделениями Министерства поручений (указаний) Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, запросов депутатов Государственной Думы, сенаторов Российской Федерации, запросов и обращений органов государственной власти Российской Федерации, руководства Министерства осуществляет отдел контроля.
Контроль рассмотрения структурными подразделениями Министерства обращений граждан и организаций, поступивших в адрес Министерства, осуществляет отдел документационного обеспечения.
Контроль за деятельностью ответственных исполнителей и координацию работы по исполнению документа осуществляют руководитель структурного подразделения Министерства, в подчинении которого находится исполнитель, ответственный за подготовку документа, а также первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
34.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Индивидуальные сроки или конечная дата исполнения документа устанавливаются руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения Министерства, но не позднее сроков, установленных в самом документе (поручении, указании, запросе и т.д.), и указываются в тексте документа или проекте указания (резолюции).
Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в последний рабочий день перед указанным сроком.
34.5. Сроки исполнения контрольных документов, устанавливаемые структурным подразделением Министерства, созданным для осуществления контроля, проставляются в ЭРК в СЭД до утверждения руководством проекта указания (резолюции).
Сроки исполнения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, устанавливаемые отделом документационного обеспечения, проставляются на бумажном носителе и (или) в ЭРК в СЭД одновременно с утверждением указания (резолюции) к документу.
Промежуточные сроки исполнения документов могут быть установлены секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства в ЭРК в СЭД после утверждения руководством проекта указания (резолюции).
34.6. Обязательному контролю в Министерстве подлежат следующие документы:
поручения и указания Президента Российской Федерации,
поручения Правительства Российской Федерации,
запросы Федерального Собрания Российской Федерации,
запросы контрольно-надзорных органов,
обращения граждан.
34.7. Особый контроль осуществляется за исполнением следующих документов:
поручений и указаний Президента Российской Федерации,
поручений Председателя Правительства Российской Федерации,
поручений заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Администрации Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;
поручений Контрольного управления Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации;
других документов по поручению Министра.
34.8. Отдел контроля, в качестве контроля за исполнением поручений еженедельно представляет Министру отчет об исполнительской дисциплине.
В целях предупреждения нарушения сроков исполнения документов и контроля за исполнительской дисциплиной отдел контроля исполнения поручений в электронном виде направляет в структурные подразделения Министерства, ответственные за исполнение документов, перечни контрольных поручений.
34.9. Увеличение срока исполнения документов Министерства производится в следующем порядке:
типовые сроки - в соответствии с порядком и в сроки, определенные соответствующими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими данные типовые сроки;
индивидуальные сроки - руководителями Министерства, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их исполнение имеет право:
по поручениям (указаниям) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращениям, адресованным на имя Министра - только Министр;
по обращениям, адресованным на имя первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - соответственно статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра, в чей адрес поступила корреспонденция;
по обращениям, адресованным руководителям структурных подразделений - руководители структурных подразделений, в чей адрес поступила корреспонденция.
34.10. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.
34.11. При невыполнении ответственным исполнителем поручения в установленный срок оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за структурным подразделением Министерства, ответственным за исполнение документа, до полного исполнения документа.
34.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами, указанными в подпункте 34.1 пункта 34 Инструкции, после выполнения заданий, запросов, принятия необходимых мер, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
Результаты исполнения отмечаются на документе в ЭРК в СЭД.
34.13. Должностные лица, являющиеся ответственными исполнителями по документу, несут персональную ответственность за качество и своевременность его исполнения.
35. Работа исполнителя с документами
35.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.
35.2. Поручения руководства Министерства доводятся до руководителей структурных подразделений посредством СЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.
35.3. Документы, поступившие в структурное подразделение Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
35.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Министерства, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).
35.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Министерства выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение до исполнителей в день поступления, а также контроль за их своевременным и качественным исполнением.
35.6. Служащие структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку заявки на рассылку документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
35.7. В случае если в поручении Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Министерство, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Министерства обязано получить согласование у соисполнителей поручения.
35.8. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел документационного обеспечения.
35.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
36. Учет и анализ объемов документооборота.
36.1. Учет объемов документооборота в Министерстве ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности служащих, занятых в делопроизводстве.
36.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
36.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и представляются руководству Министерства в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
36.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.
36.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
36.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
V. Особенности работы с электронными документами
37. Общие правила работы с электронными документами
37.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.
37.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
37.3. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Министерстве в электронном виде в СЭД.
37.4. Прием входящих электронных документов и отправка электронных документов осуществляются служащими структурных подразделений в порядке, указанном в подпункте 27.14 пункта 27 и подпункте 32.3 пункта 32 Инструкции.
37.5. При отправке электронных документов Министерства электронные документы подписываются УКЭП должностного лица Министерства, ответственного за подготовку электронного документа, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
При отправке адресату электронного документа Министерства, подписанного УКЭП, направление бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.
37.6. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов и подписании исходящих электронных документов в СЭД может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись.
37.7. При получении электронных документов, поступивших по МЭДО, подписанных УКЭП, отделом документационного обеспечения проверяется ее подлинность.
37.8. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.
37.9. Ведение делопроизводства в Министерстве с использованием СЭД осуществляется отделом документационного обеспечения, секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства.
37.10. В СЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.
37.11. Документы, поступившие по МЭДО, автоматически переносятся в СЭД с созданием ЭРК для каждого документа.
38. Порядок обработки электронных документов.
38.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
38.2. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками: входящая документация (поступающая), исходящая документация (отправляемая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.
38.3. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним пишется отказ в регистрации.
38.4. Сотрудники отдела документационного обеспечения, секретариатов первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства, ответственные за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносят в ЭРК в поле "резолюции" проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Министерства и/или структурного подразделения.
38.5. Руководство Министерства и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в СЭД, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) и направляет утвержденную резолюцию в работу.
Утверждение указания по исполнению (резолюции) в СЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения.
38.6. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в СЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Министерства и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК делается соответствующая отметка.
38.7. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения.
39. Подготовка проекта электронного документа в СЭД
39.1. ЭРК в СЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).
39.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭД документы поступают в структурные подразделения Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Министерства и/или структурных подразделений Министерства на исполнение.
39.3. Сотрудники структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа в СЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК.
39.4. Для формирования ЭРК в СЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок.
Далее формируется ЭРК в СЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭД.
39.5. Автоматически присваивается временный номер ЭРК.
39.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК несет сотрудник, являющийся ответственным за выполнение поручения.
Реквизиты ЭРК: адресат, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.
Остальные реквизиты ЭРК при необходимости заполняются исполнителем.
Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК.
39.7. После заполнения реквизитов ЭРК документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.
При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК, за исключением этапов подписи и регистрации документа.
39.8. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК список визирующих должностных лиц и очередность их визирования.
При работе между структурными подразделениями Министерства и секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).
39.9. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Министерства - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.
39.10. В СЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.
Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа, заполнить соответствующие реквизиты ЭРК и сохранить ее.
В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписании проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК.
Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).
39.11. Завизированный (согласованный) документ направляется на подписание руководителю структурного подразделения Министерства, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителю Министра или Министру.
39.12. Подписанный руководителем структурного подразделения Министерства проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения.
Подписанный первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра или Министром проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в отдел документационного обеспечения.
39.13. Служащий секретариата открывает ЭРК и регистрирует служебный документ с помощью ЭРК в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа.
39.14. После подписания проекта документа ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.
Подтверждением регистрации проекта документа является регистрационный номер соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован".
40. Особенности подготовки проекта приказа Министерства в СЭД
40.1. Согласование подготовленного в электронном виде проекта приказа Министерства осуществляется с помощью ЭРК в соответствии с пунктом 39 Инструкции.
40.2. Ответственным исполнителем формируется список должностных лиц, визирующих (согласовывающих) проект приказа.
Предложения и замечания, поступившие к проекту приказа от структурных подразделений Министерства при прохождении визирования (согласования), вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.
Проект приказа визируется (согласовывается) должностными лицами после учета ответственным исполнителем замечаний.
40.3. Ответственный исполнитель по проекту приказа после визирования (согласования) должностными лицами Министерства в ЭРК распечатывает его на бумажный бланк приказа. Также распечатывается лист согласования.
40.4. Ответственный исполнитель по проекту приказа представляет подписанный приказ Министерства в отдел документационного обеспечения. Сотрудник отдела документационного обеспечения регистрирует на основе ЭРК приказ в соответствующей группе. При этом заполняются только пустые реквизиты ЭРК регистрируемого документа, подписанный бумажный вариант проекта документа сканируется, прикрепляется к ЭРК регистрируемого документа и направляется адресату с использованием СЭД.
41. Особенности формирования дел в СЭД для их дальнейшего хранения
41.1. СЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
Структурное подразделение Министерства может в СЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью СЭД.
41.2. В СЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.
41.3. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу.
41.4. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных "Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства спорта Российской Федерации, его подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения", утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 21 мая 2024 г. N 518.
41.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами на основании акта об уничтожении.
VI. Документальный фонд министерства
42. Разработка и ведение номенклатуры дел в Министерстве.
42.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
42.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Министерства, и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Министерства.
42.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 10 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 11 к Инструкции).
42.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
42.5. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном Инструкцией.
42.6. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:
а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);
в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;
г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;
д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;
е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
ж) указание на копийность документов дела.
42.7. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).
42.8. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовыми перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, с указанием сроков их хранения.
42.9. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
42.10. Структурные подразделения Министерства ежегодно, не позднее 10 декабря, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом документационного обеспечения и подписывается руководителем структурного подразделения, а также курирующим данное структурное подразделение первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, или заместителем Министра.
Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в отдел документационного обеспечения.
Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.
42.11. Если в течение года в Министерстве создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент управления делами для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Министерства.
42.12. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Департамент управления делами.
Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах:
1-й - хранится в деле Департамента управления делами как документ постоянного хранения;
2-й - в архиве Министерства;
3-й - в федеральном государственном архиве.
Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.
В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального государственного архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Министерство.
Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется.
42.13. Номенклатура дел Министерства, подписанная директором Департамента управления делами, согласованная с центральной экспертной комиссией Министерства, утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента управления делами.
42.14. После утверждения номенклатуры дел Министерства изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент управления делами направляет в структурные подразделения Министерства выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
42.15. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Департамент управления делами.
42.16. Департамент управления делами на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел Министерства, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Департамента управления делами и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Министерстве в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
43. Формирование дел и их текущее хранение.
43.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел при соблюдении принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
43.2. Дела в Министерстве формируются в структурных подразделениях.
43.3. Методическая работа в вопросах формирования дел и контроль правильного их формирования осуществляется архивом Министерства.
43.4. Исполнитель должен в течение десяти рабочих дней с момента исполнения документа сдавать исполненные документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела.
43.5. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
а) в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
б) приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
г) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
д) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
е) в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
ж) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
з) по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел) проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
и) документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
43.6. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.
Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.
43.7. Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
43.8. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
43.9. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
43.10. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования; электронных дел - в СЭД Министерства.
Руководители и ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений, обязаны обеспечить сохранность документов в местах их текущего хранения.
43.11. В целях установления фактического наличия документов и дел ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении и Департаментом управления делами должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:
перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Департамента управления делами;
при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения.
По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю Министра, курирующему проверяемое структурное подразделение.
43.12. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент управления делами.
43.13. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Департамента управления делами и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Департаменте управления делами и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Министерства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
44. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
44.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел структурных подразделений;
составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
44.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
44.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
44.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии (ЭК) в структурных подразделениях.
Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемым правовым актом Министерства.
44.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством архива Министерства.
44.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Министерства и отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.
44.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
44.8. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, с указанием сроков их хранения.
44.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 12 к Инструкции), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 13 к Инструкции).
44.10. Описи дел составляются в структурных подразделениях под методическим руководством архива Министерства.
44.11. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела.
Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.
44.12. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
а) заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;
б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в) порядок нумерации дел в описи - валовый;
г) графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
д) при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
е) графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.
В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
44.13. В опись электронных дел (приложение N 14 к Инструкции), документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
44.14. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Департамента управления делами. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив Министерства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
44.15. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Министерства подлежат оформлению, которое проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
44.16. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.
44.17. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;
б) нумерацию листов дела;
в) составление листа-заверителя дела (приложение N 15 к Инструкции);
г) составление внутренней описи документов дела на отдельные категории дел (приказы, личные дела);
д) оформление обложки дела (приложение N 16 к Инструкции);
е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
ж) лист использования (при необходимости).
44.18. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 10 см.
Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения.
В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.
44.19. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:
а) нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом;
б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;
в) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
г) листы (вырезки, выписки, вставки текста, переводы, фотографии), наклеенные или подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;
д) конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;
е) подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;
ж) листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;
з) все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.
В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.
44.20. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
44.21. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.
Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.
44.22. На обложке дела указываются:
а) полное и сокращенное (в скобках) наименование Министерства, организации (при наличии) и ее непосредственная подчиненность (при наличии);
б) наименование структурного подразделения (при наличии);
в) индекс дела по номенклатуре;
г) номер тома (части);
д) заголовок дела (тома, части);
е) крайние даты дела (тома, части);
ж) количество листов в деле (томе, части);
з) срок хранения дела;
и) архивный шифр дела;
к) пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).
44.23. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который передаются дела Министерства.
При изменении наименования Министерства, в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.
44.24. Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
44.25. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".
Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.
Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.
44.26. Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.
44.27. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным номенклатурой дел или решением ЦЭК.
44.28. В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела.
44.29. Архивные документы передаются на хранение в архив Министерства по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях.
44.30. Подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства при методической помощи архива Министерства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.
44.31. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
а) преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
б) формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
в) формирование в информационной системе Министерства контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;
г) формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
д) миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;
е) проверка воспроизводимости электронных документов;
ж) проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
з) формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).
45. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
45.1. На основе предложений структурных подразделений Архив Министерства составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.
45.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
45.3. Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
45.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается Министром после утверждения ЦЭК Министерства и ЭПК федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.
45.5. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.
В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью ответственного сотрудника Департамента управления делами.
45.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
45.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
46. Передача дел на архивное хранение
46.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте управления делами в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив Министерства.
46.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
46.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
46.4. Передача документов в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений.
46.5. Прием-передача дел производится сотрудником архива Министерства в присутствии ответственного сотрудника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.
46.6. При приеме-передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, проверяются:
а) соответствие заголовка дела по описи дел, документов структурного подразделения содержанию документов в деле;
б) правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
в) качество подшивки или переплета дела;
г) правильность нумерации листов дела;
д) правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);
е) правильность оформления обложки дела;
ж) наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.
В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.
46.7. Передача электронных документов в архив осуществляется по СЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника Отдела документационного обеспечения и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.
46.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
46.9. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.
VII. Изготовление, учет, использование и хранение номерных
бланков документов, печатей и штампов
47. Изготовление и учет номерных бланков документов
47.1. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации. Изготовление и учет бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
47.2. Организация работы по оформлению заявок в Департамент управления делами на изготовление бланков документов, предоставлению их образцов (макетов), заказов на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии возложена на отдел документационного обеспечения. Отдел документационного обеспечения осуществляет учет нумерации бланков строгой отчетности Министерства.
Получение, учет номерных бланков и выдачу в секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, в структурные подразделения изготовленных номерных бланков осуществляет Департамент управления делами.
47.3. Номерные бланки документов изготавливаются и нумеруются типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
47.4. Учет номерных бланков документов ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.
Номерные бланки документов выдаются служащим, ответственным за делопроизводство в секретариатах первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра и структурных подразделений, по служебной записке в количестве не более 100 штук каждого вида бланков.
47.5. В структурных подразделениях Министерства номерные бланки документов используются строго по назначению.
47.6. Передача номерных бланков документов другим организациям и лицам не допускается.
47.7. Ответственность за обеспечение сохранности номерных бланков документов и правильность их использования несут служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
47.8. Испорченные и невостребованные номерные бланки документов возвращаются в отдел документационного обеспечения с последующим их списанием раз в 2 недели.
48. Учет печатей и штампов
48.1. Министерство в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
48.2. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Министерстве используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для документов", "Копия верна"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
48.3. Изготовление и учет печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".
48.4. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает Министр по согласованию с директором Департамента управления делами.
48.5. В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
48.6. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускаются.
48.7. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Министра, ответственность за надежность хранения, законность использования печатей структурных подразделений Министерства - на руководителей соответствующих структурных подразделений.
48.8. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
|
|
(МИНСПОРТ РОССИИ) |
|
|
ПРИКАЗ |
|
|
"__" __________ 20__ г. |
N ____________ |
|
Москва |
|
Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минспорт России) |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064 Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824 ИНН/КПП 7703771271/770901001 |
|
|
от _________ N _______________ на N __________ от ___________ |
Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
|
|
(МИНСПОРТ РОССИИ) |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064, Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 |
|
|
_________ N _________________ На N ________________________ |
|
Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минспорт России) |
|
|
МИНИСТР |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064 Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824 ИНН/КПП 7703771271/770901001 |
|
|
от _________ N _______________ на N __________ от ___________ |
Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минспорт России) |
|
|
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064 Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824 ИНН/КПП 7703771271/770901001 |
|
|
от _________ N _______________ на N __________ от ___________ |
Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минспорт России) |
|
|
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064 Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824 ИНН/КПП 7703771271/770901001 |
|
|
от _________ N _______________ на N __________ от ___________ |
Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Минспорт России) |
|
|
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА |
|
|
Казакова ул., д. 18, Москва, 105064 Тел.: +7 (800) 222-88-82, доб. 9167, 8245 ОКПО 00083888, ОГРН 1127746520824 ИНН/КПП 7703771271/770901001 |
|
|
от _________ N _______________ на N __________ от ___________ |
Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
|
(МИНСПОРТ РОССИИ) |
|
ПОРУЧЕНИЕ |
Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА |
||||||
|
ВОПРОС ВНЕСЕН: |
СОГЛАСОВАНО: |
|||||
|
первый заместитель Министра Российской Федерации/ статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации/ заместитель Министра Российской Федерации |
первый заместитель Министра Российской Федерации/ статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации/ заместитель Министра Российской Федерации |
|||||
|
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
|||
|
"__" __________ 20__ г. |
"__" __________ 20__ г. |
|||||
|
Директор департамента |
||||||
|
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
|||||
|
"__" __________ 20__ г. |
||||||
|
Директор департамента |
||||||
|
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
|||||
|
"__" __________ 20__ г. |
||||||
|
ИСПОЛНИТЕЛЬ: ____________ департамента |
КОРРЕКТОР: |
|||||
|
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
(инициалы, фамилия) |
(подпись) |
|||
|
тел.: ________________ "__" __________ 20__ г. |
тел.: ________________ "__" __________ 20__ г. |
|||||
Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
Министерство спорта Российской Федерации |
|||||||
|
Наименование Департамента |
|||||||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|||||||
|
На _________ год |
|||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и N статьи по перечню |
Примечания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
|
Название раздела |
|||||||
|
Директор Департамента |
|||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||
|
(дата) |
|||||||
Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
Министерство спорта Российской Федерации |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
|
Министр спорта Российской Федерации |
|||||
|
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||
|
на |
год |
||||
|
(дата) |
|||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и N статьи по перечню |
Примечания |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||||
|
Название раздела |
|||||||||
|
Директор Департамента Управления делами и контроля |
|||||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||
|
(дата) |
|||||||||
|
Виза лица ответственного за архив |
|||||||||
|
СОГЛАСОВАНО |
УТВЕРЖДЕНА |
||||||||
|
Протокол ЦЭК |
Протокол ЭПК архивного учреждения |
||||||||
|
Министерства спорта Российской Федерации |
|||||||||
|
от _____________ N _______ |
от _____________ N _______ |
||||||||
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в Министерстве спорта Российской Федерации |
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
Переходящих |
С отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
На бумажном носителе |
|||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
Электронных |
|||
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО: |
|||
|
Директор Департамента Управления делами и контроля |
||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
|
(дата) |
||||
|
Итоговые сведения переданы в архив |
||||
|
Наименование должности работника, ответственного за архив |
||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||
|
(дата) |
||||
Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
Министерство спорта Российской Федерации |
|||||||||
|
Наименование Департамента |
|||||||||
|
ОПИСЬ N _________________ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ |
|||||||||
|
за __________ год |
|||||||||
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения (графа не заполняется в описи дел постоянного срока хранения) |
Количество листов |
Примечания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|||
|
Название раздела |
|||||||||
|
В данный раздел описи внесено |
|||||||||
|
(цифрами и прописью) |
|||||||||
|
дел с N ________________ по N _______________________ в том числе: |
|||||||||
|
литерные номера: |
|||||||||
|
пропущенные номера: |
|||||||||
|
Наименование должности составителя описи |
|||||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||
|
(дата) |
|||||||||
|
Наименование должности лица, ответственного за архив |
|||||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||
|
(дата) |
|||||||||
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного
подразделения)
Директор департамента управления Протокол ЭК структурного
делами и контроля подразделения
___________ ______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Дата от ________ N ________________
Передал ___________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности работника
структурного подразделения ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Принял ____________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности лица,
ответственного за архив ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
Министерство спорта Российской Федерации |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
|
Министр спорта Российской Федерации |
|||||
|
АКТ N _____________ |
|||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||
|
(дата) |
|||||
|
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ |
(дата) |
||||
|
На основании |
|||||
|
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) |
|||||
|
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N |
|||||
|
(N и название фонда) |
|||||
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
NN описи (при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графа не заполняется) |
N ед. хр. по описи (индекс по номенклатуре дел) |
Количество ед. хр. (дел) |
Сроки хранения и NN статей по перечню |
Примечания |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Итого |
ед. хр. (дел, электронных дел) за годы. |
|
|
(цифрами и прописью) |
||
|
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены ЭПК |
||
|
(наименование архивного учреждения) |
||
|
протокол от ___________ N __________ |
||
|
Наименование должности руководителя архива (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив) |
|||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||
|
(дата) |
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕН
Протокол ЭК (ЦЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения
от _____________ N _________ от _____________ N _________
Документы в количестве ______________ед. хр. (дел, электронных дел):
- на бумажном носителе весом _______ кг. сданы на уничтожение
- на электронном носителе сданы на уничтожение ____________________________
___________________________________________________________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности
сотрудника, сдавшего документы ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________ _____________________
____________ _____________________
____________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
сотрудника ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
Министерство спорта Российской Федерации |
|
Наименование Департамента |
|
Фонд N ________________ |
|
ОПИСЬ N _________________ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ |
|
(постоянного хранения/временного (свыше 10 лет) хранения/по личному составу) |
|
за __________ год |
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок электронного дела по номенклатуре |
Регистрационный номер электронного документа |
Вид и заголовок электронного документа |
Дата документа |
Срок хранения |
Количество файлов (количество файлов в контейнере) |
Объем в байтах |
|
1 |
||||||||
|
В данный раздел описи внесено |
|||||
|
электронных документов |
(цифрами и прописью) |
||||
|
дел с N ________________________ по N __________________________ |
|||||
|
объемом _________________________________________________ байт. В том числе |
|||||
|
литерные номера: |
|||||
|
пропущенные номера: |
|||||
|
К электронным документам составлены реестры файлов. |
|||||
|
Наименование должности составителя описи |
|||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||
|
(дата) |
|||||
|
Наименование должности лица, ответственного за архив |
|||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||
|
(дата) |
|||||
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
(при наличии ЭК структурного
подразделения)
Директор департамента управления Протокол ЭК структурного
делами и контроля подразделения
___________ ______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Дата от ________ N ________________
Передал ____________________________________________ электронных документов
(цифрами и прописью)
объемом _________________________________________________ байт
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Принял __________________________________________ электронных документов
(цифрами и прописью)
__________________________________________
объемом __________________________________________ байт
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, ответственного за архив ____________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Реестр файлов электронного документа
|
N п/п |
N электронного документа по описи |
Наименование файла |
Дата и время последнего изменения файла |
Объем (в байтах) |
Формат файла |
Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
Лист-заверитель дела N ____________ Фонд N ____________ Опись N ___________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________
(цифрами)
____________________________________________________________________ листов
(прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Министерстве спорта
Российской Федерации,
утвержденной приказом
Министерства спорта
Российской Федерации
от 27 августа 2026 г. N 776
|
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
|
|
|
Министерство спорта Российской Федерации |
|
(Минспорт России) |
|
(Наименование организации) |
|
(Наименование структурного подразделения) |
|
Дело N ______ |
|
(Заголовок дела) |
|
N |
Начато: |
||||||
|
фонда |
Окончено: |
||||||
|
описи |
На _____ листах |
||||||
|
дела |
|||||||
|
Хранить |
|||||||