Приказ Россвязи от 22.12.2008 N 315

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ

ПРИКАЗ

от 22 декабря 2008 г. N 315

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ СВЯЗИ

В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006, регистрационный N 7418) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве связи.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Административно-правового управления В.В. Шелихова.

Руководитель

В.Н.БУГАЕНКО

Утверждена

Приказом Федерального

агентства связи

от 22 декабря 2008 г. N 315

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ СВЯЗИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве связи (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов и определяет порядок документирования и организации работы с документами в Федеральном агентстве связи (далее - Россвязь).

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006, регистрационный N 7418).

1.3. Россвязь организует и ведет делопроизводство на основе:

Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413);

Регламента Федерального агентства связи (далее - Регламент Россвязи);

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД);

настоящей Инструкции;

других нормативных правовых актов и нормативных методических документов, регулирующих вопросы делопроизводства.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя информации, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

Автоматизированные технологии обработки документационной информации, применяемые в Россвязи, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок работы с обращениями граждан, порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Россвязи на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Россвязи осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Документационное обеспечение работы руководителя, заместителей руководителя Россвязи осуществляется должностными лицами отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в соответствии с должностными регламентами, положением об Административно-правовом управлении и настоящей Инструкцией.

Непосредственная работа по документационному обеспечению структурных подразделений Россвязи осуществляется должностными лицами, ответственными за делопроизводство, в соответствии с должностными регламентами и настоящей Инструкцией. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Россвязи возлагается на руководителей этих подразделений.

1.7. В делопроизводстве Россвязи используется автоматизированная система делопроизводства (далее - САД).

1.8. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц Россвязи.

Должностные лица Россвязи несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

В случае утраты документа должностным лицом начальник управления, в подчинении которого находится должностное лицо, докладывает об этом руководителю Россвязи.

При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку должностное лицо по указанию начальника структурного подразделения Россвязи передает находящиеся у него на исполнении документы другому должностному лицу, при увольнении - сдает начальнику структурного подразделения документы, находящиеся у него на исполнении.

1.9. Передача документов, их копий представителями сторонних организаций допускается с разрешения руководителя или заместителей руководителя Россвязи.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов

2.1.1. Правовые акты издаются Россвязью в пределах ее компетенции в соответствии с Положением о Федеральном агентстве связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 27, ст. 2783; 2005, N 18, ст. 1682; 2007, N 24, ст. 2923; N 32, ст. 4151; N 41, ст. 4902; 2008, N 23, ст. 2706; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337).

2.1.2. Издание правовых актов осуществляется Россвязью в виде приказов.

2.1.3. Порядок подготовки и оформления Россвязью правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; N 50, ст. 5689; 1998, N 48, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2002, N 40, ст. 3929; 2006, N 29, ст. 3251), Регламентом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (далее - Минкомсвязь России) и Регламентом Россвязи.

2.1.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 (для текстовых документов) через 1 - 2 интервала.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, переписка между структурными подразделениями Россвязи, докладные записки руководству оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля следующих размеров:

левое поле - 20 мм;

правое поле - 10 мм;

верхнее поле - 20 мм;

нижнее поле - 20 мм.

2.2.2. В Россвязи применяются следующие бланки:

угловой бланк письма Россвязи;

угловой бланк руководителя Россвязи;

угловой бланк заместителя руководителя Россвязи;

продольный бланк приказа;

продольный бланк протокола.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированно (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в Россвязи, утверждаются руководителем Россвязи.

2.2.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Россвязи.

2.2.4. Бланки документов Россвязи подлежат учету. На бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

2.2.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.2.6. Введение по мере необходимости в обращение новых бланков осуществляется по решению руководителя Россвязи. Соответствующие предложения вносятся начальником Административно-правового управления Россвязи вместе с образцами предлагаемых бланков.

Образцы бланков Россвязи приведены в Приложениях N 8 - 10.

2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.3.1. При подготовке документов их реквизиты оформляются с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2.3.2. Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (часть I), ст. 2696). Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте на геральдическом щите.

2.3.3. Наименование Россвязи.

Наименование Россвязи, воспроизводимое на бланках, должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральном агентстве связи, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320.

Сокращенное наименование Россвязи помещают в скобках ниже полного наименования.

Над наименованием Россвязи указывается полное наименование Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

2.3.4. Справочные данные о Россвязи.

Справочные данные о Россвязи включают почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.3.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Россвязью, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

2.3.6. Дата документа.

Датой документа является:

дата подписания документа - для распорядительных документов и писем;

дата зафиксированного в документе события - для протоколов, актов;

дата утверждения - для регламентов, планов, инструкций, положений, отчетов.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим, утверждающим или регистрирующим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2005). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например: 14 марта 2005 г.).

2.3.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими государственными органами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.3.9. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

2.3.10. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресование оформляется в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков бланка - уголков.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы проставляются перед фамилией.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность указывается в дательном падеже, а название организации - в родительном.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании в два адреса адресаты отделяются друг от друга 2-мя межстрочными интервалами. Слово "Копия" перед вторым адресатом не указывается.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Допускается центрировать все строчки реквизитов "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Буква "г." (город) перед названием города не проставляется, если в нем использовано слово "город" ("бург"), например: Зеленоград, Звенигород, Красногорск, Санкт-Петербург. Москва в соответствии с ее уставом обозначается без буквы "г.".

Документ не должен содержать более четырех адресов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для каждого из адресатов) и 1 визовой экземпляр с перечислением всех адресатов.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, в котором перечисляются организации-адресаты. Список рассылки составляется в структурном подразделении Россвязи - исполнителе документа, подписывается начальником этого структурного подразделения Россвязи.

2.3.11. Утверждение документа.

Утверждение документов производится проставлением грифа или изданием приказа.

Приказ издается в том случае, когда введение в действие утверждаемого документа требует дополнительных действий: установление срока введения в действие документа, определение исполнителей, ответственных за выполнение отдельных заданий, и т.п.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

2.3.12. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

"чего?" ("кого?"), например:

2.3.14. Отметка о контроле.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа проставляется штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Контроль осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Если документ ставится на контроль начальником какого-либо управления Россвязи, на документе также проставляется штамп "Контроль". Контроль осуществляется непосредственно в управлении.

2.3.15. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах Россвязи, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Россвязь не возражает").

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

2.3.16. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

2.3.17. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Россвязи или в его отсутствие лицом, его замещающим.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Россвязи, его заместителями или начальниками управлений аппарата Россвязи в соответствии с распределением обязанностей.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого внесена в проект документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.

Например:

2.3.18. Согласование проекта документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали участие несколько структурных подразделений Россвязи, должны быть завизированы начальниками этих подразделений.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

При внутреннем согласовании виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа или информационного письма, докладной записки. На остальных документах визы проставляются на втором экземпляре.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Замечания докладываются должностному лицу Россвязи, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Россвязи;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документах;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.3.19. Оттиск печати.

Россвязь имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и иные печати в соответствии с Положением о Федеральном агентстве связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.3.20. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Россвязи.

2.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:

Г.В. Андреева 771-86-08

На документе, подготовленном по поручению руководителя Россвязи группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.3.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.3.23. Отметка о поступлении документа.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК). На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма полученного документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное наименование Федерального агентства связи, количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.

2.4. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

2.4.1. Приказ.

2.4.1.1. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Россвязи, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел государственной службы и кадров Административно-правового управления на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект приказа.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления Россвязи.

Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации осуществляется юридическим отделом Административно-правового управления.

2.4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником Административно-правового управления, а также начальником юридического отдела.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов визируются всеми заместителями руководителя Россвязи.

2.4.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Справка подписывается руководителем структурного подразделения Россвязи, ответственного за разработку проекта приказа. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Структура регистрационных номеров приказов следующая:

хх - приказы по основной деятельности;

хх-к - приказы по личному составу;

хх-н - приказы об установлении надбавок к должностным окладам;

хх-п - приказы о награждении;

хх-ком - приказы о командировании;

хх-от - приказы о предоставлении отпусков.

2.4.1.4. Копии приказов направляются адресатам в соответствии с разнарядкой, которая составляется и подписывается начальником или заместителем начальника управления Россвязи, подготовившего приказ.

Копия приказа по основной деятельности в обязательном порядке направляется в юридический отдел.

Подлинники приказов по основной деятельности, об установлении надбавок к должностным окладам, о награждении хранятся в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления; подлинники приказов по личному составу, приказов о командировании, о предоставлении отпусков - в отделе государственной службы и кадров Административно-правового управления.

2.4.1.5. Приказ оформляется на бланке.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации;

Наименование федерального министерства, в ведении которого находится Россвязь - Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

Наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральное агентство связи;

Наименование вида документа - приказ;

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;

Место издания приказа. Указывается город.

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, начинаться с предлога "О" или "Об", формулироваться при помощи отглагольных существительных. Кавычки в названии и точка в конце заголовка не ставятся. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Например:

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

Федерального агентства связи

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Например:

На основании постановления Правительства Российской Федерации от 20.08.2005 N 424 "О внесении изменений в некоторые постановления Правительства Российской Федерации по вопросам законопроектной деятельности"...

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку со строчной буквы.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Формулировки распорядительной части должны быть краткими, четкими, ясными, не противоречить по смыслу ранее изданным документам и не допускать различных толкований.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: "подготовить", "обеспечить", "провести", "разработать" и т.д. Следует избегать неопределенных выражений, например "поднять", "повысить", "усилить", "принять меры", "активизировать", "обратить внимание" и т.д.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, при этом следует учитывать время доведения приказа до конкретных исполнителей.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в скобках - фамилия без инициалов руководителя структурного подразделения в именительном падеже) или конкретные должностные лица с указанием должности, инициалов и фамилии в дательном падеже.

Например:

1. АПУ (Шелихов)...

2. Заместителю руководителя Федерального агентства связи С.А. Мальянову...

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в разнарядке на рассылку документов, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования предваряют слова "Проект приказа подготовлен", сокращенное наименование управления, подготовившего проект приказа, подпись начальника управления, подготовившего проект приказа (подпись, расшифровка подписи), дата. Далее следует слово "СОГЛАСОВАНО:" и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи) и даты. Должности визирующих указываются при визировании приказа заместителями руководителя. При визировании проекта приказа начальниками управлений указывается только сокращенные наименования управлений и отделов.

Например:

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Проставление косой черты или предлога "за" перед наименованием должности не допускается.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы Россвязи подписывает руководитель Россвязи, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Отметка о наличии приложения оформляется в соответствующем пункте текста приказа (словом "прилагается", заключенным в скобки) и вверху документа, являющегося приложением к приказу. Левое поле отметки выравнивается на расстоянии 78 мм от правой границы текстового поля.

Например:

Если приложением является документ, утверждаемый приказом, то на нем проставляется гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" или "УТВЕРЖДЕНЫ"), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Содержательная часть приложения должна заканчиваться горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру, длина линии - 3 см.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя и номера его телефона и проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта приказа от левой границы текстового поля в две строки.

2.4.1.6. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказов приведен в Приложении N 1.

2.4.2. Положение, правила, инструкция.

2.4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Россвязи.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) принимаются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Россвязи, или как акты, утверждаемые Россвязью; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Россвязи.

2.4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

2.4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностной регламент главного специалиста-эксперта).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 2.

2.4.3. Протокол.

2.4.3.1. В Россвязи составляются протоколы совещаний у руководителя, протоколы совещаний у заместителей руководителя.

2.4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.4.3.3. В Россвязи протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь;

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отметка о прилагаемом списке присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.3.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители руководителя Федерального агентства связи,

начальники управлений Федерального агентства связи.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.3.6. Полный протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Краткий протокол подписывается только председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

2.4.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

2.4.3.8. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 3.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 4.

2.4.4. Доверенность.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от имени Россвязи.

Доверенности выдаются Россвязью своему представителю на право заключения договоров, представление интересов в судах и иных органах государственной власти, получение денег, товарно-материальных ценностей или совершение других действий от имени Россвязи. В тексте доверенности могут указываться следующие сведения:

полное наименование организации;

фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя государственного органа или учреждения;

содержание доверенных полномочий;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Доверенность печатается на бланке Россвязи.

Наименование документа - слово ДОВЕРЕННОСТЬ - печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отделяется от текста (основных реквизитов) 3 межстрочными интервалами.

Доверенности подлежат регистрации в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. Копия доверенности хранится в деле по номенклатуре и заменяется на оригинал по истечении срока действия доверенности.

2.4.5. Докладная записка.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка руководству Россвязи оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В верхней части листа от границы левого поля печатаются наименование федерального органа исполнительной власти полностью, наименование структурного подразделения - автора, наименование вида документа (прописными буквами), дата, номер документа и заголовок к нему. Все перечисленные реквизиты отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами.

При регистрации докладной записки, подписанной заместителем руководителя Россвязи на имя руководителя, число и номер проставляет должностное лицо отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. В остальных случаях регистрация осуществляется в секретариатах управлений.

Адресование оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки. При адресовании наименование должности, инициалы и фамилия руководителя пишутся в дательном падеже.

Текст докладной записки должен состоять из двух логических смысловых частей: в одной - содержится оценка фактов, событий, в другой - формулируются предложения, выводы, рекомендации. Оборот "Довожу до Вашего сведения" и аналогичные ему не употребляются.

Докладная записка подписывается должностным лицом Россвязи в пределах его компетенции и может являться основанием для подготовки проекта приказа после получения соответствующей резолюции.

Первый экземпляр докладной записки заместителя руководителя Россвязи подшивается в дело отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, копии с резолюцией руководства направляются структурным подразделениям и автору документа.

Образец оформления докладной записки приведен в Приложении N 5.

2.4.6. Служебные письма.

2.4.6.1. Служебные письма Россвязи готовятся как:

информационные по Россвязи;

ответы о выполнении поручений Минкомсвязи России;

исполнение поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Россвязи;

сопроводительные письма к проектам писем за подписью руководства Минкомсвязи России;

ответы на запросы различных организаций и граждан;

инициативные письма.

2.4.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциями руководителя Россвязи и его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции с учетом типовых сроков исполнения документов.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений Россвязи.

2.4.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера проставляются под подписями.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.4.6.4. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?".

Например:

"Об изменении...", "Об исполнении...", "О выделении...".

На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки.

2.4.6.5. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюциях руководства, содержать достоверную и аргументированную информацию, быть четкими, краткими. Содержание должно быть увязано с ранее изданными документами по данному вопросу и не противоречить законодательству. Не допускается различное толкование документов.

Разрешается употребление только официальных сокращений органов государственной власти. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 N 943/788.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и другое.

Если текст письма состоит из двух частей, то в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма, с указанием вида документа, даты, номера и заголовка к нему. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, решение и т.д. Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста.

Для достижения ясности изложения текста используется прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, а определение стоит перед определяемым словом. В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы): "при сем направляем", "настоящим сообщаем", "сего года" и др.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма, констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительная часть может заканчиваться формулировкой вежливости, вписываемой от руки.

Например: с уважением...

Следует использовать следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");

от 3-го лица единственного числа ("Федеральное агентство связи считает возможным..., рассмотрело..., не возражает...").

Если проект письма оформлен на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...", "считаю необходимым...".

В тексте письма, составленного во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации, дается ссылка на его дату, номер и заголовок. При этом вид документа печатается строчными буквами, заголовок берется в кавычки. Названия нормативных документов (инструкций, правил и др.) приводятся без кавычек.

Текст письма может включать таблицу. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.4.6.6. Письма подписывает руководитель Россвязи или его заместители в соответствии с распределением обязанностей.

Запрещается направление ответов в органы государственной власти за подписью начальников управлений Россвязи.

Начальники управлений Россвязи подписывают письма-запросы в организации связи, письма-поручения подведомственным организациям связи в пределах своей компетенции, ответы на обращения граждан, внутренние письма Россвязи.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях Россвязи, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

2.4.6.7. Датой письма является дата его подписания.

2.4.6.8. Внутренняя переписка между структурными подразделениями оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с угловым расположением реквизитов.

2.4.7. Телеграмма.

2.4.7.1. Телеграфная переписка осуществляется по срочным вопросам. Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "высшая правительственная" и "правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604) подписывает руководитель Россвязи.

2.4.7.2. Адрес, текст и подпись телеграммы печатается через два интервала прописными буквами, без переноса слов и исправлений на одной стороне листа.

В адресе телеграммы сначала указывается пункт назначения, а затем сам адресат.

2.4.7.3. Текст телеграммы должен излагаться кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл, без знаков препинания, заглавными буквами.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Конец текста заканчивается точкой.

Запрещается дословно повторять текст действующих приказов, указаний, инструкций. При необходимости дается ссылка на соответствующие пункты документов с указанием их даты и номера.

В телеграфных ответах на запросы первым словом текста является дата и номер документа, на который дается ответ.

В конце текста телеграммы указывается ее исходящий номер.

Должность лица, подписавшего телеграмму, и его фамилия печатаются с новой строки.

2.4.7.4. Под чертой печатается адрес Россвязи, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, проставляется его подпись и дата.

В левом нижнем углу листа делается отметка исполнителя: его фамилия и телефон.

Исправления, внесенные при подписании телеграмм, должны быть оговорены под чертой надписью "исправленному верить" и заверены лицом, заверяющим копии.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, направляемые более чем в 5 пунктов, отправляются по списку. При этом перед текстом делается отметка "по списку". К каждому листку списка прилагается копия телеграммы.

Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 6.

2.4.8. Телефонограмма.

Для оперативного решения служебных вопросов в необходимых случаях передаются телефонограммы.

Телефонограммы, подписанные руководством Россвязи, а также поступающие в его адрес, передаются и принимаются секретарем.

Текст телефонограммы, как правило, не должен содержать более 30 слов. Не следует употреблять труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

В конце телефонограммы указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, должности, фамилии, номера телефонов сотрудников, передавших и принявших телефонограмму, время передачи и получения.

Образец оформления телефонограммы приведен в Приложении N 7.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Россвязи с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Россвязи, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, Регламентом Россвязи, настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Россвязь осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в Россвязь доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. Документы, поступающие по почте, передаются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. Работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления расписываются в накладной и в извещении с указанием своей фамилии, даты и времени получения. Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес Россвязи, возвращается работникам отделения связи, роспись о получении в накладной не проставляется.

3.2.3. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.2.4. Документы, полученные работниками Россвязи от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Россвязь на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Все входящие документы делятся на:

а) регистрируемые документы, включающие:

корреспонденцию, поступающую на имя руководителя Россвязи из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

корреспонденцию на имя руководителя Россвязи и заместителей руководителя;

корреспонденцию на имя начальников и заместителей начальников управлений Россвязи;

корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Россвязи;

б) учитываемые документы:

формы статистической отчетности;

первичные документы бухгалтерской отчетности;

в) нерегистрируемые и неучитываемые документы:

пригласительные билеты;

поздравительные письма и телеграммы;

соболезнования;

плакаты, рекламные извещения, проспекты;

печатные издания (журналы, газеты, сборники, бюллетени);

прейскуранты.

Перед вскрытием конвертов проверяется правильность их адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленные письма возвращаются в отделение связи, осуществляющее доставку корреспонденции, при нарушении целостности упаковки составляется соответствующий акт.

Все конверты с документами вскрываются, за исключением конвертов с пометкой "лично", проверяется правильность доставки, комплектность листов документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При недостаче документов (отдельных листов) или приложений к ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке и на документе.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее именуется - РКК). На полученном документе в правой нижней части оборотной стороны последней страницы документа проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование "Россвязь", дату, регистрационный номер и наличие приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.

После регистрации и сканирования документы немедленно передаются начальнику отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления для предварительного просмотра.

3.3.2. Документы предварительно просматриваются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, а затем направляются на рассмотрение руководству Россвязи или в структурные подразделения по назначению.

Правительственная корреспонденция, телеграммы и документы с отметкой "Срочно", "Весьма срочно" передаются немедленно.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Документы, направляемые на рассмотрение руководителю Россвязи, передаются помощнику руководителя работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. Документы, направляемые на рассмотрение заместителям руководителя, получают в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления секретари или помощники заместителей руководителя.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, где в РКК вносится содержание резолюции, после чего документ передается на исполнение.

Резолюция руководителя или заместителя руководителя оформляется на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или помеченное словом "созыв". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Для исполнения поручений в сжатые сроки начальник структурного подразделения Россязи - основного исполнителя поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем руководителя Россвязи), как правило, создает рабочие группы в составе соисполнителей поручения или проводит необходимые совещания.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, соисполнителям передаются копии. При этом в РКК указывается время передачи документа исполнителю. С содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.

3.3.3. Прием, первичную обработку, регистрацию и распределение корреспонденции на имя начальников и заместителей начальников управлений осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное рассмотрение корреспонденции без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Россвязи осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и после регистрации передают в секретариат руководителя Россвязи.

Документы, направляемые на рассмотрение начальникам или заместителям начальников управлений, а также документы, направляемые в структурные подразделения Россвязи, получают в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Россвязи.

Начальники и заместители начальников управлений по результатам рассмотрения документа оформляют резолюции по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись, дата, в необходимых случаях срок исполнения.

Резолюции начальников и заместителей начальников управлений оформляются на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Россвязи, обеспечивают внесение в РКК документов содержание резолюции начальника управления и заместителя начальника управления.

3.3.4. Прием, первичную обработку нерегистрируемой корреспонденции осуществляют работники отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Нерегистрируемая корреспонденция передается работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления адресату.

3.3.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству Россвязи и исполнение.

3.3.6. Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.7. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с грифом "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов возвращаются исполнителям для передачи по факсу;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.8. Документы в электронном виде, поступающие в Россвязь, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Россвязи, в РКК осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

3.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые Россвязью, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.

3.4.2. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

3.4.3. Составление проекта документа, его согласование, утверждение и подписание осуществляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он подготовлен.

3.4.4. Документы, подписанные руководителем Россвязи, заместителями руководителя, руководством управлений, регистрируются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Исходящие документы регистрируются в день подписания или не позднее следующего рабочего дня.

3.4.5. Документы, подписанные руководителем Россвязи или заместителями руководителя, представляются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в трех экземплярах. После регистрации первый экземпляр отправляется адресату, второй - подшивается в соответствующее дело в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, третий - возвращается исполнителю.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Россвязи, представляются в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в двух экземплярах. После регистрации первый экземпляр направляется адресату, второй - передается исполнителю.

3.4.6. Исходящие документы регистрируются в РКК. Исходящий номер и дата распечатываются на отправляемых документах при помощи принтера.

РКК на исходящие документы создаются в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за делопроизводство в управлении.

3.4.7. Работники, ответственные за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

3.4.8. Отправка документов за подписью руководителя, заместителей руководителя и руководства структурных подразделений осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

При самостоятельной доставке исполнителями документов за подписью руководителя Россвязи или заместителей руководителя на визовом экземпляре документа, остающемся в отделе документооборота и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, проставляется отметка:

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы за подписью руководства структурных подразделений, подлежащие отправке почтовой связью, передаются в отдел документооборота и работы с обращениями граждан Административно-правового управления вместе с надписанными конвертами.

3.4.9. Средствами почтовой связи документы отправляются работниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления по мере накопления (не реже двух раз в день).

3.4.10. Документы на отправку в почтовое отделение передаются полностью оформленными и запечатанными в конверты.

С уведомлением отправляются письма о расторжении договоров, уведомления и извещения об уплате государственной пошлины, документы, адресованные участникам проводимых Россвязью конкурсов, документы, направляемые в суды или в связи с рассмотрением дел в суде.

Остальная корреспонденция отправляется заказными письмами.

Реестры на отправление корреспонденции составляются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.4.11. Фельдъегерской связью и средствами специальной связи документы отправляются по указанию руководителя Россвязи, заместителей руководителя и начальника Административно-правового управления в соответствии с договорами, заключенными между Россвязью и Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации и федеральным государственным унитарным предприятием "Главный центр специальной связи".

3.4.12. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм (телетайпограмм), телефонограмм, электронных сообщений.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715), а также в соответствии с заключенным между Россвязью и оператором связи договором.

Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю Россвязи, его заместителям и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) начальникам управлений.

Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителем Россвязи.

Телеграмма печатается в трех экземплярах и передается в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления для регистрации в РКК и отправки.

Исходящие телеграммы (телетайпограммы) регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.

3.4.13. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.4.14. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи документов и служебных материалов от структурных подразделений Россвязи организациям и устанавливаются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и секретариатах структурных подразделений Россвязи.

3.4.15. Выдача документов на руки представителям физических или юридических лиц допускается только при наличии доверенности, оформленной надлежащим образом, под роспись на копии документа, с указанием даты его получения.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, поручения, объяснительные записки) за подписью руководства управлений создается и регистрируется в структурных подразделениях Россвязи.

Внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, поручения, объяснительные записки) за подписью руководителя Россвязи или заместителей руководителя регистрируется в РКК и сканируется в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Сканируются только служебные записки и поручения руководителя и заместителей руководителя, а также внутренняя переписка (служебные записки, докладные записки, письма, объяснительные записки) на имя руководителя или заместителей руководителя. Сканирование производится в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления после наложения резолюции.

3.5.3. Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел Административно-правового управления для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, который осуществляет контроль правильности их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.4. Зарегистрированные и размноженные экземпляры подписанных руководителем или заместителями руководителя распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.5. Передача документов между управлениями Россвязи осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном управлении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК.

3.6. Учет количества документов

3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКК в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления, результат представляется руководству Россвязи.

3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Учет количества документов проводится по Россвязи в целом или по отдельным структурным подразделениям Россвязи.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 11). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Руководители структурных подразделений Россвязи обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

3.7.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

3.7.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю Россвязи, заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

3.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Эти сведения отмечаются также в РКК документа.

3.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за неполноту и недостоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.

IV. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации в канцелярии подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые в Россвязи (внутренние и отправляемые).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз:

поступающие - в день поступления;

создаваемые - в день подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия, вида документа, автора и содержания.

Отдельно регистрируются:

поступающие документы (входящие письма);

отправляемые документы (исходящие письма);

внутренние документы (докладные записки);

протоколы;

организационно-распорядительные документы;

обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, организационно-распорядительных документов, протоколов производится в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Регистрация отправляемых документов, созданных в структурных подразделениях, за подписью руководства Россвязи или начальников управлений производится в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления после заведения проекта РКК в базе данных "Делопроизводство" лицом, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении.

В структурных подразделениях Россвязи регистрируется только внутренняя переписка за подписью начальников управлений на имя руководителя Россвязи, заместителей руководителя, начальников других управлений Россвязи.

4.1.6. В Россвязи документы регистрируются в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления путем заполнения электронных полей РКК в базе данных "Делопроизводство" САД.

4.1.7. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера.

4.1.8. Регистрационный номер внутреннего или исходящего документа состоит из порядкового номера, который дополняется буквенным и цифровым индексом структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком тире "-".

4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

4.2. Организация поисковой системы по документам

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Россвязи используется автоматизированная поисковая система по документам "Делопроизводство", в которую информация о документах поступает при их регистрации.

4.2.2. Эффективность работы поисковой системы достигается путем использования классификационных справочников:

классификатор видов документов;

классификатор корреспондентов;

классификатор авторов документов;

классификатор исполнителей;

классификатор кратких заголовков;

классификатор особых отметок;

номенклатура дел.

4.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (название, вид документа, дата подписания, номер документа, корреспондент и т.п.) или по контексту (любая фраза или слово, содержащиеся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация контроля исполнения документов

5.1.1. Порядок контроля исполнения документов в Россвязи определяется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, Регламентом Россвязи.

5.1.2. Организация, ведение и совершенствование системы контроля исполнения документов по поручениям руководителя и заместителей руководителя в управлениях Россвязи осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в соответствии с Положением об отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и настоящей Инструкцией, а также работниками управлений, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях Россвязи.

5.1.3. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.1.4. Решение о постановке документа на контроль принимается на основании резолюции руководителя, заместителей руководителя, начальников управлений с указанием срока исполнения документа.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".

5.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, которые систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контрольная картотека в Россвязи ведется в электронном виде.

5.1.6. Отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления еженедельно представляет руководителю Россвязи и его заместителям, начальникам управлений Россвязи информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Россвязи.

5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются резолюциями руководителя Россвязи, заместителями руководителя, начальниками управлений.

Сроки исполнения исчисляются:

поступившие из высших органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа;

поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и от граждан - с даты их поступления в Россвязь.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки, если иные сроки не предусмотрены в документе:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" (или аналогичную), - в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам ответ должен быть дан не позднее чем через 15 дней с даты поступления запроса;

по депутатским запросам, обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней с даты поступления;

по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - в течение 5 дней;

по запросам правоохранительных органов - в течение 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

индивидуальные и коллективные обращения граждан - в течение 30 дней со дня поступления.

5.2.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя Россвязи или заместителей руководителя и фиксируется в РКК.

5.2.3. При исполнении документа группой исполнителей соисполнители представляют результаты своей работы ответственному исполнителю в течение первой половины срока исполнения документа. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления о переносе срока исполнения документов. Отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления вносит соответствующие изменения в РКК.

5.3. Регулирование хода исполнения документа

5.3.1. При уходе в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении работник, ответственный за осуществление контроля исполнения документов в управлении, обязан по согласованию с начальником управления передать другому работнику контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в управлении и своевременно проинформировать отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления о смене работника, ответственного за контроль исполнения документов в управлении.

5.3.2. Промежуточный контроль хода исполнения документов осуществляется со следующей периодичностью:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - еженедельно.

5.4. Снятие исполненного документа с контроля

5.4.1. Снятие исполненного документа с контроля осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

5.4.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

В РКК проставляется отметка об исполнении.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Россвязи в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Россвязи. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию работы с документами в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Россвязи, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Россвязи, Положением о Федеральном агентстве связи, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 320, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Россвязи, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В Россвязи составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел (Приложение N 13).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и архивом Россвязи, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи архива Россвязи.

6.1.6. Сводная номенклатура дел Россвязи согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Россвязи, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Россвязи.

Сводная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Россвязи.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

Второй экземпляр используется в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления в качестве рабочего.

Третий экземпляр используется в архиве Россвязи.

Четвертый экземпляр направляется в Государственный архив Российской Федерации.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Россвязи.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Россвязи являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Россвязи.

6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Россвязи.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Россвязи буквенно-цифрового обозначения управления, цифрового обозначения отдела внутри управления, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Россвязи. Индекс дела обозначается заглавными буквами русского алфавита и арабскими цифрами.

Например: П30-1-05, где П30-1 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название организации (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы к протоколам заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума (проекты распоряжений, концепций, письма).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с органами исполнительной власти Республики Адыгея по основным вопросам деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Федеральным агентством по образованию по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с филиалами Федерального государственного унитарного предприятия "Почта России" по Приволжскому федеральному округу.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с Управлением федеральной почтовой связи г. Санкт-Петербурга о режиме работы отделений связи.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Планы деятельности федеральных государственных унитарных предприятий, находящихся в ведении Россвязи (годовые).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 могут:

указываться названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

проставляться отметки:

о заведении дел;

о переходящих делах;

о выделении дел к уничтожению;

о лицах, ответственных за формирование дел;

о передаче дел в архив и др.

6.1.14. Если в течение года в Россвязи возникают новые документированные участки работы, то непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве дел с учетом всех томов.

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Под формированием дел понимается группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в Россвязи децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

6.2.3. Исполненные документы должны подшиваться в структурных подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль правильного формирования дел осуществляется отделом делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, приказов Минкомсвязи России, приказов Россвязи.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минкомсвязи России, Россвязи, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности Россвязи (прием на работу и увольнение, поощрения, установление надбавок, командирование, отпуска и т.д.), группируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

6.2.7. Дела Россвязи подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (75 лет).

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 14);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (Приложение N 15);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 16);

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование Россвязи (фондообразователя) указывается полностью в именительном падеже, в скобках указывается официально принятое сокращение;

наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием;

номер (индекс) дела (цифровое обозначение дела) указывается по номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел;

дата дела (тома, части) - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Датами дела, содержащего распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов (самого раннего и самого позднего), включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом от начала до конца дела, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, схемы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложением нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой записью.

Реквизит "Срок хранения" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000, или в Перечне документов со сроками хранения Министерства связи СССР, министерств связи союзных республик и подведомственных им организаций и предприятий связи, утвержденном Министерством связи СССР 03.10.1985.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (N фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Россвязи черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и архива Россвязи по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов подшивается в начало дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются, с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Россвязи дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения могут храниться по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Россвязи. В случае необходимости документы со сроком хранения до 10 лет могут также сдаваться в архив Россвязи (в течение следующего года после их завершения).

6.3.2. Передача дел из одного структурного подразделения в другое осуществляется по актам приема-передачи дел.

6.3.3. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений производится с разрешения начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления под расписку в журнале выдачи дел. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Россвязи, при необходимости - после согласования с ответственным сотрудником юридического отдела Административно-правового управления по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Россвязи, при необходимости - после согласования с ответственным сотрудником юридического отдела Административно-правового управления, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы Россвязи являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

До поступления на хранение в Государственный архив Российской Федерации документы Россвязи хранятся в архиве данного органа.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Россвязи включает работу отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в Россвязи на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Россвязи.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Россвязи создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Россвязи. Положение о ЦЭК Россвязи подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством и утверждается приказом Россвязи.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Россвязи непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Россвязи; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Россвязи путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В Россвязи в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством начальника отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления. По этим описям документы сдаются в архив Россвязи.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Россвязи, которую готовит архив Россвязи и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный Архив Российской Федерации.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 17) и представляются в архив Россвязи не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Административно-правового управления и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Россвязи, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период на уничтожение и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 18) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Россвязи одновременно. Согласованные ЦЭК Россвязи акты утверждаются руководителем Россвязи только после утверждения ЭПК Государственного Архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Федерального агентства связи. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.1.20. Дела, включенные в акт, разброшюровываются и формируются в связки, при этом скрепки из дел изымаются, а обложки отделяются. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Подготовленные к уничтожению документы передаются в отдел материально-технического обеспечения Административно-правового управления для последующего уничтожения. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за архив Россвязи.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив Россвязи передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Россвязи, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Россвязи и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.2. Передача дел в архив Россвязи осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений Россвязи и утвержденному начальником Административно-правового управления Россвязи.

7.2.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Россвязи лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Россвязи. Все выявленные при проверке недостатки работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.4. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Россвязи, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

7.2.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Россвязи лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Россвязи независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

12 декабря 2008 года

Приложение N 1

к п. 2.4.1.6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПРИКАЗА

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА СВЯЗИ

Приложение N 2

к п. 2.4.2.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ

Приложение N 3

к п. 2.4.3.7

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 4

к п. 2.4.3.7

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 5

к п. 2.4.5

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Приложение N 6

к п. 2.4.7.4

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

Приложение N 7

к п. 2.4.8

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Приложение N 8

к п. 2.2.6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА СВЯЗИ

Приложение N 9

к п. 2.2.6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА СВЯЗИ

Приложение N 10

к п. 2.2.6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА СВЯЗИ

Приложение N 11

к п. 3.6.2

ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

СПРАВКА

об объеме документооборота

за __________________ 200_ г.

Приложение N 12

к п. 6.1.3

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении

Приложение N 13

к п. 6.1.3

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА СВЯЗИ

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______ году в Федеральном агентстве связи

Приложение N 14

к п. 6.2.8

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Приложение N 15

к п. 6.2.8

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 16

к п. 6.2.8

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ______

Приложение N 17

к п. 7.1.12

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

<***> Передаются с делами отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан.

Приложение N 18

к п. 7.1.18

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ