Главная
Нормативно-правовые акты
Приказы
Приказ МЧС России от 14.10.2025 N 920 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах МЧС России, организациях, находящихся в ведении МЧС России

Приказ МЧС России от 14.10.2025 N 920

Актуальная версия документа, комментарии, аналитика в КонсультантПлюс

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ

ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ

ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

ПРИКАЗ

от 14 октября 2025 г. N 920

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЧС РОССИИ,

ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МЧС РОССИИ

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах МЧС России, организациях, находящихся в ведении МЧС России, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 14 мая 2021 г. N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Р.В. Курынина.

Министр

А.В.КУРЕНКОВ

Утверждена

приказом МЧС России

от 14 октября 2025 г. N 920

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЧС РОССИИ,

ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МЧС РОССИИ

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Архив

архив территориального органа МЧС России, организации, находящейся в ведении МЧС России

ГФС

Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации

Делопроизводитель

сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении и в его территориально удаленных подразделениях территориального органа МЧС России, организации, находящейся в ведении МЧС России

Заместители Министра

первый заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, статс-секретарь - заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, заместитель Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий - главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору, заместители Министра Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Инструкция

Инструкция по делопроизводству в территориальных органах МЧС России, организациях, находящихся в ведении МЧС России

Министр

Министр Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

МЭДО

межведомственный электронный документооборот

Организации МЧС России

организации, находящиеся в ведении МЧС России

Подразделение делопроизводства

штатное, самостоятельное структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России

Положение о МЧС России

Положение о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868

Положение о территориальном органе МЧС России

Положение о территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденное приказом МЧС России от 28 марта 2025 г. N 258 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 апреля 2025 г., регистрационный N 81760)

Правила делопроизводства

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023)

Приказы о бронировании (прекращении бронирования)

приказы о бронировании (прекращении бронирования) граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации

Регламент МЧС России

Регламент Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденный приказом МЧС России от 2 сентября 2014 г. N 484 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 9 октября 2014 г., регистрационный N 34275)

Регламент работы в СЭД

Регламент работы в информационной системе "Система электронного документооборота МЧС России", утверждаемый распоряжением МЧС России

Росархив

Федеральное архивное агентство

Руководство МЧС России

Министр, первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра - главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору, заместители Министра

Руководство территориального органа, организации МЧС России

руководитель, заместители руководителя территориального органа, организации МЧС России

Сотрудники

военнослужащие спасательных воинских формирований, сотрудники федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, федеральные государственные гражданские служащие, работники, занимающие должности, не являющиеся должностями государственной службы, территориального органа, организации МЧС России

Срочные документы

документы, содержащие пометки о срочности "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", либо срок исполнения которых, установленный законодательными, нормативными правовыми актами, а также содержащийся в поручении (указании по исполнению), тексте документа, не превышает 10 дней

Структурные подразделения

управления, отделы, службы, отделения, группы, отряды, части, центры территориального органа, организации МЧС России

Структурные подразделения центрального аппарата МЧС России

главные управления, департаменты, управления, отделы центрального аппарата МЧС России <1>

СЭД

информационная система "Система электронного документооборота МЧС России", введенная в эксплуатацию приказом МЧС России от 12 апреля 2021 г. N 225

ФПС ГПС

федеральная противопожарная служба Государственной противопожарной службы

Центральный архив МЧС России

федеральное казенное учреждение "Центральный архив Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий"

ЦУКС

Центр управления в кризисных ситуациях территориального органа МЧС России

ЭРК

электронная регистрационная карточка СЭД

--------------------------------

<1> Пункт 5 Указа Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. N 868 "Вопросы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ <1>

--------------------------------

<1> Термины и определения приведены в соответствии с Правилами делопроизводства и ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. N 30-ст.

Иные понятия, приведенные в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 июня 2025 г. N 622-ст.

Для целей Инструкции используются следующие термины и определения:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен;

"бланк документа" (электронный шаблон бланка документа) - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора документа, расположенными в определенном порядке;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения и обуславливающее его юридическую силу;

"дело" - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения;

"делопроизводство" - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации;

"докладная записка" - информационно-справочный документ, подготовленный структурными подразделениями и адресованный руководству территориального органа, организации МЧС России, содержащий информацию о событиях, фактах, по которым требуется принятие решения;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение управления; ДОУ" - деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе по формированию документального фонда организации;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;

"исполнитель" - структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть;

"межведомственный электронный документооборот (МЭДО)" - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

"номенклатура дел" - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

"нормативный правовой акт" - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <2>;

--------------------------------

<2> Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД "Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации.

"официальный документ" - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты;

"оформление документа" - часть процесса документирования, включающая проставление на документе реквизитов;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа;

"приказ" - организационно-распорядительный документ, регулирующий вопросы, связанные с основными направлениями деятельности территориального органа, организации МЧС России, требующий обязательного выполнения определенных действий, соблюдения правил, устанавливающий соответствующий порядок, утверждающий соответствующее положение;

"простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

"протокол" - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях;

"распоряжение" - организационно-распорядительный документ территориального органа, организации МЧС России, регулирующий оперативные вопросы, в том числе рассчитанные на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей;

"регистрация документа" - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты;

"реквизит документа" - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации;

"служебная записка" - информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между заместителями территориального органа, организации МЧС России, структурными подразделениями;

"СЭД" - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения;

"усиленная квалифицированная электронная подпись" - электронная подпись документа, подтверждающая его юридическую значимость;

"формирование дела" (электронного дела)" - группирование документов в (электронное) дело и их систематизация;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <1>;

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию <2>;

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <3>;

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Часть 1. Общие положения

1. Инструкция устанавливает единые требования к работе с документами, включая подготовку, обработку, учет, рассмотрение, отправку, контроль исполнения и хранение, в территориальных органах, организациях МЧС России.

2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства, Положением о МЧС России, Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе МЧС России, нормативными правовыми актами Росархива, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

3. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России.

4. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

5. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 "О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213), Инструкцией по организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий", утвержденной приказом МЧС России от 14 сентября 2020 г. N 684.

6. Особенности ведения делопроизводства при работе с обращениями граждан регламентируются Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом МЧС России, приказом МЧС России от 25 июля 2025 г. N 655 "Об организации работы по рассмотрению обращений граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий". Требования Инструкции распространяются на указанный вид деятельности в части общих принципов работы с документами.

7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов ведения делопроизводства, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Организация и ведение делопроизводства, документационное обеспечение управления, осуществление контроля исполнения поручений (документов) в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства, которое подчиняется непосредственно руководителю территориального органа, организации МЧС России, с использованием СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Положение о подразделении делопроизводства в территориальном органе МЧС России разрабатывается в соответствии с типовым положением, утверждаемым приказом МЧС России.

10. Методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в территориальных органах, организациях МЧС России возлагаются на их руководителей.

12. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях и в их территориально удаленных подразделениях осуществляется делопроизводителями с использованием СЭД.

13. Ведение делопроизводства в территориальных подразделениях надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России, структурных подразделениях территориальных органов МРЧС России - пожарно-спасательных подразделениях ФПС ГПС по вопросам осуществления деятельности ФПС ГПС на соответствующей территории, осуществляются сотрудниками данных подразделений, на которых возлагаются функции делопроизводителя с правом регистрации документов.

14. Положения о функциях, задачах, правах и ответственности сотрудников подразделения делопроизводства, делопроизводителей включаются в их должностные регламенты (инструкции). Перечень функций, возлагаемых на делопроизводителей, указан в приложении N 1 к Инструкции.

15. Персональный список делопроизводителей и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (командирование, отпуск, болезнь), а также иные вопросы ведения делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России (присвоение структурным подразделениям индексов для ведения делопроизводства; график проведения проверок структурных подразделений подразделением делопроизводства; определение рабочего времени на прием и отправку документов; порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, выходные и праздничные дни; назначение администраторов СЭД), утверждаются (регулируются) приказом территориального органа, организации МЧС России, который разрабатывается подразделением делопроизводства.

16. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в соответствии с требованиями документов, указанных в пункте 5 Инструкции. Подразделение делопроизводства должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером, двери помещения оснащаются надежными замками.

17. При назначении делопроизводителя руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней направляет в подразделение делопроизводства сведения о назначаемом делопроизводителе, создает в структурном подразделении комиссию по приему-передаче дел и документов с включением в ее состав представителя подразделения делопроизводства.

18. Вновь назначенный делопроизводитель в течение трех рабочих дней с момента выхода приказа территориального органа, организации МЧС России об утверждении персонального списка делопроизводителей и лиц, их замещающих, проходит инструктаж в подразделении делопроизводства по выполнению требований Инструкции.

19. Руководство, сотрудники территориальных органов, организаций МЧС России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, обеспечение сохранности находящихся у них документов и содержащейся в них служебной информации.

20. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21. Исполнитель осуществляет свои функции по работе с документами в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на исполнителей, указанным в приложении N 2 к Инструкции.

22. Сотрудниками подразделения делопроизводства согласно утвержденному графику один раз в три года проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях.

23. Итоги проверок оформляются в виде справок о состоянии делопроизводства, которые подразделение делопроизводства докладывает руководителю территориального органа, организации МЧС России и доводит до руководителя проверяемого структурного подразделения.

24. В справке о состоянии делопроизводства отражаются выявленные недостатки, в соответствии с которыми проверяемое структурное подразделение по согласованию с подразделением делопроизводства готовит план устранения недостатков с указанием сроков их устранения, по истечении которых руководитель структурного подразделения представляет в подразделение делопроизводства служебную записку об устранении недостатков.

25. Лица, принятые на работу в территориальный орган, организацию МЧС России, должны быть ознакомлены с Инструкцией и Регламентом работы в СЭД и изучить содержащиеся в них требования не позднее трех рабочих дней после назначения на должность.

Часть 2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Общие требования к созданию документов

26. В территориальном органе, организации МЧС России создаются электронные документы и документы на бумажном носителе.

27. В документооборот территориального органа, организации МЧС России включаются электронные документы, полученные по СЭД и МЭДО, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов, поступивших на бумажном носителе.

28. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.

29. На листах бумаги формата A6 (105 x 148 мм) оформляются резолюции, листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм) используются для оформления таблиц, карт, схем.

30. При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков (унифицированные формы) и документов, которые имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажных носителях.

31. Документы создаются с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером 14 (в исключительных случаях - 13, 15) с применением современных текстовых редакторов, с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 12.

32. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру. Интервал между словами - один пробел. Интервал между буквами в словах - обычный.

33. Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов.

34. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту письма, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

35. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через двойной интервал.

36. Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться полужирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

37. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, мм:

1) левое - 25 - 30;

2) правое - 10;

3) верхнее - 20;

4) нижнее - 20.

38. Границы левого, правого и верхнего полей бланка письма выравниваются по реквизиту бланка.

39. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, при этом каждое приложение к документу должно иметь свою нумерацию страниц.

40. При переносе текста на следующую страницу последняя страница текста должна содержать не менее трех строк.

41. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, без знака точки. Номер на первой странице документа или приложения не проставляется. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.2. Бланки документов, применяемые в территориальных

органах, организациях МЧС России

42. В территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие виды бланков документов (приложения N 3 - 10 к Инструкции):

1) бланки приказа, распоряжения, протокола (приложения N 3 - 5 к Инструкции);

2) бланки писем: территориального органа, организации МЧС России, подразделений надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России (приложения N 6 - 9 к Инструкции);

3) бланк предписания на выполнение задания <1> (приложение N 10 к Инструкции).

--------------------------------

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 7 февраля 2024 г. N 132 "Об утверждении Правил допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне".

43. Бланки изготавливаются с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). Необходимым условием при подготовке исполнителями документов на бланках в электронном виде является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка территориального органа, организации МЧС России (в том числе воспроизведение в черно-белом виде) в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией.

2.3. Оформление реквизитов документов

44. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, имеют определенный состав реквизитов:

1) эмблема МЧС России;

2) полное и сокращенное наименование территориального органа, организации МЧС России;

3) наименование структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России (для бланков подразделений надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России);

4) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России (структурном подразделении);

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф (пометка) об ограничении доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) заголовок к тексту;

14) текст документа;

15) отметка о приложении;

16) гриф согласования документа;

17) виза;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) печать;

21) отметка об исполнителе;

22) отметка о заверении копии;

23) отметка о поступлении документа;

24) резолюция;

25) отметка о контроле; <1>

--------------------------------

<1> Проставляется в ЭРК документа в СЭД.

26) отметка о направлении документа в дело.

45. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

46. Оформление реквизитов документов в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется в порядке, указанном в приложении N 11 к Инструкции.

2.4. Подготовка и согласование документов

с использованием СЭД

47. Подготовка и согласование проектов документов исполнителями осуществляется в СЭД (за исключением проектов приказов о поощрении, по личному составу и по строевой части).

48. Работа с электронными документами в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", иными нормативными правовыми актами, Инструкцией и Регламентом работы в СЭД.

49. Электронный документ имеет юридическую силу и несет предусмотренные для данного документа последствия.

50. Подготовка проектов документов (электронных или на бумажном носителе) осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания в СЭД проекта документа с использованием соответствующего шаблона, заполнения атрибутов ЭРК, размещения в СЭД пояснительной записки (для проектов приказов), создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания у руководства территориального органа, организации МЧС России или структурного подразделения усиленной квалифицированной электронной подписью (для электронных документов) или собственноручной подписью (для документов на бумажном носителе).

51. Согласование проектов документов, подготовленных в СЭД, осуществляется с использованием простой электронной подписи.

52. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования (приложение N 12 к Инструкции) распечатывается исполнителем из СЭД на оборотной стороне последнего подписного листа документа (в случае большого количества согласующих - дополнительно на отдельном листе, прилагаемом к документу), и составляет его неотъемлемую часть.

53. Ответственность за соответствие листа согласования проекта документа, распечатанного на бумажном носителе, электронному листу согласования, размещенному в СЭД, несет исполнитель.

54. Собственноручной подписью руководства территориального органа, организации МЧС России удостоверяются приказы, распоряжения, протоколы, доверенности, акты, исходящие документы, адресованные представителям государственных органов и организаций, не являющихся пользователями МЭДО. <1>

--------------------------------

<1> За исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

55. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступившие туда на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

56. Файлы подготовленных проектов электронных документов, приложений к ним, требующих подписания, согласования (визирования) и утверждения, после рассмотрения и подписания усиленной квалифицированной электронной подписью преобразовываются автоматически СЭД в формат PDF.

2.5. Подготовка приказов и распоряжений

2.5.1. Вопросы, регулируемые приказами и распоряжениями

57. Основаниями для издания приказов территориального органа, организации МЧС России являются:

1) нормативные правовые акты МЧС России;

2) приказы МЧС России;

3) решения коллегии МЧС России, военного совета спасательных воинских формирований;

4) поручения Министра;

5) поручения руководителя территориального органа, организации МЧС России;

7) инициатива структурных подразделений.

58. В территориальных органах, организациях МЧС России издаются следующие виды приказов:

1) по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России;

2) по личному составу;

3) по строевой части;

4) о поощрении;

5) о бронировании (прекращении бронирования);

6) о командировании;

7) о назначении суточного наряда (дежурства).

59. Приказами по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России:

1) утверждаются годовые и другие планы мероприятий;

2) утверждаются положения о структурных подразделениях территориального органа, организации МЧС России;

3) регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики;

4) создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы и другие);

5) регламентируются вопросы организации оперативного (экстренного) реагирования на чрезвычайные ситуации, угрозы возникновения чрезвычайных ситуаций, а также иные события, требующие принятия дополнительных мер реагирования, произошедшие на территории Российской Федерации; <1>

--------------------------------

<1> Приказ МЧС России от 17 апреля 2025 г. N 336 "Об организации в МЧС России управления и оперативного (экстренного) реагирования при угрозе возникновения и возникновении чрезвычайных ситуаций на территории Российской Федерации".

6) регулируются вопросы о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья;

7) регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом организации МЧС России.

60. Приказами о бронировании (прекращении бронирования) граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации регулируются вопросы:

1) бронирования граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации;

2) прекращения бронирования граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации.

61. Формы приказов по строевой части, по личному составу, о поощрении и о командировании, а также порядок их подготовки, согласования и регистрации определяются приказом МЧС России, разрабатываемым структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, на которое возложено ведение кадровой работы.

62. Распоряжения территориального органа, организации МЧС России разрабатываются по поручению руководителя территориального органа, организации МЧС России, его заместителей по оперативным вопросам (в том числе по вопросам осуществления в МЧС России управления при организации оперативного (экстренного) реагирования на чрезвычайные ситуации, угрозы возникновения чрезвычайных ситуаций, а также иные события, требующие принятия дополнительных мер реагирования, произошедшие на территории Российской Федерации), по хозяйственным вопросам, по вопросам осуществления контрольной (надзорной) деятельности, в том числе по вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей.

2.5.2. Право подписи приказов и распоряжений

63. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит:

1) руководителю территориального органа, организации МЧС России;

2) заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений территориального органа МЧС России, которым руководителем территориального органа МЧС России делегирована часть предоставленных ему полномочий, в том числе подписи распорядительных документов, по вопросам их деятельности <2>.

--------------------------------

<2> Подпункт 4 пункта 19 Положения о территориальном органе МЧС России.

64. На период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) руководителя территориального органа, организации МЧС России право подписи приказов предоставляется должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение его обязанностей.

2.5.3. Порядок согласования проектов приказов и распоряжений

65. Проект приказа по основной деятельности (распоряжения) до представления на подпись согласовывается:

1) руководителем структурного подразделения - исполнителя проекта приказа (распоряжения);

2) руководителями структурных подразделений, которым даются поручения, и компетенция которых затрагивается в проекте приказа (распоряжения);

3) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов приказов (распоряжений);

4) руководителем подразделения делопроизводства;

5) заместителем руководителя территориального органа, организации МЧС России в соответствии с распределением обязанностей (для приказов, распоряжений за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России);

6) другими должностными лицами по усмотрению руководителя территориального органа, организации МЧС России.

66. Проекты приказов по основной деятельности о выполнении мероприятий при нарастании угрозы агрессии против Российской Федерации до объявления мобилизации в Российской Федерации, при переводе территориальных органов, организаций МЧС России на работу в условиях военного времени, в период действия военного положения и в военное время, в том числе подготовленные в ходе учебных и учебно-практических мероприятий в рамках мобилизационной подготовки и мобилизации, проводимых под руководством Президента Российской Федерации и МЧС России, согласовываются:

1) руководителем мобилизационного подразделения или должностного лица, на которого возложены соответствующие функции;

2) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов приказов (распоряжений);

3) руководителем подразделения делопроизводства;

4) заместителем руководителя территориального органа, организации МЧС России в соответствии с распределением обязанностей.

67. Проект приказа о бронировании согласовывается:

2) руководителем кадрового подразделения;

3) руководителем подразделения делопроизводства;

68. Право подписи приказов (распоряжений) делегируется руководителем территориального органа МЧС России путем издания соответствующего приказа территориального органа МЧС России.

69. Командирование за пределы Российской Федерации сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России производится на основании приказа МЧС России.

70. В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (командирование, отпуск, болезнь) распорядительные документы согласовываются с должностным лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя структурного подразделения.

71. Проект приказа (распоряжения), предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (для организаций МЧС России) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России.

72. Подготовка и согласование проектов приказов по основной деятельности (распоряжений), приказов о бронировании (прекращении бронирования), приказов (распоряжений) о командировании, о назначении суточного наряда (дежурства) осуществляются в СЭД в форме электронного документа.

73. Исполнителем заполняются реквизиты ЭРК в СЭД, в которой также размещается проект приказа (распоряжения), создается маршрут согласования. В ходе согласования в СЭД формируется электронный лист согласования с таблицей разногласий и протоколом согласования (при необходимости).

74. Согласование проектов приказов (распоряжений) на бумажном носителе (по личному составу и строевой части, о поощрении) осуществляется путем визирования на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта, которое оформляется в виде таблицы (листа согласования) (приложение N 12 к Инструкции). Визы иных должностных лиц проставляются ниже таблицы.

75. Срок согласования проектов приказов (распоряжений) должностными лицами - не более 3 рабочих дней.

76. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России проводит правовую экспертизу проектов приказов. Срок проведения правовой экспертизы - не более 3 рабочих дней, в исключительных случаях - не более 5 рабочих дней.

77. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России имеет право вносить в проекты распорядительных документов территориального органа, организации МЧС России правки с целью приведения в соответствие с законодательством Российской Федерации, а также правки юридико-технического характера в пределах своей компетенции.

78. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) внесены изменения, то он подлежит доработке и повторному согласованию в установленном порядке.

79. Порядок согласования проекта приказа (распоряжения) в структурном подразделении определяет руководитель структурного подразделения.

2.5.4. Порядок подготовки проектов приказов и распоряжений

80. Обеспечение выполнения требований Инструкции при подготовке проектов приказов и распоряжений, определение перечня структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в их согласовании, ответственность за полноту согласования возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект приказа и распоряжения на подпись.

81. Подготовка приказов по личному составу (в том числе о дисциплинарных взысканиях), строевой части, о поощрении, а также приказов о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

82. Подготовка приказов о бронировании осуществляется структурным подразделением (должностным лицом) территориального органа, организации МЧС России, на которое возложена функция по организации бронирования.

2.5.5. Представление проектов приказов и распоряжений

на подпись

83. Проект приказа (распоряжения) представляется на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России, а также иным должностным лицам, указанным в подразделе 2.5.2 Инструкции, на бумажном носителе на бланке установленного образца с распечатанным из СЭД на обороте последнего (подписного) листа проекта приказа листом согласования; с таблицей разногласий (протоколом согласования) в случае неурегулированных разногласий.

84. При необходимости проекты приказов дополняются пояснительной запиской, подготовленной исполнителем и содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект, и ходе согласования.

85. Подготовка пояснительной записки осуществляется на листе бумаги формата A4 и подписывается руководителем структурного подразделения - исполнителя проекта приказа (распоряжения).

86. Пояснительная записка является справочным документом и хранится вместе с приказом (распоряжением) до передачи приказов (распоряжений) на архивное хранение.

87. Проекты приказов, распоряжений, требующих финансового обеспечения, представляются на согласование и подпись с приложением финансово-экономических обоснований установленной формы, в которых указываются: основание для издания документа, необходимые объемы ассигнований, источники финансирования.

88. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов приказов, распоряжений осуществляется должностным лицом подразделения делопроизводства.

89. Приказы, распоряжения территориальных органов, организаций МЧС России оформляются в соответствии с приложением N 13 к Инструкции.

2.5.6. Действие приказов (распоряжений) и внесение

изменений в них

90. Приказы (распоряжения) действуют до выполнения всех содержащихся в них поручений или до признания их утратившими силу.

91. Признание утратившими силу (отмена) приказов, внесение в них изменений возможно только актами той же юридической силы - приказами.

92. Признание утратившими силу (отмена) распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.

93. Издание нового приказа (распоряжения) и признание утратившими силу ранее действующих приказов (распоряжений) осуществляется в следующих случаях:

1) при подготовке приказа (распоряжения) выявилась необходимость внесения существенных изменений в ранее изданный правовой акт (более 40 - 50 процентов содержания);

2) необходимости изменения названия приказа (распоряжения) МЧС России;

3) изложения в новой редакции единственного приложения к приказу (распоряжению);

4) изменения предмета регулирования, основания издания (преамбула) приказа (распоряжения);

5) наличия по одному вопросу нескольких приказов (распоряжений);

6) неоднократного внесения изменений (5 - 6 раз) в приказ (распоряжение), в связи с чем его применение затруднено.

94. Внесение изменений в приказ (распоряжение) оформляется актом того же вида, в котором он был издан.

95. Внесением изменений считается:

1) замена слов, цифр;

2) исключение слов, цифр, предложений, сносок;

3) признание утратившими силу структурных единиц, пунктов, подпунктов, абзацев, строк и таблиц;

4) новая редакция структурной единицы приказа (распоряжения) - абзаца, пункта, подпункта, раздела и т.д.;

5) дополнение структурной единицы приказа (распоряжения) новыми словами, цифрами или предложениями;

6) дополнение приказа (распоряжения) структурными единицами - абзацами, пунктами, подпунктами, разделами и т.д.;

7) приостановление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц - абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.;

8) продление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц - абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

2.6.1. Протоколы заседаний, совещаний

96. Протокол является документом, фиксирующим ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России.

97. Подготовка материалов к заседаниям, совещаниям, оформление протоколов осуществляется структурными подразделениями, ответственными за их подготовку и проведение.

98. В ходе подготовки к проведению заседания, совещания готовится комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений.

99. До представления на подпись проект протокола заседания, совещания согласовывается:

1) под председательством руководителя территориального органа, организации МЧС России:

руководителем структурного подразделения, готовившего проект протокола;

руководителем подразделения делопроизводства;

руководителями структурных подразделений, которым даются поручения и компетенция которых затрагивается в проекте протокола;

2) под председательством заместителя руководителя территориального органа, организации МЧС России согласовывается:

руководителем структурного подразделения, готовившего проект протокола;

руководителями структурных подразделений, которым даются поручения и компетенция которых затрагивается в проекте протокола.

100. Протоколы оформляются в соответствии с приложением N 14 к Инструкции.

2.6.2. Акты

101. Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми приказом, распоряжением либо одним или несколькими должностными лицами, в целях подтверждения установленных ими фактов и событий.

102. В зависимости от назначения составляются следующие виды актов:

1) ликвидации организаций;

2) приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

3) приема объектов;

4) проведения испытаний;

5) уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

6) списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

103. Акты оформляются в соответствии с приложением N 15 к Инструкции.

2.6.3. Доверенности

104. Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (или другим лицам) для представительства перед третьими лицами.

105. Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы МЧС России, территориального органа, организации МЧС России (лица, выдавшего доверенность) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.

106. В территориальном органе, организации МЧС России доверенности выдаются их руководителями.

107. Доверенность оформляется на бланке территориального органа, организации МЧС России и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

108. В тексте доверенности указывается следующая информация:

1) дата выдачи доверенности;

2) сведения о лице, выдавшем доверенность (при необходимости);

3) сведения о лице, которому выдается доверенность, в том числе должность (паспортные данные или данные служебного удостоверения указываются в случае необходимости);

4) наименование органа, организации, в которых лицо уполномочено осуществлять определенные юридические действия (при необходимости);

5) перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий;

6) образец подписи лица, которому выдается доверенность (при необходимости);

7) срок действия доверенности;

8) указание о праве передоверия (с правом или без).

109. Проекты доверенностей подготавливаются заинтересованными структурными подразделениями в двух экземплярах: подлинник на бланке и визовый экземпляр. В случае если текст доверенности занимает больше одной страницы, он печатается на лицевой и оборотной сторонах листа.

110. Перед представлением на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России проект доверенности согласовывается:

1) руководителем структурного подразделения, подготовившим проект доверенности;

2) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России;

3) заместителем руководителя территориального органа, организации МЧС России в соответствии с распределением обязанностей.

111. Доверенности, подписанные руководителем территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства. Подлинник доверенности выдается на руки лицу, которому выдана доверенность (либо исполнителю).

Визовые экземпляры хранятся в подразделении делопроизводства.

112. После окончания срока действия или при увольнении, назначении на другую должность лица, которому выдана доверенность, подлинник доверенности, подписанной руководителем территориального органа, организации МЧС России, возвращается им в подразделение делопроизводства.

2.6.4. Служебная переписка (письма)

113. Письма готовятся как:

1) доклады о выполнении поручений;

2) сопроводительные письма;

3) ответы на запросы (обращения);

4) инициативные письма.

114. Письмо, как правило, готовится по одному вопросу. При обращении в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам составляются отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

115. Письма территориального органа, организации МЧС России подписываются руководителем территориального органа, организации МЧС России, должностным лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, должностным лицом, которому делегированы соответствующие полномочия.

116. Письма в виде запросов, заявок, обращений по проблемным вопросам направляются в центральный аппарат МЧС России, территориальные органы, организации МЧС России исключительно за подписью руководителей территориальных органов, организаций МЧС России.

117. Заместителями руководителя территориального органа, организации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей по направлениям деятельности подписываются письма в адрес структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, за исключением писем, указанных в пункте 116 Инструкции.

118. Руководитель территориального органа, организации МЧС России полномочия по подписанию писем делегирует приказом территориального органа, организации МЧС России или передает соответствующей доверенностью.

119. При направлении письма в адрес МЧС России, руководства МЧС России, подписанного должностным лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя территориального органа МЧС России, к письму в виде приложения прикладывается выписка из соответствующего приказа МЧС России (или копия приказа территориального органа МЧС России - для военнослужащих спасательных воинских формирований).

120. Проекты писем за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России согласовываются:

1) руководителем структурного подразделения - исполнителя;

2) руководителями структурных подразделений - соисполнителей, которым руководством территориального органа, организации МЧС России была поручена подготовка данного документа;

3) руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности;

4) заместителями руководителя территориального органа, организации МЧС России, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений - исполнителя и соисполнителей;

5) руководителем подразделения делопроизводства.

121. Порядок согласования писем, подготовленных территориальным органом, организацией МЧС России за подписью иных должностных лиц, определяется приказом территориального органа, организации МЧС России.

122. Подготовка писем осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта письма с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, направления на подпись руководству территориального органа, организации МЧС России, структурного подразделения.

123. Лист согласования письма, подготовленного в СЭД, формируется в СЭД.

124. Письма, подготовленные в виде электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

125. Письма, подготовленные в СЭД, которые подписываются собственноручной подписью, представляются на подпись на бумажном носителе с распечатанным из СЭД на обороте визового экземпляра листом согласования (приложение N 12 к Инструкции).

126. Оформление письма осуществляется в соответствии с приложением N 16 к Инструкции.

2.6.5. Докладные и служебные записки

127. Докладная записка в адрес руководства территориального органа, организации МЧС России готовится как по инициативе структурного подразделения - ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы).

128. Текст докладной записки состоит из двух частей, В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения.

129. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых относится к компетенции структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

130. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, а также переписка между отделами одного структурного подразделения не допускается.

131. Подготовка докладных и служебных записок осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта докладной и служебной записки с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

132. Согласование оформляется в электронном листе согласования докладной записки, подготовленной в виде электронного документа.

133. Докладные и служебные записки на бумажном носителе оформляются на листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с требованиями Инструкции.

Часть 3. Организация документооборота

и исполнения документов

3.1. Организация документооборота с использованием СЭД

134. Порядок прохождения документов определяется Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, Инструкцией, Регламентом работы в СЭД, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).

135. В документообороте МЧС России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

1) входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

2) исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

3) внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы территориального органа, организации МЧС России.

136. Ведение делопроизводства осуществляется с применением СЭД, включая:

1) получение электронных документов;

2) регистрацию и учет документов;

3) организацию прохождения электронных документов и электронных копий документов;

4) доведение электронных документов, электронных копий документов и резолюций по их исполнению до исполнителей;

5) контроль исполнения поручений;

6) подготовку проектов документов;

7) подготовку проектов резолюций;

8) подписание резолюций простой электронной подписью;

9) создание электронных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью;

10) согласование проектов документов простой электронной подписью;

11) отправку электронных документов;

12) составление номенклатур дел, формирование документов в дела, составление описей дел;

13) архивную и справочно-информационную работу.

137. Все документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступающие туда, регистрируются в СЭД (за исключением документов, указанных в приложении N 18 к Инструкции).

138. Зарегистрированные входящие и внутренние электронные документы, электронные копии документов передаются на рассмотрение адресату посредством СЭД.

139. Территориальные органы МЧС России организуют взаимодействие с исполнительными органами субъектов Российской Федерации с целью обеспечения обмена документами, в том числе содержащими служебную информацию ограниченного распространения, по МЭДО.

140. Регистрационные номера документов формируются СЭД по каждому виду документа и состоят из порядкового номера и буквенной (цифровой) индексации в соответствии с Формированием регистрационных номеров документов в СЭД, указанном в приложении N 17 к Инструкции.

3.2. Доставка, прием и обработка поступающих документов

3.2.1. Доставка поступающих документов

141. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской (ГФС), специальной связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочно и на личном приеме.

142. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

143. ГФС, специальной связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

144. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

145. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с МЭДО.

146. По каналам СЭД, МЭДО, а также по каналам сети Интернет (сопряженным с СЭД) поступают электронные документы или электронные копии документов.

147. По каналам СЭД производится обмен документами между центральным аппаратом МЧС России, территориальными органами, организациями МЧС России, их структурными подразделениями.

3.2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

148. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, поступающей по СЭД, МЭДО, на бумажном носителе, в виде телеграмм, факсограмм производится в подразделении делопроизводства.

149. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой "лично".

150. При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 18 к Инструкции). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в подразделении делопроизводства.

151. Конверты, пакеты или упаковка, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев: когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату (время) отправки и получения документа; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; при большом расхождении между датами подписания и получения документов; при поступлении писем из судебных органов и прокуратуры, поступлении обращений граждан и доплатных писем.

152. Обработка и передача на регистрацию корреспонденции осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочная корреспонденция регистрируется в первую очередь.

153. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию.

154. Прием поступающих в территориальный орган, организацию МЧС России по МЭДО документов осуществляет подразделение делопроизводства.

155. Документы в адрес структурных подразделений и их территориально удаленных подразделений по каналам СЭД поступают на регистрацию непосредственно в эти структурные подразделения.

156. Первичная обработка документов, поступивших в электронном виде, осуществляется подразделением делопроизводства и включает:

1) проверку комплектности, соответствия форматов файлов электронных документов установленным требованиям, подлинности и действительности электронных подписей;

2) распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.

157. Основанием для отказа в регистрации поступившего по МЭДО, СЭД документа в электронном виде (с детализацией причин отказа) является его несоответствие требованиям Инструкции и требованиям приказа Минцифры России N 611, ФСО России N 96 от 12 июля 2024 г. "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 августа 2024 г., регистрационный N 79192), в том числе:

1) нарушение комплектности поступившего по СЭД документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к ЭРК файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в ЭРК, или транспортного контейнера, поступившего по МЭДО (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);

2) недействительность электронных подписей;

3) несоответствие данных должностного лица - подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;

4) несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.

3.3. Регистрация входящих документов

158. Регистрация входящих (поступивших) документов производится в СЭД.

159. Подразделением делопроизводства регистрируются документы, поступившие в адрес территориального органа, организации МЧС России и их руководства, в адрес структурных подразделений - на бумажном носителе, по МЭДО.

160. Письма, поступившее по СЭД из центрального аппарата МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России, упитывается в СЭД автоматически путем проставления регистрационного номера и даты.

161. Регистрация поступивших в адрес территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС, осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

162. Регистрация документов в государственных информационных системах, в том числе по предоставлению государственных услуг, осуществляется сотрудниками структурных подразделений, уполномоченных на работу в указанных системах и оказание государственных услуг в установленном порядке.

163. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

164. Входящие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

165. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, кроме документов, указанных в Перечне нерегистрируемых документов в МЧС России (приложение N 19 к Инструкции).

166. Отметка о регистрации проставляется на лицевой стороне первого листа документа и содержит сокращенное наименование территориального органа, организации МЧС России, дату, регистрационный номер.

167. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенной индексации, индекса территориального органа, организации и порядкового номера, который автоматически формируется СЭД нарастающим итогом в пределах года.

168. Регистрация входящих документов в СЭД включает:

1) создание и заполнение реквизитов ЭРК с проставлением связей с документами;

2) создание электронной копии документа путем сканирования документа, поступившего на бумажном носителе (черно-белое сканирование);

3) прикрепление электронной копии документа к ЭРК.

169. По каналам МЭДО, СЭД документы поступают в составе ЭРК.

170. Список документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи, указан в приложении N 20 к Инструкции.

171. Входящие документы с отметкой "лично" ("private") в адрес руководителя территориального органа, организации МЧС России регистрируются путем проставления входящего номера на конверте, не вскрывая конверт, и регистрации в СЭД. После чего конверт передается адресату под роспись.

172. Поступающие документы направляются по СЭД подразделением делопроизводства в структурное подразделение (должностному лицу), которому адресован документ или которое является в соответствии с резолюцией исполнителем.

3.4. Порядок рассмотрения документов руководством

территориального органа, организации МЧС России и доведения

документов до исполнителей

173. Рассмотрение входящих (поступающих) документов, подготовка и утверждение резолюций производится в СЭД.

174. Проекты резолюций к документам, направляемым на рассмотрение руководителю территориального органа, организации МЧС России, подготавливаются и вносятся в ЭРК руководителем или по его поручению подразделением делопроизводства.

175. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь - срочные документы.

176. Резолюции к документам оформляются в электронном виде в ЭРК.

177. К документам только на бумажном носителе при необходимости оформляются и прикладываются резолюции на бланках согласно образцу, указанному в приложении N 21 к Инструкции. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется номер документа, по которому дается поручение.

178. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим руководителем.

179. Рассмотренные руководителем территориального органа, организации МЧС России документы посредством СЭД ставятся на контроль в установленном Инструкцией порядке и направляются исполнителям в соответствии с резолюцией.

180. Подлинник документа на бумажном носителе хранится в соответствии с номенклатурой дел.

181. Документ считается доведенным до структурного подразделения с момента отправки сотрудником подразделения делопроизводства ЭРК в СЭД в соответствующее структурное подразделение.

182. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет делопроизводитель.

183. Ответственность за своевременный прием, учет и доведение документов до руководителя структурного подразделения и исполнителя возлагается на делопроизводителя.

184. Срочные документы передаются исполнителям незамедлительно.

185. Ответственность за прохождение документов и подготовку сведений о состоянии исполнения документов возлагается на делопроизводителя.

186. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.5. Работа исполнителей с документами

187. Исполнителем является структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку проекта документа.

188. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Регламентом МЧС России, Инструкцией, на основании резолюций руководства МЧС России, руководства территориального органа, организации МЧС России.

189. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование проекта документа в установленном порядке, доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и повторное согласование (при необходимости), представление на подпись (утверждение) руководству территориального органа, организации МЧС России или руководству структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

190. Ответственность за подготовку, оформление, согласование проекта документа, полноту и достоверность указанной в документе информации, соблюдение требований Инструкции возлагается на исполнителя документа.

191. Если поручение дается несколысим структурным подразделениям, сотрудникам, то за исполнение документа отвечает исполнитель, который в резолюции указан первым или тот исполнитель, на которого возложено обобщение (свод).

192. Исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и координировать их работу по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определять порядок подготовки и согласования итогового документа в установленном порядке), а также докладывать автору резолюции обобщенный ответ.

193. Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление исполнителю в установленные для исполнения сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) в срок, не превышающий половину установленного для исполнителя срока.

194. Проект документа до представления на подпись руководству территориального органа, организации МЧС России подлежит согласованию с учетом особенностей, установленных Инструкцией.

195. Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документа либо внести свои правки и дать замечания с учетом установленных сроков согласования. Замечания оформляются служебной запиской либо на листе согласования к проекту документа с указанием конкретных замечаний и предложений.

196. Согласование проектов документов, в том числе проставление отметки "Согласовано" в СЭД, с замечаниями и комментариями не допускается.

197. Отказ в визировании проекта документа без обоснования причин не допускается.

198. При наличии неурегулированных разногласий по документу руководство структурного подразделения - исполнителя докладывает о них руководителю или заместителю руководителя территориального органа, организации МЧС России и организует их обсуждение с привлечением всех заинтересованных сторон с целью поиска взаимоприемлемого решения.

199. В случае если после обсуждения взаимоприемлемое решение не найдено, проект документа вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания, возражения, особые мнения, дополнения, направляется руководителю территориального органа, организации МЧС России.

200. Руководители структурных подразделений - исполнителей поручений обеспечивают представление отчетных материалов руководителю территориального органа, организации МЧС России об исполнении поручений не менее чем за один день до истечения контрольного срока.

201. При задержке по срокам отчетные материалы представляются вместе с докладной запиской о причинах несвоевременного исполнения поручений.

3.6. Регистрация исходящих документов (писем)

202. Регистрация исходящих документов (писем), подлежащих отправке по МЭДО или на бумажном носителе, осуществляется подразделением делопроизводства в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

203. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

204. Письма, направляемые по СЭД, регистрируются и отправляются СЭД автоматически после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.

205. Регистрация исходящих документов (писем), подписанных должностными лицами территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России - пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

206. Исходящие документы (письма), передаваемые (направляемые) исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приложений N 11 и N 16 к Инструкции.

207. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

208. Письма представляются исполнителем на регистрацию в подразделение делопроизводства или делопроизводителю одновременно с направлением по СЭД заполненной ЭРК в день подписания.

209. Для документов на бумажном носителе исполнитель представляет на регистрацию:

1) подлинник или копию поручения (при наличии);

2) подлинник исходящего документа (письма) на бланке, подписанный должностным лицом;

3) визовый экземпляр документа;

4) список рассылки для документов, направляемых более чем в четыре адреса;

5) необходимое количество копий с указанием на каждой наименования организации адресата - для документов, отправляемых на бумажном носителе в несколько адресов;

6) экземпляр исполнителя (при необходимости).

210. Сотрудник подразделения делопроизводства, делопроизводитель при приеме документов на регистрацию проверяет:

1) наличие адресата (при необходимости - почтового адреса);

2) наличие подписи;

3) наличие приложений, указанных в тексте письма;

4) наличие отметки об исполнителе;

5) наличие отметки об исходящем номере и дате документа - основания;

6) соответствие количества экземпляров копий документа указателю рассылки (для документов на бумажном носителе);

7) правильность заполнения ЭРК;

8) соответствие электронного образа проекта документа бумажному (при наличии);

9) наличие прикрепленных файлов;

10) наличие связанных документов.

211. В случае выявления нарушения требований по подготовке и оформлению документов, установленных Инструкцией, подразделение делопроизводства вправе приостановить регистрацию подготовленного документа, направить его на доработку и (или) проинформировать об этом руководство территориального органа, организации МЧС России для принятия соответствующих мер.

212. После проверки сотрудник подразделения делопроизводства, делопроизводитель:

1) для электронных документов - производит наложение реквизитов (регистрационный номер, дата, отметка о подписи) на электронный шаблон документа перед отправкой электронных документов;

2) для документов на бумажном носителе, подписанных собственноручной подписью, - проставляет на документе (его копиях) и в ЭРК исходящий номер и дату, сканирует и прикрепляет сканированный образ с подписью руководителя, номером и датой к ЭРК, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией.

213. Датой регистрации исходящего документа является дата его представления на регистрацию.

214. В зависимости от способа отправки и вида документа подлинник документа передается на отправку либо электронные документы, электронные копии документов направляются адресатам по СЭД или МЭДО.

215. Электронный лист согласования формируется и хранится в СЭД, визовый экземпляр документа, оформленный на бумажном носителе, подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

216. Выдача подписанных и зарегистрированных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным). При этом исполнитель расписывается за получение подлинника на визовом экземпляре с указанием должности, фамилии, имени, отчества, даты получения.

217. Способ отправки документа указывается в ЭРК.

218. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи в соответствии с приложением N 20 к Инструкции, направляются территориальными органами, организациями МЧС России в центральный аппарат МЧС России на бумажном носителе вместе с распечатанным из СЭД сопроводительным письмом.

3.7. Отправка исходящих документов (писем)

219. Отправка исходящих документов почтовой (в том числе заказных писем), специальной связью, посредством ГФС, а также по МЭДО осуществляется подразделением делопроизводства.

220. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.

--------------------------------

<1> Утверждены приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 17 апреля 2023 г. N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2023 г., регистрационный N 73719).

221. На отправку принимаются документы, имеющие дату регистрации текущего либо предыдущего рабочего дня. Документы с более ранней датой регистрации к отправке не принимаются. Исключение составляют документы, возвращенные почтовой службой в связи с ошибкой в адресе (наименовании адресата).

222. Документы, подлежащие отправке, передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

223. Сотрудник подразделения делопроизводства проверяет соответствие представляемых на отправку документов рассылке, комплектность документов, оформление документов (копий документов), наличие необходимых указателей рассылки. Реестры на отправляемые документы хранятся в подразделении делопроизводства.

224. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

225. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложения N 22 и 23 к Инструкции), которые хранятся в подразделении делопроизводства в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

226. Документы в адрес руководства МЧС России, структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, их территориально удаленных подразделений отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

227. По МЭДО отправляются электронные документы органам государственной власти субъектов Российской Федерации, организациям - участникам МЭДО.

228. Досылка или замена разосланного ранее документа или его части осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства по согласованию с лицом, подписавшим документ.

3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

229. Обязательной регистрации в СЭД подлежат внутренние документы, создаваемые и используемые в территориальном органе, организации МЧС России.

230. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду внутреннего документа в соответствии с порядком формирования регистрационных номеров документов в СЭД, указанном в приложении N 17 к Инструкции.

231. Протоколы заседаний, совещаний у руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в подразделении делопроизводства либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола.

232. Протоколы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем в СЭД.

233. Рассылка копий протокола (выписок из протокола) сторонним организациям осуществляется исполнителем в установленном порядке с сопроводительным письмом.

234. Регистрация и рассылка протоколов заседаний постоянно действующих комиссий (советов, рабочих групп и др.) осуществляется в структурных подразделениях секретарями комиссий в соответствии с утвержденными приказами территориального органа, организации МЧС России составами комиссий (советов, рабочих групп и др.).

235. Протоколы совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений, оформляются, регистрируются и хранятся в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

236. Регистрация приказов, распоряжений производится в день их подписания. Порядковые номера присваиваются в пределах календарного года в соответствии с видом акта.

237. Регистрация и рассылка приказов по основной деятельности, о бронировании (прекращении бронирования) и распоряжений осуществляется подразделением делопроизводства в СЭД.

238. Регистрация и рассылка приказов по личному составу, по строевой части, о поощрении, о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

239. Приказы (распоряжения) доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии со списком рассылки, составляемым исполнителем в СЭД.

240. Акты проверок структурных подразделений, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в подразделении делопроизводства.

241. Рассмотренные руководством территориального органа, организации МЧС России докладные записки регистрируются и направляются по СЭД сотрудниками подразделения делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем.

242. Регистрационный номер совместного документа, подготовленного двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке перечисления авторов в документе. При этом датой совместного документа является дата более поздней подписи.

243. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

3.9. Организация учета и поиска документов

244. Основой организации учета и поиска является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

245. Учет количества документов проводится подразделением делопроизводства, делопроизводителями два раза в год по состоянию на 1 июля и 31 декабря. За единицу учета количества документов принимаются документы на бумажной основе, электронные документы (единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота).

246. Учет количества документов по территориальному органу, организации МЧС России в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭД.

247. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки (запросы) СЭД, где указаны основные реквизиты документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата, номер документа, содержание и т.п.

Часть 4. Контроль исполнения поручений

4.1. Организация контроля исполнения поручений

248. Контроль исполнения поручений в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства с использованием модуля "Контроль" в СЭД в целях своевременного и качественного их исполнения и повышения эффективности деятельности территориальных органов, организаций МЧС России.

249. Контроль исполнения поручений включает:

1) постановку поручения на контроль;

2) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

3) подготовку справок предупредительного контроля за исполнением поручений;

4) снятие поручения с контроля;

5) учет и обобщение результатов контроля, ежемесячный анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России о ходе исполнения поручений, о состоянии исполнительской дисциплины.

250. Обязательному контролю подлежат поручения, которые содержат сроки исполнения или поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) мероприятий

251. В случае нарушения контрольных сроков исполнения поручения в течение одного рабочего дня исполнителем поручения представляется докладная записка лицу, давшему поручение, с указанием причин несвоевременного выполнения поручения, описанием негативных факторов (рисков), влекущих неисполнение поручения в установленные сроки, принятых (принимаемых) мерах по его выполнению, новых сроков и предложений.

252. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на руководство территориального органа, организации МЧС России.

253. Сотрудники, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение поручений, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Сроки исполнения поручений, порядок их корректировки

254. В целях обеспечения своевременного исполнения поручений в МЧС России устанавливаются сроки исполнения и согласования документов.

255. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях и могут быть:

1) типовыми, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации, указаниями вышестоящих органов государственной власти и не превышающими 30 дней - для случаев, когда срок не установлен (приложение N 24 к Инструкции);

2) индивидуальными, установленными указаниями вышестоящих органов государственной власти, поручениями (резолюциями) руководства МЧС России, территориального органа, организации МЧС России, указанными в тексте документа или поручении по исполнению (резолюции).

256. Поручения с указанием сроков подлежат исполнению:

1) "Весьма срочно" - не позднее 1 дня с даты подписания поручения;

2) "Срочно" - не позднее 3 дней с даты подписания поручения;

3) "Оперативно" - не позднее 10 дней с даты подписания поручения.

257. В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок не представляется возможным (кроме срочных поручений), исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения предложение о корректировке (продлении, установлении нового) срока с указанием причин корректировки (продления) и планируемой даты исполнения.

258. Предложение о корректировке (продлении, установлении нового) срока должно содержать:

1) причины, препятствующие своевременному исполнению поручения;

2) конкретные меры, принимаемые для обеспечения исполнения поручения;

3) достигнутые промежуточные результаты и позиции соисполнителей;

4) финансовую обеспеченность (источник финансирования);

5) мотивированные и обоснованные предложения, в том числе о продлении срока исполнения поручения (с указанием нового конкретного срока);

6) указание должностного лица, ответственного за исполнение поручения.

259. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

260. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

261. Сроком исполнения документа считается:

1) по письмам органов государственной власти и организаций - дата регистрации исходящего документа об исполнении поручения;

2) по поручениям руководства МЧС России и территориального органа, организации МЧС России - дата регистрации документа в МЧС России.

262. Устанавливаются сроки согласования проектов документов со сроком исполнения:

для типовых - не более 3 дней, в исключительных случаях - не более 5 дней;

"Весьма срочно" - не более 3 часов;

"Срочно" - не более 1 дня;

"Оперативно" - не более 3 дней.

263. Срок завершения согласования для типовых сроков - не более чем за двое суток до истечения срока представления на подпись.

4.3. Порядок снятия поручений с контроля

264. Контроль исполнения поручений прекращается при условии достижения конечного результата, фактического исполнения поручения на основании задокументированной информации:

1) направления ответа по существу решения вопроса, указанного в контрольном документе;

2) издания распорядительного документа;

3) принятия соответствующего решения лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).

265. Доклад (докладная записка) об исполнении поручения содержит:

1) реквизиты поручения, краткое содержание (цель) поручения и сроки его исполнения (первоначальный, текущий);

2) краткую историю выполнения поручения и количество продлений сроков с указанием причин последнего продления (при наличии);

3) информацию о выполнении поручения, позициях соисполнителей, достижении результата и поставленной цели, о мероприятиях, свидетельствующих об исполнении поручения с указанием даты исполнения, в том числе конкретных результатов (кем, когда и что конкретно было предпринято и достигнуто);

4) проблемы, возникшие при исполнении поручения (при наличии) и предложения по их решению с указанием причин проблем и конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения, а также обоснованные предложения о корректировке срока исполнения поручения с указанием нового срока;

5) финансовую обеспеченность (планируемая, фактическая) с указанием источников и сроков доведения финансирования (при необходимости);

6) обоснованное предложение о прекращении контроля с изложением вывода о реализации поручения и достижении результата, позволяющего принять решение о снятии поручения с контроля.

266. Решение о снятии поручения с контроля принимается должностным лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).

В случае если поручение потеряло актуальность в связи с новыми обстоятельствами, исполнителем представляется докладная записка на имя должностного лица, давшего поручение, о целесообразности дальнейшей работы.

267. При прекращении контроля исполнения поручения соответствующая информация об исполнении поручения вносится в СЭД.

Часть 5. Документальный фонд

5.1. Формирование документального фонда

268. Формирование документального фонда территориального органа, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в Архив.

269. Инструкцией устанавливаются требования к составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, организации текущего хранения в структурных подразделениях.

270. Вопросы подготовки и передачи документов в Архив, включая проведение экспертизы ценности документов, порядок формирования и оформления дел, составление и оформление описи дел, составление и оформление акта (предложений к акту) о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, а также основные правила организации и ведения архивной работы регламентируются инструкцией по архивной работе, утверждаемой приказом МЧС России после согласования с Росархивом.

5.2. Составление номенклатуры дел

271. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе МЧС России, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, перечнем документов, образующихся в деятельности МЧС России, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом МЧС России, номенклатурами дел за предшествующие годы.

272. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе переписка между структурными подразделениями территориального органа, организации МЧС России, справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.

--------------------------------

<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

273. В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

274. Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих, как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

275. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

276. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение N 25) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год подразделением делопроизводства при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

277. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов - названия подразделений структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом подразделение делопроизводства помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.

278. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: "Индекс 1. Делопроизводство", "Индекс 2. Финансовое обеспечение", "Индекс 3. Кадровое обеспечение" и т.д.

279. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается руководителем подразделения делопроизводства и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориального органа, организации МЧС России, после чего утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России и вводится с 1 января следующего календарного года.

280. В течение года подразделением делопроизводства могут вноситься изменения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных докладной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.

281. Изменения, вносимые в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России, подписываются и согласовываются в порядке, установленном пунктом 279 Инструкции, после чего вносятся в СЭД делопроизводителем структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России и утверждаются в СЭД подразделением делопроизводства (лицом, ответственным за Архив).

282. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение N 26 к Инструкции) составляется делопроизводителем (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем структурного подразделения и лицом, ответственным за Архив. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября текущего года представляется в подразделение делопроизводства для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.

283. Номенклатура дел структурного подразделения размещается в СЭД делопроизводителем структурного подразделения и утверждается в СЭД подразделением делопроизводства (лицом, ответственным за Архив).

284. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в установленном порядке в подразделение делопроизводства.

285. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений структурного подразделения. В первый раздел включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.

286. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

287. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

288. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются в соответствии с приложением N 27 к Инструкции.

289. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются соответствующие графы номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.

290. По окончании календарного года делопроизводитель делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.

291. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются делопроизводителем. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.

5.3. Формирование и хранение дел

в структурных подразделениях

292. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

293. Дела формируются в структурных подразделениях делопроизводителем.

294. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю для формирования их в дела.

295. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель с учетом видов документов, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренного номенклатурой дел.

296. Списание документов в дело производится в СЭД путем заполнения соответствующего поля в ЭРК делопроизводителями и исполнителями в соответствии с номенклатурой дел.

297. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Архивом.

298. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

299. Руководители структурных подразделений и делопроизводители обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

300. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

301. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписки из нее) помещается на дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

302. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.

303. Дела временного (до 10 лет) хранения в Архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

304. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных перечнем документов, образующихся в деятельности МЧС России, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом МЧС России.

305. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел территориального органа, организации МЧС России без разделения на тома.

306. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

307. Электронные документы в СЭД списываются в отдельный том номер один. Электронные копии документов формируются в тома в соответствии с правилами формирования документов на бумажном носителе.

308. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов.

309. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование делопроизводителем под роспись в журнале выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.

310. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

311. Выдача дел во временное пользование другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководства территориального органа, организации МЧС России и оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в структурном подразделении.

312. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

313. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.

314. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.

315. В законченных делопроизводством делах запрещается делать на документах исправления или изменять их редакцию, подчеркивать текст, делать пометки.

Приложение N 1

к пункту 14 Инструкции

по делопроизводству в территориальных

органах МЧС России, организациях,

находящихся в ведении МЧС России

ПЕРЕЧЕНЬ ФУНКЦИЙ, ВОЗЛАГАЕМЫХ НА ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ

1. Получение входящих документов на бумажном носителе в подразделении делопроизводства.

2. Учет и обеспечение прохождения поступающей корреспонденции.

3. Своевременное представление поступающих документов на бумажном носителе на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

4. Передача документов на бумажном носителе исполнителям в соответствии с резолюциями с внесением соответствующей информации в СЭД.

5. Осуществление контроля исполнения поручений, находящихся на исполнении в структурном подразделении.

6. Осуществление справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.

7. Составление в СЭД номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год на основе предложений отделов структурных подразделений и согласование ее в установленном порядке.

8. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение текущего хранения дел в структурном подразделении.

9. Списание документов в дела с использованием СЭД.

10. Подготовка и передача по описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на хранение в Архив.

11. Оформление актов об уничтожении дел и документов, не подлежащих хранению.

12. Инструктирование сотрудников структурного подразделения по вопросам работы с документами.

13. Ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией (не позднее одного месяца после назначения на должность).

14. Передача дел и документов (по акту приема-передачи) при увольнении или переводе на другую работу другому делопроизводителю, представление копий актов приема-передачи в подразделение делопроизводства.

15. Внесение в "Ход исполнения" в СЭД информации о ходе исполнения и о результатах рассмотрения поручения, контролируемого структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

Приложение N 2

к пункту 21 Инструкции

по делопроизводству в территориальных

органах МЧС России, организациях,

находящихся в ведении МЧС России

ПЕРЕЧЕНЬ ФУНКЦИЙ, ВОЗЛАГАЕМЫХ НА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

1. Ознакомление с содержанием документов и резолюциями по их исполнению в СЭД.

2. Получение входящих документов на бумажном носителе у делопроизводителя в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.

3. Подготовка проектов документов в СЭД путем заполнения реквизитов электронной регистрационной карточки документа (включая корреспондента (адресата) и способ отправки), подготовки и прикрепления к ней проекта документа, установки логических связей с другими документами, составления электронного листа согласования.

4. Координация работы соисполнителей по подготовке проекта документа в ходе исполнения поручения.

5. Представление предложений руководству структурного подразделения о порядке подготовки и согласования проекта документа в ходе исполнения поручения, а также при подготовке инициативных документов.

6. Доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования.

7. Распечатывание (оформление) при необходимости проектов документов на бумажном носителе перед представлением на подпись.

8. Представление подготовленных проектов документов на подпись (утверждение, рассмотрение) в установленном Инструкцией порядке руководству территориального органа, организации МЧС России или структурного подразделения.

9. Представление на регистрацию подписанных (утвержденных, рассмотренных) документов в установленном порядке.

10. Мониторинг в СЭД получения и регистрации адресатами писем, отправленных по МЭДО и СЭД.

11. Согласование проектов документов простой электронной подписью.

12. Внесение в "Ход исполнения" в СЭД или в "Комментарии" при закрытии документа информации о ходе исполнения и о результатах рассмотрения поручения, контролируемого структурным подразделением территориального органа или организации МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

13. Списание в дело исполненных документов в электронном виде с использованием СЭД.

Другие документы по теме

Приказ Росгидромета от 23.03.2026 N 76

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды"

Приказ Генпрокуратуры России от 30.03.2026 N 232

"О внесении изменений в указание Генерального прокурора Российской Федерации от 19.03.2020 N 175/7 "Об усилении прокурорского надзора за исполнением законодательства в сфере обеспечения безопасности дорожного движения"

Приказ Казначейства России от 13.03.2026 N 4н

"О внесении изменений в приказ Федерального казначейства от 12 мая 2017 г. N 11н "Об утверждении Порядка ведения Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах" (Зарегистрировано в Минюсте России 01.04.2026 N 85835)

Приказ Минспорта России от 17.02.2026 N 111

"Об утверждении примерной дополнительной образовательной программы спортивной подготовки по виду спорта "капоэйра" (Зарегистрировано в Минюсте России 01.04.2026 N 85823)