"Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, с указанием сроков хранения"
Приложение
Утверждено
приказом ФСИН России
от 2 сентября 2022 г. N 523
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ, ОРГАНОВ, УЧРЕЖДЕНИЙ
И ПРЕДПРИЯТИЙ УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
I. Общие положения
1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы Российской Федерации, с указанием сроков хранения <1> подготовлен в соответствии с:
--------------------------------
<1> Далее - Перечень.
Федеральным законом от 22 октября 2004 г., N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";
приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";
приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения";
письмом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 7 декабря 2015 г. N 13-2/1538 "О сроках хранения медицинской документации";
методическими указаниями по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, утвержденными Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации 11 мая 1999 г.
2. Перечень включает документы, образующиеся в процессе деятельности структурных подразделений ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, в том числе их филиалов, учреждений, подведомственных территориальным органам ФСИН России <2>, территориальных органов ФСИН России <3> и предприятий, специально созданных для обеспечения деятельности уголовно-исполнительной системы Российской Федерации <4>, с указанием сроков хранения.
--------------------------------
<2> Далее - учреждения.
<3> Далее - органы.
<4> Далее - предприятия.
3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы Российской Федерации <5>.
--------------------------------
<5> Далее - УИС.
4. Перечень используется при формировании дел и документального фонда, составлении номенклатур дел, определении сроков хранения и отборе документов на хранение, уничтожение, а также в практической деятельности Центральной экспертной комиссии Федеральной службы исполнения наказаний <1>, экспертных комиссий <2> структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС, а также проведении других работ, связанных с определением сроков хранения документов и формированием дел.
--------------------------------
<1> Далее - ЦЭК ФСИН России.
<2> Далее - ЭК.
Учреждения и органы УИС согласуют номенклатуры дел, утверждают описи документов, образующихся, образовавшихся в их деятельности, с архивами учреждений и органов УИС по месту их дислокации (территориальной принадлежности).
Документы (заключения, опросные листы, решения, представления, переписка) по вопросам принятия решения о нежелательности пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства, подлежащего освобождению из мест лишения свободы, определяются по срокам хранения личного дела осужденного, в которое данные документы сформированы.
Сроки хранения статистических отчетов, отражающих данные с нарастающим итогом, определяются к документам за последний отчетный период.
5. Перечень состоит из 35 разделов, которые отражают все основные направления деятельности УИС.
Раздел 1 содержит виды документов, отражающих распорядительные, организационные основы управления, функции контроля, нормативно-правового обеспечения, управления и распоряжения имуществом, а также содержит виды документов, связанных с организацией документационного обеспечения, архивной работы, защитой государственной тайны и режима секретности, информатизации деятельности и проведения ревизий (проверок) финансово-хозяйственной деятельности и аудита.
Раздел 2 содержит виды документов об организации и осуществлении прогнозирования, текущего и перспективного планирования, а также виды документов по осуществлению закупок товаров, работ, услуг, отчетность о выполнении планирующих документов и ценообразование.
Раздел 3 содержит виды документов, связанных с финансированием и кредитованием.
Раздел 4 содержит виды документов, связанных с бухгалтерскими и статистическими учетами, отчетностью, налогообложением, а также учетом имущества и оплаты труда.
Раздел 5 содержит виды документов по вопросам международного сотрудничества.
Раздел 6 содержит виды документов об информационном обеспечении, а также редакционно-издательской деятельности и взаимодействии со средствами массовой информации.
Раздел 7 содержит виды документов по вопросам трудовых отношений, в том числе организации, охраны и оплаты труда, техники безопасности, промышленной санитарии и технического нормирования.
Раздел 8 содержит виды документов, касающихся приема (перевода) на другую работу (перемещения), увольнения работников УИС, а также отражающих процессы профессионального обучения и дополнительного профессионального образования кадров, служебно-боевой подготовки, аттестования, награждения, присвоения специальных званий, классности, квалификационных званий, ученых степеней, профилактики коррупционных правонарушений, а также деятельности образовательных организаций высшего образования ФСИН России.
Раздел 9 содержит виды документов, касающихся деятельности специальных подразделений УИС по конвоированию, кинологической службы, а также связанных с планированием и подготовкой к действиям при чрезвычайных обстоятельствах, антитеррористической защищенностью объектов (территорий) УИС.
Раздел 10 содержит виды документов, связанных с обеспечением режима и надзора за осужденными к лишению свободы, а также лицами, содержащимися под стражей.
Раздел 11 содержит виды документов по вопросам инженерно-технического обеспечения.
Раздел 12 содержит виды документов по вопросам снабжения вооружением.
Раздел 13 содержит виды документов по вопросам деятельности отделов специального назначения.
Раздел 14 содержит виды документов по вопросам исполнения приговоров и специального учета.
Раздел 15 содержит виды документов, касающихся организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера, не связанных с изоляцией осужденных от общества, и мер пресечения в виде запрета определенных действий, домашнего ареста и залога.
Раздел 16 содержит виды документов по вопросам розыска осужденных и лиц, содержащихся под стражей, профилактики побегов.
Раздел 17 содержит виды документов, касающихся профилактики правонарушений и преступлений среди подозреваемых, обвиняемых и осужденных.
Раздел 18 содержит виды документов, касающихся организации труда, воспитательной работы и обучения подозреваемых, обвиняемых и осужденных.
Раздел 19 содержит виды документов, касающихся сельского и подсобного хозяйства и содержания конского состава.
Раздел 20 содержит виды документов, касающихся лесного хозяйства.
Раздел 21 содержит виды документов по вопросам ветеринарной деятельности.
Раздел 22 содержит виды документов, касающихся научно-исследовательской и проектно-конструкторской деятельности, а также по вопросам разработки опытных и промышленных образцов изделий.
Раздел 23 содержит виды документов по вопросам разработки, учета и охраны интеллектуальной собственности и рационализации.
Раздел 24 содержит виды документов, касающихся строительства, реконструкции, капитального и текущего ремонтов.
Раздел 25 содержит виды документов, касающихся организации и технологии производства, энергетического и топливного обеспечения, водоснабжения, эксплуатации и ремонта оборудования, стандартизации, технической регламентации, качества и безопасности продукции и экологического контроля за производственными объектами.
Раздел 26 содержит виды документов по вопросам государственного контроля (надзора) в области промышленной безопасности в отношении опасных производственных объектов.
Раздел 27 содержит виды документов по вопросам материально-технического обеспечения, эксплуатации и использования отдельных объектов хозяйственно-бытового назначения, организации питания, сбыта продукции.
Раздел 28 содержит виды документов, касающихся административно-хозяйственного обеспечения, транспортного обслуживания, информационно-телекоммуникационного обеспечения и связи.
Раздел 29 содержит виды документов по вопросам обеспечения мобилизационной подготовки и мобилизации, а также гражданской обороны.
Раздел 30 содержит виды документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности.
Раздел 31 содержит виды документов по вопросам пенсионного обеспечения.
Раздел 32 содержит виды документов по вопросам жилищно-бытового обеспечения.
Раздел 33 содержит виды документов по вопросам медико-санитарного обеспечения, включая деятельность военно-врачебных комиссий, санаторно-курортных организаций ФСИН России, санитарно-эпидемиологического надзора.
Раздел 34 содержит виды документов по вопросам психологического сопровождения.
Раздел 35 содержит виды документов по вопросам организации культурно-массовой, спортивной работы и физической культуры.
6. Перечень имеет 7 граф:
в графе 1 указаны номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация;
в графе 2 приведены виды документов. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются основные виды документов, включенных в статью;
в графах 3 - 6 указаны сроки хранения документов, перечисленных в графе 2, которые дифференцируются по 4 группам, соответствующим структурным подразделениям ФСИН России, органам, учреждениям и предприятиям УИС:
к 1-й группе (графа 3) отнесены структурные подразделения ФСИН России;
ко 2-й группе (графа 4) отнесены учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России (за исключением следственных изоляторов центрального подчинения ФСИН России и медико-санитарных частей ФСИН России), в том числе их филиалы и предприятия, специально созданные для обеспечения деятельности УИС;
к 3-й группе (графа 5) отнесены территориальные органы ФСИН России; к 4-й группе (графа 6) отнесены учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России, а также исправительные центры и изолированные участки, функционирующие как исправительные центры при исправительных учреждениях, следственные изоляторы центрального подчинения ФСИН России и медико-санитарные части ФСИН России;
в графе 7 приводятся примечания, комментирующие и (или) уточняющие сроки хранения документов и порядок их исчисления, а также место хранения (разработки, издания, утверждения) документов,
7. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу, личные дела подозреваемых, обвиняемых и осужденных, перечисленные в графах 3 - 6 Перечня, сдаются на хранение в архивы учреждений и органов УИС по территориальной принадлежности не ранее, чем через 3 года после их окончания в делопроизводстве (до сдачи в архив учреждения и органа УИС хранятся по месту их формирования).
Документы ликвидированного органа, учреждения, предприятия УИС передаются на хранение в архивы учреждений и органов УИС по территориальной принадлежности и месту дислокации ликвидированного органа, учреждения, предприятия УИС.
Документы образовательных организаций ФСИН России, относящиеся к организации учебного процесса (за учебный год), группируются в дела за учебный год и входят (учитываются) в итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в период учебного года по номенклатуре дел, соответствующей году окончания учебного года. Сроки хранения таких документов исчисляются с наиболее поздней даты документа, помещенного в дело (например, документы за 2022 - 2023 учебный год формируются и учитываются по номенклатуре дел образовательной организации на 2023 календарный год, сроки хранения исчисляются с наиболее поздней даты документа (документов) за 2023 год).
8. Сроки хранения документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, например: истечение срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2022 году, исчисляется с 1 января 2023 г. (за исключением документов образовательных организаций ФСИН России, относящихся к организации учебного процесса (за учебный год).
Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Срок хранения карточки каталога (картотеки) исчисляется с 1 января года, следующего за годом составления карточки.
Контрольно-наблюдательные дела хранятся на бумажных носителях за трехлетний период, затем подшиваются в дело.
Должностные инструкции (индивидуальные, персональные) формируются в самостоятельные дела (заверенные копии должностных инструкций передаются работнику УИС после ознакомления с оригиналом документа и хранятся у него до замены новыми).
В тех случаях, когда при определении срока хранения документов могут быть использованы одновременно несколько статей Перечня, выбирается та из них, которая предусматривает больший срок хранения.
Выделение к уничтожению дел запрещается без утверждения и согласования описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени.
9. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
Срок хранения документов "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС - источников комплектования государственных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в архивах учреждений и органов УИС <1>.
--------------------------------
<1> Передача архивных документов из архивов учреждений и органов УИС на постоянное хранение в государственные архивы осуществляется на основании и в сроки, установленные договором, заключенным между Федеральным архивным агентством и ФСИН России 29 января 2008 г. N 4/1 "О сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся в деятельности уголовно-исполнительной системы ОГПУ-НКВД-МООП-МВД СССР, МООП-МВД РСФСР, МВД России, Минюста России, и образовавшихся в процессе деятельности ФСИН России, а также в деятельности ее учреждений и органов".
Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в структурных подразделениях ФСИН России, органах, учреждениях, предприятиях УИС до их ликвидации. При ликвидации структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений, предприятий УИС документы, имеющие срок хранения "До ликвидации организации", подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения документов "До минования надобности" <2> или "До замены новыми" <3>, а также документов, присланных для сведения, означает, что данные документы имеют ограниченное практическое значение и на хранение в архивы учреждений и органов УИС не передаются.
--------------------------------
<2> Далее - До минования надобности, ДМН,
<3> Далее - До замены новыми, ДЗН.
Документы со сроками хранения ДМН или ДЗН, а также документы, присланные для сведения, должны храниться в службах делопроизводства или в структурных подразделениях ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС, которые используют их в своей практической деятельности.
Срок хранения ДМН означает, что данные документы хранятся и (или) используются в практической деятельности до тех пор, пока они необходимы, но не менее 1 года.
Срок хранения документов ДЗН означает, что данные документы хранятся и (или) используются в практической деятельности до их отмены и замены новыми.
Отметки "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК" означают, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе документы могут иметь научно-историческое значение и подлежать передаче на хранение в архивы учреждений и органов УИС.
После окончания делопроизводственного года (окончания или прекращения дела) ЭК структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС проверяют состав и содержание документов с отметками "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК", проводят экспертизу их ценности и снимают эти отметки (при необходимости устанавливают иной (конкретный) срок хранения дела до постоянного включительно, но не ниже установленного Перечнем).
Решение о хранении или уничтожении документов с отметками "ЭПК", "ЦЭК", "ЭК" принимают ЭК структурных подразделений ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС, а в спорных вопросах - ЦЭК ФСИН России.
10. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится по следующим этапам:
определение проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит передаче на постоянное хранение;
экспертиза ценности комплекса научно-технической документации по определенным проектам, проблемам (темам).
11. В Перечне указаны только виды документов, поэтому при составлении заголовков дел для номенклатур и описей следует использовать наименования документов, имеющихся в Перечне, только с дополнением заголовков конкретным содержанием и другими необходимыми элементами заголовка, предусмотренными действующими нормативными правовыми актами в области делопроизводства, архивного дела и другими нормативными актами по направлению деятельности, согласно функциям, отраженным в положениях о структурных подразделениях ФСИН России, органов, учреждений и предприятий УИС.
12. Определение сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем и другими нормативными актами, а также изменение сроков хранения отдельных категорий документов входят в компетенцию ЦЭК ФСИН России, а при необходимости - Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, которые решают эти вопросы в установленном порядке.
13. При определении сроков хранения по настоящему Перечню запрещается:
снижать установленные сроки хранения документов;
вносить в акты о выделении к уничтожению дел дела с отметкой "ЦЭК", "ЭПК", "ЭК", срок хранения которых установлен Перечнем, без предварительного рассмотрения этих дел ЦЭК ФСИН России, ЭК соответственно;
определять сроки хранения документов, сформированных в дела, руководствуясь только заголовками дел, без их полистного просмотра, за исключением дел с одинаковым составом документов.
14. Отбор дел на уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел, журнальных учетных формах, а также без проведения экспертизы их ценности не допускается.
15. Уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность, а также до истечения сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.
Нарушение требований о хранении документов влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
16. Для удобства пользования Перечнем составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов, со ссылками на номера соответствующих статей настоящего Перечня.