Приказ ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 17 октября 2016 г. N ММВ-7-10/564@

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА

ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ

ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, УЧЕТЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему приказу.

2. Административно-контрольному управлению (И.В. Акунова) и Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г. Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.

3. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.

5. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 30.07.2014 N ММВ-7-14/394@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц".

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить согласно компетенции на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации и учета юридических и физических лиц, а также иностранных организаций и граждан, - в части пунктов 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 3 настоящего приказа.

Руководитель

Федеральной налоговой службы

М.В.МИШУСТИН

Утвержден

приказом ФНС России

от "__" _______ 2016 г. N ______

ПОРЯДОК

ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,

ОБРАЗУЮЩИХСЯ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ

ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, УЧЕТЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

И ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

1. Основные термины и понятия

Архивная тара

Тара установленного типоразмера, предназначенная для размещения в ней объектов хранения в хранилище, зарегистрированная в ПО

Владелец объектов хранения

НО, МИ ФНС России по КН, осуществляющие передачу объектов хранения на централизованное хранение

Дело (том дела)

Совокупность документов в отношении одного юридического лица (организации), индивидуального предпринимателя (физического лица)

Документы по регистрации

Документы юридического лица, индивидуального предпринимателя на бумажных носителях (представленные при государственной регистрации, образованные налоговым органом при осуществлении государственной регистрации, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРЮЛ, ЕГРИП, иные документы, связанные с регистрацией)

Документы по учету

Документы по учету организаций, физических лиц в налоговых органах на бумажных носителях (представленные в целях учета, образованные налоговым органом при осуществлении учета, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРН, иные документы, связанные с учетом)

МИ ФНС России по КН

Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам

НО

Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, осуществляющая функции по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и по учету организаций и физических лиц; управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, осуществляющее функцию по государственной регистрации юридических лиц по специальному порядку

Объект хранения

Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку; дело (том дела), подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение

План-график

График передачи объектов хранения от НО, МИ ФНС России по КН в Филиал ФКУ на централизованное хранение

ПО

Специализированное программное обеспечение АИС "Налог-3", АИС3 "Налог-ЦОД"

Порядок централизованной обработки

Порядок взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при реализации с использованием АИС "Налог-3" функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденный приказом ФНС России от 24.06.2016 N ММВ-7-14/374@

Сопроводительные документы

Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения

Стороны

УФНС, НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ

СЭД

Система электронного документооборота ФНС России

Уникальный номер

Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения

Уполномоченный сотрудник

Сотрудник НО, МИ ФНС России по КН, Филиала ФКУ, уполномоченный на подписание Сопроводительных документов, ответственный за доставку, прием-передачу объектов хранения на централизованное хранение

УФНС

Управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации

Филиал ФКУ

Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы в субъекте Российской Федерации

Хранилище документов

Специально оборудованное помещение для хранения документов

ЦА ФКУ

Центральный аппарат Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы

Централизованная обработка

Обработка Документов по регистрации, осуществляемая с использованием ПО в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ

Централизованное хранение

Хранение объектов хранения в специально организованных хранилищах

ЭК НО

Экспертная комиссия Владельца объектов хранения

2. Общие положения

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения Документов по регистрации, Документов по учету и регламент взаимодействия Сторон при передаче, учете, хранении, проверке наличия и уничтожении объектов хранения.

2.2. Перечень УФНС, МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения объектов хранения, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения НО, МИ ФНС России по КН и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.3. Координацию и контроль работ, проводимых НО, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.

2.4. Централизованному хранению подлежат:

2.4.1. Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку, и Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку.

2.4.2. Документы по учету, документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.

2.5. Срок хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).

2.6. Все объекты хранения передаются на централизованное хранение с Сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.

2.7. Информационное взаимодействие Сторон осуществляется средствами СЭД.

2.8. Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, прошедших централизованную обработку и находящихся в Филиале ФКУ, осуществляется силами ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (согласно утвержденному Плану-графику). Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, находящихся в НО, МИ ФНС России по КН, осуществляется НО, МИ ФНС России по КН (согласно утвержденному Плану-графику).

По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается НО, МИ ФНС России по КН и Филиалом ФКУ (согласно утвержденному Плану-графику).

2.9. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО, МИ ФНС России по КН.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.

НО, подведомственные УФНС, направляют списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в УФНС.

МИ ФНС России по КН направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в Филиал ФКУ.

Филиал ФКУ направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц соответственно в УФНС и МИ ФНС России по КН.

УФНС направляет в НО и Филиал ФКУ обобщенный список координаторов взаимодействия и ответственных лиц, назначенных в НО и Филиале ФКУ.

Обмен информацией о назначенных лицах осуществляется по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящему Порядку, не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия или изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах.

3.2. ЦА ФКУ назначает ответственного, осуществляющего контроль исполнения Филиалами ФКУ положений настоящего Порядка.

4. Разработка Плана-графика передачи объектов хранения

на централизованное хранение

4.1. НО ежегодно не позднее 1 ноября текущего календарного года направляет в УФНС сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение по форме, приведенной в приложении N 2 к настоящему Порядку.

4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения, сводные данные о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения.

4.3. МИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение.

4.4. Филиал ФКУ на основании сведений, указанных в пунктах 4.2 и 4.3 настоящего Порядка, разрабатывает для каждого УФНС, МИ ФНС России по КН План-график передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год (приложение N 3 к настоящему Порядку). Если в процессе разработки Плана-графика запрашиваемая потребность в централизованном хранении превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется централизованное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договоренности. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ направляет План-график на согласование соответственно в УФНС, МИ ФНС России по КН.

4.5. УФНС, МИ ФНС России по КН в срок не более 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, направляет в Филиал ФКУ согласованный План-график либо предложения по его корректировке.

4.6. Филиал ФКУ в срок не более 3 рабочих дней с даты получения предложений по корректировке Плана-графика вносит корректировки либо формирует протокол разногласий, который направляет в ЦА ФКУ для принятия решения.

4.7. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок не более 2 рабочих дней принимает решения по возникающим разногласиям. В случае неурегулированных разногласий при утверждении Плана-графика ЦА ФКУ направляет запрос для принятия решения в ФНС России.

4.8. ЦА ФКУ, получив ответ ФНС России, в срок не более 2 рабочих дней корректирует План-график либо оставляет его без изменений и направляет его в Филиал ФКУ.

4.9. Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивает подписание Плана-графика и доводит утвержденный План-график до НО, МИ ФНС России по КН.

4.10. Филиал ФКУ в срок не более 1 рабочего дня с момента утверждения Плана-графика направляет его в ЦА ФКУ.

4.11. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год.

4.12. При необходимости внесения изменений в утвержденный План-график, инициатор изменений УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ направляет запрос на согласование изменений Плана-графика координатору взаимодействия противоположной стороны.

4.13. Координатор взаимодействия в срок не более 2 рабочих дней с даты получения запроса направляет координатору взаимодействия противоположной стороны согласованные изменения в План-график либо сформированный протокол разногласий.

4.14. Все решения об изменении Плана-графика в течение 1 рабочего дня с даты утверждения доводятся до Сторон.

5. Подготовка объектов хранения для передачи

на централизованное хранение

5.1. Передаче на централизованное хранение подлежат объекты хранения, указанные в пункте 2.4 настоящего Порядка.

5.2. Типоразмеры архивных тар, в которые могут комплектоваться объекты хранения для размещения на хранение, должны быть - 75 мм (стандартная тара), 100, 150 или 300 мм (шириной 250 мм, высотой 260 мм). Минимальное количество листов документов для комплектования в тары 75 мм - 475 листов, 100 мм - 640 листов, 150 мм - 975 листов, 300 мм - 1470 листов.

5.3. Документы в отношении одного юридического лица (организации) или индивидуального предпринимателя (физического лица) могут храниться в разных архивных тарах. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.

5.4. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов по регистрации, прошедших централизованную обработку, осуществляется НО или Филиалом ФКУ, в котором находятся объекты хранения, в соответствии с пунктами 3.15.1, 8.2.5 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.

5.5. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@.

6. Прием-передача объектов хранения

на централизованное хранение

6.1. Объекты хранения доставляются на централизованное хранение в соответствии с утвержденным Планом-графиком.

6.2. Прием-передача на централизованное хранение объектов хранения, прошедших централизованную обработку, осуществляется в соответствии с пунктом 3.15.2 Порядка централизованной обработки с соответствующими сопроводительными документами.

6.3. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@.

6.4. Архивные тары с объектами хранения не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в НО, МИ ФНС России по КН в случаях, если:

- архивная тара не соответствует требованиям, указанным в пункте 5.2 настоящего Порядка;

- архивная тара находится в состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней документов в течение всего срока хранения.

6.5. Филиал ФКУ на этапе приема проводит выборочную предварительную проверку выполнения требований пункта 6.4 настоящего Порядка. При выявлении нарушений в ходе выборочной предварительной проверки процесс разгрузки и приема архивных тар прекращается, а архивные тары подлежат возврату в НО, МИ ФНС России по КН.

6.6. Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ осуществляет сверку количества поступивших архивных тар, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, с количеством архивных тар, указанным в Передаточной описи объектов хранения. При выявлении расхождений в Передаточной описи объектов хранения делаются соответствующие отметки.

Уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ подписывает Передаточную опись объектов хранения, один экземпляр передает в НО, МИ ФНС России по КН, а второй размещает в Филиале ФКУ.

6.7. В течение 3 рабочих дней с даты приема объектов хранения Филиал ФКУ осуществляет проверку соответствия объектов хранения, содержащих Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку, и документы, указанные в пункте 2.4.2 настоящего Порядка, Передаточной описи объектов хранения. По результатам проверки архивных тар, количества дел, находящихся в архивных тарах, Филиал ФКУ с использованием ПО формирует Акт приема/возврата архивных тар (приложение N 5 к настоящему Порядку) и размещает архивные тары на места хранения. Акт приема/возврата архивных тар печатается в двух экземплярах, подписывается уполномоченным сотрудником Филиала ФКУ и передается на подпись передающей Стороне. Один экземпляр подписанного Сторонами Акта приема/возврата архивных тар хранится в НО, МИ ФНС России по КН, второй - в Филиале ФКУ.

6.8. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@.

7. Централизованное хранение и порядок проведения проверки

наличия и состояния объектов хранения

Для обеспечения сохранности документов Филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий по созданию условий и надлежащей организации хранения объектов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный номер 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Право доступа в помещение хранилища документов имеют должностные лица Филиала ФКУ, уполномоченные на доступ в соответствующее хранилище документов, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.

Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов, размещенных на централизованное хранение, и утраты содержащейся в них информации.

Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.

7.1. Функции филиала ФКУ при осуществлении централизованного хранения объектов хранения

7.1.1. Прием и размещение на централизованное хранение объектов хранения.

7.1.2. Обеспечение сохранности переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения.

7.1.3. Топографирование архива, упорядоченное размещение объектов хранения и формирование топографических указателей на места хранения.

7.1.4. Выдача объектов хранения по запросу Владельца объектов хранения.

7.1.5. Прием и размещение на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения.

7.1.6. Осуществление учета, проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение с использованием ПО.

7.1.7. Организация уничтожения объектов хранения на бумажных носителях, технологических данных с истекшими сроками хранения.

7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПО.

В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения в архивной таре и учетной информации в ПО;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

7.2.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения на бумажных носителях проводится комиссией в составе не менее двух сотрудников Филиала ФКУ не реже одного раза в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала ФКУ, осуществляющего централизованное хранение.

7.2.3. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

7.2.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной таре выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной тары, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.

7.2.5. В случаях выявления объектов хранения, не учтенных в ПО, Филиал ФКУ возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объектов хранения.

7.2.6. В ПО должны отображаться даты и номера Актов выдачи объектов хранения, которыми подтверждается отсутствие объекта хранения, и результаты проверки ("есть в наличии", "отсутствует").

По завершении обработки всех заданий и проверки наличия документов в ПО выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 6 к настоящему Порядку).

7.2.7. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки, наличия и состояния объектов хранения (приложение N 7 к настоящему Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала ФКУ, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения. К Акту проверки наличия и состояния объектов хранения прилагается Сличительная ведомость результатов проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.8. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом ФКУ организуется их розыск.

7.2.9. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала ФКУ готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

7.2.10. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния, с использованием ПО составляется Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 8 к настоящему Порядку).

Акт о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, утверждается директором Филиала ФКУ или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

Реквизиты Акта о необнаружении объектов хранения, пути розыска которых исчерпаны, заносятся в ПО.

7.2.11. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО фиксируется дата и номер Акта проверки наличия и состояния объектов хранения.

7.2.12. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, осуществляется после реализации ее в ПО.

8. Выдача и возврат объектов хранения, находящихся

на хранении

8.1. Выдачу и возврат объектов хранения, прошедших централизованную обработку, Филиал ФКУ осуществляет в соответствии с разделом 7 Порядка централизованной обработки.

8.2. Утратил силу. - Приказ ФНС России от 01.09.2017 N ММВ-7-10/707@.

8.3. Прием возвращаемых объектов хранения осуществляется по Акту выдачи/возврата объектов хранения (приложение N 9 к настоящему Порядку), сформированному Владельцем объектов хранения, в двух экземплярах с использованием ПО. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается Владельцу объектов хранения.

9. Уничтожение объектов хранения

9.1. Выделение к уничтожению объектов хранения, находящихся на централизованном хранении в Филиале ФКУ, осуществляется Владельцем объектов хранения один раз в год после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения за тот же период. Уничтожению подлежат только объекты хранения с истекшими сроками хранения.

9.2. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение ЭК НО, на основании которого Руководителем НО, МИ ФНС России по КН утверждается и направляется в Филиал ФКУ Акт о выделении к уничтожению объектов хранения (приложение N 10 к настоящему Порядку).

9.3. С целью достоверного отражения информации об объектах хранения, находящихся на централизованном хранении, Филиал ФКУ ежегодно до 1 декабря года, предшествующего году уничтожения объектов хранения, направляет Владельцу объектов хранения средствами СЭД список выданных объектов хранения, с истекшим сроком хранения, оригиналы которых были выданы по запросу Владельцу объектов хранения и не возвращены на централизованное хранение (далее - Выданные объекты хранения).

9.4. Владелец объектов хранения, получив список Выданных объектов хранения, до 31 декабря текущего года осуществляет их возврат на централизованное хранение. В случае необходимости продления срока нахождения Выданных объектов хранения в НО, МИ ФНС России по КН информация о таких объектах хранения направляется в Филиал ФКУ.

9.5. Владелец объектов хранения по состоянию на 1 января текущего года осуществляет формирование Акта о выделении к уничтожению объектов хранения.

9.6. Акт о выделении к уничтожению объектов хранения составляется в двух экземплярах и рассматривается на заседании ЭК НО.

9.7. Не позднее 1 июня текущего года Владелец объектов хранения направляет в Филиал ФКУ второй экземпляр утвержденного Руководителем НО, МИ ФНС России по КН Акта о выделении к уничтожению объектов хранения с сопроводительным письмом.

9.8. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ на основании представления НО, МИ ФНС России по КН Актов о выделении к уничтожению объектов хранения и включает в себя:

- выполнение проверки соответствия объектов хранения с указанными в Акте о выделении к уничтожению объектов хранения;

- отбор объектов хранения с мест хранения;

- уничтожение технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведений о документах, содержащихся в ПО);

- уничтожение бумажных носителей объектов хранения. Факт уничтожения фиксируется в соответствующем документе (протоколе, акте, накладной);

- формирование по окончании проведения процесса уничтожения объектов хранения до 31 декабря текущего года сводного Акта об уничтожении объектов хранения, не подлежащих хранению (приложение N 11 к настоящему Порядку) и передача его электронной копии в НО, МИ ФНС России по КН по принадлежности.

Способ уничтожения объектов хранения выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных объектов хранения и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Объекты хранения уничтожаются в присутствии уполномоченных сотрудников Филиала ФКУ или при условии проведения видеоконтроля.

9.9. Сведения о факте уничтожения объектов хранения отражаются в ПО.

9.10. Процесс уничтожения объектов хранения возможен только после реализации его в ПО.

Приложение N 1

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

Форма информации

о назначенных координаторах взаимодействия

и ответственных лицах

Код налогового органа

Наименование налогового органа или Филиала ФКУ

ФИО

Сфера ответственности

Контактный телефон (городской/IP)

e-mail адрес в СЭД

1

2

3

4

5

6

Приложение N 2

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

Код ИФНС

Вид документов

Количество архивных тар с объектами хранения <*>

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Общий итог

Общий итог

Приложение N 3

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

Код региона

Код НО

Наименование объектов хранения

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

ИТОГО

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

XX

XX01

XX

XX02

XX

ИТОГО

Приложение N 4

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N п/п

Уникальный номер архивной тары

Уникальный номер дела (тома дела)

Наименование ЮЛ/ИП/ФЛ

ОГРН/ОГРНИП/ИНН

Кол-во листов

Срок хранения, статья по Перечню <*>

Примечание

ИТОГО

Приложение N 5

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N

Уникальный номер архивной тары

Количество дел (томов дел) в таре

Количество листов

Примечание

Приложение N 6

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N

Уникальный номер архивной тары

Уникальный номер объекта хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

Приложение N 7

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

Приложение N 8

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N

Уникальный номер архивной тары

Уникальный номер объекта хранения

Заголовок объекта хранения

Количество листов

Предполагаемые причины отсутствия

Приложение N 9

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N

Уникальный номер объекта хранения

Наименование объекта хранения

Количество листов

Приложение N 10

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

N п/п

Наименование объекта хранения

Дата поступления в налоговый орган

Номера описей <2>

Регистрационный номер объекта хранения

Кол-во листов

Сроки хранения и номера статей по перечню <3>

Примечание

Приложение N 11

к Порядку организации

централизованного хранения

документов, образующихся

при государственной регистрации

юридических лиц, индивидуальных

предпринимателей, учете организаций

и физических лиц, утвержденному

приказом ФНС России

от ______________ N ___________

--------------------------------

<1> Указываются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, поступивших в Филиал ФКУ за текущий год.

<2> При необходимости указывается несколько приемо-сдаточных накладных (протоколов, актов).