Приказ ФАНО России от 26.06.2017 N 372

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ПРИКАЗ

от 26 июня 2017 г. N 372

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО

АГЕНТСТВА НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", а также в целях совершенствования организации и ведения делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федерального агентства научных организаций:

2.1 обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с установленными Инструкцией требованиями;

2.2 усилить контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

3. Руководителям территориальных органов Федерального агентства научных организаций привести в соответствие с Инструкцией правовые акты территориальных органов Федерального агентства научных организаций.

4. Административному управлению (А.В. Кривенок) обеспечить контроль за соблюдением требований Инструкции.

5. Признать утратившим силу приказ Федерального агентства научных организаций от 9 декабря 2013 г. N 7 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций".

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

М.М.КОТЮКОВ

Утверждена

приказом Федерального агентства

научных организаций

от 26.06.2017 N 372

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО

АГЕНТСТВА НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (далее - Правила), постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти", приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Федерального агентства научных организаций, утвержденным приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н.

2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, оформлению, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федерального агентства научных организаций (далее - Агентство), совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Агентства.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с документами в электронном виде, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), установлены Инструкцией о порядке работы с документами ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций, утвержденной приказом Федерального агентства научных организаций от 12 декабря 2013 г. N 1дсп.

5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются только в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве осуществляет отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций Административного управления (далее - отдел делопроизводства).

7. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствии с должностными регламентами.

8. Ведение делопроизводства в центральном аппарате Агентства осуществляется с помощью информационной системы электронного документооборота ФАНО РОССИИ (далее - информационная система электронного документооборота).

II. Основные понятия

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;

документ в электронном виде - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (далее - ЭП);

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в электронном виде предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

электронный шаблон бланка - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

межведомственный электронный документооборот (МЭДО) - способ взаимодействия информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов и государственных корпораций (согласно приказу Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258С способ взаимодействия государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде);

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном виде и электронных копий документов, управления ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

III. Создание документов в Агентстве

9. Документы, создаваемые в Агентстве, оформляются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата A4 (210 X 297), на стандартных листах бумаги формата A3 (420 X 297), A4 (210 X 297 мм), A5 (148 X 210 мм) и A6 (105 X 148) или с использованием электронных шаблонов бланков документов и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

На бумаге формата A3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

Бумагу форматов A6 и A5 допускается использовать для оформления указания по исполнению документа (резолюции) должностного лица.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое; 25 мм - верхнее; 24 мм - нижнее; 20 мм - правое.

10. В Агентстве применяются следующие бланки:

угловой бланк руководителя Агентства (приложение N 1);

угловой бланк первого заместителя руководителя Агентства (приложение N 2);

угловой бланк заместителя руководителя Агентства (приложение N 3);

общий продольный бланк письма Агентства (приложение N 4);

продольный бланк приказа Агентства (приложение N 5);

продольный бланк распоряжения Агентства (приложение N 6);

электронные шаблоны бланков документов.

Реквизиты углового бланка располагаются в верхнем левом углу, реквизиты продольного бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланков документов оформляются в черном цветовом решении.

11. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Агентства, являются:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения Агентства;

наименование должности;

справочные данные об Агентстве (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса и другие сведения);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Состав реквизитов документов определяется его видом и назначением.

Документ в электронном виде должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

12. Бланки документов Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются Управлением делами Агентства на основании заявок отдела делопроизводства на их изготовление. Управление делами оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии, осуществляет получение, учет поступления бланков и передачу в отдел делопроизводства изготовленных бланков документов по журналу учета поступления бланков (приложение N 7).

Для ведения учета выдачи изготовленных бланков бланки документов нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней левой части оборотной стороны бланка.

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков в структурные подразделения Агентства (приложение N 7).

13. Бланки документов Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются под роспись в журнале выдачи бланков.

14. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и храниться в запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Испорченные бланки возвращаются в отдел делопроизводства по реестру передачи испорченных номерных бланков ежемесячно (приложение N 8).

Решение об уничтожении испорченных бланков Агентства принимается на заседании Центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК).

15. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем Агентства.

16. Документы, создаваемые в Агентстве должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

16.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Агентства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Агентства".

16.2. Наименование Агентства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Федеральном агентстве научных организаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2013 г. N 959 (далее - Положение об Агентстве).

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

16.3. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Агентства, бланк письма первого заместителя руководителя Агентства, бланк письма заместителя руководителя Агентства).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Агентства.

16.4. Справочные данные об Агентстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, интернет-адрес.

16.5. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

16.6. Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках приказов и протоколов.

16.7. Датой документа (поручения) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, поручение).

Дата документа (поручения) проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа (поручения), издаваемого совместно двумя или более органами власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа (поручения) оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2013 г.

16.8. Регистрационный номер документа состоит из цифрового обозначения Агентства, управления Агентства, цифрового обозначения отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 007-7.4-14/46).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

16.9. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

16.10. Адресат

Документы адресуют органам власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Российской Федерации

или:

Аппарат Правительства

Российской Федерации

Департамент делопроизводства

и архива

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю

Федерального агентства

научных организаций

М.М.КОТЮКОВУ

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы Агентства постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

16.11. Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, оформленных на бланках формата A5 и имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о применении печатей и штампов в Агентстве

Письмо (о чем?) О направлении информации

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, распоряжений, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

16.12. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;

3-го лица единственного числа: Агентство полагает...; управление не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 <1>

--------------------------------

<1> При применении данного документа следует учитывать, что Указом Президента Российской Федерации от 21 мая 2012 г. N 636 утверждена новая структура федеральных органов исполнительной власти.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.

16.13. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о документах... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о договорах банковского счета, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам, письмам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2

к приказу

Федерального агентства

научных организаций

от 16 мая 2014 г. N 8

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другие), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Федерального агентства

научных организаций

от 16 мая 2014 г. N 8

16.14. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста России

от 26 мая 2013 г. N 20-654

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

16.15. Согласование проекта документа с должностными лицами и работниками Агентства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник Административного

управления

подпись

Дата

И.О. Фамилия

На документах, подлинники которых помещаются в дела Агентства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приложение N 9).

В служебных письмах на бумажном носителе визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах на бумажном носителе (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При визировании документов посредством информационной системы электронного документооборота, лист согласования распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, полистное визирование документов осуществляется в обязательном порядке.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

С замечаниями (прилагаются); Согласен с учетом замечаний и другие.

Начальник Правового управления

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа на бумажном носителе оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

16.16. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Начальник Правового управления

подпись

И.О. Фамилия

Дата

Не допускается подписывать (визировать) документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим временно обязанности в соответствии с приказом отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Врио руководителя

Федерального агентства научных организаций

Подпись

И.О. Фамилия

или:

Врио

начальника Правового управления

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

16.17. Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

Федерального агентства

научных организаций

Подпись

М.М. Котюков

Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Федерального агентства

научных организаций

от 15 мая 2014 г. N 85

16.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

16.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно

Ведущий специалист-эксперт

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Печать

Печать, как правило, захватывает часть наименования должности лица, заверившего копию.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

16.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, шрифт Times New Roman (размер шрифта 10 - 11).

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев

(499) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

16.21. Указания по исполнению документа формируются с помощью информационной системы электронного документооборота на бланках установленного образца (приложение N 10), прикрепляются к регистрационной контрольной карточке (далее - РКК) и являются неотъемлемой частью документа.

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Указания по исполнению документов могут выдаваться в форме электронных сообщений, подписанных ЭП.

16.22. Отметка о контроле документа проставляется на указаниях по исполнению документов к документам, поставленным на контроль. При постановке документа на контроль на указании по исполнению документов ставится штамп "Контроль" и указывается срок исполнения документа. Информация о постановке документа на контроль фиксируется в РКК документа.

16.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" РКК в информационной системы электронного документооборота.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

16.24. Отметка о поступлении документа на бумажном носителе в Агентство проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит дату поступления и входящий номер документа.

17. Подготовка, оформление нормативных правовых актов Агентства осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, Правилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96, Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851, Разъяснениями о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88, с изменениями, внесенными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 мая 2009 г. N 155, Регламентом Федерального агентства научных организаций, утвержденным приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н.

17.1. Нормативные правовые акты Агентства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Агентства в пределах его компетенции.

17.2. Нормативные правовые акты издаются Агентством в пределах его компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

IV. Оформление отдельных видов документов в Агентстве

18. Состав документов Агентства

18.1. В Агентстве создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, протоколы, доверенности, договоры, телеграммы и решения совещательных, координационных, экспертных и других коллегиальных органов, аналитические, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка.

Обязательному согласованию с начальником Правового управления или иным уполномоченным лицом Правового управления, подлежат:

проекты нормативных правовых актов Российской Федерации, включая проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Агентства;

проекты приказов (распоряжений) Агентства, в том числе по кадровым вопросам;

проекты договоров (контрактов, соглашений);

проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Агентства;

проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Агентства;

иные документы в пределах компетенции по поручениям руководителя Агентства.

18.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещаний и заседаний.

18.3. Взаимные обязательства Агентства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, государственных контрактов.

19. Приказ

19.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

19.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Агентства на основании поручений руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Административным управлением (прием, увольнение, назначение, перевод, взыскание, обучение, предоставление отпусков, командирование работников Агентства и др.) и Управлением бухгалтерского учета и отчетности (премирование федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства) на основании соответствующих представлений.

19.3. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов, обеспечение соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка при подготовке проектов приказов осуществляется Административным управлением.

19.4. Проекты приказов, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующей очередности:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения, заместителем руководителя структурного подразделения, координирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения, внесшим проект на рассмотрение;

руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заинтересованными структурными подразделениями;

заместителем начальника Административного управления в соответствии с должностным регламентом;

начальником Административного управления;

начальником Правового управления;

первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта приказа, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.

При наличии нескольких приложений к приказу, приложения нумеруются в соответствии с порядком, определенным подпунктом 16.13 настоящей Инструкции.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Визирование проектов приказов оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа. Визы включают должности визирующих, подписи, расшифровку подписей и дату.

Проекты приказов докладываются руководителю Агентства, при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его подготовки.

19.5. К утвержденному приказу прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

Копии приказов по кадровым вопросам (или их размноженные экземпляры) направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, на бумажных носителях.

19.6. Приказ имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Агентства; вид документа (ПРИКАЗ); дата; регистрационный номер; место составления (издания); наименование (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (с добавлением индекса "н" для приказов нормативного характера или индекса "л/с" для приказов по личному составу и т.п.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в Федеральном агентстве

научных организаций

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14, N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в связи со служебной необходимостью" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами вразрядку (разреженным интервалом 2 пт).

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Агентства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. Образец оформления приказа приведен в приложении N 11.

19.7. Совместные приказы Агентства и федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

20. Распоряжение

20.1. Распоряжениями оформляются решения по вопросам основной деятельности, оперативным, организационным, административным и персональным (кадровым) вопросам.

Распоряжения издаются в целях оперативного управления и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц и организаций.

20.2. Проекты распоряжений готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства либо в инициативном порядке.

20.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов распоряжений, обеспечение соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка при подготовке проектов распоряжений осуществляется Административным управлением.

20.4. Проекты распоряжений и приложения к ним, представляемые на подпись руководству Агентства, визируются в следующей очередности:

исполнителем, начальником отдела структурного подразделения Агентства, заместителем руководителя структурного подразделения Агентства, курирующим деятельность отдела, руководителем структурного подразделения Агентства, внесшим проект на рассмотрение;

руководителями структурных подразделений Агентства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также заинтересованными структурными подразделениями;

заместителем начальника Административного управления в соответствии с должностным регламентом;

начальником (заместителем начальника) Административного управления;

начальником (заместителем начальника) Правового управления Агентства;

первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства, в соответствии с распределением обязанностей.

Срок рассмотрения и согласования (визирования) проекта распоряжения, как правило, не должен превышать трех рабочих дней.

20.5. К утвержденному распоряжению прилагается составленный и подписанный исполнителем указатель рассылки для отправки адресатам.

20.6. Распоряжение имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Агентства; вид документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту - приводится в случае утверждения проверочных мероприятий, а также мероприятий, связанных с решением вопросов имущественного характера и вопросов включения жилых помещений в специализированный жилищный фонд Российской Федерации); подпись; визы (лист согласования).

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака N и порядкового номера распоряжения (с добавлением индекса "рп").

Текст распоряжения печатается шрифтом Times New Roman размером N 13, 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Подпись состоит из наименования должностного лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Распоряжения подписывает руководитель Агентства, в его отсутствие - лицо, его замещающее, а также первый заместитель руководителя Агентства, заместитель руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей.

Внесение изменений в подписанное распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении N 12.

21. Положение, порядок, правила, инструкция

21.1. Положение и порядок принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства, устанавливается последовательность действий, процедур.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется путем издания приказа об их утверждении.

21.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

21.3. Текст положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

21.4. Внесение изменений в положения (правила, инструкции), утвержденные приказами Агентства, осуществляется путем издания приказа.

22. Организация заседания (совещания) и подготовка протокола

22.1. Заседания (совещания) под руководством руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства (далее - заседания (совещания) проводятся в соответствии с положениями Регламента Федерального агентства научных организаций, утвержденного приказом Федерального агентства научных организаций от 26 июня 2015 г. N 23н, настоящей Инструкцией, иными правовыми актами, а также указанием должностного лица, созывающего заседание (совещание) (далее - председатель заседания (совещания).

Порядок подготовки, проведения и оформления итогов работы (решений) заседаний комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов, председателями (руководителями) которых являются должностные лица Агентства, определяются правовыми актами о создании таких органов.

22.2. С целью надлежащей подготовки и проведения, оформления решений, принятых по результатам обсуждения вопросов, председатель заседания (совещания) назначает секретаря.

Материалы к заседанию (совещанию), включая повестку дня, а также другие необходимые документы, готовятся секретарем по форме согласно приложению N 13, 14, 15, 16, 17, 18.

Требования к представлению информации к заседаниям (совещаниям) установлены п. 27.6 настоящей Инструкции.

22.3. По рассмотренным на заседании (совещании) вопросам принимаются решения, которые оформляются протоколами.

Протоколы подписываются председателем заседания (совещания) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

22.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя заседания (совещания), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

22.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), инициалы и фамилии присутствовавших лиц, а также секретаря (при необходимости).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместители руководителя

Федерального агентства

научных организаций:

И.О. Фамилия

Начальники управлений

Федерального агентства

научных организаций:

И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано полужирным шрифтом размером N 14 - 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

22.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных, экспертных советов, комиссий, рабочих групп и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

22.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

22.8. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование Агентства - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименование;

вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 19.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 20.

22.9. Регистрация, рассылка протоколов заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства осуществляется Административным управлением в журналах "Протоколы совещаний" в информационной системы электронного документооборота.

Хранение подлинников протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Протоколы заседаний (совещаний) у руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях Агентства.

22.10. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, осуществляют:

у руководителя Агентства - отдел организации и контроля исполнения поручений Административного управления;

у первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства - работники, обеспечивающие деятельность руководства;

у руководителя структурного подразделения - работники, ответственные за ведение делопроизводства.

23. Доверенность

23.1. Оформление доверенности в Агентстве осуществляется в соответствии со статьями 185 - 187 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее совершения.

23.2. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Агентства, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

Доверенность оформляется на продольном бланке Агентства.

Перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ДОВЕРЕННОСТЬ.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Агентства;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя Агентства (лица, исполняющего его обязанности);

содержание доверенных полномочий;

срок действия доверенности.

Доверенность подписывает руководитель Агентства (лицо, исполняющее его обязанности). Доверенность регистрируется в Административном управлении Агентства и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

24. Договор

24.1. Договор оформляется на стандартных листах формата A4.

Договор (соглашение), контракт (далее - договор) с федеральными органами исполнительной власти, другими органами государственной власти оформляется компетентными структурными подразделениями Агентства в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, визируется исполнителями, руководителями структурных подразделений, начальником Правового управления (исполняющим обязанности начальника Правового управления), первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства в соответствии с распределением обязанностей. Договор, подготовленный иным федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления, организацией, передается на согласование в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией и в Правовое управление для проведения правовой экспертизы, затем оформляется, визируется и подписывается в аналогичном порядке.

25. Телеграмма

Телеграмма, направляемая через отделение почтовой связи, оформляется на продольном бланке Агентства в 2-х экземплярах (оригинал передается в отделение почтовой связи, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, подготовившего документ) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;

в) после наименования помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, N дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы оформляется как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);

д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;

е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы подписывает руководитель Агентства (лицо, исполняющее его обязанности), первый заместитель руководителя Агентства, заместители руководителя Агентства, а в исключительных случаях (по поручению руководителя Агентства или лица, исполняющего его обязанности) - руководители структурных подразделений.

26. Служебная переписка

26.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

26.2. Служебные письма Агентства готовятся как:

ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы (доклады, отчеты) на запросы федеральных органов исполнительной власти;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

26.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата A4.

Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, отправляемых посредством информационной системы электронного документооборота, а также в адрес федеральных органов власти, отправляемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), используется шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, а также регистрационный номер документа включаются в наименование должности.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

26.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование посредством информационной системы электронного документооборота всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документов руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства). Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

26.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Федеральное агентство научных организаций считает...", "Федеральное агентство научных организаций рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: "Уважаемый Иван Петрович!" в начале письма над текстом и "С уважением,..." в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

26.6. Служебные письма подписываются в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства, а также руководителями структурных подразделений Агентства в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководителей структурных подразделений Агентства.

Проекты писем, представляемые на подпись руководителю Агентства (врио руководителя Агентства) проходят обязательную проверку соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка в Административном управлении. Проекты писем представляются на проверку в Административное управление с визами исполнителя, начальника структурного подразделения ФАНО России, ответственного за их подготовку, руководителей всех заинтересованных (указанных в поручении) структурных подразделений ФАНО России.

27. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная).

27.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Агентства.

27.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

дата документа;

регистрационный номер;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

отметка об исполнителе.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 21.

27.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок дается ссылка на документ-основание (при наличии), кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

27.4. Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством информационной системы электронного документооборота.

27.5. Текст служебных писем и внутриведомственной переписки печатается через межстрочный интервал 1 или 1,5, шрифтом N 13, N 14.

Служебная и внутриведомственная переписка может оформляться с использованием формата A3 шрифтом N 10 - N 14.

27.6. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4, выполненная шрифтом Times New Roman размером N 14, N 13 с полями по левому краю - 30 мм, верхнему - 25 мм, нижнему краям - 24 мм, правому краю - 20 мм с одинарным или 1,5 интервалом между строками. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Ширина абзаца должна составлять 6 интервалов.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться заголовком, содержащим указание на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке должны быть указаны реквизиты исполнителя документа (фамилия, имя, отчество, служебный телефон).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, динамику развития направления деятельности Агентства в соответствующей сфере деятельности, ее влияние на деятельность Агентства и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе встречи, совещания, мероприятия, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Объем информации не должен превышать двух листов печатного текста. Дополнительная информация может быть представлена в виде приложения к основному документу, в объеме не более десяти листов печатного текста, включая таблицы.

V. Организация документооборота

28. Порядок организации документооборота

28.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

28.2. В документообороте Агентства выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) корреспонденция;

отправляемая (исходящая) корреспонденция;

внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

28.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются: документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти и ответы на них;

документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;

запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

документы из территориальных органов Агентства;

документы от организаций, подведомственных Агентству;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма Агентства.

28.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Агентства.

28.5. Регистрация документов в информационной системе электронного документооборота осуществляется:

поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале "Входящая корреспонденция";

поступающей (входящей) от подведомственных организаций - в журнале "Входящая корреспонденция от подведомственных организаций";

приглашений на мероприятия - в журнале "Приглашения";

отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале "Исходящая корреспонденция";

обращений граждан - в журнале "Жалобы и обращения граждан";

ответов на обращения граждан - в журнале "Ответы на обращения граждан и организаций";

внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале "Внутриведомственная корреспонденция";

приказов по основной деятельности - в журнале "Приказы по основной деятельности";

приказов для служебного пользования - в журнале "Приказы ДСП";

приказов, зарегистрированных в Минюсте России - в журнале "Приказы нормативного характера";

распоряжений - в журнале "Распоряжения";

доверенностей - в журнале "Доверенности";

поручений руководителя Агентства - в журнале "Поручения руководителя";

поручений первого заместителя руководителя Агентства - в журнале "Поручения первого заместителя";

поручений заместителей руководителя Агентства - в журнале "Поручения заместителей руководителя";

соглашений - в журнале "Соглашения";

протоколов совещаний руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний у руководителя";

протоколов коллегиальных и совещательных органов Агентства - в журнале "Протоколы коллегиальных и совещательных органов Агентства";

протоколов совещаний первого заместителя руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний первого заместителя руководителя Агентства";

протоколов совещаний заместителей руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний заместителей руководителя Агентства".

28.6. Доставка и отправка документов в Агентстве осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, нарочным, посредством информационной системы электронного документооборота и МЭДО.

29. Прием и первичная обработка поступающих документов

29.1. Вся поступающая в Агентство корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в отделе делопроизводства. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

29.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Агентство на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;

наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" с указанием подписи, должности, фамилии, имени, отчества работника, вскрывшего конверт.

29.3. Конверты с документами вскрываются в отделе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью: "Лично", "Конфиденциально" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию Агентства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

29.4. Документы, поступившие в Агентство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе делопроизводства в день поступления документов или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.

29.5. При приеме входящей корреспонденции посредством МЭДО, информационной системы электронного документооборота проверяются следующие реквизиты:

идентификация подписи в документе в электронном виде на соответствие сертификату ключа ЭП;

наличие вложенных файлов;

данные о лице, подписавшем документ;

наличие регистрационного номера и даты;

правильность адресата;

наличие краткого содержания;

соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в документе.

29.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в пункте 29.5 настоящей Инструкции, документ в электронном виде не подлежит регистрации и возвращается отправителю.

30. Предварительное рассмотрение документов

30.1. Документы, адресованные руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства, а также без указания конкретного должностного лица или управления (отдела), направленные разными видами связи в Агентство, предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Агентства, его первым заместителем и заместителями и направляемые непосредственно начальникам управлений.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей между руководителем Агентства и первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения управлений.

30.2. Для доклада руководителю Агентства направляются документы:

поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Банка России, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав администраций;

по вопросам, требующим согласования между структурными подразделениями, принятия неурегулированных нормативными документами решений.

30.3. Для доклада первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти и других организаций, отнесенные к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Агентства.

30.4. Руководителям структурных подразделений Агентства направляются документы информационного характера, ответы территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

30.5. Документы, поступающие из судебных органов - повестки, извещения, решения, постановления и определения судов, исковые заявления и прилагаемые к ним документы, иные документы процессуального характера, не требующие отдельных решений руководителя Агентства, подлинники исполнительных листов направляются на бумажном носителе в Правовое управление без доклада руководителя Агентства.

Исполнительные документы о взыскании денежных средств с работников Федерального агентства научных организаций: постановление об обращении взыскания на заработную плату и иные доходы должника, исполнительный лист, судебный приказ направляются в Управление бухгалтерского учета и отчетности.

31. Регистрация поступающих документов

31.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.

31.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в Агентство из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в отделе делопроизводства.

31.3. Документы регистрируются в отделе делопроизводства в день поступления (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

31.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами отдела делопроизводства в соответствующих журналах информационной системы электронного документооборота.

31.5. На поступающих на бумажном носителе документах проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.

31.6. Бумажный экземпляр утвержденных указаний по исполнению документов сканируется сотрудниками Административного управления и прикрепляется к РКК документа.

Сканирование поступающих на бумажном носителе документов осуществляется работниками отдела делопроизводства.

Документы с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

31.7. Электронная копия документа, зарегистрированного в журнале "Приглашения", также направляется по электронной почте работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя и первого заместителя руководителя Агентства.

31.8. В целях регистрации и учета документов в информационной системы электронного документооборота используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.

32. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства

32.1. Поступившие в отдел делопроизводства документы, поименованные в пункте 30.2 настоящей Инструкции, докладываются руководителю Агентства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю Агентства к поступающим документам готовятся работниками Административного управления на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства.

32.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства);

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения.

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

32.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документов первый заместитель руководителя Агентства, заместитель руководителя Агентства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документов руководителя Агентства.

В случае если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует руководитель Агентства, организатором исполнения документа является это же структурное подразделение.

32.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указания по исполнению документов до доклада руководителю Агентства. После доклада, такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению документов повторно.

32.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц Агентства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим структурным подразделением без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

Документы, требующие исполнения и контроля, направляются в информационной системы электронного документооборота путем создания сообщения контрольного типа.

32.6. Документы, поименованные в пункте 30.3 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, получают под расписку в реестре в отделе делопроизводства.

Документы в электронном виде направляются работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, посредством информационной системы электронного документооборота.

По документам, поступившим на рассмотрение первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работниками Административного управления, обеспечивающими деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, готовятся проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденное первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства указание по исполнению документов с указанием сроков исполнения работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, заносят в РКК документа, сканируют (прикрепляют к РКК) или, в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопируют документ в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в указании по исполнению документов.

32.7. Документы, поименованные в пункте 30.4 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают в отделе делопроизводства под расписку в реестре.

32.8. Руководители структурных подразделений Агентства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, вносит в РКК в информационной системы электронного документооборота указания по исполнению документов, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

32.9. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указаниям по исполнению документов руководителя), работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращают его в отдел делопроизводства с пометкой первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства или руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа, решение о направлении его на исполнение принимает руководитель Агентства, первый заместитель руководителя Агентства и заместители руководителя Агентства.

32.10. Работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства (руководителю структурного подразделения).

32.11. Все входящие документы должны рассматриваться первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства и руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.

32.12. Исходящая и внутриведомственная корреспонденция, поступающая на рассмотрение руководителю Агентства, учитывается в реестре Административным управлением.

VI. Работа исполнителей с документами

33. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства.

33.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, руководителей структурных подразделений, начальников отделов.

Подразделение - исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

33.2. Документы, поступившие в структурные подразделения Агентства с указанием по исполнению документов руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя Агентства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

33.3. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:

в течение исполнения документа взаимодействие с субъектом контроля поручения и с работниками - соисполнителями поручения;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения поручения, принятие соответствующих мер к обеспечению своевременного представления материалов на доклад;

подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;

согласование проекта ответа с соисполнителями документа;

подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;

доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования, в случае существенной корректировки проекта ответа;

представление на подписание (утверждение) руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в отдел делопроизводства для отправки адресату;

определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в информационной системы электронного документооборота отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

33.4. Если в процессе согласования у руководителя (работника) структурного подразделения Агентства есть замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований для отказа.

В случае отказа руководителя (работника) структурного подразделения Агентства в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований для такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.

33.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям (работникам) в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".

Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.

Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются делопроизводителем в РКК документа в информационной системы электронного документооборота.

33.6. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения ответственный исполнитель передает руководителю (заместителю руководителя) структурного подразделения, начальнику отдела структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и ставит об этом в известность работника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, отдел организации контроля исполнения поручений Административного управления. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.

34. Организация работы с отправляемыми документами

34.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

34.2. Проекты документов Агентства готовятся в соответствии с порядком, утвержденным настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

34.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

34.4. Подготовка к отправке исходящих документов осуществляется следующим образом:

исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в информационной системы электронного документооборота, в журнале "Проекты исходящих документов", присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание (руководителю структурного подразделения, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя либо руководителю Агентства соответственно);

после подписания проект документа направляется на перерегистрацию из журнала "Проекты исходящих документов" в журнал "Исходящая корреспонденция" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения - исполнителя и создается сообщение в адрес работника отдела делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

в случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается в отдел делопроизводства;

работник отдела делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов;

если документ отправляется через информационную систему электронного документооборота посредством МЭДО в адрес федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, работник отдела делопроизводства проверяет наличие электронной подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством МЭДО или информационной системы электронного документооборота.

34.5. Структурные подразделения Агентства несут ответственность за доставку исходящих документов, являющихся ответом на контрольные поручения первого уровня, в случае если срок по таковым истек или истекает в день подписания руководителем Агентства или временно исполняющим обязанности руководителя Агентства.

35. Регистрация отправляемых документов

35.1. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Агентства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в отдел делопроизводства.

35.2. Исходящие документы за подписью руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства подлежат регистрации в отделе делопроизводства.

35.3. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа, наличия согласованного в информационной системы электронного документооборота проекта исходящего документа к нему и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

35.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

35.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в информационной системе электронного документооборота. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

35.6. В случае если отправляемый документ подготовлен и подписан (утвержден) на бумажном носителе регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело структурного подразделения - исполнителя (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом - ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

35.7. Регистрационный номер документа, подписанного руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства или заместителем руководителя Агентства, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел, инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, и порядкового номера документа в деле (например: N 007-18.2-11/МК-111).

Регистрационный номер отправляемых документов, подписанных руководителями структурных подразделений, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 007-7.4-14/177).

36. Отправка документов

36.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке отделом делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа.

Отдел делопроизводства осуществляет сортировку исходящих документов по способу отправки (информационной системы электронного документооборота посредством МЭДО, фельдъегерская связь, почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом).

В случае если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается в отдел делопроизводства для отправки в необходимом количестве экземпляров.

36.2. Документы, подписанные руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства или заместителями руководителя Агентства, направляемые Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие высшие органы государственной власти, отправляются по МЭДО или фельдъегерской связью.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа по согласованию с руководством Административного управления (при необходимости).

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

37. Регистрация и прохождение внутренних документов

37.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в структурных подразделениях Агентства.

37.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством информационной системы электронного документооборота.

Исполнитель готовит проект документа, регистрирует его в журнале "Проекты внутриведомственной корреспонденции" в информационной системы электронного документооборота, при этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам), визирует проект документа и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам с использованием модуля "Маршрутизация".

37.3. После подписания проекта документа делопроизводитель структурного подразделения перерегистрирует проект документа в документ в журнале "Внутриведомственная корреспонденция" в информационной системы электронного документооборота.

Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях Агентства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по информационной системе электронного документооборота путем создания неконтрольного сообщения "Письмо".

37.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам) в информационной системе электронного документооборота создается РКК внутреннего документа с указанием о направлении документа на бумажном носителе.

37.6. Приказы нормативного характера, по основной деятельности, по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы по основной деятельности, нормативного характера, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, приказы для служебного пользования и по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в Административном управлении.

Приказы о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства регистрируются, формируются в дела и хранятся в Управлении бухгалтерского учета и отчетности.

37.7. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой "Для служебного пользования", приказов об утверждении штатного расписания и приказов о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.8. Рассылка приказов по структурным подразделениям Агентства осуществляется в соответствии с указателем рассылки посредством информационной системы электронного документооборота.

37.9. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Соглашения о предоставлении федеральному бюджетному или автономному учреждению субсидий из федерального бюджета формируются в электронном виде в Подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" Минфина России.

38. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

38.1. В Агентстве используются следующие виды документов международной переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

письмо организации.

38.2. Документы, направляемые в посольства иностранных государств и иностранные организации, находящиеся в Москве и за пределами территории Российской Федерации, составляются на русском языке на бланке Агентства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается "Неофициальный перевод".

38.3. Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на письмо организации отвечают письмом организации, на личное письмо - личным письмом и т.п.

38.4. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляется фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров документа.

38.5. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Документы на иностранных языках, поступившие в Агентство на имя руководителя Агентства, а также документы без указания конкретного должностного лица, как адресата документа, регистрируются в базе данных учета входящей корреспонденции информационной системы электронного документооборота в общем порядке и передаются в отдел международного взаимодействия Управления международного взаимодействия и организации научно-технического сотрудничества для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю Агентства.

38.6. Регистрация и отправка документов на иностранных языках осуществляется отделом делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой.

39. Учет и анализ документооборота

39.1. Учет объемов документооборота ведется отделом делопроизводства в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Агентство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

39.2. Данные о количестве документов, полученные из базы данных учета документов информационной системы электронного документооборота, обобщаются, анализируются отделом делопроизводства и докладываются руководителю Агентства служебной запиской в виде справок статистического и аналитического характера по мере необходимости.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Агентство и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества внутренних документов проводится по регистрационным данным в структурных подразделениях Агентства.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

40. Контроль исполнения документов

40.1. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах.

Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства), руководителей структурных подразделений (заместителей руководителей структурных подразделений) о состоянии исполнения документов; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

40.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в информационную систему электронного документооборота. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством информационной системы электронного документооборота по срокам исполнения, по исполнителям, группам документов, другим критериям.

41. Субъекты контроля

41.1. Субъектами контроля являются:

Административное управление;

руководители структурных подразделений Агентства;

работники структурных подразделений Агентства, ответственные за ведение делопроизводства;

ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Агентства.

Контроль за получением ответов на запросы от соисполнителей, подготовленные в рамках работы над документом, осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.

41.2. Централизованному контролю, осуществляемому Административным управлением, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение руководителя Агентства или первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

Административное управление осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений (указаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства поручений, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Агентства, а также данных на совещаниях у руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

41.3. В ходе осуществления контроля за выполнением поручений Административное управление направляет:

еженедельные напоминания руководителям структурных подразделений Агентства о наступающих сроках исполнения документов;

еженедельные справки первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства, руководителям структурных подразделений Агентства (в случае необходимости) о неисполненных документах;

еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и годовые доклады руководителю Агентства по исполнительской дисциплине;

предложения руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководства Агентства:

по решению первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства ставят на контроль входящую корреспонденцию, требующую исполнения (ответа) и адресованную первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных в информационной системе электронного документооборота ежедневных справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

Работники структурных подразделений Агентства, ответственные за ведение делопроизводства:

по решению руководителей структурных подразделений Агентства ставят на контроль входящую корреспонденцию, требующую исполнения (ответа) и адресованную руководителям структурных подразделений Агентства;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных в информационной системе электронного документооборота ежедневных справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями руководителей структурных подразделений Агентства.

42. Виды контроля

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

При осуществлении промежуточного контроля субъект контроля осуществляет:

периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости работников других структурных подразделений.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей по указанию руководства может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям структурных подразделений Агентства, являющихся ответственными исполнителями, а также соисполнителям.

Контроль выполнения плана осуществляет соответствующий разработчик плана контроля.

43. Порядок организации работы с контрольными документами

43.1. Структурное подразделение, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является ответственным исполнителем поручения; руководитель этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства), давшего поручение.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства), давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Работники Административного управления вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя.

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений Агентства.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, давшего поручение.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения Агентства, названного в указаниях по исполнению документа первым или обозначенного словом "созыв" (ответственный).

44. Сроки исполнения контрольных документов и порядок их изменения

44.1. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Федерального агентства научных организаций, утвержденным приказом Агентства от 26 июня 2015 г. N 23-н, настоящей Инструкцией по делопроизводству, а также исходя из содержания документа.

44.2. Если срок исполнения в указании по исполнению документов не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения Правительства Российской Федерации приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты регистрации в Агентстве.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "в.срочно", "незамедлительно" - исполняются в возможно короткий срок, но не более трех дней; без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно" или аналогичное указание исполняются в трехдневный срок, имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

запросы СМИ - в течение семи дней с момента регистрации запроса в Агентстве;

остальные - не позднее чем в 30-дневный срок с даты регистрации в Агентстве;

парламентские запросы - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

запросы и обращения члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления или в иной согласованный с инициатором срок;

поручения Правительства Российской Федерации, данные федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя документа на согласование в Агентство, - до 10 дней;

письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, не требующие межведомственного согласования, - в течение 15 дней, требующие межведомственного согласования, - 30 дней, при наличии грифа "срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "вне очереди" - не более трех рабочих дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации - в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения;

представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий;

указания руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить" - в течение первой половины срока исполнения документа, если руководителем (первым заместителем руководителя, заместителем руководителя) Агентства не установлен иной срок.

44.3. Сроки представления проектов документов на подпись руководителю Агентства (лицу, временно исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за 2 рабочих дня до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию Совета Федерации Российской Федерации, а также федеральным органам исполнительной власти на их поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до наступления срока исполнения установленного в указании руководителя Агентства;

г) ответов (докладов) руководителю Агентства на его поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в указании руководителя Агентства.

44.4. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать субъекта контроля, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

В поручениях (указаниях) к конкретному документу руководителем Агентства (первым заместителем руководителя, заместителями руководителя) Агентства могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует Административное управление для внесения изменений в РКК документа, в которой указывается новый срок, дата изменения, основание изменения срока.

Работники Административного управления вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя.

44.5. В случае если поручение руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства) не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства) объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Объяснения, представляемые руководителю Агентства, визируются первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

45. Снятие с контроля документов

Снятие документа с контроля осуществляется субъектом контроля и оформляется отметкой об исполнении документа, а также посредством информационной системы электронного документооборота на основании официальной информации подразделения - исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение (в соответствии с указанием).

Если о выполнении поручения доложено руководителю (первому заместителю руководителя, заместителю руководителя) Агентства в устной форме, то необходимо проставить соответствующую отметку в указании руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства за подписью руководителя структурного подразделения Агентства и внести информацию в РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.

Подготовленные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых отсутствует информация о докладе руководителю Агентства, не содержится ответов о решении всех поставленных в поручении вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются субъектами контроля исполнителю для доработки и повторного представления.

Возвращение служебных документов по вышеизложенным основаниям не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.

О ходе выполнения приказов (распоряжений) Агентства структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКК документа.

VII. Документальный фонд Агентства

Агентство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов.

Формирование документального фонда Агентства осуществляется в структурных подразделениях Агентства при непосредственном контроле и методическом сопровождении отдела делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечениях их сохранности, учета и передачи дел в архив Агентства.

46. Разработка и ведение номенклатуры дел

46.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

46.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Агентстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности Агентства.

46.3. В Агентстве составляется номенклатура дел Агентства на основе предложений структурных подразделений, которые составляют ее разделы (приложение N 22).

46.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения Агентства и представляется в Административное управление.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в отдел делопроизводства на согласование.

46.5. Номенклатура дел Агентства составляется отделом делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

46.6. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы организации делопроизводства), согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Агентства, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет в случае отсутствия коренных изменений в функциях и структуре Агентства.

46.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают работники отдела делопроизводства Административного управления.

46.8. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Агентства на основании запроса получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

46.9. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства. Второй - используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Агентства. Четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в отделе делопроизводства в электронном виде.

46.10. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

46.11. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел Агентства являются названия структурных подразделений Агентства. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.

46.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

46.13. Номенклатура дел Агентства составляется по установленной форме.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в Агентстве цифрового обозначения (кода) управления, цифрового обозначения (кода) отдела, входящего в состав управления, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 07-04-10, где 07 - обозначение управления, 04 - обозначение отдела в управлении, 10 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Агентства или структурного подразделения (отдела) как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела, указание "Документы в электронном виде", например:

Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации. Электронные документы.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по представлению к награждению и поощрению работников Агентства (представления, докладные записки, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с территориальными органами Агентства по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам исполнения федерального бюджета

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей по административно-хозяйственной деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты Агентства об исполнении федерального бюджета.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее - ЦЭПК) Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2013 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения, о носителе и др.

46.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел по согласованию с отделом делопроизводства. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

46.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

47. Формирование дел и их текущее хранение

47.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

47.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок передаваться делопроизводителям структурных подразделений для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

47.3. Методическая помощь по вопросам формирования дел осуществляется отделом делопроизводства.

47.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения - вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дела постоянного и свыше 10 лет срока хранения не должны превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (для дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

47.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его комиссий.

47.6. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Инструкции, положения, правила, планы, графики, штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Агентства и его территориальных органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством документы в электронном виде формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Агентства, отдельно от документов на бумажных носителях, в электронных базах данных.

47.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение N 23).

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

47.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

47.9. С момента заведения и до передачи в архив Агентства дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах Агентства.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

47.10. Ответственность за обеспечение сохранности документов и дел в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений и делопроизводителей.

47.11. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел и даты заведения и окончания дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела документального фонда Агентства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Агентства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Агентства или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трех лет после окончания делопроизводством, а затем передаются в архив Агентства.

Личные дела уволенных работников Агентства передаются в архив через десять лет после увольнения.

47.12. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается наименование структурного подразделения (отдела), индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам Агентства на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Если отдельные документы, включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела работником, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому и на какой срок выдан документ.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя Агентства, курирующих вопросы делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

47.13. Документы, связанные с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов хранятся в отделе судебно-претензионной работы Правового управления до их сдачи в архив.

Материалы дела подшиваются в отдельную папку-скоросшиватель в хронологическом порядке, поступления в Агентство, либо исходящей документации. На обложку папки наклеивается типовая форма титульного листа отдела, которая заполняется исполнителем.

Типовая форма титульного листа содержит:

наименование суда, в котором рассматривается дело;

номер дела в суде;

реестровый номер дела внутреннего учета отдела;

информацию о лицах, участвующих в деле;

предмет спора;

даты и время судебных заседаний;

результаты рассмотрения дела различными инстанциями;

дату сдачи дела в архив.

Корешок папки дела должен содержать информацию о реестровом номере, суде, рассматривающем дело, и номер дела в суде.

Дела при хранении группируются по видам судопроизводства.

48. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

48.1. Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации или на уничтожение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Агентстве образуется архив.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Агентства и на уничтожение включает работу отдела делопроизводства и делопроизводителей по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел; составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

48.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

48.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов в Агентстве осуществляется постоянно действующей ЦЭК.

48.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определены положением, которое утверждено руководителем Агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

48.5. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Агентства.

48.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях и отделах непосредственно работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК под методическим руководством отдела делопроизводства.

48.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях (отделах); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

48.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

48.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

48.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

48.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

48.12. В каждом структурном подразделении (отделе) описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников отдела делопроизводства Агентства.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит отдел делопроизводства и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

48.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 24, 25) не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

48.14. Описательная статья описи дел постоянного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); примечание.

Описательная статья описи дел временного хранения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); срок хранения дела, N статьи по перечню; примечание.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

48.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Государственным архивом Российской Федерации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок каждого дела пишется полностью; многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов, при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний". В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.;

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме и уничтожении дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие управления (отделы) со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

48.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

48.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Административного управления (его заместителем, курирующим вопросы делопроизводства) и утверждается руководителем структурного подразделения.

48.18. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

48.19. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем отдела делопроизводства.

48.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 26); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 27); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

48.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства (фондообразователя); наименование структурного подразделения (отдела); номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно приложению N 28.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Агентства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения и отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

49. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

49.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 29).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 г.).

49.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего Агентства. Если в акте указаны дела нескольких управлений (отделов), то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения (отдела) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

49.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем Агентства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Агентства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

50. Передача дел на архивное хранение

50.1. В архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

50.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Агентства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

50.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

50.4. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному Административным управлением, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем Агентства.

50.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Агентства работником отдела делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за делопроизводство, обязаны устранить.

50.6. Прием дел производится работником отдела делопроизводства Агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела делопроизводства и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с заявкой на передачу дел в архив.

50.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Агентства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VIII. Особенности работы с документами в электронном виде

51. Документы в электронном виде создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе электронного документооборота.

51.1. К документам в электронном виде в центральном аппарате Агентства относятся:

документы, поступающие и отправляемые в территориальные органы Агентства и организации, подведомственные Агентству, по информационной системе электронного документооборота;

документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в информационной системе электронного документооборота путем сканирования;

документы, поступившие по системе МЭДО;

внутриведомственные документы.

51.2. В Агентстве используются документы в электронном виде (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

51.3. Состав документов в электронном виде, создаваемых в Агентстве, установлен перечнем документов Федерального агентства научных организаций, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, согласованным в Федеральном архивном агентстве и утвержденным приказом Агентства.

51.4. Прием и отправка документов в электронном виде, поступающих по информационной системе электронного документооборота и системе МЭДО, а также электронной почте, осуществляется централизованно отделом делопроизводства без дублирования на бумажных носителях, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Прием и отправка внутриведомственных документов в электронном виде осуществляется непосредственно делопроизводителями структурных подразделений Агентства.

Документы в электронном виде, создаваемые в Агентстве, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

51.5. Документы в электронном виде, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются электронной подписью должностного лица Агентства в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

51.6. При получении и отправке документов в электронном виде в территориальные органы и организации, подведомственные Агентству, специалистом отдела делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется делопроизводителем структурного подразделения Агентства-адресантом документа.

51.7. Регистрация документов в электронном виде, поступающих из территориальных органов Агентства и организаций, подведомственных Агентству, по информационной системе электронного документооборота осуществляется путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящая корреспонденция центрального аппарата Федерального агентства научных организаций" в журналы "Входящая корреспонденция" и "Входящая корреспонденция от подведомственных организаций".

51.8. После включения документов в электронном виде в информационной системе электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе. В том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

51.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Агентство на бумажном носителе, регистрируются в информационной системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

51.10. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в информационной системе электронного документооборота Агентства:

Наименование сведений о документе

Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку

1. Дата документа

Дата, указанная в отметке о поступлении

2. Регистрационный номер входящего документа

Номер, проставленный в отметке о поступлении

3. Дата поступления документа

В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует

4. Регистрационный номер документа

В соответствии с номером, присвоенным документу автором

5. Адресант (корреспондент)

Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)

6. Наименование региона

В соответствии с данными, обозначенными в документе или на основании почтового штемпеля на конверте

7. Наименование текста

Краткое содержание документа (заголовок к тексту)

8. Отметка о контроле

В соответствии с данными о постановке документа на контроль

9. Сведения об электронной подписи

Подпись должностного лица Агентства в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ

10. Проверка электронной подписи

11. Индекс дела по номенклатуре дел

Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа

12. Номер реестра

В соответствии с данными о номере реестра учета документов

13. Сведения о переадресации документа

На основании данных, отражаемых в поле "Исполнители", РКК документа

14. Сведения о связанных документах

Наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связки

15. Количество листов основного документа

Количество листов основного документа

16. Отметка о наличии приложений

Количество приложений

17. Заголовок к тексту

Краткое содержание документа

18. Общее количество листов приложений

Общее количество листов приложений

19, Указания по исполнению документа

Поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа

20. Должность фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

В соответствии с реквизитом "Подпись"

21. Подразделение - ответственный исполнитель документа

22. Гриф ограничения доступа

18. Отметка о конфиденциальности ("Для служебного пользования")

23. Файлы документа в электронном виде

Количество файлов, имена файлов

51.11. Состав реквизитов РКК может быть расширен при необходимости.

51.12. Единицей учета документа в электронном виде является документ, зарегистрированный в информационной системе электронного документооборота. Документ в электронном виде, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

51.13. Документы в электронном виде после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационной системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе

51.14. После истечения сроков, установленных для хранения документов в электронном виде, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Агентства.

IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

52. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Агентства, включая печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, регламентируется приказом Агентства от 16 декабря 2013 г. N 11 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций".

52.1. Изготовление печатей Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки Управления делами Агентства полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

52.2. Гербовые печати применяются в Агентстве для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

52.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Агентства.

52.4. Ответственность за изготовление и учет печатей и штампов возлагается на Управление делами.

52.5. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Агентства, по заявкам которых они были изготовлены.

52.6. Контроль за использованием и хранением печатей и штампов возлагается на Административное управление.

52.7. Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании правовых актов (приказов) допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.

53. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 12 настоящей Инструкции.

53.1. Номер бланка документа указывается в РКК в информационной системе электронного документооборота при регистрации исходящей корреспонденции в поле "Номер бланка" с целью осуществления контроля за их использованием.

53.2. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители

Согласовано

И.о. руководителя

Федерального архивного агентства

А.В.ЮРАСОВ

Приложение N 1

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

РУКОВОДИТЕЛЬ

Ленинский проспект, 32а, Москва, 119334

Телефон: (499) 215-38-03, т./факс: (495) 668-61-45

www.fano.gov.ru

___________________ N ____________

На N ______________ от ____________

Образец бланка руководителя Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 2

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

РУКОВОДИТЕЛЯ

Ленинский проспект, 32а, Москва, 119334

Телефон: (499) 215-38-03, т./факс: (495) 668-61-45

www.fano.gov.ru

___________________ N ____________

На N ______________ от ____________

Образец бланка первого заместителя руководителя

Федерального агентства научных организаций

Приложение N 3

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Ленинский проспект, 32а, Москва, 119334

Телефон: (499) 215-38-03, т./факс: (495) 668-61-45

www.fano.gov.ru

___________________ N ____________

На N ______________ от ____________

Образец бланка заместителя руководителя Федерального

агентства научных организаций

Приложение N 4

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

Ленинский проспект, 32а, Москва, 119334, телефон: (499) 215-38-03, т./факс: (495) 668-61-45

www.fano.gov.ru

___________________ N ____________

На N ______________ от ____________

Образец продольного бланка Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 5

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

ПРИКАЗ

_______________________

N ____________________

Москва

Образец бланка приказа Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 6

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 10)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________________

N ____________________

Москва

Образец бланка распоряжения Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 7

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 2)

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка

Дата поступления

Дата и N сопроводительного документа

Наименование организации - поставщика бланков

Кол-во экз. бланков

Серия и номера гербовых бланков

1

2

3

4

5

6

Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименование вида гербового бланка

Кол-во экз. бланков

Серия и номера гербовых бланков

Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя

Расписка в получении

Примечания

1

2

3

4

5

6

Образцы журналов учета бланков документов

Приложение N 8

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.17 N 372

(п. 14)

N п/п

Наименование вида бланка

Номер бланка

1.

Угловой бланк руководителя

Всего:

2.

Угловой бланк заместителя руководителя

Всего:

3.

Продольный бланк

Всего:

Всего бланков:

Образец реестра передачи испорченных номерных бланков

Федерального агентства научных организаций

Приложение N 9

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 16.15)

Лист согласования к приказу, к распоряжению

"_________________________________________"

(заголовок проекта приказа)

Должность

Инициалы, фамилия

Подпись

Дата

Примечание

Заместитель руководителя Федерального агентства научных организаций

Заместитель руководителя Федерального агентства научных организаций

Начальник Управления (наименование)

Начальник Управления (наименование)

Начальник Правового управления

Начальник Административного управления

Заместитель начальника Административного управления

В части оформления

Исполнитель: должность

ФИО, телефон

Приложение N 10

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 16.21)

РУКОВОДИТЕЛЬ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Фамилия И.О.

Фамилия И.О.

+ Фамилия И.О.

Текст поручения

И.О. Фамилия

дата подписания

к письму от 14.05.2010 N 07-23/2721; Сибирский филиал Российской академии наук

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ

РУКОВОДИТЕЛЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Фамилия И.О.

Фамилия И.О.

+ Фамилия И.О.

Текст поручения

И.О. Фамилия

дата подписания

к (наименование документа) от (дата) N...... (наименование организации), (регион)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА

НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Фамилия И.О.

Фамилия И.О.

+ Фамилия И.О.

Текст поручения

И.О. Фамилия

дата подписания

к (наименование документа) от (дата) N...... (наименование организации), (регион)

Указание по исполнению документов

Приложение N 11

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 19.6)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

ПРИКАЗ

_______________________

N ____________________

Москва

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций

В соответствии с пунктом 11.1 постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях совершенствования организации и ведения делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций приказываю:

утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций.

Руководитель

Подпись

Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления приказа Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 12

к Инструкции по делопроизводству

в Федеральном агентстве

научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 20.6)

Рисунок (не приводится)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО НАУЧНЫХ

ОРГАНИЗАЦИЙ

(ФАНО РОССИИ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________________

N ____________________

Москва

О внесении изменений в распоряжение Федерального агентства научных организаций от 25 октября 2016 г. N 373

В частичное изменение распоряжения Федерального агентства научных организаций от 25 октября 2016 г. N 373 о проведении внеплановой комплексной проверки деятельности Федерального государственного бюджетного учреждения науки Института экономики Российской академии наук:

в пункте 1 слова "в срок с 28 октября по 10 ноября 2016 года" заменить словами "в срок с 28 октября по 16 ноября 2016 года".

Руководитель

Подпись

Расшифровка подписи

Визы (на оборотной стороне)

Образец оформления распоряжения Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 13

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

Образец оформления повестки совещания Федерального

агентства научных организаций (без утверждения)

Приложение N 14

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

Образец оформления повестки дня Федерального агентства

научных организаций (с утверждением)

Приложение N 15

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

Образец оформления списка участников совещания/заседания

Федерального агентства научных организаций

Приложение N 16

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

N п/п

Необходимые документы

Ответственные исполнители

Статус/Критерий оценки

Примечание

1.

Проект повестки дня совещания

2.

Список участников

3.

Осведомленность участников/явка

4.

Перечень раздаточных материалов

5.

Подготовка раздаточных материалов

6.

Раскладка материалов

7.

Материалы-основания для проведения совещания

8.

Презентация (при наличии), подготовленная в соответствии с утвержденным стандартом

9.

Проект решения совещания, проекты поручений при наличии предложений

10.

Подборка поручений с информацией об их исполнении

11.

Перечень вопросов для обсуждения

12.

Переписка по теме совещаний

13.

Протоколы совещаний по данному вопросу, стенограммы совещаний (при наличии)

14.

Справочные, аналитические и статистические материалы по данному вопросу

15.

Архивные материалы

Образец оформления чек-листа подготовки совещания

Федерального агентства научных организаций

Приложение N 17

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

Образец оформления совещания у руководителя Федерального

агентства научных организаций

Приложение N 18

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.2)

N п/п

Документ

Ответственный за подготовку

Наличие

1.

Повестка дня

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

2.

Список участников совещания

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

3.

Протокол совещания

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

4.

Сведения о ранее данных поручениях (с информацией о ходе исполнения)

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

5.

Материалы по вопросу 1

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

6.

Материалы по вопросу 2

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

7.

Материалы по вопросу 2

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

8.

Проект решения

Ф.И.О. руководителя структурного подразделения

V

Образец оформления перечня материалов

к совещанию (наименование совещания) Федерального агентства

научных организаций

Приложение N 19

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.8)

Образец оформления полного протокола

Приложение N 20

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 22.8)

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 21

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.17 N 372

(п. 27.2)

Образец оформления служебной записки

Приложение N 22

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п.п. 46.3)

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения дела

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Образец номенклатуры дел федерального агентства

научных организаций

Приложение N 23

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 47.7)

N пп

Регистрационный индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Образец внутренней описи документов дела

Приложение N 24

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 48.13)

N пп

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Образец описи дел постоянного хранения и по личному составу

структурного подразделения

Приложение N 25

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 48.13)

N пп

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения, N статьи

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Образец описи дел временного хранения

структурного подразделения

Приложение N 26

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 48.20)

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше

10 лет) хранения

Приложение N 27

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 48.20)

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Образец листа заверителя дела

Приложение N 28

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 48.21)

Образец обложки дела временного (до 10 лет) хранения

Приложение N 29

к Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федерального

агентства научных организаций,

утвержденной приказом ФАНО России

от 26.06.2017 N 372

(п. 49.1)

N пп

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Годы

Номер описей

Номер ед. хр. по описи

Количество ед. хр.

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8