"Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве водных ресурсов"

Приложение N 1

к приказу Федерального агентства

водных ресурсов

от 16.09.2024 N 250

ПРАВИЛА

ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ

ВОДНЫХ РЕСУРСОВ

Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Федеральном агентстве водных ресурсов (далее - Правила) определяют политику Федерального агентства водных ресурсов (далее - Росводресурсы) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.

2. Обработка персональных данных в Росводресурсах осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, и Правил.

Цели обработки персональных данных, содержание

обрабатываемых персональных данных, категории субъектов,

персональные данные которых обрабатываются

3. В Росводресурсах персональные данные обрабатываются в целях:

1) обеспечения задач кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, а также в целях противодействия коррупции;

2) осуществления и выполнения возложенных на Росводресурсы полномочий.

4. В целях, указанных в пункте 3 Правил, в Росводресурсах обрабатываются следующие персональные данные:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии), в том числе прежние фамилии, имена и отчества (при наличии) в случае их изменения, дата, место и причины изменения;

2) число, месяц и год рождения;

3) место рождения;

4) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи;

5) фотография;

6) сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);

7) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);

8) адрес фактического проживания;

9) сведения о семейном положении;

10) реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

11) сведения об образовании (наименование образовательной и (или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании, ученая степень, ученое звание (дата присвоения, реквизиты диплома, аттестата), в том числе о послевузовском профессиональном образовании, а также о профессиональной переподготовке, повышении квалификации (наименование образовательной и (или) научной организации, год окончания, реквизиты документа о переподготовке (повышении квалификации), квалификация и специальность по документу о переподготовке (повышении квалификации), наименование программы обучения, количество часов обучения);

12) сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

13) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;

14) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы (далее - гражданская служба), и (или) гражданской службы субъекта Российской Федерации, и (или) муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, квалификационном разряде гражданской службы, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;

15) сведения о составе семьи: родителях, детях, сестрах, братьях, супруге (бывшем или бывшей супруге), супругах братьев и сестер, братьях и сестрах супругов (степень родства, фамилия, имя и отчество (при наличии), дата рождения, место рождения, адрес регистрации (фактического проживания), гражданство, место работы (наименование и адрес организации), должность;

16) сведения о форме и дате оформления допуска к государственной тайне, ранее имевшегося и (или) имеющегося;

17) сведения о государственных наградах, об иных наградах и о знаках отличия;

18) сведения о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

19) сведения о близких родственниках (родителях, братьях, сестрах, детях), а также о супругах, в том числе бывших, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство (фамилия, имя, отчество (при наличии), с какого времени проживают за границей);

20) реквизиты документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

21) идентификационный номер налогоплательщика;

22) реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

23) сведения о воинском учете, реквизиты документов воинского учета;

24) сведения о наличии (отсутствии) судимости;

25) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

26) номера телефонов или сведения о других способах связи;

27) сведения, содержащиеся в заключении о наличии (отсутствии) у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению, по учетной форме N 001-ГС/у "Заключение медицинского учреждения о наличии (отсутствии) заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу Российской Федерации и муниципальную службу или ее прохождению", утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. N 984н (зарегистрирован Минюстом России 29 декабря 2009 г., регистрационный N 15878);

28) сведения об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;

29) сведения об инвалидности, о сроке действия установленной инвалидности;

30) информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, об учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

31) сведения о прохождении гражданской службы, в том числе:

дата, основания поступления на гражданскую службу и назначения на должность гражданской службы;

дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы;

наименования замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений Росводресурсов;

размер денежного содержания;

результаты аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы;

сведения о прежнем месте работы;

32) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе, а также обработка которых соответствует целям обработки.

5. В Росводресурсах обрабатываются персональные данные субъектов персональных данных, к которым относятся:

1) гражданские служащие Росводресурсов (далее - гражданские служащие) и работники, замещающие в Росводресурсах должности, не являющиеся должностями гражданской службы (далее - работники), и члены их семей;

2) граждане, претендующие на замещение должностей гражданской службы в Росводресурсах, а также члены их семей;

3) лица, замещающие должности руководителей подведомственных Росводресурсам организаций, и члены их семей;

4) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей подведомственных Росводресурсам организаций, и члены их семей;

5) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

6) пользователи государственной информационной системы "Цифровая платформа "Водные данные";

7) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Росводресурсы.

6. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников и членов их семей, а также граждан, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Росводресурсах, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных Росводресурсам организаций, граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Росводресурсам организаций, а также персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия указанных лиц, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

7. Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных необходимо получить при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации о гражданской службе и о противодействии коррупции. Согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

8. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил, осуществляется гражданскими служащими структурного подразделения Росводресурсов, на которое возложены функции по кадровому обеспечению (далее - гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных), и включает в себя сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил, осуществляются путем:

1) получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые гражданскому служащему, уполномоченному на обработку персональных данных);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых являются Росводресурсы и подведомственные Росводресурсам организации, и федеральную государственную информационную систему "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации", используемые в целях кадровой работы.

10. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил.

11. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил, у третьей стороны следует известить об этом субъектов персональных данных, заранее получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

12. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам гражданских служащих, руководителей подведомственных Росводресурсам организаций персональные данные, не предусмотренные пунктом 4 Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, членства в общественных объединениях.

13. При сборе персональных данных гражданские служащие, уполномоченные на обработку персональных данных, осуществляющие сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил, обязаны разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

14. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных пунктом 3 Правил, осуществляются в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

Процедуры, направленные на выявление и предотвращение

нарушений законодательства Российской Федерации

в сфере персональных данных

15. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Росводресурсах выполняются следующие процедуры:

1) осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных;

2) ознакомление гражданских служащих, уполномоченных на обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и Правилами;

3) ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

4) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

5) исключение возможности осуществления обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных;

6) обеспечение соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

7) обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

Сроки обработки и хранения персональных данных,

порядок их уничтожения при достижении целей обработки

или при наступлении иных законных оснований

16. Сроки обработки персональных данных в Росводресурсах определяются в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных".

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 и 3 пункта 5 Правил, осуществляется в течение всего периода прохождения ими гражданской службы или их работы.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

17. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Сроки хранения персональных данных в Росводресурсах определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449).

18. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных пунктом 3 Правил.

19. Контроль за хранением и использованием материальных носителей, не допускающий несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляется руководителями структурных подразделений Росводресурсов.

20. Структурным подразделением Росводресурсов, ответственным за документационное обеспечение, осуществляются систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании комиссии по уничтожению документов, содержащих персональные данные, состав которой приведен в приложении N 11 к настоящему приказу.

По итогам заседания экспертной комиссии Росводресурсов составляются протокол и акт о выделении для уничтожения документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается членами экспертной комиссии Росводресурсов и утверждается председателем экспертной комиссии.

21. Уничтожению подлежат обрабатываемые персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации,

Уничтожение документов, содержащих персональные данные, производится путем сжигания или с помощью уничтожителя бумаги.

Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).