Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель

Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Унифицированная форма N Т-1

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-1а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация

Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.

Основание: трудовой договор

Период работы

Испытание на срок, месяцев

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата

номер

дата

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Унифицированная форма N Т-2

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Дата составления

Табельный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Характер работы

Вид работы (основная, по совместительству)

Пол (мужской, женский)

Степень родства (ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3

Дата

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

1

2

3

4

5

6

Дата аттестации

Решение комиссии

Документ (протокол)

Основание

номер

дата

1

2

3

4

5

Дата

Вид повышения квалификации

Наименование образовательного учреждения, место его нахождения

Документ (удостоверение, свидетельство)

Основание

начала обучения

окончания обучения

наименование

серия, номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата

Специальность (направление, профессия)

Документ (диплом, свидетельство)

Основание

начала переподготовки

окончания переподготовки

наименование

номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

Наименование награды (поощрения)

Документ

наименование

номер

дата

1

2

3

4

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

с

по

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

Наименование льготы

Документ

Основание

номер

дата выдачи

1

2

3

4

Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Дата составления

Табельный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

Алфавит

Характер работы

Вид работы(основная, по совместительству)

Пол (мужской, женский)

Степень родства (ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3

Дата

Структурное подразделение

Должность

Оклад, надбавка, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

1

2

3

4

5

6

Дата

Квалификационный разряд, классный чин, дипломатический ранг, воинское звание

Размер надбавки, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

1

2

3

4

5

Дата аттестации

Решение комиссии

Документ (протокол)

Основание

номер

дата

1

2

3

4

5

Дата

Вид повышения квалификации

Наименование образовательного учреждения, место его нахождения

Документ (удостоверение, свидетельство)

Основание

начала обучения

окончания обучения

наименование

серия, номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата

Специальность (направление)

Документ (диплом, свидетельство)

Основание

начала переподготовки

окончания переподготовки

наименование

номер

дата

1

2

3

4

5

6

7

Наименование награды (поощрения)

Документ

наименование

номер

дата

1

2

3

4

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

с

по

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

Наименование льготы

Документ

Основание

номер

дата выдачи

1

2

3

4

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-4

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Структурное подразделение

Должность

Табельный номер

Алфавит

Вид работы (основная, по совместительству)

Пол (мужской, женский)

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки

дата

документ

ученая степень, ученое звание, научная специальность

серия, номер

наименование организации, выдавшей документ

1

2

3

4

Унифицированная форма N Т-5

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-5а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. (новые)

Вид перевода (постоянно, временно)

Основание: изменение к трудовому договору; или другой документ

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата

с

по

номер

дата

прежнее

новое

прежняя

новая

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-6а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)

Отпуск

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата

вид

за период работы

всего календарных дней

дата

ежегодный основной оплачиваемый отпуск, календарных дней

ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать), календарных дней

начала

окончания

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Унифицированная форма N Т-7

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

и т.д.

Унифицированная форма N Т-8

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-8а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

Трудовой договор

Дата прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Документ, номер, дата

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата

номер

дата его заключения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Унифицированная форма N Т-9

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-9а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)

Командировка

Место назначения

страна, город

организация

дата

начала

окончания

срок, календарных дней

цель

Командировка за счет средств (указать источник финансирования)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата

Унифицированная форма N Т-10

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-10а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)

Командировка

Основание

место назначения

дата

срок (календарные дни)

организация - плательщик

страна, город

организация

начала

окончания

всего

не считая времени нахождения в пути

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Содержание задания (цель)

Краткий отчет о выполнении задания

11

12

Унифицированная форма N Т-11

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Унифицированная форма N Т-11а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)

Сумма, руб.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника.

1

2

3

4

5

6

Унифицированная форма N Т-12

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Итого отработано за месяц

Количество неявок, дней (часов)

Из них по причинам

Количество выходных и праздничных дней

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого отработано за I половину месяца

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

итого отработано за II половину месяца

дней

часов

всего

из них

код

количество дней (часов)

сверхурочных

ночных

выходных, праздничных

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Унифицированная форма N Т-13

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат

Неявки по причинам

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Х

половину месяца (I, II)

месяц

код вида оплаты

код

дни (часы)

код

дни (часы)

корреспондирующий счет

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

дни

код вида оплаты

корреспондирующий счет

дни (часы)

код вида оплаты

корреспондирующий счет

дни (часы)

часы

1

2

3

4

5

6

7

8

9

7

8

9

10

11

12

13

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Унифицированная форма N Т-49

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Табельный номер

Должность (специальность, профессия)

Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.

Отработано дней (часов)

Начислено, руб.

Удержано и зачтено, руб.

Сумма, руб.

Деньги получил

за текущий месяц (по видам оплат)

всего

налог на доходы

задолженности

к выплате

фамилия, инициалы

подпись (запись о депонировании суммы)

за организацией

за работником

рабочих

выходных

праздничных

другие доходы в виде различных социальных и материальных благ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Номер по порядку

Табельный номер

Должность (специальность, профессия)

Тарифная ставка (часовая, дневная), оклад, руб.

Отработано дней (часов)

Начислено, руб.

Удержано и зачтено, руб.

Сумма, руб.

Деньги получил

за текущий месяц (по видам оплат)

всего

налог на доходы

задолженности

к выплате

фамилия, инициалы

подпись (запись о депонировании суммы)

за организацией

за работником

рабочих

выходных

праздничных

другие доходы в виде различных социальных и материальных благ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

Унифицированная форма N Т-51

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Табельный номер

Фамилия, инициалы

Должность (специальность, профессия)

Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.

Отработано дней (часов)

Начислено, руб.

Удержано и зачтено, руб.

Сумма, руб.

за текущий месяц (по видам оплат)

всего

рабочих

выходных и праздничных

налог на доходы

всего

задолженности

к выплате

другие доходы в виде различных социальных и материальных благ

за организацией

за работником

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Унифицированная форма N Т-53

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Табельный номер

Фамилия, инициалы

Сумма, руб.

Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Унифицированная форма N Т-53а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Номер по порядку

Ведомость

Наименование платежа

Структурное подразделение

Сумма по ведомости, руб.

Ведомость

дата

номер

сдал

принял

личная подпись

фамилия, имя, отчество

личная подпись

фамилия, имя, отчество

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

и т.д.

Унифицированная форма N Т-54

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Отметка о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда

Отметки об использовании отпуска

Удержания и взносы

Сумма предоставляемых льгот (сумма стандартных налоговых вычетов), руб.

приказ (распоряжение)

структурное подразделение

должность (специальность, профессия)

условия труда

тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.

сумма надбавок, доплат, руб.

вид отпуска

приказ (распоряжение)

за период

дата

количество дней календарных

вид удержания (номер и дата документа)

период удержания

сумма удержания, руб. или процент

размер удержания за месяц (период), руб.

дата

номер

с

по

начала

окончания

дата

номер

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Месяц

Отработанные дни (часы)

Начислено, руб.

Удержано и зачтено, руб.

Задолженность, руб.

Всего к оплате, руб.

код

количество

код

количество

по видам оплат

пособие по временной нетрудоспособности

всего

выдано за первую половину месяца (аванс)

налог на доходы

всего

за организацией

за работником

другие доходы в виде различных социальных и материальных благ

код

код

код

код

месяц

дни

сумма

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

Унифицированная форма N Т-54а

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Отметка о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении в оплате труда

Отметки об использовании отпуска

Сумма предоставляемых льгот (сумма стандартных налоговых вычетов), руб.

Удержания и взносы

Удержания и взносы

приказ (распоряжение)

структурное подразделение

должность (специальность, профессия)

условия труда

тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.

сумма надбавок, доплат, руб.

вид отпуска

приказ (распоряжение)

за период

количество календарных дней

дата

вид удержания (номер и дата документа)

период удержания

сумма удержания, руб. или процент

размер удержания за месяц (период), руб.

вид удержания (номер и дата документа)

период удержания

сумма удержания, руб. или процент

размер удержания за месяц (период), руб.

дата

номер

с

по

начала

окончания

дата

номер

с

по

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

18

19

20

21

22

Унифицированная форма N Т-60

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Ежегодный дополнительный (другой) отпуск

Количество календарных дней

Дата

Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска

начала отпуска

окончания отпуска

вид

код

1

2

3

4

5

6

Удержано, руб.

Причитается к выплате сумма, руб.

налог на доход

всего

16

17

18

19

20

21

22

23

Унифицированная форма N Т-61

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Начислено, руб.

Удержано, руб.

Задолженность, руб.

Причитается к выплате сумма, руб.

всего

налог на доходы

всего

за организацией

за работником

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Унифицированная форма N Т-73

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

УКАЗАНИЯ

ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1. По учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

(форма N Т-1)

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

(форма N Т-1а)

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а).

Личная карточка работника

(форма N Т-2)

Личная карточка государственного (муниципального) служащего

(форма N Т-2ГС(МС))

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание

(форма N Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

(форма N Т-4)

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма N T-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

(форма N Т-5)

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

(форма N Т-5а)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N T-54 или N Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

(форма N Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

(форма N Т-6а)

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков

(форма N Т-7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)

трудового договора с работником (увольнении)

(форма N Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)

трудового договора с работниками (увольнении)

(форма N Т-8а)

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Приказ (распоряжение)

о направлении работника в командировку

(форма N Т-9)

Приказ (распоряжение)

о направлении работников в командировку

(форма N T-9a)

Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение

(форма N Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма N АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание

для направления в командировку и отчет о его выполнении

(форма N Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

(форма N Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении работников

(форма N Т-11а)

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.".

2. По учету рабочего времени и расчетов

с персоналом по оплате труда

Табель учета

рабочего времени и расчета оплаты труда

(форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени

(форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Расчетно-платежная ведомость

(форма N Т-49)

Расчетная ведомость

(форма N Т-51)

Платежная ведомость

(форма N Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Журнал регистрации платежных ведомостей

(форма N Т-53а)

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии.

Лицевой счет

(форма N Т-54)

Лицевой счет (свт)

(форма N Т-54а)

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

(форма N Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении (расторжении)

трудового договора с работником (увольнении)

(форма N Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт

о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору,

заключенному на время выполнения определенной работы

(форма N Т-73)

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.