Письмо Росздравнадзора от 14.10.2024 N 08-62036/24

Регистрация операций, связанных с оборотом НС и ПВ, ведется по каждому наименованию НС и ПВ на отдельном развернутом листе журнала регистрации или в отдельном журнале регистрации.

В журналы регистрации необходимо заносить любые операции, при которых изменяются количество и состояние наркотических средств и психотропных веществ.

Единица измерения наркотического средства или психотропного вещества определяется с учетом формы его выпуска руководителем подразделения ответственного лица.

В журналах регистрации названия (в том числе торговое, международное непатентованное), дозировка и форма выпуска наркотических средств и психотропных веществ, зарегистрированных в качестве лекарственных препаратов, указываются с учетом сведений, содержащихся в:

- государственном реестре лекарственных средств для медицинского применения, ведение которого осуществляется Министерством здравоохранения Российской Федерации (https://grls.rosminzdrav.ru/grls.aspx);

- инструкции по медицинскому применению лекарственного препарата.

Журналы регистрации, оформленные на бумажном носителе, должны быть сброшюрованы, пронумерованы и скреплены подписью руководителя юридического лица либо уполномоченного им на основании доверенности или своего приказа должностного лица (например, руководителем филиала юридического лица) и печатью юридического лица (его филиала) (при наличии печати).

Листы журналов регистрации, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, ответственным за их ведение и хранение, и брошюруются по наименованию НС или ПВ, дозировке, лекарственной форме (в случае если НС или ПВ является лекарственным средством). По истечении календарного года сброшюрованные помесячно листы журнала регистрации оформляются в журнал регистрации, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации, руководителя юридического лица или уполномоченного им должностного лица и печатью юридического лица (его филиала) (при наличии печати).

Записи в журналах регистрации производятся лицом, ответственным за их ведение и хранение, не реже одного раза в течение дня совершения операций с наркотическими средствами и психотропными веществами на основании документов, подтверждающих совершение этих операций.

Документы или их заверенные копии, подтверждающие совершение операции с наркотическим средством или психотропным веществом, либо подшиваются в отдельную папку, которая хранится вместе с соответствующим журналом регистрации, либо хранятся в архиве юридического лица с возможностью представления их по требованию контролирующих органов.

Нумерация записей в журналах регистрации по каждому наименованию НС или ПВ осуществляется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров, то есть, операции по приходу и операции по расходу в журналах регистрации имеют сквозную (общую) нумерацию, позволяющую определить последовательность (очередность) совершения операций по приходу и расходу.

Нумерация записей в новых журналах регистрации начинается с номера, следующего за последним номером в заполненных журналах.

Для наглядности записей в журналах и прослеживаемости хронологии операций по приходу и расходу рекомендуется:

- в течение дня присваивать номера операциям последовательно, по мере их совершения;

- в течение месяца для каждой конкретной даты совершения операций для регистрации приходных и расходных операций использовать отдельные строки журнала;

- по окончании месяца подводить итоги за конкретный месяц (всего приход, всего приход с остатком и всего расход за месяц, остаток на последний рабочий день месяца) в строке последней записи об операции по приходу либо операции по расходу, после чего, при необходимости, допускается пропускать строку.

Журнал регистрации хранится в металлическом шкафу (сейфе) в технически укрепленном помещении.

Ключи от металлического шкафа (сейфа) и технически укрепленного помещения находятся у лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации.

Доступ к информационной системе, с помощью которой осуществляется ведение журнала регистрации в электронной форме, имеют лица, ответственные за ведение и хранение журнала регистрации.

Запись в журналах регистрации каждой проведенной операции заверяется подписью, в том числе усиленной квалифицированной электронной подписью, ответственного лица с указанием фамилии и инициалов.

Исправления в журналах регистрации, оформленных на бумажном носителе, заверяются подписью лица, ответственного за их ведение и хранение. Подчистки и незаверенные исправления в журналах регистрации, оформленных на бумажном носителе, не допускаются.

1. На обложке журнала регистрации рекомендуется указывать наименование юридического лица и наименование его структурного подразделения.

2. На титульном листе журнала регистрации указывается название наркотического средства или психотропного вещества либо их названия при оформлении одного журнала для регистрации операций по нескольким НС и ПВ, при этом номера листов журнала, отведенных для регистрации каждого из НС или ПВ, указывать необязательно.

3. В верхнем поле развернутого листа журнала регистрации название конкретного наркотического средства или психотропного вещества должно указываться в соответствии с пунктом 4 приведенных выше основных требований к ведению и хранение журналов регистрации операций с НС и ПВ.

Единица измерения НС или ПВ указывается без сокращения (грамм, миллилитр, ампула, таблетка, упаковка и др.).

4. Месяц (графа 1) указывается словом и без сокращения.

5. Нумерация операций ведется сквозная по приходу и расходу (графы 4 и 11) в порядке возрастания номеров.

6. В соответствии с общепринятыми правилами документооборота для написания даты оформления документа, в том числе, может использоваться наиболее компактный цифровой способ, когда элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год (день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами).

При написании в журналах регистрации даты операций по приходу и расходу (графы 3 и 10) и даты приходного и расходного документов (графы 5 и 12) следует по возможности оформлять ее с использованием указанного выше цифрового способа.

7. Наименование приходного (графа 5) и расходного (графа 12) документов указывается словом без сокращения (накладная, акт, опись, приходный ордер, рабочий журнал и др.).

8. При указании количества НС и ПВ (графы 2, 6, 8, 9, 13, 15 и 16) целое число рекомендуется писать без нулей либо с одним нулем после запятой.

9. В графе 17 указываются реквизиты (номер и (или) дата) документа (опись, сличительная ведомость, акт и др.), составленного при проведении ежемесячной инвентаризации.

В случае выявления расхождения между фактическим наличием НС или ПВ и данными учета (остатком по журналу) на день проведения инвентаризации о выявленном расхождении в трехдневный срок после его обнаружения информируется соответствующий орган внутренних дел, и также делается отметка в графе 17 журнала регистрации.