"Методические рекомендации по проведению проверки исполнения нотариусом, занимающимся частной практикой, профессиональных обязанностей"
Утверждены
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
(Протокол N 04/05 от 17 июня 2005 г.)
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ НОТАРИУСОМ, ЗАНИМАЮЩИМСЯ
ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ, ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Настоящие Методические рекомендации подготовлены с целью оказания практической помощи членам комиссий по проверке профессиональной деятельности нотариусов, образованных в нотариальных палатах субъектов Российской Федерации, в осуществлении ими проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, своих профессиональных обязанностей.
Проверки осуществляются в соответствии с положением о комиссии, утвержденным соответствующим органом нотариальной палаты субъекта Российской Федерации.
1. Основные задачи проверки
Основными задачами проверки исполнения профессиональных обязанностей нотариусами являются:
- соблюдение нотариусом законодательства при совершении нотариальных действий;
- при выявлении нарушения законодательства установление причин, приводящих к нарушению законодательства при совершении нотариальных действий;
- формирование рекомендаций нотариусу, направленных на устранение причин, приводящих к ошибкам и нарушению законодательства при совершении нотариальных действий;
- соблюдение нотариусом обязанностей как члена нотариальной палаты и Профессионального кодекса нотариусов Российской Федерации;
- обобщение результатов проверок профессиональной деятельности нотариусов в субъекте Российской Федерации с целью определения типичных ошибок, совершаемых нотариусами;
- распространение положительного опыта нотариусов в осуществлении ими нотариальной деятельности.
2. Виды проверок
Проверки профессиональной деятельности нотариусов могут быть плановые комплексные, внеплановые и повторные (контрольные).
Плановые комплексные проверки деятельности нотариуса осуществляются в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным в установленном порядке в нотариальной палате.
Внеплановые проверки осуществляются на основании поступивших в нотариальную палату жалоб либо иных обращений граждан, органов государственной власти, муниципальных органов, представления органа юстиции на территории субъекта Российской Федерации, судов, прокуратуры, общественных организаций в соответствии с решениями Правления и иного органа нотариальной палаты.
Проведение повторной (контрольной) проверки осуществляется в случае, когда в результате проведения плановой или внеплановой проверки были выявлены существенные недостатки и нарушения законодательства.
3. Организационные мероприятия
Организационные мероприятия по подготовке соответствующей проверки осуществляются в соответствии с положениями (правилами) о проведении проверок профессиональной деятельности нотариусов, утвержденными в нотариальных палатах субъектов Российской Федерации, в том числе:
- формирование конкретной рабочей группы;
- оповещение проверяемого нотариуса;
- другие.
Перед проведением плановых проверок рабочая группа отбирает и изучает поступившие в палату жалобы, обращения, заявления, статистические и иные отчеты о деятельности нотариуса, материалы предыдущей проверки, а также иные имеющиеся в нотариальной палате материалы, связанные с профессиональной деятельностью проверяемого нотариуса.
Для более оперативного осуществления проверки между членами комиссии могут распределяться вопросы, являющиеся предметом проверки.
Нотариус создает надлежащие условия для проведения проверки и предоставляет членам комиссии все документы, относящиеся к его профессиональной деятельности, а также документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности, страхования профессиональной ответственности, уплаты членских взносов в палату, статистические отчеты.
В ходе проверки берутся объяснения от нотариуса по поводу выявленных при проверке нарушений и недостатков.
При осуществлении проверки члены комиссии:
- должны быть объективными и беспристрастными;
- не разглашать сведения, которые стали им известны при проведении проверки.
4. Предмет проверки
Предметом проверки являются:
- организация деятельности нотариуса и условия труда в его конторе;
- соответствие печати нотариуса и содержащейся на ней информации установленным требованиям;
- бухгалтерская и статистическая отчетность, правильность взысканного нотариального тарифа на основании документов, подтверждающих расчеты нотариуса с физическими и юридическими лицами;
- правильность уплаты членских взносов нотариусом;
- законность совершения нотариальных действий;
- нотариальное делопроизводство и архив;
- Реестр нотариальных действий;
- соблюдение тайны нотариальных действий;
- выполнение требований Устава нотариальной палаты, решений собраний членов нотариальной палаты и Правления нотариальной палаты, Профессионального кодекса нотариусов Российской Федерации;
- жалобы, поступившие в адрес нотариуса;
- другие вопросы деятельности нотариуса.
5. Организация деятельности нотариуса и условия труда в нотариальной конторе
По организации деятельности нотариуса и условий труда в нотариальной конторе проверяются:
- правовые основания осуществления нотариусом своей профессиональной деятельности в занимаемом им помещении, документы на помещение (документы о собственности на занимаемое помещение, наличие договора аренды (субаренды)), использование помещения по назначению, соблюдение требований к помещению нотариальной конторы, в том числе доступ населения в помещение нотариальной конторы, наличие вывески и другие условия, установленные Требованиями к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающимися частной практикой (утв. Правлением ФНП, Протокол N 09/03 от 13 - 14.11.2003), а также защищенность помещения от насильственного проникновения в него;
- документы о страховании нотариальной деятельности нотариуса, наличие договора страхования профессиональной ответственности нотариуса, в т.ч. уровень его возможной материальной ответственности исходя из количества и видов совершаемых нотариальных действий;
- соблюдение установленного режима работы нотариуса;
- находится ли нотариальная контора в пределах нотариального округа, в который назначен нотариус на должность;
- соблюдается ли правило о совершении нотариальных действий в пределах нотариального округа;
- обеспечение условий для соблюдения тайны совершения нотариальных действий и для хранения архива;
- информационно-правовая обеспеченность нотариуса;
- условия хранения бланков, документов и личной печати нотариуса;
- материально-техническая оснащенность нотариальной конторы (наличие компьютера, ксерокса, факса, шкафов металлических, в т.ч. несгораемых, другого оборудования, телефонной связи, модема);
- наличие необходимой оргтехники, электронной связи и охранной сигнализации;
- противопожарная безопасность и т.п.;
- наличие штата работников, их образование и опыт работы, правильность оформления трудовых договоров;
- оборудование рабочих мест нотариуса и работников его конторы;
- правильность оформления наделения полномочиями лица, замещающего нотариуса в период его временного отсутствия;
- соблюдение законодательства при передаче полномочий лицу, замещающему временно отсутствующего нотариуса, и пр.
По организации приема граждан проверяются:
- наличие приемной для граждан;
- режим работы и порядок приема граждан;
- наличие необходимого объема справочно-информационного материала в приемной нотариуса, в том числе образцы отдельных документов (доверенности, согласия родителей на выезд их несовершеннолетних детей из Российской Федерации, согласия супруга на отчуждение совместно нажитой недвижимости и пр.);
- соблюдение нотариусом профессиональной этики;
- прочие условия приема.
По уплате членских взносов проверяются:
- своевременность и полнота уплаты членских взносов в нотариальную палату и достоверность предоставляемых сведений. К проверке предъявляются Реестр для регистрации нотариальных действий, ежемесячные отчеты о валовом доходе нотариуса и копии налоговой декларации.
6. Проверка соблюдения законности при совершении нотариальных действий
Проверяется соответствие совершенных нотариальных действий требованиям законодательства, обоснованность отказов в совершении нотариальных действий.
1. При проверке законности нотариального удостоверения сделок с недвижимым имуществом обращается внимание на:
- содержание договора, наличие в нем необходимых обязательных условий, полномочия лиц, его подписавших;
- полноту предоставленных документов, необходимых для нотариального удостоверения указанных сделок (наличие правоустанавливающих документов, срок действия предоставленных справок, наличие нотариально удостоверенного согласия другого супруга, если сделка касается совместно нажитого имущества супругов (ст. 35 Семейного кодекса РФ), соблюдение прав и законных интересов несовершеннолетних (ст. 37, 292 ГК РФ и 60 Семейного кодекса РФ), наличие сведений, достаточных для идентификации предмета ипотеки, при удостоверении сделки об ипотеке, наличие справок налоговой инспекции в случае отчуждения жилых помещений, приобретенных собственником в порядке дарения или наследования, и другие документы в зависимости от вида сделки);
- соблюдение преимущественного права покупки участника долевой собственности при продаже доли в праве общей долевой собственности постороннему лицу (ст. 250 ГК РФ).
При проверке договоры изучаются с приобщенными к ним документами.
По договорам, экземпляры которых согласно ст. 60 Основ не подлежат хранению в делах нотариуса, изучаются реестровые книги на полноту записей таких сделок.
2. При проверке нарядов завещаний обращается внимание на соответствие текста завещаний законодательству, на качество изложения текста завещания и правильность подписания его завещателем или другим лицом с указанием причин, по которым завещатель не мог подписать завещание собственноручно, на выполнение нотариусом других требований, предусмотренных законом, при удостоверении завещания.
Сверяется Алфавитная книга учета завещаний и отметки в реестре и наряде об отмене завещаний.
3. При проверке правильности удостоверения доверенностей (в том числе в порядке передоверия) обращается внимание на соответствие их законодательству, на полноту проверки полномочий представляемых - юридических лиц. По доверенностям в порядке передоверия обращается внимание на соответствие их по правомочиям и срокам действия основной доверенности. Проверка осуществляется по записям в реестровых книгах.
4. При проверке совершения протестов векселей проверяются:
- возможность совершения нотариусом вексельного протеста данного вида;
- соответствие опротестованного нотариусом векселя требованиям законодательства для данного вида векселя, в т.ч. наличие необходимых реквизитов, непрерывность цепи индоссаментов и т.д.;
- соблюдение требования законодательства при совершении протеста о сроках, установленных для предъявления векселя к протесту; предъявлении векселя надлежащим лицом; совершении протеста надлежащим нотариусом; предъявлении требования по векселю надлежащему лицу и другие требования.
Правильность совершения актов протеста векселя в неплатеже, неакцепте или в недатировании акцепта проверяется по записям в реестрах либо по копиям в делах нотариуса.
Проверяется также качество составления требований, их регистрации и порядок предъявления неплательщикам.
5. По совершенным исполнительным надписям проверяются наряды с копиями совершенных исполнительных надписей, сроки их выдачи; соблюдение требований законодательства, в т.ч. ст. 92 Основ и Перечня документов, по которым взыскание задолженности производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей органов, совершающих нотариальные действия, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11.03.1976 N 171, с изменениями, в т.ч. от 30.12.2000 N 1039, и наличия всех необходимых документов.
6. По вопросу свидетельствования верности копий документов и выписок из них проверяется правильность свидетельствования верности копий документов и выписок из них на соответствие законодательству, а свидетельствование выписок из документов - на соответствие порядку, предусмотренному в ч. 2 ст. 77 Основ. Наличие или отсутствие нарушений требования законодательства при свидетельствовании копий документов и выписок из них проверяется путем изучения записей, внесенных в Реестр регистрации нотариальных действий.
Обращается внимание на недопустимость свидетельствования верности копий документов и выписок из них при отсутствии легализации, если таковая требуется.
Проверяется правильность внесения в реестр записи о содержании документов, копии которых свидетельствуются нотариусом.
7. По свидетельствованию подлинности подписи на документе проверяется правильность внесения записей в Реестр регистрации нотариальных действий и наличие расписки в получении нотариально оформленного документа.
При свидетельствовании подлинности подписи представителей юридического лица проверяется также наличие в реестре записи о проверке полномочий представителя юридического лица.
8. По взиманию тарифов при совершении нотариальных действий проверяются:
- правильность исчисления и взимания тарифов за совершение нотариальных действий;
- основания предоставления льгот по уплате тарифов;
- отражение в Реестре нотариальных действий суммы взысканного тарифа.
7. Ведение наследственных дел и выдача свидетельства о праве на наследство
По ведению наследственных дел и выдаче свидетельства о праве на наследство проверяются наследственные дела и имеющиеся в них документы на предмет:
- состояния учета наследственных дел и правильности их формирования;
- соблюдения сроков принятия наследства, наличия документов, свидетельствующих о фактическом принятии наследства;
- извещений наследников, о наличии которых нотариусу известно, об открытии наследства;
- соблюдения прав пережившего супруга на совместно нажитое в период брака имущество, а также прав лиц на обязательную долю;
- наличия сведений об имуществе наследодателя, в т.ч. наличия копий запросов для получения таких сведений;
- принятия нотариусом мер по охране наследства и управлению им и соблюдения срока с учетом времени, необходимого наследникам для вступления во владение наследством (п. 4 ст. 1171 ГК РФ). В частности, проверяются своевременность и правильность производства и оформления описи наследственного имущества и наличие в деле такой описи, наличие документа об оценке наследственного имущества, произведенной в соответствии со ст. 1172 ГК РФ, передача наследственного имущества на хранение и в доверительное управление, соблюдение требований законодательства при заключении договора доверительного управления наследственным имуществом и пр.;
- законности оформления и выдачи свидетельства о праве на наследство наследникам, а также на выморочное имущество и пр.
8. Нотариальное делопроизводство и ведение архива
По нотариальному делопроизводству и ведению архива проверяются:
- номенклатура дел нотариальной конторы и ее соответствие номенклатуре дел, утвержденной нотариальной палатой;
- наличие нарядов (дел), соответствующих утвержденной нотариальной конторой номенклатуре, в том числе:
- статистические отчеты;
- справки и акты о результатах проверок нотариуса;
- приказы и другие документы по работникам нотариальной конторы;
- переписка с органами юстиции и нотариальной палатой;
- переписка с учреждениями, организациями и гражданами;
- документы финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной конторы;
- описи документальных материалов, сданных в архив;
- Журнал регистрации входящей корреспонденции;
- Журнал регистрации исходящей корреспонденции;
- Журнал учета вызовов нотариуса на дом;
- постановления об отказе в совершении нотариальных действий;
- Реестр регистрации нотариальных действий;
- Книга учета наследственных дел;
- Алфавитная книга учета наследственных дел;
- Алфавитная книга учета завещаний;
- Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и другие.
Проверяются также:
- соответствие количества реестров нотариальных действий, полученных нотариусом в палате (по данным палаты) и имеющихся у нотариуса;
- правильность ведения реестров, их оформление (реестр должен быть прошнурован, листы в нем пронумерованы, количество листов в реестре должно быть заверено подписью уполномоченного лица нотариальной палаты и скреплено печатью палаты);
- правильность хранения наследственных дел, нарядов, реестров в архиве нотариуса;
- наряды с экземплярами нотариально оформленных нотариусом документов, остающихся на хранении в делах нотариальной конторы (ст. 60 Основ);
- правильность списания дел в архив с проставленными отметками в Алфавитной книге и Книге регистрации наследственных дел в графе о списании дела - даты сдачи и номера дела, под которым было выдано свидетельство о праве на наследство;
- правильность оформления нарядов (дел), оконченных нотариусом делопроизводства.
9. Оформление результатов проверки
По окончании проверки рабочая комиссия, осуществляющая проверку, коллегиально с участием нотариуса, профессиональные обязанности которого проверяются, обсуждает выявленные проверкой недостатки в работе нотариуса, а также нарушения законодательства при совершении нотариальных действий. Нотариус дает соответствующие объяснения членам комиссии, при необходимости - в письменном виде.
По результатам проверки не позднее семи дней с момента окончания проверки составляется акт проверки, в котором отражаются следующие аспекты деятельности нотариуса:
- организация деятельности и условия труда;
- отчетность и правильность уплаты членских взносов;
- законность совершения нотариальных действий;
- ведение нотариального делопроизводства и архива;
- соблюдение тайны нотариального действия;
- выполнение Устава палаты, решений собраний членов палаты и Правления палаты, Профессионального кодекса нотариусов РФ.
В акте также отражаются выявленные недостатки и нарушения законодательства (если таковые имели место), а также положительный опыт в работе нотариуса и рекомендации членов комиссии по устранению выявленных недостатков.
В акте указываются дата и место его составления и лица, участвующие в проверке. Акт составляется в трех экземплярах и подписывается всеми членами комиссии и нотариусом. При отказе нотариуса подписать акт об этом делается на акте соответствующая отметка.
Один экземпляр акта передается для ознакомления нотариусу, чья профессиональная деятельность была проверена, и хранится в делах нотариуса, второй направляется в нотариальную палату для обсуждения в установленном порядке и принятия соответствующих мер и хранится в личном деле нотариуса, третий экземпляр приобщается к протоколу заседания Правления, на котором обсуждаются результаты проверки, или хранится в соответствии с номенклатурой нотариальной палаты, о чем указывается в акте.
Нотариус в случае несогласия с выводами комиссии в трехдневный срок с момента ознакомления с актом представляет письменные возражения в нотариальную палату или прикладывает их к акту.
Обобщенные материалы проверок с анализом допущенных нарушений законодательства и причин, порождающих нарушения, публикуются в бюллетене нотариальной палаты.