"Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР"

Утверждаю

Первый заместитель Министра

здравоохранения СССР

С.П.БУРЕНКОВ

28 мая 1979 г. N 25-12/38

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА-СДАЧИ ДЕЛ ГЛАВНЫМИ БУХГАЛТЕРАМИ

(СТАРШИМИ БУХГАЛТЕРАМИ НА ПРАВАХ ГЛАВНЫХ БУХГАЛТЕРОВ) <*>,

ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ (БУХГАЛТЕРИЙ), УЧРЕЖДЕНИЙ,

ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА

ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР <**>

--------------------------------

<*> В дальнейшем в целях сокращения главные бухгалтеры (старшие бухгалтеры на правах главных бухгалтеров) будут именоваться "главные бухгалтеры".

<**> В дальнейшем централизованные бухгалтерии (бухгалтерии) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР будут именоваться "бухгалтерии".

1. Прием и сдача дел главным бухгалтером при назначении, перемещении и увольнении оформляется актом, составляемым в соответствии с п. 6 "Положения о главных (старших) бухгалтерах государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятий, организаций и учреждений", утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 6 ноября 1964 г. N 923.

2. Приемо-сдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела. Вместе с тем он имеет целью показать на момент приема-сдачи дел:

а) основные финансовые показатели работы данного учреждения, предприятия, организации;

б) состояние первичной документации учета, отчетности и, прежде всего, материального и денежного учета;

в) мероприятия, необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.

3. Прием и сдача дел главными бухгалтерами производится на основании приказа руководителя учреждения, предприятия, организации. В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Этот срок не должен превышать: для Централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений - 7 дней, для промышленных предприятий, крупных хозорганизаций и других учреждений - 5 дней.

В передаче дел должен участвовать представитель вышестоящей организации. В качестве своего представителя вышестоящая организация может выделить или сотрудника своей организации, обладающего необходимыми знаниями, или работника другого подведомственного учреждения, если это целесообразно по территориальным и другим условиям. Однако неявка представителя вышестоящей организации не приостанавливает прием и сдачу дел бухгалтерии.

Под вышестоящей организацией следует понимать ту организацию, которая назначает и освобождает главного бухгалтера.

В том случае если прежний главный бухгалтер отчислен от этой должности вследствие смерти или по другой причине, делающей невозможным его участие в сдаче дел, то вновь назначенный главный бухгалтер и представитель вышестоящей организации составляют акт приема дел бухгалтерии в том же порядке, как и обычный приемо-сдаточный акт.

4. Перед приемом и сдачей дел проверяется состояние кассы. Акт проверки кассы подписывается как сдающим, так и принимающим дела бухгалтерии, а также кассиром и представителем вышестоящей организации и прилагается к акту приема-сдачи дел.

5. После подписания акта проверки кассы главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и др. банковских документов вновь назначенного главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем вновь назначенного главного бухгалтера.

В дальнейшем, наряду с проверкой состояния финансовой работы, учета и отчетности, главный бухгалтер, принимающий дела, руководит текущей работой бухгалтерии.

6. Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса. В акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а также отчетности учреждения, предприятия, организации.

При проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности, а также при составлении приемо-сдаточного акта используются:

а) периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а также решения вышестоящей организации по этим отчетам;

б) выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

в) финансовые планы, сметы, штатные расписания, титульные списки;

г) регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);

д) акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости и протоколы инвентаризационной комиссии;

е) акты ревизий и обследований;

ж) материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

7. После полной проверки состояния учета, отчетности и основных финансовых показателей работы составляется акт прима и сдачи дел, который подписывается принимающим и сдающим, а также представителем вышестоящей организации. Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-сдачу дел ревизионными методами. В том случае если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, то лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать от вышестоящей организации назначения документальной ревизии.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки. Представитель вышестоящей организации должен дать свое письменное заключение по указанному разногласию.

Приемо-сдаточный акт составляется в трех экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, предприятия, организации, второй - направляется в бухгалтерию вышестоящей организации, третий - остается у передающего дела.

8. Акт приема и сдачи дел бухгалтерии составляется по следующей схеме: Общая (вводная) часть акта. Аппарат и организация работы бухгалтерии. Общая характеристика бухгалтерского учета. Состояние кассы и учета денежных средств. Состояние учета расчетных операций. Состояние учета производства. Отчетность. Ревизия и инспектирование. Состояние учета основных средств. Состояние материального учета. Правильность оформления и хранения документов. Финансовое состояние хозяйства, штаты и фонды заработной платы. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, руководящих материалов по финансовой и бухгалтерской работе (справочники, счетные планы, основные инструкции и др.). Состояние архива и бухгалтерских документов. Мероприятия, необходимые для дальнейшего улучшения работы.

В акте приема-сдачи дел указывается наличие или отсутствие книг регистров бухгалтерского учета, а также инструкций и методических указаний по организации бухгалтерского учета и составлению годовой и периодической отчетности.

9. При приеме-сдаче дел бухгалтерии рекомендуется руководствоваться "Примерным перечнем вопросов постановки бухгалтерского учета, отчетности и ревизионной работы в централизованных бухгалтериях (бухгалтериях) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР". Однако следует иметь в виду, что он не является исчерпывающим и может уточняться, а также сокращаться в зависимости от конкретных условий, характера и объема деятельности учреждений, предприятий и организаций.

10. С изданием настоящей инструкции считать утратившей силу инструкцию Министерства здравоохранения СССР от 24.05.56 N 05-16/50 "О порядке приема-сдачи дел главными (старшими) бухгалтерами учреждений, организаций и предприятий здравоохранения".

Начальник Управления

бухгалтерского учета,

отчетности и финансового

контроля Минздрава СССР

А.С.ЯКОВЧЕНКО

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ВОПРОСОВ ПОСТАНОВКИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ОТЧЕТНОСТИ

И РЕВИЗИОННОЙ РАБОТЫ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЯХ

(БУХГАЛТЕРИЯХ) <*> УЧРЕЖДЕНИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

СИСТЕМЫ МИНЗДРАВА СССР

--------------------------------

<*> В дальнейшем в целях сокращения централизованные бухгалтерии (бухгалтерии) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР будут именоваться "бухгалтерии".

I. Аппарат и организация работы бухгалтерии

Штат бухгалтерии, его укомплектованность. Распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции. Работа по повышению деловой квалификации сотрудников бухгалтерии. Имеется ли утвержденное положение о бухгалтерии. Наличие планов работы бухгалтерии. Наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности. Обеспеченность бухгалтерскими книгами и бланками учета и отчетности.

Какая работа проводится со счетными кадрами подчиненных учреждений, предприятий и организаций (курсовые мероприятия, семинары, совещания и пр.). Общая характеристика этих кадров. Укомплектованность штатов счетных работников на местах.

II. Общая характеристика бухгалтерского учета

По какой системе и форме ведется бухгалтерский учет (мемориально-ордерная, журнально-ордерная). Состояние всех регистров синтетического и аналитического учета: отсталость (если имеется) по отдельным балансовым счетам (указать по каким). Состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков.

Общая характеристика учета в подчиненных учреждениях, организациях и предприятиях.

III. Состояние кассы и учета денежных средств

Имеется ли в учреждении должность кассира и помещение для него или денежные операции производятся подотчетным лицом. Обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности. Состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе (составить отдельный акт). Какие другие ценности хранятся в кассе учреждения (организации, предприятия) и соответствие их бухгалтерским записям. Перечень всех счетов денежных средств учреждения (организации, предприятия) с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенных с данными учета. Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

IV. Состояние учета расчетных операций

Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц. Наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм: по налогам с рабочих и служащих, просроченной кредиторской задолженности, от реализации основных средств и материальных ценностей и др. сумм. Наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения.

V. Состояние учета основных средств

Когда последний раз была проведена инвентаризация имущества. Полнота и качество инвентаризации. Инвентарные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

VI. Состояние материального учета

Наличие актов выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Когда инвентаризовались материальные ценности, результаты проведенных инвентаризаций. Полнота и качество инвентаризаций. Состояние аналитического учета материалов.

VII. Отчетность

Соблюдение отчетной дисциплины: установленные и фактические сроки представления отчетности в текущем году. Качество представляемой отчетности, рекламации вышестоящей организации по отчетности. Решение вышестоящей организации по годовому отчету и проведенные мероприятия по выполнению предложений.

Для учреждений и организаций имеющих подведомственную сеть: перечень отчитывающихся учреждений, предприятий и организаций. Состояние отчетной дисциплины: сроки и фактическое представление отчетов, их качество, порядок и сроки рассмотрения и утверждения отчетов. Своевременность доведения решений до мест и контроль за выполнением решений.

VIII. Финансовое состояние хозяйства, штаты и фонды

заработной платы

Годовые сметы: на содержание бюджетного учреждения и по специальным средствам, их исполнение. Финансирование, открытое в счет сметы, и его использование (кассовый расход). Наличие у организации (предприятия) годовых смет административно-управленческих, цеховых и других расходов, утвержденных в надлежащем порядке: фактическое их исполнение. Наличие собственных и приравненных к ним оборотных средств по последнему балансу хозяйственной организации (предприятия). Обеспеченность организации (предприятия) оборотными средствами в сопоставлении с планом. Сравнение установленных нормативов с фактическими остатками нормируемых средств по последнему балансу. Ссуды банка, состояние задолженности по срокам погашения.

Наличие утвержденных штатных расписаний. Отклонения фактических данных по должностям и окладам от утвержденного штатного расписания. Фонд заработной платы штатного и нештатного персонала и его использование.

IX. Ревизия и инспектирование

Когда последний раз было обревизовано учреждение, организация, предприятие и за какой период. Как выполнены указания по результатам ревизии.

Для имеющих подчиненные учреждения, организации и предприятия: штат ревизоров, его укомплектованность. Имеются ли утвержденные планы ревизионной работы. Перечень объектов, не обревизованных более года, двух лет. Результаты ревизий (основные нарушения и недочеты). Решения по ревизиям и контроль за выполнением решений. Акты, по которым не приняты решения. Проведение тематических проверок в подчиненных учреждениях, организациях и предприятиях. Наличие случаев недостач и хищений, какие приняты меры по их взысканию и привлечению виновных лиц к ответственности.

X. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности. Обеспеченность хранения архива бухгалтерских документов, имеются ли описи дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильно ли произведено изъятие документов по причине истечения предельного срока хранения.