Приказ Росавиации от 29.09.2011 N 576

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

ПРИКАЗ

от 29 сентября 2011 г. N 576

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ

АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, пунктом 2.38 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Инструкция).

2. Заместителям руководителя, начальникам управлений Росавиации обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками центрального аппарата Росавиации.

3. Признать утратившим силу Приказ Росавиации от 2 июля 2008 г. N 173 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта".

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росавиации А.В. Белякова.

Руководитель

А.В.НЕРАДЬКО

Утверждена

Приказом

Федерального агентства

воздушного транспорта

от 29 сентября 2011 г. N 576

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства воздушного транспорта (далее - Росавиация) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Росавиации.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Положение о Федеральном агентстве воздушного транспорта, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 396, Регламент Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденный Приказом Росавиации от 4 апреля 2006 г. N 18, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Росавиации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству обязательно для работников центрального аппарата Росавиации, а также работников подведомственных организаций Росавиации при подготовке ими проектов документов, представляемых на подпись руководителю Росавиации, его заместителям и начальникам Управлений центрального аппарата Росавиации.

1.5. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами Правительства Российской Федерации, Минтранса России, а также инструкциями, положениями, правилами, утверждаемыми руководителем Росавиации.

1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях (далее - Управлениях) Росавиации осуществляет отдел делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения (УАХО).

1.9. Отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации, составляют службу делопроизводства Росавиации.

1.10. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО регламентируются положением об отделе.

1.11. Непосредственное ведение делопроизводства у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации осуществляется работником, назначенным приказом руководителя Росавиации.

1.12. На работников, ответственных за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации, возлагаются следующие задачи:

прием и регистрация поступающих документов;

регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

регистрация внутренних документов заместителя руководителя Росавиации;

доведение документов до исполнителей в соответствии с указаниями по исполнению заместителя руководителя Росавиации;

контроль за исполнением документов в установленные сроки;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в систему электронного документооборота Росавиации информации о ходе и результатах исполнения документов;

формирование и оформление дел в соответствии с принятой номенклатурой дел;

составление номенклатуры дел заместителей руководителя Росавиации;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

1.13. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в Управлениях Росавиации, возлагаются следующие задачи:

прием и регистрация поступающих в Управление документов;

регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

регистрация внутренних документов Управления Росавиации;

доведение документов до исполнителей в соответствии с указаниями по исполнению начальника Управления;

контроль за исполнением документов в установленные сроки;

выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства Управления сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ввод в систему электронного документооборота Росавиации информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников Управления;

контроль за прохождением документов в Управлении;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

контроль за возвратом документов, имеющих соответствующую отметку, в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;

формирование и оформление дел в соответствии с принятой номенклатурой дел;

составление номенклатуры дел Управления;

подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в Управление работников по вопросам ведения делопроизводства.

1.14. Конкретные должностные обязанности работников отдела делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения и работников, отвечающих за организацию работы с документами у заместителей руководителя и в Управлениях Росавиации, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.15. Делопроизводство в Росавиации организуется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной для автоматизированного учета, сопровождения, хранения и контроля исполнения документов.

1.16. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Управлениях Росавиации, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов возлагается на руководителей Управлений.

1.17. Работники Управлений Росавиации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.18. С содержанием документов Росавиации могут быть ознакомлены только работники, имеющие непосредственное отношение к их рассмотрению. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями работников Управлений Росавиации.

1.19. Передача служебных документов Росавиации (заверенных копий архивных документов Росавиации) работникам сторонних организаций производится с письменного разрешения руководителя Росавиации.

1.20. Передача документов между Управлениями Росавиации осуществляется через службу делопроизводства.

1.21. На время болезни, перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства в Управлении находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя Управления.

При увольнении или перемещении по службе работник должен сдать все числящиеся за ним документы лицу, ответственному за ведение делопроизводства в Управлении.

1.22. При переходе на другую работу или увольнении работников, ответственных за ведение делопроизводства в Управлении, все числящиеся за ним служебные документы, печати, штампы, бланки должны быть переданы по акту.

1.23. Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней, начиная с даты поступления на работу, пройти инструктаж у начальника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

1.24. В случае утраты документа исполнителем он немедленно докладывает об этом в службу делопроизводства Росавиации и руководителю Управления. По распоряжению начальника Управления проводится служебное расследование, о результатах которого он информирует начальника Управления административно-хозяйственного обеспечения, а в необходимых случаях с учетом важности содержащейся в документах служебной информации - заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей курирующего вопросы делопроизводства или руководителя Росавиации.

1.25. Взаимодействие между Управлениями Росавиации посредством обмена запросами, служебными записками, материалами и другими способами осуществляется при необходимости решения вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Росавиации.

1.26. Не допускается переписка между Управлениями Росавиации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке.

1.27. Переписка между отделами (работниками) внутри Управления не допускается.

1.28. Документы работниками Росавиации разрабатываются на основании и во исполнение федеральных законов Российской Федерации, указов, распоряжений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Минтранса России, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

1.29. Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, акты, доклады, справки, письма и т.п.) готовятся и издаются работниками и Управлениями Росавиации в пределах их полномочий и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствующих должностных регламентах и положениях.

1.30. Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими Управлениями и должностными лицами, а также оформленными согласно настоящей Инструкции по делопроизводству.

Исполненный документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

1.31. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт).

II. Создание документов в Федеральном агентстве

воздушного транспорта

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы Росавиации должны оформляться на бланках, иметь установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.2. В Росавиации применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк письма Росавиации;

бланк письма должностного лица Росавиации (руководителя, заместителя руководителя Росавиации);

бланк письма Росавиации для зарубежной переписки.

Для каждого вида бланков устанавливается состав реквизитов:

для бланка приказа:

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

полное и сокращенное наименование Федерального агентства воздушного транспорта;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа;

для бланка письма Росавиации:

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

полное и сокращенное наименование Федерального агентства воздушного транспорта;

справочные данные о Росавиации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

для бланка письма должностного лица Росавиации (руководителя, заместителя руководителя Росавиации):

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

полное и сокращенное наименование Федерального агентства воздушного транспорта;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Росавиации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

для бланка письма Росавиации для зарубежной переписки:

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте;

полное и сокращенное наименование Федерального агентства воздушного транспорта;

справочные данные о Росавиации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Реквизиты для бланка письма Росавиации для зарубежной переписки исполняются на русском и английском языках.

2.1.2. Бланки документов Росавиации разрабатываются на основе углового или продольного вариантов расположения установленных реквизитов.

При угловом варианте расположения - реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов).

Образцы бланков Росавиации утверждаются приказом руководителя Росавиации.

2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на данный вид деятельности.

Абзац исключен. - Приказ Росавиации от 05.04.2012 N 166.

2.1.4. Бланки с государственной символикой, выполненные типографским способом с проставленными порядковыми номерами, подлежат учету.

Бланки хранятся в специальном шкафу в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО и выдаются в структурные подразделения центрального аппарата Росавиации под роспись в журнале учета бланков.

2.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Снятие копий с бланков и документов, исполненных на бланках с использованием цветной копировальной техники, запрещается.

Испорченные бланки уничтожаются работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росавиации, по акту с отметкой в журнале учета бланков.

2.1.6. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), а также переписка между управлениями оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно установленному стандарту.

2.1.7. Документы, издаваемые Росавиацией совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги.

2.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых видов бланков осуществляется приказом руководителя Росавиации.

Образцы бланков приведены в Приложении N 1.

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. Документы, создаваемые в Росавиации, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2.2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) нумерация страниц.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов производится в соответствии с определенными правилами:

Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

На бланках документов Росавиации Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите. Изображение герба в красном цвете помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование федерального органа исполнительной власти".

Наименование Федерального агентства воздушного транспорта

Наименование Федерального агентства воздушного транспорта, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Росавиации.

Сокращенное наименование Федерального агентства воздушного транспорта помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием Федерального агентства воздушного транспорта указывается полное или сокращенное наименование Министерства транспорта Российской Федерации.

Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Росавиации, бланк письма заместителя руководителя Росавиации).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Федерального агентства воздушного транспорта.

Справочные данные

Справочные данные о Федеральном агентстве воздушного транспорта указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Федерального агентства воздушного транспорта.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов федерального органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (для приказов, писем, докладных, служебных записок, актов), утверждения (для инструкций, положений, правил, регламентов, планов, отчетов) либо события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами:

18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

18 января 2010 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

При оформлении даты других документов (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах "Указания по исполнению документа", "Виза" и т.п.) применяется цифровой способ, при котором датирование документа осуществляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (точка после года не ставится, буква "г" не употребляется), например:

14.03.2007.

В текстах приказов, финансовых документов и телеграмм даты оформляются словесно-цифровым способом.

В международных стандартах установлен способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (2003.01.05).

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Федеральном агентстве воздушного транспорта.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, организации, их структурных подразделений печатаются в именительном падеже, а наименование должности, инициалы и фамилия в дательном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Текст документа

В федеральных органах исполнительной власти документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа располагается через два интервала от реквизита "наименование документа". Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Российской Федерации постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля, через один интервал от текста документа. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу первого листа проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости с общественными организациями.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами федерального органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела федерального органа исполнительной власти, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):

"Всего в копии ___________ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа шрифтом N 12.

Отметка включает фамилию имя и отчество исполнителя и номер его телефона, например:

Николаев Иван Иванович

(499) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В.,

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора к 05.12.2010

Подпись

Дата

Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на свободном поле в верхней части документа.

Отметку о снятии с контроля проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Снято с контроля" на свободном поле рядом со штампом "Контроль".

Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Нумерация страниц

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами.

2.3. Подготовка проектов законодательных

и иных нормативных правовых актов

2.3.1. Подготовка проектов федеральных законов (далее - законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется Управлениями Росавиации, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы.

2.3.2. Законопроекты, проекты указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее - проекты актов) вносятся в Министерство транспорта Российской Федерации сопроводительным письмом с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

2.3.3. Проект акта с пояснительной запиской, а также сопроводительное письмо визируются исполнителем, руководством отдела и управления-исполнителя, руководством управлений-соисполнителей. Проекты актов подлежат в обязательном порядке визированию (за исключением пояснительной записки) в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений.

2.3.4. В сопроводительном письме к проекту акта указываются основания внесения, сведения о его содержании и согласовании с заинтересованными органами государственной власти и организациями и другая информация (при необходимости). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

2.3.5. При наличии у сотрудника Росавиации, визирующего проект акта, особого мнения (замечаний) он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.

2.3.6. Если в процессе согласования в Росавиации в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.

2.3.7. Если в тексте проекта акта упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".

2.3.8. Подготавливаемый проект акта может носить комплексный характер и предусматривать внесение изменений в несколько нормативных актов одного уровня. При внесении изменений в разноуровневые нормативные акты соответствующие изменения оформляются проектами отдельных актов.

2.3.9. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

2.3.10. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнение.

2.3.11. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования государственных органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.3.12. Проекты актов, поступившие на рассмотрение в Росавиацию, должны быть рассмотрены управлением-исполнителем в течение 10 календарных дней, следующих за днем их поступления в Росавиацию. Для управлений-соисполнителей срок исполнения документа истекает в течение первой половины контрольного срока. Руководством Росавиации может быть установлен иной срок исполнения.

2.3.13. В случае, если замечания и предложения от управлений-соисполнителей не будут получены в установленный срок, головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение, для принятия решения по дальнейшему исполнению поручения.

2.3.14. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Росавиацией во исполнение актов законодательства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, соответствующих поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, плана законопроектной деятельности Министерства.

2.3.15. Предложения по программам и планам законопроектной деятельности, вносимые в Министерство транспорта Российской Федерации, должны содержать:

обоснование необходимости принятия закона;

концепцию законопроекта, включающую в себя его общую характеристику и основные положения;

этапы подготовки законопроекта и перечень исполнителей-разработчиков законопроекта;

срок представления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

ориентировочный срок внесения законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

2.3.16. К вносимому в Министерство транспорта Российской Федерации законопроекту должны быть приложены следующие сопроводительные документы:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом.

2.3.17. Законопроект, представляемый в Министерство транспорта Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем Росавиации или лицом, временно исполняющим его обязанности.

Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, подлежат немедленному возврату.

2.3.18. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.19. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 17 и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты Российской

Федерации об административных правонарушениях в связи

с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в статью 3 Федерального закона

"О трудовых пенсиях в Российской Федерации"

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского

кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет

и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление крупных систематизированных законопроектов на части (например, проектов кодексов), разделов на подразделы, глав на параграфы.

Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом.

Часть законопроекта обозначается словами:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

ЧАСТЬ ВТОРАЯ

может иметь наименование:

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

либо обозначаться (в кодексах) следующим образом:

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом, например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации не указываются при внесении законопроекта в Правительство Российской Федерации, они указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 2.

2.3.20. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью

1 Федерального закона Российской Федерации "О минимальном

размере оплаты труда"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Подготовка и оформление проектов актов Президента

Российской Федерации

2.3.21. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляются Росавиацией в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.3.22. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 15.

На первой странице проекта акта Президента Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".

2.3.23. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты:

Наименование вида акта - указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки через межстрочный интервал 24 пт прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. В первой строке печатаются слова "УКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ", во второй - "ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт <*>.

--------------------------------

<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ или распоряжение Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу или распоряжению Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять полужирным шрифтом фамилии при подготовке проектов указов или распоряжений Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются от правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На проектах распоряжений Президента Российской Федерации реквизит "Место издания" не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов или распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое. Приложения визируются лицом, вносящим проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии межстрочного интервала 72 пт. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте проекта акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на приложении в правом верхнем углу от границы верхнего поля прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на указ или распоряжение Президента Российской Федерации, его дату, номер, например:

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 3.

Подготовка и оформление проектов актов Правительства

Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляются Росавиацией в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

На первой странице проекта акта Правительства Российской Федерации в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово "Проект".

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Наименование вида акта печатается в две строки прописными буквами и выравнивается по центру. Слова "ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" выделяются полужирным шрифтом. Слова "ПОСТАНОВЛЕНИЕ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" отделяются от первой строки межстрочным интервалом 24 пт.

Дата отделяется от наименования вида акта межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрированным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р.

Место издания - Москва. Отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов или распоряжений Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации.

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации приведен в Приложении N 4.

2.4. Подготовка нормативных правовых актов Росавиации

2.4.1. Нормативные правовые акты Росавиации издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и указаний Правительства Российской Федерации, решений вышестоящих органов, а также по инициативе Росавиации в пределах ее компетенции.

2.4.2. Обеспечение качественной подготовки проектов нормативных правовых актов Росавиации и их согласование с заинтересованными департаментами, заместителями Министра транспорта Российской Федерации, а в случае необходимости с иными органами государственной власти и организациями возлагаются на начальников Управлений, которые готовят и вносят на утверждение проект документа.

2.4.3. Если нормативно-правовой акт Росавиации затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливает правовой статус организаций или имеет межведомственный характер независимо от срока их действия, а также содержит сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, он подлежит государственной регистрации.

Государственная регистрация таких актов осуществляется Минюстом России в порядке, установленном Постановлением Правительством Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", а также в соответствии с Приказом Минюста России от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

2.5. Подготовка и оформление отдельных видов

документов Росавиации

2.5.1. Состав документов Росавиации

2.5.1.1. В деятельности Росавиации создается комплекс организационно-распорядительных документов.

Все организационно-распорядительные документы составляются и оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2.5.1.2. В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов:

организационные;

распорядительные;

информационно-справочные.

2.5.1.3. К организационным документам Росавиации относятся:

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, одного органа либо структурного подразделения (комиссии, группы); регулирующий совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

2.5.1.4. К распорядительным документам Росавиации относятся:

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем Росавиации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Руководитель издает приказы по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности относятся приказы, издаваемые в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач и функций, и приказы по административно-организационной деятельности (касаются оперативных административно-организационных и административно-хозяйственных вопросов).

К приказам по личному составу относятся приказы, издаваемые при реализации положений Трудового кодекса Российской Федерации и законов о прохождении государственной гражданской службы.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Постановление - правовой акт, издаваемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, заседаниях, конференциях, деловых встречах.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Росавиации, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

В установленных законодательством случаях в Росавиации могут издаваться организационные документы совместно с другими федеральными органами исполнительной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие организационные документы оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

2.5.1.5. К информационно-справочным документам Росавиации относятся:

Служебное письмо - письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки.

Служебная записка - документ, адресованный должностному лицу и содержащий обстоятельное изложение определенного вопроса с изложением выводов и предложений исполнителя.

К основным видам служебных записок относятся: пояснительные записки, информационные записки (меморандумы), докладные записки (докладные), аналитические записки, служебные записки по конкретному информационному поводу, служебные записки о состоянии дел за период времени, объяснительные записки.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Акт - документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты составляются постоянно действующими комиссиями по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельном случае акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Справки бывают информационные, аналитические и личного характера.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений.

Доверенность - письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Доверенность подписывается руководителем организации.

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо конкретному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ и составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования.

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

Телефонограмма - документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Росавиации создаются и другие виды информационно-справочных документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

2.5.1.6. Взаимные обязательства Росавиации с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

2.5.2. Приказ

2.5.1.1. Приказами оформляются решения руководителя Росавиации.

2.5.2.1. Проекты приказов готовят и вносят на подписание руководству Росавиации структурные подразделения на основании поручений руководителя, заместителей руководителя Росавиации либо в инициативном порядке в пределах компетенции, установленной Положением о соответствующем структурном подразделении.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной службы и кадров, на основании соответствующих представлений.

2.5.2.3. Приказы подписываются руководителем Росавиации или лицом, исполняющим его обязанности.

2.5.2.4. Подготовленные проекты приказов должны соответствовать:

законодательству Российской Федерации;

нормативным правовым актам министерств (ведомств) Российской Федерации;

полномочиям, установленным Положением о Федеральном агентстве воздушного транспорта;

ранее принятым актам Росавиации, если документ не предусматривает их отмену или изменение.

Если подготовленный проект приказа влечет за собой внесение изменений или дополнений в уже существующие приказы Росавиации либо их отмену, то эти изменения или дополнения включаются в текст проекта приказа.

2.5.2.5. Проект приказа печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

2.5.2.6. Приказ имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации.

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация).

Наименование вида документа - приказ.

Место издания - Москва <*>.

--------------------------------

<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер приказа состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 04 апреля 2006 г. N 18.

Номер приказа по кадровым вопросам имеет приставку "/к", например: 28 июля 2007 г. N 106/к.

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?" и кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Об утверждении Регламента Федерального агентства

воздушного транспорта

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д.

Если приказ издается на основании другого документа (в соответствии с другим документом), то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном (творительном) падеже, наименование органа, его издавшего, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть (преамбула).

Констатирующая часть (преамбула) отделяется от распорядительной части 2 межстрочными интервалами.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой, и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны управления или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о руководителе, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на признаваемый утратившим силу приказ или его пункт, либо приказ, в который предполагается внести изменения с указанием даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", "Отменить...", "Внести изменения...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В приказах употребляются только официальные наименования органов государственной власти (организаций), полные наименования подразделений Росавиации, при этом в приложениях могут использоваться их сокращенные наименования.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель Росавиации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.

2.5.2.7. Приложения к проектам приказов печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов приказов.

В качестве приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое.

2.5.2.8. При наличии в приказах приложений ссылка на приложения дается в тексте. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

При наличии в приказах в качестве приложений утверждаемых документов, на которые дается ссылка в тексте приказа, на первом листе утверждаемого приказом документа в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже дается ссылка на приказ, его дату и номер, например:

2.5.2.9. Совместные приказы Росавиации с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрированно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи руководителя органа государственной власти (организации);

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров приказа каждого из этих органов государственной власти (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания органов государственной власти (организаций) в документе;

подписи руководителей органов государственной власти (организаций) располагаются ниже текста на одном уровне.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.

Образец оформления приказа приведен в Приложении N 5.

2.5.2.10. Оформленные на бланке проекты приказов подлежат согласованиям, которые оформляются визами на документе.

2.5.2.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа.

2.5.2.12. Визирование приказов производится в соответствии со статьями 3.8 - 3.13 Регламента Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденного Приказом Росавиации от 04.04.2006 N 18.

2.5.2.13. Приказы, прошедшие согласование, совместно с приложениями прошиваются в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений и представляются на подпись руководителю Росавиации.

2.5.2.14. Проекты приказов, подготовленные на подпись руководителю Росавиации, должны представляться со всеми необходимыми обосновывающими материалами.

2.5.2.15. К проекту приказа, предусматривающего отмену ранее изданного приказа, а также к проекту приказа, издаваемого взамен действующего, прилагается краткая справка, которая готовится и подписывается руководителем подразделения-исполнителя.

В справке указываются:

основания издания приказа: сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата и номер), на основании которых Росавиации поручается разработать приказ, а также дата и номер поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Министерства (копия поручения прилагается к справке);

перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке приказа;

сведения об актах Росавиации, в том числе отмененных данным приказом, актах иных органов государственной власти (организаций), изданных по данному вопросу;

сведения о согласовании приказа с управлениями и при необходимости с органами государственной власти (организациями).

2.5.2.16. Регистрация подписанных приказов по основной деятельности осуществляется в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений, приказов по кадровым вопросам - в Управлении государственной службы и кадров.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам нумеруются отдельно.

2.5.2.17. Копии приказов направляются исполнителями приказа адресатам в соответствии с указателем рассылки.

2.5.3. Положение, правила, инструкция

2.5.3.1. Положение (правила, инструкции) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Росавиации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.

2.5.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.5.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит глава "Общие положения", в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.5.4. Протокол заседания (совещания)

2.5.4.1. Протокол - документ, которым оформляются решения, принятые на совещаниях, заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также на конференциях и собраниях, с учетом выступлений участников совещания, заседания и т.д., представленных информационно-справочных материалов и проектов решений.

2.5.4.2. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководителем или заместителями руководителя Росавиации, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

Проект протокола представляется на подпись руководителю (заместителю руководителя) Росавиации, как правило, в течение суток, но не позднее чем через 3 дня после окончания совещания.

2.5.4.3. Проект протокола визируется исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию.

Проект протокола совещания, проводимого руководителем Росавиации, визируется соответствующим заместителем руководителя Росавиации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

2.5.4.4. Протокол подписывается председателем совещания.

Протокол оперативного совещания у руководителя Росавиации подписывается руководителем Росавиации, регистрируется и хранится в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

2.5.4.5. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

2.5.4.6. После подписания протокол (с его электронной версией) незамедлительно представляется на регистрацию:

за подписью руководителя Росавиации - лицу, ответственному за ведение делопроизводства Управления, готовившего совещание;

за подписью заместителя руководителя - лицу, ответственному за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Росавиации.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

2.5.4.7. К протоколу совещания составляется указатель рассылки, подписанный ответственным за подготовку документа.

После регистрации Управление Росавиации, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол, осуществляет рассылку копий документа структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации, организациям, принимавшим участие в совещании, а также заинтересованным организациям и должностным лицам.

Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

Оригиналы протоколов совещаний, проводимых руководителем Росавиации, хранятся в соответствующем Управлении, заместителями руководителя - у лица, ответственного за ведение делопроизводства соответствующего заместителя руководителя Росавиации.

2.5.4.8. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

2.5.4.9. Протокол имеет следующие реквизиты:

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации. Печатается центрированным способом от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером N 11.

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация). Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Наименование Министерства" в две строки центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом размером N 12. Сокращенное название Агентства печатается ниже полного через 1 межстрочный интервал.

Наименование вида документа - протокол. Слово "П Р О Т О К О Л" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид совещания, заседания, например:

оперативного совещания у Руководителя

или

совещания у заместителя руководителя Росавиации

И.О. ФАМИЛИЯ

Вид совещания отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочными интервалами, печатается в родительном падеже через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Фамилия, имя и отчество печатаются прописными буквами.

Место проведения совещания, заседания указывается при оформлении протоколов совещания у Руководителя, заместителя Руководителя, а также при оформлении совместного протокола совещания, заседания. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола совещания у Руководителя, акта коллегиального органа (протокола заседания комиссии, совета) состоит из знака "N", индекса, включающего номер дела по номенклатуре, и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:

10 апреля 2007 г. N 1.19-17

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствовавшего (председателя <*>) на совещании, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании.

--------------------------------

<*> Инициалы и фамилию председательствующего на совещании не указывают в протоколах совещаний в тех случаях, когда в реквизите "Вид совещания" указано, кто проводит совещание.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрированно прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрированно - его инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5 межстрочных интервала печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>. В реквизите "Присутствовали" протокола оперативного совещания у Руководителя указываются также инициалы и фамилия секретаря совещания.

--------------------------------

<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно жирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указываются принятые по данному вопросу решения, включая соответствующие поручения, их нумерация производится арабскими цифрами.

Поручения, предусматриваемые в принятом решении, адресуются управлениям, подведомственным Росавиации организациям, другим организациям с указанием инициалов и фамилии соответствующего должностного лица, например: Управлению аэропортовой деятельности (А.А. Пчелину), или конкретным должностным лицам Росавиации, например: Начальнику управления аэропортовой деятельности (А.А. Пчелину), либо общее поручение, например: Заместителям руководителя, начальникам Управлений Росавиации.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Подпись секретаря оперативного совещания у Руководителя отделяется от подписи Руководителя 3 межстрочными интервалами и включает слово "Секретарь", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.

Гриф ограничения доступа к документу оформляется согласно пункту 2.2.3 настоящей Инструкции.

Совместные протоколы с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Протоколы совместных заседаний, подписанные несколькими руководителями органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставленные через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (оригиналы). При этом если Руководитель указан первым, после подписи на оригиналах ставится регистрационный номер и косая черта. Копия подписанного протокола остается в Канцелярии, а оригиналы направляются исполнителем в указанные ведомства на подпись руководителям. После присвоения протоколам дополнительного номера (либо нескольких номеров) исполнитель возвращает в Канцелярию один оригинал протокола (визовый экземпляр) со всеми подписями и номерами (остальные оригиналы остаются в соответствующих ведомствах).

Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 10 дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры исполнитель несет персональную ответственность.

2.5.4.10. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям центрального аппарата Росавиации под роспись в указателе рассылки, а также заинтересованным организациям и должностным лицам по списку рассылки с указанием их адресов.

При оформлении выписки из протокола обязательно указывается вводная часть, затем дается дословная запись содержания необходимых абзацев основной части.

Выписка заверяется начальником Управления, зарегистрировавшего протокол, с проставлением заверительной надписи "Верно", наименованием должности заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть заверена печатью "Для документов" Федерального агентства воздушного транспорта.

Образцы оформления протокола приведены в Приложении N 7.

Постановление коллегии

2.5.4.11. Решения коллегии Росавиации (далее - Коллегия) по важнейшим вопросам, связанным с осуществлением функций по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере воздушного транспорта (гражданской авиации), в области обеспечения ее функционирования, развития и модернизации, а также другим вопросам, относящимся в ведению Росавиации, - оформляются в виде постановления.

Решения других коллегиальных органов Росавиации (комиссий, советов и т.п.) оформляются в виде протокола.

2.5.4.12. Материалы к заседанию Коллегии готовит рабочая группа, в состав которой включаются работники структурных подразделений, к ведению которых относятся рассматриваемые вопросы, а также секретарь Коллегии.

Рабочая группа не позднее чем за 7 дней до заседания Коллегии должна представить секретарю Коллегии следующие материалы (в электронной форме на USB-носителе в формате просмотра PDF - файлов):

краткую справку по существу рассматриваемого вопроса (определение проблемы; оценка состояния дел; предложения по решению проблемы; эффективность и стоимость предлагаемого решения; информацию о выполнении предыдущих решений по данному вопросу);

материалы информационно-справочного и демонстрационного характера;

проект решения Коллегии (с приложениями);

список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;

предварительный список лиц, выступающих на заседании Коллегии.

В случае предполагаемого исполнения решения Коллегии актом Росавиации подготавливается также проект распорядительного документа.

2.5.4.13. Проект постановления Коллегии визируется заместителем руководителя Росавиации, на которого возложено руководство заседанием Коллегии. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

При подготовке материалов к совместному заседанию Коллегии Росавиации и других министерств (ведомств) они должны быть также согласованы с руководством соответствующего министерства (ведомства). Ответственным за согласование является секретарь Коллегии.

2.5.4.14. Материалы, подготовленные на заседание Коллегии, секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии (в его отсутствие - заместителю руководителя, на которого возложено руководство заседанием Коллегии) не позднее чем за 7 дней до назначенной даты заседания Коллегии.

Секретарь Коллегии не позднее чем за 5 дней до заседания Коллегии направляет копии материалов к заседанию членам Коллегии и другим участникам, приглашенным на заседание, в части, их касающейся.

2.5.4.15. Проект постановления Коллегии составляется на основании записей, произведенных во время заседания, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов, представленных к обсуждению.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста постановления возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проект постановления должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня заседания.

2.5.4.16. Постановление Коллегии подписывается председательствовавшим на данном заседании Коллегии.

Постановление совместного заседания Коллегии подписывается председателем заседания Коллегии. Порядок оформления и издания совместных актов определяется на указанных заседаниях.

2.5.4.17. Решения Коллегии реализуются, при необходимости, путем издания соответствующих актов Росавиации.

2.5.4.18. После подписания постановление заседания Коллегии регистрируется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

Подписанное решение Коллегии в пятидневный срок рассылается секретарем Коллегии всем членам Коллегии, руководителям структурных подразделений центрального аппарата Росавиации, руководителям территориальных подразделений Росавиации и руководителям предприятий, находящихся в ведении Росавиации, которым в решениях Коллегии содержатся поручения.

Секретарь Коллегии в пятидневный срок организует публикацию решения Коллегии в печати и размещение на сайте Росавиации (кроме отдельных решений Коллегии, оформленных Управлением особо важных полетов и специальных программ).

2.5.4.19. Оригиналы постановлений Коллегии хранятся у секретаря Коллегии.

2.5.4.20. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях коллегиальных органов Росавиации, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются соответствующими положениями об этих органах. Правила их оформления должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией по делопроизводству.

2.5.4.21. Проект постановления Коллегии печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

2.5.4.22. Постановление Коллегии имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование Министерства - Министерство транспорта Российской Федерации.

Наименование Агентства - Федеральное агентство воздушного транспорта (Росавиация).

Наименование вида документа - постановление заседания коллегии.

Место проведения заседания - Москва <*>.

--------------------------------

<*> Первые 4 реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.

Дата и номер постановления. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер постановления Коллегии состоит из знака "N", индекса руководителя Росавиации и через тире - порядкового номера акта коллегиального органа (постановления, протокола) в пределах календарного года, например:

04 апреля 2011 г. N 1-16

На акте Коллегии, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Текст постановления состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются должность, инициалы и фамилия председательствовавшего на заседании, инициалы и фамилии членов Коллегии, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрированно прописными буквами, под ним через 1,5 межстрочных интервала - должность председательствовавшего, ниже через 1 межстрочный интервал центрированно - его инициалы и фамилия прописными буквами.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1 - 1,5 межстрочных интервала печатаются инициалы и фамилии членов Коллегии, а также наименования должностей присутствовавших на заседании, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (через 1 межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>.

--------------------------------

<*> Инициалы и фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке.

Список отделяется от основной части постановления сплошной чертой.

Основная часть постановления печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения. Текст каждого раздела основной части строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно жирным шрифтом размером N 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст основной части может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте преамбулы ("Коллегия Росавиации рассмотрела вопрос...", "Принять к сведению доклад...", "Отметить...") или прилагается к постановлению Коллегии (в этом случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается").

Слова "Принять к сведению", "Отметить" и т.п. разрешается печатать полужирным шрифтом.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Коллегия Федерального агентства воздушного транспорта постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Постановляющая часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Постановление (решения) печатаются полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Документ, утверждаемый постановлением, обязательно прилагается к нему.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения).

Постановляющая часть проектов постановлений Коллегии, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению Коллегии в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Образец оформления постановления Коллегии приведен в Приложении N 6.

2.5.5. Служебная переписка

Служебное письмо

2.5.5.1. Служебные письма Росавиации готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства транспорта Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росавиации;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти, различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

К любому проекту документа, носящему инициативный характер, представленному на рассмотрение руководителю, заместителю руководителя Росавиации и требующему их подписи (визирования), прикладывается сопроводительная служебная записка, содержащая краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

2.5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются руководством Росавиации в указаниях по исполнению исходя из сроков исполнения документов, предусмотренных в пунктах 3.12.13 - 3.12.15 настоящей Инструкции, а также руководством соответствующего Управления на основании сроков, установленных непосредственными начальниками и вышестоящими органами государственной власти.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указаниях по исполнению руководства Росавиации и Управлений.

Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем Росавиации, его заместителями и руководителями структурных подразделений.

2.5.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы. Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководством Росавиации совместно с руководителями федеральных органов государственной власти, а также с руководителями других организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании Росавиации и организации, подписавшей совместное служебное письмо, должны включаться в наименование должности в реквизите "Подпись должностного лица".

Служебная переписка между управлениями, докладные записки в адрес руководителя и заместителей руководителя и другие аналогичные внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 согласно пункту 2.5.6 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Реквизиты служебного письма оформляются согласно разделу III настоящей Инструкции по делопроизводству.

2.5.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Министерство считает...", "Росавиация рассмотрела...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Регистрация служебных писем осуществляется в соответствии с пунктом 4.8.8 настоящей Инструкции по делопроизводству.

Телеграмма

2.5.5.5. Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

2.5.5.6. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

2.5.5.7. Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.

2.5.5.8. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководителем Росавиации.

2.5.5.9. Телеграммы должны оформляться на бланках установленной формы и иметь следующие обязательные реквизиты: отметка о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, номер и дата, подпись, отметка об исполнителе.

2.5.5.10. Наименование организации печатается в дательном падеже, например:

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

или

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование указывается обобщенно, например:

2.5.5.11. Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами шрифтом размером N 14 без абзацев, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы.

Если документ направляется электронной почтой, знаки препинания, предлоги, союзы и смысловое разделение текста на абзацы сохраняются.

В тексте телеграмм, направляемых в подведомственные учреждения, допускается сокращенное название структурных подразделений Росавиации, например: МТУ ВТ ЦЕНТРАЛЬНЫХ РАЙОНОВ ФАВТ.

При указании контактных телефонов скобки, двоеточие, дефисы не печатаются.

Текст телеграммы должен быть кратким и точным.

Подпись на телеграмме отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. В подписи указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указывается адрес отправителя, наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму, номер и дата, фамилия и номер телефона исполнителя.

2.5.5.12. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.

Телеграмма на подпись руководителю и заместителям руководителя Росавиации готовится в двух экземплярах.

Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр.

При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них адресата.

Передача телеграмм осуществляется через экспедицию.

Образец оформления телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" приводится в Приложении N 8.

Телефонограмма

2.5.5.13. Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

2.5.5.14. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

2.5.5.15. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

наименованием должности, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

2.5.5.16. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

2.5.5.17. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководством Росавиации и Управлений.

2.5.5.18. Телефонограммы за подписью руководителя, заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации передаются и принимаются службой делопроизводства Росавиации.

2.5.5.19. Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов и содержать трудно выговариваемые слова.

2.5.5.20. После сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "принял" указывается наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата;

в графе "передал" указывается наименование должности, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

2.5.5.21. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

2.5.5.22. Полученная телефонограмма должна быть считана, отпечатана и доложена соответствующему руководителю в возможно короткий срок.

2.5.5.23. Передача телефонограмм между Управлениями Росавиации не допускается.

Электронное сообщение

2.5.5.24. Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

2.5.5.25. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей.

Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

2.5.5.26. К электронному сообщению предъявляются следующие требования:

документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

в верхней части документа должно быть указание "Передано по электронной почте";

название файла пишется на латинском или русском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество символов в названии не должно превышать восьми с расширением .doc или .rtf (для Word) и расширением .xls (для Excel).

2.5.6. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)

2.5.6.1. К основным видам записок относятся:

пояснительные записки;

информационные записки (меморандумы);

докладные записки (докладные);

аналитические записки;

служебные записки по конкретному информационному поводу;

служебные записки о состоянии дел за период времени;

объяснительные записки.

Пояснительные записки выполняют функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам, представленным на рассмотрение соответствующему руководителю. Пояснительные записки содержат краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

Информационные записки выполняют функцию краткого письменного напоминания, например, о необходимости через какое-то время произвести те или иные управленческие действия.

Докладные записки применяются для доклада о состоянии дел на конкретном участке работы или в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными.

Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.

Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-либо сложной работы, характер которой руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, поручений, указаний и т.д.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке Росавиации и подписывается соответствующим должностным лицом.

Аналитические записки готовятся с целью предоставления обобщенной информации по какому-либо вопросу путем анализа сведений от различных источников и с приложением своих выводов и предложений.

Служебная записка - краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности Росавиации.

Функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между структурными подразделениями Росавиации.

Объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка.

2.5.6.2. Содержание служебной записки состоит из двух частей - вводной и основной. Предназначение вводной части содержания документа заключается в ознакомлении адресата с вопросом или группой вопросов деятельности, которые и предполагается осветить в служебной записке или в пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:

аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения - обоснование этого решения;

основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;

расчеты, подкрепляющие обоснование, которые могут быть представлены в приложении к документу;

предложения и выводы.

2.5.6.3. Структуру служебной записки образуют абзацы, состоящие из двух - трех простых предложений, реже - пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения служебных писем.

2.5.6.4. Рекомендуемыми реквизитами внутренней служебной записки являются:

наименование структурного подразделения, отдела;

адресат;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на дату и номер документа (указывается в случае, если служебная записка готовится во исполнение этого документа (в ответ на него));

текст;

подпись;

визы согласования (в необходимых случаях).

Пример шаблона служебной записки представлен в Приложении N 9.

III. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Движение документов в Росавиации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образуют документооборот.

3.1.2. Документооборот в Росавиации организован исходя из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

однократность регистрации документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению, подготовке и согласованию документов.

3.1.3. Исходя из принципов организации документооборота, выделяется ряд технологических операций:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

регистрация поступающих документов;

рассмотрение документов руководством Росавиации и доведение документов до исполнителей;

исполнение документов;

контроль исполнения документов;

регистрация отправляемых документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и сдача дел в архив.

3.1.4. В соответствии с особенностями технологической обработки документов в центральном аппарате Росавиации документооборот подразделяется на три документопотока:

поступающая документация (входящие документы);

отправляемая документация (исходящие документы);

внутренняя документация.

3.1.5. В Росавиации применяется смешанная форма делопроизводства, при которой:

в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО осуществляются технологические операции с входящими документами, поступившими на имя руководителя Росавиации или в адрес Федерального агентства воздушного транспорта, обращениями граждан, с исходящими документами за подписью руководителя Росавиации, ведется контроль за своевременным исполнением поручений руководителя Росавиации;

работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в управлениях Росавиации, осуществляются технологические операции с входящими документами, поступившими на имя заместителей руководителя Росавиации (начальников Управлений), в адрес соответствующего управления или работника управления, с исходящими документами за подписью заместителей руководителя Росавиации (начальников Управлений) и с внутренними документами.

Формирование дел, подготовка и сдача дел в архив в соответствии с номенклатурой дел, хранение и использование документов в текущей деятельности осуществляются специалистами отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО и работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации.

3.1.6. Внедрение единой политики делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в управлениях Росавиации осуществляет отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО Росавиации.

3.1.7. Доставка документов в Росавиацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, курьерами и лично гражданами.

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

3.2.1. Прием корреспонденции, поступающей в Росавиацию по почте, курьерами, гражданами, фельдъегерской связью и по средствам электросвязи, осуществляется уполномоченными подразделениями Росавиации и организаций, предоставляющих данные услуги на основе договорных обязательств с Росавиацией.

3.2.2. Прием корреспонденции, поступающей в Росавиацию по почте, по факсу, курьерами, фельдъегерской связью и лично гражданами, осуществляется экспедицией. Экспедиция в Росавиации выполняет возложенные на нее обязанности на договорной основе.

На экспедицию возлагаются основные задачи по приему, отправке документов и передаче поступающих документов в службу делопроизводства Росавиации.

Обязанности экспедиции по приему и отправке корреспонденции, а также сроки ее доставки в службу делопроизводства Росавиации определяются в договоре на предоставление данных услуг.

3.2.3. Прием электронных сообщений на электронный адрес Росавиации осуществляется отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО Росавиации.

3.2.4. Прием и дальнейшую технологическую обработку документов, поступивших в пакетах с грифами "Секретно" и "Совершенно секретно", осуществляет Управление особо важных полетов и специальных программ Росавиации.

3.2.5. Прием корреспонденции, поступающей в Росавиацию по почте, по факсу, курьерами, гражданами, фельдъегерской связью, осуществляется в течение рабочего дня.

Прием электронных сообщений на электронный адрес Росавиации осуществляется круглосуточно.

3.2.6. В нерабочее время документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти и по средствам факсимильной связи, поступают оперативному дежурному Федерального агентства воздушного транспорта.

Документы, поступившие фельдъегерской связью, принимаются оперативным дежурным под расписку.

3.2.7. Поступившие в Росавиацию документы проходят первичную обработку, которая включает в себя:

проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним;

сортировку документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации;

выделение документов, адресованных заместителям руководителя Росавиации и в Управления Росавиации, для передачи документов непосредственно адресатам;

выделение документов, имеющих на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности информации ("Секретно", "Для служебного пользования", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" и другие).

3.2.8. В ходе приемки поступающих документов производится:

проверка правильности адресования поступающих документов;

проверка целостности конвертов или другой упаковки документов, а также печатей (пломб);

проверка комплектности документов.

3.2.9. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

3.2.10. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".

3.2.11. Документы, поступившие в Росавиацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.

3.2.12. Первичная обработка документов, поступивших в незапечатанных конвертах, производится экспедицией.

Принятые запечатанные конверты с документами вскрываются службой делопроизводства Росавиации (за исключением конвертов с пометкой "Секретно", "Лично" и документов с конкурсной документацией).

3.2.13. Документы, адресованные заместителям руководителя Росавиации и в управления Росавиации, передаются для последующей обработки работникам, ответственным за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации.

Документы с грифом "Секретно" передаются для последующей обработки в Управление особо важных полетов и специальных программ Росавиации.

Документы с пометкой "Лично" службой делопроизводства Росавиации передаются непосредственно адресатам.

Конверты с документами конкурсной документации не распечатываются и передаются секретарю конкурсной комиссии Росавиации под роспись.

3.2.14. Принятые документы передаются экспедицией в службу делопроизводства Росавиации по мере их поступления, но не позднее одного часа с момента получения.

3.2.15. При отсутствии в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа составляется акт в трех экземплярах (Приложение N 11), один из которых остается в службе делопроизводства Росавиации, второй приобщается к документу, третий направляется отправителю документа.

3.2.16. Конверты после проверки уничтожаются в установленном порядке. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверт прилагается к документу.

Конверты с предложениями, заявлениями и письмами граждан, а также с материалами, направляемыми в УПОИО, сохраняются во всех случаях.

3.2.17. Корреспонденция, поступившая с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно", и телеграммы в адрес руководителя Росавиации и его заместителей доставляются в службу делопроизводства Росавиации немедленно.

3.2.18. Документы, доставляемые в нерабочее время с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", передаются оперативным дежурным руководителю Росавиации по его прибытию на рабочее место.

Документы с пометками "Вручить немедленно" доводятся оперативным дежурным руководителю Росавиации незамедлительно.

Другие документы, поступившие в нерабочее время, передаются оперативным дежурным Росавиации в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО не позднее одного часа с начала рабочего дня.

3.3. Предварительное рассмотрение документов

3.3.1. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Росавиации.

3.3.2. Документы, адресованные руководителю Росавиации или в адрес Федерального агентства воздушного транспорта, обращения граждан предварительно рассматриваются в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО Росавиации.

3.3.3. Предварительное рассмотрение документов, поступающих заместителям руководителя Росавиации и в Управления Росавиации, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации.

3.3.4. Предварительное рассмотрение поступающих документов осуществляется исходя из оценки их содержания, а не адресования документа соответствующему должностному лицу.

3.3.5. Независимо от оценки содержания поступающих документов руководителю Росавиации представляются на рассмотрение:

правительственные документы (распорядительные и информационно-справочные документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации);

документы Контрольного Управления при Президенте Российской федерации, Генеральной прокуратуры и Счетной палаты Российской Федерации;

документы от руководителей федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, депутатов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, глав субъектов Российской Федерации;

документы от заместителей руководителя Министерства транспорта Российской Федерации;

документы судебных органов власти Российской Федерации;

документы, по которым Росавиация является головным исполнителем поручения или по которым имеются конкретные сроки исполнения поручений;

документы проверок деятельности Росавиации и подведомственных учреждений и организаций;

документы по безопасности полетов и транспортной безопасности гражданской авиации Российской Федерации;

документы, касающиеся международной деятельности Росавиации;

документы по ведению кадровой работы;

документы финансово-экономической деятельности Росавиации;

документы, затрагивающие сферы деятельности нескольких заместителей руководителя Росавиации в соответствии с установленным распределением обязанностей;

обращения граждан.

3.3.6. Документы, поступившие в Росавиацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководителя Росавиации, отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО, направляются заместителям руководителя Росавиации на вынесение резолюции (поручения) в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. Данные документы визируются подписью начальника УАХО.

В случае временного отсутствия заместителя руководителя Росавиации (отпуск, болезнь, командировка), документы, не требующие рассмотрения руководителя Росавиации, рассматриваются заместителем руководителя определенным приказом "О распределении обязанностей между заместителями руководителя Федерального агентства воздушного транспорта".

3.3.7. Документы на иностранном языке передаются на рассмотрение заместителю руководителя Росавиации в соответствии с установленным распределением обязанностей, осуществляющим международную деятельность. Рассмотренные документы передаются им соответствующему заместителю руководителя или, при необходимости, представляются на рассмотрение руководителем Росавиации.

3.3.8. Сортировка документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации осуществляется в службе делопроизводства Росавиации.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Приложении N 10.

3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Регистрация поступающих документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации независимо от способа доставки документов.

3.4.2. Документы регистрируются:

в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО - поступившие на имя руководителя Росавиации или в адрес Федерального агентства воздушного транспорта, обращения граждан;

работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в управлениях Росавиации, - поступившие на имя заместителей руководителя Росавиации (начальников Управлений), в адрес соответствующего управления или работника управления, а также отправляемые документы за подписью соответствующего руководителя;

внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Росавиации, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации;

приказы Росавиации по основной деятельности - в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений;

приказы по личному составу - в Управлении государственной службы и кадров Росавиации;

протоколы совещаний у руководителя Росавиации - Управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания;

протоколы совещаний у заместителей руководителя Росавиации - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации;

постановления (заседания) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации - в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

3.4.3. Входящие документы регистрируются:

поступившие в течение рабочего дня - в день их поступления;

поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - на следующий рабочий день;

обращения граждан - в течение трех дней с момента получения;

поступившие с пометками "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно, в первоочередном порядке.

3.4.4. Поступающие документы регистрируется путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа системы электронного документооборота Росавиации. На полученном документе проставляется регистрационный номер.

3.4.5. Обязательными сведениями о документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:

адресат;

адресант;

номер документа;

дата документа;

должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

наименование (тема) документа;

ссылка на исходящий номер и дату вложенного документа (при наличии);

количество листов основного документа;

общее число листов приложений (количество приложений);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

3.4.6. Для регистрации документов в системе электронного документооборота Росавиации устанавливаются справочники видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей, номенклатур дел Росавиации, адресантов документов.

3.4.7. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других поступивших документов.

Регистрация постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации осуществляется номерами протоколов Росавиации.

3.4.8. Документы, поступившие от зарубежных корреспондентов на иностранном языке, регистрируются службой делопроизводства Росавиации.

3.4.9. Регистрационный номер входящего документа представляет собой трехстрочный штамп, заключенный в прямоугольник.

В первой строке штампа прописано слово "Росавиация". Во второй строке прописан тип и номер документа. Номер документа состоит из кода структурного подразделения, производящего регистрацию документа, и через тире порядковый номер документа. В третьей строке прописывается дата регистрации документа, количество листов основного документа и общее число листов приложений (количество приложений).

Код структурного подразделения Росавиации (Приложение N 21) прописывается в системе электронного документооборота Росавиации.

Код структурного подразделения, очередной порядковый номер документа и дата регистрации документа присваиваются автоматически системой электронного документооборота Росавиации.

3.4.10. Регистрационный номер входящего документа с обращениями граждан имеет ту же структуру, что и регистрационный номер обычного входящего документа, за исключением того, что во второй строке штампа вместо кода структурного подразделения Росавиации указывается первая буква фамилии корреспондента.

В коллективных обращениях граждан первая буква заменяется сочетанием "Кл".

3.4.11. Регистрационный номер входящего документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа или копии первой страницы документа.

3.4.12. Регистрационный номер входящего документа проставляется на копии первой страницы документа в случае, если оригинал документа представляет собой:

оригинал поступившего на подписание (утверждение) договора или соглашения;

прошитый из нескольких листов, заверенный печатью и подписью документ;

книгу, журнал, брошюру;

телеграмму или иной документ, выполненный на отличном от формата А4 листе.

3.4.13. Каждый документ должен иметь только штамп первоначальной регистрации в Росавиации. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Росавиации в другое он повторно не регистрируется.

3.4.14. Порядок регистрации приказов, внутренних документов и актов коллегиальных органов Росавиации (постановлений, протоколов) прописан в разделе 3.10 настоящей Инструкции.

3.4.15. В ходе регистрации на поступившие документы из администраций Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Контрольного Управления при Президенте Российской федерации, депутатские запросы проставляется штамп "Подлежит возврату в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО".

3.4.16. Все поступившие документы после регистрации сканируются. Электронные образы поступивших документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенном при регистрации.

Электронные образы поступивших документов помещаются в базу данных поступивших документов и прикрепляются к электронной карточке документа.

3.4.17. Сканированию не подлежат:

книги, журналы, брошюры;

прошитые из нескольких листов, заверенные печатью и подписью документы;

вторые и последующие экземпляры документов.

3.4.18. Порядок доступа к единой базе данных поступивших документов определяется руководителем Росавиации.

3.4.19. Порядок регистрации электронных документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота, определяется отдельной инструкцией.

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Росавиации

и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам Росавиации только после регистрации.

3.5.2. Срочные документы, переданные руководству Росавиации без регистрации, после рассмотрения регистрируются в установленном порядке и только после этого передаются для исполнения.

3.5.3. Поручения руководителя, заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации по исполнению документа оформляются на бланке для указаний по исполнению документа (Приложение N 12) или в верхней части первого листа рассматриваемого документа.

Указания по исполнению документа, оформленные на бланке установленного образца, должны иметь регистрационный номер документа.

3.5.4. В указании по исполнению указывается исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, проставляется подпись должностного лица и дата выдачи поручения.

Срок исполнения документов определяется соответствующим руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации, или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

3.5.5. На входящие документы, передаваемые на рассмотрение руководителю Росавиации, начальником УАХО готовятся проекты указаний по их исполнению.

При необходимости, для принятия обоснованного решения руководителем Росавиации, отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО подбирается дополнительный материал по рассматриваемой тематике, который передается на рассмотрение вместе с основным документом.

Заместителями руководителя, начальниками Управлений Росавиации указания по исполнению документов готовятся самостоятельно.

3.5.6. Службой делопроизводства поступившие документы по одной тематике в электронной карточке документа скрепляются между собой ссылками "Первоначальный документ", "Повторный документ", "Схожий документ".

3.5.7. Документы, поступившие руководителю Росавиации с пометками "Срочно", "Оперативно", имеющие срок исполнения менее суток, рассылаются исполнителям по электронной почте в системе электронного документооборота с проектом указаний по исполнению до рассмотрения их руководителем Росавиации.

После рассмотрения документа руководителем Росавиации подписанные указания по исполнению досылаются исполнителям.

3.5.8. Рассмотренные руководством Росавиации документы возвращаются в службу делопроизводства, где содержание указаний по исполнению вносится в электронную карточку документа, бланк указаний сканируется и прикрепляется к электронному образу документа.

3.5.9. На документах, подлежащих контролю исполнения, службой делопроизводства проставляется отметка о контроле.

Страница с отметкой о контроле исполнения документа сканируется и прикрепляется к электронному образу документа.

3.5.10. Документы с указаниями по исполнению руководителя и иных должностных лиц Росавиации рассылаются исполнителям в течение рабочего дня, а срочные, оперативные и имеющие срок исполнения менее суток - немедленно.

3.5.11. Управление (начальник Управления) Росавиации, указанное в поручении первым или обозначенное словами "созыв", "ответственный", "обобщение", является головным исполнителем поручения. Руководитель этого управления организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

В случае, если в поручении руководителя Росавиации из числа заместителей руководителя определен координатор по исполнению поручения, ответственность за исполнение поручения несет назначенный координатор работ. Координатор работ вправе назначать головного исполнителя поручения из числа соисполнителей поручения.

3.5.12. Заместителем руководителя Росавиации головным исполнителем поручения может назначаться, как правило, Управление или должностное лицо, оперативно подчиненные ему в соответствии с установленным распределением обязанностей. Соисполнителем поручения может определяться любое Управление и подведомственное учреждение Росавиации.

В случае необходимости назначения головным исполнителем документа Управления, не подчиненного непосредственно заместителю руководителя Росавиации, поручение должно быть согласовано с руководителем Росавиации или заместителем руководителя, которому данное Управление подчиняется в соответствии с установленным распределением обязанностей.

3.5.13. Начальником Управления Росавиации головным исполнителем поручения может назначаться только непосредственно подчиненное ему должностное лицо.

Соисполнителем поручения может определяться любое подведомственное учреждение Росавиации.

Для получения недостающей информации по исполнению поручения начальник управления вправе обратиться в любое Управление Росавиации, в компетенции которого находится необходимая информация.

3.5.14. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей поручения осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя или заместителями руководителя Росавиации, - на основании указания руководителя, давшего поручение;

по документам, переданным на рассмотрение отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО, - на основании письменного указания соответствующего заместителя руководителя или начальника УАХО Росавиации.

3.5.15. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя, соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей представляются соответствующему должностному лицу в течение трех дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - немедленно.

3.5.16. Изменение головного исполнителя и соисполнителей оформляется службой делопроизводства Росавиации путем внесения соответствующих изменений в электронную карточку документа, сканирования нового указания по исполнению и прикрепления ее к электронному образу документа.

3.5.17. Службой делопроизводства Росавиации подлинник документа с указаниями по его исполнению соответствующих руководителей передается головному исполнителю или координатору работ по исполнению документа.

Соисполнителям по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации рассылаются электронные копии документа.

3.5.18. Передача подлинников документов головным исполнителям осуществляется через экспедицию. Доставка документов из экспедиции в соответствующие структурные подразделения Росавиации осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в течение рабочего дня по согласованному графику.

3.5.19. Подлинники документов с пометками "Срочно", "Оперативно", имеющие срок исполнения менее суток, передаются службой делопроизводства Росавиации головным исполнителям документов немедленно.

3.5.20. Подлинники документов с пометкой "Для служебного пользования" передаются головным исполнителям и соисполнителям документов под роспись в журнале выдачи документов ДСП во временное пользование.

3.5.21. Передача подлинников документов между заместителями руководителя и Управлениями Росавиации осуществляется через службу делопроизводства Росавиации.

3.5.22. Электронные образы документов, поступившие соисполнителям по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации, могут распечатываться или рассматриваться соответствующим руководителем в электронном виде.

3.5.23. Поступившие подлинники (копии) документов или их электронные образы рассматриваются в следующем порядке:

поручения и документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, - по мере их поступления;

поручения и документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, с пометками "Срочно", "Оперативно", имеющие срок исполнения менее суток, - в течение часа с момента их получения.

3.5.24. После рассмотрения документов заместителями руководителя Росавиации могут отдаваться дополнительные указания относительно исполнения поручений руководителя Росавиации.

3.5.25. Начальник Управления Росавиации дает указания по исполнению всех поступивших в управление документов.

3.5.26. Указания по исполнению документов заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации работниками службы делопроизводства вносятся в электронную карточку документа, бланк указаний сканируется и прикрепляется к электронному образу документа. Документ пересылается исполнителям по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации.

В случае рассмотрения соответствующим руководителем электронного документа указания по его исполнению набираются в установленном месте электронной карточки документа, после чего руководитель самостоятельно пересылает их исполнителям по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации.

3.6. Работа исполнителя с документами

3.6.1. Работа исполнителя с документами в структурных подразделениях Росавиации осуществляется на основании указаний по исполнению документа (резолюций) руководителя Росавиации, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

3.6.2. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями руководства Росавиации, передаются исполнителям после их рассмотрения руководителем подразделения.

3.6.3. Работники структурных подразделений Росавиации в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в настоящей Инструкции;

согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

представление подписанного документа в службу делопроизводственного обеспечения Росавиации для регистрации;

представление отчетных материалов по контрольным документам в службу делопроизводства Росавиации, а при необходимости и в контрольный отдел Минтранса России для снятия документа с контроля;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

3.6.4. В случае организации групповой работы над документом определяется ответственный исполнитель документа и соисполнители.

3.6.5. Ответственный исполнитель документа отвечает за подготовку документа по существу в установленный срок. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения, требовать от них предоставления недостающей информации для подготовки проекта документа.

3.6.6. Соисполнители документа обязаны в рамках своей компетенции представить ответственному исполнителю объективную информацию для подготовки проекта документа.

Вид предоставляемой информации определяется ответственным исполнителем документа.

Сроки предоставления информации соисполнителями не должны превышать половины срока, отведенного ответственному исполнителю для подготовки документа.

3.6.7. На время болезни, перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку исполнитель обязан передать через ответственного за ведение делопроизводства в Управлении находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя Управления (отдела).

При увольнении или перемещении по службе исполнитель должен сдать по акту приема-передачи все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства в Управлении или по указанию руководителя Управления (отдела) вновь назначенному сотруднику.

3.6.8. В случае отсутствия реальных условий выполнения задания исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения документа. Для этих целей исполнителем готовится и представляется непосредственному руководителю служебная записка с соответствующим обоснованием.

3.6.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов. С содержанием данных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.6.10. По результатам исполнения документа исполнитель обязан подготовить отчет и вместе с проектом разработанного документа прикрепить его к электронной карточке документа. Отчет об исполнении документа в системе электронного документооборота пересылается непосредственному начальнику для принятия решения о качестве выполненных работ и завершения задачи по исполнению документа.

Отчет об исполнении контрольных документов прикрепляется к материнской карточке документа и пересылается в системе электронного документооборота в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО для снятия документа с контроля и завершения задачи по исполнению документа.

3.7. Организация работы с отправляемыми документами

3.7.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росавиации (внутреннее согласование) возлагается на головного исполнителя документа.

3.7.2. Проекты документов Росавиации, за исключением внутренних документов, готовятся на бланках установленной формы.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Непосредственный исполнитель и согласующие лица несут персональную ответственность за надлежащую подготовку и оформление проектов документов, представляемых на подпись руководству Федерального агентства воздушного транспорта.

3.7.3. Проекты документов визируются исполнителем, руководителем подразделения исполнителя и начальником головного Управления, начальниками Управлений, которые являлись соисполнителями документа, заместителями руководителя Росавиации, указанными в поручении руководителя.

При визировании документа указывается должность и фамилия должностного лица, проставляется роспись и дата визирования.

Визы проставляются на оборотной стороне второго экземпляра (копии) документа или на отдельном листе согласования.

В случае, если число визирующих лиц не более пяти, допускается визирование документа на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.

Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

должностными лицами управлений - до 3 дней;

в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений:

проекты нормативных правовых актов - до 7 дней;

проекты остальных документов - до 3 дней.

Значительные по объему проекты документов (10 и более листов) в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения комплексной экспертизы с привлечением сторонних организаций рассматриваются юридической службой в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Росавиации.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю.

При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются".

Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

3.7.4. Подготовленный на подпись руководителю или заместителю руководителя Росавиации проект документа начальник Управления или лицо, его замещающее, обязан проверить.

3.7.5. В ходе проверки определяется:

соответствие содержания документа задачам, определенным поручениями руководителей Росавиации;

соответствие документа законодательству Российской Федерации, положению и регламенту Федерального агентства воздушного транспорта, положению о соответствующем Управлении Росавиации;

правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.

3.7.6. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками поступивших документов, на которые готовился ответ, и указанием по его исполнению руководителя Росавиации.

3.7.7. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

3.7.8. Исполненные контрольные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются в службу делопроизводственного обеспечения Росавиации, а при необходимости и в контрольный отдел Минтранса России для снятия документа с контроля.

3.7.9. Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО" с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (для направления подлинника документа в контрольно-организационный отдел Минтранса России).

Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося ответственным исполнителем.

3.7.10. После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

Об исполнении документа готовится отчет и вместе с копией разработанного документа прикрепляется к электронной карточке документа. После ознакомления с отчетом ответственными за ведение контроля в Управлениях Росавиации принимается решение о завершении исполнения документа, о чем делается отметка в соответствующем поле электронной карточки документа.

3.7.11. Выполнение копировально-множительных работ в Росавиации производится на копировально-множительном участке и на копировальных аппаратах, установленных в управлениях.

Заказ должен иметь текущий номер и быть подписан:

3.7.12. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (Приложение N 20).

руководством Управления (советником Руководителя);

начальником отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо, подписавшее заказ.

3.7.13. На копировальных аппаратах, установленных в Управлениях Росавиации, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник Управления.

3.7.14. Запрещается копирование документов, отнесенных к государственной тайне, поступивших в Росавиацию с пометкой "Для служебного пользования", "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.

3.8. Регистрация отправляемых документов

3.8.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации.

3.8.2. Отправляемые документы регистрируются:

в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО - служебные письма, протоколы коллегиальных органов Росавиации, протоколы оперативных совещаний, подписанные руководителем Росавиации или лицом, его замещающим;

работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации - служебные письма, протоколы совещаний, подписанные соответствующими заместителями руководителя Росавиации (начальниками Управлений);

протоколы совещаний у руководителя Росавиации по отдельным вопросам текущей деятельности - Управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания.

3.8.3. Исходящие документы регистрируются:

поступившие в течение рабочего дня - в день их поступления;

поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - на следующий рабочий день.

3.8.4. Отправляемые (исходящие) документы регистрируются в системе электронного документооборота путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа.

3.8.5. Обязательными сведениями об исходящем документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:

адресат;

адресант;

номер документа;

дата документа;

дата регистрации документа;

должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;

ссылка на входящий номер и дату документа (при наличии);

наименование (тема) документа;

краткое содержание документа;

количество листов основного документа;

общее число листов приложений (количество приложений);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

3.8.6. Регистрация постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации, протоколов совещаний у заместителей руководителя (начальников Управлений Росавиации) осуществляется номерами протоколов Росавиации.

Номерами исходящих документов регистрируются сопроводительные письма к отправляемым протоколам совещаний.

3.8.7. Документы, отправляемые зарубежным корреспондентам, в том числе на иностранном языке, регистрируются вместе с другими отправляемыми документами.

К визовым экземплярам документов за подписью руководителя и заместителей руководителя Росавиации, отправляемым на иностранном языке, решением лица, подписавшего документ, может прикладываться перевод на русском языке, завизированный исполнителем документа.

3.8.8. Регистрационный номер исходящего документа представляет собой набор буквенных и цифровых символов расположенных в определенной последовательности:

Исходящий номер руководителя Росавиации - инициалы имени и фамилии руководителя Росавиации (или лица, его замещающего), 1 - код руководителя Росавиации, точка, код Управления Росавиации, подготовившего документ, и через тире номер документа.

Пример: АН1.16-1111

Исходящий номер заместителя руководителя Росавиации - код заместителя руководителя Росавиации, точка, код Управления Росавиации, подготовившего документ, и через тире номер документа.

Пример: 2.16-111

Исходящий номер начальника Управления Росавиации - код Управления Росавиации, точка, номер отдела, подготовившего документ, и через тире номер документа.

Пример: 16.01-222

Код структурного подразделения устанавливается приказом руководителя Росавиации и прописывается в системе электронного документооборота Росавиации.

Очередной порядковый номер документа и дата регистрации документа присваиваются автоматически системой электронного документооборота Росавиации при заполнении электронной карточки исходящего документа. Код структурного подразделения, подготовившего документ, вводится при регистрации документа.

3.8.9. Перед регистрацией исходящих документов работники службы делопроизводства Росавиации осуществляют проверку правильности оформления документа, его комплектность и соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.8.10. Регистрационный номер исходящего документа проставляется назначенными работниками службы делопроизводства Росавиации - на подлиннике документа в установленном месте реквизитов бланка, на копии (визовом экземпляре) документа - на месте реквизитов документа.

Копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за регистрацию исходящей корреспонденции.

3.8.11. Все исходящие документы и приложения к ним после регистрации сканируются. Электронные образы документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенным при регистрации.

Электронные образы документов помещаются в базу данных исходящих документов и прикрепляются к электронной карточке исходящего документа.

3.8.12. Сканированию не подлежат приложения, которые представляют собой:

книги, журналы, брошюры;

прошитые из нескольких листов, заверенные печатью и подписью документы;

вторые и последующие экземпляры документов.

3.8.13. Порядок доступа к единой базе данных исходящих документов определяется руководителем Росавиации.

3.8.14. Копия исходящего документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с копией документа-ответа).

3.9. Отправка документов

3.9.1. Исходящие документы Росавиации отправляются (передаются) почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.

Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются начальником управления, подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Росавиации технических и программных средств.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.9.2. Обработка экспедицией документов, отправляемых из Росавиации, включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для простых почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.9.3. Документы для отправки передаются в экспедицию оформленными согласно настоящей Инструкции по делопроизводству, зарегистрированными, с указанием почтового адреса с индексом или указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.9.4. Работники экспедиции проверяют правильность оформления документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.9.5. Исходящие документы, принятые экспедицией в рабочие дни до 16 часов (в пятницу - до 15 часов), отправляются адресатам в день их приема.

3.9.6. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов.

Документы, переданные в экспедицию позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.

3.9.7. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы особой срочности, подписанные руководством Росавиации, отправляются исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем руководителя Росавиации присваивается исходящий номер.

Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного лица, получившего оригинал документа, остается в приемной руководителя Росавиации для последующей передачи в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

Отправлять документы Росавиации без присвоенных соответствующих исходящих номеров не допускается.

3.9.8. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок отправки.

3.9.9. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с установленными правилами.

3.9.10. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Росавиации.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Росавиации, установлены в радиобюро.

3.9.11. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

3.9.12. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

3.9.13. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

3.9.14. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

3.9.15. Поступившие в радиобюро факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Поступившие факсограммы передаются:

адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и руководителю Росавиации - в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;

адресованные заместителям руководителя и Управлениям Росавиации - лицам, ответственным за ведение делопроизводства у соответствующих должностных лиц.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа регистрируется тем же номером и направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

3.9.16. Поступающие через факсимильную связь служебные письма рассматриваются как официальные документы только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

3.9.17. Контроль использования факсимильной техники, установленной в подразделениях Росавиации, осуществляется их руководителями.

3.10. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.10.1. К внутренним документам относятся документы, создаваемые внутри Федерального агентства воздушного транспорта.

По своему назначению внутренние документы подразделяются на:

распорядительные (приказы, постановления, решения, указания и др.);

организационные (положения, правила, инструкции, регламенты, расписания, протоколы, планы, договора, контракты, соглашения);

информационно-справочные (справки, докладные (служебные, объяснительные) записки, письма, журналы и др.).

3.10.2. Оформление внутренних документов осуществляется в соответствии с правилами, установленными п. 3.5 настоящей Инструкции.

3.10.3. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.10.4. Регистрация внутренних документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации.

Документы регистрируются:

приказы Росавиации по основной деятельности - в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений;

приказы по кадровым вопросам - в Управлении государственной службы и кадров Росавиации;

договоры, соглашения, контракты, акты, сертификаты, свидетельства, удостоверения - в Управлениях Росавиации, на которые возложено исполнение соответствующих государственных функций и предоставление установленных государственных услуг Федерального агентства воздушного транспорта;

самостоятельные распорядительные и организационные документы Росавиации (кроме приказов, договоров, соглашений, контрактов, сертификатов, свидетельств, удостоверений), постановления коллегий Росавиации, Центральной экспертной комиссии, иных коллегиальных органов Росавиации, подписанные руководителем Росавиации, - в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;

протоколы совещаний у руководителя Росавиации по отдельным вопросам текущей деятельности - управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания;

протоколы совещаний у заместителей Руководителя - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителя руководителя Росавиации;

другие распорядительные, организационные и информационно-справочные документы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации или в Управлениях Росавиации.

3.10.5. Учет приказов, договоров, соглашений, контрактов, протоколов, актов, сертификатов, свидетельств, удостоверений ведется уполномоченными работниками соответствующих Управлений Росавиации в специальных журналах.

Журналы учитываются в номенклатуре дел соответствующего Управления Росавиации.

3.10.6. Внутренние документы регистрируются в системе электронного документооборота путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа.

3.10.7. Регистрация распорядительных (кроме приказов, договоров, соглашений, контрактов, сертификатов, свидетельств, удостоверений), организационных, информационно-справочных документов, постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации, протоколов совещаний у заместителей руководителя (начальников Управлений Росавиации) осуществляется номерами внутренних документов и номерами протоколов Росавиации.

3.10.8. Обязательными сведениями о внутреннем документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:

адресат;

адресант;

номер документа;

дата документа;

дата регистрации документа;

должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;

ссылка на входящий номер и дату документа (при наличии);

наименование (тема) документа;

краткое содержание документа;

количество листов основного документа;

общее число листов приложений (количество приложений);

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

3.10.9. Регистрационный номер внутреннего документа (протокола) представляет из себя трехстрочный штамп, заключенный в прямоугольник.

В первой строке штампа прописано слово "Росавиация". Во второй строке прописан тип (Вн. или Пр.) и номер документа. В третьей строке прописывается дата регистрации документа, количество листов основного документа и общее число листов приложений (количество приложений).

Номер документа состоит из кода структурного подразделения, производящего регистрацию документа, через тире номер отдела структурного подразделения и через тире порядковый номер документа.

3.10.10. Перед регистрацией внутренних документов работники службы делопроизводства Росавиации осуществляют проверку правильности оформления документа, его комплектность и соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

3.10.11. Регистрационный номер внутреннего документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа или копии первой страницы документа.

3.10.12. Все внутренние документы и приложения к ним после регистрации сканируются. Электронные образы документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенным при регистрации.

Электронные образы документов помещаются в базу данных внутренних документов соответствующего подразделения Росавиации и прикрепляются к электронной карточке внутреннего документа.

3.10.13. Приказы, договора, соглашения, контракты, акты, протоколы нумеруются в пределах календарного года.

Сертификаты, свидетельства, удостоверения исполняются на бланках установленного образца, имеющих пономерной учет.

3.10.14. Регистрационный номер приказа проставляется на подлиннике документа в установленном месте реквизитов бланка приказов.

Приказы по личному составу работников центрального аппарата Росавиации (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) регистрируются с добавлением к порядковому номеру индекса "к".

Приказы о предоставлении отпусков работникам центрального аппарата Росавиации регистрируются с добавлением к порядковому номеру индекса "о".

Приказы о временном исполнении обязанностей работников центрального аппарата Росавиации, введении новых штатных расписаний, внесении изменений в существующие штатные расписания - с добавлением к порядковому номеру индекса "л/с".

3.10.15. Договоры и контракты, заключенные от имени Федерального агентства воздушного транспорта и подписанные ее руководителем, регистрируются в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений порядковыми номерами в данной группе документов с добавлением буквенного индекса "Д" или "ГК".

3.10.16. Договоры (контракты) печатаются в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений, второй экземпляр в Управлении финансового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности, третий экземпляр в организации, с кем он заключен.

3.10.17. Соглашения в установленной сфере деятельности Росавиации с органами и организациями, подписанные руководителем Росавиации, регистрируются в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений. Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.

3.10.18. Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся структурными подразделениями во исполнение поручения руководителя (заместителей руководителя) Росавиации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Проект договора (контракта, соглашения) перед представлением на подпись руководителю Росавиации подлежит обязательному согласованию с Управлением правового обеспечения и имущественных отношений.

Проект договора (контракта, соглашения), связанного с истребованием финансовых средств, перед представлением на подпись руководителю Росавиации подлежит обязательному согласованию с Управлением финансового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности, Управлением экономики и программ развития.

Проект договора (контракта, соглашения) визируется заместителем руководителя Росавиации, в сфере деятельности которого находится рассматриваемый вопрос.

3.10.19. Рассылка внутренних документов Росавиации заместителям руководителя Росавиации, в Управления Росавиации, в подведомственные учреждения и работникам центрального аппарата Росавиации осуществляется по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации.

Подлинность внутреннего документа заверяется электронной подписью исполнителя документа и лица, ответственного за делопроизводство у заместителя руководителя Росавиации или в Управлении Росавиации.

3.10.20. Размножение и рассылка внутренних документов внешним адресатам осуществляются по правилам, изложенным в п. п. 3.7 и 3.10 настоящей Инструкции.

3.10.21. Размножение и рассылка приказов по основной деятельности и приложений к ним осуществляются структурным подразделением - исполнителем документа в соответствии с указателем рассылки.

Размножение и рассылка приказов по основной деятельности в учреждения, не указанные в рассылке, осуществляются по их запросу с письменного разрешения руководителя Росавиации.

3.10.22. Доведение приказов по кадровой деятельности осуществляется работникам Росавиации под роспись с предоставлением выписки из соответствующего приказа.

3.10.23. Сертификаты, свидетельства, удостоверения, исполненные на бланках установленного образца, передаются адресатам.

Копии указанных документов (приказы о выдаче) хранятся в Управлениях Росавиации, на которые возложена их выдача в соответствии с правилами исполнения соответствующих государственных функций и предоставления установленных государственных услуг Федерального агентства воздушного транспорта.

3.10.24. Докладные записки на имя руководства Росавиации или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения.

Указания по исполнению документа соответствующего руководителя учитываются в электронной карточке документа, сканируются и прикрепляются к электронному образу документа.

Документ с указаниями по его исполнению соответствующего руководителя рассылается исполнителям и автору документа по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации. Подлинник документа передается головному исполнителю документа.

3.10.25. Хранение подлинников внутренних информационно-справочных документов осуществляется в подразделении - исполнителе документа либо в подразделении - головном исполнителе документа.

3.10.26. Хранение подлинников приказов, протоколов осуществляется Управлениями Росавиации, на которые возложена задача по их регистрации.

Дела с подлинниками указанных выше документов учитываются в номенклатуре дел соответствующего Управления Росавиации.

3.10.27. Передача подлинников внутренних документов Росавиации между структурными подразделениями Росавиации осуществляется через службу делопроизводства Росавиации.

3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.11.1. Переписка Росавиации с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя, заместителей руководителя Росавиации, начальника УМС на бланке установленной формы.

Заместители руководителя Росавиации и начальник УМС могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.

3.11.2. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее - письма) за подписью руководителя и заместителей руководителя Росавиации печатаются на русском или иностранном языке.

Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами и подписью исполнителя документа.

Решением лица, подписывающего документ, к подлиннику документа может прикладываться текст неофициального перевода на иностранном или русском языке с подписью исполнителя документа. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".

3.11.3. Подготовленные письма зарубежным корреспондентам, а также проекты дипломатических нот, направляемые в Министерство иностранных дел Российской Федерации, в обязательном порядке визируются в Управлении международного сотрудничества.

3.11.4. Оформление писем производится с учетом следующих требований:

реквизит "Адресат" включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации; номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например:

"С наилучшими пожеланиями",

"Искренне Ваш".

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.

3.11.5. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в установленном порядке службой делопроизводства Росавиации.

3.11.6. Отправка писем почтой производится работниками службы делопроизводства Росавиации через экспедицию.

3.12. Контроль исполнения документов

3.12.1. Контроль состояния исполнительской дисциплины в Росавиации возлагается на одного из заместителей руководителя согласно приказу.

3.12.2. Непосредственный контроль исполнения поручений Президента Российской Федерации, руководителей Федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, руководителя Росавиации, а также контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан осуществляется заместителем начальника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

3.12.3. Работники, ответственные за контроль исполнения документов в Управлениях Росавиации, утверждаются руководителем Росавиации.

3.12.4. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленные сроки, а также поручения руководителя Росавиации.

3.12.5. Контроль исполнения поручений включает в себя:

постановку поручения на контроль;

регулирование хода исполнения поручения;

информирование руководителей о состоянии исполнения документов;

снятие поручения с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

3.12.6. Постановка документов на контроль заключается в постановке на документе отметки о контроле в соответствии с п. 2.2.3 настоящей Инструкции, внесение соответствующей информации в регистрационную электронную карточку документа, внесение документа в список неисполненных документов и доведение информации о постановке документа на контроль головным исполнителям документа.

3.12.7. Постановка протокола (постановления, плана) на контроль заключается в установлении по каждому пункту документа ответственного исполнителя, внесение соответствующей информации в регистрационную электронную карточку документа, внесение документа в список неисполненных документов и доведение информации о постановке документа на контроль исполнителям документа.

3.12.8. Определение исполнителей протокола (постановления, плана) по каждому пункту определяет заместитель руководителя Росавиации, назначенный координатором работ, либо непосредственно руководитель Росавиации.

3.12.9. Поручения соответствующих руководителей о постановке документа на контроль сканируются и прикрепляются к электронному образу документа.

В случае, если непосредственные исполнители пунктов протокола (постановления, плана) обозначены на самом документе, - лист документа повторно сканируется и прикрепляется к электронной карточке документа взамен отсканированного ранее.

3.12.10. Контроль за своевременными ответами на обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)) осуществляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

Порядок ведения контроля за своевременными ответами на обращения граждан определяется Административным регламентом Росавиации исполнения государственных функций по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.

3.12.11. Оперативный контроль поручений Руководителей и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Руководителя или его заместителей, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).

3.12.12. Управления (должностные лица), ответственные за исполнение контрольных документов, представляют информацию об их исполнении в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

3.12.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;

по письменным обращениям граждан - с даты регистрации обращений.

3.12.14. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие пометки "срочно", "немедленно" - исполняются в 3-дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по депутатскому запросу, обращениям сенатора Российской Федерации или депутата Государственной Думы, - не позднее чем в 30-дневный с даты поступления;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней, с грифом "Срочно" - в течение 5 дней, с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

по протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца;

по запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.

3.12.15. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

3.12.16. Контрольный срок исполнения документа указывается, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в указаниях по исполнению документа руководства Росавиации.

3.12.17. Росавиация является головным исполнителем поручения, если руководитель Росавиации указан в поручении первым или обозначен словом "созыв" ("ответственный", "обобщение").

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей поручений, поступивших в Росавиацию, по документам, направленным на исполнение поручением Минтранса России, осуществляется по докладной записке за подписью руководителя Росавиации в адрес руководителя, давшего поручение, с обоснованием причин необходимости изменения исполнителя.

Докладная записка на имя Министра (заместителя Министра) транспорта Российской Федерации представляется в течение 3-х дней с даты оформления поручения.

3.12.18. Если поручение Министра или заместителя Министра транспорта Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, находящимся в ведении Министерства, и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра, является ответственным исполнителем поручения (если не оговорено иное) и организует работу соисполнителей.

3.12.19. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который самостоятельно определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в связи с исполнением этого поручения, за исключением случаев, когда иной порядок определен руководителем в соответствующем поручении.

Для организации исполнения поручения головной исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями предложений, необходимых для исполнения поручения.

3.12.20. Головной исполнитель несет персональную ответственность:

за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;

за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;

за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.

В случае если ответственным исполнителем не обеспечено исполнение поручения в установленный срок, он представляет объяснения руководителю Управления о причинах неисполнения.

3.12.21. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в установленный головным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение 1-й половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.

В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

3.12.22. Головной исполнитель и соисполнители обязаны по требованию УАХО давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.

В случае изменения головного исполнителя первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей и представляет оригинал новых указаний по его исполнению в службу делопроизводства для внесения соответствующей корректировки в электронную карточку документа и передачи оригинала документа новому головному исполнителю.

3.12.23. При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания контрольного срока обязан подготовить докладную записку на имя руководителя, давшего поручение.

В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.

3.12.24. Снятие с контроля документов осуществляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО после представления ответственным исполнителем копий ответов адресатам или копии служебной записки с резолюцией соответствующего руководителя, давшего поручение.

Снятие с контроля поручений Министерства транспорта Российской Федерации, по которым Росавиация является головным исполнителем, осуществляется после представления ответственным исполнителем соответствующих отметок о снятии поручений с контроля в контрольном отделе Минтранса России.

3.12.25. Если по представленным ответственным исполнителем проектам ответов руководство Министерства транспорта Российской Федерации дает дополнительные поручения, то документ считается неисполненным и с контроля не снимается.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.

3.12.26. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке входящего документа. Кроме того, производится связка входящего и исходящего документов, указываются сведения об исполнителе и управлении, в котором исполнен документ.

На оригинале документа ставится штамп "Снято с контроля" с указанием даты исполнения документа и росписью работника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

3.12.27. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний (постановлениях коллегии), является аргументированная информация головного исполнителя с представлением соответствующих материалов, подтверждающих факт исполнения.

3.12.28. Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, принимается должностным лицом, утвердившим данный протокол.

3.12.29. Сведения о неисполненных контрольных документах отображаются в рабочих папках заместителей руководителя, начальников Управлений Росавиации, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росавиации.

Отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО еженедельно направляются в Управления Росавиации напоминания о не выполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.

3.12.30. Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО информацию о ходе исполнения контрольных документов.

3.12.31. Отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Управлениях Росавиации для информирования руководства Росавиации с периодичностью:

оперативные отчеты - еженедельно;

аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).

3.13. Учет и анализ объемов документов

3.13.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.

В отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО осуществляется сводный учет объема документооборота Росавиации.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Росавиацией за соответствующий отрезок времени.

3.13.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.

3.13.3. Показатели учета количества документов (документооборота) используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

3.13.4. Результаты учета количества документов обобщаются отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО и представляются руководству Росавиации с предложениями о принятии мер по совершенствованию работы с документами.

IV. Документальный фонд Росавиации

4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве центрального аппарата Росавиации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для распределения исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел и установления сроков их хранения. Кроме того, номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется как основной учетный документ при сдаче в архив дел временного (до 10 лет включительно) хранения, является основой для составления актов на уничтожение дел.

4.1.2. В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации, описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их хранения в каждом управлении и Отделе делопроизводственного обеспечения и контроля составляется номенклатура дел.

На основании номенклатур дел Управлений в Росавиации формируется сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в последнем квартале, так чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Номенклатура дел управления Росавиации составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, по установленной форме (Приложение N 13), согласовывается с начальником Отдела делопроизводственного обеспечения и контроля и лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление административно-хозяйственного обеспечения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Росавиации и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росавиации, их виды, состав и содержание.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Управление административно-хозяйственного обеспечения.

4.1.3. Сводная номенклатура дел составляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО на основе номенклатур дел подразделений (Приложение N 14).

Сводная номенклатура дел центрального аппарата Росавиации визируется лицом, ответственным за архив Росавиации, подписывается начальником УАХО, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Росавиации, с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росавиации или лицом, его замещающим.

Сводная номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет.

4.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Росавиации.

4.1.7. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Росавиации являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росавиации, начиная с номенклатуры дел руководителя Росавиации.

4.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росавиации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

4.1.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росавиации цифрового обозначения управления, отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления (отдела).

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 3-2.15, где 3 - обозначение управления, 2 - обозначение отдела данного управления, 15 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название министерства, службы, агентства или управления;

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам имущественных и правовых отношений.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ОАО "Аэрофлот - российские авиалинии" о приобретении авиабилетов.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций краев и областей по вопросам развития аэропортов

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенному в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

4.1.10. Если в течение года в Росавиации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

4.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

4.2. Формирование дел и их текущее хранение

4.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

4.2.2. Формирование дел в Росавиации осуществляют управления. Контроль формирования дел в Росавиации осуществляет Управление административно-хозяйственного обеспечения.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в управлении, для формирования их в дела.

4.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

не помещать в дела документы, подлежащие возврату в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

4.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий Росавиации группируются в два дела: постановления (протоколы) и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Росавиации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

4.2.5. Дела Росавиации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками управлений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Росавиации.

4.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 17); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

4.2.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Росавиации, наименование управления, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное наименование Росавиации указывается в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование управления - указывается в соответствии с утвержденной структурой;

номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росавиации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭГЖ федерального архива;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, наименования должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти, с проставлением сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Росавиации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Росавиации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

4.2.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

4.2.9. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием наименования должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

4.2.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, а также допускается не проводить пересистематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

4.2.10. С момента заведения и до передачи в архив Росавиации дела хранятся по месту их формирования.

Начальники управлений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

4.2.11. Документы, письма, обращения граждан, поступившие непосредственно в управления, хранятся в этих управлениях.

В управлениях также хранятся и неправительственные документы, поступившие к ним на исполнение или ознакомление с поручениями руководства Агентства.

4.2.12. Приказы по личному составу хранятся в Управлении государственной службы и кадров.

4.2.13. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.

4.2.14. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении. Эти документы хранятся в запирающихся на ключ ящиках рабочего стола или шкафу.

4.2.15. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Управления административно-хозяйственного обеспечения.

Выдача дел сотрудникам управления для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя по актам.

4.2.16. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росавиации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

4.3. Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

4.3.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Росавиации, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение - Росавиация образует архив.

4.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росавиации включает работу Управления административно-хозяйственного обеспечения и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

4.3.4. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.3.5. Экспертиза ценности документов в Росавиации на стадии делопроизводства проводится:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив Росавиации.

4.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росавиации создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), назначаемая руководителем Росавиации, и при необходимости экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) управлений, назначаемые начальниками управлений.

4.3.7. Функции и права ЦЭК и организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Росавиации, функции, права и организация работы ЭК - начальниками управлений.

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

4.3.8. ЦЭК и сотрудники архива осуществляют координацию работы ЭК управлений и контроль за их деятельностью.

4.3.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

4.3.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росавиации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в управлениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.3.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росавиации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

4.3.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

4.3.13. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

4.3.14. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

4.3.15. В Росавиации в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Росавиации. По этим описям документы сдаются в архив Росавиации.

Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росавиации, которую готовит архив Росавиации и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

4.3.16. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 18) и представляются в архив Росавиации не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

4.3.17. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

4.3.18. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим управлениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

4.3.19. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

4.3.20. Опись дел управления подписывается составителем с указанием наименования его должности, согласовывается с сотрудником архива и утверждается начальником управления.

4.3.21. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росавиации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении. При наличии в управлении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

4.4. Уничтожение документов и дел

с истекшими сроками хранения

4.4.1. Отбор документов к уничтожению производится работниками службы делопроизводства Росавиации под руководством соответствующих заместителей руководителя и начальников Управлений Росавиации.

4.4.2. Уничтожению подлежат документы, у которых срок хранения, указанный в номенклатуре дел за соответствующий год, истек.

4.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 19) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно.

4.4.4. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Росавиации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения.

4.4.5. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Росавиации. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.

4.4.6. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.

4.4.7. После утверждения руководителем Росавиации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

Передача дел на переработку (утилизацию) сторонним организациям осуществляется по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

4.4.8. После уничтожения дел в номенклатуре дел Росавиации проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

4.5. Передача дел на архивное хранение

4.5.1. В архив Росавиации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росавиации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Росавиации, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.5.4. Передача дел в архив Росавиации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Управления административно-хозяйственного обеспечения.

4.5.5. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Росавиации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росавиации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники управления обязаны устранить.

4.5.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом Росавиации в присутствии сотрудника управления. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом Росавиации и сотрудника, передавшего дела.

4.5.7. В случае ликвидации или реорганизации управления Росавиации сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росавиации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

V. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росавиации.

5.2. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства Росавиации.

5.3. Документы, создаваемые в Росавиации и поступающие в Росавиацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

5.4. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнение электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

5.5. Регистрация полученных электронных документов от других органов власти или организаций производится после проверки работниками службы делопроизводства Росавиации подлинности электронной подписи.

5.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Росавиации используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку. Перечень обязательных сведений о документе определен статьей 3.4.5 настоящей Инструкции.

5.7. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Росавиации в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.

5.8. Система электронного документооборота Росавиации должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Росавиации содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения сведения могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа.

5.9. Состав документов, создание, хранение, использование которых в Росавиации осуществляются в форме электронных документов, определяется соответствующим перечнем (далее - Перечень ЭД).

Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства Росавиации в соответствии с Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, введенными в действие Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32.

5.10. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ, представленный соответствующему должностному лицу, должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

5.11. Для подтверждения подлинности электронных документов в Росавиации используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.12. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Росавиации используется электронная подпись.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.13. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Росавиации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.14. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росавиации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

5.15. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

До передачи в архив хранение электронных документов осуществляется в соответствующем Управлении Росавиации на компакт диске типа CD-R в формате PDF.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Росавиации, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.17. Поступившие из структурных подразделений в архив Росавиации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

VI. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов, бланков сертификатов и бланков документов

6.1. Учет печатей и штампов

6.1.1. Бланки документов и печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки и гербовая печать) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

6.1.2. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печатей и штампов для центрального аппарата Агентства производится с разрешения Руководителя и заказывается через Управление финансов, бухгалтерского учета и отчетности.

6.1.3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые круглые печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

6.1.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в УАХО в учетно-регистрационном журнале с регистрацией оттисков и выдаются под расписку сотрудникам управлений, отвечающим за их использование и сохранность. Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетно-регистрационный журнал включается в номенклатуру дел отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.

6.1.5. Гербовые печати и штампы должны храниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

6.1.6. Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом Руководителя. О проведенных проверках делаются отметки в журналах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя Росавиации.

6.1.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. В актах на уничтожение должен быть проставлен оттиск указанных печатей и штампов.

6.1.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность начальник Управления административно-хозяйственного обеспечения.

6.1.9. Ответственность за хранение и правильное использование бланков, печатей и штампов наряду с начальниками Управлений Росавиации несут сотрудники, в ведении которых находятся печати, штампы, бланки.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в УАХО.

6.2. Учет бланков документов и бланков сертификатов

6.2.1. Изготовление номерных бланков и бланков сертификатов Росавиации с изображением Государственного герба Российской Федерации организует Управление административно-хозяйственного обеспечения.

6.2.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на данный вид деятельности.

6.2.3. Бланки с государственной символикой, выполненные типографским способом с проставленными порядковыми номерами, подлежат учету.

Бланки хранятся в специальном шкафу в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО и выдаются в структурные подразделения центрального аппарата Росавиации под роспись в журнале учета бланков.

Лица, ответственные за использование и сохранность гербовых бланков, в управлениях Росавиации назначаются начальниками управлений.

Лица, ответственные за учет, хранение и организацию работы с бланками сертификатов в центральном аппарате Росавиации, до момента передачи их исполнителю, назначаются начальником структурного подразделения, ответственного за данное направление.

6.2.4. Бланки документов и бланки сертификатов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Снятие копий с бланков, документов и сертификатов, исполненных на бланках с использованием цветной копировальной техники, запрещается.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ

8 сентября 2011 года

Приложение N 1

(к п. 2.1)

БЛАНК ПИСЬМА РОСАВИАЦИИ

БЛАНК ПИСЬМА РУКОВОДИТЕЛЯ РОСАВИАЦИИ

БЛАНК ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ РОСАВИАЦИИ

БЛАНК ПРИКАЗА РОСАВИАЦИИ

БЛАНК ПИСЬМА РОСАВИАЦИИ ДЛЯ ЗАРУБЕЖНОЙ ПЕРЕПИСКИ

Приложение N 2

(к п. 2.3.19)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

Приложение N 3

(к п. 2.3.23)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 4

(к п. 2.3.23)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 5

(к п. 2.5.2)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

Приложение N 6

(к п. 2.5.4.22)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ КОЛЛЕГИИ

Приложение N 7

(к п. 2.5.4)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

Приложение N 8

(к п. 2.5.5.12)

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

Приложение N 9

(к п. 2.5.6.4)

ШАБЛОН СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

Приложение N 10

(к п. 3.3.8)

Документы, не требующие регистрации:

обзоры печати, ведомственная литература, тематические, специальные сборники и т.п.

поздравительные письма, телеграммы и открытки;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

письма (без обращения в Росавиацию), присланные в копии для сведения;

прейскуранты, каталоги, проспекты, рекламные извещения, плакаты;

аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;

нормы и нормативы расхода материалов;

документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.);

корреспонденция, адресованная работникам Агентства, с пометкой лично;

научные отчеты по темам, авторефераты;

графики, наряды;

технические условия;

сводки и информация, присланные для сведения;

учебные планы, программы;

телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

формы статистической отчетности;

документы по заключению коллективных договоров;

бухгалтерские документы;

планово-финансовые документы;

документы без подписи.

Приложение N 11

(к п. 3.2.15)

ОБРАЗЕЦ АКТА О НЕСООТВЕТСТВИИ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ

ПРАВИЛАМ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Приложение N 12

(к п. 3.5.3)

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДЛЯ УКАЗАНИЙ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА

(ФОРМАТ А6 105 Х 148 ММ)

Приложение N 13

(к п. 4.1.2)

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ

Приложение N 14

(к п. 4.1.3)

ФОРМА СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Приложение N 15

(к п. 4.2.6)

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Приложение N 16

(к п. 4.2.6)

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 17

(к п. 4.2.6)

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Приложение N 18

(к п. 4.3.16)

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

--------------------------------

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение N 19

(к п. 4.4.3)

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Приложение N 20

(к п. 3.7.12)

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА НА КОПИРОВАНИЕ (РАЗМНОЖЕНИЕ) ДОКУМЕНТА

(ФОРМАТ А6 105 Х 148 ММ)

Приложение N 21

(к п. 3.4.9)

ЦИФРОВЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ (КОДЫ) СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

N п/п

Наименование структурного подразделения

Код

1.

Руководитель

1

2.

Приемная заместителя руководителя Белякова А.В.

2

3.

Приемная заместителя руководителя Ведерникова А.В.

3

4.

Приемная заместителя руководителя Дмитриева В.И.

4

5.

Приемная заместителя руководителя Клима О.О.

5

6.

Приемная заместителя руководителя Махова К.А.

6

7.

Приемная заместителя руководителя Савицкого Д.В.

7

8.

Приемная заместителя руководителя Захряпина Н.Ю.

8

9.

Управление летной эксплуатации

01

10.

Управление инспекции по безопасности полетов

02

11.

Управление поддержания летной годности воздушных судов

03

12.

Управление аэропортовой деятельности

04

13.

Управление организации использования воздушного пространства

05

14.

Управление транспортной безопасности

06

15.

Управление радиотехнического обеспечения полетов и авиационной электросвязи

07

16.

Управление организации авиационно-космического поиска и спасания

08

17.

Управление регулирования перевозок

09

18.

Управление особо важных полетов и специальных программ

10

19.

Управление государственной службы и кадров

11

20.

Управление финансового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности

12

21.

Управление экономики и программ развития

13

22.

Управление правового обеспечения и имущественных отношений

14

23.

Управление международного сотрудничества

15

24.

Управление административно-хозяйственного обеспечения

16