Приказ Росархива от 30.11.2001 N 93

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 30 ноября 2001 г. N 93

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РОССИИ"

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 1547-р приказываю:

1. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в Федеральной архивной службе России".

2. Начальникам структурных подразделений Росархива организовать изучение указанной инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль за исполнением ее требований.

3. Управлению комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (Т.А. Мещерина) обеспечить ведение делопроизводства в аппарате Росархива в соответствии с требованиями настоящей инструкции и оказание методической помощи структурным подразделениям.

4. Признать утратившим силу Приказ Государственной архивной службы России от 20.09.1993 N 76 "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в аппарате Росархива".

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.А. Еремченко.

Руководитель службы

В.П.КОЗЛОВ

Утверждена

Приказом Федеральной

архивной службы России

от 30 ноября 2001 г. N 93

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ РОССИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной архивной службе России (далее именуется инструкция) разработана в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (регистрационный номер Минюста России 2508 от 26.12.2000).

1.2. Инструкция является нормативным правовым актом, устанавливающим общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Федеральной архивной службы России.

1.3. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на документы, создаваемые с применением вычислительной техники.

1.4. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Федеральной архивной службы России возлагается на Управление комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях Федеральной архивной службы России возлагается на их руководителей.

1.7. Руководитель структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники структурных подразделений Федеральной архивной службы России несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в отдел документационного обеспечения Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, увольнением или перемещением работник подразделения обязан передать все документы руководителю структурного подразделения, а числящиеся за ним дела - в отдел документационного обеспечения.

1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Федеральной архивной службы России.

1.9. Отдел документационного обеспечения осуществляет регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований данной инструкции в структурных подразделениях аппарата. Результаты проверок докладываются руководителю проверяемого структурного подразделения и руководителю Федеральной архивной службы России.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РОССИИ

2.1. К составу документов Федеральной архивной службы России относятся документы, подготовленные работниками аппарата во исполнение поставленных перед Росархивом задач и функций, а также поступающие в Росархив от других учреждений и организаций.

2.2. К составу основных организационно-распорядительных документов Федеральной архивной службы России относятся: приказы, инструкции, правила, положения, решения, протоколы, акты, договоры, письма.

2.3. К составу основных документов, поступающих в Федеральную архивную службу России, относятся: федеральные законы, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации; постановления Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановления, распоряжения, поручения, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий; письма и другие документы федеральных органов исполнительной власти; запросы депутатов Государственной Думы; письма и заявления российских и зарубежных граждан и лиц без гражданства; протоколы, письма, запросы от комитетов, комиссий и хозяйствующих субъектов; письма, запросы, докладные записки, справки и др. от архивных учреждений по вопросам архивного дела и организация документов в делопроизводстве.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.

III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ

ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов

Российской Федерации

3.1.1. Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов) осуществляется Федеральной архивной службой России в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

текст законопроекта в электронной форме (Текстовый редактор WinWord 97 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма, в случае, если объем законопроекта более 5 страниц.

3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, должен быть завизирован руководителем Федеральной архивной службы России или лицом, исполняющим его обязанности, руководителем Министерства юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в Правительство Российской Федерации с нарушением установленных требований по их составлению, оформлению и согласованию, Правительством Российской Федерации не рассматриваются.

3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером N 15 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297).

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.1.5. Законопроект (Приложение N 1) имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не менее N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации в части

платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав - арабскими.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона "О внесении изменений

в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном

налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов

Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся Федеральной архивной службой России в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации и настоящей инструкцией.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью руководителя Федеральной архивной службы России, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их исполнением.

3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Руководителем Федеральной архивной службы России или лицом, исполняющим его обязанности, а также руководителями федеральных органов исполнительной власти, которым в документе предусматриваются задания или поручения.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством имущественных отношений Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 15.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2,5 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации (Приложения N 2, 3) имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства

Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится работниками Федеральной архивной службы России в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей инструкцией (Приложения N 4, 5, 6).

3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации руководителем Федеральной архивной службы России.

3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться руководителями федеральных органов исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).

3.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления.

Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

3.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами с 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых

актов Федеральной архивной службы России

3.4.1. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 11 февраля 1999 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 3, ст. 3895).

3.4.2. Федеральная архивная служба России в пределах своей компетенции издает нормативные правовые акты в виде приказов, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения Федеральной архивной службы России не вправе издавать нормативные правовые акты.

Нормативный правовой акт может быть издан Федеральной архивной службой России совместно с несколькими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с ними.

3.4.3. Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти. Согласование нормативного правового акта оформляется визами или с использованием листа согласования.

Виза включает в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

3.4.4. Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается Руководителем Федеральной архивной службы России на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку проекта документа, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует юридическая служба.

Срок подготовки проекта и издания нормативного правового акта во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

3.4.5. Ответственность за нарушение правил подготовки нормативных правовых актов несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проекты актов.

3.4.6. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Нормативные положения в преамбулу не включаются.

Нормативные правовые акты оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовка не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

3.4.7. В проект нормативного правового акта включаются пункты об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей. Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст нормативного правового акта (с указанием отменяемых глав, пунктов, подпунктов и абзацев) либо оформляются как приложение к акту.

Нормативные правовые акты, изданные совместно или по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти, изменяются, дополняются или признаются утратившими силу по согласованию с этими федеральными органами исполнительной власти.

Изменения и дополнения, вносимые в нормативный правовой акт, оформляются, как правило, нормативным правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.

3.4.8. Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы и службы документационного обеспечения.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем Федеральной архивной службы России или лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанный (утвержденный) нормативный правовой акт должен иметь следующие обязательные реквизиты:

наименование органа (органов), издавшего(их) акт;

наименование вида акта и его заголовок к тексту;

дата подписания (утверждения), регистрационный номер;

наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие регистрационные номера и единую дату.

Правила оформления реквизитов см. раздел 5.2.

3.4.9. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подлежат государственной регистрации.

3.4.10. Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий) в Министерство юстиции Российской Федерации. Копии нормативных правовых актов должны быть заверены в установленном порядке. Текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.

На обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта, направляемого в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию, проставляется виза руководителя юридической службы Федеральной архивной службы России.

3.4.11. К нормативному правовому акту, направляемому в Минюст России, прилагается справка (в одном экземпляре), которая подписывается руководителем юридической службы. В справке отражаются:

а) основания издания нормативного правового акта:

сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), которыми Федеральной архивной службе России (федеральным органам) поручается разработать нормативный правовой акт, а также номер и дата поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации (копия поручения прилагается к справке);

сведения об актах законодательства Российской Федерации (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов), определяющие компетенцию Федеральной архивной службы России (федерального органа) в случае издания нормативного правового акта по инициативе Федеральной архивной службы России;

б) сведения о всех действующих нормативных правовых актах, изданных Федеральной архивной службой России (федеральными органами исполнительной власти) по данному вопросу, в том числе зарегистрированных в Министерстве юстиции Российской Федерации, с указанием регистрационных номеров и даты регистрации, и информации о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

в) сведения о согласовании нормативного правового акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти;

г) перечень актов законодательства Российской Федерации, использованных при разработке нормативного правового акта (наименование, дата, номер, официальный источник опубликования, номера статей, пунктов).

В сопроводительном письме либо в справке необходимо указать телефон и фамилию специалиста и руководителя структурного подразделения, ответственного за прохождение государственной регистрации акта в Министерстве юстиции Российской Федерации.

3.4.12. В случае, если нормативный правовой акт направляется на государственную регистрацию повторно, а также если он издан взамен акта, в регистрации которого было отказано, в справке необходимо указать дату и номер письма Министерства юстиции Российской Федерации об отказе в государственной регистрации либо возвращении нормативного правового акта без государственной регистрации.

3.4.13. Представление на государственную регистрацию нормативного правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.

3.4.14. Подлинники нормативных правовых актов, в государственной регистрации которых отказано, после проставления на них соответствующего штампа возвращаются Министерством юстиции Российской Федерации Федеральной архивной службе России с письменным указанием причин отказа.

В течение 10 дней с момента получения отказа в государственной регистрации руководитель Федеральной архивной службы России или лицо, исполняющее его обязанности, издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3.4.15. При принятии решения о государственной регистрации нормативный правовой акт заносится Минюстом России в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти с присвоением ему регистрационного номера.

Подлинник нормативного правового акта выдается сотруднику Федеральной архивной службы России под расписку после присвоения ему регистрационного номера, занесения в Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и проставления соответствующего штампа.

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Приказ

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Федеральной архивной службы России.

Проекты приказов (Приложение N 7) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Федеральной архивной службы России, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем Федеральной архивной службы России или, в случае его отсутствия, заместителем, на которого возложено выполнение обязанностей руководителя службы.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы документационного обеспечения.

4.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем отдела документационного обеспечения и юридической службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. При этом на визовом экземпляре приказа перед визой проставляется пометка "см. замечания".

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проект приказа считается согласованным только при наличии всех виз.

Завизированный проект приказа передается в отдел документационного обеспечения для представления на подпись руководителю Федеральной архивной службы России. Представление приказа на подпись, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается.

К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие основанием к его изданию: федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации, докладные записки руководителей структурных подразделений с резолюцией руководителя Федеральной архивной службы России; согласования с другими федеральными органами исполнительной власти; копии ранее изданных приказов, подлежащих изменению, дополнению или признанию утратившими силу в связи с выходом данного приказа. При необходимости к приказам прилагается справка, которая должна содержать краткое изложение приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре. К проекту приказа должен быть приложен список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственного за его подготовку.

Приказ, подписанный руководителем Федеральной архивной службы России, и его ксерокопия после размножения передается исполнителем в отдел документационного обеспечения для формирования в дела. Приказы по личному составу формируются в дела в отделе кадров.

4.1.3. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире присоединяется буквенный индекс "Л".

4.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью отдела документационного обеспечения и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в отдел документационного обеспечения.

4.1.5. Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

4.1.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации.

Наименование федерального органа исполнительной власти - ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ (РОСАРХИВ).

Наименование вида документа - ПРИКАЗ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении "Инструкции по делопроизводству

в Федеральной архивной службе России"

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает руководитель Федеральной архивной службы России, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу оформляются аналогично приложениям к проектам актов Президента Российской Федерации и визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Виза ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка, с указанием названий федеральных органов исполнительной власти и других органов или организаций.

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.8. В выписках из приказа делается дословная запись содержания выписываемых абзацев (Приложение N 8). При оформлении выписок пишется обязательно констатирующая часть, а затем запись содержания абзацев.

4.1.9. Выписка должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении выписки содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего выписку; личную подпись (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Заверительная подпись выписки из приказа должна удостоверяться печатью.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федеральной архивной службы России.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Федеральной архивной службой России; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3. Протокол

4.3.1. Протоколы могут быть трех видов:

4.3.1.1. Краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения.

4.3.1.2. Полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступления докладчиков и участников (Приложение N 9).

4.3.1.3. Стенографические - весь ход заседания записывается дословно.

4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Федеральной архивной службы России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или отдел документационного обеспечения и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

4.3.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, подшиваются секретарем коллегии в дело, которое передается в отдел документационного обеспечения. Выписки из протокола о принятых решениях направляются секретарем коллегии в подразделение-исполнитель. Порядок оформления выписок из протокола аналогичен оформлению выписок из приказов.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы отдела документационного обеспечения.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела документационного обеспечения.

4.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

4.4. Служебные письма

4.4.1. Служебные письма Федеральной архивной службы России готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.4.3. Служебные письма (Приложение N 10) печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Федеральной архивной службы России, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Росархив считает...", "Росархив рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

4.4.6. Проекты писем, представляемых на подпись руководителю Федеральной архивной службы России, должны быть завизированы заместителями руководителя, курирующими соответствующие направления деятельности, руководителями структурных подразделений, подготовившими письма, и исполнителями писем. Проекты писем представляются на подпись с материалами, на основании которых они готовились, с обязательным проставлением на письме в левом нижнем углу фамилии исполнителя и его телефона. Письмо подписывается должностным лицом в соответствии с п. 5.2.12.

4.5. Акт

4.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

4.5.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

4.5.3. Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке (Приложение N 11). Совместные акты Федеральной архивной службы России с другими учреждениями печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт или на стандартных чистых листах бумаги формата А4.

4.5.4. Акт имеет следующие реквизиты:

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.

Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Все составные части реквизита могут центрироваться относительно самой длинной строки.

Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочным интервалом (18 пт).

Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.

Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт): печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например:

О списании вычислительной техники

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта начинается словом: "Основание:", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ Руководителя Федеральной архивной службы России от 25.03.2001 N 50 "О проведении инвентаризации вычислительной техники в структурных подразделениях аппарата".

С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:

Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

или

Составлен:

Председатель Фамилия И.О.

Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В нем излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр - (наименование структурного подразделения)

2-й экземпляр - (наименование структурного подразделения)

3-й экземпляр - в дело (указывается номер дела)

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).

Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

4.6. Телеграмма

4.6.1. Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграмма печатается на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4.

Телеграммы подписываются Руководителем Федеральной архивной службы России или его заместителями. Проекты телеграмм, представляемые на подпись руководству Федеральной архивной службы России, должны составляться кратко, четко излагать содержание, визироваться исполнителями и руководителями структурных подразделений. Проекты телеграмм, представленные на подпись Руководителю Федеральной архивной службы России, кроме перечисленных лиц, визируются заместителем Руководителя службы, которому подчинены подразделения, составившие проекты телеграмм.

4.6.2. Телеграмма должна содержать следующие реквизиты: отметку о категории срочности телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата; текст телеграммы; подпись отправителя.

Отметка о категории срочности телеграммы содержит указание о ее срочности: "телеграмма-письмо", "обыкновенная" (без отметки), "срочная".

Адресатом может быть гражданин (указывается фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество), должностное лицо (указывается наименование организации, должность, фамилия должностного лица), организация (указывается наименование организации).

Текст телеграммы должен содержать от одного до 300 слов. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться отправителем полными словами. Знаки точка, запятая, кавычки, а также знак скобка могут указываться в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами (тчк, зпт, квч, ско соответственно), либо соответствующими символьными знаками. Знаки вопросительный знак, тире (минус), плюс, дробная черта могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знак номер может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".

Другие знаки указываются только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака "-", должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считываются с ним как одно слово.

Символьные знаки "+" (плюс) и "/" (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами - без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

4.6.3. Телеграмма оформляется следующим образом:

категория срочности, адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес и наименование Федеральной архивной службы России, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя (Приложение N 12). В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста.

4.6.4. Телеграммы за подписью руководства Федеральной архивной службы России передаются исполнителем в отдел документационного обеспечения:

в один адрес - в двух экземплярах; нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс копия.

4.6.5. После регистрации подписанный экземпляр направляется на телеграф; один экземпляр с визами составителей остается в отделе документационного обеспечения.

V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Бланки документов

5.1.1. Документы Федеральной архивной службы России оформляются на соответствующих бланках и имеют комплекс обязательных реквизитов:

бланк письма с угловым расположением реквизитов (общий, с указанием наименования Федеральной архивной службы России, и должностные, с указанием должности Руководителя Росархива и его заместителей);

бланк приказа с продольным расположением реквизитов.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация.

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Федеральной архивной службы России оформляются на бланках в соответствии с требованиями "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированной в Минюсте России 26.12.2000 N 2508, и данной инструкции. Состав видов бланков, применяемых в Федеральной архивной службе России, утверждается ее руководителем по представлению руководителя отдела документационного обеспечения.

5.1.2. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются только полиграфическими предприятиями по заказам Федеральной архивной службы России. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием компьютерной техники и их применение запрещается. Запрещается применять ксерокопированные бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

5.1.3. Бланки документов Федеральной архивной службы России подлежат учету. Выдачу бланков и их учет осуществляет отдел документационного обеспечения. Лица, персонально ответственные за учет бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации, назначаются приказом руководителя Федеральной архивной службы России. Бланки выдаются под расписку руководителям структурных подразделений аппарата лицом, ответственным за их учет.

Изготовление бланков без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя отдела документационного обеспечения.

5.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Федеральной архивной службы России. Соответствующие предложения вносятся руководителем отдела документационного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков.

5.1.6. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В этом случае печатаются наименования организаций, подготовивших документ. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с их рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне.

5.1.7. Для заявлений, справок, объяснительных и докладных записок используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте указывается вид документа. Указание вида документа должно быть на каждом документе, за исключением письма.

5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Федеральной архивной службы России обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

5.2.1. Наименование организации - автора документа

Наименование службы должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о ней - Федеральная архивная служба России (Росархив). Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

5.2.2. Наименование вида документа

Название вида документа указывается на всех документах, кроме письма. Наименование вида документа (приказ, докладная записка, протокол, решение, акт и т.д.) обуславливает особенности изложения содержания и построения текста.

5.2.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой, в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2000).

5.2.4. Регистрационный номер документа

Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в подразделе 7.1 "Регистрация документов".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе (слева направо).

5.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном месте бланка. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

5.2.6. Отметка о юридическом статусе документа

Отметку о юридическом статусе документа (для служебного пользования - ДСП, конфиденциально - КФД, копия, проект, версия и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу на первом листе документа.

5.2.7. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

5.2.8. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Документы утверждаются Руководителем или заместителями Руководителя Федеральной архивной службы России, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Федерального органа исполнительной власти.

5.2.9. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

5.2.10. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

5.2.11. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 N 2/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Отметка о наличии приложения к распорядительному документу оформляется следующим образом:

если в тексте распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на соответствующий распорядительный документ, его дату и номер.

Например:

если в тексте распорядительного документа дается формулировка "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.), на приложении в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.

Например:

содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ N, наименование документа, его дату и регистрационный номер центрировать относительно самой длинной строки.

Например:

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

5.2.12. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям федеральных органов представительной и судебной власти, руководителям субъектов Российской Федерации, в высшие органы власти государств - участников СНГ, подписываются руководителем Федеральной архивной службы России или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем или его заместителями, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ:

Документы коллегиальных органов (решения коллегии, постановления совета директоров, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа.

5.2.13. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Федеральной архивной службы России, ими должны быть завизированы.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Федеральной архивной службы России;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

5.2.14. Удостоверение документа печатью

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится оттиск печати.

Федеральная архивная служба России имеет печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) и со своим наименованием, а также иные печати и штампы. Печати с наименованием структурных подразделений (без изображения государственной символики) могут иметь только те подразделения, которые получили это право по приказу Руководителя службы. Наличие печати у структурного подразделения должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

Гербовой печатью Федеральной архивной службы России удостоверяются личные подписи руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя в случаях, если их подпись требует заверения. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в Приложении N 13.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П.", без захвата наименования должности и подписи.

5.2.15. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Федеральная архивная служба России может выдать копии только тех документов, которые создаются в аппарате.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых и других прав, при формировании личных дел допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

При оформлении копии с документа, касающегося прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или на ксероксе.

При изготовлении копии рукописным или машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка подлинника. На первом листе копии документа ставится отметка "Копия".

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно" (без кавычек); должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

На копиях документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего копию, его инициалы и фамилию допускается не ставить.

Организационно-распорядительные документы, за исключением документов по личному составу, заверяются отделом документационного обеспечения.

Документы по личному составу заверяются отделом кадров.

Документы по финансовой деятельности заверяются Финансово-экономическим отделом.

5.2.16. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

928 88 14

или

Максимова

928 88 14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.2.17. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Федеральной архивной службе России с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Федеральной архивной службе России, регламентируются настоящей инструкцией, табелем унифицированных форм документов (при их наличии), положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников аппарата.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Федеральную архивную службу России осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в Федеральную архивную службу России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документа(ов) или приложений к нему (ним), несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю, а второй хранится в отделе документационного обеспечения.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к письму или документу в случаях:

когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения документа;

когда на документе или в письме нет адреса отправителя, указанного на конверте.

6.3.2. Документы, адресованные руководству Федеральной архивной службы России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются начальником отдела документационного обеспечения или лицом, его замещающим, а затем докладываются руководству службы или направляются в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания.

Руководству Федеральной архивной службы России передаются документы высших органов власти и управления, документы органов власти и управления субъектов Российской Федерации, архивных учреждений, зарубежная корреспонденция, а также другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности службы.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, передаются в эти подразделения без предварительного доклада руководству Федеральной архивной службы России, если поставленные в них вопросы не носят принципиального характера.

Передача работниками аппарата руководству Федеральной архивной службы России незарегистрированных документов, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается.

Документы должны передаваться руководству или непосредственно исполнителям в день их поступления. Правительственные документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и срочные факсограммы докладываются руководству немедленно.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение в структурное подразделение под расписку. Работник, получивший документ, расписывается о его получении в РКФ.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Все документы, рассмотренные руководством Федеральной архивной службы России, передаются из одного подразделения в другое только через отдел документационного обеспечения.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

6.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые Федеральной архивной службой России, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие телефона исполнителя (для отправляемых писем). Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками отдела документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.5. Порядок прохождения внутренних документов

6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в отдел документационного обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Нормативные правовые акты передаются на подпись руководству Федеральной архивной службы России только через отдел документационного обеспечения.

6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной почты и факсимильной связи

6.6.1. Электронная почта устанавливается в структурных подразделениях аппарата Федеральной архивной службы России по распоряжению руководителя службы.

6.6.2. Документ, передаваемый по электронной почте, готовится исполнителем соответствующего структурного подразделения и должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления организационно-распорядительной документации. Перед передачей электронного документа исполнитель распечатывает электронный документ на бумажный носитель и передает его на подпись соответствующему должностному лицу. После подписания документа он подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения. Регистрационный номер документа переносится исполнителем документа в электронный документ, предназначенный для передачи по электронной почте. Лицу, обслуживающему электронную почту, исполнитель передает документ, записанный на дискету, и его бумажную копию. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку, подготовленным исполнителем.

После осуществления передачи сообщения по электронной почте лицо, осуществившее передачу, в верхнем правом углу бумажной копии делает пометку: "Передано по электронной почте", проставляет дату передачи и свою подпись. После чего бумажная копия документа передается исполнителем в отдел документационного обеспечения для подшивки в дело, с указанием номера дела по номенклатуре дел.

6.6.3. Электронные сообщения, получаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. Лицо, обслуживающее электронную почту, распечатывает поступивший документ объемом не более 3 страниц на бумажный носитель. В верхнем правом углу проставляет штамп или пишет от руки "электронная почта" и передает его для регистрации в отдел документационного обеспечения. В отделе документационного обеспечения этот документ регистрируется в порядке, установленном для работы с документами на бумажных носителях.

В случае, если объем поступившего сообщения превышает 3 страницы машинописного текста, документ копируется на дискету, дискета передается для распечатки в отдел-исполнитель данного документа. В отделе-исполнителе документ распечатывается и передается для регистрации в отдел документационного обеспечения, где регистрируется и докладывается руководству в установленном порядке.

Дискета, после распечатки электронного документа, возвращается лицу, обслуживающему электронную почту.

6.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов. В исключительных случаях допускается передавать документы объемом до 10 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения и начальником отдела документационного обеспечения. В случае передачи документов объемом более 5 листов заявка визируется у заместителя руководителя Федеральной архивной службы России. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, а также постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;

не подлежат передаче по каналам факсимильной связи объемные документы (доклады, инструкции и т.д.).

6.6.5. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:

на передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки";

в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя;

подписанный документ регистрируется (проставляется исходящий номер и дата) и передается лицу, обслуживающему факсимильный аппарат, для отправки.

6.6.6. Подлежащий передаче документ учитывается оператором в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Поступившие факсограммы учитываются оператором в журнале с присвоением им порядкового номера, затем регистрируются в установленном порядке. Факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отделе документационного обеспечения, осуществляется начальником отдела.

6.7. Учет количества документов

6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются отделом документационного обеспечения и после окончания календарного года представляются руководству Федеральной архивной службы России.

6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 14). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. Руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.8.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Федеральной архивной службы России, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

6.8.3. При исполнении документа, не требующего подготовки письменного ответа, исполнитель делает отметки на документе об оперативном решении вопроса с указанием номера телефона, фамилии лица, с кем было принято решение, его результата и даты исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту, достоверность и содержание информации, использованной при подготовке документа.

6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов

6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется Федеральной архивной службой России в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в Федеральную архивную службу России должностные лица должны предоставить депутату всю имеющуюся информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

Обращения и запросы депутатов ставятся на контроль.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется службой отделом документационного обеспечения Федеральной архивной службы России в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.9.6. В структурных подразделениях Федеральной архивной службы России по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

6.9.7. Отдел документационного обеспечения анализирует количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и информируют об этом руководство Федеральной архивной службы России.

6.10. Работа с обращениями граждан

6.10.1. Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан, поступившим в Федеральную архивную службу России, ведется отдельно от делопроизводства по общей корреспонденции.

6.10.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, поступившие в адрес руководства Федеральной архивной службы России, регистрируются секретарем руководителя службы.

6.10.3. Письменные обращения граждан, поступившие из-за рубежа, регистрируются в отделе документационного обеспечения.

6.10.4. Все без исключения обращения граждан, направленные на рассмотрение в Федеральную архивную службу России из вышестоящих органов власти Российской Федерации и требующие информирования этих органов о результатах рассмотрения поставленных в них вопросов, а также все без исключения жалобы граждан, в обязательном порядке, ставятся на контроль.

6.10.5. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов докладываются соответственно руководителю Федеральной архивной службы России, его заместителям или направляются в структурные подразделения аппарата. Обращения и жалобы граждан, поставленные на контроль, докладываются непосредственно руководителю службы.

6.10.6. Социально-правовые запросы граждан рассматриваются в Управлении использования архивных документов, при необходимости направляются в соответствующее архивное учреждение для организации поиска необходимых (запрашиваемых) документов. При этом заявитель в десятидневный срок информируется Управлением использования архивных документах о принятых мерах.

6.10.7. Обращения граждан, не требующие обращения в архивы, рассматриваются в структурных подразделениях в срок не более 15 дней со дня их регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

6.10.8. К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные какого-либо смысла и анонимные.

6.10.9. Рассмотрение письменного обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, а автору обращения дан письменный ответ о принятом решении. Обращения граждан после их исполнения должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения (секретарю руководителя службы) с копией ответа заявителю для подшивки в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.10.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в структурные подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

6.10.11. Контроль за сроками исполнения обращений, поставленных на контроль, осуществляет отдел документационного обеспечения.

6.10.12. Информационно-справочную работу по поступившим от граждан обращениям социально-правового характера ведет подразделение по работе с обращениями граждан. Подразделение по работе с обращениями граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях, оперативно и периодически представляет информацию руководству Федеральной архивной службы России.

VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя Федеральной архивной службы по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан, консульские запросы.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

Регистрация корреспонденции органов власти и управления, писем, приказов по основной деятельности, консульских запросов, внутренних документов осуществляется в отделе документационного обеспечения.

Регистрация социально-правовых запросов граждан - секретарем Руководителя Федеральной архивной службы России.

Регистрация приказов по личному составу - в отделе кадров.

Регистрация протоколов коллегии - секретарем коллегии.

7.1.5. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

7.1.6. На всех регистрируемых входящих документах на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором проставляется регистрационный номер документа и дата поступления документа. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

7.1.7. На каждом отправляемом подписанном руководителем документе проставляется дата и исходящий номер. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел и порядкового номера с добавлением буквенного индекса. Буквенный индекс обозначает первую букву фамилии руководителя или заместителя руководителя Федеральной архивной службы России, подписавшего документ. Индекс структурного подразделения отделяется от порядкового номера документа косой чертой. Порядковый номер документа отделяется от буквенного индекса знаком дефиса.

7.1.8. Состав регистрационного номера внутренних документов (докладные записки, справки, сводки, отчеты о командировках), адресованных руководителю или заместителям руководителя службы, аналогичен исходящему регистрационному номеру.

7.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении N 15.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

7.1.10. Не подлежат регистрации поступающие в отдел документационного обеспечения документы, перечисленные в примерном перечне (Приложение N 16).

7.1.11. Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с требованиями специальной Инструкции.

7.2. Организация поисковой системы по документам

7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Федеральной архивной службе России созданы поисковые системы по документам.

7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки.

7.2.3. При традиционной карточной регистрации на каждый входящий, исходящий и внутренний документ заполнятся РКФ в двух экземплярах, (для документов, поставленных на контроль, заполняется три карточки), из которых составляются следующие картотеки: справочные (по отделам-исполнителям, авторам документов и др.), контрольно-справочные, по обращениям граждан и по консульским запросам. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.

7.2.4. Для обеспечения оперативного поиска документов, поставленных на контроль, используется автоматизированная база данных "Контроль исполнения документов", в которой поиск осуществляется по автору, виду, входящему номеру или номеру документа, дате документа. Поисковый запрос может содержать любую комбинацию из перечисленных реквизитов.

VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Организация контроля исполнения

8.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Постановка документов на контроль осуществляется руководителем, заместителями руководителя и начальником отдела документационного обеспечения.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем Федеральной архивной службы России.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель Федеральной архивной службы России и заместители руководителя.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов, проведение анализа и учета контрольных документов, исполнительской дисциплины в аппарате осуществляет отдел документационного обеспечения.

8.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Для обеспечения контроля в отделе документационного обеспечения ведется контрольная картотека на бумажных носителях и база данных "Контроль исполнения". Документ, подлежащий контролю, после доклада руководителю Федеральной архивной службы России, с заполненной контрольной карточкой передается лицу, осуществляющему ведение базы данных "Контроль исполнения", для ввода информации в персональную электронно-вычислительную машину (ПВЭМ). После ввода информации в базу данных контрольный документ передается для исполнения начальнику структурного подразделения под расписку в контрольной карточке. Контрольная карточка ставится в контрольную картотеку отдела документационного обеспечения, которая систематизируется по входящему регистрационному номеру. В базе данных сведения о документах, поставленных на контроль, систематизируются по срокам их исполнения.

8.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям и жалобам граждан, поступившим в Федеральную архивную службу России и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме и базе данных.

8.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Федеральной архивной службы России, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, руководитель Федеральной архивной службы России представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел документационного обеспечения для внесения изменений в РКФ и базу данных (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.

8.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется отделом документационного обеспечения ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

8.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

8.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые семь дней.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в РКФ и базе данных "Контроль исполнения".

8.1.11. Отчет о состоянии исполнения документов еженедельно, по пятницам, готовится начальником отдела документационного обеспечения. Руководители структурных подразделений еженедельно, по четвергам, сдают начальнику отдела документационного обеспечения письменные заключения о не выполненных в срок документах (Приложение N 17). По требованию начальника отдела документационного обеспечения должна представляться исчерпывающая информация о состоянии исполнения поставленных на контроль документов.

Подготовленный отделом документационного обеспечения отчет о состоянии исполнения документов передается в Производственно-строительный отдел для безотлагательного размножения в необходимом количестве. Размноженные экземпляры отчета раздаются руководству Федеральной архивной службы России и начальникам самостоятельных структурных подразделений для информации и анализа. Исполненные структурными подразделениями документы, поступившие в отдел документационного обеспечения после размножения отчета, в текущем отчете не учитываются.

Отчет о состоянии исполнения документов в аппарате Федеральной архивной службы России еженедельно, по понедельникам, заслушивается на оперативных совещаниях у Руководителя Федеральной архивной службы России. Докладывает о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате начальник Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. Начальники структурных подразделений информируют руководство аппарата о состоянии исполнения контрольных документов.

8.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после решения всех поставленных в нем вопросов и письменного уведомления об этом корреспондента. Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не может являться основанием для снятия документа с контроля. Исполненный документ передается на подпись руководителю Федеральной архивной службы России или его заместителю не позднее чем за один день до истечения срока исполнения, указанного в документе. Начальник структурного подразделения после того, как документ исполнен и подписан, проставляет на копии документа отметку "в дело", подпись, дату и передает полный комплект документов (входящий, промежуточные запросы и ответы, исходящий документ) в отдел документационного обеспечения для снятия документа с контроля. Сотрудники отдела документационного обеспечения на основании представленных материалов вносят в контрольные карточки и базу данных номер, дату и краткое содержание ответа. После этого документ снимается с контроля.

В отдельных исключительных случаях по объективным причинам неисполненный документ может быть снят с контроля руководителем Федеральной архивной службы России по докладной записке начальника структурного подразделения, исполняющего документ. В этом случае, докладная записка с резолюцией руководителя Федеральной архивной службы России вместе с документом передается в отдел документационного обеспечения и служит основанием для снятия документа с контроля.

8.1.13. Отдел документационного обеспечения на основании еженедельных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в квартал готовит итоговый аналитический отчет о состоянии исполнительской дисциплины в Федеральной архивной службе России.

8.2. Контроль исполнения документов, поступающих

от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания

Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

8.2.1. На обязательный особый контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения:

законы, постановления Федерального собрания;

указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;

постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;

протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума;

запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания;

поручения аппарата администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно".

8.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно руководителем Федеральной архивной службы России.

Руководитель Федеральной архивной службы России, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

8.2.3. Отдел документационного обеспечения делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.

8.2.4. Процедура контроля за исполнением документов вышестоящих органов осуществляется в соответствии с п. 8.1.11.

8.2.5. Если поручение, содержащееся в документе Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, то Федеральная архивная служба России, указанная в поручении первой, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки.

Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

Следует учитывать, что срок представления доклада Федеральной архивной службы России во исполнение поручения Правительства Российской Федерации определяется не датой его направления, а датой получения в аппарате Правительства Российской Федерации.

8.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ и базу данных "Контроль исполнения", сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело".

IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Федеральной архивной службы России (далее именуется архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Федеральной архивной службе России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральной архивной службе России и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Федеральной архивной службы России, их виды, состав и содержание.

9.1.3. Номенклатура дел составляется отделом документационного обеспечения на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями с привлечением ведущих специалистов. Предложения готовятся структурными подразделениями, подписываются их руководителями и передаются в отдел документационного обеспечения для обобщения.

В случае организации нового структурного подразделения его руководитель обязан в месячный срок представить в отдел документационного обеспечения предложения по своему разделу номенклатуры дел.

9.1.6. Сводная номенклатура дел Федеральной архивной службы России (Приложение N 18) визируется у руководителей структурных подразделений, подписывается руководителем Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, начальником отдела документационного обеспечения, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководителем или заместителем руководителя Федеральной архивной службы России. Согласовывается номенклатура дел с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Федеральной архивной службе России.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Федеральной архивной службы России получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. Второй используется в отделе документационного обеспечения в качестве рабочего.

9.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Федеральной архивной службы России.

9.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Федеральной архивной службы России являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата.

9.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федеральной архивной службы России.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральной архивной службе России цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федеральной архивной службы России или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

9.1.14. Если в течение года в Федеральной архивной службе России возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в Федеральной архивной службе России, как правило, централизованно в отделе документационного обеспечения.

Приказы по личному составу формируются в отделе кадров.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы формируются в дела в финансово-экономическом отделе.

9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в отдел документационного обеспечения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Отдел документационного обеспечения производит подшивку документов в дела не позднее 30-дневного срока с момента поступления документов в отдел.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел организационно-распорядительной документации осуществляется отделом документационного обеспечения. Ответственность за своевременную передачу исполненного документа в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.

9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.7. Дела Федеральной архивной службы России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками отдела документационного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел.

9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 19); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 20); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 21); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федеральной архивной службы России; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной архивной службы России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Федеральной архивной службы России; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Федеральной архивной службы России, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Государственного архива Российской Федерации, в который будут передаваться дела, кодов этого архива и Федеральной архивной службы России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3. Организация оперативного хранения документов

9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Федеральной архивной службы России дела хранятся в отделе документационного обеспечения. Дела по личному составу - в отделе кадров. Дела временного срока хранения бухгалтерской и финансовой документации, личные счета государственных служащих - в Финансово-экономическом отделе.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Федеральной архивной службы России.

9.3.2. Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения начальника отдела документационного обеспечения или лица, ответственного за проведение справочной работы в отделе. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Федеральной архивной службы России или его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Федеральной архивной службы России с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению начальника отдела документационного обеспечения.

Отдел документационного обеспечения ежеквартально составляет сводку о делах и документах, своевременно не возвращенных из структурных подразделений. Сводка докладывается руководству Федеральной архивной службы России.

X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Документы Федеральной архивной службы России являются федеральной собственностью и после проведения в установленном порядке экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Федеральной архивной службе России функционирует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Федеральной архивной службы России включает работу Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной архивной службе России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной архивной службе России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК).

10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Федеральной архивной службы России (для ЦЭК).

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется Управлением комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ведущими специалистами структурных подразделений.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федеральной архивной службы России; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной архивной службы России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной архивной службы России.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. По этим описям документы сдаются в архив Федеральной архивной службы России.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной архивной службы России, которую готовит архив Федеральной архивной службы России и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 22) и представляются в архив Федеральной архивной службы России через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Федеральной архивной службы России одновременно. Согласованные ЦЭК Федеральной архивной службы России акты утверждаются руководителем службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, описей дел постоянного хранения; после этого Федеральная архивная служба России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной архивной службы России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.2. Подготовка и передача документов в архив

10.2.1. Передача дел постоянного хранения в архив Федеральной архивной службой России осуществляется отделом документационного обеспечения, отделом кадров и Финансово-экономическим отделом.

10.2.2. В архив Федеральной архивной службы России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (кроме дел по личному составу) передаются в архив Федеральной архивной службы России после истечения двухлетнего срока их хранения.

10.2.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Федеральной архивной службы России в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся в отделе кадров в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

10.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Федеральной архивной службы России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.6. Передача дел в архив Федеральной архивной службы России осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения.

10.2.7. В период подготовки дел к передаче в архив Федеральной архивной службы России сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной архивной службы России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

10.2.8. Прием каждого дела производится заведующим архива Федеральной архивной службы России в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Федеральной архивной службы России и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной архивной службы России, руководитель, лицо структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий обеспечивает формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XI. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Федеральной архивной службы России, производится по представлению начальника отдела документационного обеспечения (докладная записка) и разрешению руководителя Федеральной архивной службы России.

11.2. Отдел документационного обеспечения передает докладную записку с резолюцией руководителя Федеральной архивной службы России, разрешающей изготовление печати (штампа) с эскизом печати (штампа), в Производственно-строительный отдел для последующей регистрации печати (штампа) в Московской регистрационной палате и размещения заказа у изготовителя.

11.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Производственно-строительном отделе в журнале учета и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

11.4. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

11.5. Простые мастичные печати (отдел документационного обеспечения; отдел кадров) ставятся на копиях документов для удостоверения их подлинникам.

11.6. Об утере печати (штампа) незамедлительно ставится в известность Производственно-строительный отдел и отдел документационного обеспечения.

11.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Производственно-строительный отдел, который обеспечивает их передачу в Московскую регистрационную палату для последующего уничтожения.

11.8. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.

11.9. Работник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в Производственно-строительный отдел.

Начальник отдела

документационного обеспечения

В.А.ТАНОНИН

Приложение N 1

к п. 3.1.5

Приложение N 2

к п. 3.2.8

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственной фельдъегерской службе

Российской Федерации

I. Общие положения

1. Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции в сфере обеспечения федеральной фельдъегерской связи в Российской Федерации.

ГФС России является составной частью системы сил и средств обеспечения безопасности Российской Федерации.

2. ГФС России в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом "О федеральной фельдъегерской связи", другими федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также настоящим Положением.

Правоотношения в области Межправительственной фельдъегерской связи регулируются межправительственными соглашениями, заключенными или признанными в установленном порядке Российской Федерацией.

(Далее текст не приводится)

Приложение N 3

к п. 3.2.8

Приложение N 4

к п. 3.3.1

Приложение N 5

к п. 3.3.1

Приложение N 6

к п. 3.3.1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

Приложение N 7

к. п. 4.1.1

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА

Приложение N 8

к п. 4.1.8

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА

Приложение N 9

к п. 4.3.1.2

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

Приложение N 10

к п. 4.4.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА

Приложение N 11

к п. 4.5.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ АКТА

Председатель: должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии: должность, инициалы, фамилия (в алфавитном порядке).

Текст констатирующей части акта.

Излагаются цели и задачи составления акта, сущность проведенной работы, установленные факты, выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, если в акте отражено несколько фактов.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз. - кому (куда);

2-й экз. - кому (куда)

Приложение:

Приложение N 12

к п. 4.6.3

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ

Приложение N 13

к п. 5.2.14

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ

ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов, оборудования, списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивные справки.

3. Архивные копии.

4. Грамоты.

5. Бюджетные поручения.

6. Банковские поручения.

7. Гарантийные письма.

8. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей; денег; на ведение дел в арбитраже и т.д.).

9. Договоры, соглашения, контракты.

10. Документы для оформления пенсионных дел.

11. Документы на получение и провоз грузов через таможню.

12. Заявки (на оборудование, на изобретения).

13. Задания (на проектирование объектов, на капстроительство технических сооружений).

14. Заключения, отзывы на диссертации и авторефераты.

15. Исполнительные листы.

16. Командировочные удостоверения.

17. Лиценции.

18. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

19. Платежные поручения.

20. Платежные требования.

21. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, присвоении почетных званий).

22. Прейскуранты.

23. Протоколы согласования.

24. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки).

25. Сметы расходов на содержание аппарата управления.

26. Соглашения.

27. Титульные списки.

28. Трудовые книжки.

29. Удостоверения, дипломы, аттестаты.

30. Уставы организаций и предприятий.

31. Штатные расписания и изменения к ним.

32. Приказы и письма, подготовленные и подписанные совместно с другими органами власти и управления.

Приложение N 14

к п. 6.7.2

Приложение N 15

к п. 7.1.9

ПРАВИЛА

ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)

Приложение N 16

к п. 7.1.10

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Графики, наряды, заявки, разрядки.

3. Сводки, информация, прейскуранты, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, плакаты.

6. Программы совещаний, конференций.

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

8. Бухгалтерские документы.

9. Документы материального учета.

10. Печатные издания (газеты, журналы, книги).

11. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники, проекты изданий, авторефераты и др.)

12. Формы статистической отчетности.

Приложение N 17

к п. 8.1.11

ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

СПРАВКА

о состоянии исполнения документов на 00.00.0000

в управлении _______________

Приложение N 18

к п. 9.1.6

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в Федеральной архивной службе России

Приложение N 19

к п. 9.2.8

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Приложение N 20

к п. 9.2.8

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 21

к п. 9.2.8

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _______________

Приложение N 22

к п. 10.1.12

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Приложение N 23

к п. 10.1.18

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ