Приказ ОАО "РЖД" от 17.06.2013 N 55

ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

ПРИКАЗ

от 17 июня 2013 г. N 55

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО "РЖД"

В целях совершенствования делопроизводства и документационного обеспечения формируемой системы управления ОАО "РЖД" как компании холдингового типа приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 сентября 2013 г. прилагаемую Инструкцию по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД" (далее - Инструкция).

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД":

обеспечить соблюдение установленного Инструкцией порядка ведения делопроизводства, документирования управленческой деятельности и контроля за исполнением принимаемых решений;

внести в документы подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений изменения, связанные с введением в действие Инструкции, и разработать при необходимости новые внутренние документы по вопросам делопроизводства.

3. Первым вице-президентам, старшим вице-президентам и вице-президентам ОАО "РЖД" регулярно рассматривать вопросы своевременной и качественной подготовки документов подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО "РЖД", положение дел с исполнительской дисциплиной и принимать меры по устранению недостатков в этой работе.

4. Признать недопустимым, когда повседневная конструктивная работа по вопросам деятельности ОАО "РЖД" и его подразделений подменяется изданием организационно-распорядительных документов, зачастую ненужных.

5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г.:

осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях аппарата управления, филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД" в соответствии с Инструкцией, издавать необходимые рекомендации, методические указания, разъяснения и другие инструктивные документы;

установить контроль за выполнением требований Инструкции, обратив особое внимание на соблюдение порядка составления и оформления организационно-распорядительных документов ОАО "РЖД".

6. Начальникам Департамента корпоративных коммуникаций Луневу М.М. и Департамента управления делами Ивашкину А.Г. в недельный срок:

разместить настоящий приказ в сети Интранет на сайте ОАО "РЖД" и в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО "РЖД" (ЕАСД);

внести в бланки документов ОАО "РЖД", подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД", утвержденные приказом ОАО "РЖД" от 1 декабря 2011 г. N 180, необходимые уточнения и разместить эти бланки в сети Интранет на сайте ОАО "РЖД" и в ЕАСД.

7. Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" при организации делопроизводства исходить из требований единой корпоративной системы общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, предусмотренных Инструкцией.

8. Признать утратившими силу с 1 сентября 2013 г. документы ОАО "РЖД" по перечню согласно приложению.

Президент ОАО "РЖД"

В.И.ЯКУНИН

Утверждена

приказом ОАО "РЖД"

от 17 июня 2013 г. N 55

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе "Российские железные дороги" (далее - общество).

Настоящая Инструкция распространяется на департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления общества (далее - подразделения аппарата управления), железные дороги, дирекции, проектно-конструкторские бюро и другие филиалы (далее - филиалы), центры и другие структурные подразделения общества (далее - структурные подразделения общества).

1.2. Настоящая Инструкция подготовлена с учетом законодательства Российской Федерации, устава открытого акционерного общества "Российские железные дороги", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также требований фирменного стиля общества.

1.3. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и понятия:

документ - зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ входящий - документ, поступивший в общество (подразделение общества) от сторонних организаций, а также учреждений, дочерних и зависимых обществ;

документ исходящий - официальный документ, отправляемый из общества (подразделения общества);

документ внутренний - официальный документ, подготовленный в обществе (подразделении общества) и не выходящий за его пределы;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества, должностных лиц.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 к организационно-распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, регламент, письмо, телеграмма, протокол, докладная, служебная и объяснительная записки, справка, акт и другие документы, включенные в ОК-011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД);

нормативный документ - официальный документ, издаваемый обществом для обеспечения своей уставной деятельности и содержащий предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, - и для пользователей услуг общества;

поручение - предписание или требование к должностному лицу, содержащееся в приказах и распоряжениях, протоколах совещаний либо оформленное в установленном порядке на бланке со словом "Поручение";

указание - предписание оперативного характера или разъяснение порядка выполнения должностным лицом каких-либо действий, оформляемое, как правило, в виде резолюции к какому-либо документу;

ответственный исполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, на которого возлагается исполнение документа (поручения, указания). Ответственным исполнителем может также являться по согласованию руководитель учреждения общества и руководитель дочернего общества;

соисполнитель - руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, а также учреждения общества или дочернего общества, на которого возлагается по согласованию с ним участие в исполнении документа (поручения, указания) наряду с ответственным исполнителем;

исполнитель документа - работник подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, учреждения общества или дочернего общества, который составляет и оформляет проект документа;

подразделения общества - подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения общества;

служба делопроизводства - работники (работник), на которых возложены функции по ведению делопроизводства в подразделениях общества.

1.4. Делопроизводство в подразделениях общества - прием, регистрация и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений (указаний) и другие операции с документами - осуществляется с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО "РЖД" (ЕАСД) в соответствии с установленным регламентом работы в этой системе.

В случае если подразделение общества не обеспечено полной функциональностью ЕАСД, применяются другие доступные методы ведения делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в обществе и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка документирования управленческих решений осуществляются Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам обязательны для исполнения.

1.6. Подразделения общества могут разрабатывать не противоречащие настоящей Инструкции документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры.

1.7. Служба делопроизводства выполняет следующую работу:

принимает поступающие документы и ведет их регистрацию и учет;

осуществляет регистрацию и учет отправляемых документов, проверяет правильность их оформления и передает на отправку;

контролирует прохождение и исполнение документов;

вводит в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения документов и принятых решений;

подготавливает сводки об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контролирует своевременное списание в дело исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел;

осуществляет хранение документов, формирование, оформление, подготовку и своевременную передачу дел в архив;

знакомит работников с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктирует вновь принятых работников по вопросам делопроизводства и работы в ЕАСД.

1.8. За организацию делопроизводства, соблюдение порядка документирования управленческих решений, установленного настоящей Инструкцией, состояние исполнительской дисциплины в подразделениях общества отвечают руководители подразделений.

Работники подразделений общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.

1.9. Работники подразделений общества несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. В случае утери документа работник обязан немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю. По каждому такому случаю проводится служебное расследование.

О результатах расследования утери документа, зарегистрированного Департаментом управления делами и имеющего отметку "Подлежит возврату", руководитель подразделения общества информирует начальника этого департамента.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении (контроле) документы (в том числе в ЕАСД) замещающему его работнику, при переходе на другую работу или увольнении - сдать все числящиеся за ним документы (в том числе в ЕАСД) работнику службы делопроизводства по указанию непосредственного руководителя.

1.11. При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи документов, печатей, штампов и журналов для регистрации документов.

1.12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13. Основные требования настоящей Инструкции к оформлению документов, включая письма и телеграммы, распространяются и на документы, доступ к которым ограничен.

Порядок обращения указанных документов регламентируется законодательством Российской Федерации и соответствующими документами общества.

2. Документирование управленческой деятельности

Общие правила документирования управленческих решений

2.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию путем издания по установленным правилам организационно-распорядительных документов общества и его подразделений.

Издаваемые документы должны соответствовать законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества.

2.2. Документы общества по вопросам осуществления деятельности, предусмотренной уставом общества, издаются президентом общества (далее - президент), а также первыми вице-президентами, старшими вице-президентами и вице-президентами общества (далее - вице-президенты) в соответствии с их компетенцией.

Главный бухгалтер общества издает документы по вопросам ведения бухгалтерского и налогового учета, формирования и реализации учетной политики общества, по другим вопросам, предусмотренным положением о Бухгалтерской службе общества, обязательные для исполнения подразделениями общества.

Подготовка указанных документов производится аналогично подготовке документов, издаваемых вице-президентами.

2.3. Документы подразделений общества издаются их руководителями в пределах компетенции, установленной положением о соответствующем подразделении и другими нормативными документами общества.

2.4. Составление и оформление бухгалтерских, финансовых, налоговых, статистических, кадровых и других аналогичных документов общества осуществляется по правилам, установленным законодательством Российской Федерации и документами общества, регламентирующими составление и оформление таких документов.

2.5. Порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, контроля за их исполнением устанавливается положением о договорной работе в обществе, а также документами, издаваемыми подразделениями общества на основе этого положения.

2.6. Порядок составления, оформления, регистрации и хранения доверенностей в обществе устанавливается положением о выдаче (отмене), регистрации и ведении реестра доверенностей.

2.7. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать установленные обществом правила в целях обеспечения:

юридической силы документа;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

обработки и тиражирования документа с помощью современных технических средств;

исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.

2.8. Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка, на котором ведется документирование управленческой деятельности в обществе, и тщательно отредактирован с целью обеспечения его точного и однозначного понимания. Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям.

2.9. В документе при многократном (обычно более двух раз) упоминании сложного, громоздкого наименования какого-либо учреждения, комиссии, подразделения общества и др., а также различных программ, бизнес-планов, выставок и т.д. допускается после первого полного их написания давать в скобках условное, более короткое наименование, которое затем используется в тексте данного документа ("далее - ...").

В письмах, телеграммах, докладных и других записках указанное краткое наименование не применяется. В таких документах при повторном упоминании сложного наименования рекомендуется заменять его выражениями: "указанная организация...", "упомянутая комиссия...", "данный орган власти..." (не применяя формулу "далее - ...").

2.10. Использование в приказах, распоряжениях, поручениях, протоколах, письмах, положениях, правилах, инструкциях и других документах общества условных и сокращенных наименований должностных лиц подразделений общества и должностей, применяемых в телеграфной связи общества, не допускается. Они могут использоваться только в телеграммах, а также при оформлении реквизитов документов - "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", при регистрации документов, изготовлении регистрационных штампов, в справочных материалах, указателях рассылки и т.п.

2.11. Документы общества и его подразделений оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными в определенном порядке.

2.12. Основные реквизиты, используемые при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений, приведены в приложении N 1.

2.13. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества разрабатываются (изменяются) Департаментом корпоративных коммуникаций по согласованию с Департаментом управления делами.

2.14. Бланки основных организационно-распорядительных документов подразделений общества разрабатываются (изменяются) подразделениями совместно с организацией, на которую возложена разработка фирменного стиля в обществе, по согласованию с Департаментом корпоративных коммуникаций, осуществляющим методическое обеспечение использования фирменного стиля общества, и Департаментом управления делами.

2.15. Бланки основных организационно-распорядительных документов общества и подразделений общества размещаются (удаляются) на сайте общества в сети Интранет (в разделе "Департамент управления делами") Департаментом корпоративных коммуникаций и в ЕАСД в разделе "Общие папки" (подраздел "Бланки документов") - Департаментом управления делами.

2.16. Документы, издаваемые обществом и подразделениями общества совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (не на бланках) с размещением необходимых реквизитов.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) общества (подразделения общества) и другой организации (структурного подразделения организации) их наименования располагаются на одном уровне.

Документ, составленный совместно несколькими организациями, должен иметь одну (единую) дату. Если организации поставили на совместном документе разные даты, то датой документа считается самая поздняя дата.

2.17. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

Подписи должностных лиц располагаются под текстом, на одном или нескольких уровнях в порядке указания организаций в заголовке (тексте) документа.

2.18. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в обществе и его подразделениях печатей (штампов), применяемых в делопроизводстве, устанавливается президентом.

Методическое обеспечение изготовления печатей (штампов) для подразделений общества осуществляется Департаментом корпоративных коммуникаций.

Организация исполнения принятых решений

2.19. Исполнение содержащегося в документе решения (поручения) включает сбор и анализ соответствующей информации, подготовку при необходимости проекта внутреннего или исходящего документа, его согласование, оформление в установленном настоящей Инструкцией порядке и представление на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества.

2.20. В поручении, содержащемся в документе общества, или в резолюции к документу, подписанных президентом, указываются вице-президенты, другие должностные лица общества и его подразделений, на которых возложено исполнение этого поручения или резолюции.

В поручениях (резолюциях) при необходимости указываются также должностные лица учреждений общества, его дочерних обществ с учетом того, что им поручение дается по согласованию с ними. Об этом в поручении (резолюции) делается отметка "(по согласованию)".

2.21. Подлинник документа с поручением или резолюцией президента передается отделом документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) ответственному исполнителю (наряду с передачей по ЕАСД).

Если поручение или резолюция президента адресованы только вице-президентам, то вице-президенту, указанному в поручении или резолюции первым, отдел документационного обеспечения направляет для исполнения подлинник документа.

2.22. Вице-президент, указанный в поручении или резолюции президента первым, отвечает за организацию работы по исполнению этого поручения или резолюции. Он может привлекать к этой работе подразделения общества, а также учреждения общества и дочерние общества (по согласованию с их руководителями), не указанные в поручении или резолюции, но участие которых в исполнении поручения или резолюции президента необходимо.

2.23. Первый из руководителей подразделений общества, указанных в поручении или резолюции, является ответственным исполнителем.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово "отв.", "созыв" или "обобщение" (ответственным исполнителем является одно должностное лицо).

Руководители других подразделений, указанные в поручении или резолюции, являются соисполнителями.

2.24. Ответственный исполнитель персонально отвечает за надлежащее исполнение поручения, резолюции в установленный срок, за содержание, полноту согласования и правильность оформления подготовленного во исполнение этого поручения или резолюции документа.

2.25. Ответственный исполнитель может создать в ЕАСД необходимые поручения соисполнителям и дать им задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их представления.

Ответственный исполнитель может также запросить материалы, необходимые для исполнения поручения или резолюции, от подразделений общества, которые в них не указаны.

2.26. Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений и др.) и их качество.

О непредставлении соисполнителем запрашиваемых материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту, организующему работу по исполнению поручения или резолюции, а если поручение или резолюция адресованы только руководителям подразделений общества - вице-президенту, в ведении которого находится соисполнитель.

2.27. Ответственный исполнитель и соисполнители поручения или резолюции, данных вице-президентом или руководителем подразделения общества, определяются так же, как ответственный исполнитель и соисполнители поручения или резолюции, данных президентом.

2.28. При необходимости подготовки документа общества для исполнения поручения (резолюции) ответственный исполнитель определяет из числа работников своего подразделения исполнителя этого документа.

2.29. Приказы, распоряжения, протоколы, другие внутренние документы общества, содержащие решения (поручения), и документы с резолюцией президента (вице-президента) доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно, не позднее 12 часов с момента их подписания.

2.30. Задержка получения ответственным исполнителем подлинника документа с поручением или резолюцией президента (вице-президента) не может служить оправданием несвоевременного исполнения этого поручения или резолюции, полученных по ЕАСД или другому виду связи либо непосредственно на совещании.

Подготовка, согласование и оформление документов

2.31. Документы общества подготавливаются подразделениями общества во исполнение поручений (резолюций) президента (вице-президента) или решений, содержащихся в документах общества, а также в инициативном порядке. Отдельные документы общества (по решению президента) могут подготавливаться учреждениями и дочерними обществами.

Подготавливаемые документы должны отвечать на вопросы, содержащиеся в этих поручениях (резолюциях) или решениях, и предусматривать необходимые меры по их выполнению.

2.32. Подготовленный проект документа до представления его на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) согласовывается с должностными лицами, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в этом проекте. Не следует без надобности расширять круг согласовывающих лиц.

2.33. За надлежащее согласование с причастными должностными лицами проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), отвечает ответственный исполнитель.

2.34. Исполнителем документа создается в ЕАСД регистрационная карточка (РК) для каждого вида документа, к которой прикрепляется файл проекта этого документа.

При подготовке документа в соответствии с поручением или резолюцией должностного лица исполнитель документа создает непосредственно в РК поручения или резолюции (далее - РК поручения) проект документа соответствующего вида, который автоматически входит в иерархию документов и становится доступен подразделениям общества, причастным к исполнению поручения или резолюции.

2.35. Сканирование документа производится только один раз - после его регистрации.

В ходе подготовки и согласования проекта документа сканирование этого документа, а также виз согласования не допускается.

2.36. Исполнитель документа направляет проект документа (вместе с приложением, если оно имеется) по ЕАСД по маршруту "согласование" руководителям подразделений общества (кроме Правового департамента).

После согласования проекта документа с руководителями подразделений общества исполнитель направляет проект по ЕАСД на согласование вице-президентам, в ведении которых находятся изложенные в проекте вопросы.

В Правовой департамент направляется исполнителем документа по ЕАСД проект документа, подготавливаемый на подпись вице-президенту, после его согласования с указанными должностными лицами.

2.37. Согласование проекта поручения, телеграммы, письма и другого документа особой срочности, подготовленного по указанию президента (вице-президента), производится причастными должностными лицами в день поступления проекта на согласование, а проекта документа, подготовленного согласно резолюции с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой "Оперативно", и других документов по вопросам оперативного характера - как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.

Допускается, в виде исключения, устное (по телефону) согласование проектов указанных документов.

Согласование проектов уставов, положений, инструкций, концепций, стратегий, технико-экономических обоснований и других аналогичных сложных, многостраничных документов, включая приказы и распоряжения, производится в срок не более 5 дней, если иными документами общества не предусмотрен другой срок их согласования.

Вице-президент, организующий работу по подготовке проектов указанных документов, может устанавливать другой срок их согласования с учетом необходимости дополнительной проработки отдельных вопросов проекта.

2.38. Если должностное лицо, получившее проект документа на согласование по ЕАСД, имеет замечания по проекту (в целом или по его отдельным положениям), оно сообщает их ответственному исполнителю также по ЕАСД. Замечания должны быть обоснованными.

Если у визирующего должностного лица имеются замечания, они излагаются им на проекте (рядом с визой) или на отдельном листе (в этом случае на проекте пишется "Замечания прилагаются").

Отказ от согласования (визирования) проекта документа не допускается.

2.39. Если исполнитель документа учел замечания (предложения) согласующих лиц в проекте документа и это требует его согласования вновь, он повторно направляет проект с учтенными замечаниями (предложениями) по ЕАСД по маршруту "согласование".

2.40. Если разногласия остались и после повторного согласования проекта документа, то ответственный исполнитель проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества, которые имеют замечания по проекту, или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу, и при необходимости представителя Правового департамента.

2.41. По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, подготавливаемого на подпись (утверждение) президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту, который организует работу по исполнению данного поручения (указания), для принятия решения по спорным вопросам.

Если и в этом случае согласие не достигнуто, проект рассматривает первый вице-президент, который принимает решение по несогласованным вопросам, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

2.42. По не урегулированным на согласительном совещании вопросам проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) вице-президенту, ответственный исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания (предложения) по проекту и его мнение по этим замечаниям (предложениям), и направляет протокол с проектом документа вице-президенту для принятия решения.

2.43. После согласования проекта документа исполнитель документа указывает на оборотной стороне последнего листа проекта должность, инициалы и фамилию должностных лиц, согласовавших проект (с указанием способа согласования - по ЕАСД, письмом, факсограммой, по телефону или другим способом), и дату согласования.

Если проект согласован по ЕАСД, исполнитель документа прилагает к проекту подписанную им распечатку листа согласования из ЕАСД.

2.44. Согласованный проект документа визируется (на оборотной стороне последнего листа проекта) исполнителем документа и ответственным исполнителем, которые своей подписью удостоверяют соответствие его содержания поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, а также согласование проекта причастными должностными лицами по ЕАСД или другим способом.

Проект документа направляется исполнителем документа по маршруту "подписание", а проект на бумажном носителе передается в секретариат президента (вице-президента).

2.45. К проекту прилагаются документы, во исполнение которых он подготовлен, и при необходимости документы, на которые в нем имеется ссылка, а также справочные материалы, подписанные должностными лицами, ответственными за подготовку этих материалов (с расшифровкой фамилии и указанием должности).

2.46. Если проект документа подготовлен в инициативном порядке или по нему имеются разногласия (при необходимости и в других случаях), к нему прилагается подготавливаемая ответственным исполнителем пояснительная записка, которая должна содержать обоснование целесообразности принятия такого документа, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

2.47. Каждое приложение к приказу или распоряжению и каждый утверждаемый ими документ, согласованный по ЕАСД (или иным способом), визируется (на оборотной стороне последнего листа приложения и утверждаемого документа) исполнителем документа и ответственным исполнителем.

Если утверждаемый документ имеет, в свою очередь, приложение, то такой документ визируется исполнителем документа и ответственным исполнителем на последней странице приложения к нему.

2.48. Проект документа, подготовленный за подписью президента, должен быть отредактирован в отделе методологии делопроизводства и редактирования Департамента управления делами (далее - отдел редактирования).

Документы редактируются, как правило, в порядке их поступления, в срок до 3 дней.

Документы, подготовленные согласно резолюциям президента с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой, а также с пометкой "Оперативно", редактируются безотлагательно.

Утверждаемые президентом путем проставления грифа УТВЕРЖДАЮ или приказами (распоряжениями) регламенты и стандарты, конструкторско-технологическая и иная специальная документация (оформленные по специальным правилам, техническим требованиям, стандартам и др.) редактируются работниками, подготовившими эти документы.

Проект приказа (распоряжения) об утверждении таких документов редактируется отделом редактирования.

2.49. Помощник президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие подготавливаемого на подпись президенту проекта документа поручению (указанию), во исполнение которого подготовлен проект, прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если проект документа отвечает указанным требованиям, то помощник президента направляет проект на редактирование в отдел редактирования, если не отвечает - вправе возвратить его исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.50. В ходе редактирования производится всесторонняя, в первую очередь языковая, правка текста проекта документа, устраняются орфографические, пунктуационные, стилистические и смысловые ошибки, повторы, обеспечивается единообразие стиля, четкость формулировок, упорядочивается применение транспортных и других терминов, оказывается помощь исполнителю в оформлении документа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Проект документа визируется редактором отдела, отредактировавшим проект, и при необходимости представляется исполнителем документа на визирование в Правовой департамент, а также направляется в этот департамент по ЕАСД.

2.51. Если в проекте документа имеются многочисленные очевидные ошибки, формулировки, смысл которых невозможно понять, отсутствует логика в изложении и однозначность толкования его положений, проект не редактируется, а возвращается начальником отдела редактирования исполнителю для приведения в соответствие с требованиями настоящей Инструкции, о чем сообщается помощнику президента.

2.52. Советник вице-президента проверяет (при необходимости в присутствии исполнителя документа) соответствие проекта документа, подготовленного на подпись (утверждение) вице-президенту, его поручению (указанию), прилагаемые материалы, полноту согласования и правильность оформления проекта, наличие (при необходимости) пояснительной записки.

Если подготовленный на подпись (утверждение) проект документа не отвечает поручению (указанию), во исполнение которого он подготовлен, а также не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, советник вице-президента вправе возвратить такой проект исполнителю для устранения выявленных недостатков.

2.53. Представляемый на подпись президенту проект документа, предусматривающий предписания правового характера или утверждение нормативных документов, внесение в них изменений или признание их утратившими силу (отмену документов или их отдельных пунктов), визируется начальником Правового департамента.

Если проект документа не предусматривает, по заключению Правового департамента, указанных предписаний или действий, то начальник Правового департамента на визовой стороне листа такого проекта пишет, что проект не содержит правовых норм, и ставит свою подпись.

Если начальник Правового департамента вносит принципиальные изменения в проект, согласованный вице-президентом, в ведении которого находятся рассматриваемые в документе вопросы, то ответственный исполнитель информирует об этом вице-президента.

2.54. Согласованный и завизированный в установленном порядке проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту, должен иметь также визы руководителя секретариата (помощника) президента и редактора, представляемый на подпись (утверждение) вице-президенту - визу начальника секретариата (советника) вице-президента. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату.

2.55. Оформление согласования и визирования проекта документа (оборотной стороны последнего листа), представляемого на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту), производится по следующей примерной форме:

ЦЗ-1

(визирует, как правило, при подписании президентом документа, в котором предусматривается решение наиболее важных и комплексных вопросов)

(подпись)

И.О.Фамилия

(дата)

ЦЮ

(визирует при необходимости)

(подпись)

И.О.Фамилия

(дата)

Согласовано с ЦЗ (Фамилия И.О., дата), ЦФ (Фамилия И.О., дата), ЦКИ (Фамилия И.О., дата) - по ЕАСД, с ЦД (Фамилия И.О., дата) - письмом от .......... N .......... .

ЦЛ

(подпись)

И.О.Фамилия

(ответственный исполнитель)

(дата)

главный специалист

(подпись)

И.О.Фамилия

(должность исполнителя документа)

(дата)

2.56. При внесении президентом (вице-президентом) исправлений в представленный на подпись и не подписанный им проект документа исполнитель документа перепечатывает проект с учетом исправлений и повторно представляет его на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.57. Если президент (вице-президент) внес в представленный проект документа (кроме письма и телеграммы) исправления и подписал его, то исполнитель документа перепечатывает с учетом этих исправлений документ, который после визирования исполнителем документа, ответственным исполнителем и руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) без повторного представления на подпись регистрируется и рассылается в установленном порядке.

2.58. Приказ (распоряжение) по вопросам, указанным в абзаце втором пункта 3.5 настоящей Инструкции, в который президентом (вице-президентом) внесены исправления, повторно представляется на подпись с визами исполнителя документа, ответственного исполнителя и руководителя секретариата или помощника президента (начальника секретариата или советника вице-президента).

2.59. Подписанные (утвержденные) президентом приказ, распоряжение, положение, правила, поручение, протокол, другой внутренний документ передаются в отдел документационного обеспечения для их регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

Если указанный документ содержит поручение, ответственным исполнителем которого является руководитель дочернего общества, то он в обязательном порядке направляется отделом документационного обеспечения и в Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.

2.60. Подписанные (утвержденные) вице-президентом распоряжение, положение, правила и другие внутренние документы (кроме протоколов совещаний, проводимых вице-президентами, и поручений вице-президентов, которые регистрируются секретариатом вице-президента) передаются секретариатом соответствующего вице-президента в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки по составленному исполнителем документа указателю рассылки.

2.61. Письмо, подписанное президентом, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров, регистрацию письма и отправку его адресатам.

2.62. Письмо, подписанное вице-президентом, после сверки работником соответствующего секретариата текстов подписанного и визового экземпляров передается этим секретариатом в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам.

2.63. В случае поступления в Департамент управления делами для регистрации и рассылки подписанного (утвержденного) президентом или вице-президентом документа, не имеющего визы соответственно руководителя секретариата (помощника) президента или начальника секретариата (советника) вице-президента, отдел документационного обеспечения приостанавливает его регистрацию и сообщает об этом руководителю секретариата (помощнику) президента или начальнику секретариата (советнику) вице-президента для принятия решения.

Рассмотрение обращений членов Совета Федерации

и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания

Российской Федерации

2.64. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в обществе с учетом положений Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации".

2.65. При поступлении в аппарат управления общества, филиал, структурное подразделение общества обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы по вопросам, связанным с их деятельностью, должностные лица общества, в компетенции которых находятся затронутые в обращении вопросы, безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) подготавливают ответ на это обращение и направляют запрашиваемые документы или сведения.

Если необходимо провести дополнительную проверку или получить какие-либо материалы, указанные должностные лица общества обязаны сообщить об этом обратившемуся к ним члену Совета Федерации или депутату Государственной Думы.

2.66. Прием, регистрацию, учет и направление на рассмотрение поступающих в аппарат управления общества, филиалы, структурные подразделения общества обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за соблюдением установленных сроков их рассмотрения осуществляют соответственно Департамент управления делами и службы делопроизводства в порядке, установленном настоящей Инструкцией для входящих документов.

2.67. Проекты ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, поступившие в аппарат управления общества, подготавливаются подразделениями общества в соответствии с поручениями президента (вице-президентов).

Особенности подготовки и оформления нормативных

документов общества

2.68. Предметом нормативного документа являются, как правило, подлежащие регламентации организационные, экономические, правовые и иные отношения.

2.69. При подготовке документа, содержащего предписания нормативного характера, необходимо прежде всего определить вид этого документа - приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция и др.

Издание нормативных документов в виде поручений, писем, протоколов и телеграмм не допускается.

2.70. Подразделением общества при подготовке проекта нормативного документа предварительно проводится совместно с соответствующим юридическим подразделением оценка основных положений разрабатываемого проекта для обеспечения соответствия его законодательству Российской Федерации и основополагающим документам общества.

2.71. Правовая экспертиза и согласование проекта нормативного документа проводится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

2.72. В нормативном документе используются официальные наименования должностей и подразделений общества, указанные в соответствующих штатных расписаниях и учредительных документах, в случае если документ:

а) предусматривает создание, переименование, присоединение, преобразование или ликвидацию (упразднение) подразделений общества;

б) предназначен для представления (может быть представлен) в органы государственной власти, местного самоуправления или в сторонние организации;

в) устанавливает правила, связанные с деятельностью общества и затрагивающие интересы грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, а также других юридических и физических лиц.

Введение в действие документов, внесение

изменений в документы, признание их утратившими силу

и отмена документов

2.73. Документ вступает в силу с даты его подписания (утверждения), если не предусмотрен иной срок или порядок введения его в действие.

Если дата введения в действие утверждаемого приказом (распоряжением) документа не указывается, то этот документ вступает в силу с даты подписания приказа (распоряжения).

В случае, когда утверждаемый документ должен быть введен в действие не с даты приказа (распоряжения), в приказе (распоряжении) пишется: "Утвердить и ввести в действие с ... (указывается дата) прилагаемое Положение о ...".

Если утверждаемый документ или отдельные его нормы должны применяться с более ранней даты, чем дата приказа (распоряжения), то это предусматривается в приказе (распоряжении) следующим образом: например в приказе (распоряжении), подписанном 3 марта 2013 г., пишется: "Установить, что Положение, утвержденное настоящим приказом (распоряжением), распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2013 г.".

2.74. В документ при необходимости могут вноситься изменения либо он может быть признан утратившим силу. Внесение изменений, а также признание документа (отдельных его пунктов, абзацев) утратившим силу оформляется приказом (распоряжением) или отдельным пунктом приказа (распоряжения) с формулировкой: "Признать утратившим силу приказ (распоряжение) ..., пункт... приказа (распоряжения) ..., абзац ... пункта ... и т.п.". Этот приказ (распоряжение) разрабатывается подразделением общества, подготовившим документ, в который вносятся изменения, и подписывается тем должностным лицом, в компетенцию которого входит решение предусмотренного данным приказом (распоряжением) вопроса, либо вышестоящим должностным лицом.

2.75. Изменения, которые вносятся в приказы (распоряжения) и в документы, утвержденные приказами (распоряжениями) либо являющиеся приложениями к ним, могут быть изложены непосредственно в тексте приказа (распоряжения) или, если их много, в виде утверждаемого документа (перечня, списка) либо приложения к приказу (распоряжению), которые в таком случае представляют собой перечень изменений, вносимых в документ.

Изменения в документы вносятся последовательно, в соответствии со структурой документа (в пункт 1, пункт 2, пункт 6 и т.д. или в абзац первый, абзац второй и т.д.).

2.76. Внесение изменений в документы, утвержденные должностными лицами общества с проставлением грифа УТВЕРЖДАЮ (без издания приказа или распоряжения), либо признание их утратившими силу осуществляется путем издания приказа (распоряжения).

2.77. Если необходимо внести в документ существенные изменения или если по одному и тому же вопросу имеется несколько документов, которые подлежат изменению, то целесообразно разработать новый единый документ по этому вопросу. В проект разрабатываемого документа включаются как новые, так и сохраняющие силу предписания прежних документов.

2.78. Документ, изданный обществом совместно или по согласованию с другими организациями, изменяется или признается утратившим силу совместным документом общества и этих организаций или по согласованию с ними.

2.79. В случае если изданный обществом документ не соответствует законодательству Российской Федерации или основополагающим документам общества либо должен быть отменен на основании решения суда, применяется формулировка "отменить приказ (пункт приказа) ...", "отменить распоряжение..." вместо формулировки "признать утратившим силу...".

2.80. Не допускается издание документов общества по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти, внесение изменений в акты этих органов, признание их полностью или частично утратившими силу, недействующими либо не применяемыми в обществе.

В случае если для осуществления уставной деятельности общества необходимо принятие федеральными органами исполнительной власти нормативных актов, внесение в них изменений, признание их утратившими силу, причастное подразделение общества подготавливает проект письма в соответствующий федеральный орган исполнительной власти с обоснованными предложениями по указанному вопросу и проект нормативного акта федерального органа исполнительной власти.

Проекты таких писем с проектами нормативных актов согласовываются с причастными должностными лицами, подразделениями общества, в том числе с Правовым департаментом, и представляются на подпись президенту или первому вице-президенту.

3. Подготовка основных

организационно-распорядительных документов

Составление и оформление приказа и распоряжения

3.1. Приказами общества оформляются решения по наиболее важным, комплексным вопросам функционирования общества и регулирования деятельности подразделений общества, а также решения по кадровым вопросам.

Распоряжениями общества оформляются решения по вопросам преимущественно оперативного характера. Они могут содержать отдельные предписания общего характера или длительного действия.

Приказами и распоряжениями могут утверждаться при необходимости другие документы общества и его подразделений.

Приказы и распоряжения общества могут издаваться также для объявления и организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества.

3.2. Приказы общества подписываются президентом.

Приказы общества по личному составу подписываются президентом и вице-президентом, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.

3.3. Распоряжения общества подписываются президентом, а также вице-президентами в соответствии с их компетенцией.

3.4. Распоряжения общества, устанавливающие нормативы или порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, и распоряжения, которыми утверждаются положения, правила, инструкции, регламенты, программы, руководства, методические указания, рекомендации, стандарты, конструкторско-технологические документы и иные документы технического характера, подписываются, как правило, вице-президентами, в ведении которых находятся эти вопросы.

На подпись президенту распоряжения по указанным вопросам представляются тогда, когда для их решения недостаточно полномочий первого вице-президента.

3.5. Приказы и распоряжения общества, приложения к ним и утверждаемые ими документы подготавливаются в одном экземпляре, за исключением приказов и распоряжений общества по вопросам, связанным с распоряжением недвижимым имуществом, находящимся в собственности общества, утверждением учредительных документов создаваемых обществом некоммерческих организаций, внесением изменений в эти приказы и распоряжения, которые оформляются в трех экземплярах. Все три экземпляра приказа и распоряжения подписываются президентом (вице-президентом) и являются подлинными экземплярами, два из которых предназначаются для правообладателя.

3.6. Подразделения общества издают приказы для осуществления своей деятельности, исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий. Приказы подписываются руководителями этих подразделений.

3.7. Филиалы и структурные подразделения общества издают распоряжения по вопросам производственно-финансовой деятельности преимущественно оперативного характера.

Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества подписываются их руководителями, а также заместителями руководителей в соответствии с их компетенцией.

3.8. Примеры составления и оформления приказа и распоряжения общества приведены в приложениях N 2 и 3, приказа и распоряжения подразделений общества - в приложениях N 4, 5, 6 и 7.

Приведенные в приложениях к настоящей Инструкции в качестве примеров документы служат лишь образцами составления и оформления соответствующих документов и не являются официальными документами.

3.9. Приказ (распоряжение) должен иметь краткий заголовок, отражающий его содержание.

Заголовок приказа (распоряжения) печатается полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт, по всей ширине текстового поля, с центрированием строк относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка не ставится.

3.10. Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с красной строки, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.11. Текст, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и распорядительной части.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Преамбула может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и др.

Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле делается ссылка на него и указываются его дата, номер и заголовок. Допускается приводить текст документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (полностью или извлечения из текста).

Преамбула приказа заканчивается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку (2 пт) и после которого ставится двоеточие - "приказываю:". Преамбула распоряжения завершается двоеточием (слово "приказываю" в распоряжении не пишется). И приказ, и распоряжение могут не иметь преамбулы. Если приказ не имеет преамбулы, то печатается слово "приказываю:", а затем - распорядительная часть.

3.12. Распорядительная часть приказа (распоряжения) содержит предписываемые действия с указанием исполнителей и реального срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей указываются должностные лица (их должности, фамилии и инициалы). Распорядительная часть может также содержать предписания нормативного характера.

В случае, когда в приказе (распоряжении) предусматривается решение комплексных, взаимосвязанных вопросов, в последнем пункте распорядительной части текста может указываться должностное лицо общества, на которое возлагается контроль за исполнением этого приказа (распоряжения) в целом.

3.13. Текст приказа (распоряжения) подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатается с прописной буквы).

3.14. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.15. Если приказом (распоряжением) предусматривается образование комиссии (совета, рабочей группы или другого рабочего органа), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (председатель совета, руководитель рабочей группы), затем его заместитель (если заместителей несколько - то в алфавитном порядке) и далее члены рабочего органа в алфавитном порядке независимо от их должности.

Исключение могут составлять комиссии (другие рабочие органы), в составе которых члены комиссии (другого рабочего органа) указываются в зависимости от занимаемого положения (должности) и их значимости при выполнении работ, для которых образована комиссия (рабочий орган). Обычно эти комиссии (рабочие органы) образуются для проведения какого-либо разового мероприятия - балансовая комиссия, комиссия по подготовке к работе в осенне-зимний период, комиссия по организации торжественных и иных мероприятий и др.

Комиссии и другие рабочие органы могут образовываться на неограниченный срок (упраздняются приказом или распоряжением) или на период выполнения каких-либо работ, заданий (приказ или распоряжение об их упразднении не издается).

Состав рабочего органа может быть изложен непосредственно в тексте приказа (распоряжения) или в виде прилагаемого к нему списка.

3.16. При составлении списка командируемых работников их перечисляют не в алфавитном порядке, а в зависимости от занимаемой должности и значимости при выполнении командировочного задания.

3.17. Если приказом (распоряжением) вносятся изменения в ранее изданный документ (отдельные его положения) или он признается утратившим силу, то в распорядительную часть включается соответствующий пункт, который помещается, как правило, в конце этой части.

3.18. Отдельные мероприятия и задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (распоряжения), оформляются в виде приложений к нему, на каждое из которых в соответствующем пункте распорядительной части должна быть ссылка (как правило, "согласно приложению").

На первой странице приложения в правом верхнем углу ставится отметка о приложении (нумерационный заголовок), в которой указываются дата и номер приказа (распоряжения):

Приложение

к распоряжению ОАО "РЖД"

от 8 августа 2012 г. N 1500р

или:

Приложение N 2

к приказу Московской

железной дороги

от 15 февраля 2013 г. N МОСК-11

или:

Приложение N 3

к распоряжению Центральной

дирекции моторвагонного

подвижного состава

от 11 февраля 2013 г. N ЦДМВ-15/р

Приложение должно иметь название, а если в приказе (распоряжении) имеется более одного приложения, то и номер. После текста приложения ставится черта длиной 3 - 4 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста (после таблиц черта не ставится).

3.19. Если прилагаемые к приказу (распоряжению) документы утверждаются этим приказом (распоряжением) и в его тексте используется для этого слово "Утвердить", то на первой странице в правом верхнем углу каждого такого документа проставляется отметка об утверждении, состоящая из слова УТВЕРЖДЕН, согласуемого в роде и числе с названием документа (положение УТВЕРЖДЕНО, инструкция УТВЕРЖДЕНА, регламент УТВЕРЖДЕН), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера (отметка о приложении в этом случае не делается):

УТВЕРЖДЕН

приказом ОАО "РЖД"

от 5 сентября 2012 г. N 86

или:

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением Северной

железной дороги

от 21 января 2013 г. N СЕВ-8/р

или:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Центральной дирекции

по управлению терминально-

складским комплексом

от 18 декабря 2012 г. N ЦМ-34

Каждая составная часть реквизита печатается с новой строки. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали. Допускается центрировать строки относительно самой длинной строки.

3.20. После текста утверждаемого документа ставится черта длиной 3 - 4 см, расположенная по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.21. Страницы приказа (распоряжения), каждого приложения к нему и утверждаемого приказом (распоряжением) документа нумеруются отдельно.

Если приложение к приказу (распоряжению) или утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и др.) имеет, в свою очередь, приложения, делается сквозная (единая) нумерация страниц такого документа и приложений к нему.

3.22. Отметка об исполнителе документа ставится на приказе (распоряжении) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа текста проекта шрифтом размером 10 пт.

Если в приказе (распоряжении) расстояние между реквизитами "Подпись" и "Отметка об исполнителе документа" составляет менее 24 пт, то отметка об исполнителе печатается на оборотной стороне листа шрифтом размером 14 пт.

Составление и оформление

положения, правил, инструкции, регламента, стандартов

и конструкторско-технологической документации

3.23. Положение - документ, определяющий статус, организационную структуру, задачи, функции, права и обязанности подразделения общества и рабочего (координационного либо совещательного) органа общества.

Положения издаются также для регулирования организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в определенной сфере деятельности.

Правила - документ, устанавливающий обязательные для выполнения требования и определяющий порядок осуществления какого-либо вида деятельности общества и его подразделений, а также регулирующий производственные отношения и поведение работников, занятых в определенной сфере деятельности.

Инструкция - документ, содержащий нормы и требования, определяющие, кем, в каком порядке и какими способами и методами должна осуществляться организационная, эксплуатационная, технологическая, научно-техническая, финансовая или другая специальная деятельность общества и его подразделений.

Регламент - документ, регулирующий какую-либо деятельность.

Регламент бизнес-процесса - регламент, нормативно закрепляющий выполнение процедур в рамках бизнес-процесса.

Регламент взаимодействия - регламент, содержащий описание и требования к организации всей совокупности регулярно осуществляемых процедур информационного обмена, приема-передачи технических средств и т.д. между двумя и более подразделениями общества и с внешними контрагентами в ходе осуществления ими совместно какой-либо деятельности, направленной на решение общих задач.

Стандарт общества - документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг, которые утверждаются в соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании", а также нормативными документами общества.

3.24. Заголовок положения, правил, инструкции и регламента должен кратко отражать суть документа и включать в себя наименование вида нормативного документа - положение, правила, инструкция, регламент.

Заголовок печатается полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и центрируется. Точка в конце заголовка не ставится. Наименование вида документа печатается прописными буквами вразрядку (2 пт), например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о негосударственном пенсионном обеспечении работников

ОАО "РЖД"

3.25. Тексты положений, правил, инструкций и регламентов подразделяются, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов должна быть сквозной (непрерывной от начала до конца документа).

Пункты могут состоять из нескольких абзацев (без буквенного или цифрового обозначения) или подразделяться на подпункты, которые обозначаются строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, после которой точка не ставится. Текст пункта печатается после порядкового номера с прописной буквы, а текст подпункта - со строчной. В конце каждого подпункта, кроме последнего, ставится точка с запятой.

В исключительных случаях, если необходимо привести пояснения, наличие которых нарушит последовательность изложения, допускается давать эти пояснения в примечании, которое печатается под чертой, размещаемой в конце соответствующей страницы.

3.26. В зависимости от объема и содержания документа текст его может подразделяться на разделы, объединяющие несколько пунктов. Разделы имеют заголовки и нумеруются римскими цифрами. Заголовок раздела печатается полужирным шрифтом размером 14 пт, точка в конце заголовка не ставится.

3.27. В положениях, правилах, инструкциях и регламентах первым разделом обычно являются "Общие положения", в которых указываются, в частности, основное назначение документа, сфера его действия и принципы реализации документа.

Здесь же могут быть приведены понятия и термины, применяемые в этом документе. При большом количестве понятий и терминов целесообразно выделить их в отдельный раздел или в приложение к этому документу.

Другие разделы документа формируются исходя из содержания документа, его вида и специфики рассматриваемых в нем вопросов.

Так, инструкция по использованию печатей и штампов в обществе содержит следующие разделы: "Общие положения", "Основные требования к изготовлению печатей и штампов", "Фирменная печать и факсимиле", "Печати и штампы подразделения аппарата управления", "Печати и штампы филиалов", "Печать представительства" и "Учет и хранение печатей и штампов".

3.28. Структура документов одного и того же вида может быть различной. Так, положение о департаменте, филиале, структурном подразделении, управлении, отделе, ином подразделении имеет, как правило, разделы "Общие положения", "Основные задачи и функции", "Права", "Организация работы", а положение о служебном расследовании нарушений безопасности движения на железных дорогах - разделы "Общие положения", "Организация информирования о случаях нарушения безопасности движения в поездной и маневровой работе", "Служебное расследование крушений и аварий", "Оформление результатов расследования", "Служебное расследование и оформление результатов разбора случаев брака в поездной и маневровой работе".

3.29. В текстах многостраничных (более 10 страниц) документов, имеющих сложную структуру, допускается отдельная нумерация пунктов каждого раздела. В этом случае разделы нумеруются арабскими цифрами, а номер пункта состоит из номера раздела и порядкового номера пункта, разделенных точкой. Например, 1.1., 1.2. ..., 2.1., 2.2. и т.д. (индексационная нумерация).

В таких документах для лучшего восприятия отдельных частей текста можно давать заголовки (подзаголовки) к ним без нумерации (аналогично, например, ряду разделов настоящей Инструкции).

В документах преимущественно технического и технологического характера индексационная нумерация может использоваться независимо от объема документа.

3.30. Таблицы, схемы, образцы документов и бланков, перечни организаций, списки лиц, цифровые данные, поясняющие или дополняющие содержание документа, помещаются, как правило, в приложениях, на которые в соответствующих пунктах документа должны быть ссылки. Приложения имеют заголовки и нумеруются в порядке их упоминания в тексте.

Нумерационный заголовок приложения содержит наименование документа, приложением к которому оно является (в правом верхнем углу пишется, например, "Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД", "Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО "РЖД" и т.д.). Нумерация страниц документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

Текстовое приложение заканчивается чертой длиной 3 - 4 см, расположенной по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.31. Утверждение положения, правил, инструкции и регламента производится, как правило, путем проставления в правом верхнем углу его первого листа грифа утверждения, который состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (печатается с прописной буквы), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и регистрационного номера. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ОАО "РЖД"

(личная подпись) И.О.Фамилия

7 мая 2012 г. N 82пд

или:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Северо-Кавказской

железной дороги

(личная подпись) И.О.Фамилия

20 января 2013 г. N С-КАВ-5/пд

или:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор Центра

фирменного транспортного

обслуживания

(личная подпись) И.О.Фамилия

25 декабря 2012 г. N ЦФТО-45/пд

При утверждении указанных документов несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном или на нескольких уровнях.

3.32. Документ утверждается приказом (распоряжением), если необходимо не только утвердить документ, но и осуществить какие-либо мероприятия, связанные с введением его в действие или исполнением, либо ввести документ в действие с даты, отличной от даты подписания приказа (распоряжения). В таких приказах (распоряжениях) излагаются эти мероприятия и указывается дата ввода в действие утверждаемого документа.

3.33. Текст утверждаемого документа заканчивается чертой длиной 3 - 4 см, расположенной по центру страницы, на расстоянии 36 пт от последней строки текста.

3.34. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа текста документа, если он утвержден с использованием грифа утверждения (без издания приказа или распоряжения).

3.35. Разработка и оформление регламентов бизнес-процессов и регламентов взаимодействия осуществляется в порядке и с учетом особенностей, установленных системой регламентов общества, стандартов общества - в порядке, установленном корпоративной системой стандартизации общества, а конструкторской, технологической и иной специальной документации - согласно требованиям соответствующих стандартов по разработке и оформлению этой документации.

3.36. Приказы и распоряжения общества, которыми утверждаются и вводятся в действие документы, подпадающие под действие Федерального закона "О техническом регулировании", составляются и оформляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Составление поручения президента (вице-президента),

оформляемого на бланке поручения, и резолюции

3.37. Поручение президента (вице-президента) составляется для установления заданий должностным лицам по решению отдельных вопросов уставной деятельности общества, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов и оформляется на соответствующем бланке.

Пример составления и оформления поручения первого вице-президента приведен в приложении N 8.

3.38. Проект поручения президента (вице-президента) подготавливает и визирует помощник президента (советник вице-президента), который в этом случае является исполнителем документа.

Если проект поручения президента (вице-президента) подготовлен подразделением общества, его визируют исполнитель документа, руководитель этого подразделения и помощник президента (советник вице-президента).

Помощник президента (советник вице-президента) может при необходимости потребовать, чтобы проект поручения был завизирован также другими должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к исполнению заданий, предусмотренных поручением.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта поручения.

3.39. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом размером 10 пт.

3.40. Подписанное президентом поручение отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам его копии.

3.41. Подписанное вице-президентом поручение его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам копии исполнитель документа.

3.42. Резолюция пишется должностным лицом на самом документе и представляет по существу указание по изложенным в документе вопросам.

Резолюция может быть написана (напечатана) на отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа.

К документу должно быть, как правило, не более одной резолюции.

3.43. Резолюция, написанная президентом на документе, может быть перепечатана отделом документационного обеспечения на отдельном листе и заверена печатью отдела. Резолюция, написанная вице-президентом, перепечатывается соответствующим секретариатом и заверяется печатью этого секретариата.

3.44. При оформлении резолюции указываются номер и дата регистрации документа, к которому относится резолюция, фамилии и инициалы исполнителей, содержание указания, срок исполнения, подпись и дата.

На оборотной стороне резолюции ставится виза лица, подготовившего проект резолюции (подпись, ее расшифровка и дата).

3.45. В поручении и резолюции в качестве исполнителей указываются только те должностные лица, которые имеют непосредственное отношение к решению поставленных вопросов (не следует без надобности расширять круг исполнителей, особенно в поручении и резолюции с пометкой "Срочно").

3.46. В поручении и резолюции могут быть указаны и другие должностные лица, которым документ направляется для сведения, учета в работе и др. В этом случае указываются фамилия и инициалы должностного лица и ставится знак "плюс". Например: + Петрову И.И.

(срок исполнения)

К N ____________________

от "__" _________________

Сергееву С.С.

Иванову В.С.

Полякову И.К. - отв.

Миронову П.Я.

Прошу рассмотреть и доложить с проектом ответа Денисову В.А

+ Петрову И.И.

И.О.Фамилия

"__" октября 2012 г.

3.47. Составление и оформление поручения и резолюции руководителей подразделений общества производится аналогично составлению и оформлению поручения и резолюции президента (вице-президента).

Составление и оформление протокола совещания

3.48. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом), а также руководителями подразделений общества, оформляются протоколами на бланках установленной формы.

Пример составления и оформления протокола совещания у президента приведен в приложении N 9.

Материалы к совещаниям, проводимым президентом (вице-президентом), подготавливает ответственный исполнитель с участием причастных подразделений.

3.49. Проект протокола совещания (в случае оперативного рассмотрения вопросов - предложения для включения в проект протокола), проводимого президентом (вице-президентом), завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (в соответствующий секретариат) не позднее чем за 2 дня до даты совещания.

3.50. Проект протокола совещания, проведенного президентом, составляется и оформляется исполнителем документа совместно с помощником президента, а проведенного вице-президентом - исполнителем документа совместно с советником вице-президента.

Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.

3.51. Проект протокола совещания, проведенного президентом (вице-президентом), подготавливается с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых президентом (вице-президентом), и согласовывается в установленном порядке, как правило, с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, рассмотренным на совещании.

Согласованный проект протокола до представления на подпись визируется исполнителем документа, ответственным исполнителем и помощником президента (советником вице-президента).

3.52. Отметки о согласовании и визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта протокола и печатается шрифтом размером 10 пт.

3.53. В протоколе сначала указываются должностные лица, присутствовавшие на совещании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 - 24 пт печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатаются в алфавитном порядке независимо от должности.

Если количество участников совещания превышает 15 человек, список присутствующих на совещании может быть оформлен в виде приложения.

Дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются справа.

Если совещание проводилось не в г. Москве, после реквизита "Вид совещания" через межстрочный интервал 24 пт указывается по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

3.54. Протокол включает в себя вопросы, рассмотренные на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой. Название вопроса печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем".

Под названием вопроса проводится сплошная черта, под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатаются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

3.55. Решения, принятые по каждому рассмотренному на совещании вопросу, излагаются в протоколе в виде отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, и адресуются соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам, руководителям подразделений общества).

3.56. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.57. Задания, показатели работы, графики, образцы документов и бланков помещаются, как правило, в приложениях к протоколу, которые являются его неотъемлемой частью и должны иметь названия. В тексте протокола делаются ссылки на эти приложения, которые нумеруются в порядке упоминания их в протоколе.

Если к протоколу прилагаются справочно-аналитические и информационные материалы, докладные записки и др., то в протоколе делается об этом соответствующая запись.

3.58. Принятые на совещании решения, требующие срочного исполнения, должны быть незамедлительно, до оформления и рассылки протокола, доведены до соответствующих должностных лиц - исполнителей, которые не принимали участия в совещании, для организации выполнения принятых решений в установленные сроки. В этом случае решения доводятся до этих должностных лиц подразделением общества, которое подготавливает проект протокола совещания.

3.59. Подписанный президентом протокол совещания отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам его копии.

3.60. Подписанный вице-президентом протокол совещания его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе - изготавливает и рассылает адресатам копии исполнитель документа.

3.61. Если на совещании, проведенном президентом (вице-президентом), рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

3.62. Протокол совещания, проведенного руководителем подразделения общества, составляется и оформляется аналогично протоколу совещания у президента (вице-президента).

3.63. В отдельных случаях подписанные должностным лицом и зарегистрированные в установленном порядке протоколы (протоколы совещаний, заседаний технических, научно-технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются вышестоящим должностным лицом, если для реализации принятых решений недостаточно полномочий должностного лица, подписавшего протокол. В этих случаях в правом верхнем углу первого листа протокола ставится гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего протокол, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

3.64. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах и их регламентами.

3.65. Протоколами оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов общества и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, организаций, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

Составление и оформление письма

3.66. Деловые письма применяются в управленческой деятельности общества для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения, а также с физическими лицами, в частности для доведения до подразделений общества в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо, сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, указаний по вопросам их деятельности.

Письма общества и его подразделений оформляются на бланках установленной формы.

3.67. Бланк письма общества с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственным, финансовым, научно-техническим и другим вопросам (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.

Пример составления и оформления письма общества на бланке с угловым расположением реквизитов приведен в приложении N 10.

Письма, направляемые президентом в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, оформляются на цветном бланке письма общества с угловым расположением реквизитов и не должны превышать, как правило, двух страниц. Реквизит "Адресат" в этом случае печатается полужирным шрифтом.

3.68. Бланк письма общества с продольным расположением реквизитов используется для оформления писем, содержащих уведомление, приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем, текст которых, как правило, не превышает одной страницы.

Пример составления и оформления письма на бланке с продольным расположением реквизитов приведен в приложении N 11.

3.69. Бланк письма президента (вице-президента) используется для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации и в иных случаях по усмотрению президента (вице-президента).

3.70. Оформление писем за подписью руководителей подразделений общества производится на соответствующих бланках установленной формы.

Пример составления и оформления письма с использованием бланка филиала приведен в приложении N 12.

3.71. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.

Реквизит "Адресат", который располагается в правом верхнем углу первого листа письма (первая строка печатается на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), состоит из наименования организации (структурного подразделения организации), должности, инициалов и фамилии получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указываются перед фамилией).

3.72. Каждая составная часть реквизита "Адресат" - наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (почтовый адрес, если необходимо его указывать) - печатается с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начало каждой строки многострочного реквизита выравнивается по вертикали.

Допускается также центрировать каждую строку реквизита "Адресат" относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Председателю Государственной Думы

Федерального Собрания

Российской Федерации

И.О.Фамилия

Составные части реквизита "Адресат" рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.

3.73. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишется в именительном падеже. Например:

Министерство транспорта

Российской Федерации

3.74. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в его компетенцию. При этом наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия - в дательном. Например:

Транспортное агентство

"Логистика и транспорт"

Начальнику финансового отдела

И.А.Иванову

Если письмо адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

Заместителю генерального

директора ОАО "Грузовая

транспортная компания"

В.П. Петрову

3.75. Письмо может содержать обращение к адресату:

Уважаемый Василий Петрович!

Обращение располагается посередине листа, заканчивается восклицательным знаком и отделяется от текста интервалом 18 пт.

3.76. Если в состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, то сначала указывается наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, г. Москва, 117393

3.77. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности:

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международных почтовых отправлений);

е) почтовый индекс.

3.78. Почтовый адрес не указывается на письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в подразделения общества, а также в организации, являющиеся постоянными корреспондентами общества.

3.79. При адресовании подразделением письма (докладной записки) президенту (вице-президенту) наименование его должности включает сокращенное наименование общества, например:

Президенту ОАО "РЖД"

И.О. Фамилия

или:

Вице-президенту ОАО "РЖД"

И.О. Фамилия

При адресовании подразделением общества письма руководителю другого подразделения общества допускается не указывать в наименовании должности адресата сокращенное наименование общества, например:

Начальнику Департамента

по взаимодействию с федеральными

и региональными органами власти

И.О. Фамилия

При адресовании письма руководителю филиала или структурного подразделения наименование должности адресата пишется без указания статуса филиала и структурного подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога, центральная дирекция или проектный институт является филиалом, а Центр организации конкурсных закупок - структурным подразделением общества). Например:

Начальнику Московской

железной дороги

И.О. Фамилия

или:

Директору Иркутского

проектно-изыскательского института

И.О. Фамилия

3.80. Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указывается его фамилия, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

3.81. Письмо не должно содержать, как правило, более 4 адресатов. Каждый экземпляр письма подписывается, и на каждый ставится один и тот же регистрационный номер. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

3.82. При необходимости направления письма с одинаковым текстом более чем 4 адресатам и отправки каждому из них письма, подписанного должностным лицом общества, исполнитель документа подготавливает необходимое количество подписных экземпляров письма, а также один для всех отправляемых писем визовой экземпляр.

На подписных экземплярах письма указывается конкретный адресат. Если в отправляемых письмах содержится обращение к адресату, то в визовом экземпляре пишется "Уважаемый ...!", а имя и отчество адресата не указываются.

Подписанные письма регистрируются под одним и тем же номером и рассылаются по составленному исполнителем письма указателю рассылки. При этом на визовом экземпляре письма в месте размещения реквизита "Адресат" пишется "Согласно указателю рассылки".

3.83. Направление более чем 4 адресатам письма с одинаковым текстом, не требующего подписания письма каждому адресату (как правило, подразделениям общества, дочерним и зависимым обществам), производится путем рассылки им копий подписанного письма.

Подписанный экземпляр письма (подлинник) является одновременно и визовым экземпляром и хранится в отделе документационного обеспечения до передачи в архив.

На подлиннике письма адресат указывается обобщенно, например: "Руководителям дочерних и зависимых обществ ОАО "РЖД" (по списку)". Копии подписанного письма изготавливает отдел документационного обеспечения и рассылает их по составленному исполнителем письма указателю рассылки.

Подлинник письма и рассылаемые копии имеют один и тот же регистрационный номер.

В аналогичном порядке оформляются многоадресные (более чем 4 адресатам) письма с одинаковым текстом за подписью руководителя подразделения общества.

3.84. Регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, ставятся в письмах-ответах в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Эти данные переносятся с поступившего письма.

3.85. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий его содержание. Если в письме содержится несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок письма печатается обычно шрифтом размером 14 пт от левой границы текстового поля, через межстрочный интервал 12 пт, точка в конце заголовка не ставится. Чтобы разместить письмо на одной странице, допускается печатать заголовок шрифтом размером 12 пт.

Письма-ответы на обращения граждан заголовка не имеют. Можно не давать заголовок письмам-поздравлениям и письмам-приглашениям, а также письмам, написанным на бумаге формата A5.

3.86. Текст письма может быть в зависимости от типа письма и его содержания простым или сложным по своей структуре. Текст простого письма состоит из двух частей - вступление и заключение. Тексты сложных писем содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Целесообразно в одном письме затрагивать, как правило, один вопрос. В отдельных случаях в одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

В первой части (вступлении) излагается причина (основание) направления письма, приводятся ссылки на документы, которые вызвали необходимость подготовки письма.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма - просьба, предложение, напоминание, изложение своей позиции и т.д.

Применяются и другие схемы построения письма, в которых порядок расположения его частей может быть иным, например, письма-приглашения и письма-благодарности.

Текст письма печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

3.87. Письмо обычно не должно превышать двух-трех страниц. Расчеты, таблицы, подробные пояснения по вопросу, излагаемому в письме, следует оформлять в виде приложений к нему.

Приложения к письму поясняют или дополняют содержание письма. Они оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата A4 и визируются исполнителем документа (письма).

3.88. Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. Например:

Приложение: 2 журнала.

При наличии большого количества приложений или приложений со сложными и громоздкими наименованиями может составляться опись приложений, и тогда в конце письма указывается:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 22.09.2012 N 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если письмо направляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если письмо имеет приложения, на которые в тексте нет ссылки, то перечисляются их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения:

1. Справка о согласовании проекта стандарта "Документация внешнеторговая" на 5 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л.

Отметка о наличии приложений к письму печатается между текстом и подписью, на расстоянии 18 - 24 пт от последней строки текста. Слово "Приложение" печатается с новой строки, с отступа 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт на той же строке печатается отметка.

На приложениях к письму слово "Приложение" не пишется.

Страницы письма и страницы приложений нумеруются отдельно.

3.89. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подписного (подлинника) и визового экземпляров письма.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне листа шрифтом размером 10 пт. Если расстояние между реквизитами "Подпись" и "Отметка об исполнителе" составляет менее 24 пт, то отметка печатается на оборотной стороне листа шрифтом размером 14 пт.

3.90. При оформлении письма на бланке общества в реквизите "Подпись" указывается наименование должности, например:

Президент

ОАО "РЖД"

(личная подпись)

И.О.Фамилия

При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ставится только подпись, без наименования должности.

3.91. При оформлении письма на бланке подразделения общества в реквизите "Подпись" не указывается наименование подразделения и общества. Например, в письме на бланке Департамента корпоративных коммуникаций подпись оформляется:

Начальник департамента

(личная подпись)

И.О.Фамилия

Если руководитель подразделения общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи:

Начальник департамента,

член правления ОАО "РЖД"

(личная подпись)

И.О.Фамилия

3.92. В конце письма, под текстом, может быть написано: "С уважением,", "С глубоким уважением,", после чего на отдельной строке оформляется реквизит "Подпись" должностного лица.

3.93. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.

Если отправитель письма (корреспондент) обратился к должностному лицу общества по вопросу, решение которого находится в компетенции этого должностного лица, то письмо-ответ подписывается, как правило, этим должностным лицом.

3.94. Переписка должностных лиц общества и его подразделений с высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления осуществляется в порядке, устанавливаемом президентом.

3.95. Проект письма общества, завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, до представления на подпись должен быть согласован в установленном настоящей Инструкцией порядке.

3.96. При подготовке письма исполнитель документа готовит 2 экземпляра проекта письма: подписной и визовой.

Особенности составления и оформления письма при переписке

с зарубежными корреспондентами

3.97. Письма официальным дипломатическим лицам, руководителям министерств, ведомств, организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) и компаний иностранных государств, руководителям аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, а также руководителям дипломатических и консульских представительств Российской Федерации за рубежом направляются, как правило, за подписью президента.

3.98. Вице-президенты осуществляют переписку с зарубежными корреспондентами по вопросам уставной деятельности общества в соответствии со своей компетенцией.

3.99. Подготавливаемые подразделениями общества проекты писем зарубежным адресатам за подписью президента (вице-президента) после согласования с причастными подразделениями согласовываются с Департаментом международного сотрудничества.

3.100. Переписку по вопросам, связанным с перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и компаниями иностранных государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, и по другим вопросам, требующим принятия оперативных мер, подразделения общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями транспортных организаций и компаний, а также с подразделениями Дирекции Совета по железнодорожному транспорту государств - участников Содружества.

Проекты писем по указанным вопросам согласовываются с причастными подразделениями общества, в том числе при необходимости с Департаментом международного сотрудничества.

3.101. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, представительствам и иным учреждениям иностранных государств, аккредитованным в Российской Федерации, а также дипломатическим и консульским представительствам Российской Федерации за рубежом, печатаются на бланках общества и его подразделений, предназначенных для зарубежной переписки.

3.102. Дата письма и регистрационный номер ставятся в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма (дата в левом верхнем углу письма, регистрационный номер в правом верхнем углу). Дата оформляется словесно-цифровым способом.

В переписке с зарубежными корреспондентами на английском языке рекомендуется оформлять дату следующим образом: 7th September, 2011, или September 7, 2012.

3.103. Реквизит "Адресат" включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации и при необходимости почтовый адрес - номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются инициал имени (имя), фамилия, должность, наименование организации, затем почтовый адрес. Если фамилия неизвестна, может быть указана только должность.

Реквизит "Адресат" располагается в левом верхнем углу первого листа письма ниже даты письма, на расстоянии 36 - 48 пт от первой строки письма. Реквизит пишется компактно, без разрядки и подчеркиваний, составные части его выравниваются по левой границе текстового поля.

3.104. Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. Если заголовок имеется, то он располагается на расстоянии 24 пт от текста (от обращения) и выравнивается по левой границе текстового поля.

3.105. Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:

"Уважаемые господа," - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк,";

"Уважаемая госпожа Смит,";

"Уважаемый господин Министр (Председатель, Директор),";

"Уважаемая госпожа Посол,".

Обращение выравнивается по левой границе текстового поля, печатается, как правило, шрифтом размером 14 пт и располагается на расстоянии 18 - 24 пт от текста. После обращения ставится запятая.

В переписке с адресатами в государствах - участниках Содружества Независимых Государств, где в деловом обиходе принято обращение по имени и отчеству, допускается использовать также и такое обращение, например: "Уважаемый Иван Иванович!".

3.106. Текст письма печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт и разделяется на абзацы, которые пишутся без абзацного отступа, отделяются друг от друга межстрочным интервалом 24 - 36 пт и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

3.107. Письмо (в соответствии с правилами дипломатической переписки) может заканчиваться следующими словосочетаниями и фразами: "С уважением,", "С глубоким уважением,", "Искренне Ваш,", "Примите уверения в весьма высоком к Вам уважении", которые выравниваются по левой границе текстового поля, а после них ставится подпись.

3.108. О наличии приложения к письму делается отметка, которая располагается под текстом письма, на расстоянии 18 - 24 пт, и выравнивается по левой границе текстового поля.

3.109. В переписке с зарубежными корреспондентами реквизит "Подпись" располагается под текстом письма (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется) и отделяется от него интервалом, достаточным для свободного расположения подписи - 36 - 48 пт (приложение N 13).

В зависимости от требований делового протокола и характера отношений между корреспондентами расшифровка личной подписи может состоять из:

инициалов и фамилии (И.О.Фамилия);

инициала имени и фамилии (И.Фамилия);

полного имени и фамилии (Имя, Фамилия).

3.110. Отметка об исполнителе документа ставится только на визовом экземпляре письма (остающемся в деле) в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа (на подписном экземпляре не ставится).

3.111. При переписке общества с официальными дипломатическими лицами иностранных государств, а также с дипломатическими и консульскими представительствами Российской Федерации за рубежом (приложение N 14) применяется иное расположение некоторых реквизитов письма и обращения к адресату:

в левом верхнем углу первого листа письма пишется прописными буквами наименование должностного лица, подписавшего письмо (например, ПРЕЗИДЕНТ ОАО "РЖД");

обращение располагается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля;

расшифровка личной подписи в реквизите "Подпись" располагается под текстом письма и выравнивается по правой границе текстового поля;

после реквизита "Подпись" в левом нижнем углу листа располагается выделенный полужирным шрифтом реквизит "Адресат", составные части которого выравниваются по левой границе текстового поля.

3.112. Письма зарубежным корреспондентам пишутся на русском или иностранном языке. Язык письма определяется должностным лицом, которое его подписывает, с учетом практики деловой переписки с конкретной страной (организацией или должностным лицом).

3.113. Перевод письма на иностранный язык обеспечивается ответственным исполнителем или по его заявке Департаментом международного сотрудничества.

К письму на иностранном языке, направляемому должностному лицу общества на подписание, прилагается неофициальный перевод на русский язык, завизированный ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества.

Составление и оформление телеграммы, факсограммы

и телефонограммы

3.114. Порядок использования телеграфной связи общества, определения разрядов и категорий телеграмм, их адресования и оформления, а также приема, передачи и доставки телеграмм устанавливается правилами эксплуатации сети телеграфной связи общества.

3.115. Телеграмма за подписью должностного лица общества должна содержать адрес (адресат), текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе документа.

По требованию отправителя на телеграмме могут ставиться при необходимости пометки "Срочно", "Вручить немедленно", "Лично", "Доложить о вручении".

3.116. Текст телеграммы излагается кратко и печатается шрифтом размером 14 пт на лицевой стороне бланка без переноса слов и без исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в текст не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами (при необходимости могут быть написаны прописью). Не допускается передавать телеграммой таблицы, использовать в телеграмме римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.

3.117. Отметка об исполнителе документа ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника телеграммы шрифтом размером 10 пт.

3.118. Реквизит "Подпись" включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилию) и располагается на расстоянии 24 - 36 пт от последней строки текста.

3.119. Дата и регистрационный (подписной) номер печатаются от левой границы текстового поля на 24 - 36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.

Визы согласования ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника телеграммы.

Пример составления и оформления телеграммы приведен в приложении N 15.

3.120. Копию остающейся на Центральной станции связи телеграммы, подписанной президентом, готовит работник отдела документационного обеспечения, телеграммы, подписанной вице-президентом, - исполнитель документа.

При необходимости работник отдела документационного обеспечения подготавливает копии подписанных президентом (исполнитель документа - подписанных вице-президентом) телеграмм на бумажном носителе (для доставки местным адресатам).

На каждой копии телеграммы ими пишется в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения (организации) - получателя, а в центре листа ниже реквизита "Подпись" - слово "Верно" и ставится подпись и печать, подтверждающие соответствие текста копии подлиннику телеграммы.

3.121. Регистрационный номер на подписанной президентом (вице-президентом) телеграмме и ее копиях ставит отдел документационного обеспечения.

3.122. Телеграфист расписывается в приеме подписанной президентом (вице-президентом) телеграммы и пишет на телеграмме и ее копии служебный заголовок.

Подлинник отправленной телеграммы с распиской телеграфиста о ее приеме Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения, а копия остается на Центральной станции связи.

3.123. Подлинник отправляемой Центральной станцией связи телеграммы за подписью руководителя подразделения общества возвращается исполнителю документа, а передача текста телеграммы осуществляется по копии, которая остается на Центральной станции связи.

3.124. Факсограмма - копия документа, переданного по факсимильной связи.

Факсограммой может быть передан любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, протокол, чаще всего письмо, а также разного рода информационные сообщения.

3.125. Для передачи документов по факсимильной связи необходимо, чтобы передаваемый документ был напечатан четким черным шрифтом на листах бумаги формата A4.

3.126. При передаче документов по факсимильной связи с использованием бюро-факс Центральной станции связи на переданной факсограмме ставится отметка о времени отправления, после чего факсограмма возвращается исполнителю.

Факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии перевода на русский язык, завизированного ответственным исполнителем и/или представителем Департамента международного сотрудничества (перевод остается на Центральной станции связи).

3.127. Порядок использования подразделениями общества средств факсимильной связи устанавливается их руководителями.

3.128. Телефонограмма используется для оперативной передачи по телефону информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.), которые записываются получателем.

Текст телефонограммы составляется на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается должностным лицом, который инициирует ее передачу, или по его указанию исполнителем документа.

3.129. Реквизитами телефонограммы являются исходящий номер отправляемой телефонограммы; должность, фамилия, имя и отчество лица, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, имя и отчество лица, принявшего телефонограмму; входящий номер полученной телефонограммы.

3.130. Запись телефонограмм рекомендуется производить по следующей примерной форме:

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Дата 20.03.2013

N телефонограммы 01/30

Время передачи 14.20

Просим направить своего представителя для участия в совещании у вице-президента Фамилия И.О. по вопросу организации пассажирских перевозок в летний период 2013 года.

Совещание состоится 22 марта 2013 г. в 11 часов по адресу: Новая Басманная ул., д. 2, ком. 500.

Материалы направлены Вам 15 марта 2013 г. N ИСХ-100/ЦЛ.

Начальник Департамента

пассажирских сообщений

И.О.Фамилия

Отправитель: Департамент

пассажирских сообщений

Адресат: Центральная дирекция...

Передал:

ведущий специалист Иванов И.И.

Принял:

секретарь Петрова О.П.

Тел. (499) 262-62-62

Тел. (499) 262-60-60

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и напечатана.

Подготовка и оформление докладной, служебной, пояснительной

и объяснительной записок, справки

3.131. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту), руководителю подразделения общества и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества (его подразделения), выполнении поручений (указаний), заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями) и др.

Докладная записка составляется по инициативе должностного лица общества, работника подразделения общества или по указанию президента (вице-президента), руководителя подразделения общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть записки содержит суть излагаемого в записке вопроса, ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку, вторая - выводы, предложения, просьбы.

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: "Данное предложение согласовано (поддерживается) с начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О." или "Заключение подготовлено с учетом мнения...").

Вместе с докладной запиской, в которой содержится, в частности, предложение о необходимости издания (подготовки) приказа, распоряжения или другого документа, должен представляться подготовленный для подписания проект такого документа, согласованный с причастными должностными лицами (вместо включения в записку формулировки "при Вашем согласии будет подготовлен проект распоряжения (письма)..."), что ускорит решение поставленного в записке вопроса и позволит избежать лишней внутренней переписки.

3.132. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но подготавливается должностным лицом одного подразделения общества и направляется должностному лицу другого подразделения (либо одним вице-президентом другому вице-президенту).

Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин ее написания) и предложения, просьбы, заявки и др.

3.133. Докладная и служебная записки должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер, которые оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

3.134. Пояснительная записка составляется для обоснования целесообразности издания прилагаемого документа, разъяснения содержания отдельных положений документа, подготовленного для подписания или утверждения (проекта приказа, распоряжения или иного документа, программы, сметы, плана и др.).

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведения экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается ответственным исполнителем.

При представлении на подпись (утверждение) проекта документа с пояснительной запиской в ЕАСД регистрируется только проект документа. Записка не регистрируется, а прилагается к этому проекту как файл.

3.135. В объяснительной записке автор дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением какого-либо действия, имеющего негативные последствия.

3.136. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества и его подразделений, а также для подтверждения сведений об их работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В названии справки кратко отражается существо вопроса и может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

4. Организация документооборота

Прием и первичная обработка входящих документов

4.1. Документы поступают в общество посредством почтовой, электронной (в том числе по ЕАСД), электрической (в том числе телеграфной, факсимильной и телефонной) и фельдъегерской связи.

4.2. Документы, поступающие по почте и по телеграфной связи общего пользования в аппарат управления общества, принимают работники Департамента управления делами, поступающие в филиал и структурное подразделение - работники службы делопроизводства, на которых это возложено (далее - экспедиция).

Документы, поступающие на электронный адрес общества, отдел документационного обеспечения направляет в распечатанном виде:

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата - в секретариат президента;

адресованные вице-президентам - в секретариат соответствующего вице-президента;

адресованные подразделениям аппарата управления - в соответствующее подразделение.

Документы, полученные работниками общества минуя экспедицию, должны быть переданы в соответствующую экспедицию (отдел документационного обеспечения, службу делопроизводства филиала, структурного подразделения общества) для учета и регистрации.

4.3. При приеме документов экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи, после чего вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

4.4. Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества конверты с документами, адресованными совету директоров общества, ревизионной комиссии общества и подразделениям общества.

Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества, а также в экспедициях филиалов и структурных подразделений общества документы, адресованные работникам общества, с пометкой "Лично", конверты, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитываются по обозначенному на них номеру, и документы, адресованные общественным организациям.

4.5. Если документ (приложение) в конверте не обнаружен или обнаружено повреждение либо недостача листов документа, несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствие подписи на документе или сопроводительного письма к документу с электронной копией, следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

4.6. Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожаются, а передаются вместе с документами.

Ошибочно поступившие документы экспедиция пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

4.7. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию и извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по реестровой описи по назначению.

4.8. Все поступившие документы обрабатываются экспедицией в день поступления. Документы с пометками "Срочно" и "Вручить немедленно", а также телеграммы, поступившие по телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

4.9. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтовых отделений, поступившим в адрес подразделений аппарата управления, экспедиция не выкупает, а направляет извещение адресату (подразделению аппарата управления, соответствующему должностному лицу), который обязан совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение о целесообразности получения таких посылок и бандеролей.

4.10. Документы, адресованные совету директоров общества, передаются экспедицией в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества - в секретариат этой комиссии.

В аппарат корпоративного секретаря общества также направляются отделом документационного обеспечения по ЕАСД федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, акты, поручения и иные решения Правительства Российской Федерации, затрагивающие вопросы, относящиеся к компетенции совета директоров общества, другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества, поступающие в адрес президента (вице-президентов), а также общества без указания конкретного адресата.

4.11. Документы, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления в отдел документационного обеспечения, а письменные обращения граждан - в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

Переданные экспедицией в отдел документационного обеспечения письменные обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации, направляются этим отделом (без регистрации) в отдел по работе с обращениями граждан, где эти обращения регистрируются.

4.12. Работники служб делопроизводства подразделений аппарата управления должны получать в экспедиции документы, адресованные этим подразделениям, не менее двух раз в день.

4.13. Документы, поступающие из-за границы и из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата и подразделениям аппарата управления, передаются экспедицией в Департамент международного сотрудничества.

4.14. Поздравительные письма (телеграммы, открытки), приглашения на праздничные и другие торжественные мероприятия, адресованные президенту, передаются экспедицией в Департамент корпоративных коммуникаций, адресованные вице-президентам - в секретариаты соответствующих вице-президентов.

4.15. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются работниками телеграфа в отдел документационного обеспечения (под расписку с проставлением даты и времени приема), телеграммы, адресованные руководителям подразделений аппарата управления, - в службы делопроизводства этих подразделений, которые регистрируют их и передают адресатам.

4.16. Порядок передачи адресованных президенту (вице-президентам) телеграмм, поступивших в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, устанавливается начальником Департамента управления делами с учетом их содержания и срочности.

4.17. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества - в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества - в секретариат этой комиссии;

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата - в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам - в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям общества, находящимся в г. Москве, - в службы делопроизводства этих подразделений.

4.18. Поступившие в общество и его подразделения телефонограммы записываются (печатаются) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Направление входящих документов на доклад и исполнение

4.19. При направлении на доклад и исполнение документов, поступивших в аппарат управления общества, следует руководствоваться уставом общества, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами, положениями о подразделениях общества и иными документами общества.

4.20. Документы, адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата, отдел документационного обеспечения после регистрации передает руководителю секретариата президента.

4.21. Руководитель секретариата президента после рассмотрения документов, поступивших в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, передает их по ЕАСД помощникам президента (им же направляются подлинники документов).

4.22. Президенту докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, в частности:

документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки президенту за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений общества, учреждений, дочерних и зависимых обществ;

жалобы на действия назначаемых президентом должностных лиц.

Указанные документы докладывает президенту начальник Департамента управления делами (реестр этих документов ведет руководитель секретариата президента).

4.23. Помощник президента проверяет подлинность документов, требующих доклада президенту, и достоверность изложенной в них информации, затем подготавливает и визирует проекты резолюций.

Документ, подлинность или достоверность информации которого вызывает сомнение, помощник президента вправе направить для проверки в Департамент безопасности или по согласованию с этим департаментом в другое подразделение общества.

4.24. По документам, поступившим в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, не требующим срочного доклада президенту, помощник президента подготавливает и визирует проект резолюции первого (старшего) вице-президента о проработке причастными должностными лицами поставленных вопросов, с последующим докладом президенту.

4.25. Поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции вице-президентов, помощник президента направляет по ЕАСД в секретариат соответствующего вице-президента согласно утвержденному президентом порядку распределения корреспонденции (в секретариаты вице-президентов направляются также подлинники документов).

4.26. Документы, поступившие в адрес вице-президентов, передаются после регистрации отделом документационного обеспечения в секретариаты соответствующих вице-президентов по ЕАСД (туда же передаются и подлинники документов).

Проекты резолюций по указанным документам подготавливают советники вице-президентов.

4.27. После подписания резолюции президентом (вице-президентом) работники отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создают в ЕАСД РК поручения и сканируют резолюцию (документ с написанной резолюцией). РК поручения с файлом резолюции (документа с резолюцией) направляется должностным лицам, указанным в резолюции. Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.

В РК поручения, исполнение которого ставится на контроль, работники отдела документационного обеспечения (секретариата вице-президента) ставят отметку о контроле (вид контроля, фамилия контролера, срок исполнения, ответственный исполнитель).

4.28. Адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции руководителей подразделений общества, направляются помощниками президента (советниками вице-президентов) руководителям соответствующих подразделений общества для рассмотрения и исполнения.

Указанные документы, направленные на исполнение в подразделения общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям, поступают в их службы делопроизводства.

4.29. Служба делопроизводства подразделения общества сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и представляет их руководителю подразделения.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства соответствующего подразделения выбирает в ЕАСД и прилагает к поступившему документу необходимую информацию.

4.30. Руководитель подразделения общества рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие на согласование (визирование) - в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов) - по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов - до 10 часов следующего рабочего дня.

4.31. Работник службы делопроизводства вводит в ЕАСД резолюцию руководителя подразделения общества (создает РК поручения) и направляет по ЕАСД работнику, на которого руководитель возложил исполнение документа (исполнителю документа), документ с РК поручения.

4.32. Если по содержанию документа установлено, что он ошибочно адресован данному подразделению общества, руководитель этого подразделения может переадресовать такой документ в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

4.33. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший в соответствии с поручением на исполнение в подразделение общества, может быть передан этим подразделением в другое подразделение общества с разрешения должностного лица, направившего на исполнение данный документ (подписавшего резолюцию).

Переадресация поступившего документа может также производиться по договоренности между руководителями соответствующих подразделений с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Документ передается из одного подразделения общества в другое с соответствующей отметкой в ЕАСД, но повторно не регистрируется.

Отправка (рассылка) документов и иной корреспонденции

4.34. Документы отправляются почтовой, электронной, электрической и фельдъегерской связью, иная корреспонденция - почтовой связью.

4.35. Обработка документов и иной корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Документы для отправки почтовой связью передаются в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Документы отправляются, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель документа должен указать соответствующий вид отправки.

4.36. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

Документы, отправленные с нарочным, передаются получателю под расписку о вручении.

4.37. Подготовку к отправке документов, подписанных президентом (вице-президентами) общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений общества, - работники их служб делопроизводства.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

4.38. Визовые экземпляры писем за подписью президента (вице-президентов) остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива.

4.39. Отправка подписанных президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества документов производится только после проставления на них регистрационного номера и даты.

4.40. Документы для отправки адресатам принимаются экспедицией в аппарате управления общества в рабочие дни до 15 часов (в пятницу - до 14 часов) и направляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

4.41. Отправка документов общества в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 9 и в 14 часов.

4.42. Подписанные президентом (вице-президентами) документы особой срочности, в том числе отправляемые фельдъегерской связью, отправляются в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни через приемную президента.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр письма) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок оформления и отправления таких документов (проставление регистрационного номера, передача документа по ЕАСД и др.) устанавливается начальником Департамента управления делами.

4.43. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) и направляемые подразделениям общества, передаются адресатам по ЕАСД согласно подготовленному исполнителем документа указателю рассылки, который в виде отдельного файла прикрепляется к РК документа.

На экземплярах приказов и распоряжений, подписанных президентом (вице-президентами), и других внутренних документов, утвержденных ими с использованием грифа УТВЕРЖДАЮ, которые рассылаются адресатам, личная подпись должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, не воспроизводится, а ставится печать отдела документационного обеспечения.

4.44. Копия приказа, распоряжения и иного внутреннего документа на бумажном носителе направляется в обязательном порядке (наряду с рассылкой по ЕАСД) в Правовой департамент, который в течение 3 дней после получения определяет документы, подлежащие введению в Автоматизированную систему правовой информации на железнодорожном транспорте (АСПИЖТ), и передает их в НИИАС.

4.45. Досылка или замена разосланного ранее документа, подписанного президентом или вице-президентом, производится по указанию лица, подписавшего документ, либо начальника Департамента управления делами, документа, подписанного руководителем подразделения общества, - по его указанию.

Особенности обработки документов и иной

корреспонденции в аппарате управления общества

при переписке с зарубежными корреспондентами

4.46. Департамент международного сотрудничества направляет поступившие из экспедиции документы, подлежащие рассмотрению президентом (вице-президентом), в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения президентом (вице-президентом), - в соответствующие подразделения общества.

4.47. Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, начальник Департамента международного сотрудничества может докладывать президенту (вице-президенту) до их регистрации (документы регистрируются отделом документационного обеспечения после доклада).

4.48. Письма с пометкой "Лично", адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международного сотрудничества направляет (без вскрытия конверта) в соответствующее подразделение для вручения адресатам.

4.49. Исходящие документы и иная корреспонденция общества, отправляемая за границу, конвертуется исполнителем и незапечатанной передается в Департамент международного сотрудничества с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международного сотрудничества отправляет документы и иную корреспонденцию по указанному реестру через экспедицию.

При отправлении документов и иной корреспонденции, сформированной в пачки, в реестре делается запись "Недозволенных вложений нет", которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международного сотрудничества и печатью.

4.50. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы и документации в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международного сотрудничества после оформления в установленном порядке разрешения на ее вывоз.

Пересылка бандеролей и посылок с указанными материалами производится с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

4.51. На пакетах с документами, отправляемыми за границу, адрес указывается на двух языках - русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляются номера исходящих документов, другие реквизиты не указываются.

5. Регистрация документов. Построение

информационно-поисковой системы. Учет документооборота

5.1. Регистрация документов представляет собой запись по установленной форме сведений о документах, фиксирующая факт их издания, отправления или получения с целью обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов.

5.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится с использованием ЕАСД независимо от способа их доставки и передачи.

5.3. Первичные учетные документы (бухгалтерские документы первичного учета, статистические отчеты, счета на оплату работ и услуг и др.), формы финансовой и статистической отчетности, сводки, информационные материалы для сведения, книги, специальная литература, заявки, разнарядки, наряды и другие документы, которые не относятся к организационно-распорядительным, не регистрируются в ЕАСД, а учитываются соответствующими подразделениями общества в специальных журналах или иным способом, который определяют их руководители.

5.4. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма, телеграммы и открытки, пригласительные билеты, корреспонденция с пометкой "Лично", если она не носит служебного характера, различные учебные планы и программы, периодические издания (газеты, журналы, брошюры), документы без подписи и другие аналогичные документы не подлежат регистрации и учету.

5.5. Подразделения общества должны иметь перечень документов, учитываемых в журналах или иным способом, и перечень документов, не подлежащих учету, которые разрабатываются исходя из специфики деятельности подразделения и состава документации и утверждаются его руководителем.

5.6. Регистрация документов общества в ЕАСД производится в пределах следующих потоков документов:

входящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке;

исходящие документы - письмо, телеграмма, а также факсограмма при зарубежной переписке, докладная и служебная записки;

внутренние документы, включающие массивы следующих видов документов:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу;

распоряжения;

поручения президента;

поручения вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы совещаний у президента;

протоколы совещаний у вице-президентов (отдельно каждого);

протоколы заседаний правления общества;

договоры (соглашения, контракты) с другими организациями;

доверенности, выдаваемые от имени общества;

прочие организационно-распорядительные документы ("прочие ОРД").

5.7. Регистрация письменных обращений граждан, поступающих в общество и его подразделения, и регистрация входящих документов ведется отдельно.

5.8. Потоки документов и массивы видов документов подразделений общества определяются их руководителями применительно к потокам и массивам видов документов общества.

5.9. Документ регистрируется в ЕАСД один раз, с присвоением ему автоматически регистрационного номера, который используется на всех стадиях прохождения документа в подразделениях общества.

5.10. Входящие документы, адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата, регистрирует отдел документационного обеспечения.

После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении документа в общество (регистрационный штамп), включающая сокращенное наименование общества - ОАО "РЖД", присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ ("Входящие") и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.

Например:

ОАО "РЖД"

N ВХ-567

"8" сентября 2012 г. на 1 л. + 19 л.

Поступившие поручения (указания) руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по письмам граждан регистрируются отделом документационного обеспечения как входящие документы.

5.11. Входящие документы, адресованные непосредственно подразделениям общества, регистрируют их службы делопроизводства.

После создания РК входящего документа в правой нижней части первого листа этого документа ставится отметка о поступлении его в подразделение общества (регистрационный штамп), включающая наименование подразделения общества, присвоенный документу в ЕАСД регистрационный номер, состоящий из сокращенного обозначения потока документов ВХ ("Входящие"), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой, дату поступления и количество листов основного документа и приложений к нему.

Например:

Департамент информатизации

ОАО "РЖД"

N ВХ-47/ЦКИ

"15" октября 2012 г. на 1 л. + 2 бр.

5.12. Учет входящих документов, адресованных непосредственно подразделениям общества, и документов, зарегистрированных и направленных им отделом документационного обеспечения, ведется раздельно.

5.13. Исходящие документы общества, подписанные президентом (вице-президентами), а также докладные записки вице-президентов на имя президента и их служебные записки регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие") и через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года (например, N ИСХ-26).

5.14. Исходящие документы, подписанные руководителями подразделений общества, а также их докладные записки на имя президента (вице-президента) и служебные записки регистрируют службы делопроизводства подразделений.

Регистрационный номер исходящего документа (включая указанные докладные записки) состоит из сокращенного обозначения потока документов ИСХ ("Исходящие"), через дефис его порядкового номера в пределах потока этих документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения общества, разделенных косой чертой (например, N ИСХ-148/ЦН).

5.15. Документы, создаваемые в подразделениях общества и направляемые из одного подразделения в другое, регистрируются в ЕАСД за исходящим номером подразделения-исполнителя и не регистрируются подразделением-получателем как входящий документ.

5.16. Приказы общества, кроме приказов по личному составу, в том числе совместные с другими организациями, регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.17. Приказы подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер приказа состоит из условного (сокращенного) наименования подразделения общества и через дефис его порядкового номера в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Например, регистрационный номер приказа подразделения аппарата управления - N ЦЭУ-12, приказа филиала - N ЦДРП-18, приказа железной дороги - N СЕВ-20, или N ДВОСТ-25, или N С-КАВ-30, приказа структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21.

5.18. Приказы по личному составу, подписанные президентом и вице-президентом, в ведении которого находятся кадровые вопросы, регистрирует Департамент управления персоналом. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.19. Приказы по личному составу, подписанные руководителями подразделений общества, регистрируют соответствующие службы этих подразделений. Регистрационным номером приказа является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.20. Распоряжения общества регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационным номером распоряжения является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года, к которому добавляется строчная буква "р". Например, N 15р.

5.21. Распоряжения филиалов и структурных подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства. Регистрационный номер распоряжения состоит из условного (сокращенного) наименования филиала или структурного подразделения общества, к которому через дефис добавляются порядковый номер распоряжения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и строчная буква "р", разделенные косой чертой.

Например, регистрационный номер распоряжения филиала - N ЦДРП-18/р, распоряжения железной дороги - N СЕВ-20/р, или N ДВОСТ-25/р, или N С-КАВ-30/р, распоряжения структурного подразделения общества - N ЦЖДК-21/р.

5.22. Поручения президента, оформленные на соответствующем бланке, регистрирует отдел документационного обеспечения. Регистрационный номер поручения включает две прописные буквы "ПП" и через дефис - его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года. Например, N ПП-25.

5.23. Поручения вице-президентов, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их секретариаты. Регистрационный номер поручения включает прописную букву "П", через дефис - индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого). Например, N П-ИП-43 (поручение вице-президента Петрова И.С.).

5.24. Поручения руководителей филиалов и структурных подразделений общества, оформленные на соответствующих бланках, регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер поручения руководителей (заместителей руководителей) филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества включает условное (сокращенное) наименование филиала или структурного подразделения, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N ЦДИ-21/п (поручение руководителя филиала или его заместителя) или N ЦЖДК-22/п (поручение руководителя структурного подразделения или его заместителя).

Регистрационный номер поручения начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер поручения в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчную букву "п". Например, N Н-15/п (поручение начальника железной дороги), N НЗ-18/п (поручение заместителя начальника железной дороги).

5.25. Положения, правила, инструкции, регламенты, уставы, руководства, методические указания, рекомендации и иные документы нормативного и инструктивного характера, концепции, планы, программы, а также документы, определяющие порядок эксплуатации и обслуживания подвижного состава, машин, механизмов и других устройств железнодорожного транспорта, которые утверждены президентом (вице-президентом), регистрирует отдел документационного обеспечения. В ЕАСД эти документы фиксируются как "прочие организационно-распорядительные документы" ("прочие ОРД").

Регистрационным номером каждого из указанных документов является его порядковый номер в пределах массива этих видов документов в течение календарного года, к которому добавляются строчные буквы "пд". Например, N 82пд.

Указанные документы, утвержденные руководителем подразделения общества, регистрируются службой делопроизводства подразделения. Регистрационный номер каждого из таких документов включает условное (сокращенное) наименование подразделения общества, через дефис - порядковый номер документа в пределах массива этих видов документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пд". Например, N ЦДИ-82/пд или N ПРИВ-82/пд.

5.26. Протоколы заседаний правления общества регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационным номером протокола является его порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

5.27. Протоколы совещаний у президента регистрирует отдел документационного обеспечения.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года с добавлением строчных букв "пр", например, N ВЯ-27пр.

5.28. Протоколы совещаний у вице-президентов регистрируют их секретариаты.

Регистрационный номер протокола включает индекс в виде двух прописных букв, установленный для соответствующего вице-президента, и через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года (отдельно для каждого) с добавлением строчных букв "пр". Например, N ИП-4пр (протокол совещания у вице-президента Петрова И.С).

5.29. Протоколы совещаний у руководителей подразделений общества регистрируют их службы делопроизводства.

Регистрационный номер протокола совещания у руководителей (заместителей руководителя) подразделений общества (кроме железной дороги) включает условное (сокращенное) наименование подразделения, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N ЦЭКР-12/пр (протокол совещания у начальника Департамента экономической конъюнктуры и стратегического развития или его заместителя), N ЦДРП-15/пр (протокол совещания у руководителя Центральной дирекции по ремонту пути или его заместителя), N ЦКЗ-14/пр (протокол совещания у руководителя Центра организации конкурсных закупок или его заместителя).

Регистрационный номер протокола совещания у начальника (заместителя начальника) железной дороги включает условное наименование должности, через дефис - порядковый номер протокола в пределах массива этого вида документов в течение календарного года и через косую черту - строчные буквы "пр". Например, N Н-15/пр (протокол совещания у начальника железной дороги), N НЗ-18/пр (протокол совещания у заместителя начальника железной дороги).

5.30. Факсограммы, поступившие из-за границы, а также из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президентам), регистрируются отделом документационного обеспечения так же, как входящие документы.

5.31. Документы совета директоров общества регистрирует аппарат корпоративного секретаря общества, документы ревизионной комиссии общества - секретариат этой комиссии в соответствии с регламентами работы совета директоров и ревизионной комиссии.

5.32. Входящие документы регистрируются в день их поступления, до рассмотрения их соответствующими должностными лицами.

В случае, когда требуется принятие срочных мер в связи с аварийным происшествием, обеспечением безопасности людей, террористической угрозой, возникновением специфической ситуации в сфере международного сотрудничества и т.п., входящие документы представляются на рассмотрение до регистрации.

Исходящие и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

5.33. Прохождение документов в обществе (подразделении общества) от их создания или получения до завершения исполнения - отправки адресатам или направления в дело - образует документооборот общества (подразделения общества).

5.34. При определении объема документооборота (количества документов, созданных и полученных за определенный период - месяц, квартал, год) за единицу измерения принимается созданный или полученный документ, который в ЕАСД ранее не регистрировался (копии, создаваемые при печатании и тиражировании, не учитываются).

5.35. Учет документооборота осуществляется: в аппарате управления общества - отделом документационного обеспечения, филиалах и структурных подразделениях общества - их службами делопроизводства.

5.36. Документы общества, подготовленные подразделениями общества и представленные на подпись президенту (вице-президенту), их службы делопроизводства не регистрируют и в своем документообороте не учитывают.

5.37. Автоматизированная регистрация документов и использование регистрационных данных производятся в соответствии с операционными инструкциями пользователя ЕАСД.

5.38. Банк регистрационных данных в ЕАСД, журналы учета документов и номенклатуры дел, содержащие информацию о входящих, исходящих и внутренних документах, составляют информационно-поисковую систему документов.

Поиск конкретного документа в информационно-поисковой системе осуществляется по его реквизитам, в частности по виду, дате, названию, номеру документа или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте документа).

5.39. К ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, в РК которых отсутствует отметка "Ограниченный доступ", работник подразделения общества может быть допущен, если документ (проект документа):

зарегистрирован данным подразделением;

подготовлен данным подразделением;

подписан руководителем данного подразделения;

поступил в данное подразделение для исполнения согласно поручению (указанию) или для контроля;

подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение на ознакомление, согласование или утверждение.

Если работнику подразделения общества необходимо ознакомиться с иным документом (проектом документа), нужным ему для работы, он должен обратиться к исполнителю документа с просьбой направить ему запрашиваемый документ (проект документа).

6. Контроль за исполнением документов и принятых решений

(поручений и резолюций)

Организация контроля исполнения

6.1. Целью контроля исполнения в обществе и его подразделениях является обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений и указаний президента по реализации решений, принимаемых высшими органами государственной власти, федеральными органами исполнительной власти и иными государственными органами, советом директоров и правлением общества, а также решений, принимаемых президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества.

6.2. Контроль за исполнением документов и принятых решений (поручений, резолюций) включает:

постановку документа и принятого решения на контроль;

проверку своевременности доведения документа и принятого решения до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документа и принятого решения с контроля и направление в дело;

учет и обобщение результатов контроля исполнения;

информирование руководителей о положении дел с исполнительской дисциплиной и разработку предложений по ее укреплению.

6.3. Контроль за исполнением документов и принятых решений обеспечивают в аппарате управления общества начальник Департамента управления делами, в подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях общества - их руководители, в филиалах - начальники служб управления делами или другие должностные лица, на которых возложена эта работа.

6.4. Постановку на контроль документов и решений, принятых президентом (кроме решений по обращениям граждан), осуществляют:

начальник отдела инспекции и контроля Департамента управления делами - поручений президента по решениям высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, совета директоров и правления общества и поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями общества и другими документами, контроль за исполнением которых возложен настоящей Инструкцией на этот отдел;

руководитель секретариата президента - резолюций президента по рассмотренным им документам.

6.5. Постановку на контроль поручений и резолюций по документам и поручений, предусмотренных распоряжениями, подписанными вице-президентом, осуществляет начальник секретариата (советник) этого вице-президента.

6.6. Отдел инспекции и контроля Департамента управления делами (далее - отдел инспекции и контроля) контролирует исполнение:

поручений и указаний президента по реализации решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества;

поручений, предусмотренных приказами и распоряжениями, подписанными президентом, заданий, содержащихся в программах, планах, стратегиях и других документах по комплексным вопросам текущей деятельности и развития общества, утвержденных президентом, а также отдельных поручений президента;

решений, принятых на совещаниях у президента, а также на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом или лицом, осуществляющим его полномочия.

6.7. Секретариат (помощники) президента контролирует исполнение:

резолюций президента по рассмотренным им документам и резолюций с формулировками "внести предложения", "доложить", "информировать", "подготовить проект документа" и т.п.;

резолюций вице-президентов, проекты которых подготовлены секретариатом (помощниками) президента.

6.8. Секретариаты (советники) вице-президентов контролируют исполнение:

решений, предусмотренных распоряжениями и поручениями, а также протоколами совещаний, подписанными вице-президентами;

резолюций вице-президентов по рассмотренным ими документам, включая резолюции, данные ими во исполнение поручений (резолюций) президента.

Начальники секретариатов (советники) докладывают вице-президентам о ходе исполнения поручений, данных президентом вице-президентам, а также представляют эту информацию в отдел инспекции и контроля по его запросу.

6.9. Контроль за исполнением поручений (резолюций) президента и решений, предусмотренных в приказах и распоряжениях за его подписью, ответственным исполнителем которых является по согласованию с ним руководитель дочернего общества, осуществляется отделом инспекции и контроля или секретариатом (помощниками) президента совместно с Департаментом управления дочерними и зависимыми обществами.

При необходимости проведения дочерними обществами корпоративных мероприятий, связанных с исполнением указанных поручений (резолюций) и решений, осуществление их обеспечивает Департамент управления дочерними и зависимыми обществами.

6.10. Руководители подразделений общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и принятых решений.

6.11. В подразделениях общества контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляют их службы делопроизводства, которые, в частности, ежедневно проверяют перечень документов и решений, поставленных на контроль в ЕАСД, и подготавливают для принятия оперативных мер информацию о документах и решениях, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах и решениях, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляют и представляют руководителю соответствующего подразделения данные о ходе их исполнения.

Исполнители документов обязаны регулярно вносить в ЕАСД информацию о ходе исполнения документа (решения).

6.12. В целях обеспечения своевременного исполнения принятых решений применяется упреждающий, до истечения срока исполнения, контроль, осуществляемый путем рассмотрения руководителем подразделения общества хода исполнения установленных заданий в следующем порядке: задания на последующие годы - не реже одного раза в год; задания на текущий год, за исключением текущего месяца, - не реже одного раза в квартал; задания на текущий месяц - еженедельно. За пять дней до истечения срока ход исполнения задания рассматривается ежедневно.

6.13. Руководители подразделений общества обязаны регулярно рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов и решений и принимать необходимые меры к исполнению их в установленные сроки и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов и принятых решений в подразделении общества организует заместитель руководителя соответствующего подразделения, на которого возложена эта работа.

6.14. В случае если какое-либо решение, предусмотренное приказами, распоряжениями и протоколами, подписанными президентом, а также поручение (указание) президента не выполняется в установленный срок, начальник Департамента управления делами запрашивает у ответственного исполнителя письменное объяснение о причинах его неисполнения и о принимаемых мерах.

Начальник Департамента управления делами направляет при необходимости докладную записку по данному вопросу вице-президенту, курирующему соответствующее подразделение общества.

6.15. Начальник Департамента управления делами (заместитель начальника Департамента управления делами, на которого возложены вопросы контроля исполнения) периодически докладывает на оперативных (еженедельных) совещаниях, проводимых президентом, о состоянии исполнительской дисциплины и ходе выполнения данных президентом поручений, а также о мерах по улучшению исполнительской дисциплины и предложениях по совершенствованию и повышению эффективности контроля исполнения.

Информацию для доклада на указанных совещаниях (справочные данные и предложения) подготавливает отдел инспекции и контроля совместно с секретариатом президента.

6.16. Контроль за исполнением документов и принятых решений осуществляется в обществе и его подразделениях с применением ЕАСД.

Исполнение документов и принятых решений (поручений

и резолюций)

6.17. Сроки исполнения документов и принятых решений устанавливаются с учетом сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации или вышестоящим органом, либо с учетом просьбы организации, направившей документ.

Срок исполнения указывается, как правило, в документе или в поручении (резолюции).

6.18. Срок исполнения исчисляется в календарных днях. Исчисление срока исполнения решения, предусмотренного в документах, начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления общества, и для внутренних документов общества - с даты подписания (утверждения) документа;

для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан, а также для документов, поступивших в общество из других организаций, - с даты их поступления в общество или его подразделения.

6.19. Документы и принятые решения исполняют в следующие сроки:

решения, содержащиеся в документах высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана дата исполнения, - в сроки, указанные в этих документах, решения с пометкой "Срочно" или другой аналогичной пометкой - в 3-дневный срок, с пометкой "Оперативно" - в срок до 10 дней, остальные документы этих органов - в срок не более одного месяца;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

решения совета директоров и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов), поручения и резолюции президента (вице-президентов) - в срок, указанный в документе, при наличии пометки "Срочно" и другой аналогичной пометки - в 3-дневный срок, пометки "Оперативно" - в срок до 10 дней, а если срок не установлен - в течение не более одного месяца;

письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и другие документы, поступившие из других организаций, - в срок не более одного месяца, если в резолюциях по ним срок не указан;

указания, содержащиеся в резолюциях президента (вице-президентов) с формулировкой "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить", данные им по докладным запискам должностных лиц общества, - в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов Российской Федерации - в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом.

6.20. Если последний день срока исполнения документа и принятого решения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

6.21. Если в поручении или в резолюции к документу, подписанных президентом (вице-президентом), им не установлен срок, то срок определяется руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента) с учетом сроков, указанных в пункте 6.19 настоящей Инструкции.

6.22. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению документа и принятого решения либо поручения (резолюции) в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока должен направить давшему поручение президенту (вице-президенту) доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, и мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, а также с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения.

Если установленный срок исполнения документа и принятого решения составляет более 3 месяцев, то просьба о продлении срока направляется ответственным исполнителем не позднее чем за 14 дней до его истечения.

6.23. Продление срока исполнения, установленного президентом в поручении (резолюции), производится президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (помощником) президента.

6.24. Продление срока исполнения, установленного вице-президентом в поручении (резолюции), производится этим вице-президентом. Заключение об обоснованности просьбы ответственного исполнителя о продлении срока исполнения подготавливается секретариатом (советником) вице-президента.

6.25. Продление срока исполнения поручения или резолюции, подписанных президентом (вице-президентом), который в установленном порядке определен руководителем секретариата или помощником президента (начальником секретариата или советником вице-президента), производится этими лицами. Просьба о продлении срока исполнения направляется ответственным исполнителем должностному лицу, определившему срок исполнения.

6.26. Сроки исполнения решений с пометками "Срочно", "Оперативно" и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

6.27. Документ и принятое решение или поручение (резолюция), находящиеся на контроле, считаются исполненными и снимаются с контроля, если:

по результатам рассмотрения даны соответствующие письменные и устные указания по решению поставленных вопросов;

поставленные вопросы решены в оперативном порядке и (при необходимости) заинтересованная организация проинформирована о принятом решении;

разработан и подписан (утвержден) документ, предусматривающий меры по исполнению указанного документа, принятого решения или поручения (резолюции).

6.28. Считаются исполненными поручения (резолюции) президента (вице-президента), содержащие формулировки "доложить", "внести предложения", "подготовить проект приказа (распоряжения)" и т.п., если должностные лица представили во исполнение этих поручений (резолюций) в установленные сроки документы, которые приняты (не возвращены на доработку) секретариатом президента (вице-президента) для доклада президенту (вице-президенту). Поручения (резолюции) в этих случаях не снимаются с контроля.

Если по представленным документам президентом (вице-президентом) даны новые поручения (указания), то в дальнейшем осуществляется контроль этих поручений (указаний), а прежнее поручение (указание) снимается с контроля.

6.29. Докладные записки о выполнении поручений (указаний), данных президентом по материалам проверок, проведенных Инспекцией при президенте ОАО "РЖД", до направления их в Департамент управления делами для доклада президенту представляются ответственным исполнителем в Инспекцию для предварительного рассмотрения.

6.30. Информация о завершении работы, связанной с исполнением документа, вносится ответственным исполнителем в ЕАСД. Исполненный документ подлежит снятию с контроля лицом, которое контролировало исполнение документа.

6.31. Запросы по исполняемому документу, направленные одними подразделениями общества в другие подразделения, а также в учреждения, дочерние общества и иные организации, и промежуточные доклады о ходе его исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

6.32. На документе, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) президента, отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится руководителем секретариата (помощником) президента, исполненном в соответствии с поручением (резолюцией) вице-президента - начальником секретариата (советником) вице-президента или помощником президента, который готовил проект поручения (резолюции) вице-президента.

Номер дела в реквизите "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" ставится работником отдела архивов.

6.33. На документе, адресованном непосредственно подразделению общества, отметка об исполнении и направлении его в дело ставится руководителем службы делопроизводства подразделения.

6.34. Исполнитель документа обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения общества.

6.35. Служба делопроизводства подразделения общества после исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, если на нем имеется поставленная этим отделом пометка "Подлежит возврату". Документы без такой пометки остаются в подразделении общества, которому был направлен подлинник документа.

7. Рассмотрение обращений граждан

Организация работы с обращениями граждан

7.1. В обществе и его подразделениях рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации и граждан иностранных государств (далее - обращения граждан), которые могут поступать в общество по почтовой, электронной и электрической связи, а также в устной форме.

7.2. Работа с обращениями граждан осуществляется с учетом положений Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также в соответствии с настоящей Инструкцией и другими документами общества, регламентирующими эту работу.

7.3. Обращения работников общества, поступающие в общественную приемную корпоративного интернет-сайта общества, на интернет-блог президента, а также по другим каналам электронной связи, рассматриваются в соответствии с устанавливаемым президентом регламентом работы с обращениями работников общества.

7.4. Централизованный учет и своевременное рассмотрение обращений граждан, адресованных президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан, обращений, поступивших в подразделения общества, - их соответствующее подразделение.

7.5. Контроль за исполнением резолюций президента (вице-президентов) по обращениям граждан, зарегистрированным отделом по работе с обращениями граждан, осуществляется этим отделом.

Контроль за исполнением резолюций руководителей подразделения общества по обращениям граждан осуществляют работники подразделений, на которых возложены эти функции.

7.6. Письма граждан с поручениями руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, зарегистрированные отделом документационного обеспечения как входящие документы, по которым имеются резолюции президента (вице-президентов), направляются при рассылке этих документов исполнителям также в отдел по работе с обращениями граждан.

7.7. Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в обращениях, и подготавливает соответствующую информацию для президента, а также предложения по улучшению работы с обращениями граждан.

7.8. При регистрации поступившего обращения гражданина в правом верхнем углу (в случае недостатка места - на свободном месте) первого листа ставится отметка о поступлении в общество или его подразделение (регистрационный штамп), включающая наименование отдела по работе с обращениями граждан, присвоенный обращению порядковый номер и дату его поступления. После этого обращение вводится в ЕАСД.

7.9. В случае получения повторного письменного обращения гражданина оно регистрируется как новый документ, а в карточке обращения гражданина отмечается, что обращение является повторным, и указывается, кому направлено на решение первоначальное обращение.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения первого обращения и ответ заявителю не дан или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

7.10. Письменные обращения граждан, в которых не указаны фамилия и почтовый адрес для ответа, обращения без подписи, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью должностного лица, как правило, не рассматриваются.

7.11. Обращения, содержащие сообщения, в том числе анонимные, о готовящемся или совершенном преступлении, террористическом акте или другом правонарушении, передаются в Департамент безопасности.

7.12. Зарегистрированные письменные обращения граждан, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, могут быть в зависимости от содержащихся в них вопросов в установленном порядке доложены президенту (вице-президенту) или направлены не позднее 5 дней с даты их поступления начальником отдела по работе с обращениями граждан в подразделения общества, в ведении которых находятся поставленные вопросы.

7.13. Письма-ответы на обращения граждан, подписанные президентом (вице-президентом), отправляются через отдел документационного обеспечения, где им присваиваются в ЕАСД регистрационные номера исходящих документов.

7.14. О результатах рассмотрения письменного обращения руководитель подразделения общества, у которого обращение находилось на исполнении, извещает автора обращения (как правило, в письменной форме) не позже 3 дней с даты принятия решения по обращению.

Копии ответов должностных лиц о рассмотрении обращений граждан подразделения общества направляют в отдел по работе с обращениями граждан, если обращение поступило из этого отдела.

При уведомлении автора письменного обращения в устной форме на первом листе письменного обращения или на отдельном листе делается отметка об уведомлении с указанием даты уведомления.

7.15. Не допускается направлять обращения граждан на рассмотрение тем должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых они обжалуют.

7.16. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в общество, должны быть приняты в течение 30 дней со дня их регистрации. По письменным обращениям граждан, не требующим дополнительного изучения и проверки, решения должны быть приняты в срок не более 15 дней (по письменным обращениям работников общества - не более 7 дней) со дня их поступления.

Письменные обращения граждан, переданные президенту во время его служебных поездок, рассматриваются в оперативном порядке.

7.17. В случае, когда для рассмотрения письменного обращения граждан необходимо проведение специальной проверки, получение дополнительных материалов и принятие других мер, срок его рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, в порядке, предусмотренном пунктами 6.22 - 6.25 настоящей Инструкции.

О продлении срока рассмотрения руководитель подразделения общества, у которого обращение находится на исполнении, сообщает автору обращения и в отдел по работе с обращениями граждан, если обращение направлялось этим отделом.

7.18. Передача зарегистрированных отделом по работе с обращениями граждан письменных обращений граждан из одного подразделения общества в другое производится по согласованию с начальником отдела по работе с обращениями граждан.

7.19. Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы авторам обращений.

Письменное обращение гражданина, по которому президентом (вице-президентом) было дано указание доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля президентом (вице-президентом) после рассмотрения им доклада об исполнении.

7.20. При повторном письменном обращении дополнительное рассмотрение уже разрешенных обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, к которой относится вопрос повторного обращения.

7.21. Письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, подразделения общества формируют в отдельные дела.

Организация личного приема граждан

7.22. Личный прием граждан проводится в соответствии с инструкцией по организации личного приема граждан в обществе.

Личный прием граждан проводят:

президент;

вице-президенты;

руководители подразделений общества, а также другие должностные лица, уполномоченные ими проводить личный прием граждан.

Личный прием граждан проводят также работники отдела по работе с обращениями граждан, в должностные обязанности которых входит проведение личного приема.

Для рассмотрения поставленных гражданами вопросов на личный прием могут быть приглашены при необходимости соответствующие специалисты.

7.23. Личный прием граждан проводится, как правило, в специально отведенном и оборудованном для этих целей помещении с отдельным входом, для прохода в которое не требуется оформления пропуска (далее - приемная общества), а также в служебных помещениях должностных лиц.

7.24. Личный прием граждан может проводиться как в порядке очередности, так и по предварительной записи.

В приемной общества личный прием граждан проводится ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в рабочее время.

7.25. Работник отдела по работе с обращениями граждан в беседе с гражданином на личном приеме выясняет причины его обращения, существо вопроса и знакомится с документами, имеющими отношение к этому обращению.

В случае если в обращении гражданина содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию общества, ему дается разъяснение, куда и в каком порядке следует обратиться, и оказывается возможное содействие.

По каждому обращению граждан в приемную общества в ЕАСД создается карточка обращения гражданина, в которую заносятся содержание обращения, данные документа, удостоверяющего его личность, дата обращения.

7.26. Если на личном приеме гражданина выясняется, что в его устном или письменном обращении содержатся сведения о готовящемся преступлении, террористическом акте или другом правонарушении, начальник (работник) отдела по работе с обращениями граждан должен немедленно сообщить об этом в Департамент безопасности и переслать письменное обращение.

7.27. Если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема граждан.

7.28. В случае невозможности решить на личном приеме поставленные гражданином в устной форме вопросы от него принимается письменное обращение, на котором работником отдела по работе с обращениями граждан ставится штамп "Принято на личном приеме". Это обращение регистрируется и направляется для рассмотрения в установленном порядке.

Если гражданин по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить суть своего обращения, работник отдела оказывает ему необходимую помощь.

7.29. В случае если на личном приеме гражданину в удовлетворении просьбы отказано, ему должна быть разъяснена причина отказа и порядок его обжалования.

7.30. Личный прием граждан президентом проводится в дни, предусмотренные в графике его работы, а вице-президентами и членами правления общества - в соответствии с ежемесячным графиком личного приема граждан, который разрабатывается отделом по работе с обращениями граждан и утверждается президентом.

График личного приема граждан размещается на информационной доске в приемной общества, а также на сайте общества в сетях Интернет и Интранет.

Личный прием работников общества президентом (вице-президентом) проводится также во время служебных поездок.

7.31. Дни и часы личного приема граждан руководителями подразделений общества указываются при входе в их служебное помещение, а также размещаются на сайте общества в сети Интранет, в разделе соответствующего подразделения.

8. Выполнение машинописных

и копировально-множительных работ

8.1. При подготовке организационно-распорядительных документов общества и его подразделений применяется редактор Microsoft Word с использованием шрифтов гарнитуры Times New Roman размером 14 - 16 пт (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером 10 - 12 пт).

При изготовлении бланков (форм) документов используются шрифты гарнитуры RussianRail G Pro.

8.2. Для печатания документов используются стандартные листы бумаги формата A4. Если текст документа содержит не более 7 строк, то допускается использование листов бумаги формата A5.

Документы печатаются, как правило, на одной стороне листа.

Лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке, должен иметь поля: левое - не менее 25 мм, правое - 15 - 20 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть 15 - 20 мм, правого - не менее 25 мм.

8.3. Наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, СПРАВКА и др. - печатается прописными буквами вразрядку (2 пт), полужирным шрифтом, слова КОПИЯ, ВЫПИСКА, а также слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО (если они являются реквизитами при утверждении и согласовании документов) - прописными буквами без выделения полужирным шрифтом.

Заголовки приказа и распоряжения, заголовки разделов положений, правил, инструкций и других нормативных документов печатаются полужирным шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт. Заголовки подразделов печатаются без выделения шрифтом размером 14 пт.

8.4. Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт. Допускается печатание через межстрочный интервал 12 пт текстов документов на листе формата A5, когда необходимо разместить текст документа на одной странице. Первая строка каждого абзаца текста печатается с красной строки, то есть с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа фамилия и инициалы печатаются на одной строке.

Документы, в которые в последующем будут вноситься существенные правки, а также выступления и доклады рекомендуется печатать шрифтом размером 16 пт через межстрочный интервал 24 пт.

8.5. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются, как правило, через межстрочный интервал 12 пт.

При печатании реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения" и "Гриф согласования документа" рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт их составные части (наименование организации; должность; инициалы и фамилия должностного лица; почтовый адрес; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО, Приложение).

Начала строк многострочных реквизитов выравниваются по вертикали.

8.6. Расшифровка личной подписи в реквизите "Подпись" печатается без скобок на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правой границе текстового поля.

Инициалы печатаются перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами и фамилией не делаются.

При наличии нескольких подписей, которые располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровка подписей разделяются межстрочными интервалами 24 - 48 пт.

8.7. В документах, состоящих из двух и более страниц, страницы, начиная со второй, нумеруются. Номера страниц ставятся посередине листа, в 10 - 15 мм от верхнего его края, арабскими цифрами, без каких-либо слов и знаков.

8.8. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны быть написаны разборчиво, черными, фиолетовыми или синими чернилами (пастой). Особенно четко и разборчиво следует писать фамилии, специальные термины, названия населенных пунктов, географические названия.

8.9. Документы печатаются с соблюдением стандартных требований к машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок и без подчеркиваний.

Исполнитель документа производит тщательную проверку и считку отпечатанного материала.

8.10. Копирование (тиражирование) документов производится на копировально-множительных аппаратах, установленных в подразделениях общества.

Копирование (тиражирование) многостраничных с большим тиражом документов в аппарате управления общества производится с использованием копировально-множительных аппаратов Административно-хозяйственного управления. Заказ на копирование документов в этом случае (по форме, установленной Департаментом управления делами) подписывается руководителем подразделения общества, подготовившего данный документ, и согласовывается с Департаментом управления делами.

За целесообразность копирования (тиражирования) и тираж документа отвечает руководитель указанного подразделения общества.

Способ и очередность тиражирования документов в зависимости от их вида, срочности и тиража определяются Департаментом управления делами.

8.11. Экземпляр документа (приказа, распоряжения, положения, правил, инструкции и др.), предназначенный для копирования (тиражирования) на копировально-множительных аппаратах, не должен иметь помарок, подчисток, наклеек, рукописных вставок.

Использованные для копирования (тиражирования) экземпляры документов возвращаются по окончании копировально-множительных работ их заказчикам.

9. Организация хранения документов, подготовка документов

к архивному хранению и передача дел в архив

Основные требования к хранению документов, составление

номенклатуры дел

9.1. Для четкой организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использования документов при подготовке управленческих решений и предоставления сведений производственного и социального характера в обществе и его подразделениях действует система хранения документов, обеспечивающая возможность их быстрого поиска и сохранность.

Учреждения общества организуют хранение документов, составление номенклатур дел, формирование дел и экспертизу ценности документов, оформление и передачу дел на архивное хранение, а также использование архивных документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для филиалов и структурных подразделений общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Документ, законченный делопроизводством, передается исполнителем документа в службу делопроизводства подразделения общества, которая обеспечивает хранение подлинников документов (для писем - визовых экземпляров), в том числе подлежащих постоянному и долговременному хранению, до передачи их в архив.

9.3. Документы после их исполнения формируются в дела.

Дело - это помещенный в отдельную обложку документ или совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности общества. Дело является единицей хранения архивных документов на бумажном носителе.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности общества, составляет его документальный фонд.

9.4. В каждом подразделении общества составляется номенклатура дел, представляющая собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

9.5. В целях обеспечения единообразного подхода к учету, систематизации и описанию дел, быстрого их поиска, определения сроков хранения документов номенклатура дел составляется по единым требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, и вводится в действие ежегодно, с 1 января.

9.6. Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, дела которых будут передаваться на архивное хранение отделом архивов Департамента управления делами (далее - отдел архивов), после согласования с соответствующей экспертной комиссией подразделения общества (ЭК) представляется ежегодно, не позднее 15 ноября, на согласование в отдел архивов.

Номенклатура дел подразделения аппарата управления, а также подразделения органа управления железной дороги после согласования соответственно с отделом архивов и архивом железной дороги подписывается руководителем подразделения, и один ее экземпляр направляется в архив, согласовавший номенклатуру дел (приложение N 16).

Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, заключивших с государственным или муниципальным архивом договор на прием-передачу документов на хранение, представляется на согласование в этот архив (далее - архивное учреждение).

9.7. Номенклатура дел филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется службой делопроизводства ежегодно на предстоящий год в двух экземплярах, подписывается руководителем службы делопроизводства и после согласования с соответствующей экспертной комиссией представляется не позднее 15 ноября на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

Номенклатура дел, согласованная с отделом архивов или архивом железной дороги, утверждается руководителем соответствующего филиала или структурного подразделения общества.

Один экземпляр утвержденной номенклатуры дел направляется в архив, с которым она была согласована (приложение N 17).

9.8. Подразделения аппарата управления, в ведении которых находятся структурные подразделения общества и филиалы, в составе которых имеются региональные подразделения, осуществляющие свою деятельность в границах железной дороги, составляют для этих подразделений, как правило, не реже одного раза в 5 лет типовую номенклатуру дел, согласовывают ее с отделом архивов и направляют в соответствующие подразделения для составления ими ежегодно номенклатур дел.

9.9. Номенклатура дел вновь созданного подразделения общества разрабатывается этим подразделением и в месячный срок после утверждения положения о нем представляется на согласование в отдел архивов или архив железной дороги.

9.10. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом общества, положениями о подразделениях общества (положениями об их управлениях, службах и отделах), планами работы и отчетами, штатными расписаниями, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (далее - перечень научно-технических документов), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - перечень типовых документов), Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО "РЖД", с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО "РЖД" от 28 декабря 2007 г. N 2474р (далее - перечень документов общества), номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и долговременного хранения.

9.11. Номенклатура дел подразделения общества состоит из разделов, последовательность которых соответствует его утвержденной структуре, а в качестве названий разделов используются наименования входящих в состав подразделений общества структурных подразделений (управлений, служб, отделов), при этом первым разделом номенклатуры дел указывается подразделение, выполняющее функции службы делопроизводства.

В каждом разделе номенклатуры дел порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.). Дела с документами одного вида располагаются по срокам хранения, корреспондентам или географическим названиям (в алфавитном порядке).

9.12. В номенклатуру дел подразделения общества включаются все документы, создаваемые или получаемые в течение года, а также не законченные делопроизводством дела, поступившие из другого подразделения для их продолжения.

В номенклатуру дел не включаются периодические печатные издания (газеты, журналы, брошюры), рекламные извещения, плакаты, проспекты, пригласительные билеты, открытки и другие аналогичные документы.

Номенклатура дел вводится в ЕАСД.

9.13. В случае если появляется новый вид деятельности (участок работы) или изменяются структура и функции подразделения общества, то может формироваться новое дело и уточняться номенклатура дел подразделения. Об этих изменениях сообщается в соответствующий архив.

9.14. На основе номенклатур дел подразделений аппарата управления отдел архивов составляет сводную номенклатуру дел аппарата управления общества, которая визируется начальником отдела архивов и подписывается начальником Департамента управления делами. После согласования с Центральной экспертной комиссией общества (ЦЭК) и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (ЭПК) она утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 18).

На основе номенклатур дел подразделений органа управления железной дороги архив железной дороги составляет сводную номенклатуру дел, которая после визирования руководителем архива железной дороги подписывается начальником службы управления делами. После согласования с экспертной комиссией железной дороги и с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения она утверждается начальником железной дороги (приложение N 18).

9.15. Сводная номенклатура дел филиала (кроме железной дороги) и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, включает в себя номенклатуры дел соответственно подразделений органа управления филиала и структурного подразделения общества. Она составляется их службой делопроизводства, подписывается начальником этой службы и после согласования с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения общества и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем соответственно филиала или структурного подразделения общества.

9.16. Филиалы и структурные подразделения общества, не относящиеся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, не составляют отдельные сводные номенклатуры дел. Номенклатуры дел этих филиалов и структурных подразделений, которые ежегодно согласовываются с отделом архивов или архивом железной дороги, являются их сводными номенклатурами дел.

9.17. Сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества не реже одного раза в 5 лет согласовываются с архивным учреждением.

Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.18. Утвержденные сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиалов и структурных подразделений общества являются документами постоянного хранения и при формировании дел для архивного хранения включаются в качестве отдельных дел соответственно в номенклатуру дел Департамента управления делами, номенклатуру дел службы управления делами железной дороги и номенклатуру дел службы делопроизводства филиала и структурного подразделения общества.

9.19. Последовательность разделов сводной номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества соответствует их утвержденной структуре, а в качестве названий ее разделов используются наименования подразделений аппарата управления общества, подразделений филиала и структурного подразделения общества.

9.20. Номенклатуры дел подразделений общества и сводные номенклатуры дел аппарата управления общества, филиала и структурного подразделения общества заполняются в следующем порядке.

В графе 1 указывается индекс каждого дела, который состоит из буквенного обозначения входящего в состав подразделения общества управления, службы и отдела и порядкового номера дела (отдельная нумерация для каждого управления, службы, отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел - ЦЭУм-5, где ЦЭУм - буквенное обозначение отдела Департамента экономики и 5 - порядковый номер дела. В подразделениях общества, не имеющих в своем составе управлений, служб, отделов, индекс дела состоит из буквенного обозначения подразделения общества и порядкового номера дела.

В графе 2 указывается заголовок дела (тома, части). Заголовки дел должны быть краткими и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Заголовок дела состоит из элементов, которые располагаются в следующей последовательности: название вида дела (переписка с корреспондентами, документы к заседаниям совета директоров, правления общества, документы к совещаниям у президента и др.) или наименование вида документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества, а также подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, сформировавшего дело; наименование организации, которой адресуют или от которой получают документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовке дела, содержащего документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, при наименовании дела употребляется термин "документы", после которого указываются в скобках основные разновидности документов, которые должны быть помещены в этом деле. Например: "Документы (доклады, планы, списки, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок железнодорожного транспорта".

В заголовке дела, содержащего переписку с однородными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с филиалами ОАО "РЖД" о подготовке и передаче научно-технической документации на архивное хранение".

В заголовке дела, содержащего переписку с разными корреспондентами, они поименно не называются, а указывается вопрос, по которому велась переписка. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам реформирования железнодорожного транспорта".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО "Всероссийский научно-исследовательский институт железнодорожного транспорта" (ОАО "ВНИИЖТ") по вопросам научно-методической работы".

В заголовке дела, касающегося одного субъекта Российской Федерации или административно-территориального образования, указывается его название. Например: "Переписка с администрацией Орловской области об обеспечении перевозок продукции агропромышленного комплекса области". Если содержание дела касается нескольких субъектов Российской Федерации или административно-территориальных образований одного вида, в заголовке дела указываются не конкретные названия, а их общее видовое название. Например: "Переписка с главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии пригородных пассажирских железнодорожных перевозок".

В заголовке дела, содержащего плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускается использование в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Снабжение", "Справочные материалы", "Входящие документы" и т.п., а также вводных слов и усложненных оборотов.

В графе 3, заполняемой по окончании года, указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей в соответствии с перечнями типовых документов и научно-технических документов и перечнем документов общества.

В графе 5 делаются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое подразделение общества, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие отметки.

9.21. По окончании года в конце номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) подразделения общества работником службы делопроизводства (работником архива) делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных в этом году дел (томов, частей) постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой "ЭПК".

Итоговая запись в номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, в сводной номенклатуре дел - начальником архива.

Данные итоговой записи передаются до 1 февраля в соответствующий архив.

Формирование дел

9.22. Формирование дела - это группирование исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Дела в подразделениях общества формируются их службами делопроизводства.

При формировании в управлениях, службах и отделах, входящих в состав подразделений общества, отдельных дел, обусловленных спецификой их деятельности, назначается должностное лицо, ответственное за формирование таких дел.

Методическое руководство формированием дел осуществляется отделом архивов (архивом железной дороги).

9.23. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов. Внутри дела документы размещаются по их номерам или в хронологическом порядке.

Приказы по основной деятельности помещаются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, правила, инструкции и другие документы, утвержденные приказами и распоряжениями, помещаются в дело вместе с этими приказами и распоряжениями.

Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри которых располагаются по номерам документов или в хронологическом порядке.

9.24. В отдельные дела помещаются официально поступившие федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и выписки из них, акты федеральных органов исполнительной власти и другие документы этих органов.

Все документы об исполнении находящегося на контроле поручения (указания) Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации помещаются вместе с поручением (указанием) в отдельное дело.

Документы совета директоров и правления общества помещаются в отдельные дела - протоколы заседаний совета директоров общества с документами к этим заседаниям и протоколы заседаний правления общества с документами к этим заседаниям.

9.25. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

в дело могут помещаться только исполненные и правильно оформленные документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками дел по номенклатуре);

в дело помещаются документы одного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного, долговременного и временного (до 10 лет включительно) хранения помещаются в отдельные дела;

в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, а также черновики и лишние экземпляры документов;

объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 - 40 мм толщины);

если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом томе (части) ставится индекс, заголовок дела и номер тома (части).

9.26. В процессе формирования дела служба делопроизводства проверяет правильность помещения документов в дело в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел, а также наличие подписи, даты, индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки "В дело...". Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.27. Документы, прилагаемые к основному документу, помещаются независимо от даты их составления вместе с основным документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела.

9.28. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, то есть сначала наиболее ранние документы. Запрос и ответ помещаются в одно дело. Документ-ответ располагается после документа-запроса.

Если документ-ответ готовится подразделением аппарата управления, а отправляется через отдел документационного обеспечения за подписью президента (вице-президента), то и запрос, и ответ должны быть в деле, формируемом Департаментом управления делами.

9.29. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения входящие документы, которые исполнены и ответы на которые отправлены подразделением общества, помещаются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме документов со штампом "Подлежит возврату", которые возвращаются в отдел документационного обеспечения).

В аналогичном порядке помещаются документы в дела филиалов и структурных подразделений общества.

9.30. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы помещаются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например, отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2010 год; план на 2012 год, составленный в 2011 году, помещается в дело за 2012 год.

Проекты планов, смет и других аналогичных документов помещаются в дела отдельно от утвержденных документов.

9.31. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещаются в хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого вопроса: сначала инициативный документ, а затем другие относящиеся к данному вопросу документы.

Документы переписки, начавшейся в предыдущем году, помещаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.

Экспертиза ценности документов

9.32. Экспертиза ценности документов - это установление по соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов для определения сроков хранения и отбора их на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, а также в процессе формирования дел, при проверке правильности отнесения документов к делам и подготовке дел к передаче на архивное хранение.

9.33. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на архивное хранение образуются:

в аппарате управления общества - Центральная экспертная комиссия общества, состав которой утверждает президент, и экспертные комиссии подразделений аппарата управления, состав которых утверждают их руководители;

в филиалах и структурных подразделениях общества - экспертные комиссии филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители филиалов и структурных подразделений. При необходимости могут создаваться экспертные комиссии управлений, служб и отделов филиалов и структурных подразделений общества, состав которых утверждают руководители этих филиалов и структурных подразделений.

9.34. Функции, права и организация работы Центральной экспертной комиссии общества определяются положением об этой комиссии, утверждаемым президентом.

9.35. Функции, права и порядок работы экспертных комиссий подразделений общества устанавливаются руководителями подразделений в соответствии с типовым положением об экспертной комиссии подразделения аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, утверждаемым президентом.

9.36. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно работниками служб делопроизводства подразделений общества совместно с соответствующими экспертными комиссиями под методическим руководством Центральной экспертной комиссии общества и отдела архивов (архива железной дороги).

9.37. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор:

документов постоянного и долговременного хранения для передачи на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК", которые могут иметь научно-историческое или иное значение, для передачи в установленном порядке на архивное хранение;

документов временного (до 10 лет включительно) хранения, включая документы с пометкой "До минования надобности", для дальнейшего хранения в подразделениях общества;

документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли.

9.38. Отбор документов на постоянное, долговременное и временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению проводится на основании перечней типовых документов и научно-технических документов, перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий год, с проверкой содержания документов в делах путем полистного их просмотра. Отбор документов на хранение и к уничтожению без полистного просмотра, а только на основании заголовков дел, указанных на обложках, не допускается.

Если при полистном просмотре в делах документов временного (до 10 лет включительно) хранения с отметкой "ЭПК" выявляются документы, подлежащие постоянному хранению, то они помещаются в дела с однородными документами или оформляются в самостоятельные дела.

9.39. На архивное хранение отбираются подлинники документов. В случае их отсутствия на хранение отбираются их копии.

9.40. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимают Центральная экспертная комиссия общества и экспертные комиссии подразделений общества в соответствии с их компетенцией.

9.41. По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельно архивные описи дел постоянного хранения, архивные описи дел долговременного хранения и архивные описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Составление архивных описей дел

9.42. Архивная опись дел (далее - опись дел), по которой ведется их прием-передача на архивное хранение, представляет собой систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей), указываемых в хронологическом порядке (по годам), и других сведений о делах.

Описи дел временного (до 10 лет включительно) хранения не составляются, кроме случаев ликвидации (упразднения) подразделений общества, когда такая опись составляется на дела, сроки хранения которых не истекли.

Опись дел должна иметь заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращений. Заглавный лист оформляется по следующей форме:

______________________________________________

(наименование архивного учреждения)

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

(ОАО "РЖД")

_______________________________________________________________________

(наименование подразделения аппарата управления, филиала,

структурного подразделения ОАО "РЖД")

Фонд N _______________

ОПИСЬ N ______________

_______________________________________________________________________

(название описи дел)

за ________________ годы

9.43. В оглавлении, как правило, указываются предисловие, список используемых сокращений (составляемый при необходимости), названия разделов и подразделов, включенных в раздел описи дел.

Напротив названия каждого раздела и подраздела указываются номера соответствующих листов описи дел.

Оглавление помещается в начале описи дел после заглавного листа.

ОГЛАВЛЕНИЕ

1.

Предисловие

1

2.

Список используемых сокращений

23

2003 год

3.

Департамент управления делами

25

4.

Департамент по связям с общественностью

35

....................................................................................................................................................

2004 год

5.

Департамент управления делами

84

9.44. Предисловие к описи дел составляется подразделением общества, которое готовит дела к приему-сдаче на архивное хранение (фондообразователем).

Предисловие составляется как общее, ко всем описям дел фонда, так и к каждой описи дел.

Предисловие составляется с учетом рекомендаций и требований отдела архивов, архива железной дороги и архивного учреждения.

В предисловии, составленном ко всем описям дел фонда, в частности, излагаются:

история фондообразователя и фонда;

состав и содержание документов описи дел (при этом выделяются наиболее типичные по виду и содержанию группы дел);

сведения об основных направлениях деятельности и структуре подразделения общества за период, который охватывается описью дел;

краткая характеристика содержащейся в описи дел информации о структурных подразделениях, находящихся в составе подразделений общества или в их ведении;

особенности формирования, описания и систематизации дел;

состав справочного аппарата к описи дел и порядок пользования им.

9.45. В список сокращений вносятся обычно используемые в описи дел сокращения слов и понятий, сокращенные обозначения названий подразделений общества, другие сокращения.

В список сокращений не включаются общепринятые сокращения слов ("г." - год, "п." - пункт и др.).

Сокращения в списке помещаются слева в алфавитном порядке, затем через тире - полное написание сокращенных слов.

9.46. В каждом подразделении общества описи дел составляются службой делопроизводства ежегодно в трех экземплярах. Описи дел представляются в соответствующий архив через один год после завершения дел делопроизводством.

9.47. Заголовки дел в описях дел систематизируются в соответствии с номенклатурой дел подразделений общества.

Заголовки переходящих дел вносятся в опись дел того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годового раздела описи дел каждого следующего года, в течение которого дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ... год N ...".

При внесении в опись дел одинаковых заголовков дел каждый из них пишется полностью, как и другие сведения о делах. Заголовок дела размещается на одной странице описи дел без переноса на другую страницу.

Каждый заголовок дела (тома, части) имеет по описи дел самостоятельный порядковый номер.

9.48. Опись дел подразделения общества ведется по единой нумерации. Количество дел в одной описи, как правило, не должно превышать число 9999. Ведение описи по новой нумерации согласовывается с соответствующим архивом (архивным учреждением).

9.49. Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу подразделений аппарата управления после согласования с экспертными комиссиями утверждает руководитель подразделения аппарата управления (приложение N 19).

Указанные описи дел передаются в отдел архивов, который на их основе составляет годовые разделы сводных описей дел аппарата управления общества.

Описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу филиалов и структурных подразделений общества составляются, согласовываются и утверждаются в аналогичном порядке.

9.50. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аппарата управления общества составляется отделом архивов в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годового раздела сводной описи дел он утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом (приложение N 20).

9.51. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения филиала и структурного подразделения общества составляется архивами филиалов и структурных подразделений в четырех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала или структурного подразделения и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После утверждения экспертно-проверочной комиссией годового раздела сводной описи дел он утверждается руководителем филиала или структурного подразделения (приложение N 20).

9.52. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу аппарата управления общества (филиала и структурного подразделения общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации) составляется в трех экземплярах отделом архивов (архивом железной дороги или работником, на которого возложены эти функции), согласовывается с Центральной экспертной комиссией общества (экспертной комиссией филиала и структурного подразделения), затем с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, а филиала или структурного подразделения - их руководителями (приложение N 20).

9.53. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу филиала и структурного подразделения общества, не относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, составляется в трех экземплярах, согласовывается с экспертной комиссией филиала, структурного подразделения, а также с экспертной комиссией железной дороги, на территории которой они осуществляют свою деятельность, и утверждается руководителем филиала или структурного подразделения.

9.54. Годовой раздел сводной описи дел долговременного хранения (за исключением дел по личному составу) подразделений общества составляется в трех экземплярах и оформляется аналогично годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, но экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не утверждается.

9.55. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения учитываются по номенклатуре дел и хранятся в подразделениях общества в соответствии с установленными сроками хранения.

Отбор документов к уничтожению

9.56. Отбор документов к уничтожению и составление в подразделениях общества актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21), производится после составления описей дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу за период проведения экспертизы ценности документов, определяемый датами самого раннего и самого позднего документов, прошедших экспертизу ценности.

9.57. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, которые хранятся в отделе архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией общества и утверждаются начальником Департамента управления делами.

9.58. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы подразделений аппарата управления за период проведения экспертизы ценности документов, согласовываются с экспертной комиссией подразделения аппарата управления и после визирования начальником отдела архивов утверждаются руководителем подразделения аппарата управления.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляемые на документы филиалов и структурных подразделений общества за указанный период, согласовываются с экспертной комиссией филиала и структурного подразделения и после визирования руководителем архива железной дороги, другого филиала, структурного подразделения утверждаются соответственно начальником железной дороги, руководителем филиала или структурного подразделения.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и описи дел рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий подразделений общества одновременно.

9.59. Составленные за период проведения экспертизы ценности документов и согласованные с Центральной экспертной комиссией общества и экспертной комиссией подразделения общества акты о выделении к уничтожению документов аппарата управления, филиала и структурного подразделения общества, не подлежащих хранению, имеющих отметку "ЭПК", утверждаются соответственно вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом, руководителями филиалов и структурных подразделений только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения сводных описей дел постоянного хранения.

После этого разрешается уничтожить в установленном порядке документы (дела, единицы хранения), включенные в эти акты.

9.60. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включаются документы (дела, единицы хранения), срок хранения которых истек к 1 января текущего года. Например, законченные делопроизводством в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть уничтожены с 1 января 2013 г., с 5-летним сроком хранения - с 1 января 2015 г.

9.61. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются, как правило, на дела всего подразделения общества. Если в акте указаны дела лишь отдельных управлений, служб, отделов в составе подразделения общества, то наименования этих управлений, служб и отделов приводятся в акте перед группой заголовков относящихся к ним дел.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

9.62. Документы, подлежащие уничтожению, подразделения аппарата управления сдают на переработку (утилизацию) в Административно-хозяйственное управление.

Порядок уничтожения документов в филиалах и структурных подразделениях общества определяется их руководителями.

Лица, виновные в незаконном уничтожении документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оформление дел, передаваемых на архивное хранение

9.63. Оформление дел, передаваемых на архивное хранение, включает комплекс работ по подготовке их к хранению. Дела оформляются при их заведении и по окончании года службами делопроизводства подразделений общества.

В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

9.64. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.65. При полном оформлении дела документы должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце) и подшиты в четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи, должны быть пронумерованы в правом верхнем углу простым карандашом. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие специфические документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются в левом верхнем углу их оборотной стороны.

Лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист, с проставлением номера в правом верхнем углу. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то этот документ и каждый подклеенный к нему документ нумеруются отдельно.

Листы большого формата, подшитые за один край, нумеруются в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивается и нумеруется как один лист.

При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруется сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.66. После завершения нумерации листов составляется лист - заверитель дела, помещаемый в конце дела. На нем указываются цифрами и прописью количество листов, особенности отдельных документов, например, чертеж, фотография, рисунок, а также пропущенные номера листов.

Если обнаружена ошибка в нумерации листов, возможно присвоение листам литерных номеров (1а или 5 а, 5 б, 5 в), о чем делается отметка в листе - заверителе дела.

В случае большого количества ошибок, допущенных при нумерации, проводится перенумерация листов: старые номера зачеркиваются карандашом одной косой чертой, а рядом ставится новый номер (запрещается подтирка и исправление старых номеров). В конце дела помещается новый лист - заверитель дела, при этом старый лист - заверитель дела зачеркивается и сохраняется в деле.

В листе-заверителе дела указываются при необходимости особенности физического состояния дела (документов) - разорван лист, документ склеен или залит чернилами и др., а также особенности формирования дела, например, помещение в дело документа большого формата и др.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления. Количество листов в деле, соответствующее количеству, указанному в листе - заверителе дела, указывается на обложке дела.

9.67. Лист - заверитель дела составляется по следующей форме:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N

В деле прошито и пронумеровано

____________________________________

листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов

____________________________________________

пропущенные номера листов

____________________________________________

+ листов внутренней описи

____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Должность работника,

составившего лист - заверитель дела

(подпись)

И.О.Фамилия

(дата)

О последующем изменении состава и состояния дела (повреждении, замене документов и др.) оформляется соответствующий акт, что отмечается в листе - заверителе дела.

9.68. Для каждого дела с документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу составляется внутренняя опись документов по следующей форме:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов единицы хранения (дела) N ______

N п/п

Индекс документа

Номер документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов ед.хранения (дела)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого _________________________________________________________

(цифрами и прописью)

документов

Количество листов внутренней описи _________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность работника,

составившего внутреннюю опись

(подпись)

И.О.Фамилия

(дата)

9.69. Внутренняя опись документов единицы хранения (дела) помещается в начале дела и включает в себя индексы, номера и даты документов, их заголовки и номера соответствующих листов, на которых расположен каждый документ.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество на листе-заверителе дела обозначается после общего количества листов единицы хранения (дела) через знак "+".

Внутренняя опись документов завершается итоговой записью, в которой указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи, и подписывается составителем с расшифровкой подписи, с указанием должности и даты составления описи.

Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменение состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражается в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты.

9.70. На обложках дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу указываются следующие реквизиты:

полное наименование общества (в именительном падеже) с указанием под ним в скобках его официального сокращенного наименования;

наименование подразделения общества (в соответствии со структурой общества на момент заведения дела);

номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;

заголовок дела по сводной номенклатуре дел аппарата управления общества, филиала или структурного подразделения. На обложке личного дела пишется "Личное дело ..." вместо "Дело N ... том N ...", а в заголовке дела указывается фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже;

даты начала и окончания (крайние даты) дела, оформляемые словесно-цифровым способом. Датой начала дела считается дата самого раннего документа дела, а датой окончания - дата самого позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего документов, дата соответствующего внутреннего документа общества).

Крайними датами дела, содержащего протоколы совещаний и заседаний, являются даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

При определении даты начала и окончания дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело;

количество листов в деле согласно листу - заверителю дела, которое указывается после окончания дела;

срок хранения дела, который должен соответствовать сроку хранения, указанному в перечнях типовых документов и научно-технических документов или в перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах долговременного хранения указывается срок хранения согласно этим перечням, на делах по личному составу пишется "Хранить 75 лет";

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который пишется чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел.

На обложках дел предусматривается место для наименования архивного учреждения и кодов архивного учреждения и общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), которые ставятся при передаче дел на хранение в архивное учреждение.

Код архивного учреждения _______

Код ОАО "РЖД" ________________

Ф. N __________________

(наименование архивного учреждения)

Оп. N _________________

Д. N __________________

открытое акционерное общество "Российские железные дороги"

(ОАО "РЖД")

(наименование подразделения аппарата управления, филиала,

структурного подразделения ОАО "РЖД")

ДЕЛО N

Том N

(заголовок дела)

Начато

20__ г.

Окончено

20__ г.

(крайние даты)

На ____________________ листах

Хранить _____________________

Ф. N __________________

Оп. N _________________

Д. N __________________

9.71. По окончании года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения и дел по личному составу, заведенных по номенклатуре дел подразделения общества, вносятся необходимые уточнения:

если наименование подразделения общества изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке пишется новое наименование, а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел, содержащих приказы и распоряжения, указываются номера этих документов;

если переписка сформирована в дело из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, а затем заголовок каждого тома;

указывается число, месяц, год начала и окончания дела (тома);

если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год образования дела, то на его обложке под датой делается оговорка: "Имеются документы за ... годы";

на обложке дела указывается количество листов в деле, которое должно совпадать с количеством листов, указанным в листе - заверителе дела;

при внесении заголовков дел в опись дел на обложке дела указываются номер дела по описи и - по согласованию с отделом архивов, архивом железной дороги или архивным учреждением - номера описи и фонда документов соответствующего подразделения общества.

Надписи на обложках дел следует делать четко, светостойкими черными чернилами или тушью.

9.72. Дела подразделений общества с момента их заведения и до сдачи в архив хранятся в помещении, где располагается служба делопроизводства, или в другом специально отведенном закрывающемся помещении.

Дела располагаются в закрывающихся шкафах, корешками наружу, в соответствии с номенклатурой дел, которая помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять документы от пыли и воздействия солнечного света и обеспечивать их сохранность.

9.73. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые могут храниться в скоросшивателях, листы этих дел не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела и лист - заверитель дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Передача дел на архивное хранение

9.74. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу передаются:

в отдел архивов - дела подразделений аппарата управления через 5 лет после завершения их делопроизводством.

Дела филиалов и структурных подразделений общества, находящихся в г. Москве и включенных в согласованный с архивным учреждением перечень подразделений общества, дела которых сдаются на государственное хранение отделом архивов, передаются в случае их ликвидации (упразднения) в отдел архивов, если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы железных дорог - дела органа управления железной дороги и ее структурных подразделений через 5 лет после завершения их делопроизводством, а также дела филиалов и структурных подразделений общества (за исключением относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации и заключивших договоры с архивным учреждением на прием-передачу документов), деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, в случае их ликвидации (упразднения), если иное не предусмотрено другими документами общества;

в архивы филиалов (кроме железных дорог) и структурных подразделений общества - дела этих филиалов и подразделений;

в архивные учреждения - дела аппарата управления общества, а также филиалов и структурных подразделений общества, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Передача этих дел осуществляется в соответствии с условиями договора с архивным учреждением на прием-передачу документов постоянного и долговременного хранения.

Дела постоянного хранения региональных подразделений относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации филиалов и структурных подразделений общества, деятельность которых осуществляется в границах железной дороги, передаются в архивы железных дорог через 5 лет после завершения их делопроизводством, а дела по личному составу - в случае ликвидации (упразднения) этих подразделений, если иное не предусмотрено другими документами общества.

9.75. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архивы, а хранятся в подразделениях общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.

В случае ликвидации (упразднения) подразделения общества дела временного хранения, срок хранения которых не истек, могут передаваться в архив по описям дел и номенклатуре дел с составлением акта приема-передачи. В этом случае указанные дела оформляются в соответствии с требованиями архива (нумерация листов дела, составление внутренних описей дел и др.).

9.76. Передача дел (за весь год) в отдел архивов, архивы филиалов и структурных подразделений общества производится, как правило, один раз в год по графику, составляемому этими архивами и утверждаемому соответственно начальником Департамента управления делами и руководителями филиалов и структурных подразделений общества.

9.77. В период подготовки подразделениями общества дел к передаче на хранение в отдел архивов, архив филиала или структурного подразделения общества проверяется соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел, и оформление дел согласно требованиям их подготовки к архивному хранению. Выявленные архивом недостатки должны быть устранены подразделениями общества в месячный срок.

9.78. Прием-передачу каждого дела производят работник отдела архивов либо архива филиала или структурного подразделения общества и работник службы делопроизводства, сдающей дела. На всех экземплярах описи дел делается отметка о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи дел указывается (цифрами и прописью) количество фактически принятых дел и дата приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник службы делопроизводства, передавший дела, и работник отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения.

После оформления приема-передачи дел один экземпляр описи дел возвращается работнику, сдавшему дела.

9.79. Прием дел отделом архивов, архивом филиала или структурного подразделения общества оформляется актом приема-передачи, который подписывают руководитель службы делопроизводства, передавшей дела, и руководитель (работник) принявшего их архива.

9.80. В случае реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества его служба делопроизводства в период проведения связанных с этим мероприятий формирует в дела все имеющиеся документы постоянного, долговременного, в том числе по личному составу, а также временного хранения, срок хранения которых не истек, оформляет дела и составляет описи дел.

Служба делопроизводства реорганизуемого подразделения общества передает оформленные дела службе делопроизводства правопреемника, служба делопроизводства ликвидируемого (упраздняемого) подразделения - в соответствующий архив, если иное не предусмотрено другими документами общества.

Передача дел производится до завершения установленного срока реорганизации или ликвидации (упразднения) подразделения общества и осуществляется по описям дел и номенклатуре дел реорганизуемого или ликвидируемого (упраздняемого) подразделения общества, с оформлением акта приема-передачи дел.

Использование архивных документов

9.81. Работники подразделений общества при выполнении служебных обязанностей и поручений руководителей могут пользоваться, как правило, копиями документов, находящихся на хранении в службе делопроизводства до сдачи их в архив, и документов, находящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества.

9.82. Получение в отделе архивов подразделениями общества учредительных, внутренних и иных документов общества, необходимых для представления в регистрирующие органы, производится в соответствии с регламентом взаимодействия структурных подразделений общества с Правовым департаментом по вопросам получения документов, необходимых для представления в регистрирующие органы.

9.83. Подразделения общества могут выдавать хранящиеся у них документы (дела) во временное пользование своим работникам, как правило, не более чем на один месяц.

О каждом выданном документе (деле) делается запись в специальной книге, и на каждый такой документ (дело) заполняется карточка-заместитель (ее ставят на место выданного документа или дела), в которой указываются номер документа (дела), дата его выдачи, работник, которому он выдан, и наименование отдела (управления, службы) подразделения, где он работает, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме документа (дела).

Не разрешается работать с архивными документами вне служебных помещений, вносить в них правки, делать пометки.

9.84. Копии документов, хранящихся в отделе архивов, архиве железной дороги, в архивах других филиалов и структурных подразделений общества, могут быть выданы работникам подразделений общества, а также учреждениям общества, дочерним и зависимым обществам по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документа и указанием фамилии работника, которому поручено его получить) с разрешения начальника Департамента управления делами или руководителя соответствующей службы управления делами или службы делопроизводства.

9.85. Выдача сторонним организациям каких-либо документов, находящихся в текущем делопроизводстве, не разрешается.

Сторонним организациям могут выдаваться копии документов, хранящихся в отделе архивов, архивах филиалов и структурных подразделений общества, по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости получения документов) с разрешения соответственно начальника Департамента управления делами, руководителя службы управления делами или службы делопроизводства.

9.86. Выдача (изъятие) документов (по требованию судебных, следственных, налоговых и других органов) производится:

документов, хранящихся в отделе архивов, - с разрешения президента (лица, осуществляющего его полномочия) или первого вице-президента;

документов, хранящихся в архивах филиалов и структурных подразделений общества, - с разрешения руководителей этих филиалов и структурных подразделений или лиц, осуществляющих их полномочия.

В дело помещаются копия изъятого документа и акт о его изъятии.

9.87. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

9.88. Архивные справки, копии и выписки выдаются гражданам на основании поступившего в архив их письменного запроса, в котором изложено существо запроса, указаны фамилия, имя и отчество заявителя, его адрес, телефон, дата и личная подпись.

Запросы, в которых отсутствуют фамилия, адрес и подпись заявителя, считаются анонимными и не рассматриваются.

9.89. Срок исполнения запроса граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней с даты регистрации поступившего запроса. При сложном запросе срок может быть продлен руководителем подразделения, в состав которого входит архив, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запроса с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с даты регистрации запроса.

Ошибочно поступившие в архив запросы пересылаются в 5-дневный срок с даты поступления по принадлежности в другие архивы (организации), о чем незамедлительно информируется заявитель.

9.90. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве. Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника, по данным которого составлена такая справка.

Для составления архивных справок социального характера на основании хранящихся в архивах специфических документов (бухгалтерских, технических, графиков и др.) могут привлекаться работники подразделений общества - специалисты соответствующего профиля.

В архивной справке указываются вид документов, даты, регистрационные номера и их заголовки, а также излагаются имеющиеся в этих документах сведения, относящиеся к вопросу обращения. Изложение должно соответствовать хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя документа о содержании использованных документов.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов, названия печатных изданий, использовавшихся для составления архивной справки.

Архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивных документов могут быть указаны в архивной справке сразу после изложения каждого факта или события.

Архивная справка, выданная отделом архивов, подписывается его начальником (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью отдела архивов.

Архивная справка, выданная архивом филиала или структурного подразделения, подписывается руководителем этого архива (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью архива.

В архивной справке объемом более одного листа листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены. В месте скрепления ставится подпись начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и печать.

Копия выданной архивной справки хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.

9.91. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Соответствие выданных архивных копий подлиннику и соответствие выписок из документа подлиннику подтверждается подписью начальника отдела архивов, руководителя архива филиала или структурного подразделения общества (работника, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью этого отдела (архива).

Архивная выписка делается только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полностью часть документа, относящуюся к запросу.

На обороте каждого листа архивной копии и выписки проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения (дел) архивного документа. Все листы архивной копии и выписки скрепляются, и в месте скрепления ставится подпись руководителя архива (работника, на которого возложены эти функции) и печать архива.

Слова и фразы подлинника документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

9.92. Архивные справки и выписки из документов оформляются:

выдаваемые отделом архивов - на бланке письма отдела архивов;

выдаваемые архивом филиала или структурного подразделения - на бланке письма этого архива.

На этих бланках указывается их название: "Архивная справка", "Архивная выписка". При изготовлении фото- или ксерокопий документа указанные бланки не используются.

9.93. Архивные справки, копии и выписки из документов направляются заявителям с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции), заказным почтовым отправлением.

Архивные справки, копии и выписки выдаются под расписку заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на копии полученного им документа, которая остается в делах архива, с указанием данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а получатель-родственник или доверенное лицо - с указанием также данных нотариально удостоверенной доверенности либо с приложением ее копии.

9.94. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцу (заявителю), его родственникам или доверенным лицам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовой книжки и других не полученных им в свое время документов.

Указанные документы выдаются заявителям по предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а их родственникам или доверенным лицам - по предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) и нотариально удостоверенной доверенности:

начальником отдела архивов (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в отделе архивов;

руководителем архива филиала и структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) - документы, хранящиеся в архиве филиала или структурного подразделения.

Указанные документы могут быть высланы заявителю заказным почтовым отправлением.

9.95. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений ответ составляется на бланке письма отдела архивов, архива филиала или структурного подразделения общества и подписывается начальником этого отдела, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции).

В ответе пишется об отсутствии в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.

Если в архиве отсутствуют необходимые документы вследствие их утраты, письмо с указанием этого факта подписывается начальником отдела архивов, руководителем архива филиала или структурного подразделения общества (работником, на которого возложены эти функции) и заверяется печатью.

Приложение N 1

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ,

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИИ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕСТВА

И ЕГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов общества и его подразделений используются следующие основные реквизиты, установленные ГОСТ Р 6.30-2003:

1. Эмблема организации или товарный знак

Бланки общества и его подразделений содержат логотип ОАО "РЖД" (товарный знак общества) - "Рисунок (не приводится)".

2. Наименование организации

Уставом открытого акционерного общества "Российские железные дороги" определено фирменное наименование общества на русском языке: полное - открытое акционерное общество "Российские железные дороги" и сокращенное - ОАО "РЖД", а также полное и сокращенное фирменное наименование на английском языке - соответственно Joint Stock Company "Russian Railways" и JSCo "RZD".

Допускается также использование в переписке на русском языке наименования ОАО "Российские железные дороги".

Полные и сокращенные наименования подразделений общества указаны в положениях о них.

3. Справочные данные об организации

Справочные данные об обществе и его подразделениях указываются на соответствующих бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефона и факса, другие необходимые сведения.

4. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (утверждения) или дата события, зафиксированного документом.

Датой приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их подписания, датой положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов - дата их утверждения, протокола - дата заседания.

Дата документа оформляется словесно-цифровым способом - 5 апреля 2013 г. ("0" перед цифрами 1 - 9 не пишется).

При оформлении даты цифровым способом (даты визирования, поступления документа или направления его в дело, ссылки на регистрационный номер и дату документа и т.п.) двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, указываются день и месяц и четырьмя цифрами год. Например, дата 5 апреля 2013 г. - 05.04.2013 (точка после года не ставится).

5. Регистрационный номер документа

Регистрационным номером документа является порядковый номер, присваиваемый входящему, исходящему и внутреннему документу (может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и/или другими обозначениями).

6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер и оформляемая цифровым способом дата документа, на который дается ответ, указываются на бланке письма в предназначенной для этого строке "На N ... от ...".

7. Адресат

Этот реквизит используется при оформлении деловых писем, включая письма-ответы на обращения граждан.

8. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа используется при утверждении документа президентом (вице-президентом), руководителем подразделения общества, другим должностным лицом общества или при утверждении его приказом (распоряжением). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу утверждаемого документа.

Утверждению подлежат документы общества и его подразделений, приобретающие юридическую силу после утверждения, и в частности положения, правила и инструкции, структуры и штатные расписания подразделений общества, акты контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и других рабочих органов, сметы расходов на содержание аппарата управления.

9. Заголовок к тексту

Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопрос "О чем" ("Об отмене...", "О выделении...", "Об изменении...").

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, письмам-ответам на обращения граждан, а также к документам, оформляемым на бумаге формата A5 (148 x 210 мм).

10. Отметка о контроле

Отметка о контроле с указанием в поручении (резолюции) срока его исполнения означает, что исполнение документа контролируется.

11. Текст документа

Текст документа отражает его содержание - управленческое действие или решение.

При упоминании в тексте документов должностных лиц сначала указываются, как правило, их фамилии, затем - инициалы.

Первое слово в наименовании подразделения общества пишется с прописной (заглавной) буквы. Например, Департамент управления делами, Правовой департамент, Первое управление, Управление по вопросам интеллектуальной собственности, Западно-Сибирская железная дорога, Центральная дирекция управления движением, Центр организации конкурсных закупок.

Наименования управлений в составе подразделений общества пишутся с прописной буквы. Например, Управление анализа и статистики Департамента информатизации и корпоративных процессов управления, Управление планирования поставок материально-технических ресурсов Росжелдорснаба, Управление вагонного хозяйства Центральной дирекции инфраструктуры.

Наименования служб, отделов, секторов подразделений общества пишутся со строчной буквы. Например, финансовая служба Московской железной дороги, отдел судебно-арбитражной работы Правового департамента, технический отдел Дирекции по ремонту тягового подвижного состава, отдел организации экспертизы заявок Центра организации конкурсных закупок.

В текстах приказов, распоряжений, поручений, протоколов, служебных записок, справок, а также писем (при переписке внутри общества), как правило, пишутся:

наименования должностей, а также подразделений аппарата управления без указания наименования общества (например, первый вице-президент вместо первый вице-президент ОАО "РЖД"; Департамент корпоративных финансов вместо Департамент корпоративных финансов ОАО "РЖД");

наименования филиалов и структурных подразделений - без указания их статуса в организационной структуре общества (например, Северная железная дорога вместо Северная железная дорога - филиал ОАО "РЖД").

Если по содержанию документа требуется указывать полные наименования должностей и подразделений общества, то используются их наименования, предусмотренные в соответствующих штатных расписаниях и положениях об этих подразделениях.

В текстах документов даты и календарные сроки оформляются словесно-цифровым способом и пишутся следующим образом:

7 января 2013 г. (между цифрой и буквой "г" делается пробел), в 20-х числах июня 2013 г., в сентябре 2012 г., в III квартале 2013 г., в первом полугодии 2013 г., но за 6 месяцев 2013 года, в 2013 году, бюджет на 2014 год, с 2012 по 2014 год, за 80 - 90-е годы, в зимний период 2012/13 года, в 2012 - 2013 годах, в 10-дневный срок.

12. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении, упомянутом в тексте письма, ставится в конце письма (перед подписью) и свидетельствует о наличии приложения, которое, поясняя (дополняя) содержание письма, может являться его частью или быть самостоятельным документом, направляемым с этим письмом.

В приказе, распоряжении, правилах, инструкции, положении, другом организационно-распорядительном документе (кроме письма), имеющем приложение, вместо отметки о наличии приложения, как это делается в письме, на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием вида, даты и регистрационного номера документа, к которому оно относится.

13. Подпись

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки (инициалов, фамилии), располагается под текстом документа (или под отметкой о наличии приложения, если она имеется), выравнивается по левой границе текстового поля и отделяется от текста (от отметки о наличии приложения) интервалом, достаточным для свободного размещения подписи (36 - 48 пт).

Не допускается подписание документа с использованием предлога "за" или косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа, составленного по результатам работы комиссии (или другого рабочего органа), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их положение (статус) в составе комиссии (председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, член комиссии).

Документ, издаваемый совместно с другими организациями, подписывается в количестве экземпляров, соответствующем числу организаций, его подписавших. Подписи должностных лиц в этом случае располагаются на одном или на нескольких уровнях.

14. Гриф согласования документа

Согласование документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО и наименования должности лица, с которым согласован документ (с указанием наименования организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования либо из слова СОГЛАСОВАНО и названия документа, которым произведено согласование (письмо, протокол), его даты и регистрационного номера, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

правления ОАО "Энергомаш"

(личная подпись) И.О.Фамилия

18 декабря 2012 г.

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Металлург транс"

от 20 декабря 2012 г. N 250

Наиболее распространены следующие виды расположения грифа согласования документа:

1) если документ имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа, с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух.

На документе, не имеющем титульного листа, гриф согласования документа располагается, как правило, на свободном месте последнего листа документа, под текстом;

2) если грифов согласования много и они не помещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе - листе согласования, а на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются на одном или на нескольких уровнях.

15. Визы согласования документа

Виза включает личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), должность визирующего и дату визирования.

Если вместо руководителя документ визируется его заместителем или другим уполномоченным руководителем работником, то указывается должность, инициалы и фамилия этого работника.

16. Оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, на документах по финансовым и материальным вопросам, а также на иных документах, требующих заверения подлинной подписи.

Оттиск печати на документе ставится так, чтобы он был четким и захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не затрагивая его подписи.

Вице-президет

ОАО "РЖД"

Рисунок (не приводится)

(личная подпись)

И.О.Фамилия

17. Отметка о заверении копии (выписки)

Для придания копии документа юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

В правом верхнем углу копии документа, воспроизводящей подлинный документ и все его внешние признаки, над реквизитом "Адресат" или "Гриф утверждения документа" пишется слово "КОПИЯ". Соответствие копии документа его подлиннику подтверждается заверительной надписью "Верно" (делается на свободном месте в нижней части документа ниже реквизита "Подпись") с указанием должности работника, заверившего копию, его личной подписи с расшифровкой и даты, а также печатью, заверяющей подпись работника, например:

Верно.

Ведущий специалист отдела

документационного обеспечения

07.12.2012 (печать)

(личная подпись)

И.О.Фамилия

При оформлении выписки из документа в правом верхнем углу ее первого листа над реквизитом "Адресат" или "Гриф утверждения документа" пишется слово "ВЫПИСКА". Заверяется выписка так же, как копия документа.

18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа, условное (сокращенное) наименование подразделения общества и номер его служебного телефона.

Исп. Иванов И.И., ЦД

(499) 262-62-62

19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении документа (если документ исполнен ответным документом, то приводятся его дата и номер, а если такой документ не подготавливался - краткие сведения об исполнении);

слова "В дело" и номер дела, в котором будет храниться документ;

дату направления документа в дело, подпись лица, сделавшего отметку (инициалы и фамилию), и расшифровку подписи.

Примеры оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело:

"Дан ответ письмом от 26.10.2012 N ИП-26.

В дело ЦН-20

29.10.2012"

(личная подпись)

И.О.Фамилия

или

"Вопрос решен на совещании 10.12.2010 с участием представителей Минтранса России, поставившего вопрос (излагаются краткие сведения о решении вопроса).

В дело ЦН-50

15.12.2012"

(личная подпись)

И.О.Фамилия

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело размещается внизу лицевой стороны первого листа документа, в левой ее части, в случае недостатка места - на оборотной стороне первого листа.

20. Отметка о поступлении документа в организацию

В отметке на документе, поступившем в адрес президента (вице-президента), а также общества без указания конкретного адресата (регистрационном штампе), указывается сокращенное наименование общества, присвоенный документу регистрационный номер, дата поступления, время поступления (для телеграмм), номер входящего документа, количество листов основного документа и приложения к нему.

В отметке на документе, поступившем непосредственно в подразделение общества, указывается наименование подразделения общества, присвоенный документу регистрационный номер, дата поступления и количество листов основного документа и приложения к нему.

Отметка о поступлении документа располагается внизу лицевой стороны первого листа, в правой ее части, в случае недостатка места - на свободном месте этой стороны листа.

Приложение N 2

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

(ОАО "РЖД")

ПРИКАЗ

"11" февраля 2013 г.

Москва

N 9

О мерах по упорядочению использования печатей и штампов

в ОАО "РЖД"

В целях упорядочения использования, учета, применения и хранения печатей и штампов в ОАО "РЖД" и в связи с изменением фирменного стиля ОАО "РЖД" приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по использованию печатей и штампов в ОАО "РЖД" (далее - Инструкция).

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД", представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах обеспечить:

изготовление в 3-месячный срок необходимых печатей, используя в качестве образцов дизайн-макеты оттисков печатей, предусмотренных Инструкцией, а также изготовление штампов для внутреннего документооборота;

использование, учет и хранение печатей и штампов в соответствии с требованиями Инструкции;

уничтожение в установленном порядке печатей и штампов, не отвечающих требованиям Инструкции, после получения новых печатей и штампов, изготовленных в соответствии с Инструкцией;

сдачу работниками числящихся за ними печатей при переходе на другую работу или увольнении.

3. Начальнику Департамента корпоративных коммуникаций Фамилия И.О.:

осуществлять методическое обеспечение изготовления печатей для подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД", представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах в соответствии с Инструкцией и Регламентом использования фирменного стиля ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 16 февраля 2007 г. N 19;

разместить в недельный срок настоящий приказ в сети Интранет на сайте ОАО "РЖД" (страница Департамента управления делами).

4. Начальнику Департамента управления делами Фамилия И.О. представить подготовленные совместно с причастными подразделениями аппарата управления предложения о количестве экземпляров фирменной печати ОАО "РЖД" (печати юридического лица), необходимом для обеспечения уставной деятельности ОАО "РЖД".

5. Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги", утвержденную приказом ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1, следующие изменения:

а) абзацы второй и третий пункта 11.2 и абзац второй пункта 11.4 исключить;

б) в абзаце третьем пункта 11.5 исключить слово "(штамп)";

в) раздел 11 дополнить пунктом 11.9 следующего содержания:

"11.9. Порядок подачи заявок на изготовление печатей и штампов и требования к их использованию, учету, хранению и уничтожению в подразделениях аппарата управления общества установлены Инструкцией по использованию печатей и штампов в ОАО "РЖД".

Президент

ОАО "РЖД"

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., ЦН

(499) 262-25-72

Пример составления и оформления приказа ОАО "РЖД"

УТВЕРЖДЕНА

приказом ОАО "РЖД"

от 11 февраля 2013 г. N 9

ИНСТРУКЦИЯ

по использованию печатей и штампов в ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в департаментах, управлениях и других подразделениях аппарата управления ОАО "РЖД" (далее - подразделения аппарата управления), на железных дорогах, в дирекциях, других филиалах и иных структурных подразделениях ОАО "РЖД" (далее - филиалы) и представительствах ОАО "РЖД" в иностранных государствах (далее - представительства).

1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:

печать или штамп - устройство для нанесения оттисков на бумагу или другой материал;

клише - элемент печати или штампа с обратным изображением какого-либо текста или рисунка;

оттиск печати или штампа - изображение клише печати или штампа на бумаге или другом материале;

факсимиле - штамп для точного воспроизведения на бумаге подписи какого-либо должностного лица.

1.3. В ОАО "РЖД" используются:

печать ОАО "РЖД" (печать юридического лица), далее именуемая - фирменная печать;

печати подразделения аппарата управления;

печати филиала и его структурных подразделений;

печать представительства.

В ОАО "РЖД" используются также штампы для проставления отметок при получении, регистрации, прохождении, списании в дело документов и в других случаях при ведении внутреннего документооборота.

Право иметь свою печать, а также необходимые штампы предусмотрено уставом ОАО "РЖД" и положением о соответствующем подразделении аппарата управления, филиале (структурном подразделении филиала) и представительстве.

(Полный текст Инструкции не приводится)

Приложение N 3

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

"РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

(ОАО "РЖД")

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"12" марта 2013 г.

Москва

N 525р

Об образовании рабочей группы по вопросу о ширине

железнодорожной колеи

В целях всестороннего исследования влияния ширины железнодорожной колеи на износы в системе "колесо-рельс", скорость и безопасность движения пассажирских и грузовых поездов:

1. Образовать рабочую группу по вопросу о ширине железнодорожной колеи и утвердить ее состав (прилагается).

2. Руководителю рабочей группы обеспечить:

а) проведение экспертизы научно-исследовательских работ, предшествовавших изменению нормативной ширины колеи с 1524 мм на 1520 мм, и разработку на ее основе плана исследований на 2014 год;

б) изучение в течение 2013 года опыта эксплуатации железных дорог государств-участников СНГ, стран Балтии и Финляндии с учетом влияния ширины колеи на износ в системе "колесо-рельс", скорость и безопасность движения поездов;

в) представление до конца 2013 года предложений о ширине железнодорожной колеи в зависимости от условий эксплуатации железнодорожного пути и движения поездов.

Первый вице-президент

ОАО "РЖД"

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., ЦДИ

(499)262-11-11

Пример составления и оформления распоряжения ОАО "РЖД"

УТВЕРЖДЕН

распоряжением ОАО "РЖД"

от 12 марта 2013 г. N 525р

СОСТАВ

рабочей группы по вопросу о ширине железнодорожной колеи

Фамилия И.О.

-

вице-президент (руководитель рабочей группы)

Фамилия И.О.

-

заместитель начальника Центральной дирекции инфраструктуры (заместитель руководителя рабочей группы)

по алфавиту

Фамилия И.О.

-

начальник Северо-Кавказской железной дороги

Фамилия И.О.

-

заведующий лабораторией "Трение и износ" Российской академии наук (по согласованию)

Фамилия И.О.

-

заместитель начальника Дирекции тяги

Фамилия И.О.

-

профессор Московского государственного университета путей сообщения (по согласованию)

Фамилия И.О.

-

генеральный директор ОАО "ВНИИЖТ" (по согласованию)

Фамилия И.О.

-

заместитель генерального директора ЗАО "ОЦВ" (по согласованию)

Фамилия И.О.

-

начальник Департамента технической политики

Фамилия И.О.

-

главный инженер Дальневосточной железной дороги

Фамилия И.О.

-

заместитель начальника Департамента безопасности движения

Фамилия И.О.

-

заместитель начальника Центральной дирекции управления движением

Фамилия И.О.

-

заведующий кафедрой путевого хозяйства Сибирского государственного университета путей сообщения (по согласованию)

Приложение N 4

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ОАО "РЖД"

ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

ПРИКАЗ

"20" февраля 2013 г. N ЦН-3

О проведении

аттестации работников Департамента управления делами

В соответствии с Положением о проведении аттестации работников ОАО "РЖД", утвержденным ОАО "РЖД" 23 декабря 2005 г. N 1313, приказываю:

1. Провести с 20 апреля по 30 июня 2013 г. аттестацию работников Департамента управления делами.

2. Образовать комиссию для проведения аттестации работников Департамента управления делами (далее - комиссия) в составе согласно приложению.

3. Утвердить прилагаемый график проведения аттестации работников Департамента управления делами.

4. Заместителю начальника отдела документационного обеспечения Фамилия И.О. проинформировать работников департамента, подлежащих аттестации, о дате ее проведения не менее чем за месяц до начала аттестации.

5. Заместителям начальника департамента и начальникам отделов представлять секретарю комиссии не позднее чем за три недели до даты аттестации необходимые для ее проведения материалы.

6. Начальнику отдела инспекции и контроля Фамилия И.О. обеспечить контроль за ходом подготовки и проведения аттестации.

Начальник департамента

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., ЦН

(499)262-12-76

Приложение и график проведения аттестации не приводятся.

Пример составления и оформления приказа подразделения аппарата управления ОАО "РЖД"

Приложение N 5

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ОАО "РЖД"

ЦЕНТР ОРГАНИЗАЦИИ КОНКУРСНЫХ ЗАКУПОК

ПРИКАЗ

"17" ноября 2012 г. N ЦКЗ-30

О проведении

аукционов в электронной форме с использованием

автоматизированной информационной системы "Электронная

торгово-закупочная площадка ОАО "РЖД"

В целях проведения аукционов в электронной форме с использованием автоматизированной информационной системы "Электронная торгово-закупочная площадка ОАО "РЖД" (АИС ЭТЗП) приказываю:

1. Начальнику сектора сопровождения электронных процедур Фамилия И.О.:

а) разработать до 20 ноября 2012 г. методику взаимодействия Центра организации конкурсных закупок с региональными подразделениями на всех этапах проведения электронного аукциона;

б) обеспечить до 22 ноября 2012 г. готовность АИС ЭТЗП к проведению аукционов в электронной форме.

2. Начальникам отделов и региональных подразделений:

а) организовать начиная с 23 ноября 2012 г. работу по проведению аукционов в электронной форме по заявкам функциональных заказчиков;

б) руководствоваться при организации и проведении аукционов в электронной форме Регламентом организации и проведения процедур размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг и продажу товарно-материальных ценностей в электронном виде с использованием АИС ЭТЗП, утвержденным ОАО "РЖД" 19 октября 2009 г., а также методикой, указанной в пункте 1 настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Центра организации конкурсных закупок Фамилия И.О.

Начальник центра

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., ЦКЗ

(499) 262-34-95

Пример составления и оформления приказа структурного подразделения ОАО "РЖД"

Приложение N 6

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ФИЛИАЛ ОАО "РЖД"

МОСКОВСКАЯ ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА

ПРИКАЗ

"29" декабря 2012 г. N МОСК-98

О реализации

решений итогового по результатам работы

ОАО "РЖД" в 2012 году заседания правления ОАО "РЖД"

(протокол от 17 - 18 декабря 2012 г. N 45)

Коллектив Московской железной дороги выполнил основные задания, установленные на 2012 год решением правления ОАО "РЖД" (протокол от 22 - 23 декабря 2011 г. N 51), и обеспечил устойчивую и прибыльную работу.

Плановые задания по грузообороту выполнены на 102 процента, по сравнению с предыдущим годом грузооборот увеличился на 4 процента. Задание по отправлению грузов выполнено на 102,4 процента.

.....................................................................

Достигнута положительная динамика по основным качественным показателям использования подвижного состава.

Сокращено количество случаев нарушения правил безопасности движения.

.....................................................................

Для улучшения производственно-финансовой деятельности железной дороги в 2013 году, обеспечения ее динамичного развития и выполнения решений правления ОАО "РЖД" от 17 - 18 декабря 2012 г. приказываю:

1. Утвердить прилагаемый план мероприятий по выполнению решений итогового по результатам работы в 2012 году заседания правления ОАО "РЖД" (протокол от 17 - 18 декабря 2012 г. N 45).

2. Заместителям начальника железной дороги и начальникам служб обеспечить в 2013 году:

а) выполнение заданных целевых параметров бюджетов железной дороги согласно приложению N 1;

б) рост производительности труда работников, занятых на перевозках, не менее чем на 4,3 процента по сравнению с 2012 годом;

в) снижение количества отказов технических средств и подвижного состава по сравнению предыдущим годом не менее чем на 5 процентов;

г) проведение мониторинга уровня безопасности движения поездов, транспортной и пожарной безопасности и сокращение аварийности не менее чем на 5 процентов к уровню прошлого года.

3. Заместителям начальника железной дороги Фамилия И.О. и Фамилия И.О. и начальникам служб обеспечить в 2013 году выполнение:

а) заданий по удельному расходу топливно-энергетических ресурсов и удельной рекуперации электроэнергии на тягу поездов согласно приложению N 2;

б) заданий по экономии основных видов топливно-энергетических ресурсов на тягу поездов и нетяговые потребности согласно приложениям N 3 и 4.

4. Заместителю начальника железной дороги по кадрам и социальным вопросам Фамилия И.О. и начальнику службы управления персоналом Фамилия И.О. обеспечить в 2013 году выполнение:

а) программы подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников железной дороги согласно приложению N 5;

б) плана целевой подготовки специалистов железной дороги с высшим и средним профессиональным образованием согласно приложению N 6;

в) плана подготовки, переподготовки и повышения квалификации рабочих кадров железной дороги согласно приложению N 7.

5. Заместителям начальника железной дороги, начальникам служб и самостоятельных отделов железной дороги добиваться четкой и скоординированной работы подразделений управления железной дороги и ее структурных подразделений.

Начальник

железной дороги

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., НН

(499) 260-49-99

Утвержденный план мероприятий и приложения N 1 - 7 к приказу не приводятся.

Пример составления и оформления приказа филиала ОАО "РЖД"

Приложение N 7

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

ФИЛИАЛ ОАО "РЖД"

СЕВЕРНАЯ ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

"15" февраля 2013 г. N СЕВ-11/р

Об образовании

Координационного совета по вопросам взаимодействия

с органами исполнительной власти субъектов Российской

Федерации, грузовладельцами и собственниками подвижного

состава и повышения эффективности и качества

транспортного обслуживания

В целях повышения эффективности и качества транспортного обслуживания в границах Северной железной дороги:

1. Образовать Координационный совет по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, грузовладельцами и собственниками грузового подвижного состава и повышения эффективности и качества транспортного обслуживания.

2. Утвердить прилагаемые Положение о Координационном совете по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, грузовладельцами и собственниками грузового подвижного состава и повышения эффективности и качества транспортного обслуживания и его состав.

3. Заместителям начальника железной дороги по региону Фамилия И.О., Фамилия И.О. и Фамилия И.О. образовать в недельный срок координационные советы по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, грузовладельцами и собственниками грузового подвижного состава и повышения эффективности и качества транспортного обслуживания в границах региона, утвердить составы этих советов и положения о них.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя начальника железной дороги Фамилия И.О.

Начальник

железной дороги

И.О.Фамилия

Исп. Фамилия И.О., НЗРег

(914)9-33-33

Положение о Координационном совете и его состав не приводятся.

Пример составления и оформления распоряжения филиала ОАО "РЖД"

Приложение N 8

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления поручения первого вице-президента ОАО "РЖД"

Приложение N 9

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Присутствовали:

-----------------------

первый вице-президент

-

фамилия и инициалы

старшие вице-президенты

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

вице-президенты

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

начальники (заместители начальников) железных дорог

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

начальники (заместители начальников) департаментов и управлений

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

руководитель департамента Минтранса России

-

фамилия и инициалы

руководители и заместители руководителей филиалов

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

заместитель руководителя департамента ОАО "Корпорация "Трансстрой"

-

фамилия и инициалы

работники аппарата управления, филиалов и структурных подразделении ОАО "РЖД"

-

фамилии и инициалы

(в алфавитном порядке)

Пример составления и оформления протокола совещания у президента ОАО "РЖД"

Приложение N 10

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления письма ОАО "РЖД" на бланке с угловым расположением реквизитов

Приложение N 11

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления письма ОАО "РЖД" на бланке с продольным расположением реквизитов

Приложение N 12

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления письма филиала ОАО "РЖД"

Приложение N 13

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

Russian Railways

JOINT STOCK COMPANY "RUSSIAN RAILWAYS"

2, Novaya Basmannaya str., Moscow, 107174, Russia

Tel.: +7 (499) 262-1628, fax: +7 (499) 262-2880,

e-mail: rzd@rzd.ru, www.rzd.ru

20 мая 2013 г.

N ИСХ-160

Господину ...,

Государственному Министру

Греческой Республики

Уважаемый господин Министр,

Благодарю Вас за предложение провести встречу для обсуждения перспектив сотрудничества Российской Федерации и Греческой Республики в сфере железнодорожного транспорта.

Буду искренне рад видеть Вас в г. Москве в июне или, в зависимости от Вашего графика, в более поздние сроки и подтверждаю готовность оказать необходимое содействие в организации Ваших встреч с представителями российских организаций и компаний.

Конкретные сроки и программу визита предлагаю согласовать по линии Департамента международного сотрудничества ОАО "РЖД" при участии Посольства Российской Федерации в Греческой Республике.

С уважением,

Имя Фамилия,

Президент ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления письма ОАО "РЖД" при переписке с зарубежными корреспондентами

Приложение N 14

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Логотип

ОАО "РЖД"

Russian Railways

JOINT STOCK COMPANY "RUSSIAN RAILWAYS"

2, Novaya Basmannaya str., Moscow, 107174, Russia

Tel.: +7 (499) 262-1628, fax: +7 (499) 262-2880,

e-mail: rzd@rzd.ru, www.rzd.ru

12 марта 2013 г.

N ИСХ-210

ПРЕЗИДЕНТ ОАО "РЖД"

Уважаемая госпожа Посол,

Благодарю Вас за теплое письмо и активную поддержку развития плодотворного сотрудничества в области реконструкции железнодорожных вокзалов.

Опыт ведущих британских компаний в области архитектурного и инженерного проектирования, модернизации вокзальной инфраструктуры и обеспечения безопасности безусловно может содействовать успешной реализации программы развития вокзальных комплексов ОАО "РЖД".

Со своей стороны, мы готовы рассмотреть перспективы такого сотрудничества. Конкретные предложения в рамках программы реконструкции вокзальных комплексов ОАО "РЖД" будут направлены в Посольство в рабочем порядке.

Прошу принять уверения в весьма высоком к Вам уважении,

Имя Фамилия

Ее Превосходительству г-же ...,

Чрезвычайному и Полномочному Послу

Соединенного Королевства

Великобритании и Северной Ирландии

в Российской Федерации

Пример составления и оформления письма ОАО "РЖД" при переписке с зарубежными корреспондентами (официальными дипломатическими лицами иностранных государств, дипломатическими и консульскими представительствами Российской Федерации за рубежом)

Приложение N 15

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Пример составления и оформления телеграммы

Приложение N 16

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения и номера статей по перечню <*>

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Долговременного

Временного

(до 10 лет включительно)

Итого

Форма номенклатуры дел подразделения аппарата управления и подразделения органа управления железной дороги

Приложение N 17

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения и номера статей по перечню <*>

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Долговременного

Временного

(до 10 лет включительно)

Итого

Форма номенклатуры дел филиала (кроме железной дороги), структурного подразделения ОАО "РЖД"

Приложение N 18

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Долговременного

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

Форма сводной номенклатуры дел аппарата управления ОАО "РЖД" и органа управления железной дороги

Приложение N 19

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты

Кол-во листов

Срок <*> хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

--------------------------------

<*> Опись дел постоянного хранения не содержит графу 6.

Форма описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу подразделения аппарата управления

Приложение N 20

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Крайние даты

Кол-во листов

Срок <*> хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

--------------------------------

<*> Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения не содержит графу 6.

<**> При оформлении годового раздела сводной описи дел по личному составу вместо УТВЕРЖДЕНО пишется СОГЛАСОВАНО.

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, дел долговременного хранения и дел по личному составу аппарата управления, филиала, структурного подразделения ОАО "РЖД"

Приложение N 21

к Инструкции по делопроизводству

и документированию управленческой

деятельности в ОАО "РЖД"

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документа

Крайние даты

Номера описи

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи

Количество единиц хранения (дел, томов, частей)

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение

к приказу ОАО "РЖД"

от 17 июня 2013 г. N 55

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ ОАО "РЖД", УТРАТИВШИХ СИЛУ С 1 СЕНТЯБРЯ 2013 Г.

1. Распоряжение ОАО "РЖД" от 4 апреля 2004 г. N 1897р "О порядке внесения ОАО "РЖД" предложений по совершенствованию ведомственных нормативных актов".

2. Приказ ОАО "РЖД" от 14 декабря 2004 г. N 230 "Об утверждении Правил подготовки нормативных документов ОАО "РЖД".

3. Приказ ОАО "РЖД" от 5 января 2006 г. N 1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги".

4. Приказ ОАО "РЖД" от 6 мая 2006 г. N 130 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги" и Правила подготовки нормативных документов ОАО "РЖД".

5. Приказ ОАО "РЖД" от 10 ноября 2008 г. N 160 "Об утверждении форм бланков деловой документации и внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги".

6. Приказ ОАО "РЖД" от 21 марта 2009 г. N 40 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги".

7. Пункт 5 приказа ОАО "РЖД" от 13 февраля 2010 г. N 13 "О мерах по упорядочению использования печатей и штампов в ОАО "РЖД".

8. Приказ ОАО "РЖД" от 9 декабря 2010 г. N 202 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги".

9. Приказ ОАО "РЖД" от 12 сентября 2011 г. N 114 "О внесении изменений в приказ ОАО "РЖД" от 14 декабря 2004 г. N 230 "Об утверждении Правил подготовки нормативных документов ОАО "РЖД".