Приказ Минздрава России от 27.06.2012 N 19

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 27 июня 2012 г. N 19

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях осуществления Министерством здравоохранения Российской Федерации функций по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности и организации работы с документами приказываю:

1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Министр

В.И.СКВОРЦОВА

Утверждена

Приказом Министерства

здравоохранения

Российской Федерации

от 27 июня 2012 г. N 19

ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), а также на основе Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092), Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346; N 25, ст. 3060; N 47, ст. 5675; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; N 22, ст. 2776; N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131; N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092), а также с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.

Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Министерстве, единый порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения документов, осуществляемый с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

3. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

4. Организацию и ведение делопроизводства в Министерстве осуществляет Департамент управления делами и кадров, а также лицо, ответственное по ведению делопроизводства в департаментах (далее - структурные подразделения) Министерства.

5. Ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляются Департаментом информационных технологий и связи.

6. Персональную ответственность за надлежащее ведение делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут директора и заместители директоров департаментов (далее - руководители), лицо, ответственное по ведению делопроизводства в структурных подразделениях, а также непосредственные исполнители в той части, которая относится к кругу их должностных обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю соответствующего структурного подразделения, который назначает служебную проверку, составляется акт. Результаты проверки сообщаются в Департамент управления делами и кадров.

7. При увольнении работника, переходе на другую работу, отъезде в длительную командировку или уходе в отпуск документы, находящиеся у него на исполнении, должны передаваться другому исполнителю через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении, по указанию руководителя структурного подразделения (если документ контрольный, то информация об изменении исполнителя должна представляться в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров (далее - отдел контроля за исполнением)).

8. Вновь назначенные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в обязательном порядке направляются руководителями структурных подразделений на инструктаж в Департамент управления делами и кадров.

9. Передача документов, подготовленных или изданных в Министерстве, и их копий в сторонние организации допускается только после получения от них официального запроса и с разрешения руководителя структурного подразделения.

10. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Ведение делопроизводства в Министерстве может осуществляться с использованием Системы электронного документооборота (СЭД).

11. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на порядок работы с документами несекретного характера.

12. Работа с секретными документами, шифротелеграммами и другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа (с грифом "Для служебного пользования" (ДСП)) осуществляются Отделом по защите государственной тайны в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), и Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 3-1. Указанной Инструкцией в работе с документами также руководствуется Отдел по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации.

13. Особенности делопроизводства по обращениям граждан определяются Административным регламентом Министерства здравоохранения Российской Федерации по предоставлению государственной услуги "прием граждан, своевременное и полное рассмотрение их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок".

14. Наградной отдел Департамента управления делами и кадров в работе руководствуется Указом Президента Российской Федерации от 7 сентября 2010 г. N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 37, ст. 4643; 2011, N 51, ст. 7459; 2012, N 12, ст. 1396; N 16, ст. 1840; N 19, ст. 2326).

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

15. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

"оформление документа" - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"шаблон бланка" - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

"временное отсутствие" - отсутствие на рабочем месте сотрудника Министерства по следующим уважительным причинам: командировка, отпуск, временная нетрудоспособность.

III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов

Российской Федерации

16. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.

17. Законопроекты, подготовленные в Министерстве, вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

а) проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

б) пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;

в) финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

г) перечень законопроектов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

д) перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным законопроектом;

е) заключения об оценке регулирующего воздействия;

ё) заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.

18. Подготовка законопроектов в Министерстве осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, с участием Правового департамента.

19. Ответственность за качество подготовки и оформление представленного законопроекта и сопроводительных документов несет руководитель структурного подразделения, подготовившего законопроект.

20. Сопроводительное письмо должно быть подписано Министром, а в его отсутствие - лицом, исполняющим обязанности Министра.

Второй экземпляр законопроекта визируется руководителями структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта, директором Департамента управления делами и кадров (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), директором Правового департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), заместителем Министра, курирующим соответствующие вопросы, и заместителем Министра - Статс-секретарем.

21. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

а) На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

б) На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

22. Законопроект имеет следующие реквизиты:

а) наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру;

б) наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом, выравнивается по центру;

в) заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации), точка в конце заголовка не ставится;

г) в заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в законодательные акты

Российской Федерации об административных правонарушениях

в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского

кодекса Российской Федерации (в части платежей в бюджет

и во внебюджетные фонды)

д) текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт;

е) текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть:

- основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи;

- заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами, например:

РАЗДЕЛ I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

- подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, после которых ставится точка, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце подраздела не ставится. Номера проставляются римскими цифрами, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

ё) главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

ж) статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка, например:

Статья 33. Банк России осуществляет межбанковские расчеты через свои учреждения

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой;

з) подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации;

и) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.

23. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

б) заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

К проекту федерального закона "О внесении изменений в

статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге

с физических лиц"

в) текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента

Российской Федерации

24. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 "О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.

25. Подготовка проектов актов Президента Российской Федерации в Министерстве осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, с участием Правового департамента.

26. Ответственность за качество подготовки и оформление представленного проекта акта Президента Российской Федерации и сопроводительных документов, их согласование с заинтересованными организациями несет руководитель структурного подразделения, подготовившего проект.

27. Первый экземпляр проекта акта Президента Российской Федерации визируется Министром, а в период его временного отсутствия - лицом, исполняющим обязанности Министра.

Второй экземпляр проекта акта Президента Российской Федерации визируется руководителями структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта акта Президента Российской Федерации, или тех, с которыми согласовывается проект, директором Департамента управления делами и кадров (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), директором Правового департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), а также заместителем Министра, курирующим соответствующие вопросы.

28. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта за подписью Министра. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

Справочные и другие аналитические материалы и расчеты подписываются руководителями структурных подразделений, подготовивших их.

29. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

30. Согласование проектов актов Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

При наличии возражений проекты визируются с замечаниями, которые оформляются на бланке Министерства, подписываются Министром (его заместителем) и прилагаются к согласуемому проекту (его копии).

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами, исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

31. Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы, отнесенные к сфере ведения Правительства Российской Федерации, подлежат внесению на согласование в Правительство Российской Федерации.

32. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

33. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297 мм) шрифтом N 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта Президента Российской Федерации на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

34. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации, распоряжения Президента Российской Федерации приведен в Приложениях N 2 и 3.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт Президента Российской Федерации, должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к акту Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях Президента Российской Федерации место издания не печатается.

Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Приложения к проектам актов Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов актов Президента Российской Федерации.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте проекта акта Президента Российской Федерации формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения к проекту акта Президента Российской Федерации может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.1.).

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.1.5.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта акта Президента Российской Федерации в нижней его части.

На приложениях к проектам актов Президента Российской Федерации визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства

Российской Федерации

35. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЯ и РАСПОРЯЖЕНИЯ) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.

36. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся на рассмотрение Министром, а в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности.

37. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом и пояснительной запиской в Правительство Российской Федерации. В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. В пояснительной записке содержатся необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

38. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, мероприятия, планы, нормы и т.п.), предлагаемые для утверждения подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

39. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

40. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

41. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов (подлинники) Правительства Российской Федерации, вносимые Министерством, в обязательном порядке должны подписываться Министром, а в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим его обязанности.

Второй экземпляр проекта акта визируется руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта акта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, директором Департамента управления делами и кадров (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), директором Правового департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), а также заместителем Министра, курирующим соответствующие вопросы.

42. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрированным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации "постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к проектам актов Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту акта Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам актов Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта Правительства Российской Федерации в нижней его части.

Образец оформления постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации приведен в Приложениях N 4 и 5.

3.4. Подготовка и оформление приказов Министерства

здравоохранения Российской Федерации

43. Министерство издает приказы, имеющие нормативный характер (положения, инструкции, правила и т.п.), а по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства - приказы ненормативного характера.

Издание приказов в виде писем и телеграмм не допускается.

44. Ответственность за подготовку проекта приказа Министерства, его согласование с заинтересованными структурными подразделениями несет руководитель структурного подразделения, которому поручена подготовка приказа.

45. Подготовка проекта приказа Министерства возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта.

46. В подготовке проекта приказа Министерства участвует Правовой департамент.

47. Структура приказа Министерства должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

48. Срок подготовки проекта и подписания приказа Министерства во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, не превышает одного месяца, если не установлен другой срок.

49. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных приказов Министерства, а также приказов, издаваемых совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

Если приказом создается комиссия (рабочая группа, совет, и т.п.), то состав такой комиссии (рабочей группы, совета и т.п.) оформляется приложением к приказу, в котором указываются фамилии, инициалы членов комиссии, а также наименования их должностей в именительном падеже в алфавитном порядке. Первым указывается председатель комиссии (рабочей группы, совета и т.п.).

В составе каждой комиссии (рабочей группы, совета и т.п.) обязательно предусматривается ответственный секретарь из числа специалистов структурных подразделений.

50. Приложения к приказам Министерства оформляются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению" (при наличии нескольких приложений они нумеруются), то на первой странице приложения пишется: "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже дается ссылка на приказ, его дату и номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.

При наличии в тексте приказа формулировки "Утвердить" (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.п.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек) со ссылкой на данный акт, его дату, номер, например:

51. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

52. В положениях, инструкциях и т.п. разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как в тексте. Разделы, подразделы, пункты, подпункты можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

Текст инструкций излагается от третьего лица или в безличной форме. В тексте инструкции используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

В наиболее крупных нормативных актах пункты могут объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и оформляются в тексте следующим образом: "Раздел I. Общее положение" или "1. Общее положение". Разделы, в свою очередь, могут подразделяться на главы.

Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует располагать в середине строки без точки в конце и записывать прописными буквами, не подчеркивая, или с прописной буквы в середине строки, выделив название полужирным шрифтом.

При первом упоминании в акте об объекте (круге объектов, понятии), который упоминается в акте неоднократно, приводится его полное наименование и в скобках - сокращенное (например: далее именуется или далее -...), а в дальнейшем в тексте употребляется только его сокращенное наименование.

53. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля.

54. Копии приказов заверяются печатью Департамента управления делами и кадров, размножаются в соответствии с заказом на копирование документов, передаются в структурное подразделение (заказчику), который, в свою очередь, направляет копии приказов в общий отдел для направления адресатам согласно указателю рассылки.

3.5. Подготовка приказов по основной деятельности

55. Подготовка приказов Министерства по основной деятельности (далее - приказы) осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; N 32, ст. 4834; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419), Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986; N 35, ст. 5092), Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092), а также Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. N 88 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 мая 2007 г. N 9449).

56. Приказы Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по своей инициативе.

57. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), наименование вида документа - приказ - располагается центрованно.

При подготовке приказов и приложений к ним используется текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, Times DL размером N 13, 14 через 1 интервал.

Образец оформления проекта приказа предусмотрен Приложением N 6.

58. Приказ имеет следующие реквизиты:

а) Герб Российской Федерации;

б) полное и сокращенное наименование Министерства;

в) наименование вида акта (приказ) и его название;

д) дата подписания и номер;

е) наименование должности и фамилия лица, подписавшего приказ.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении плана-графика проведения проверок на 2012 год

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13, 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной (постановляющей).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, источник официального опубликования.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть проекта приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются соответствующие департаменты или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Одновременно с разработкой приказа должны быть подготовлены предложения о внесении изменений или признании утратившими силу либо отмене ранее изданных приказов или их отдельных положений, которые оформляются отдельными приказами или отражаются в одном из пунктов приказа, содержащими ссылку на признаваемый утратившим силу или отменяемый приказ (отдельное положение) с указанием его даты, номера, наименования, даты и регистрационного номера, присвоенного Министерством юстиции Российской Федерации при государственной регистрации, либо дату и номер письма Министерства юстиции Российской Федерации, которым приказ признан не нуждающимся в государственной регистрации. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу" или "отменить".

В случае признания утратившим силу приказа, зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации, соответствующий документ о признании утратившим силу должен быть представлен на государственную регистрацию в установленном порядке в Министерство юстиции Российской Федерации.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает Министр, в его отсутствие - заместитель Министра, исполняющий его обязанности, либо заместитель Министра, на которого возложено право подписи соответствующих приказов.

59. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров департаментов, разработавших проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет общий отдел Департамента управления делами и кадров.

Проекты приказов визируются исполнителем и директором департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), разработавшего проект, директорами (в случае его временного отсутствия - заместителем директора) департаментов и (или) руководителем федеральной службы, находящейся в ведении Министерства, а также государственного внебюджетного фонда, деятельность которого координирует Министерство, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, директором Департамента управления делами и кадров или заместителем директора, к полномочиям которого отнесены вопросы, касающиеся правильности оформления документов в Министерстве, директором Правового департамента (в случае его временного отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) - заместителем директора). При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Проекты приказов по основной деятельности, представляемые на подпись Министру, визируются всеми заместителями Министра.

Ответственность за проведение правовой экспертизы проектов приказов и осуществление их редактирования возлагается на Правовой департамент согласно Типовому положению о юридической службе федерального органа исполнительной власти, утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.04.2002 N 207.

Визирование проектов приказов директором Правового департамента осуществляется полистно (на обороте каждого листа проекта приказа и приложения), а в случае временного отсутствия директора департамента исполнение его полномочий и должностных обязанностей возлагается на соответствующего заместителя директора департамента.

В случае наличия возражений по проекту приказа, возникших при его согласовании, данные возражения, подписанные директором соответствующего департамента (а при его временном отсутствии - заместителем директора), прилагаются к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Подготовленный проект приказа должен быть проверен на соответствие правилам русского языка.

Подписанный приказ нормативного характера подлежит обязательной регистрации в общем отделе Департамента управления делами и кадров. Датой приказа является дата его подписания. Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

Приказы нумеруются в порядке валовой нумерации в пределах календарного года. Приказы, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, нумеруются с добавлением буквы "н".

Подписанные приказы, оформленные и согласованные в нарушение порядка, установленного настоящим пунктом, регистрируются только по указанию Министра.

60. В ходе рассмотрения представленных на визирование в Правовой департамент проектов приказов принимается решение о необходимости (отсутствии необходимости) направления проекта приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации. В случае принятия положительного решения Правовым департаментом на оборотной стороне приказа делается запись "Подлежит государственной регистрации Министерством юстиции Российской Федерации".

Подлежащие государственной регистрации приказы нормативного характера направляются исполнителем в Министерство юстиции Российской Федерации не позднее 10 дней со дня их подписания в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе). Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

В случае если приказ подписан лицом, исполняющим обязанности Министра, копия распорядительного документа о возложении на него соответствующих обязанностей прилагается к приказу.

Копии приказов должны быть заверены печатью в Департаменте управления делами и кадров. Данные копии должны быть четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.

К приказу прилагается справка, содержащая основания издания приказа, сведения обо всех действующих приказах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым приказом, сведения о согласовании приказа с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование требуется, а также сведения о проведении независимой антикоррупционной экспертизы с приложением копий заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Ответственность за организацию работы по подготовке приказов для направления их на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации возлагается на руководителя департамента, подготовившего приказ.

61. Зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации приказ передается департаментом, разработавшим приказ, в общий отдел в день его получения из Министерства юстиции Российской Федерации. К приказу прилагаются заключение Министерства юстиции Российской Федерации о проведении антикоррупционной экспертизы, указатель рассылки, подготовленный исполнителем и подписанный директором Департамента.

При размножении приказов личная подпись Министра (заместителя Министра) заверяется печатью Департамента управления делами и кадров. Приказы направляются адресатам общим отделом в соответствии с указателем рассылки.

Один экземпляр копии приказа в обязательном порядке направляется в Правовой департамент для осуществления систематизированного учета актов Министерства.

62. Приказы могут издаваться Министерством совместно с другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти (организациями).

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных бланках и с реквизитами, предусмотренными пунктами 57 и 58 настоящей Инструкции.

63. При оформлении совместного приказа:

а) наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

б) дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;

в) регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

г) подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Представление на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации нормативных правовых актов, изданных совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на федеральный орган исполнительной власти, который указан первым в числе подписавших акт.

Справка, прилагаемая к нормативному правовому акту, подписанному руководителями нескольких федеральных органов исполнительной власти, подписывается руководителями юридических служб всех федеральных органов исполнительной власти (организаций).

3.6. Подготовка приказов ненормативного характера

64. К приказам ненормативного характера относятся приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим текущим вопросам деятельности Министерства.

65. Указанная категория приказов не нуждается в государственной регистрации Министерством юстиции Российской Федерации.

66. Подготовка проектов приказов ненормативного характера осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 57 и 58 настоящей Инструкции.

66.1. Проекты приказов ненормативного характера визируются исполнителем и директором департамента (в случае его временного отсутствия - заместителем директора), разработавшего проект приказа, директорами (в случае их временного отсутствия - заместителями директоров) департаментов и (или) руководителем федеральной службы, находящейся в ведении Министерства, а также государственного внебюджетного фонда, деятельность которого координирует Министерство, которым в проекте приказа предусматриваются поручения или задания, директором Департамента управления делами и кадров или заместителем директора, к полномочиям которого отнесены вопросы, касающиеся правильности оформления документов в Министерстве, директором Правового департамента или заместителем директора в соответствии с полномочиями, определенными должностным регламентом.

Визирование проектов приказов ненормативного характера директором Правового департамента (его заместителем) осуществляется на обороте последнего листа проекта приказа. Приложения к проекту приказа не визируются.

Не подлежат визированию в Правовом департаменте следующие проекты приказов ненормативного характера:

издаваемые по результатам предоставления Министерством государственных услуг;

об аттестации уполномоченных лиц производителей лекарственных средств для медицинского применения и уполномоченных лиц производителей биомедицинских клеточных продуктов;

о передаче федеральным органам исполнительной власти, федеральным учреждениям, подведомственным Министерству, а также в собственность субъектов Российской Федерации имущества (лекарственных препаратов), приобретенных за счет средств федерального бюджета по государственным контрактам, заключенным Министерством в рамках реализации возложенных на него полномочий;

по личному составу, в том числе в отношении руководителей подведомственных Министерству организаций и подготовленные отделом профилактики коррупционных и иных правонарушений Департамента управления делами и кадров в целях противодействия коррупции (за исключением приказов о приеме на работу (назначении на должность), а также об увольнении (освобождении от должности) и расторжении трудового договора (служебного контракта));

о присвоении квалификационных категорий медицинским, фармацевтическим или педагогическим работникам;

о награждении граждан нагрудным знаком "Почетный донор России" и ведомственными наградами Министерства.

Проекты приказов ненормативного характера о создании координационных и совещательных органов (советы, комиссии, группы, коллегии), в том числе межведомственных, в установленной сфере деятельности подлежат визированию в Правовом департаменте только в случае включения в состав указанных органов представителей Правового департамента.

Проекты приказов ненормативного характера, представляемые на подпись Министру, визируются заместителями Министра в соответствии с полномочиями, определенными установленным в Министерстве распределением обязанностей.

67. Регистрационный номер приказа Министерства ненормативного характера состоит: из порядкового номера или порядкового номера с добавлением буквы или букв, а также иных суффиксов, соответствующих категории приказа, например: приказы о командировках работников Министерства - N 126к, по вопросам поощрения - N 126п, по личному составу - N 126лс, по подведомственным кадровым вопросам - N 126пк, по территориальным кадровым вопросам - N 126тк.

68. Приказы Министерства подписывает Министр, а в его отсутствие - заместитель Министра, исполняющий его обязанности; приказы по отпускам главных, ведущих, старших и младших групп должностей - заместитель Министра, курирующий кадровые вопросы.

69. Регистрация, рассылка, формирование в дела и хранение подлинников приказов: по личному составу, по территориальным кадровым вопросам, командировкам и поощрениям (премированию) работников Министерства, передача их на архивное хранение осуществляется отделом государственной службы и кадров Департамента управления делами и кадров, о награждении и поощрении работников системы здравоохранения - наградным отделом Департамента управления делами и кадров, по основной деятельности Министерства - общим отделом Департамента управления делами и кадров, по подведомственным кадровым вопросам - отделом по работе с руководящими кадрами подведомственных организаций Департамента управления делами и кадров, о присвоении квалификационных категорий медицинским, фармацевтическим или педагогическим работникам - Департаментом медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении, о государственной регистрации установленных производителями лекарственных препаратов предельных отпускных цен на лекарственные препараты, включенные в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов, - Департаментом государственного регулирования обращения лекарственных средств.

3.7. Подготовка поручений Министра и его заместителей

70. Поручение Министра и его заместителей (далее - поручение) - это индивидуальный акт организационно-распорядительного характера, обязательный для исполнения государственными гражданскими служащими Министерства, а также руководством федеральной службы и государственного внебюджетного фонда, координацию деятельности которого осуществляет Министерство.

71. Проекты поручений готовят и вносят подразделения на основании распоряжений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.

72. Обеспечение качественной подготовки проектов поручений по основной деятельности Министерства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

73. Проекты поручений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также директорами Департамента управления делами и кадров и Правового департамента.

Перечень лиц, визирующих проект поручения, может быть скорректирован по указанию руководителя, подписывающего данное поручение.

74. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

75. Проекты поручений, представляемые Министру на подпись, визируются всеми его заместителями.

76. Проекты поручений печатаются на бланках поручений установленной формы (Приложения N 6.1 - 6.3).

77. Поручения регистрируются в Департаменте управления делами и кадров по порядку номеров в пределах календарного года.

78. Копии поручений на бумажном носителе Департамент управления делами и кадров заверяет печатью и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается директором департамента - исполнителя.

3.8. Подготовка иных документов Министерства

79. Подготовка материалов, проведение заседаний коллегии Министерства, оформление принятых на заседаниях коллегии Министерства решений осуществляются Департаментами, ответственными за рассматриваемые вопросы на заседании коллегии.

80. Документы к заседанию коллегии подготавливаются в соответствии с утвержденным планом заседаний коллегии Министерства здравоохранения Российской Федерации и повесткой заседания коллегии.

81. Ответственность за качество представляемых материалов и проектов решений коллегии, своевременность их представления несут руководители структурных подразделений, в чью компетенцию входит обсуждаемый на заседании вопрос.

82. Департамент, ответственный за рассматриваемый вопрос, за 7 дней до заседания коллегии представляет Министру на утверждение повестку дня, проект решений коллегии и списки приглашенных.

Если после утверждения повестки и проекта решений коллегии у руководителей структурных подразделений возникнет необходимость в обсуждении на заседании коллегии срочного внепланового вопроса, разрешение на включение его в повестку дня дается Министром по представлению докладной записки заместителем Министра, в компетенцию которого входят внесенные изменения.

83. Повестка дня очередного заседания коллегии рассылается Департаментом управления делами и кадров членам коллегии не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания.

84. По результатам рассмотрения вопросов на заседаниях коллегии принимаются решения, которые реализуются приказами Министра.

85. Решения коллегии оформляются протоколами.

86. Протокол заседания коллегии подготавливает и выпускает Департамент, ответственный за рассматриваемый вопрос.

87. При формировании проекта протокола заседания коллегии в текст вносятся, по указанию председательствующего на заседании, соответствующие изменения по структуре проекта, а также иные необходимые уточнения и дополнения.

88. Согласование и подписание проекта протокола заседания коллегии осуществляется в течение недели с момента проведения заседания.

89. Проект протокола визируется директором департамента, ответственным за подготовку обсуждавшихся на заседании коллегии вопросов, заместителем Министра, ответственным за рассматриваемый вопрос, и представляется на подпись Министру.

90. После подписания проекта протокола коллегии Министром копии протоколов, заверенные печатью Департамента управления делами и кадров, направляются Департаментом, ответственным за рассматриваемый вопрос, членам коллегии.

91. Контроль за выполнением данных в протоколах поручений осуществляется Департаментом, ответственным за рассматриваемый на заседании коллегии вопрос.

92. Департамент, ответственный за рассматриваемый вопрос на заседании коллегии, формирует пакет документов (решение коллегии, протокол, повестка дня, список членов коллегии, участвующих в заседании коллегии, раздаточные материалы) в отдельное дело в соответствии с номенклатурой Департамента.

3.9. Подготовка материалов к совещаниям у Министра

и его заместителей

93. Повестка очередного совещания у Министра утверждается не позднее чем за 3 дня до проведения совещания.

94. Материалы для рассмотрения на совещаниях у руководства Министерства подготавливаются руководителями структурных подразделений (или ответственным сотрудником структурного подразделения).

95. Материалы, подготовленные к рассмотрению на совещаниях, должны состоять из кратких записок с необходимыми обоснованиями и проектами решений по обсуждаемым вопросам. К материалам прилагается список лиц, приглашаемых для участия в совещании.

96. По результатам рассмотрения вопросов на совещании у Министра или по указанию его заместителей принимаются решения, которые оформляются протоколами.

Проект протокола подготавливается структурным подразделением, ответственными за проведение совещания, визируется руководителем этого структурного подразделения, а в случае, если дано поручение или рекомендации другим структурным подразделениям Министерства, визируются руководителями этих структурных подразделений, заместителями Министра, курирующими данные вопросы, и передается на подпись председательствующему на совещании. Согласование и подписание протокола совещания должно осуществляться в течение 2-х дней с момента проведения совещания.

Подготовка протокола оперативного совещания у Министра осуществляется Департаментом управления делами и кадров.

Подписанный протокол в этот же день регистрируется в Департаменте, ответственном за рассматриваемый вопрос, тиражируется и направляется в структурные подразделения Министерства и организациям, принимавшим участие в совещании, в соответствии с рассылкой.

97. Проведение совещаний у руководителей структурных подразделений, оформление протоколов, их регистрация, размножение и формирование в дела осуществляются структурными подразделениями - организаторами совещаний.

98. Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, содержащие поручение или рекомендации другим структурным подразделениям Министерства, визируются руководителями этих структурных подразделений и подписываются заместителем Министра, курирующим данные вопросы.

3.10. Общие требования к оформлению протоколов заседаний

коллегии и совещаний у руководства Министерства

99. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии и совещаниях у Министра и его заместителей. Протокол имеет следующие реквизиты:

а) наименование вида документа - протокол;

б) вид заседания, совещания, например:

в) дата протокола оформляется цифровым способом, например: 20.03.2009;

г) номер протокола заседания коллегии обозначается арабскими цифрами, например: N 1.

Номер протокола совещания у Министра и его заместителей состоит из индекса руководства Министерства, индекса структурного подразделения и порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: N 4/14/24 (в соответствии с Индексами структурных подразделений Министерства (Приложение N 16)).

Протоколы заседаний комиссий (рабочих групп, советов и т.д.) оформляются и регистрируются в структурных подразделениях, нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года;

д) текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Председательствовал" печатается центрированно прописными буквами, под ним двумя межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем на два интервала ниже, центрированно - инициалы и фамилия.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Через один межстрочный интервал слева печатаются наименования должностей, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:

(фамилии указываются в алфавитном порядке в соответствии с номенклатурой занимаемой должности)

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании, а также принятые по ним решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения);

е) подпись включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

Регистрация, размножение, рассылка, формирование в дела и передача подлинников протоколов заседаний коллегий и совещаний у Министра и его заместителей в архив осуществляется Департаментом управления делами и кадров.

Образец оформления протокола приводится в Приложении N 7.

3.11. Оформление документов, издаваемых совместно

с другими организациями

100. Распорядительные документы, издаваемые совместно с другими организациями, оформляются на стандартных листах белой бумаги. Бланки в этих случаях не используются. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в составлении документа. В случае оформления документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

101. В письмах, подготовленных совместно несколькими организациями, наименование этих организаций в заголовочной части не указывается.

102. Подписи в совместных документах организаций одного ранга располагаются на одном уровне. В наименование должности лиц, подписывающих документ, включаются названия организаций, участвующих в составлении документа.

103. Совместно подготовленные документы (подлинники) подписываются в количестве, соответствующем числу подписывающих их организаций.

104. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций (п. 146 настоящей Инструкции).

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь единую (последнюю) дату подписания.

105. Тираж и указатель рассылки совместно подготовленных документов определяются организацией, подготовившей проект.

Каждая организация-соавтор оставляет в своем делопроизводстве копию совместного документа с визами и регистрационными номерами.

3.12. Особенности оформления служебных писем при переписке

с зарубежными корреспондентами

106. Оформление официальных и частных писем, адресованных зарубежным корреспондентам - должностным лицам, представителям организаций, фирм и гражданам, имеет следующие особенности.

107. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках Министерства.

108. При переписке с использованием бланков оформление реквизитов писем осуществляется следующим образом:

а) Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке.

б) Адресат. При оформлении письма официальному должностному лицу зарубежного государства (Президенту, Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу или другому должностному лицу подобного ранга) адресат включает титул, инициал имени, фамилию адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами. Во всех остальных случаях в адресате употребляется слово "господину" ("госпоже").

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

в) Текст письма начинается с обращения в соответствии с традициями, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство!", "Уважаемый Николай Иванович!". Обращение печатается с красной строки.

Первая строка текста письма начинается с красной строки.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

г) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении письма на должностном бланке наименование должности в подписи не указывается.

109. При оформлении писем другим должностным лицам зарубежных адресатов оформление реквизитов осуществляется следующим образом:

а) Адресат включает инициал имени и фамилию адресата; должность адресата; наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы; название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.

Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющие доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

American National Social Institute

15 North 32nd Street

NEW YORK, N.Y, 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес, например:

Mr. A.Widmar, Chairman

D.Coke and Son Ltd.

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Callo Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

б) Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

в) Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Сторк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Томсон" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания", "С глубоким уважением".

г) Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

д) Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.

IV. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Документирование управленческой деятельности

110. Деятельность Министерства обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу.

111. Министерство в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности подготавливает проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. Министерство издает приказы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, оформление которых определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

112. Кадровая, бухгалтерская, финансовая, хозяйственная документация (ведомости, сметы, балансы, банковские выписки, платежные поручения и т.п.), создаваемая в процессе выполнения специальных функций, образует группу документов, наименования и формы которых определяются специальными нормативными актами.

113. Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в Приложении N 8.

4.2. Подготовка и оформление организационно-распорядительной

документации

114. Организационно-распорядительные документы, подготовленные в Министерстве, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, тщательно отредактированными.

115. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

116. При подготовке документов в Министерстве применяются программные средства Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 10 - 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (для текста документа).

117. Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (в государственной регистрации Минюста России не нуждается, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

4.3. Бланки документов

118. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 х 297 мм).

119. Организационно-распорядительные документы, издаваемые совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти либо организациями, а также внутренние документы Министерства (докладные записки, служебные записки, справки, заявления, перечни, заключения и т.п.) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или в виде электронных шаблонов бланков документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

120. Каждый лист организационно-распорядительного документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

121. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром.

122. На бланках документов Министерства помещается Государственный герб Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).

Изготовление бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказу Министерства и подлежат обязательному учету в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". На гербовых бланках типографским способом (с оборотной стороны) проставляются порядковые номера.

123. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

124. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.

Соответствующие предложения вносятся директором Департамента управления делами и кадров вместе с образцами предлагаемых бланков.

125. Гербовые бланки писем Министерства имеют угловое (левое) расположение реквизитов с центрированным размещением.

126. Гербовый бланк приказа Министерства имеет продольное расположение реквизитов.

127. Образцы применяемых бланков в Министерстве:

а) бланк письма Министерства (Приложение N 9);

б) бланки должностных лиц (Приложения N 10, 10.1, 11, 12).

4.4. Порядок работы с электронными документами

128. В Министерстве могут создаваться и использоваться:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

129. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Министерства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

130. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

131. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

132. Система электронного документооборота Министерства должна соответствовать Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221.

133. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документа. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

134. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Министерства.

135. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

136. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

137. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

4.5. Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов.

138. Адресат - документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, который указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

Допускается центрировать каждую строку адреса по отношению к самой длинной строке.

При направлении служебного письма в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование пишется в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (инициалы указываются перед фамилией), например:

При направлении документа конкретному должностному лицу, не являющемуся руководителем организации, наименование организации и его подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Если документ адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то должности руководителей следует указывать обобщенно в дательном падеже, например:

При направлении служебного письма в несколько однородных организаций их наименование следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается, каждый экземпляр документа должен быть подлинным и подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки документа. Образец оформления рассылки писем (документов, телеграмм, телетайпограмм, факсограмм) по списку указан в Приложении N 13.

При направлении протоколов, приказов, поручений исполнитель использует указатель рассылки Департамента управления делами и кадров. Образец оформления рассылки указан в Приложении N 14.

В случаях, когда ответ необходимо направить как в Правительство Российской Федерации, так и в министерства, ведомства, организации, депутатам, частным лицам, не указываются все адресаты, например:

Один подлинный экземпляр такого документа адресуют в Правительство Российской Федерации, с сообщением о направлении ответа также в Минюст России, второй подлинный экземпляр адресуют в Минюст России.

При адресовании документа в города Москву и Санкт-Петербург слово "город" - (г.) не указывается.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

139. Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен состоять из одной фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: О выделении... О представлении отчетности... О назначении на должность... и т.д.

Заголовок для телеграмм не составляется.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

На документах, подготовленных по поручению Правительства Российской Федерации или поручению, содержащемуся в протокольном решении Правительства Российской Федерации, после заголовка указывается номер поручения, протокола, например:

При подготовке заключений по материалу, направленному Правительством Российской Федерации, который должен рассматриваться на заседании Правительства Российской Федерации (Президиума) или его комиссий, заголовок оформляется следующим образом:

140. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Деловое письмо должно быть безупречно с точки зрения его внешней формы, языка и стиля. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений, а также аббревиатур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т.п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности организации (акт, заключение, справка, отчет и т.п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: комиссия установила; отдел разработал; в состав департамента входят; ведущий специалист имеет право и т.п.

В распорядительных документах Министерства (приказ), а также документах, адресованных руководству Министерства или структурных подразделений, изложение должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах Министерства (протокол заседания коллегии) текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решило").

Текст протокола совещания (межведомственной комиссии, рабочей группы и т.д.) излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

б) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

в) от третьего лица единственного числа (Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации не возражает, Департамент... считает возможным).

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12.04.2012 N 08-12/99 сообщаем...), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Министерство документов.

141. Подпись документа - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Документы от имени Министерства подписываются Министром и его заместителями, от имени департаментов Министерства подписываются директорами департаментов структурных подразделений или их заместителями.

Директора департаментов ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции в соответствии с распорядительными документами Министерства.

В состав подписи входят: наименование должности лица - автора документа (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании писем директорами структурных подразделений в составе наименования должности можно не указывать название структурного подразделения, если оно названо в тексте, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия (подпись секретаря комиссии, рабочей группы и т.д. обязательна).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его И.О. Фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

142. Согласование (визирование) проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату подписания.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На проекте законодательного акта визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

На документе, подлинник которого остается в Министерстве, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями Министерства и федеральными органами исполнительной власти или организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

143. Документы утверждаются Министром, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах, руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.), а также изданием распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Примерный перечень документов с грифом утверждения содержится в Приложении N 15.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.

Слово "УТВЕРЖДЕНО", входящее в состав грифа утверждения, согласуется с наименованием утверждаемого документа в роде и числе (Положение УТВЕРЖДЕНО, состав комиссии УТВЕРЖДЕН, схемы УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.).

144. Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметка о наличии приложения к документу указывается в конце его текста над реквизитом "Подпись".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект федерального закона на 8 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту федерального закона на 3 л.

3. Информация о рассмотрении поступивших замечаний и предложений к проекту федерального закона на 7 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: перечень законопроектов, 1 брошюра.

На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка с указанием его названия, его даты и номера, например:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если направляется документ, приложение которого не оставляется в деле, то делается отметка:

Приложение: на 2 л. только адресату.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росздравнадзора от 07.05.2012 N 04/3815-12-23 и приложение к нему, всего на 8 л.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.п.

Само слово "Приложение" пишется только в единственном числе.

145. Дата документа - обязательный реквизит всех видов документов. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе (протокол, приказ); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документ, изданный совместно двумя и более организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые на заседании коллегии (протокол), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц и год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, например:

дату 20 июня 2012 г. следует оформлять 20.06.2012.

В приказах Министерства, затрагивающих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 июня 2012 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо Минюста России от 27.05.2012 N 09/17654-ДК

или

Постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2012 N 904 "О порядке планирования и расходования бюджетных средств".

146. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

Индексы структурных подразделений Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации указаны в Приложении N 16.

Регистрационный номер (индекс) входящего документа состоит из двух частей:

а) первая часть номера входящего документа в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) соответствует виду корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция, 3 - письма граждан, 4 - экспедиция, 5 - поручения Министра, 6 - нормативные документы, 7 - корреспонденция Федерального собрания Российской Федерации, 8 - внутриведомственная корреспонденция).

Вторая часть входящего регистрационного номера (индекс) РКК автоматически заполняется значением свободного порядкового номера, (без тире и косой черты), например: 1036, 20252, 60399 и т.д. - входящие номера.

Исходящий регистрационный номер документа в РКК состоит из четырех частей:

б) первая часть исходящего номера соответствует индексу структурного подразделения Министерства и номеру отдела, подготавливающего документ, например: 14-2;

в) вторая часть соответствует индексу Департамента управления делами и кадров (10);

г) третья часть соответствует виду корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция);

д) четвертая часть автоматически заполняется значением свободного порядкового номера, например: 14-6/10/1-939, 20-4/10/2-8409 и т.д. - исходящие номера.

Регистрационный номер (индекс) внутренних документов (полученных или подготовленных в структурных подразделениях - акты, договоры, докладные (служебные) записки, справки, заключения и т.п.) состоит из индекса структурного подразделения-отдела и порядкового регистрационного номера, например: 14-7/504.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров (индексов) документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (совместные нормативные документы), например:

совместное письмо Минфина России и Министерства здравоохранения Российской Федерации N 05-02-05/22-24-1/10/2-752.

147. Ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату поступившего документа используется при ответах на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.п.).

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

148. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию (или имя, отчество, фамилию) исполнителя документа и номер его служебного телефона, например:

Седаков 692-11-11 или Сергей Петрович Седаков 692-11-11.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

149. Отметка о поступлении документа в Министерство оформляется проставлением регистрационного штампа (в виде штрих-кода) общего отдела Департамента управления делами и кадров, реквизитами которого являются: наименование организации, регистрационный (входящий) номер, дата поступления документа.

150. Указания по исполнению документа должностного лица при поступлении на рассмотрение бумажного носителя документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе формата А8 (52 х 74 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание по исполнению документа относится. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

При поступлении документа в электронном виде по СЭД порядок рассмотрения остается таким же, только указание вносится самим руководителем или (по согласованию с ним) уполномоченным сотрудником непосредственно в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭД.

151. Отметка о контроле в РКК обозначается буквой "ОК", "К", штампом "КОНТРОЛЬ", "СРОЧНО" и проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

а) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативными правовыми актами;

б) индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, указанный в резолюции руководителя или в самом документе.

152. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

153. Отметка о заверении копии документов. Министерство может выдавать сторонним организациям копии только тех документов, которые создаются самим Министерством. Снятие копий с документов, подписанных руководством Министерства, допускается только с разрешения руководителя, подписавшего документ.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

В копии документов должны быть внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. На копиях проставляется дата подписания документа и регистрационный номер.

Заверение копий документа производится для придания им юридической силы. Заверительная надпись удостоверяется печатями (штампами) Департамента управления делами и кадров и других департаментов, имеющих право заверения документов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" штампом проставляют заверительную надпись: "КОПИЯ ВЕРНА", должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

КОПИЯ ВЕРНА

Консультант Департамента управления делами и кадров

(подпись) И.О. Фамилия 15.06.2012

154. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая (малая гербовая) печать Министерства, указан в Приложении N 17.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяет подлинность подписи должностного лица Министерства на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Министерства для финансово-хозяйственных документов, указан в Приложении N 18.

На документах финансового характера и ценных бумагах печать проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом "МП" без захвата наименования должности и подписи.

Печатью общего отдела Департамента управления делами и кадров удостоверяются размноженные экземпляры документов Министерства, не воспроизводящие подпись подлинника.

Печатью департаментов - управления делами и кадров; финансово-экономического; инфраструктурного развития и государственно-частного партнерства; учетной политики и контроля, а также Правового департамента заверяются копии документов, требующие заверения для придания им юридической силы.

Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и была хорошо читаема.

Департаменты Министерства могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

Порядок применения и хранения гербовых печатей, а также печатей структурных подразделений Министерства определяется руководством Министерства.

155. Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, например: Для служебного пользования. Экз. N 3.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

156. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на бумажном носителе, дату и другие поисковые данные.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МИНИСТЕРСТВЕ

5.1. Порядок приема, обработки и распределения

поступающих документов

157. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, электронной, электрической связью и системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

158. Средствами почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также телеграммы и печатные издания.

159. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные документы.

160. МЭДО - система, предназначенная для передачи электронных сообщений, содержащих общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, между автоматизированными рабочими местами уполномоченных сотрудников, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

Обмен документами по системе МЭДО организован в соответствии с положениями Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и распоряжения Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р, предусматривающего утверждение технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

161. Документы, поступающие в Министерство на бумажном носителе, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение материалов руководством Департамента управления делами и кадров, регистрацию.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно общим отделом Департамента управления делами и кадров (далее - общий отдел). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным (сотрудником приемной Министра).

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

На конвертах и документах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" проставляется время получения, и документы в кратчайший срок передаются руководству Департамента управления делами и кадров или по принадлежности.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Не вскрываются пакеты и конверты, поступившие из зарубежных стран и их представительств в России на иностранных языках, а также с пометкой: "Лично" (передаются непосредственно адресату).

Пакеты из зарубежных стран и их представительств в России передаются общим отделом в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью.

162. Обращения граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров вместе с конвертами к ним.

5.2. Порядок рассмотрения поступающей корреспонденции

163. Поступившие в Министерство документы на бумажных носителях проходят предварительное рассмотрение и регистрацию в общем отделе.

164. Перечень документов, не подлежащих регистрации в Департаменте управления делами и кадров, указан в Приложении N 19.

Нерегистрируемые документы по реестру направляются по назначению.

165. Документы, адресованные руководству Министерства, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются руководством Департамента управления делами и кадров, а затем через общий отдел направляются руководству Министерства или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.

166. Для документов, направляемых на рассмотрение Министру, Департаментом управления делами и кадров готовится проект указания (проект резолюции) по исполнению документа.

167. Руководство Департамента управления делами и кадров имеет право, при необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа, ознакомить исполнителя с его содержанием и проектом указания по исполнению документа до рассмотрения этого документа руководством Министерства.

168. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма, затем передаются на рассмотрение руководству Департамента управления делами и кадров с последующим докладом руководству Министерства и направлением на исполнение.

169. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо с указанием на имя файла этой копии.

Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

170. В соответствии с настоящей Инструкцией руководство Департамента управления делами и кадров принимает решение о необходимости регистрации (учета) поступившего электронного сообщения в системе МЭДО Министерства и его доведение до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей почтовой или фельдъегерской связью.

5.3. Порядок регистрации и поисковая система

171. Регистрации подлежат документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и исходящие документы.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Допускается регистрация писем, полученных по электронной почте, если они представляют собой сканированный образ письма с регистрационным номером, датой подписания и подписью. Досылка на бумажном носителе обязательна.

172. Документы ограниченного доступа с грифом "Для служебного пользования" (далее - ДСП) регистрируются Отделом по защите государственной тайны и Отделом по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации (по компетенции).

173. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день их поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

174. Регистрация поступающих в Министерство и отправляемых из Министерства документов осуществляется через РКК в СЭД, виды которых предусмотрены Приложениями N 20 и 21.

Обращения граждан регистрируются отдельно от служебной переписки в отделе по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров через заведение РКК в СЭД, вид которой предусмотрен Приложением N 22.

РКК используется для учета, контроля исполнения, поиска документа и сбора данных для статистической справки по документообороту.

175. Документы, поступающие из подведомственной Министерству федеральной службы, а также государственного внебюджетного фонда, деятельность которых координирует Министерство, и являющиеся периодической отчетностью или ответом на письма (запросы), не регистрируются как входящая корреспонденция, а сведения о них заносятся в РКК к соответствующему номеру запроса.

Реестры составляются на текущую дату в соответствующей базе данных и вместе с документами передаются в структурные подразделения. Реестры изготавливаются в 2-х экземплярах: один (подлинный) экземпляр с распиской в получении документов остается в общем отделе.

Документы, не подлежащие регистрации в общем отделе, в обязательном порядке регистрируются в системе "Учет и контроль исполнения документов" в структурном подразделения в разделе 8 - внутриведомственная корреспонденция (входящие).

176. Сведения о количестве зарегистрированных в структурном подразделении документов представляются в Общий отдел ежемесячно.

177. При регистрации поступившего документа в РКК вводятся необходимые данные о документе с использованием установленного набора обязательных реквизитов и единой структуры индекса.

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:

а) наименование организации (автора или корреспондента);

б) наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа;

в) дата поступления;

г) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

д) указания по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

е) срок исполнения документа.

178. Информация о зарегистрированных документах представляет собой информационно-поисковую систему (далее - ИПС) - картотеку по видам документов (по корреспондентам, видам документов, авторам документов, по обращениям граждан и др.), которая используется для определения документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в Министерстве.

ИПС организуется на базе СЭД, эксплуатируемой в Министерстве.

179. Поиск конкретного документа по ИПС осуществляется по реквизитам документа (названию, виду документа, дате, номеру документа и т.п.) или по контексту (фразе, содержащейся в искомом документе, или ключевому слову).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

5.4. Организация работы с документами в приемных руководства

Министерства

180. Документы, направляемые Министру (входящая корреспонденция или проекты документов на подписание), передаются только через Общий отдел Департамента управления делами и кадров, а в приемные заместителей Министра - через сотрудников приемной. Используя данные РКК, сотрудник приемной осуществляет контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов.

181. Руководители рассматривают документы, как правило, в день их поступления. Документы с пометкой: "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно" и телеграммы следует передавать руководству сразу же по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме указания по исполнению документа (резолюции).

182. Проекты указаний Министра готовит Департамент управления делами и кадров, в виде проектов вносятся в РКК и направляются на рассмотрение Министру.

183. Сотрудники приемной Министра и заместителей Министра ежедневно отслеживают внесение указаний по исполнению документа (резолюции) в РКК (ранее внесенные указания по исполнению документа не удаляются) и их разноску исполнителям.

184. Документы, адресованные заместителям Министра, в их отсутствие направляются другим заместителям в соответствии с распределением обязанностей или непосредственно в структурные подразделения.

185. Передача зарегистрированного и рассмотренного руководством документа не по принадлежности, в другое структурное подразделение, минуя общий отдел, не допускается.

5.5. Организация работы с документами в структурных

подразделениях

186. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются сотрудником приемной (или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении) директора Департамента.

187. Сотрудник приемной директора Департамента (или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении) переносит в РКК в поля, предусмотренные для заполнения, указания по исполнению документа руководителя структурного подразделения и передает документ исполнителю.

188. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое по принадлежности осуществляется через общий отдел в следующем порядке: переадресование документа с указаниями по исполнению документа руководства Министерства производится по согласованию с должностным лицом, давшим поручение; переадресование документа, адресованного руководителю структурного подразделения не по принадлежности, производится по договоренности между руководителями соответствующих подразделений.

При этом общим отделом производится переадресование документа (путем отмены прежней рассылки). Информация об этом фиксируется в РКК.

189. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение и подлежащие регистрации, должны в обязательном порядке передаваться на регистрацию в общий отдел.

190. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.

191. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

Документы, присланные или переданные на согласование (визирование), в том числе приказы и протоколы, подписываемые Министром, рассматриваются и визируются в первоочередном порядке.

192. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

При передаче на подписание проекта исходящего документа исполнитель осуществляет подборку в следующем порядке: 1-й экземпляр (подлинник) письма и приложения к нему; 2-й экземпляр (копия) с визами (визы должны быть расшифрованы) и приложения к нему, подкладывается основание (письмо, поручение и т.п.); затем 3-й экземпляр письма (копия) (3-й экземпляр после присвоения исходящего номера возвращается в департамент исполнителя).

После подписания и регистрации исходящего документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки по форме согласно Приложению N 13.

193. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на оборотной стороне документа и вносятся в РКК в поле "Примечание".

194. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители (соисполнители) документа также несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа и представление ответственному исполнителю в установленный срок необходимых материалов (проектов документов, заключений, справок, сведений и т.д.). Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы для исполнения документа.

Ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, несет ответственный исполнитель.

195. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель представляет работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

196. Ответственный в структурном подразделении за исполнение документов осуществляет ежедневный контроль в СЭД по полям "срок исполнения" и "контроль" документов. Информацию, полученную от исполнителей о ходе исполнения документов, вносит в РКК, проставляя в полях "N исх.", "Дата" соответствующие значения. Проверяет состояние РКК на текущий момент и еженедельно направляет в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров справочную информацию о ходе исполнения контрольных документов.

197. Не допускается закрытие и списание документов в СЭД результатом рассмотрения "в дело", "в работу", если в резолюции Министра или заместителя Министра нет прямого указания - "для использования в работе", "для информации" либо во входящем документе не сказано, что он направляется для информации или учета в работе.

198. Лицо, ответственное по ведению делопроизводства в структурном подразделении, еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю структурного подразделения о состоянии работы с документами.

199. Справочная информация еженедельно направляется в отдел контроля за исполнением лицом, ответственным по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

200. Исполненные документы (третий экземпляр) передаются исполнителями лицу, ответственному по ведению делопроизводства в структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел своего подразделения.

201. Учет поступивших в структурные подразделения документов осуществляется в СЭД общим отделом.

202. Данные о входящей и исходящей корреспонденции структурного подразделения ежемесячно представляются в Департамент управления делами и кадров для обобщения документооборота Министерства в целом.

203. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных по ведению делопроизводства.

5.6. Регистрация исходящих документов

204. Документы, исходящие из Министерства и подписанные Министром и заместителями Министра, регистрируются общим отделом путем создания РКК в СЭД.

При регистрации исходящего документа ответственный сотрудник общего отдела обязан указать в поле "Вид исходящего", является ли он закрывающим (окончательно) или промежуточным. Если значение этого поля пустое, то письмо будет считаться инициативным.

Номер и дата исходящего документа после сохранения РКК переносится в РКК входящего документа, на который готовился ответ, если исходящее письмо имеет статус "закрывающее". Если ответ имеет статус промежуточное, то номер исходящего документа и дата автоматически указываются в поле "Служебные отметки" по всем типам корреспонденции.

Номер закрывающего исходящего документа должен соответствовать номеру структурного подразделения, являющегося основным исполнителем.

205. Документы на регистрацию в общий отдел представляются с двумя экземплярами копий. Одна копия с визами согласования и основаниями остается в делопроизводстве общего отдела, где помещается в соответствующее дело, другая заверенная копия с регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

206. При регистрации документов работники общего отдела обязаны проверить правильность оформления документов, включающую в себя: соблюдение утвержденной формы бланка Министерства, соответствие использования формы бланков Министерства подписи руководства Министерства, наличие и правильность оформления всех реквизитов документа, точное соответствие текста копий документа подлиннику отправляемого документа, наличие необходимых виз согласования с их расшифровкой, фамилии исполнителя, номера его телефона, приложений и полного почтового адреса получателя.

Отсутствие виз на документе не допускается. Документ визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения (в случае его временного отсутствия - заместителем руководителя), курирующим заместителем Министра, даже если во время его отсутствия входящий документ был направлен на исполнение в структурное подразделение заместителем Министра, его замещающим. Круг лиц, визирующих документ, может быть изменен по прямому указанию Министра. Проекты федеральных законов, направляемые на согласование в другие министерства и ведомства, а также исходящие документы, основанием подготовки которых явились документы, находящиеся на особом контроле в Департаменте управления делами и кадров, в обязательном порядке визируются статс-секретарем - заместителем Министра.

207. Документы, оформленные без соблюдения правил, к регистрации и отправке общим отделом не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.

208. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Департамента управления делами и кадров.

209. Исходящие документы, подготовленные в структурном подразделении за подписью руководства этого подразделения, регистрируются в структурном подразделении с соблюдением всех требований, предъявляемых к оформлению документа, исходящего из Министерства.

210. Документы для отправки передаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и соответствующим количеством экземпляров. На международные почтовые отправления адрес представляется исполнителем на русском языке и латинскими буквами (или языке страны) в бумажном и электронном виде через сетевой диск или по каналам электронной почты.

211. В случае необходимости срочного доведения до адресата подписанного и зарегистрированного письма исполнитель должен отправить электронную версию письма по электронной почте с указанием регистрационного номера, даты подписания и с сообщением о досылке подлинника письма по почте.

5.7. Отправка документов

212. Отправка исходящих документов осуществляется централизованно общим отделом Департамента управления делами и кадров.

Направление электронных копий зарегистрированных исходящих документов адресатам - участникам системы МЭДО происходит в автоматизированном режиме с использованием СЭД.

213. Структурные подразделения сдают в общий отдел на отправку исходящие документы по реестрам, образцы которых предусмотрены Приложениями N 23 и 24 в зависимости от категории отправления (заказное, международное и др.) в бумажном и электронном виде, а международные отправления - вместе с оформленными конвертами.

Конверты должны быть оформлены следующим образом: адрес адресата пишется с отступом не менее 5 см от верхнего края конверта слева на русском языке, справа латинскими буквами и арабскими цифрами (Приложение N 25). При направлении международного почтового отправления с уведомлением о получении бланк уведомления заполняется также на двух языках.

214. На международную корреспонденцию, корреспонденцию в страны СНГ и заказную корреспонденцию составляются реестры раздельно по каждому виду отправлений в трех экземплярах. В каждом реестре должно быть не более 50 адресатов. При большем количестве необходимо составлять несколько реестров. На заказные почтовые отправления составляется список (реестр) по форме 103-Ф в 3 экземплярах (Приложение N 26). Учет введенных денежных сумм и показаний счетчика франкировальной машины производится общим отделом в специальном журнале.

Реестры вместе с корреспонденцией передаются в почтовое отделение (ГСП 4), один экземпляр реестра со штампом даты отправки возвращается в общий отдел.

215. Документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации и другим министерствам и ведомствам, передаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров для отправки фельдъегерской связью. Прием документов для отправки фельдсвязью производится один раз в день до 13.00.

216. Отправляемые документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу, с отметкой составителя документа о виде почтового отправления (заказное, заказное с уведомлением о вручении и т.п.).

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным документом.

Общий отдел подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения - исполнители документов и общий отдел.

217. Документы сортируются по категориям почтовых отправлений и упаковываются. Документы, одновременно отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

218. На конверте указывается вид почтового отправления, почтовый адрес получателя и его наименование (условное или открытое согласно адресату в письме). Должность и фамилия адресата не указываются.

Для документов, адресованных постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом или средствами вычислительной техники.

219. Конверты заклеиваются, взвешиваются для определения стоимости отправления, маркируются с помощью франкировальной машины (проставляется наименование и адрес отправителя, знак, заменяющий почтовую марку, величина почтового сбора и дата отправления).

220. Корреспонденция, поступившая в общий отдел на отправку до 14.00, оформляется для передачи в почтовое отделение в тот же день.

5.8. Учет объемов документооборота

221. Учет и анализ объемов документооборота обязателен.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Результаты учета объема документооборота ежеквартально обобщаются общим отделом и представляются руководству Министерства и руководителям структурных подразделений для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

222. Учет количества документов во внутреннем документообороте из структурных подразделений производится по базе данных автоматизированной системы.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие в Министерство документы и создающиеся подсчитываются отдельно.

223. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов в целом по Министерству и по отдельным структурным подразделениям.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме в виде справок о документообороте в Министерстве.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

6.1. Контроль исполнения документов

224. Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля исполнения включает в себя предварительную проработку документа, постановку документа на контроль, контроль над ходом исполнения документа, информирование Министра и его заместителей, а также руководителей департаментов об исполнении поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля по установленным правилам.

225. Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями по исполнению документа Министра, заместителей Министра, в том числе, при необходимости, приказы, отдельные поручения Министра.

226. Контроль за исполнением документов в аппарате Министерства осуществляют:

а) отдел контроля за исполнением - за исполнением поручений вышестоящих органов, а также поручений Министра;

б) сотрудники приемных заместителей Министра - за исполнением контрольных поручений заместителей Министра, а также приказов (поручений), контроль над исполнением которых возложен на заместителей Министра;

в) руководители структурных подразделений Министерства - организуют работу по обеспечению качественного и своевременного исполнения контрольных документов в подчиненном подразделении;

г) исполнители - обеспечивают исполнение документов в соответствии с установленными сроками исполнения.

6.2. Сроки исполнения служебных документов

227. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) указания по исполнению документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и ведомств - с даты их поступления в Министерство. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

228. Срок исполнения документа с контрольными пунктами должен быть не меньше срока исполнения пункта с ближайшим сроком исполнения.

229. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

а) с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

б) без указания конкретной даты исполнения с пометкой "СРОЧНО", "НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО" или аналогичным указанием - в 3-дневный срок;

в) с пометкой "ОПЕРАТИВНО" - в 10-дневный срок;

г) если срок исполнения не указан - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения);

д) по запросам Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

е) по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления депутатского запроса;

ё) по письмам, поступившим из федеральных органов исполнительной власти на согласование по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, - до 10 дней с даты регистрации (если не указан иной срок);

ж) по письмам, поступившим из иных организаций, - до 1 месяца со дня поступления (если не указан конкретный срок);

з) по внутренним распорядительным документам (приказам, протоколам, поручениям Министра и его заместителей) - в указанный в документе срок и, если срок не указан, в срок до 1 месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Перечень контролируемых документов с указанием сроков исполнения приводится в Приложении N 27.

6.3. Постановка документов на контроль и порядок

рассмотрения документов

230. Рассмотренные руководством Министерства документы направляются в отдел контроля для постановки на контроль.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "КОНТРОЛЬ" и указывается срок исполнения.

Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

231. Ответственность за исполнение документа в срок и полноту рассмотрения и разрешения вопроса по существу несет должностное лицо, обозначенное в указаниях по исполнению документа руководства Министерства первым (или обозначенное словом "свод", "ответственный").

232. Ответственный исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации от соисполнителей и подготовку необходимых проектов ответов для направления на подпись руководству Министерства.

233. Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

а) по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, - на основании резолюции руководителя, давшего поручение;

б) по документам, направленным на исполнение Департаментом управления делами и кадров, - на основании служебной записки структурного подразделения с указанием нового исполнителя и приложением подлинника документа.

234. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

235. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных поручением, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

236. Соисполнители (структурные подразделения) обязаны в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представить головному исполнителю предложения, подписанные руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

237. Если в процессе работы выявляется невозможность исполнения поручений по документам в установленный срок, продление этого срока может быть разрешено только лицом или организацией, которые установили срок исполнения, при наличии объективных причин. Оформление отсрочки исполнения поручений по документам должно быть сделано до истечения сроков исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

238. В случае если поручение было исполнено с нарушением срока, директор департамента, ответственного за исполнение поручения, не позднее 2 дней после исполнения поручения представляет руководству Министерства объяснение о причинах его неисполнения в срок и принятых мерах.

6.4. Особенности организации

исполнения поручений и указаний Президента

Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах

Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний

Правительства Российской Федерации, а также поручений

Председателя Правительства Российской Федерации

и заместителей Председателя Правительства

Российской Федерации

239. Руководители структурных подразделений Министерства, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления руководству Министерства материалов для доклада Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и заместителям Председателя Правительства Российской Федерации.

240. В соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, поручения, содержащие указание "срочно", подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. В случае доработки Министерством рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации проектов актов, такая доработка осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

241. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, руководитель структурного подразделения Министерства, ответственный за исполнение поручения, не менее чем за 7 дней до истечения половины срока направляет Министру проект письма в Правительство Российской Федерации, обосновывающего предложения по корректировке срока исполнения для представления письма в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются Министру в виде проекта письма в Правительство не позднее 32 дней со дня его подписания, для представления письма в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения.

Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

Если поручение дано нескольким органам исполнительной власти, то руководитель органа исполнительной власти, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является головным исполнителем поручения, организует работу и несет персональную ответственность за его своевременное и надлежащее исполнение. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При внесении документов головной исполнитель информирует Правительство Российской Федерации о соисполнителях, не представивших предложения в установленный срок.

242. В случае если поручение выходит за пределы компетенции Министерства (с учетом компетенции федеральной службы), руководители структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководству Министерства предложения о привлечении соисполнителей для внесения в Правительство Российской Федерации.

В случае если поручение не входит в компетенцию Министерства (с учетом компетенции федеральной службы), руководители структурных подразделений по согласованию с заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей) представляют руководству Министерства проект соответствующего доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения для последующего направления в Правительство Российской Федерации.

Указанные предложения представляются Министру в течение 3 дней с даты подписания поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

243. Для исполнения поручений в сжатые сроки руководитель структурного подразделения - головного исполнителя поручения (при необходимости совместно с соответствующим заместителем Министра), как правило, создает рабочие группы в составе уполномоченных представителей федеральных органов исполнительной власти - соисполнителей поручения, а также представителей других заинтересованных органов исполнительной власти и организаций (по согласованию) или проводит необходимые совещания.

244. В случае если Министерство является головным исполнителем поручения, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, проект доклада об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации для последующего направления его Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации представляется Министру не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока (если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации не указан иной срок) с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

Абзац исключен. - Приказ Минздрава России от 01.10.2012 N 380

Абзац исключен. - Приказ Минздрава России от 01.10.2012 N 380

245. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание непосредственно Министру, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации) об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации представляются на подпись Министру не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

В случае если поручение или указание Президента Российской Федерации дано непосредственно Министру, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации), содержащих обоснованные предложения по корректировке срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, представляются на подпись Министру не менее чем за 5 дней до истечения половины установленного срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации.

В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание непосредственно Министру, соответствующий доклад Президенту Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации представляется одновременно с докладом Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации).

246. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Председателю Правительства Российской Федерации или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации и одновременно Министру, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение Министру не дано, проект доклада Президенту Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации с приложением необходимых материалов для направления его Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации) представляется на подпись Министру не менее чем за 8 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения или указания Президента Российской Федерации в установленный срок, Министру не менее чем за 8 дней до истечения половины установленного срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации представляется на подпись проект доклада Президенту Российской Федерации, содержащего обоснованные предложения по корректировке срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, для направления его Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации).

В случае если в ходе исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Министру представляется на подпись проект доклада Президенту Российской Федерации с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации для направления его Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации).

247. Об исполнении поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, протоколах совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его указаниях по исполнению документа, Председателю Правительства Российской Федерации докладывает Министр.

Об исполнении поручений, содержащихся в протоколах совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, заседаний возглавляемых ими координационных и совещательных органов и в их указаниях по исполнению документа, Министр докладывает заместителям Председателя Правительства Российской Федерации.

248. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем (головным исполнителем) поручения.

Департамент управления делами и кадров на следующий день после истечения срока исполнения поручения готовит докладную записку на имя статс-секретаря - заместителя Министра о данном факте с приложением проекта соответствующей докладной записки на имя Министра и проекта приказа Минздрава России о проведении служебной проверки по данному факту в отношении:

- непосредственного исполнителя поручения в департаменте;

- начальника отдела, ответственного за исполнение поручения;

- заместителя директора департамента, курирующего работу отдела;

- директора департамента.

Все вышеназванные государственные гражданские служащие на следующий день после истечения срока исполнения поручения представляют на имя Министра объяснительные записки о причинах неисполнения поручения в установленный срок (процедура движения документа внутри департамента, сроки замены исполнителя или передачи на исполнение в другие департаменты, сроки внутреннего согласования, визирования, сроки внешнего согласования и т.д.).

Руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не выполненного в установленный срок, в течение 2 дней после истечения срока направляет Министру проект письма в Правительство Российской Федерации с объяснениями о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, в отношении которых ведется служебная проверка по данному факту.

Департамент, ответственный за исполнение поручения, не выполненного в установленный срок, в течение 3 дней после истечения срока обеспечивает представление в Правительство Российской Федерации объяснения о состоянии исполнении поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных гражданских служащих Министерства, виновных в неисполнении поручения.

249. Контроль исполнения поручений прекращается на основании:

а) принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась Министерству (на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений);

б) информации, поступившей из Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации, о соответствующем решении, принятом Президентом Российской Федерации (в отношении поручений и указаний Президента Российской Федерации), Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации (в отношении поручений Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей Председателя Правительства Российской Федерации);

в) соответствующих указаний по исполнению документа Министра или представленной определенными руководством Министерства должностными лицами документированной информации о решении, принятом Министром (в отношении поручений Министра);

г) соответствующих указаний по исполнению документа заместителя Министра (в отношении поручений заместителя Министра).

250. В случае если Министерство является соисполнителем поручений, включая поручения по рассматриваемым Министерством законопроектам, контроль за исполнением поручений прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке Министерством головному исполнителю соответствующих документов (предложений, заключений проектов актов и иных материалов) или о согласовании проектов актов.

6.5. Порядок снятия документов с контроля

251. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

а) запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

б) поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы и организации исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

в) поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, - после доклада руководству соответствующих предложений.

При необходимости снятия с контроля исполнения документ, по которому отсутствует исходящие письмо, либо в нем нет прямой ссылки на данный документ в качестве основания, либо по своему содержанию его нельзя отнести к категории окончательного исполнитель представляет в Департамент управления делами и кадров соответствующую служебную записку, согласованную с курирующим заместителем Министра, либо при необходимости с Министром, с аргументированной информацией об исполнении документа.

Решение о снятии документа с контроля в указанном случае принимает Министр либо курирующий заместитель Министра.

Промежуточный ответ автору обращения или запрос информации не могут являться основанием для признания документа исполненным и для снятия его с контроля.

Документы, представленные на подпись Министру, заместителям Министра или возвращенные на доработку, не считаются исполненными в установленный срок.

Для снятия с контроля документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями по делопроизводству.

Ответственность за полноту и достоверность представляемой информации об исполнении документа несет ответственный исполнитель.

При выполнении всех требований документ отделом контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров снимается с контроля. Информация об исполнении документа и снятии его с контроля заносится в автоматизированную базу данных.

252. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о списании его "в дело" с краткими сведениями или ссылкой на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении.

253. Отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров:

- ежедневно запрашивает у исполнителей информацию о состоянии исполнения документов, находящихся на особом контроле;

- еженедельно информирует подразделения Министерства (руководителей и ответственных за контроль) о приближении сроков исполнения документов;

- еженедельно и в оперативном порядке представляет руководству Департамента управления делами и кадров информацию о состоянии исполнения документов;

- ежедневно информирует заместителя Министра, ответственного за контроль, о ходе исполнения документов особого контроля;

- представляет информацию заместителю Министра, ответственному за контроль, о ходе исполнения документов для периодического заслушивания на совещаниях по исполнительской дисциплине;

- в случае неисполнения документа на следующий день после истечения срока информирует об этом руководство Департамента управления делами и кадров и заместителя Министра, ответственного за контроль;

- еженедельно информирует заместителей Министра о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых ими подразделениях;

- еженедельно и по запросам представляет Министру информацию о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве.

Должностные лица, ответственные за контроль исполнения документов в департаментах, обязаны:

- по запросам отдела контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров представлять сведения о ходе исполнения документов, находящихся на контроле исполнения;

- ежедневно информировать руководство департамента о приближении сроков исполнения документов и ситуациях, препятствующих их исполнению.

VII. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ

КАНАЛАМ ОПЕРАТИВНЫХ ВИДОВ СВЯЗИ

254. В Министерстве функционирует факсимильная связь (телефон-факс 6285058), электронная почта и система межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) (Инструкция по использованию системы межведомственного электронного документооборота федеральными органами исполнительной власти при приеме и обработке электронных сообщений, одобренной на заседании Правительственной комиссии по проведению административной реформы (раздел VIII от 24 февраля 2009 г. N 87)).

Официальный номер аппарата факсимильной связи Министерства установлен в Департаменте управления делами и кадров.

Контроль над приемом и передачей служебной информации по МЭДО и официальным каналам факсимильной связи, а также контроль над использованием установленной техники возлагается на Департамент управления делами и кадров. Эксплуатацию технических и программных средств, обеспечивающих передачу электронных сообщений, и обеспечение информационной безопасности системы МЭДО осуществляет Служба специальной связи и информации ФСО России.

Контроль над приемом и передачей служебной информации по каналам факсимильной связи и электронной почты, установленной в структурных подразделениях, а также за ее использованием осуществляется руководителями этих подразделений.

Прием и передача служебной информации по официальным каналам оперативной связи ведется только по срочным вопросам.

Запрещается передавать в виде факсограмм и по каналам электронной почты секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования".

7.1. Составление и отправка телеграмм

255. Телеграфная переписка допускается только в исключительных случаях или по срочным вопросам.

256. Телеграммы, подготовленные в Министерстве, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми по подготовке писем.

257. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

258. Текст телеграммы должен быть предельно кратким, без союзов, предлогов, если их отсутствие не искажает смысла ("не" опускать нельзя).

Цифры в тексте могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут быть написаны полными словами или сокращенными ("тчк", "зпт", "квч" и "скб" соответственно) или соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс" и "дробная черта" пишутся либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "номер", "двоеточие" и "восклицательный знак" могут быть написаны полными словами или сокращенно ("нр", "двтч", "вскл" соответственно). Другие знаки пишутся только полными словами.

259. В телеграмме необходимо указывать точный адрес, например:

ПРЕЗИДЕНТУ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

КРЕМЛЬ КАЗАНЬ 420014

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный руководителем структурного подразделения или исполнителем.

260. Текст телеграммы печатается в трех экземплярах прописными буквами через 1,5 интервала, без красной строки и абзацев, без переноса слов, поправок и исправлений.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста проставляется исходящий номер.

Если телеграмма является ответом, то текст должен начинаться с номера документа, на который дается ответ. Основание для ответа должно прилагаться к проекту телеграммы.

261. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. При подготовке и подписании телеграмм необходимо руководствоваться следующими названиями должностей:

262. Ниже подписи под разделительной чертой пишется полный почтовый адрес, полное название Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму. Здесь же указывается фамилия исполнителя, номер его телефона и наименование структурного подразделения.

263. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется гербовой печатью соответствующей организации.

264. Телеграммы с вызовом в Москву подписываются руководством Министерства.

265. Подготовленные и подписанные телеграммы передаются для регистрации и отправки в общий отдел в трех экземплярах.

Исходящий номер документа проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте.

Подлинный экземпляр передается для отправки на почтовое отделение, второй экземпляр с визами остается в общем отделе, а третий направляется в структурное подразделение, подготовившее телеграмму.

В случае, если телеграмма направляется однородной группе адресатов (по списку) и содержит одинаковый текст, исполнитель делает необходимое количество копий с зарегистрированного подлинника телеграммы с указанием полного почтового адреса на каждой из них и направляет для отправки в общий отдел. Подлинник подшивается в дело в общем отделе Департамента управления делами и кадров.

266. На переданной телеграмме указывается время и дата отправки.

267. На каждом подписанном экземпляре телеграммы, отправляемой через почтовое отделение связи, подлинная подпись заверяется печатью Министерства "для телеграмм".

Образец оформления телеграммы приводится в Приложении N 28.

7.2. Организация приема и передачи документов

с использованием факсимильной связи

268. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов в сторонние организации, а также подразделения Министерства, размещенные вне основного здания. Средства факсимильной связи установлены в приемных руководства Министерства и структурных подразделениях.

269. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), не должен превышать 5 листов.

270. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы, в том числе зарубежным адресатам, визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

271. Передача служебной информации по каналам факсимильной связи структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

272. После передачи по факсу подлинники документов передаются в общий отдел для отправки по почте или фельдъегерской связью.

273. Подлинник принятой факсограммы учитывается в электронном журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается в общий отдел для регистрации и доклада руководству Министерства или руководителю структурного подразделения.

274. Ответственность за содержание информации, передаваемой средствами факсимильной связи, установленной в структурных подразделениях, а также контроль над их использованием возлагается на руководителей этих подразделений.

7.3. Сообщения, передаваемые по электронной почте

275. Электронными называются сообщения, передаваемые (получаемые) через средства вычислительной техники в системе электронной почты. Анализ, обработка и хранение таких сообщений также осуществляется с помощью средств вычислительной техники в структурных подразделениях.

VIII. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ

КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

8.1. Общие требования к оформлению документов

276. Документы, создаваемые в Министерстве, печатаются с использованием прикладной программы Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 и выше, шрифтом Times New Roman размером 10 - 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, через 1 - 2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

277. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 (210 х 297 мм) через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Текст печатается на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

278. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания. Номера страниц печатаются с отступом не менее 20 мм от верхнего края листа.

279. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.

280. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

281. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, например:

282. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.

283. При печатании документов необходимо соблюдать отступ от левой границы текстового поля (в печатных знаках):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕШИЛИ;

5 - для начала абзаца в тексте, для печатания реквизита "Отметка о наличии приложения";

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

284. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй - должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

8.2. Копировально-множительные работы

285. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера.

286. Выполнение копировально-множительных работ производится в копировально-множительном отделе, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

287. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. Образец оформления заказа на размножение приводится в Приложении N 29.

Для выполнения копировальных работ принимаются документы и материалы на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А3 (297 х 420 мм) с нормальными полями, без скрепок, металлических предметов, нестандартных страниц, разброшюрованные, напечатанные четко и разборчиво.

288. Бланк заказа на копирование документов подписывается руководством структурного подразделения (начальником отдела), которое определяет и тираж.

289. Разрешение на копирование документов с грифом: "Для служебного пользования" визирует начальник Отдела по защите государственной тайны или начальник Отдела по организации мероприятий по мобилизационной подготовке и мобилизации (по компетенции).

290. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы для Министра и его заместителей и к совещаниям у руководства Министерства.

291. Ответственность за содержание подлежащих копированию документов несут руководители структурных подразделений, подписавшие заказ на тиражирование.

292. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются только заказчику.

293. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных документов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет данных работ несет сотрудник, выполняющий обязанности по делопроизводству соответствующего структурного подразделения.

IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

294. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

295. При составлении номенклатуры дел следует изучать документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, а также решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Росархиве об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

296. Номенклатура дел разрабатывается в каждом структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается в последнем квартале предшествующего года работником, ответственным за ведение делопроизводства, совместно со специалистами своего подразделения, оформляется в двух экземплярах, подписывается руководством структурного подразделения, согласовывается с общим отделом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения Министерства приводится в Приложении N 30.

Один экземпляр номенклатуры дел остается в структурном подразделении, второй передается в общий отдел.

297. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые участки работы, они по согласованию с общим отделом вносятся в номенклатуру дел соответствующего подразделения.

298. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.

299. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

300. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

а) в графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения, индекса отдела, входящего в состав структурного подразделения, и порядкового номера заголовка дела в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

11-7-4, где: 11 - индекс Финансового департамента, 7 - отдел межбюджетных трансфертов, 4 - порядковый номер заголовка дела в пределах отдела Финансового департамента.

б) В графу 2 вносятся заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации), а затем заголовки дел, содержащие распорядительную документацию Министерства (приказы, протоколы, инструкции и т.п.).

В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок, таких как "Общая переписка", "Справочные документы", "Разное".

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

в) Графа 3 (количество дел, томов, частей) номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

г) В графе 4 указываются срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню, при отсутствии перечня - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с ЦЭПК при Росархиве.

д) Графа 5 номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение всего срока действия номенклатуры. В ней указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о местонахождении подлинных экземпляров, о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

301. По окончании года на последней странице номенклатуры дел осуществляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

302. На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел Министерства, подписывается директором Департамента управления делами и кадров и после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства здравоохранения Российской Федерации (ЦЭК) направляется на согласование в Экспертно-проверочную комиссию Государственного архива Российской Федерации (ЭПК ГА РФ), а затем утверждается Министром.

Образец оформления сводной номенклатуры дел Министерства приводится в Приложении N 31.

Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел Министерства является документом постоянного срока хранения.

В сводную номенклатуру дел Министерства включаются также документы, образующиеся в процессе деятельности временно действующих органов (комиссий, рабочих групп и т.п.).

После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в практической работе.

В случае изменения структуры Министерства в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

303. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже чем один раз в 5 лет.

9.2. Формирование и оформление дел

304. Все исполненные документы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, группируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

305. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.

306. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела.

307. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

а) раздельно группировать в дела документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу;

б) помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

г) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации или в Департамент управления делами и кадров, лишние экземпляры, черновики;

д) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

308. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. К распорядительным документам (приказы Министерства, протоколы) составляется внутренняя опись документов. Образец оформления внутренней описи документов дела приводится в Приложении N 32.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Документы Министерства группируются в несколько дел: протоколы заседаний коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по оперативным вопросам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по фамилиям и располагаются в них в алфавитном порядке.

Переписка группируется в основном за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, несут личную ответственность за полную сохранность документов и дел.

309. Документы структурных подразделений, отобранные для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу (длительного хранения), подлежат полному оформлению, а дела временного хранения (до 10 лет) - частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

а) подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста с резолюциями к нему;

б) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 33);

в) нумерацию листов в деле;

г) составление заверительной надписи дела (Приложение N 34);

д) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

ж) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т.д.).

При частичном оформлении дел допускается хранение документов в скоросшивателях без проведения систематизации документов в деле, без нумерации листов и составления заверительной надписи.

310. На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения помещаются следующие реквизиты: наименование организации (полное и сокращенное); наименование структурного подразделения в именительном падеже; индекс дела по номенклатуре дел; номер тома (если дело состоит из нескольких томов); заголовок дела (переносится из номенклатуры дел и уточняется в конце года); дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривается место для наименования государственного архива - Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ), куда будут передаваться дела, кодов ГА РФ и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Надписи на обложках дел производятся светостойкими чернилами, все металлические предметы (скобы, скрепки, булавки) подлежат обязательному изъятию.

Листы в деле (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, простым карандашом сверху вниз или нумератором. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой простым карандашом и рядом проставляются новые номера листов.

В исключительных случаях, при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, допускается употребление литерных номеров листов.

При нумерации лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В делах, состоящих из нескольких томов или частей, листы нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Переплетенные приложения к делу оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В конце дела на отдельном листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, в том числе литерных и пропущенных номеров, и отдельно - количество листов внутренней описи (при ее наличии), дата и подпись работника, ответственного за формирование дела, с указанием его должности и фамилии. При необходимости указываются особенности физического состояния отдельных документов дела.

311. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения (приказы, протоколы, отчеты и др.) на отдельных листах составляется внутренняя опись документов дела, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, количестве документов в деле, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

312. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются, если дела не передаются в архив.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (Приложение N 35).

9.3. Организация оперативного хранения документов

и дел в структурных подразделениях

313. Дела со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздуха, солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, законченные делопроизводством, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров.

314. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения-исполнителя или руководства Департамента управления делами и кадров.

Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу после разрешения руководства Министерства, оформляются актом о выдаче дел во временное пользование.

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (Приложение N 36).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной в установленном порядке копии выданного документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.4. Организация оперативного хранения документов

и дел в архиве Министерства

315. Выдача дел и документов, переданных на хранение в архив, осуществляется работниками общего отдела Департамента управления делами и кадров.

316. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве Министерства (далее - архив), предоставляются сотрудникам структурных подразделений центрального аппарата для работы в помещении архива или во временное пользование вне этого помещения под расписку на срок, не превышающий одного месяца.

317. Документы или дела одного структурного подразделения, переданные в архив на хранение, выдаются во временное пользование по заявкам работников других структурных подразделений только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, сдавшего эти документы.

318. Документы по личному составу Министерства выдаются только работникам отделов кадрового обеспечения Департамента управления делами и кадров.

319. Выдача дел из архива сторонним организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также исследователям производится на основании письма соответствующей организации и разрешения руководства Министерства.

320. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах (на бланке Министерства), подписывается руководством Министерства и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются печатями организаций. Один экземпляр акта остается в Министерстве, другой - выдается организации-получателю.

321. На место каждого выданного из хранилища центрального архива дела во временное пользование заводится карта-заместитель дела.

322. Учет выданных документов, копий документов и дел из архива ведется в книге выдачи дел.

323. При использовании документов Министерства, хранящихся в центральном архиве, в публикациях, исследованиях, справочниках и т.п. в обязательном порядке делается ссылка с указанием места хранения документов.

324. Контроль над своевременным возвратом дел и документов, выданных из архива во временное пользование, осуществляется работниками общего отдела Департамента управления делами и кадров.

325. Дела, полученные из архива, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.

326. Ответственность за сохранность документов и дел, взятых из архива во временное пользование, несут получившие их сотрудники, руководители структурных подразделений и сторонних организаций.

327. Подлинники протоколов заседаний коллегии и распорядительных документов Министерства выдаются сотрудникам Министерства в исключительных случаях по указанию Министра, его заместителей или директора Департамента управления делами и кадров.

X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

В АРХИВ МИНИСТЕРСТВА

328. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

329. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов свыше 10 лет срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве создан архив.

330. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.1. Проведение экспертизы ценности документов

331. В целях качественного и правильного отбора законченных делопроизводством документов для дальнейшего хранения и уничтожения проводится экспертиза научной и практической ценности документов, сформированных в дела.

332. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - ЦЭК Министерства).

333. Функции и права ЦЭК Министерства, а также организация ее работы определяются Положением о ЦЭК Министерства и утверждаются приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации.

334. ЦЭК Министерства назначается из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений под председательством директора Департамента управления делами и кадров.

335. ЦЭК Министерства является совещательным органом. Заседания ЦЭК протоколируются и ее решения вступают в силу после утверждения их председателем или заместителем председателя Комиссии.

336. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях квалифицированными специалистами, лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК Министерства под непосредственным методическим руководством сотрудников общего отдела Департамента управления делами и кадров.

337. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометками: "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

338. Отбор документов для постоянного и временного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

339. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Сводные акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляются на дела всего Министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе), которые утверждаются Министром или заместителем Министра (Приложение N 37).

10.2. Выделение дел к уничтожению

340. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в основном передаче в архив Министерства не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

341. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится за тот период, за который описи дел постоянного хранения Министерства утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ГА РФ.

342. На дела временного (до 10 лет) хранения после истечения срока их хранения и проведения экспертизы ценности составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем структурного подразделения, работником, проводившим экспертизу ценности документов, и согласовывается с архивом Министерства. Акты рассматриваются по представлению архива Министерства ЦЭК Министерства. После уничтожения документов один экземпляр акта остается в архиве Министерства, второй - в структурном подразделении.

343. Документы в соответствии с номенклатурами дел уничтожаются только по специальному разрешению директора Департамента управления делами и кадров или его заместителя.

344. Самостоятельное уничтожение таких документов и дел структурным подразделением запрещается.

345. Подлежащие уничтожению документы должны быть надлежащим образом подготовлены: изъяты металлические предметы, шнурки, дерматиновые обложки, связки и весь пакет документов должен быть перевязан шпагатом.

Подготовленные таким образом документы в структурных подразделениях после договоренности с общим отделом Департамента управления делами и кадров передаются в специально отведенное место.

Департамент управления делами и кадров организует доставку этих документов организациям по заготовке вторсырья и передачу их по приемо-сдаточным накладным.

Дата уничтожения документов и номер накладной указываются на актах о выделении к уничтожению, один экземпляр которых будет храниться в архиве Министерства, а другой - в соответствующем структурном подразделении Министерства.

346. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом: "Для служебного пользования" определяется специальной инструкцией.

10.3. Передача дел на хранение в архив Министерства

347. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится по описям дел и актам приема-передачи.

348. Дела, подлежащие передаче в архив, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в структурные подразделения для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.

349. Дела в архив Министерства доставляются структурными подразделениями.

350. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение N 1

к п. 22

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Приложение N 2

к п. 34

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

Приложение N 3

к п. 34

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

Приложение N 4

к п. 42

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления в нижней его части.

Приложение N 5

к п. 42

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта распоряжения в нижней его части.

Приложение N 6

к п. 57

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА МИНИСТЕРСТВА

Приложение N 6.1

к п. 76

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОРУЧЕНИЯ МИНИСТРА

Приложение N 6.2

к п. 76

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОРУЧЕНИЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

Приложение N 6.3

к п. 76

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПОРУЧЕНИЯ

СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

Приложение N 7

к п. 99

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

Приложение N 8

к п. 113

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВИДОВ

И РАЗНОВИДНОСТЕЙ ДОКУМЕНТОВ

1. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения в целом и его структурного подразделения.

2. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

3. Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5. Пригласительное письмо - о заседании, совещании, конференции и т.д. - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

6. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

7. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

8. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

9. Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или о деятельности группы учреждений в определенный период.

10. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

11. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).

12. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

13. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста.

14. Личная карточка (форма Т-4) - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

15. Служебный контракт - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

16. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

17. Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

18. Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

19. Заказ на копирование документов - содержит просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо способом.

Приложение N 9

к п. 127

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА МИНИСТЕРСТВА

Приложение N 10

к п. 127

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОГО БЛАНКА ПИСЬМА МИНИСТРА

Приложение N 10.1

к п. 127

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОГО БЛАНКА ПИСЬМА

ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

Приложение N 11

к п. 127

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОГО БЛАНКА ПИСЬМА ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

Приложение N 12

к п. 127

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОГО БЛАНКА ПИСЬМА

СТАТС-СЕКРЕТАРЯ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ МИНИСТРА

Приложение N 13

к п. п. 138, 192

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАССЫЛКИ ПИСЕМ

(ДОКУМЕНТОВ, ТЕЛЕГРАММ) ПО СПИСКУ

Список рассылки писем (документов)

от "__" ____________ 20__ г. N ___________

1.

Администрация Оренбургской области

Иванову Ивану Ивановичу

2.

Администрация Тверской области

Иванову Ивану Ивановичу

3.

Администрация Иркутской области

Иванову Ивану Ивановичу

4.

Администрация Краснодарского края

Иванову Ивану Ивановичу

5.

Приложение N 14

к п. 138

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РАССЫЛКИ

N п/п

Кому

Кол-во экз.

1.

Министр здравоохранения Российской Федерации

2.

Заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации

3.

Статс-секретарь - заместитель Министра

4.

Помощник Министра

5.

Советник Министра

6.

Департамент управления делами и кадров

7.

Финансово-экономический департамент

8.

Правовой департамент

9.

Департамент анализа, прогноза, развития здравоохранения и медицинской науки

10.

Департамент медицинской профилактики, скорой, первичной медико-санитарной помощи и санаторно-курортного дела

11.

Департамент медицинской помощи детям и службы родовспоможения

12.

Департамент образования и кадровых ресурсов

13.

Департамент специализированной медицинской помощи и стандартизации в здравоохранении

14.

Департамент информационных технологий и связи

15.

Департамент государственного регулирования обращения лекарственных средств

16.

Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью

17.

Департамент учетной политики и контроля

18.

Департамент имущественного комплекса

19.

Департамент охраны здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия человека

20.

Департамент лекарственного обеспечения и регулирования обращения медицинских изделий

21.

Отдел по защите государственной тайны

22.

Отдел по мобилизационной подготовке и мобилизации

23.

Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития (Росздравнадзор России)

24.

Федеральное медико-биологическое агентство (ФМБА)

25.

Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС)

26.

Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)

Приложение N 15

к п. 143

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ УТВЕРЖДЕНИЯ

1. Акты (проверок и ревизий; оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности).

3. Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности и т.д.).

4. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии и т.д.).

5. Отчеты (о мероприятиях, проводимых в Министерстве, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

6. Перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства, подведомственных служб, агентства и государственных внебюджетных фондов с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

7. Планы (о размещении заказов для размещения государственных нужд, строительно-монтажных работ, внедрения вычислительной оргтехники; заседаний коллегии. Координационных советов, межведомственных комиссий, рабочих групп и т.д.).

8. Положения (о Министерстве здравоохранения Российской Федерации; о Департаменте; об отделе и т.д.).

9. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

10. Расценки (на производство работ).

11. Сметы (расходов на содержание зданий, помещений; ремонт и т.д.).

12. Структура и штатная численность.

13. Формы унифицированных документов.

14. Штатные расписания и изменения к ним.

15. Протоколы совещаний у Министра и его заместителей, содержащие записи в адрес структурных подразделений Министерства.

Приложение N 16

к п. п. 99, 146

ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МИНИСТЕРСТВА

ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Руководство Министерства

01. Министр

02. Заместитель Министра - Статс-секретарь

03. Заместитель Министра

04. Заместитель Министра

05. Заместитель Министра

06. Заместитель Министра

Департаменты Министерства

10. Департамент управления делами и кадров

11. Финансово-экономический департамент

12. Правовой департамент

13. Департамент анализа, прогноза, развития здравоохранения и медицинской науки

14. Департамент медицинской профилактики, скорой, первичной медико-санитарной помощи и санаторно-курортного дела

15. Департамент медицинской помощи детям и службы родовспоможения

16. Департамент образования и кадровых ресурсов

17. Департамент специализированной медицинской помощи и стандартизации в здравоохранении

18. Департамент информационных технологий и связи

20. Департамент государственного регулирования обращения лекарственных средств

21. Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью

22. Департамент учетной политики и контроля

23. Департамент имущественного комплекса

24. Департамент охраны здоровья и санитарно-эпидемиологического благополучия человека

25. Департамент лекарственного обеспечения и регулирования обращения медицинских изделий

Отделы Министерства

19. Отдел по защите государственной тайны

26. Отдел по мобилизационной подготовке и мобилизации

Приложение N 17

к п. 154

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ (МАЛАЯ ГЕРБОВАЯ)

ПЕЧАТЬ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Гербовая печать

1.1. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями Правительства Российской Федерации и т.п.).

1.2. Все виды доверенностей (на ведение дел в арбитражные суды или суды общей юрисдикции и т.п., кроме доверенностей на получение тов./мат. ценностей).

1.3. Соглашения и договоры (между Министерством здравоохранения Российской Федерации и другими организациями).

1.4. Служебный контракт (трудовой договор).

1.4. Заключения и отзывы на диссертации и авторефераты.

1.5. Командировочные удостоверения.

1.6. Почетная грамота.

1.6. Архивные справки.

2. Малая гербовая печать

2.1. Удостоверения личности.

2.2. Удостоверения к нагрудным знакам:

- "Отличник здравоохранения";

- "Почетный донор".

Приложение N 18

к п. 154

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЛЯ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (приема выполненных ремонтных работ, оборудования, списания, экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

7. Исполнительные листы.

8. Нормы расхода.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

11. Поручения (бюджетные; банковские; платежные (сводные в банки) на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

12. Протоколы (согласования планов поставок).

13. Смета расходов (на содержание здания Министерства; на калькуляцию к договору; на ремонт и т.д.).

14. Справки (лимитные; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

15. Титульные списки.

Приложение N 19

к п. 164

ПЕРЕЧЕНЬ <*>

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ДЕПАРТАМЕНТЕ

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ И КАДРОВ

1. Сводки, информации, присланные для сведения.

2. Поздравительные письма и телеграммы.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня; программы совещаний.

4. Пригласительные билеты.

5. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, рекламные извещения, плакаты).

6. Графики, наряды, заявки, прейскуранты, нормы расхода материалов.

7. Документы материально-технического снабжения, статистического, бухгалтерского учета и отчетности (разнарядки, спецификации, фондовые извещения, планы прикрепления, платежные поручения) <*>.

--------------------------------

<*> Документация, подлежащая учету в соответствующих структурных подразделениях.

8. Научные отчеты по темам.

9. Учебные планы, программы.

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

11. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).

12. Титульные списки.

13. Докладные записки на имя руководства Министерства.

14. Ответы на запросы Министерства (оформляются специальными реестрами).

Примечание: Если по перечисленным документам даны поручения руководством Министерства или в них содержатся просьбы к Министерству, их следует зарегистрировать.

Приложение N 20

к п. 174

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

Вид регистрационно-контрольной карточки входящего документа

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

ВХОДЯЩИЕ РЕКВИЗИТЫ ПИСЬМА

Номер карточки

100022

/

Дата регистрации

11.01.09

Источник поступления

ПРАВИТЕЛЬСТВО Шувалов И.

Исходящий номер

1п-П23

От

05.01.09

Листов - 3

Вид документа

ПОРУЧЕНИЕ

Тематика

Во исполнение

Номер

от

Ответ на номер

от

Инициатор

Содержание

План работы Правительственной комиссии по повышению устойчивости развития российской экономики на январь 2009 года

Резолюция вышест. органов

Резолюция руководства Минздравсоцразвития

~ Резолюция

* Топилину, Сафонову, Блиновой, Жаровой, Герцию, - Для подготовки материалов к заседанию Комиссии.

Срок - 22.01.2009 -

Автор резолюции - Голикова Т.А./11.01.09

Контр. пункт

Автор резолюции

ГОЛИКОВА Т.А.

ИСПОЛНЕНИЕ В МИНИСТЕРСТВЕ

Департамент

22 - ДЕПАРТАМЕНТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, ОХРАНЫ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО ПАРТНЕРСТВА -

Контроль

Дата направления

13.01.09

Срок исполнения

Исполнители

КОВЯЗИНА Н.З.; КИРЬЯНОВА Г.В.; КИРЬЯНОВА Г.В.

N сопр. письма

от

Подписал

Адресовано

Адресовано (пр)

Н /срок исп. - исх. N - / пункт - Для подготовки материалов к заседанию Комиссии. Срок - 22.01.2009 /срок исп. - /исп. - ТОПИЛИН М.А.

Дело:

Номер -

Том -

Листы

-

Дата

В архив

Служебные отметки:

Ввод карточки - (Ф.И.О. тел. сотрудника общего отдела)

Приложение N 21

к п. 174

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

Вид регистрационно-контрольной карточки исходящего документа

ИСХОДЯЩАЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

Исх. номер

26-7/10/1-4

от

12.01.09

Автор (департамент)

26 - ДЕПАРТАМЕНТ ВЫСОКОТЕХНОЛОГИЧНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ

Исполнитель

Габбасова

Визы

ТОЧИЛОВА Н.Н.;

Подписал

ГОЛИКОВА Т.А.

Вид документа

телеграмма

Содержание

О представлении информации по исполнению обязательств субъекта Российской Федерации, предусмотренных соглашением о строительстве федерального центра высоких медицинских технологий

Номер карточки

00004

Дата регистрации

12.01.09

Вид отправки

Листов

Листов прил.

ДОКУМЕНТ АДРЕСОВАН

Адресовано

ГУБЕРНАТОР;

Адресовано (пр)

Губернатор Хабаровского края Ишаев В.И., Губернатор Смоленской области С.В. Антуфьев, Губернатор Тюменской области В.В. Якушев, Губернатор Челябинской области П.И. Сумин, Губернатор Новосибирской области В.А. Толоконский, Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин, Губернатор Калининградской области Г.В. Боос, Губернатор Краснодарского края А.Н. Ткачев, Губернатор Красноярского края А.Г. Хлопонин, Губернатор Пермского края О.А. Чиркунов, Губернатор Приморского края С.М. Дарькин

СВЯЗЬ С ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ

Ответ на

Поступил ответ

ДЕЛО, АРХИВ

Дело:

Номер -

Листы

Дата

Том -

-

В архив

Контрольные отметки:

(информация о ходе исполнения документа)

Приложение N 22

к п. 174

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ ВХОДЯЩЕГО

ДОКУМЕНТА ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Вид регистрационно-контрольной карточки входящего документа

обращения граждан

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

ВХОДЯЩИЕ РЕКВИЗИТЫ ПИСЬМА

Номер карточки

370024

Дата регистрации

25.12.08

Источник поступления

ЗАЯВИТЕЛЬ

Исходящий номер

Исходящая дата

РЕКВИЗИТЫ ГРАЖДАНИНА (ГРАЖДАНКИ)

Ф.И.О.: Бения Д.В.

РЕБЕНОК

Пол: М

Категория: ПРОЧИЕ

Субъект РФ

БЛИЖНЕЕ ЗАРУБЕЖЬЕ

Адрес: г. Гудаута, с. Отхара, Республика Абхазия, ул.

ОБРАЩЕНИЕ

Тип обращения

ЗАЯВЛЕНИЕ

Категория обращения

ИН

Частота обращения

ПЕРВИЧНОЕ

Тема обращения

1. О ЛЕЧЕНИИ

Аннотация

О лечении сына в РОНЦ им. Блохина

Резолюция

Автор

Пункт

ИСПОЛНЕНИЕ В МИНИСТЕРСТВЕ

Фактический исполнитель

ДЕПАРТАМЕНТ ВЫСОКОТЕХНОЛОГИЧНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ

Контроль

Внешний контроль

Срок исполнения

24.01.09

Исполнители

N сопр. письма

от

Подписал:

Результат

Адресовано

ИСПОЛНЕНИЕ не в МИНИСТЕРСТВЕ

N сопр. письма

от

Результат

Служебные отметки:

Приложение N 23

к п. 213

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ РЕЕСТРА МЕЖДУНАРОДНЫХ

ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

N п/п

Наименование страны назначения и города

Наименование получателя

Масса <*>, гр.

Плата <*> за перес., руб. коп.

Примечание

1.

Верхняя ул., 9, д. Ободовка, Тростянский р-н, Харьковская обл., Украина, 2080

А.А. Куценко

40

62-60

2.

Ул. Барекамутюн, 2, г. Абовяна, Республика Армения, 2207

Котайский территориальный отдел социального обеспечения Государственной службы социального обеспечения Министерства труда и социальных вопросов Республики Армения

60

96-12

--------------------------------

<*> Заполняется общим отделом Департамента управления делами и кадров.

Приложение N 24

к п. 213

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЕЖДУНАРОДНОГО РЕЕСТРА ЗАКАЗНЫХ

ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

N п/п

Наименование страны назначения и города

Наименование получателя

Масса <*>, гр.

Плата <*> за перес., руб. коп.

Примечание

N з/п <*>

1.

23 августа ул., 60, г. Арташат, Араратская область, Республика Армения, 0701

Арташатский региональный центр Государственного фонда социального страхования Республики Армения

40 с увед.

53-80 31-10

5

--------------------------------

<*> Заполняется общим отделом Департамента управления делами и кадров.

Приложение N 25

к п. 213

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КОНВЕРТА МЕЖДУНАРОДНОГО

ПОЧТОВОГО ОТПРАВЛЕНИЯ

Приложение N 26

к п. 213

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМЫ 103-Ф

Форма 103-Ф

Наименование ОПС (с указанием почтового индекса) места приема: ГСП-4, 127994

N п/п

Вид п/о

Вес одного п/о (гр)

Кол-во п/о

Тариф за ед.

Общий тариф

1-16

з/п

120

16

17-30

276-80

17-44

з/п

140

28

18-10

506-80

...

...

...

...

...

...

170

з/п

80

1

9-90

9-90

--------------------------------

<*> Заполняется общим отделом Департамента управления делами и кадров.

Приложение N 27

к п. 229

ПЕРЕЧЕНЬ

КОНТРОЛИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

1. Законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку; при отсутствии конкретного срока - в течение месяца со дня подписания; до 10 дней - при условии подготовки указаний или разъяснений Министерством.

2. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации - согласно указанному в поручении сроку; с пометкой "Срочно" - в 3-дневный срок; с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок.

3. Парламентский запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не более 15 дней со дня получения запроса.

4. Депутатский запрос (обращение) (запрос члена Совета Федерации и депутата Госдумы Федерального Собрания Российской Федерации) - не более 30 дней со дня получения запроса.

5. Представление Счетной палаты - в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения.

6. Запрос Уполномоченного по правам человека - не позднее 15 дней со дня получения запроса.

7. Запросы МИД России и дипломатических представительств:

входящие в ведение соответствующего органа исполнительной власти - не позднее 15 дней со дня получения обращения; требующие согласования - не позднее 30 дней со дня получения обращения; с пометкой "Срочно" - в 5-дневный срок; с пометкой "вне очереди" - в 3-дневный срок.

8. Письма-запросы федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов субъектов Российской Федерации - не более 1 месяца со дня поступления в Министерство.

9. По письмам организаций и предприятий и т.д., если конкретный срок не указан руководством, срок устанавливается в течение 30 дней со дня поступления в Министерство.

10. Поручения по сообщениям, опубликованным в средствах массовой информации, по итогам рассмотрения публикации - 2 недели с момента опубликования или в соответствии с поручением руководства Министерства.

11. Поручения, содержащиеся в приказах (поручениях) Министерства, у Министра и его заместителей - в установленный ими срок; при отсутствии записи о сроках - отделом контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров устанавливается срок в один месяц.

12. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний Министерства, у Министра и его заместителей - в установленный ими срок; при отсутствии записи о сроках - структурным подразделением устанавливается срок в один месяц.

13. Телеграммы - от 2 до 5 дней.

14. Материалы к заседаниям (Президиума) Правительства Российской Федерации - 1 - 3 дня.

Приложение N 28

к п. 267

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ, РАССЫЛАЕМОЙ ПО СПИСКУ

Приложение N 29

к п. 287

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКАЗА НА РАЗМНОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ

ЗАКАЗ N _______

Приложение N 30

к п. 296

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Приложение N 31

к п. 302

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

постоянного

временного (свыше 10 лет)

временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Приложение N 32

к п. 308

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ________

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 33

к п. 309

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Приложение N 34

к п. 309

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Особенности физического состояния и формирования дела

N листов

___________________________________________________________________________

Приложение N 35

к п. 312

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)

ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6 <1>

7

Название раздела

--------------------------------

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение N 36

к п. 314

ФОРМА КАРТЫ-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА (ДОКУМЕНТА)

Приложение N 37

к п. 339

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи

К-во дел

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8