Приказ Минюста России от 05.06.2007 N 115

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 5 июня 2007 г. N 115

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ СУДЕБНО-ЭКСПЕРТНЫХ

УЧРЕЖДЕНИЯХ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации.

Министр

В.В.УСТИНОВ

Приложение

к приказу Министерства юстиции

Российской Федерации

от 5 июня 2007 г. N 115

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ СУДЕБНО-ЭКСПЕРТНЫХ

УЧРЕЖДЕНИЯХ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Инструкция) определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с несекретными документами, письмами граждан, а также определениями судов, постановлениями следователей, судей, дознавателей, прокуроров и материалами, которые поступают в государственные судебно-экспертные учреждения Министерства юстиции Российской Федерации (далее - СЭУ) для производства судебных экспертиз и экспертных исследований.

2. Правила и порядок работы с секретными документами в СЭУ устанавливаются специальной инструкцией.

3. Правовой основой положений Инструкции являются: действующее законодательство Российской Федерации; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст (М., ИПК Издательство стандартов, 2003 г.) <*>; Регламент Правительства Российской Федерации, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313); Регламент Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденный приказом Минюста России от 26.12.2005 N 252 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 06.02.2006, N 6, стр. 49; зарегистрировано в Минюсте России 16.01.2006, рег. N 7362); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (Российская газета, 07.02.2006, N 24, стр. 14) <**>.

--------------------------------

<*> Признан Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации (письмо от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

<**> Зарегистрировано в Минюсте России 27.01.2006, рег. N 7418.

4. Организация системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами и требований Инструкции осуществляются структурным подразделением делопроизводства СЭУ.

Обязанности по документационному обеспечению управления в случае отсутствия в структуре СЭУ подразделения делопроизводства могут быть включены в должностную инструкцию и трудовой договор работника (секретаря, специалиста).

5. Правила и порядок работы с документами, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников СЭУ, они несут ответственность за их соблюдение, сохранность служебных документов.

Об утрате документа немедленно сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения и в подразделение делопроизводства. Руководитель структурного подразделения служебной запиской информирует руководителя СЭУ, который назначает служебную проверку.

В случае выезда в командировку, болезни, при уходе в отпуск и увольнении работник передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по письменному указанию руководителя структурного подразделения.

6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение определенных Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в структурных подразделениях СЭУ несут руководители этих подразделений.

II. Документирование

7. Особенности оформления документов.

Каждый напечатанный лист документа (формат A-4), оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Тексты документов печатаются в редакторе Win Word 6.0 или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала на стандартных бланках (приложение N 1, N 2, N 4), без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

8. Организационно-распорядительные документы.

8.1. В соответствии с уставом СЭУ в пределах своих полномочий издает приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу. В соответствии с распределением обязанностей приказы и распоряжения могут подписывать руководитель СЭУ или его заместители.

8.2. Приказы по основной деятельности оформляются подразделением делопроизводства либо иными структурными подразделениями по поручению руководителя СЭУ или его заместителей.

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, предоставлении отпусков, поощрении, командировании работников, наложении взысканий) оформляются кадровым подразделением (работником, выполняющим указанные функции).

Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.

8.3. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

8.4. Если приказ (распоряжение) издается в дополнение к ранее изданным приказам (распоряжениям), изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу...".

8.5. Обязательным реквизитом приказа (распоряжения) является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать на вопрос "О чем?".

Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Шрифт заголовка - полужирный, Times New Roman, размер N 14.

Например:

Об организации приема и предварительной

подготовки документов для включения в государственный

реестр экспертов-техников

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений) завершается словом: "п р и к а з ы в а ю" (в приказах) или "п р е д л а г а ю" и "о б я з ы в а ю" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "п р и к а з ы в а ю" (в приказах) или "п р е д л а г а ю" и "о б я з ы в а ю" (в распоряжениях) не печатаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных до характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия заведующего с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака "N" и самого номера, фамилии и инициалов при переносе их на другую строку текста приказа.

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка.

В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), которые должны быть ознакомлены с приказом, перечисляются в указателе рассылки.

Оформление дат в приказах (распоряжениях).

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год; день месяца и месяц - обозначается двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.11.2003

При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений) на них делаются ссылки.

На приложениях в правом верхнем углу первого листа помещается следующий текст:

или:

или:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом используется знак "N".

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на последнем листе приложения.

До подписания распорядительных документов руководителем СЭУ они должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются, а также заместителем руководителя СЭУ, курирующим данное направление.

Реквизит "Согласование" включает в себя личную подпись (визу) согласующего, ее расшифровку с указанием инициалов и фамилии, дату визирования.

Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа (приложение N 3).

Замечания к тексту приказа излагаются на отдельном листе, рядом с визой делается пометка "Замечания прилагаются".

Визы располагаются одна под другой по иерархии должностей в алфавитном порядке.

На обороте последнего листа первого экземпляра документа ниже виз указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя и ставится его подпись.

В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз.

После подписания приказа (распоряжения) не допускается его правка, внесение изменений или дополнений в текст возможны только изданием нового приказа.

Приказ (распоряжение) вступает в юридическую силу при наличии в нем всех обязательных реквизитов.

8.6. Оформление положений, правил и инструкций.

Положения, правила и инструкции утверждаются приказами СЭУ и оформляются в виде приложений к ним.

Оформление проекта положения, правил, инструкции осуществляется в соответствии с порядком, предусмотренным пп. 5 п. 8. Инструкции в части, касающейся оформления приложений к приказу, распоряжению.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Сквозная нумерация пунктов и подпунктов оформляется арабскими цифрами.

9. Служебные письма.

9.1. Служебные письма оформляются на бланках СЭУ (приложение N 4).

Сроки подготовки ответов устанавливаются резолюцией руководителя СЭУ или его заместителя на основании нормативов.

9.2. Служебные письма оформляются в соответствии с Инструкцией и подписываются руководителем СЭУ или заместителями.

9.3. Реквизиты служебных писем:

9.3.1. Сведения об адресате печатаются от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В реквизите "Адресат" указываются: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, полный почтовый адрес, кроме писем, направляемых в адрес Минюста России или СЭУ. Адреса СЭУ при отправке писем указываются на конвертах.

При направлении служебного письма в организацию или в структурное подразделение организации их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании служебного письма конкретному должностному лицу наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Тексты служебных писем печатаются через 1 межстрочный интервал, размер шрифта N 14.

Полуторным (1,5) межстрочным интервалом отделяются от наименования должности инициалы и фамилия адресата, а также инициалы и фамилия от адреса, например:

Если служебное письмо адресуется гражданину, то сначала следует указывать его инициалы и фамилию, затем почтовый адрес, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Одно служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго и других адресатов не указывается. Каждый экземпляр служебного письма, направляемый в четыре адреса, является оригиналом и должен быть подписан отдельно.

При направлении служебного письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, а на каждом служебном письме указывается только один адресат. Указатель рассылки визируется руководителем структурного подразделения СЭУ и отправляется подразделением делопроизводства.

Например:

Указатель рассылки письма от 22.04.2005 N 01-126

1. Брянская лаборатория судебной экспертизы

2. Владимирская лаборатория судебной экспертизы

3. Дагестанская лаборатория судебной экспертизы

4. Калужская лаборатория судебной экспертизы

5. Курская лаборатория судебной экспертизы

Всего экземпляров - 5

Исполнитель - (Ф.И.О. в именительном падеже), тел.: 123-95-21

Зав. структурным подразделением - (Ф.И.О. в имен. падеже) (подпись)

9.3.2. Заголовок служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.

9.3.3. Текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

- конкретность адресата;

- официальность, строгое соблюдение субординации;

- целесообразность и лаконичность формулировок и употребления терминов, исключается их двойное толкование и неоправданное применение;

- логическое и концептуальное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

- корректность, эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись руководителю СЭУ и его заместителю, а также тексты служебных писем массовой рассылки подлежат обязательному редактированию в подразделении делопроизводства.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

а) официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком).

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый (имя и отчество)!"

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!"

"Уважаемые господа!"

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используется следующая форма обращения:

"Уважаемый господин (фамилия)!"

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин директор!"

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"(имя и отчество)!"

"Коллеги!"

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый (имя и отчество), информирую Вас о ..."

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

б) вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие;

в) основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

г) заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица СЭУ.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом СЭУ.

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "в государственном учреждении (наименование) региональный центр судебной экспертизы Министерства юстиции Российской Федерации рассмотрено", "собрание трудового коллектива решило", "информируем....", "сообщаем.....", "просим направить....", "предлагаем рассмотреть.....", "полагаем целесообразным" и т.п.

9.3.4. Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

9.3.5. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

При оформлении письма на бланке с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации указывается должность, инициалы и фамилия, например:

или

Если руководитель СЭУ отсутствует, документ подписывает исполняющий его обязанности или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, инициалы и фамилия. Не допускается помещать предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

9.3.6. Если письмо является ответом на поручение или запрос, то в нем обязательно делается ссылка на номер документа, которым поручение или запрос были направлены. При оформлении ответа на бланке ссылка печатается непосредственно на реквизите бланка "На N...", а также в начале текста документа:

В соответствии с Вашим поручением от 15.05.2005 N 04-176...

Рассмотрев Ваше письмо от 19.11.2004 N 1314/1...

9.3.7. Второй экземпляр служебного письма визируется на лицевой стороне последнего листа документа внизу руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

9.3.8. Финансовые служебные письма (например, гарантийные письма, доверенности и др.) заверяются, как правило, двумя подписями - руководителя СЭУ или его заместителя и главного бухгалтера и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

9.3.9. Отметка об исполнителе служебного письма помещается в левом нижнем углу лицевой (при отправке факсимильной связью) или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, размер шрифта 12. Указываются инициалы, фамилия исполнителя, его служебный телефон, например:

исп. - (Ф.И.О. в именительном падеже)

тел.: 970-70-07

10. Договоры (соглашения).

10.1. Договоры о проведении экспертных исследований составляются в 2-х экземплярах, один из которых визирует руководитель экспертного подразделения. Подпись руководителя СЭУ заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, после чего один экземпляр договора передается заказчику. После завершения экспертного исследования и оформления акта приема работы второй экземпляр передается в бухгалтерию СЭУ.

10.2. Договоры об административно-хозяйственной деятельности с другими организациями подписывают руководитель СЭУ или его заместитель, главный бухгалтер, затем подлинники договора передаются в бухгалтерию СЭУ.

11. Оформление служебных записок.

Служебные записки являются внутренними документами и оформляются на бумажных носителях без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При необходимости направления информации одновременно адресатам внутри СЭУ и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Служебные записки подписывают руководители структурных подразделений.

Служебные записки, адресованные руководителю СЭУ или его заместителям, передаются через подразделение делопроизводства.

12. Доверенности.

12.1. В тексте доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени СЭУ, представления его интересов в различных государственных, общественных и судебных органах обязательно указывается:

- полное наименование СЭУ;

- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

- данные об уставе СЭУ, подтверждающие полномочия его руководителя;

- содержание доверенных полномочий;

- срок действия доверенности.

12.2. Доверенность подписывает руководитель СЭУ, его подпись заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Заключение эксперта.

13.1. Первая страница заключения эксперта оформляется на специальном бланке заключения эксперта (приложение N 10). Все последующие страницы заключения выполняются на стандартных листах бумаги формата A4. Рисунки и фототаблицы, прилагаемые к заключению эксперта, выполняются на специальных бланках.

Не допускается размещать текст заключения эксперта на обеих сторонах листа.

По окончании производства экспертизы заключение, акт экспертного исследования (по несудебным экспертизам) или сообщение о невозможности дать заключение, подписанные экспертом, вместе с приложениями и материалами дела передаются с сопроводительным письмом (приложение N 11) в адрес органа или лица, назначившего экспертизу, на подпись руководителю СЭУ или его заместителю.

Копия сопроводительного письма визируется руководителем экспертного подразделения.

В сопроводительном письме перечисляются все отправляемые материалы и приложения с указанием количества листов и количества снимков в прилагаемой таблице. Работник подразделения делопроизводства принимает документы на подпись руководителю СЭУ под роспись в журнале регистрации экспертиз с указанием даты их получения.

13.2. Подписи эксперта на всех листах заключения, содержащих выводы, приложениях и таблицах заверяются оттиском печати "Для заключений".

III. Документооборот

14. Движение документов в СЭУ с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует документооборот.

15. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в СЭУ, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников.

16. Организация доставки документов.

Доставка документов в СЭУ осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, а также курьерами, представителями правоохранительных органов, судов и другими лицами.

С помощью почтовой связи доставляются письма, бандероли, пакеты и печатные издания.

По каналам электрической связи передаются факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

17. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих документов.

17.1. Прием, обработка и регистрация поступающей в СЭУ корреспонденции осуществляются работниками подразделения делопроизводства.

17.2. Перед вскрытием почтовых конвертов проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

17.3. Конверты с документами вскрываются работниками подразделения делопроизводства (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется наличие всех указанных в письме документов и приложений. При отсутствии документа, номер которого указан на пакете, или приложений к нему, а также при наличии других несоответствий или повреждений документа составляется акт в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в подразделении делопроизводства, второй приобщается к поступившим документам, третий вместе с сопроводительным письмом направляется адресанту.

17.4. Входящая корреспонденция подлежит обязательной централизованной регистрации в подразделении делопроизводства.

Документы регистрируются в бумажных или электронных карточках, журналах. При заполнении электронных форм регистрации обязательно их дублирование на бумажных носителях, которые помещаются в отдельное номенклатурное дело.

На лицевой стороне в правом нижнем углу первого листа входящего документа ставится штамп, в оттиске которого указывается дата поступления и регистрационный номер. Регистрационный номер присваивается подразделением делопроизводства и состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения, в которое документ направляется на исполнение. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга знаком "тире". Если документ направляется нескольким исполнителям, в регистрационном номере указываются через запятую последовательно индексы всех структурных подразделений.

17.5. Не подлежат регистрации следующие документы:

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы;

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

- рекламные извещения;

- формы статистической отчетности;

- копии документов, присланные для сведения.

На перечисленных документах ставится только дата поступления.

17.6. После регистрации предварительно обработанная корреспонденция направляется руководителю СЭУ или его заместителю, резолюцию которого работники подразделения делопроизводства заносят в регистрационные карточки (журналы) или в электронные формы регистрации, затем документы направляются на исполнение. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю, указанному в резолюции руководителя СЭУ первым, под роспись передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии.

17.7. В регистрационно-учетные формы помещаются следующие сведения:

- регистрационный номер поступившего документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- наименование документа;

- исходящий номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата резолюции);

- роспись за получение документа;

- отметка об исполнении.

18. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

18.1. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется конкретными работниками в соответствии с их должностными инструкциями.

18.2. Учет документов в структурных подразделениях может осуществляться в электронном виде. Электронные учетные списки ежедневно распечатываются и формируются в дела учета. Дублирование электронной базы регистрации на бумажных носителях является обязательным. Входящие и исходящие документы регистрируются отдельно.

Порядок регистрации аналогичен предусмотренному п. 17 Инструкции.

19. Регистрация исходящей корреспонденции.

19.1. Исходящие документы за подписью руководителя СЭУ или его заместителей представляются в подразделение делопроизводства с копией и подлежат централизованной регистрации.

Подлинник документа и приложения к нему направляются адресату.

Копия документа с визами, исходящим номером и датой возвращается структурному подразделению - исполнителю для помещения в номенклатурное дело.

19.2. В подразделении делопроизводства исходящим документам присваивается исходящий регистрационный номер, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера (разделяются знаком "тире"), например:

исх. N 07-246.

При регистрации ответа на запрос или инициативного письма, не связанного непосредственно с производством экспертизы, указывается индекс структурного подразделения, подготовившего ответ.

20. Отправка исходящей корреспонденции.

20.1. Документы отправляются заказной почтой. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

Подготовка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

20.2. Заказные письма и бандероли сдаются в почтовое отделение по реестру, который составляется в трех экземплярах для отправки по России и в четырех - для отправки за границу. В нем указываются номера документов, дата отправки, адресат, адрес, род отправлений, вес, стоимость отправки. После возвращения из почтового отделения один экземпляр реестра с отметками об отправке передается в бухгалтерию, второй - подшивается в дело в подразделении делопроизводства.

20.3. Документы массовой рассылки направляются адресатам в соответствии с указателем, составленным в структурном подразделении, подписанным его руководителем и утвержденным заместителем руководителя СЭУ. Указатель рассылки хранится в подразделении делопроизводства. В нем делается отметка о дате отправки документов.

20.4. Ответы на поступившие в СЭУ запросы могут быть вручены авторам запросов и их представителям по доверенности. В этом случае лицо, получающее ответ на запрос, расписывается в получении на копии ответа. Кроме подписи на копии ответа указывается: дата получения; фамилия, имя, отчество; номер и дата выдачи служебного удостоверения или паспорта лица, получившего ответ. Копия доверенности на получение документов подшивается в дело вместе с копией ответа.

21. Регистрация приказов и распоряжений.

21.1. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в подразделении делопроизводства.

Приказы по личному составу (в том числе о командировании работников) регистрируются в кадровом подразделении.

21.2. Регистрация приказов и распоряжений осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года в специальных журналах.

При регистрации приказов после порядкового номера через косую черту указывается индекс подразделения делопроизводства или кадрового подразделения, например:

N 34/1-1 - приказ по основной деятельности

N 140/2-2 - приказ по личному составу

Где "1-1" после косой черты означает, что приказ по основной деятельности зарегистрирован в подразделении делопроизводства, "2-2" - приказ по личному составу (назначение, увольнение, отпуск и т.д.) зарегистрирован в кадровом подразделении.

21.3. Подлинник приказа (распоряжения) представляется на регистрацию полностью оформленным и завизированным в соответствии с правилами, установленными в пп. 5 п. 8 настоящей Инструкции. К приказу (распоряжению) прилагается рассылка.

Копии приказов передаются исполнителям под роспись в соответствии с рассылкой, которая помещается в дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).

22. Регистрация договоров (соглашений), предусматривающих финансовые затраты, и иных договоров осуществляется в бухгалтерии СЭУ.

23. Регистрация доверенностей.

23.1. Доверенности на право совершения действий от имени СЭУ, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в подразделении делопроизводства в журнале регистрации доверенностей в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

23.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается доверенному лицу под роспись, копия помещается в номенклатурное дело в подразделении делопроизводства.

24. Организация факсимильной связи.

24.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер СЭУ, устанавливаются в подразделении делопроизводства.

24.2. Передаваемые и принимаемые по факсимильной связи сообщения не являются официальными документами. Подлинники документов дополнительно направляются почтой.

24.3. При рассылке документа нескольким адресатам на подлиннике указываются порядковый номер, дата и время его направления, после чего подлинник документа возвращается исполнителю под роспись в журнале.

24.4. Передача факсимильной связью документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

24.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя и руководителя структурного подразделения.

24.6. Поступившие факсограммы регистрируются в журнале и передаются адресатам под роспись.

24.7. Порядок работы с аппаратами факсимильной связи в структурных подразделениях и контроль за их использованием устанавливаются приказом или распоряжением СЭУ.

IV. Контроль исполнения документов

25. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых подразделением делопроизводства, связанных с учетом и анализом соблюдения порядка и сроков исполнения входящих документов, с целью укрепления исполнительской дисциплины работников СЭУ и повышения эффективности деятельности.

26. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

27. Контролю в СЭУ подлежит исполнение приказов, распоряжений и поручений Министерства юстиции Российской Федерации, решений коллегии Минюста России, планов работы Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, законодательных органов субъектов Российской Федерации, а также исполнение документов, поставленных на контроль руководителем СЭУ.

28. Структурные подразделения СЭУ осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией под общим контролем подразделения делопроизводства.

29. Общий контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляет подразделение делопроизводства, заведующий которым докладывает руководителю СЭУ о нарушениях сроков исполнения документов.

30. В случае отпуска, командировки, болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за исполнение контрольных документов, обязан передать их другому работнику по письменному указанию руководителя соответствующего подразделения СЭУ.

31. Постановка документов на контроль.

31.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет руководитель СЭУ своей резолюцией или заведующий подразделением делопроизводства при предварительном рассмотрении документов.

31.2. На документе, требующем исполнения, в правом верхнем углу подлинника ставится штамп "Контроль".

31.3. Документ со штампом "Контроль" после его рассмотрения руководителем СЭУ направляется исполнителю в структурное подразделение, а его копия остается в подразделении делопроизводства.

31.4. В подразделении делопроизводства на каждый контрольный документ в электронной базе данных или на бумажных носителях заводится контрольная карточка, в которой отражаются дата и входящий номер СЭУ, дата и содержание резолюции, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.

Контрольные карточки могут систематизироваться по срокам исполнения, исполнителям, группам документов.

32. Предварительный контроль исполнения документов осуществляется на основании контрольных карточек, направляемых исполнителям документов.

Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях СЭУ, на основании контрольных карточек обеспечивают исполнение документов в установленные сроки и информируют об исполнении подразделение делопроизводства.

33. По требованию руководителя СЭУ подразделение делопроизводства готовит справки об исполнении контрольных документов, представляет анализ состояния исполнительской дисциплины в СЭУ.

34. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут заместители руководителя СЭУ, руководители структурных подразделений, ответственных за их исполнение.

35. Снятие документов с контроля осуществляет подразделение делопроизводства.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу. Ответственный за делопроизводство работник делает отметку об исполнении документа в контрольной карточке, в которую он заносит номер исходящего документа, его дату, наименование адресата. Заполненная карточка передается в подразделение делопроизводства, работник которого вносит сведения об исполнении контрольного документа в электронную базу данных (бумажные контрольные карточки) и снимает его с контроля.

36. Сроки исполнения контрольных документов.

36.1. Сроки исполнения контрольных документов, устанавливаемые органами государственной власти Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.

36.2. Контрольные документы с поручениями Министерства юстиции Российской Федерации и других органов государственной власти Российской Федерации подлежат исполнению:

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "срочно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки";

в указанный срок, если в тексте поручения установлен конкретный срок исполнения;

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения.

36.3. Сроки исполнения парламентских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

36.4. Сроки исполнения депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также запросов органов законодательной власти субъектов Российской Федерации составляют 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок.

36.5. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления в СЭУ. Документы без указания конкретной даты исполнения исполняются в срок не более месяца.

36.6. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем СЭУ или его заместителем и указываются в резолюциях.

36.7. При необходимости изменения срока выполнения поручения не позднее чем за 3 дня до истечения срока на имя должностного лица, давшего поручение, исполнитель направляет в форме служебной записки мотивированную просьбу о продлении срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

36.8. Проекты документов на подпись руководителю СЭУ или его заместителю представляются руководителями структурных подразделений через подразделение делопроизводства.

V. Порядок работы с обращениями граждан

37. Работа с обращениями граждан в СЭУ осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Российская газета, 05.05.2006, N 95, стр. 10), действующим законодательством, уставом СЭУ и Инструкцией.

38. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения обращений граждан в СЭУ осуществляются подразделением делопроизводства.

39. Обращения граждан в течение трех дней с момента поступления регистрируются в подразделении делопроизводства.

40. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение руководителю СЭУ или его заместителю.

41. Обращения граждан, содержащие вопросы, не относящиеся к компетенции СЭУ, направляются в 7-дневный срок со дня регистрации по принадлежности с уведомлением автора о переадресации, за исключением случая, указанного в пп. 45.4 Инструкции.

42. Письменные обращения граждан рассматриваются исполнителями в срок не более 30 дней со дня их регистрации в подразделении делопроизводства.

В исключительных случаях руководитель СЭУ или его заместитель, давший соответствующее поручение, вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока автора обращения.

Продление срока рассмотрения обращений граждан, поступивших из Министерства юстиции Российской Федерации и других органов государственной власти Российской Федерации, допускается только по согласованию с ними.

43. Категорически запрещается направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или подразделениям, действия которых обжалуются, а также передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя подразделение делопроизводства.

44. Рассмотрение обращений.

44.1. Обращения граждан, поступившие в СЭУ, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, подлежат обязательному рассмотрению в установленном порядке.

44.2. Если рассмотрение обращения поручается руководителем СЭУ нескольким подразделениям, координирует рассмотрение подразделение, указанное в резолюции первым. Текст ответа должен быть согласован со всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении.

44.3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу СЭУ, рассматривающего обращение, обязаны в течение пятнадцати дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, содержащие государственную или иную, охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

44.4. Гражданину должен быть направлен письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 45 Инструкции. Ответ оформляется на бланке СЭУ и подписывается руководителем СЭУ или его заместителем.

45. Порядок рассмотрения отдельных обращений.

45.1. В случае, если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

45.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

45.3. При получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, руководитель СЭУ и его заместитель вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов или сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

45.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

45.5. В случае, если в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель СЭУ или его заместитель вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и то же СЭУ. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

45.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

46. Контроль за организацией работы с обращениями граждан, где буква "А" - первая буква фамилии обратившегося гражданина, число "34" - порядковый номер, число "6" означает, что обращение рассматривается в структурном подразделении, имеющем индекс "6".

48. Регистрационная карточка хранится в картотеке подразделения делопроизводства. На ней регистрируются все последующие обращения в СЭУ одного и того же лица под номером первичного заявления с указанием дат поступления последующих обращений.

49. Рассмотрение письменного обращения считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, а автору обращения дан письменный ответ о принятом решении. Обращения граждан после их исполнения вместе с копией ответа заявителю должны быть возвращены в подразделение делопроизводства для помещения в дело. Законченные дела с обращениями хранятся в подразделении делопроизводства в течение 5 лет, по истечении срока хранения сдаются в архив СЭУ.

50. На ответе ставится дата отправления и исходящий регистрационный номер, состоящий из входящего регистрационного номера обращения и порядкового исходящего.

51. Ответ на обращение гражданина может быть отправлен по почте заказным письмом или получен лично заявителем в подразделении делопроизводства. При получении ответа заявитель предъявляет паспорт, расписывается на копии ответа, указывает дату получения и данные паспорта.

Ответ на обращение, поступившее в СЭУ по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

52. Личный прием граждан осуществляет руководитель СЭУ, его заместитель либо должностное лицо, ими назначенное.

53. Оформление и учет личного приема осуществляется в подразделении делопроизводства. Содержание устного обращения и устного ответа на него заносятся в карточку личного приема гражданина.

54. В случае необходимости для обеспечения личного приема работники подразделения делопроизводства представляют необходимые документы по рассматриваемому вопросу лицу, осуществляющему прием заявителя.

VI. Порядок работы с документами и материалами экспертиз

и экспертных исследований

55. Прием документов и материалов судебных экспертиз и экспертных исследований (далее - экспертиза).

55.1. Прием документов и материалов, в том числе вещественных доказательств, для производства экспертизы в СЭУ осуществляется двумя способами:

55.1.1. Документы и материалы поступают в СЭУ в заказных письмах, бандеролях или посылках. Работник подразделения делопроизводства получает их на почте, проверяет сохранность упаковки, правильность адресования.

В подразделении делопроизводства письма, бандероли или посылки вскрываются, проверяется соответствие имеющихся вложений списку документов и материалов, указанных в сопроводительном письме. Наличие несброшюрованных документов проверяется полистно.

Вещественные доказательства, упакованные отдельно, не вскрываются. Без нарушения упаковки они передаются вместе с зарегистрированными документами и материалами в экспертное подразделение.

Руководители экспертных подразделений и эксперты должны соблюдать положения нормативных актов, определяющих правила приема, регистрации, хранения и возврата оружия, боеприпасов, взрывчатых, сильнодействующих, ядовитых, наркотических веществ, а также изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней, монет дореволюционного чекана, государственных казначейских билетов, государственных ценных бумаг и иностранной валюты.

При отсутствии документов или материалов, перечисленных в сопроводительном письме, работниками подразделения делопроизводства составляется соответствующий акт в трех экземплярах, который утверждается руководителем СЭУ. Первый экземпляр остается в подразделении делопроизводства, второй приобщается к поступившим документам, третий вместе с сопроводительным письмом направляется адресанту.

55.1.2. Документы и материалы экспертиз могут доставляться в СЭУ лично следователями, дознавателями, прокурорами, судьями и иными лицами по их поручению. Заявления о проведении экспертиз и материалы к ним от юридических и физических лиц могут доставляться в СЭУ доверенными лицами и гражданами лично.

55.2. Документы и материалы, поступившие в экспертные подразделения, хранятся в сейфах. Каждый эксперт ведет учет экспертиз, находящихся у него в производстве.

56. Регистрация и рассмотрение документов и материалов экспертиз.

56.1. Регистрация поступивших документов и материалов проводится в день их получения централизованно подразделением делопроизводства.

Руководителям экспертных подразделений СЭУ запрещается принимать документы и материалы, вскрывать их упаковку до регистрации.

56.2. Документы и материалы с грифом "Секретно" принимаются и регистрируются в соответствии с порядком, установленным для работы с секретными документами.

56.3. Для отметки о регистрации документов и материалов используется специальный штамп, оттиск которого помещается на постановлении (определении) о назначении экспертизы, частном заявлении в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте.

56.4. Сведения о регистрируемых документах и материалах вносятся в журнал регистрации экспертиз (приложение N 6), а также вводятся в электронную информационную базу.

ПЭВМ, в которой размещается электронная база данных, должна быть снабжена паролем пользователя и не иметь выхода в сеть Интернет.

Документам и материалам экспертиз присваиваются регистрационные номера. Документы и материалы, прилагаемые к одному постановлению (определению) для производства экспертизы одного вида, регистрируются одним номером.

Регистрационный номер экспертизы состоит из порядкового номера, индекса подразделения и обозначения категории дела, по которому назначена экспертиза (цифрой "1" обозначается уголовное дело, "2" - гражданское, "3" - арбитражное, "4" - административное). Например, в регистрационном номере 345/9-2 "345" означает порядковый номер регистрации, цифра "9" - индекс подразделения, цифра "2" - гражданское дело.

Документы и материалы экспертиз нескольких видов регистрируются в соответствии с количеством видов экспертиз. При определении видов экспертиз следует руководствоваться Перечнем родов (видов) экспертиз, выполняемых в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.05.2003 N 114 "Об утверждении перечня родов (видов) экспертиз, выполняемых в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации, и перечня экспертных специальностей, по которым предоставляется право самостоятельного производства судебных экспертиз в государственных судебно-экспертных учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации" (с дополнениями, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.09.2005 N 169 и приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 09.03.2006 N 36) (Российская газета, 31.05.2003, N 104, стр. 10).

56.5. Документы и материалы несудебной экспертизы регистрируются по правилам, аналогичным правилам регистрации документов и материалов судебной экспертизы, без обозначения категории дела.

56.6. Зарегистрированные документы и материалы передаются на рассмотрение руководителю СЭУ или по его указанию заместителю руководителя. Резолюция помещается на специальном бланке (приложение N 7), на котором указывается должность, фамилия и инициалы должностного лица, дата и регистрационный номер экспертизы. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), предписываемые действия, подпись руководителя (заместителя руководителя), дату подписания.

56.7. После рассмотрения руководителем СЭУ или его заместителем документов и материалов экспертизы работник подразделения делопроизводства уточняет адресование документов и материалов по резолюции.

56.8. Зарегистрированные документы и материалы с резолюцией руководителя СЭУ или его заместителя передаются для производства экспертизы руководителю или делопроизводителю соответствующего экспертного подразделения. Передача документов и материалов производится под расписку в журнале регистрации экспертиз подразделением делопроизводства (с указанием даты получения и Ф.И.О. работника, получившего документы и материалы).

56.9. Работник, отвечающий в экспертном подразделении за делопроизводство, регистрирует полученные документы и материалы в журнале регистрации экспертиз структурного подразделения (приложение N 8) регистрационным номером, присвоенным подразделением делопроизводства.

56.10. Журналы регистрации экспертиз подразделения делопроизводства и экспертных подразделений прошнуровываются, их листы нумеруются. В конце журнала помещается наклейка с надписью о количестве листов, заверенная подписью заведующего подразделением делопроизводства, на которую ставится оттиск печати "Для документов".

56.11. Руководитель экспертного подразделения передает документы и материалы на исполнение конкретным экспертам. Резолюция руководителя экспертного подразделения помещается на бланке установленной формы. Эксперт подтверждает получение документов и материалов своей личной подписью в журнале регистрации экспертиз подразделения с указанием даты их получения.

56.12. Вся переписка по экспертизе (ходатайства о предоставлении дополнительных материалов, уведомления о сроках производства экспертизы, запросы органов суда и прокуратуры о ходе выполнения экспертизы и ответы на них и др.) регистрируется подразделением делопроизводства в журналах регистрации экспертиз тем же регистрационным номером, который ранее был присвоен данной экспертизе. Поступающие в СЭУ документы по проводимым экспертизам, зарегистрированные указанным порядком, передаются под роспись с указанием даты их получения в журнале регистрации экспертиз работнику экспертного подразделения - исполнителя, ответственному за делопроизводство.

56.13. В целях оперативного решения вопросов в процессе производства экспертизы ходатайства, уведомления и другие документы могут быть переданы адресату по факсимильной связи, затем их подлинники направляются адресату заказной почтой.

57. Особенности движения документов и материалов комплексных экспертиз.

57.1. Зарегистрированные документы и материалы комплексной экспертизы передаются для исполнения в экспертное подразделение, указанное в резолюции первым. Одновременно в остальные экспертные подразделения, участвующие в комплексной экспертизе, направляются копии постановления (определения) о назначении экспертизы с резолюцией руководителя СЭУ или его заместителя.

57.2. Передача документов и материалов экспертизы из одного экспертного подразделения в другое осуществляется под роспись в журнале регистрации экспертиз передающего экспертного подразделения и отражается в журнале регистрации экспертиз подразделения делопроизводства.

57.3. Передача документов и материалов в другое подразделение осуществляется на основании письменного указания руководителя СЭУ.

57.4. Кроме журналов перемещение документов и материалов фиксируется в контрольной карточке (приложение N 9). После окончания экспертизы при оформлении наблюдательного производства в ведущем экспертном подразделении контрольная карточка помещается в соответствующее номенклатурное дело.

58. При производстве повторной экспертизы исполнитель заполняет два экземпляра учетной карточки (приложение N 10), один из которых направляется в государственное учреждение Российский федеральный центр судебной экспертизы при Минюсте России (подразделение, осуществляющее учет повторных экспертиз), второй экземпляр помещается в номенклатурное дело.

59. Оформление возврата документов и материалов без исполнения экспертизы.

59.1. При наличии обстоятельств, препятствующих проведению экспертизы, по резолюции руководителя СЭУ или его заместителя оформляется возврат документов и материалов.

59.2. В сопроводительном письме субъекту, назначившему данную экспертизу, указываются мотивы, по которым производится возврат, а также перечень всех возвращаемых документов и материалов.

59.3. В номенклатурное дело подшиваются следующие документы:

- сопроводительное письмо к документам и материалам, направленным на экспертизу;

- постановление (определение) о назначении экспертизы, письмо или заявление юридического или физического лица (в случае экспертного исследования);

- копия письма о возврате материалов без исполнения экспертизы с визой исполнителя;

- переписка по назначенной экспертизе.

60. Регистрация судебных повесток.

Поступившие в СЭУ судебные повестки, извещения, письма, факсимильные сообщения о вызове экспертов в суды регистрируются подразделением делопроизводства в специальном журнале регистрации вызовов экспертов в судебные заседания. Судебные повестки могут доставляться курьером суда или почтой. Документы о вызовах экспертов в суды после получения резолюции руководителя СЭУ или его заместителя передаются руководителями экспертных подразделений экспертам под роспись.

61. Регистрация и доставка адресату заключений эксперта.

62.1. Оформленное в соответствии с установленными правилами заключение эксперта (акт экспертного исследования, сообщение о невозможности дать заключение или письмо о возврате материалов без исполнения экспертизы) с приложенными к нему документами и материалами направляются адресату заказными бандеролями. При необходимости возвращения адресату вещественных доказательств большого размера они упаковываются в посылки.

61.1. Заключение эксперта или сообщение о невозможности дать заключение, выполненное в судебном заседании, подлежит обязательной регистрации в журналах регистрации экспертиз подразделения делопроизводства и экспертного подразделения. При регистрации заключению эксперта или сообщению о невозможности дать заключение присваивается новый экспертный номер, а также указывается номер выполненной ранее экспертизы и год ее проведения. Если экспертиза ранее не проводилась, то заключение или сообщение о невозможности дать заключение регистрируется в предусмотренном Инструкцией порядке.

61.3. Копия заключения эксперта или сообщения о невозможности дать заключение, выполненного экспертом в судебном заседании, помещается в номенклатурное дело вместе с документами и материалами предыдущей экспертизы или формируется в отдельное дело, если экспертиза ранее не проводилась.

61.4. Оформленные заключения экспертов, акты экспертного исследования, сообщения о невозможности дать заключение, письма о возврате материалов без исполнения экспертизы, а также документы и материалы, являющиеся объектами исследований, могут быть переданы лично под роспись подразделением делопроизводства следующим лицам:

- дознавателям, следователям, прокурорам, судьям, вынесшим постановление (определение) о назначении экспертизы (при предъявлении служебного удостоверения);

- курьерам или работникам судов (при предъявлении служебного удостоверения);

- нарочным (при предъявлении паспорта и доверенности от органа или должностного лица, назначившего экспертизу);

- физическим лицам или их доверенным лицам (при наличии доверенности) и доверенным юридических лиц, с которыми был заключен договор о проведении экспертного исследования.

Категорически запрещается передача документов и материалов экспертизы лицам, не предусмотренным данным перечнем.

61.5. В случае передачи дела из одной (одного) прокуратуры (суда) в другую (другой) получение заключений экспертов, актов экспертного исследования, сообщений о невозможности дать заключение, писем о возврате материалов без исполнения экспертизы вместе с документами и материалами экспертизы осуществляется только на основании соответствующего постановления (определения).

61.6. В журнале регистрации экспертиз подразделением делопроизводства фиксируются число страниц, томов дела, приложений, выдаваемых документов и объектов исследования. Лицо, получающее документы, расписывается в указанном журнале, указывает дату получения, а также свои инициалы и фамилию, номер служебного удостоверения или паспорта, номер и дату доверенности, кем она выдана. Доверенность остается в подразделении делопроизводства. Нарочному по доверенности документы выдаются в запечатанном конверте.

61.7. Вещественные доказательства, принимаемые экспертными подразделениями на экспертизу в соответствии со специальными инструкциями, подлежат возвращению после ее проведения. Лицо, получающее вещественные доказательства, расписывается в журнале регистрации экспертиз экспертного подразделения, указывает дату получения, а также свои инициалы и фамилию, номер служебного удостоверения или паспорта, номер и дату доверенности, кем она выдана. Доверенность остается в подразделении делопроизводства.

Сведения о выдаче вещественных доказательств фиксируются в журнале регистрации экспертиз подразделения делопроизводства работником экспертного подразделения, отвечающим за делопроизводство.

62. Особенности оформления номенклатурных дел (наблюдательных производств) по проведенным экспертизам.

62.1. После завершения экспертизы в экспертном подразделении оформляется номенклатурное дело (наблюдательное производство).

62.2. На обложке дела (производства) помещается заголовок "Наблюдательное производство", указывается номер экспертизы, даты поступления материалов и окончания производства экспертизы. В номенклатурное дело (наблюдательное производство) подлежат включению следующие документы:

- сопроводительное письмо к документам и материалам, направляемым на экспертизу;

- постановление (определение) о назначении экспертизы;

- заявление юридического или физического лица о проведении экспертного исследования;

- копия сопроводительного письма о направлении заключения эксперта (акта экспертного исследования, сообщения о невозможности дать заключение) с визой заведующего экспертным подразделением;

- копия заключения эксперта, акта экспертного исследования или сообщения о невозможности дать заключение с приложениями к ним, подписанные экспертом;

- переписка, связанная с производством данной экспертизы.

62.3. Кроме указанных при оформлении номенклатурных дел по экспертизам применяются соответствующие правила, установленные Инструкцией.

VII. Порядок обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

63. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

64. К служебным документам ограниченного распространения относятся несекретные документы, касающиеся деятельности СЭУ, ограничение распространения которых диктуется служебной необходимостью.

65. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" ("ДСП"), необходимость которой определяется руководителем СЭУ или его заместителем при подписании или утверждении документа.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также первой странице сопроводительного письма к таким документам.

66. Руководитель СЭУ, его заместители, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

67. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции руководителя СЭУ.

За несанкционированное разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник СЭУ может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

68. Прием и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет подразделение делопроизводства.

69. При оформлении документов с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ, дата печатания документа.

Оформленные документы регистрируются в подразделении делопроизводства отдельно от несекретной документации. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Работникам экспертного подразделения такие документы передаются только под роспись, пересылаются адресатам заказными или ценными почтовыми отправлениями. Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только подразделением делопроизводства. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно. Документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах, ящиках, хранилищах).

70. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложках дел, в которые помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

71. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", сроки хранения которых истекли, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

72. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения СЭУ.

73. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем СЭУ.

74. Проверка наличия изданий, дел и материалов с пометкой "ДСП" в библиотеке и архиве СЭУ проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

75. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации докладывается руководителю СЭУ или его заместителю, которые назначают комиссию для проверки обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются комиссией руководителю (заместителю руководителя) СЭУ.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в регистрационных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

76. При снятии пометки "ДСП" с документов, дел или изданий в регистрационных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

VIII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей

и бланков СЭУ

77. Изготовление, учет, использование и хранение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в СЭУ используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати).

77.1. Порядок изготовления, использования, учета и хранения гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25.12.2001 N 573-ст (М., ИПК Издательство стандартов, 2002 г.) <*>. Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

--------------------------------

<*> По заключению Минюста России признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД).

77.2. Гербовая печать СЭУ хранится у заведующего подразделением делопроизводства или у главного бухгалтера.

Передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы служебных помещений не допускается.

77.3. Заявку на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляет подразделение делопроизводства и передает в отдел материально-технического обеспечения для организации изготовления.

77.4. В соответствии с приказом СЭУ оттиском гербовой печати заверяются подписи на документах руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и ученого секретаря.

Оттиском гербовой печати удостоверяются:

- все виды договоров и соглашений, заключаемых СЭУ с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на СЭУ функций и задач;

- договоры с отдельными организациями или частными лицами на проведение экспертных исследований и приложения к ним;

- финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство, Министерство юстиции Российской Федерации, налоговые и статистические органы, фонды;

- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордеры, платежные поручения, справки по заработной плате;

- иные документы, связанные с финансово-экономической и хозяйственной деятельностью, влекущие за собой финансово-имущественные обязательства СЭУ;

- доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени СЭУ, представления его интересов в различных государственных, общественных и судебных органах;

- документы по материально-техническому обеспечению СЭУ, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;

- характеристики работников, представления, справки о работе, льготные, архивные и др.;

- подписи отзывов на авторефераты, кандидатские и докторские диссертации, научные работы;

- протоколы заседаний Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России и экспертно-квалификационных комиссий региональных центров судебной экспертизы Минюста России;

- другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.

77.5. Для кадрового подразделения в единственном экземпляре изготавливается малая гербовая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.

Малая гербовая печать используется:

- для оформления служебных удостоверений работников СЭУ;

- для заверения свидетельств на право самостоятельного производства экспертиз после прохождения аттестации в Центральной экспертно-квалификационной комиссии РФЦСЭ при Минюсте России, экспертно-квалификационных комиссиях региональных центров судебной экспертизы Минюста России экспертами судебно-экспертных учреждений Минюста России.

77.6. Гербовые печати хранятся в сейфах.

Ответственность за надежность хранения и законность использования гербовых печатей приказом СЭУ возлагается на должностных лиц, у которых они хранятся.

78. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов без государственной символики.

78.1. Для структурных подразделений СЭУ в зависимости от целевого назначения изготавливаются печати и штампы без государственной символики.

Изготовление печатей и штампов осуществляется централизованно. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати или штампа и их эскизы передаются руководителями структурных подразделений в подразделение делопроизводства, которое рассматривает обобщенные заявки и передает их в отдел материально-технического обеспечения для размещения заказов на изготовление. Изготовленные печати и штампы передаются подразделениям-заказчикам через подразделение делопроизводства под личную подпись.

78.2. Подразделение делопроизводства ведет общий учет имеющихся в СЭУ печатей и штампов в карточках учета и в специальном журнале с их оттисками.

На обложке журнала учета печатей и штампов помещается пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

78.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства для централизованного уничтожения по акту и отметки в журнале учета.

78.4. Наличие печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в структурных подразделениях СЭУ ежегодно проверяется подразделением делопроизводства.

78.5. Порядок хранения и использования печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в сейфах.

Ответственность за надежность хранения и законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

Печать "Для документов" хранится у руководителя подразделения делопроизводства. Оттиском печати "Для документов" заверяются командировочные удостоверения, подписи руководителя подразделения делопроизводства или руководителей структурных подразделений на других документах.

Оттиском печати "Для заключений" заверяются заключения экспертов.

Оттиском малых штампов "СЭУ" заверяются исследуемые образцы, которые хранятся у руководителей экспертных подразделений.

Штампы "Фондовый", "Погашено", "Оплачено", "Получено", "Депонировано" и штамп с названием СЭУ хранятся и используются главным бухгалтером.

Печать "Отдел кадров", штампы для трудовых книжек, штампы с названием СЭУ и его адресом хранятся и используются руководителем кадрового подразделения.

IX. Систематизация документов

79. Порядок подготовки и утверждения номенклатуры дел.

79.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел всех структурных подразделений СЭУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

79.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом СЭУ, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, годовыми планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности СЭУ, их виды, состав и содержание.

79.3. Сводная номенклатура дел СЭУ составляется подразделением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 13).

79.4. Сводная номенклатура дел СЭУ одобряется экспертной комиссией СЭУ и согласовывается с ЭПК государственного архива субъекта Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре СЭУ и утверждается приказом СЭУ.

79.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений СЭУ. Разделы располагаются в порядке, соответствующем утвержденной структуре. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел подразделения делопроизводства.

79.6. Структурные подразделения СЭУ получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.

79.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

79.8. Если в течение года в СЭУ осуществляются новые документируемые направления работы, не предусмотренные номенклатурой дел, они по согласованию с подразделением делопроизводства дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

При создании нового структурного подразделения ему присваивается индекс, а дела нового структурного подразделения под этим индексом по согласованию с подразделением делопроизводства добавляются в номенклатуру дел.

79.9. При составлении номенклатуры дел в графу 1 помещаются индексы дел, состоящие из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры.

79.10. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы СЭУ, справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы регистрации, экспертные производства и пр.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок, например: "общая переписка".

В названии заголовка должны быть отражены: название вида дела (экспертные производства, переписка, документы по административно-хозяйственным вопросам и т.д.) или видов документов (приказы, акты и т.д.); название министерства или организации; краткое содержание документов дела. Также в заголовке могут быть указаны: адресат или адресант документов; название территории, связанной с документами дела; даты, к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов.

Например,

Приказы по основной деятельности.

Приказы, распоряжения Министерства юстиции Российской Федерации. Копии.

В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, может использоваться термин "документы". При этом в скобках указываются разновидности документов, сгруппированных в деле, например:

"Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (служебные записки, справки, сводки, заявки)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

"Переписка с Министерством юстиции Российской Федерации по вопросам основной деятельности"

или

"Переписка с судебно-экспертными учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников".

79.11. Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных по данному вопросу в течение года, например:

"Обращения граждан и ответы на них" - 6 томов.

79.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечням.

79.13. В графе 5 делаются отметки о переходящих делах, выделении дел к уничтожению, переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный и другие примечания.

Например:

В графе 1 - "2" - индекс отдела кадров, "09", "10" - порядковые номера заголовков дел; в графе 3 - "1" и "3" - количество томов, проставляется в конце календарного года. В графе 4 срок хранения проставляется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, Росархив, ВНИИДАД, 2002).

80. Формирование и оформление дел.

80.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные в делопроизводстве документы формируются в дела работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и повторные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.

80.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). При формировании дела документ-ответ подшивается за документом-запросом. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2005 год должны быть отнесены к делам 2005 года, даже если они составлены в 2006 году).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

80.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка к хранению. Оформление дел проводится работниками подразделения делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СЭУ.

80.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

80.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются следующие реквизиты: наименование СЭУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты оформляются следующим образом:

- наименование СЭУ указывается полностью в именительном падеже, далее в скобках - официально принятое сокращенное наименование;

- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);

- индекс дела - по сводной номенклатуре СЭУ;

- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры СЭУ;

- дата дела - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации, составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается общее количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве СЭУ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кодов СЭУ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

80.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16). Внутренняя опись документов дел составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается по верхнему краю к внутренней стороне лицевой обложки дела.

80.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя, а в начале дела при необходимости - бланк внутренней описи.

80.8. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

81. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в служебных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На обложках дел указываются номенклатурные индексы, заголовки дел, номера томов, календарный год.

Завершенные в делопроизводстве и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив СЭУ в установленном порядке.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы СЭУ являются федеральной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, они подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивы субъектов Российской Федерации на договорной основе.

Для депозитного хранения документов постоянного срока хранения и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение СЭУ образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив СЭУ включает экспертизу их ценности, формирование и оформление дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

82. Экспертиза ценности документов.

82.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

82.2. Экспертиза ценности документов в СЭУ проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив СЭУ.

82.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СЭУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

82.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом СЭУ.

В своей работе ЭК руководствуется приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.04.2000 N 127 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации" <*>.

--------------------------------

<*> Документ опубликован не был.

82.5. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях СЭУ их руководителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив СЭУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения и выделение дел для уничтожения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел СЭУ путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение дел для уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов.

При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

82.6. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 г.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего СЭУ. Если в актах указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется в соответствии с п. 71 Инструкции.

83. Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению.

83.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

83.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

83.3. В каждом экспертном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива СЭУ. По этим описям документы сдаются в архив СЭУ.

Описи дел постоянного хранения, подготовленные экспертными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел СЭУ, которую готовит архив СЭУ и по которой он сдает дела постоянного хранения на государственное хранение в архив субъекта Российской Федерации.

83.4. Описи дел экспертных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив СЭУ через два года после завершения дел в делопроизводстве.

В описи дел экспертных подразделений должны быть отражены следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел экспертного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем экспертного подразделения.

Опись дел экспертного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив СЭУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в экспертном подразделении.

83.5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 17).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем СЭУ только после согласования с ЭПК архива субъекта Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого СЭУ имеет право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком.

84. Подготовка и передача документов в архив СЭУ.

84.1. В архив СЭУ передаются оформленные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

84.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив СЭУ по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в экспертном подразделении.

84.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив СЭУ, как правило, не подлежат. Они хранятся в экспертных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

84.4. Передача дел осуществляется по графику, установленному архивом, согласованному с руководителями экспертных подразделений и утвержденному приказом СЭУ.

84.5. В период подготовки дел экспертным подразделением к передаче в архив СЭУ его работник предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел СЭУ. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники экспертного подразделения обязаны устранить.

84.6. Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива СЭУ, в присутствии работника экспертного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива СЭУ, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив СЭУ передаются регистрационные картотеки документов или программные средства и базы данных в электронном виде, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

84.7. В случае ликвидации или реорганизации экспертного подразделения СЭУ его работник, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела независимо от сроков хранения, оформляет их и передает в архив СЭУ в установленном порядке.

Приложение N 1

Приложение N 2

Приложение N 3

Приложение N 4

Приложение N 5

(Форма регистрационной карточки

обращения гражданина)

Приложение N 6

Приложение N 7

Приложение N 8

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ,

ПОСТУПИВШИХ В ЭКСПЕРТНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ______________

ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЭКСПЕРТИЗ

Приложение N 9

Приложение N 10

Приложение N 11

(Форма заключения и подписки эксперта)

Приложение N 12

(Образец сопроводительного письма

к заключению эксперта)

Приложение N 13

Приложение N 14

(Форма обложки номенклатурного дела)

Приложение N 15

(Форма листа-заверителя дела)

Приложение N 16

(Форма внутренней описи дела)

Приложение N 17

Приложение N 18

Примечание: 1. Экспертом регистрация производится ежедневно в журнале учета рабочего времени эксперта, запись (записи) удостоверяется подписью руководителя подразделения в конце каждого рабочего дня.

2. Период отсутствия эксперта (отпуск, болезнь и т.д.) указывается в графе 1, запись удостоверяется подписью руководителя подразделения по выходу эксперта на работу.

3. В графе 3 отражаются виды выполняемых работ по находящимся в производстве экспертизам (ознакомление с поступившими материалами, проведение исследования и т.д.) и по ранее выполненным экспертизам (участие в судебном заседании и др.). Выезд на осмотр объекта по месту его нахождения указывается в качестве самостоятельного действия.