Приказ Минтруда РФ от 04.02.2002 N 16

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 4 февраля 2002 г. N 16

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях улучшения организации работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки приказываю:

1. Утвердить прилагаемую к настоящему Приказу Инструкцию по делопроизводству Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

2. Руководителям департаментов, начальникам управлений и самостоятельных отделов министерства организовать изучение настоящей Инструкции руководителями и работниками структурных подразделений министерства.

3. Персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству возложить на руководителей структурных подразделений министерства.

4. Считать утратившими силу Приказ министерства от 14 апреля 1998 г. N 102 и Приказ министерства от 5 апреля 2001 г. N 57.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на руководителя Административно - контрольного департамента Л.А. Крайневу.

Министр

А.П.ПОЧИНОК

Утверждена

Приказом

Министерства труда

и социального развития

Российской Федерации

от 4 февраля 2002 г. N 16

Согласовано

Заместитель Руководителя

Росархива

В.А.ЕРЕМЧЕНКО

3 января 2002 года

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, и устанавливает порядок ведения делопроизводства в центральном аппарате Министерства труда и социального развития Российской Федерации (далее - Министерство), в том числе и обязательные для всех работников центрального аппарата Министерства основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на компьютерные (автоматизированные) технологии создания и обработки документной информации.

1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в центральном аппарате Министерства документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Министерства, писем организаций и граждан, также соблюдение установленного порядка работы с секретными документами и документами ограниченного пользования, организационное обеспечение деятельности коллегии, подготовку к выпуску нормативных правовых актов Министерства возлагается в целом на Административно - контрольный департамент, а по соответствующим вопросам - на его структурные подразделения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера, включая документы ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования".

1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника центрального аппарата Министерства.

1.5. Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей этих подразделений, а также работников, ответственных за делопроизводство, и непосредственных исполнителей в той части, которая относится к кругу их обязанностей.

Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Министерства, который назначает служебную проверку. Результаты проверки сообщаются Административно - контрольному департаменту.

1.6. Методическое руководство по ведению делопроизводства, контроль за соблюдением единой системы делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, организация и проведение учебы по делопроизводству, проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях Министерства (не реже одного раза в год) возлагаются на Административно - контрольный департамент.

1.7. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только после получения официального письменного запроса в адрес Министерства.

1.8. Контроль за исполнением документов, их оформление и формирование в дела производятся Административно - контрольным департаментом и структурными подразделениями Министерства.

1.9. Руководители структурных подразделений Министерства обязаны:

1.9.1. Своевременно, в день поступления документов или на следующий день, обеспечить доведение их до исполнителей.

1.9.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, постановлениями, приказами, решениями коллегии и другими документами Министерства, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов. Нормативные правовые акты органов государственной власти должны находиться на ознакомлении в структурном подразделении Министерства не более 2-х дней. При необходимости по заявке руководства структурного подразделения Министерства Административно - контрольным департаментом делается ксерокопия нормативного правового акта органов государственной власти.

1.10. Вновь принятые на работу в центральный аппарат Министерства работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений Министерства со структурой центрального аппарата Министерства, положением о соответствующем структурном подразделении Министерства, их должностными инструкциями, а также настоящей Инструкцией.

1.11. При уходе работников структурного подразделения Министерства в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все не исполненные ими документы, а также дела, взятые из текущего архива, передаются замещающим их сотрудникам структурного подразделения Министерства.

1.12. При уходе работника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения Министерства возлагает ведение делопроизводства на другого работника структурного подразделения.

При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря заместителя Министра его обязанности возлагаются заместителем Министра на одного из работников структурных подразделений Министерства, деятельность которых координирует данный заместитель Министра (по согласованию с руководством структурного подразделения Министерства и Административно - контрольного департамента).

1.13. При увольнении или переводе на другую работу работника, отвечающего за делопроизводство, составляется акт о сдаче - приеме дел и документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения Министерства, согласованный с руководителем Административно - контрольного департамента.

2. Прием, обработка и распределение

поступающих документов

2.1. Вся поступающая в Министерство корреспонденция, кроме правительственной и секретной, принимается экспедицией Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - экспедиция).

Правительственная корреспонденция принимается Отделом правительственной корреспонденции Административно - контрольного департамента (далее - Отдел правительственной корреспонденции).

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Министерства, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Административно - контрольный департамент для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

После окончания рабочего дня, в нерабочие и праздничные дни поступающая в Министерство корреспонденция принимается секретарем Министра или ответственным дежурным с последующей передачей документов в Административно - контрольный департамент.

2.2. Экспедиция осуществляет прием и первичную обработку поступающей в Министерство корреспонденции. Экспедицией ведется автоматизированный учет поступившей в центральный аппарат Министерства корреспонденции. В автоматизированную базу данных вводятся сведения об адресатах (как правило, исходящий номер и дата отправки, при отсутствии последних вводятся Ф.И.О. лица, подписавшего документ и название организации). Данная база служит для справок и учета поступающей корреспонденции. Далее поступившая корреспонденция передается в группу по регистрации и учету корреспонденции Общего отдела Административно - контрольного департамента (далее - группа по регистрации и учету корреспонденции), а письма граждан - в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства, а при необходимости - для доклада Министру.

2.3. При приеме поступающей в Министерство корреспонденции работниками экспедиции проверяется правильность ее адресования, целостность конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты, кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются работниками экспедиции. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.

Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты, в которых поступили письма, заявления и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.

Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.

2.4. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.

2.5. При приеме пакетов из органов государственной власти Российской Федерации, телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, а также срочной корреспонденции указываются часы и минуты поступления документа.

2.6. Регистрация документов, поступивших в группу по регистрации и учету корреспонденции, осуществляется дифференцированно в зависимости от их характера, с использованием автоматизированных систем регистрации, учета и контроля исполнения входящей корреспонденции.

Все документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с Инструкцией по работе с документами "Для служебного пользования".

Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.

2.8. Каждый документ, поступивший в Министерство, регистрируется только один раз.

На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого образца с указанием даты поступления документа, количества листов и входящего номера.

Порядковая нумерация правительственных документов ведется отдельно от остальной корреспонденции.

Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.

Поступившая корреспонденция регистрируется в компьютере в группе по регистрации и учету корреспонденции. При регистрации выводятся две регистрационные карточки специального образца, одна из которых вместе с документом направляется на исполнение в соответствующее структурное подразделение Министерства, вторая остается в группе по регистрации и учету корреспонденции и используется для организации справочно - информационной работы.

При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник, осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и исполнителя.

2.8.1. Все документы в адрес Министерства от федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов по труду, социальной защите населения субъектов Российской Федерации, территориальных органов и подведомственных организаций, предприятий Министерства после регистрации передаются руководству Административно - контрольного департамента для доклада руководству Министерства.

2.9. В общем отделе Административно - контрольного департамента (далее - Общий отдел) зарегистрированные документы подлежат предварительному рассмотрению. При этом устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное должностное лицо или структурное подразделение Министерства, которому документ должен быть направлен.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им.

Документы, поступившие и зарегистрированные в Отделе правительственной корреспонденции, направляются на предварительное рассмотрение руководству Административно - контрольного департамента.

Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад руководству Министерства должны осуществляться в день их поступления.

Передача корреспонденции из Общего отдела производится в специальных папках.

Зарегистрированная корреспонденция сортируется по структурным подразделениям, записывается в специальный журнал и раскладывается по папкам, на которых указываются фамилии заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.

Передача документов осуществляется под расписку. Работники, отвечающие за делопроизводство в приемных заместителей Министра и в структурных подразделениях, обязаны вести учет и контроль полученной корреспонденции.

2.10. Переписка между структурными подразделениями Министерства не подлежит регистрации в Административно - контрольном департаменте.

2.11. Все документы в адрес Министерства от Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации передаются в Отдел правительственной корреспонденции для регистрации, подготовки для доклада Министру и направления на исполнение.

Все поступающие в центральный аппарат Министерства федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации также регистрируются в Отделе правительственной корреспонденции.

Письма и обращения граждан, поступившие из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, направляются в Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты для последующей регистрации и направления на рассмотрение заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, а при необходимости - для доклада Министру.

2.11.1. Поступившая правительственная корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе регистрации, учета и контроля исполнения в Отделе правительственной корреспонденции.

2.12. Подготовку документов для доклада руководству Министерства осуществляют: руководитель Административно - контрольного департамента или его заместители.

Министру докладываются документы, поступившие непосредственно на его имя, правительственная почта, запросы депутатов палат Федерального Собрания, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, другие документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к деятельности Министерства.

Руководством Административно - контрольного департамента готовятся проекты резолюций Министра, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.

На все документы, направленные заместителям Министра, также составляются проекты резолюций.

После доклада руководству Министерства все документы подлежат возврату в Общий отдел и Отдел правительственной корреспонденции для фиксации поручений руководства Министерства в автоматизированных системах регистрации, учета и контроля исполнения документов.

2.12.1. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Министерства согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.

Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.

Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Министерства, исполняется несколькими структурными подразделениями Министерства, документ доводится Административно - контрольным департаментом до всех поименованных в резолюции лиц.

2.12.2. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Министерства, в том числе не указанные в резолюции Министра, по согласованию с заместителями Министра, координирующими их деятельность. При необходимости ответственный исполнитель направляет копии документов соисполнителям.

Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

2.13. Прием и учет зарегистрированной в Административно - контрольном департаменте корреспонденции производят сотрудники структурных подразделений Министерства, отвечающие за делопроизводство.

В случае ошибочного направления документа сотрудник, отвечающий за делопроизводство структурного подразделения Министерства, незамедлительно возвращает его в Административно - контрольный департамент с пометкой руководителя структурного подразделения Министерства для внесения соответствующих исправлений и передачи по принадлежности.

В случае неоднократной переадресовки указанных документов из одного структурного подразделения Министерства в другие Административно - контрольный департамент направляет их одному из заместителей Министра для определения структурного подразделения - исполнителя.

2.14. В структурном подразделении Министерства документы передаются исполнителям под расписку с регистрацией в специальном журнале или с регистрацией при помощи компьютерной техники.

2.15. Руководители структурных подразделений Министерства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы сотруднику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя сотрудника, отвечающего за делопроизводство.

2.16. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений Министерства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям. Регистрационная карточка на поступивший документ остается у сотрудника структурного подразделения Министерства, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.

2.17. После того, как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.

3. Организация контроля и сроки исполнения

служебных документов

3.1. Организация контроля исполнения включает в себя: постановку документа на контроль, предварительную проверку, контроль прохождения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей структурных подразделений Министерства в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

3.2. Контроль исполнения документов осуществляется централизованно отделом контроля за исполнением Административно - контрольного департамента.

Контролю подлежат все требующие исполнения (содержащие поручения) документы, поступающие от Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, а также любые другие документы, поставленные на контроль в соответствии с указаниями (резолюциями) Министра, заместителей Министра.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка в виде штампа "Контроль" и указывается срок исполнения. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных.

3.3. Контроль исполнения документов, поступающих непосредственно заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства из Административно - контрольного департамента, осуществляется сотрудниками приемных заместителей Министра и структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, в сроки, указанные в резолюциях соответствующих руководителей Министерства и установленные настоящей Инструкцией.

3.4. Контроль за выполнением приказов, решений коллегии и других внутренних документов Министерства осуществляется Административно - контрольным департаментом и сотрудниками структурных подразделений Министерства, отвечающими за делопроизводство, исходя из содержания поручений в этих документах.

3.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, определяемых законодательством и настоящей Инструкцией.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам Председателя Совета Федерации и Председателя Государственной Думы и их заместителей - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Если в правительственном поручении право созыва принадлежит другому органу государственной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5 - 7 рабочих дней, а при исполнении поручений с пометками "срочно" и "оперативно" - до истечения 3-дневного и 10-дневного срока соответственно.

Дата исполнения документа указывается в резолюции руководства Министерства и фиксируется в регистрационно - контрольной карточке.

3.6. При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль в Административно - контрольном департаменте, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Министра, заместителя Министра, подписавшего резолюцию, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью Министра направляется письмо автору поручения с мотивированными обоснованиями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие письма представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения.

Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.

О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Административно - контрольный департамент для внесения необходимых изменений.

Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) - автор документа.

3.7. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля:

поручения вышестоящих органов - после представления предложений - в этот орган, предусматривающие полное выполнение решений, содержащих в резолюции и списании "в дело" подлинника поручения;

запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих ответов по существу поставленных вопросов;

поручения руководства Министерства по письмам федеральных органов исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по существу;

поручения, содержащиеся в приказах, решениях и протоколах коллегии и оперативных совещаний у Министра, - после доклада руководству соответствующих предложений.

3.8. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и списании его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.9. Полную ответственность за исполнение документа в срок и полноту содержания несет должностное лицо, обозначенное в резолюции руководства Министерства первым.

3.10. Административно - контрольный департамент еженедельно направляет справочные материалы о состоянии исполнительской дисциплины по текущим поручениям, по поручениям, стоящим на контроле и подлежащим исполнению в следующие 2 недели, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений Министерства. Ежемесячно Административно - контрольный департамент готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства в установленные им сроки или по запросам.

4. Требования к подготовке и представлению проектов

законодательных и иных нормативных правовых актов

4.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

4.1.1. Разработка проектов Федеральных законов (законопроектов) осуществляется Министерством труда и социального развития Российской Федерации в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.

4.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской Федерации с приложением следующих сопроводительных материалов:

пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;

финансово - экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом;

проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания;

заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;

в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор WinWord 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.

4.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской Федерации, вносится с сопроводительным письмом за подписью Министра труда и социального развития Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности, в соответствии с приказом Министра, должен быть завизирован Министром труда и социального развития Российской Федерации или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с приказом Министра, Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

4.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

На расстоянии двух межстрочных интервалов от пометки у правой страницы текстового поля печатается слово "Проект".

4.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды.

Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении закона, принятого Государственной Думой.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

4.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 3 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально - экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

4.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Министерством труда и социального развития Российской Федерации в соответствии с порядком, устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, настоящей Инструкцией.

4.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом, за подписью Министра труда и социального развития Российской Федерации или лицом, его замещающим, в соответствии с приказом Министра, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости принятия акта, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта акта.

4.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

4.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, визовые экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, при необходимости - его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

4.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, которые представляют проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством государственного имущества Российской Федерации, а находящихся на балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с Управлением делами Президента Российской Федерации.

4.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов Правительства Российской Федерации.

4.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

4.2.8. Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом размером N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного правового акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется в день подписания документа словесно - цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются Министром труда и социального развития Российской Федерации.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты - 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный правовой акт, его дату, номер.

Например:

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ".

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) - выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

В тексте ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

4.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством труда и социального развития Российской Федерации в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

4.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся Министром труда и социального развития Российской Федерации или лицом, его замещающим, в соответствии с приказом Министра.

4.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально - экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

4.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

4.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

4.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.

4.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном порядке должны визироваться Министром труда и социального развития Российской Федерации или лицом, его замещающим, в соответствии с приказом Министра, иными органами государственной власти, которым в акте предусматриваются поручения, а также руководителями других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.

Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.

Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного характера, подготавливаемые по поручениям, содержащимся в актах Правительства Российской Федерации, поручениям Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты актов Правительства Российской Федерации, предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета, подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

В отдельных случаях при подготовке проекта акта Правительства Российской Федерации требуется представление заверенных нотариусом или правомочным государственным органом копии учредительных документов организации и необходимых сведений о текущем финансово - экономическом состоянии организации.

При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения - исполнителя).

При наличии разногласий Министр труда и социального развития Российской Федерации обеспечивает обсуждение его с заинтересованными органами и организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае, если такое решение не найдено, проект может быть направлен в Правительство Российской Федерации только Министром труда и социального развития Российской Федерации с приложением к нему протокола согласительного совещания, перечня разногласий с мотивировками и подлинников замечаний, подписанных руководителями соответствующих органов или уполномоченными ими заместителями.

4.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например: N 153-р, или буква "п" - к порядковому номеру постановления.

Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.

Заголовок. Порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициалов и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициалы и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (п. 4.2.8).

4.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеет следующие реквизиты:

Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилия).

Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.

5. Порядок подготовки и оформления служебных

документов Министерства

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации Министерство в пределах своей компетенции издает на основе и во исполнение законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, решений и поручений органов государственной власти Российской Федерации постановления, разъяснения, приказы, распоряжения по вопросам, отнесенным к его компетенции, ведет переписку с органами исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, органами исполнительной, законодательной и судебной власти субъектов Российской Федерации, организациями и гражданами.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Министерство может издавать нормативные правовые акты совместно или по согласованию с другими федеральными органами государственной власти.

5.1. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Министерства

5.1.1. Структурные подразделения Министерства в соответствии с их компетенцией, определенной положениями о структурных подразделениях Министерства, либо в соответствии с поручениями руководства Министерства разрабатывают нормативные правовые акты. Нормативные правовые акты Министерства труда и социального развития Российской Федерации (постановления, разъяснения) оформляются на бланках установленного образца (Приложения N 1 и N 2).

5.1.2. Нормативные правовые акты должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Министерства.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в подготавливаемом проекте объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта нормативного правового акта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Министерства (независимо от того, каким структурным подразделением Министерства они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных правовых актов.

5.1.3. Нормативные правовые акты должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок.

В зависимости от содержания акт может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

При необходимости разъяснения цели и мотивов издания нормативного правового акта в тексте делается вступительная часть. Если подготовка нормативного правового акта производится по поручению органа государственной власти Российской Федерации, необходимо непосредственно после заголовка или во вступительной части сделать ссылку на соответствующее решение этих органов.

5.1.4. Если нормативный правовой акт предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

5.1.5. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде постановлений и разъяснений Министерства по применению нормативных правовых актов в области труда, занятости и социальной защиты населения.

В случае необходимости нормативные правовые акты могут быть изданы Министерством совместно или по согласованию с федеральными органами исполнительной власти.

Нормативные правовые акты, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь соответствующие номера и единую дату. На подпись представляется соответствующее количество актов.

Нормативные правовые акты, подлежащие согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, в случаях государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации оформляются визами, включающими в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

5.1.6. Нормативные правовые акты Министерства подписываются Министром или лицом, исполняющим обязанности Министра в период его отсутствия (в случаях, если нормативные правовые акты не подлежат государственной регистрации).

Представляемый на подпись проект нормативного правового акта должен быть завизирован: заместителем Министра - куратором структурного подразделения Министерства, подготовившего проект; руководителем соответствующего структурного подразделения или его заместителем; руководителями других структурных подразделений или их заместителями, если затронуты вопросы, касающиеся этих подразделений; руководителем Правового департамента или его заместителями (с указанием: подлежат ли данные нормативные правовые акты государственной регистрации). Визы собираются на втором экземпляре нормативного правового акта.

В процессе указанного выше согласования Правовой департамент рассматривает проекты подготавливаемых документов с точки зрения соответствия их действующему законодательству, настоящей Инструкции и при обнаружении несоответствия действующему законодательству или сохраняющим свое действие нормативным правовым актам, а также других нарушений возвращает проект (не визируя его) исполнителям на доработку с конкретными замечаниями.

В случае несогласия структурного подразделения Министерства - исполнителя с высказанными Правовым департаментом, другими заинтересованными структурными подразделениями Министерства замечаниями и предложениями обоснованные возражения излагаются в письменном виде, прилагаются к подготавливаемому проекту документа и рассматриваются заместителем Министра.

К проекту нормативного правового акта прилагается справка, подписанная руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, подготовившего проект, излагающая существо вопроса с необходимыми расчетами и обоснованиями, отражающая содержащиеся в проекте новые по сравнению с действующим законодательством положения, а также рассылка (список) организаций, которым должен быть направлен нормативный правовой акт.

5.1.7. Подготовленные в установленном порядке нормативные правовые акты передаются в организационно - контрольный отдел Административно - контрольного департамента для окончательного редактирования, оформления, передачи на подпись Министру и регистрацию после подписания.

Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в Министерство юстиции Российской Федерации в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).

К нормативному правовому акту, подлежащему государственной регистрации, прилагается справка, подписанная руководителем Правового департамента. Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован (на обороте каждого листа оригинала) руководителем Правового департамента.

В случае отказа в государственной регистрации в течение 10 дней со дня получения отказа должно быть подписано постановление об отмене соответствующего нормативного правового акта, копия которого направляется в Министерство юстиции Российской Федерации.

Организация работы по подготовке нормативного правового акта Министерства к государственной регистрации и доставке документов в Минюст России и обратно возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства, подготовившего соответствующий проект.

5.2. Порядок подготовки приказов и распоряжений Министерства

5.2.1. Проекты приказов и распоряжений подготавливаются структурными подразделениями Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Департаментом кадровой политики на основании соответствующих представлений. Приказы и распоряжения подписываются Министром или лицом, его замещающим.

5.2.2. Проекты приказов, распоряжений по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями Министра, курирующими вопросы основной деятельности Министерства, по которым вносится проект приказа (распоряжения), а также руководителями Административно - контрольного департамента и Правового департамента (их заместителями).

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются исполнителем - работником Департамента кадровой политики, руководителями структурных подразделений, подготовивших соответствующее представление, заместителем Министра, курирующим данное подразделение, руководителями Департамента кадровой политики, Административно - контрольного департамента. Приказы по вопросам приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат визируются в обязательном порядке руководителями Правового департамента и Департамента финансово - экономического обеспечения (их заместителями). Визы на приказах по кадровым вопросам проставляются на лицевой стороне последнего листа.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, при этом проект возражающим лицом не визируется. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (Приложения N 3, N 4) и при необходимости направляются на подпись со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован (по совместным приказам).

Проекты приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименований министерств и других органов или организаций.

Приказы и распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, кадровым вопросам и распоряжения нумеруются отдельно. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в Административно - контрольном департаменте, приказы по кадровым вопросам - в Департаменте кадровой политики.

5.2.4. Размноженные экземпляры приказов и распоряжений по основной деятельности заверяются печатью Административно - контрольного департамента и направляются адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется и подписывается руководством структурного подразделения Министерства (Приложение N 5). Приказы по кадровым вопросам заверяются печатью Департамента кадровой политики и направляются адресатам в соответствии с рассылкой. Экземпляры приказов и распоряжений в обязательном порядке направляются заместителям Министра, Департаменту кадровой политики, Правовому департаменту, Административно - контрольному департаменту, Департаменту финансового обеспечения, Управлению ведомственного контроля.

5.2.5. Проекты приказов (распоряжений) во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации должны быть подготовлены в течение 10 дней, если постановлением не установлен другой срок.

5.2.6. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд России);

наименование вида документа - приказ или распоряжение;

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 20 июня 2000 г. N 157.

Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.2.7. Приказы и распоряжения, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение) - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи - располагается центрованно;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей - располагаются ниже текста на одном уровне.

5.3. Согласование проекта служебного письма и представление на подпись руководству Министерства

5.3.1. Проекты служебных писем согласовываются со структурными подразделениями Министерства, которые поименованы в резолюции.

В случае необходимости заместитель Министра, координирующий деятельность структурного подразделения Министерства, которое является ответственным исполнителем документа, дает указание по согласованию документа со структурными подразделениями Министерства, не поименованным в резолюции.

Структурные подразделения Министерства, дополнительно привлеченные к исполнению документов, представляют структурному подразделению Министерства - ответственному исполнителю необходимые материалы, а также визируют документ.

Документ, направленный на согласование в структурное подразделение Министерства и не имеющий пометки "Срочно", должен находиться на согласовании не более 3-х дней с момента получения.

При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются структурным подразделением Министерства - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. Если замечания учтены в полном объеме, повторного визирования не требуется. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя Министра, который принимает окончательное решение.

5.3.2. Министром подписываются служебные письма, направляемые:

Руководителю и заместителям руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, и ответы на письма за подписью вышеперечисленных должностных лиц;

инициативные служебные письма и служебные письма во исполнение поручений Правительства Российской Федерации Председателю Правительства Российской Федерации;

в Правительство Российской Федерации с представлением проектов федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Председателю Верховного суда Российской Федерации;

Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации;

руководителям федеральных органов исполнительной власти;

Председателю Государственной Думы и Председателю Совета Федерации;

Председателю Счетной палаты Российской Федерации.

Вышеперечисленные служебные письма в исключительных случаях (болезнь, отпуск, командировка Министра) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Министра.

5.3.3. Заместителями Министра подписываются документы, направляемые:

в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, не поименованные в п. 5.3.2 настоящей Инструкции;

в федеральные органы исполнительной власти (в т.ч. по поручениям Правительства и аппарата Правительства Российской Федерации и по поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей);

депутатам, в комитеты и комиссии Государственной Думы и Совета Федерации;

в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации;

в субъекты Российской Федерации;

организациям и гражданам, на запросы, поступившие в адрес Министерства.

5.3.4. Руководители структурных подразделений Министерства и их заместители подписывают ответы на заявления и жалобы граждан и организаций, запросы и заключения, направляемые руководителям других структурных подразделений Министерства, заместителей Министра, а адресованные Министру - только при наличии визы заместителя Министра, координирующего их деятельность. Также в рамках установленной компетенции руководители структурных подразделений Министерства направляют запросы в территориальные органы Министерства, органы социальной защиты субъектов Российской Федерации и могут давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

5.3.5. Служебные письма, подписываемые Министром и заместителями Министра, должны иметь номер, присваиваемый только Административно - контрольным департаментом. Вторые экземпляры этих документов остаются в делах Административно - контрольного департамента вместе с документами, послужившими основанием к изданию указанных документов Министерства (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).

5.3.6. При отправке ответов на контрольные документы исполнитель обязан представить в Административно - контрольный департамент 3 экземпляра служебного письма: первый - адресату, второй (копия) - в дело Административно - контрольного департамента, третий (копия) - исполнителю.

5.4. Общие требования к оформлению служебных документов

5.4.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

5.4.2. Служебные документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

5.4.4. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Cyr).

5.4.5. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля или в правом верхнем углу листа.

5.5. Бланки документов центрального аппарата Министерства

5.5.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

5.5.2. В центральном аппарате Министерства применяются следующие бланки:

общий угловой бланк Министерства (Приложение N 6);

угловой бланк Министра (Приложение N 7);

угловой бланк первого заместителя Министра (Приложение N 8);

угловой бланк статс - секретаря - заместителя Министра (Приложение N 9);

угловой бланк заместителя Министра (Приложение N 10);

продольный бланк приказа Минтруда России (Приложение N 3);

продольный бланк распоряжения Минтруда России (Приложение N 4);

бланк постановления (разъяснения) Министерства (Приложения N 1, N 2);

бланк повестки и протокола коллегии Министерства (Приложения N 11, N 12).

Допускается использование бланков структурных подразделений Министерства для внутренней переписки.

Использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.

5.5.3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом по заявкам Административно - контрольного департамента и подлежат обязательному учету.

5.5.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 5.5.2 настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

5.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

5.6.1. Пометка ограничения доступа к документу.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

5.6.2. Заголовок к тексту.

Заголовок включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос: "О чем?"" или "О ком?"" ("о выделении...", "об изменении..." и т.п.).

К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок не составляется.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.6.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько структурных подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты.

5.6.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, присваиваемый Административно - контрольным департаментом, состоит из порядкового номера и буквенных индексов лица, подписавшего документ.

Например: N 2573-ВР, 385-АП.

В структурном подразделении Министерства регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения Министерства.

Например: 375-16.

5.6.5. Адресат документа.

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.

5.6.6. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах, распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - "приказываю", "разрешаю".

В постановлениях, разъяснениях распорядительных текст излагается от третьего лица единственного числа - "разъясняет", "постановляет".

В документах, принятых совместно с другими органами и организациями, текст излагается: от первого лица множественного числа в приказах (распоряжениях) - "приказываем", "решили", от третьего лица множественного числа в постановлениях, разъяснениях - "постановляют", "разъясняют".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".

В письмах допускаются следующие формы изложения: "просим направить", "считаю необходимым", "Министерство не возражает".

5.6.7. Подпись.

В приказах, распоряжениях Министерства в реквизите "подпись" содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.6.8. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.

5.6.10. Визы.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.

5.6.11. Резолюция.

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием номера и даты документа, корреспондента.

5.6.12. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона печатаются шрифтом N 10 на лицевой стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу от левой границы текстового поля.

Например:

Петров Иван Иванович

200-23-23

или

Петров

200-23-23.

5.6.13. Приложение.

Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании и т.п.).

Приложения к нормативным правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера.

Например:

5.7. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

5.7.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.

5.7.2. Переписка Министра, заместителей Министра, Управления международного сотрудничества с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма премьер - министру, министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

5.7.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам:

Адресат включает инициалы и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

5.7.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно - цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах - ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

6. Подготовка материалов к совещаниям

и заседаниям Правительства Российской Федерации

и его Президиума, совещаниям и заседаниям

коллегии Министерства

6.1. Подготовка и проведение заседаний коллегии Министерства осуществляется в соответствии с планом заседания коллегии, подготавливаемым организационно - контрольным отделом Административно - контрольного департамента на основе предложений структурных подразделений и утверждаемым Министром.

6.2. Материалы, подлежащие рассмотрению на заседании коллегии Министерства, должны содержать проект принимаемого коллегией решения (протокольного решения) и справку - обоснование, завизированные руководителем структурного подразделения, заместителем Министра, обеспечивающими их подготовку; изложены кратко с указанием того, с кем они согласованы; должны содержать конкретные предложения по рассматриваемым вопросам с экономическим анализом и необходимыми расчетами, обоснованиями и отражением новых положений, отличающихся от действующего законодательства и ранее принятых нормативных актов. Объем материалов к заседаниям коллегии Министерства, как правило, не должен превышать 10 страниц. К материалам должен быть приложен список приглашенных на заседание коллегии. Ответственность за качество подготовки документов, представляемых на рассмотрение коллегии, возлагается на руководителей структурных подразделений и курирующих их заместителей Министра.

6.3. Материалы к очередному заседанию коллегии, надлежаще оформленные, представляются в организационно - контрольный отдел Административно - контрольного департамента не позднее чем за 10 рабочих дней до назначенной даты заседания для размножения и рассылки членам коллегии и другим участникам заседания.

6.4. Проект повестки очередного заседания коллегии Министерства вместе с соответствующими материалами не позднее чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания представляются руководству Административно - контрольного департамента для доклада Министру.

6.5. Заседания коллегии оформляются протоколом. В протоколе указываются его номер, дата проведения заседания, председательствовавший и присутствовавшие члены коллегии, руководители структурных подразделений и их заместители, а также приглашенные на заседание, наименование рассматриваемого вопроса, фамилии выступивших и результат обсуждения.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделениями, ответственными за подготовку и исполнение.

Протокол подписывается Министром или по его поручению председательствовавшим на заседании коллегии и рассылается согласно списку, согласованному с руководством Административно - контрольного департамента.

Подлинные протоколы и материалы к заседаниям коллегии хранятся в организационно - контрольном отделе Административно - контрольного департамента.

6.6. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании у Министра, заместителей Министра осуществляется (по указанию Министра, заместителей Министра) соответствующими структурными подразделениями Министерства.

6.7. Протокол совещания у Министра составляется заместителем руководителя Административно - контрольного департамента, протокол совещания у заместителя Министра составляется его помощником совместно с соответствующим руководителем структурного подразделения Министерства, обеспечивающим подготовку материалов к совещанию, и доводится до исполнителей.

Протокол совещания составляется на основании записей, произведенных во время совещания (Приложение N 13).

6.8. Представление в Административно - контрольный департамент структурными подразделениями Министерства предложений и заключений по материалам Правительства Российской Федерации для участия Министра в заседаниях Правительства Российской Федерации и его Президиума осуществляется в сроки, указанные в поручениях руководителя Административно - контрольного департамента или его заместителей.

6.9. Подготовка структурными подразделениями Министерства материалов к совещаниям у Президента Российской Федерации, у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаниям палат Федерального Собрания Российской Федерации и их комитетов, Правительства Российской Федерации и его Президиума, комиссий Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке и в сроки, определяемые Министром. При этом материалы, вносимые для рассмотрения на заседаниях Правительства Российской Федерации и его Президиума, комиссий Правительства Российской Федерации, должны быть подготовлены должностными лицами, поименованными в поручении (резолюции) Министра, и доложены лично Министру заблаговременно, учитывая, что материалы к заседанию Правительства Российской Федерации и его Президиума должны быть представлены в Аппарат Правительства Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума.

7. Порядок регистрации и отправки исходящих документов

7.1. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.

7.2. Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения.

7.3. В Административно - контрольном департаменте регистрируются следующие исходящие документы:

постановления и разъяснения Министерства, приказы и распоряжения по основной деятельности Министерства, письма, телеграммы за подписью Министра;

документы структурных подразделений Министерства за подписью заместителей Министра, контроль за которыми осуществляется Административно - контрольным департаментом;

документы структурных подразделений Министерства, направляемые в другие федеральные органы исполнительной власти и иные организации за подписью заместителей Министра.

7.4. Присвоение буквенных индексов и порядок нумерации издаваемых Министерством приказов (распоряжений), постановлений, разъяснений, писем определяется Административно - контрольным департаментом.

Документы, указанные в п. 8.3, после подписания Министром, заместителями Министра, передаются в Административно - контрольный департамент для регистрации.

7.5. В структурных подразделениях Министерства регистрируются все исходящие документы, не включенные в п. 8.3 настоящей Инструкции.

7.6. Отправка исходящей корреспонденции производится только Административно - контрольным департаментом, в исключительных случаях - нарочным от структурного подразделения (с уведомлением об этом Административно - контрольного департамента).

7.7. До передачи документа на отправку работник структурного подразделения Министерства, отвечающий за делопроизводство, обязан проверить наличие подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

7.8. Документы, направляемые в адрес Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются в Отдел правительственной корреспонденции для регистрации и отправки.

7.9. Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке в тот же день, структурные подразделения Министерства должны сдать в Административно - контрольный департамент до 10-00.

Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется фельдъегерской связью по указанию руководства Административно - контрольного департамента.

7.10. Обработка отправляемой корреспонденции в Административно - контрольном департаменте включает ее сортировку, адресование, фальцевание и упаковку в конверты. Обработанная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.

7.11. В Административно - контрольном департаменте проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.

8. Машинописные, копировальные работы

8.1. В центральном аппарате Министерства печатаются только документы служебного характера.

8.2. Машинописные и копировально - множительные работы осуществляются Общим отделом, а также на компьютерах и копировально - множительных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях Министерства.

8.3. В Общий отдел принимаются рукописи документов (не менее 5 страниц) на основании специального бланка - заказа (Приложение N 14), подписанного руководителем структурного подразделения или его заместителем, с указанием в нем наименования структурного подразделения, фамилии и номера телефона исполнителя, количества экземпляров, в необходимых случаях - срока исполнения.

Принятые материалы печатаются на компьютере в количестве не более 2-х экземпляров. Нужное количество экземпляров размножается исполнителем документа на копировально - множительных аппаратах.

Заказчик для исполнения документов, требующих последующей правки и доработки в структурных подразделениях Министерства, представляет в Общий отдел вместе с рукописью дискету для записи текста.

Печатание материалов под диктовку в машинописном бюро не допускается.

Проекты федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации печатаются на лазерном принтере в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется заместителем руководителя Административно - контрольного департамента - начальником Общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Документы, отпечатанные в Общем отделе, должны отвечать требованиям, предъявляемым к машинописной переписке и оформлению документов (отсутствие помарок, подтирок, исправлений, правильное расположение текста).

8.4. Выполнение копировально - множительных работ осуществляется Общим отделом на основании специального бланка - заказа (Приложение N 15), подписанного руководством Административно - контрольного департамента. Разрешение на размножение на цветном ксероксе дает только руководитель Административно - контрольного департамента.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.

Размножение материалов, как правило, должно производиться с использованием обеих сторон листа.

В Общем отделе ведется учет количества размноженных экземпляров с выдачей заказчику копий под расписку.

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и его Президиума, коллегии Министерства.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководством Административно - контрольного департамента и подтверждается пометкой и визой на бланке заказа.

Работники Общего отдела, выполняющие копировально - множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Бланк - заказ хранится не менее шести месяцев и по истечении указанного срока уничтожается.

9. Организация приема и передачи документов

с использованием средств факсимильной связи и телетайпа

9.1. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в Административно - контрольном департаменте.

9.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с грифом "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи секретных документов.

9.3. Поступившие факсограммы учитываются в Общем отделе в автоматизированной системе учета факсограмм без отметки о регистрации и передаются адресатам.

9.4. Подлежащие передаче посредством факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы.

10. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ в Министерстве, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел в центральном аппарате Министерства.

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в центральном аппарате Министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

10.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства (Приложение N 16) составляется работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Административно - контрольным департаментом и подписывается руководителем структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел структурные подразделения Министерства руководствуются Положением о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации, положением о структурном подразделении, штатным расписанием структурного подразделения, планами и отчетами о проделанной работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Разработка номенклатур дел в структурных подразделениях Министерства проводится не позднее декабря текущего года. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатур дел оказывает Центральный объединенный ведомственный архив Министерства (далее - архив Министерства).

Вновь созданное структурное подразделение Министерства обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Административно - контрольный департамент на согласование.

10.1.3. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства. Сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК), Экспертной проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается Министром. Согласовывается сводная номенклатура дел с ГАРФ не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве (Приложение N 18).

10.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают от Административно - контрольного департамента выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата Министерства.

10.1.7. Разделы в сводной номенклатуре дел центрального аппарата Министерства соответствуют названиям структурных подразделений Министерства и располагаются в соответствии с утвержденной структурой центрального аппарата Министерства.

10.1.8. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности центрального аппарата Министерства, справочные и контрольные картотеки.

10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.1.10. Графы номенклатуры дел в центральном аппарате Министерства и структурных подразделениях Министерства заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в центральном аппарате Министерства цифрового обозначения структурного подразделения Министерства, его отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения Министерства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например, условное обозначение Департамента комплексного анализа, прогнозирования и мониторинга - 5. Если добавить условное обозначение отдела комплексных социальных программ - 1 и порядковый номер дела по номенклатуре дел - 01 (дела в каждом отделе начинаются с порядкового номера 01), то индекс дела будет обозначен 5.1.-01;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в конкретной форме отражать основное содержание и состав документов этого дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела для всех томов и заголовки повторяются.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование Министерства или структурного подразделения Министерства;

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа), и деятельность организации;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (год), к которым относятся документы дела;

в конце заголовка дела указывается копийность или подлинность документов, находящихся в этом деле. Если в деле подшита копия, то местонахождение подлинника обязательно должно быть указано в графе 5 "Примечание".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы о проведении семинаров по охране труда (планы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с департаментами федеральной государственной службы занятости по субъектам Российской Федерации по вопросам занятости населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты Минтруда России по финансовой деятельности".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года;

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей согласно "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.);

в графе 5 "Примечание" указываются названия "Перечней", использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1997 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках Министерства, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

10.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, формируются не предусмотренные по номенклатуре дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждой номенклатуре оставляются резервные номера.

10.1.12. По окончании календарного года работником структурного подразделения Министерства, ответственным за делопроизводство, составляется итоговая запись (Приложение N 17) о категориях и количестве заведенных дел. Отдельно подсчитывается количество дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Общий отдел, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и расшифровка подписи.

10.2. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях Министерства

10.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Дела Министерства формируются в структурных подразделениях Министерства. Формированием дел занимаются работники структурных подразделений Министерства, ответственные за делопроизводство.

10.2.3. Полностью исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику структурного подразделения Министерства, ответственному за делопроизводство, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются отметки "В Дело N ___", дата, подпись исполнителя, расшифровка подписи.

10.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дела подразделяются на тома.

10.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в каждом личном деле располагаются в определенной последовательности и подлежат особому учету. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы".

Лицевые счета работников Министерства группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (в том числе лицевые счета). Полное оформление дела обязательно предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 20); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (Приложение N 21); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

Особое внимание уделяется брошюрованию дел. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку в 4 прокола. Переплет дела проводится в обязательном порядке.

10.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

10.2.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов.

На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива, федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, наименование структурного подразделения Министерства.

При проверке дел, по окончании года, в реквизитах на обложках дел постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в деле в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.9. Для учета документов, определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (10 и выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 22) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.10. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Министерства осуществляется Административно - контрольным департаментом. Методическую помощь структурным подразделениям оказывает архив Министерства.

10.3. Организация оперативного хранения документов в структурных подразделениях Министерства

10.3.1. Поступившие в Министерство федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации после проведения с ними необходимых управленческих действий в соответствии с указаниями руководства Министерства передаются Административно - контрольным департаментом для хранения в Правовой департамент.

Копии этих документов, а также документов, направленных в федеральные органы государственной власти, подлинные экземпляры приказов, инструкций, разъяснений, писем и телеграмм, копии протоколов и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, правительственных комиссий, подлинные протоколы заседаний коллегии и совещаний Министерства хранятся в Административно - контрольном департаменте.

Все остальные документы хранятся непосредственно в структурных подразделениях Министерства.

10.3.2. Выдача дел, формируемых в Административно - контрольном департаменте, не допускается. При необходимости отдельный документ может быть изъят из дела для копирования с разрешения руководства Административно - контрольного департамента.

10.4. Порядок хранения дел (документов) в структурных подразделениях Министерства

10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства.

10.4.2. Руководители структурных подразделений Министерства и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут персональную ответственность за хранение документов.

10.4.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, для обеспечения их сохранности и предохранения документов от пыли и воздействия солнечного света.

10.4.4. В целях повышения оперативного поиска документов все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении, в каждом шкафу должна быть копия (или выписка) номенклатуры дел, хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

10.4.5. Работники структурных подразделений Министерства хранят у себя только документы, находящиеся на исполнении.

10.4.6. Завершенные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и по личному составу находятся по месту их формирования, в структурных подразделениях Министерства, в течение двух лет и только по истечении этого срока сдаются по описям в архив Министерства.

Завершенные дела временного (до 10 лет) срока хранения остаются в структурных подразделениях Министерства для справочной работы. По истечении сроков хранения дел работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, составляет акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения, который согласовывается с ЦЭК Министерства.

10.4.7. Дела, документы, из текущего архива структурного подразделения Министерства могут выдаваться во временное пользование работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство, работникам Министерства только под расписку, на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения в текущий архив структурного подразделения Министерства. Без ведома работника структурного подразделения Министерства, ответственного за делопроизводство, запрещается брать дела, документы из текущего архива структурного подразделения Министерства.

10.4.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения из текущего архива структурного подразделения Министерства допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника документа.

11. Порядок подготовки и передачи дел

на хранение в Центральный объединенный ведомственный

архив Министерства

11.1. Документы Министерства труда и социального развития Российской Федерации являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на государственное хранение в ГАРФ, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для организации и проведения работ по хранению документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в Министерстве в составе Административно - контрольного департамента действует Центральный объединенный ведомственный архив (далее - архив Министерства), в котором хранятся документы постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу (лицевые счета), документы подведомственных Министерству организаций, имеющие научное, историческое, социальное и практическое значение.

Архив Министерства организует работу по учету документов, их использованию, хранению, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ).

11.2. Подготовка дел к передаче на хранение в архив Министерства предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Министерства и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

актов о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

Эта работа проводится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), настоящей Инструкцией и выполняется работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство.

11.2.1. Контроль за выполнением вышеуказанных работ осуществляет Административно - контрольный департамент. Методическую помощь структурным подразделениям Министерства оказывает архив Министерства.

11.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства

11.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор на хранение и установление сроков хранения документов на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности в Министерстве на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Министерства.

11.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Министерства.

11.3.3. Функции и задачи ЦЭК, ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются руководителем Административно - контрольного департамента (ЦЭК) и руководителем структурного подразделения Министерства (ЭК). Положение о ЦЭК Министерства до его утверждения согласовывается с Федеральной архивной службой России.

11.3.4. Предварительная экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством архива Министерства.

11.3.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Министерства осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Министерства.

Дела с временным сроком хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности" подлежат хранению в структурных подразделениях Министерства.

11.3.6. Отбор документов производится в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" (М., 2000 г.), номенклатуры дел структурного подразделения, настоящей Инструкцией. Во всех делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, копии документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет ) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

11.4. Порядок составления описей дел

11.4.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда Министерства, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

11.4.2. Сдаточные описи структурные подразделения Министерства составляют отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета.

На дела временного (до 10 лет ) срока хранения сдаточные описи не составляются.

Сдаточные описи на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (10 и выше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу, в т.ч. лицевые счета, составляются в конце каждого года. По описям структурные подразделения Министерства сдают свои дела в архив Министерства.

Методическую помощь в составлении описей дел оказывает архив Министерства.

11.4.3. Сдаточные описи дел, подготовленные структурными подразделениями Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой архив Министерства передает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации, в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

11.4.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 23) и представляются в архив Министерства через каждые два года.

11.4.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения Министерства имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части, тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.

11.4.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то и каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый в пределах календарного года; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а последующие заголовки дел полностью повторяются; графа описи "примечание", используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

11.4.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

11.4.8. Опись дел постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая структурным подразделением Министерства, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с архивом Министерства и утверждается руководителем структурного подразделения Министерства в обязательном порядке.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении Министерства. При наличии в структурном подразделении Министерства ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. В структурном подразделении Министерства опись дел, до ее утверждения, должна быть согласована с ЭК.

11.5. Порядок уничтожения дел. Составление акта о выделении к уничтожению дел

11.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (Приложение N 24) производится после составления сводной описи дел Министерства за тот же период.

Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЦЭК (ЭК) Министерства одновременно. Согласованные с ЦЭК (ЭК) Министерства акты о выделении к уничтожению дел и описи дел постоянного хранения, после согласования с их с ЭПК ГАРФа, утверждаются Министром.

Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.

11.5.2. Акты о выделении к уничтожению дел составляются структурными подразделениями Министерства. Если в акте перечислены дела нескольких структурных подразделений Министерства, то название каждого структурного подразделения Министерства указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.5.3. Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Министерства.

11.5.4. Контроль за уничтожением дел, не подлежащих хранению в структурных подразделениях Министерства, возлагается на Административно - контрольный департамент.

Методическую помощь в подготовке составления акта о выделении к уничтожению дел оказывает архив Министерства.

11.6. Передача дел на хранение в архив Министерства

Документы принимаются на хранение в архив Министерства в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.

11.6.1. В архив Министерства передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, в том числе лицевые счета. Передача дел в архив Министерства осуществляется только по описям.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Министерства не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Министерства.

11.6.2. Оформленные дела передаются в архив Министерства в установленном порядке после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях Министерства.

Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику передачи дел, согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и утвержденному руководителем Административно - контрольного департамента.

Неподшитые, непереплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Министерства не принимаются.

11.6.3. В период подготовки дел структурным подразделением Министерства к передаче их в архив Министерства работником архива Министерства предварительно поверяется правильность: формирования, оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При необнаружении дел обязательно составляется акт (Приложение N 25).

11.6.4. Прием дел производится работником архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи работника архива Министерства, принявшего дела, и работника структурного подразделения Министерства, передавшего дела на хранение в архив.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно - контрольные картотеки, программные средства, базы данных на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Заголовок каждой картотеки или базы данных также включается в опись.

11.6.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства работник, ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения Министерства, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Министерства увязанными в связки.

11.6.6. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, находящиеся в архиве Министерства, по истечении 15 лет передаются в ГАРФ в установленном порядке.

11.7. Порядок выдачи дел во временное пользование из архива Министерства

11.7.1. Выдача дел или копий документов из архива Министерства регистрируется в книгах:

выдачи дел работникам структурных подразделений Министерства;

выдачи дел во временное пользование сторонним организациям.

11.7.2. Дела (документы) выдаются из архива Министерства во временное пользование на срок, не превышающий:

10 дней - для работников Административно - контрольного департамента;

1 месяц - для работников структурных подразделений Министерства;

3 месяца - для работников сторонних организаций.

По истечении установленного срока дела (документы) должны быть возвращены на место их хранения, в архив Министерства.

11.7.3. Выдача дел или копий документов их архива Министерства в структурные подразделения Министерства осуществляется под расписку. При выдаче дела или документа во временное пользование на место выдаваемого дела (документа) помещается отдельная для каждого дела (документа) карта - заменитель, в которой указывается: номер и заголовок дела, номер описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело (документ), дата его возвращения и подпись работника архива Министерства, выдавшего дело (документ). При возвращении дела (документа) в архив Министерства карта - заменитель изымается.

11.7.4. Сторонним организациям копии документов их архива Министерства выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя Административно - контрольного департамента.

11.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения на длительный срок допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Министра с оставлением в деле заверенных копий изъятых документов и акта о причинах выдачи подлинника документа. Состояние документов, возвращаемых в архив Министерства, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документ.

11.7.6. При любом перемещении дел в архиве Министерства обязательно должны соблюдаться меры предосторожности, которые надежно обеспечат сохранность дел в архиве.

12. Порядок работы с предложениями,

заявлениями и жалобами граждан и организация

их приема по личным вопросам

12.1. Ответственность за учет и регистрацию всех предложений, заявлений и жалоб граждан и их своевременное рассмотрение возлагается на Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты. Учет, регистрация, своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется Управлением социально - демографической политики и развития социальной защиты в соответствии с действующим законодательством.

Управление социально - демографической политики и развития социальной защиты рассматривает поступившие письма, как правило, самостоятельно или после консультации с соответствующими структурными подразделениями Министерства.

Отдельные письма и обращения граждан могут быть направлены на рассмотрение непосредственно в структурные подразделения Министерства руководством Министерства или через Административно - контрольный департамент. В особых случаях письма и обращения граждан передаются руководству Административно - контрольного департамента для доклада Министру.

12.2. Организация приема граждан по личным вопросам возложена на Департамент по делам ветеранов, пожилых людей и приема населения и осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Приложение N 1

Приложение N 2

Приложение N 3

Приложение N 4

Приложение N 5

Приложение N 6

Приложение N 7

Приложение N 8

Приложение N 9

Приложение N 10

Приложение N 11

Приложение N 12

Приложение N 13

Приложение N 14

Приложение N 15

Приложение N 16

Приложение N 17

Приложение N 18

Приложение N 19

Приложение N 20

Приложение N 21

Приложение N 22

Приложение N 23

Приложение N 24

Приложение N 25