Приказ Минэнерго РФ от 23.03.2009 N 78

МИНИСТЕРСТВО ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 23 марта 2009 г. N 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

МИНИСТЕРСТВА ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В целях усовершенствования работы с документами в Министерстве энергетики Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция), согласованную с Росархивом.

2. Возложить на Департамент управления делами и государственной службы контроль за соблюдением в Министерстве требований Инструкции.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства энергетики Российской Федерации организовать изучение Инструкции сотрудниками структурных подразделений и обеспечить соблюдение требований Инструкции.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра В.М. Азбукина.

Вр.и.о. Министра

С.И.КУДРЯШОВ

Утверждена

Приказом Минэнерго России

от 23 марта 2009 г. N 78

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭНЕРГЕТИКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов; устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413) и на основе Конституции Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993 N 237), Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696), Федеральных законов от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451), от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293, N 49, ст. 6070), от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253) и других законодательных актов, а также Постановлений Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587), от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165), государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 г. N 7418), Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011), иных нормативных правовых актов.

3. Работа с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165).

4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

5. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются Департаментом управления делами и государственной службы.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

6. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.

8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота, в т.ч. порядка работы с обращениями граждан, в департаментах возлагаются на их руководителей. Директора департаментов назначают ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов, в должностные обязанности которых входят в том числе:

прием, учет и распределение поступающих в департамент документов;

передача документов на рассмотрение директору департамента и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов департамента, проверка правильности их оформления и передача документов на отправку;

контроль состояния исполнения документов с установленными сроками исполнения;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в электронную базу данных департамента информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", находящихся на исполнении у сотрудников департамента;

обеспечение учета, использование и сохранности номерных гербовых бланков Министерства;

подготовка перечня испорченных бланков для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы (вместе с бланками), ежеквартально;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов и возвращением их в отдел организации делопроизводства и архива;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в Департамент управления делами и государственной службы (на архивное хранение);

составление актов об уничтожении дел с истекшими сроками хранения в соответствии с действующими перечнями дел со сроками хранения и утвержденной номенклатурой дел, организация и обеспечение уничтожения документов;

ознакомление сотрудников департамента с нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступающими в подразделение;

прием и передача информации по средствам факсимильной связи, установленным в департаменте.

9. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.

II. Правила подготовки и оформления документов

(документирование)

Акты Министерства

10. Правовые акты Министерства издаются в виде приказов и распоряжений. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах компетенции в виде приказов. Правовые акты организационно-распорядительного характера издаются Министерством в виде приказов и распоряжений.

11. Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.

Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.

12. Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

13. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа (распоряжения) Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.

14. Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

15. Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

16. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

Бланки документов

17. Документы Министерства, как правило, оформляются на гербовых бланках (далее - бланках) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

18. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Департамента управления делами и государственной службы (Приложение N 1).

19. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.

20. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

21. Отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы ведет централизованный учет бланков раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале), при этом используются следующие реквизиты:

количество экземпляров;

номера гербовых бланков;

наименование департамента, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении.

В департаментах бланки учитываются и выдаются под роспись в регистрационно-учетной форме (журнале).

22. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится Департаментом управления делами и государственной службы по акту о списании и уничтожении номерных гербовых бланков Министерства энергетики Российской Федерации (Приложение N 16). Департаменты передают перечень испорченных бланков вместе с испорченными бланками в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы для уничтожения.

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

23. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":

1) Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696).

2) Наименование и справочные данные о Министерстве

Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.

Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3) Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.08.2008

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например:

14 августа 2008 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

4) Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного Министру или заместителям Министра, состоит из инициалов, порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например:

СШ-111-47

Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного на Министерство, состоит из условного сокращения названия Министерства (МЭ), порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Например:

МЭ-1000-31

Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, порядкового номера и индекса департамента, исполнившего этот документ.

Например:

СШ-1771/12

Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера.

Например:

12-147

5) Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

6) Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7) Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" располагается в правой части бланка и печатается через 1 межстрочный интервал.

Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Наименование организации и ведомства следует писать перед наименованием структурного подразделения.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.

Например:

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Если служебное письмо направляется руководителям нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При направлении письма в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес.

Например:

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, почтовый адрес.

Например:

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

8) Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Составные части реквизита отделяются друг от друга межстрочным интервалом 1,5.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Например:

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

9) Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").

Например:

ПРИКАЗ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?")

Например:

Должностной регламент

заместителя начальника отдела

Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой).

К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.

10) Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (просим предоставить, направляем в Ваш адрес);

от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым);

от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает).

11) Отметка о наличии приложений

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, отделяется от текста письма дополнительным интервалом 12 пт и печатается с 1 межстрочным интервалом:

Например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Например:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:

Например:

В приложении к правовому акту Министерства (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Например:

Допускается написание слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.

12) Подпись

Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются Министром или, по его поручению, заместителем Министра.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов или заместителями директоров в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Например:

При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.

Например:

Если Министр отсутствует, то документ подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Министерства. При этом к должности добавляется "Врио" (временно исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписывающего документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные федеральные органы исполнительной власти, подписи располагают на одном уровне.

Например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

13) Согласование проекта документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы. Документы, подлежащие правовой экспертизе, визируются в Юридическом департаменте.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза ставится в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса департамент, ответственный за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Министру (заместителю Министра), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещенными перед личной подписью визирующего:

Например:

В процессе согласования департаменты Министерства, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений) с учетом замечаний должностного лица (корректора), осуществляющего их обязательное редактирование.

Корректор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Министру и его заместителям приказов (распоряжений) без штампа корректора.

Внешнее согласование документа (согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются) оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, оформляется следующим образом:

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле согласуемого документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Министерства;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Проекты нормативных правовых актов согласовываются с федеральными органами исполнительной власти до подписи руководством Министерства.

При наличии разногласий между организациями по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.

14) Оттиск печати

Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, указанные в Положении о Министерстве.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных иными нормативными правовыми актами.

К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью Министерства, относятся:

Министр;

заместители Министра;

должностные лица, имеющие право подписи финансовых и платежных документов.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

Гербовой печатью удостоверяются:

акты (выполненных работ; сверки дебиторской и кредиторской задолженности; приема законченных строительством объектов, экспертизы и другие);

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах, арбитражных судах и другие);

государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные договоры и соглашения;

технические задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, техническое перевооружение, НИОКР и другие);

заявки (получение ассигнований, валюты и другие);

заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта платежных документов и другие);

карточки образцов подписей;

служебные контракты с государственными гражданскими служащими;

трудовые контракты с руководителями подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;

лимиты бюджетных обязательств, утвержденные руководством Министерства энергетики Российской Федерации;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

представления (ходатайства) о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

почетные грамоты, благодарности Министерства энергетики Российской Федерации, удостоверения к ведомственным наградам;

поручения (бюджетные, казначейские, банковские, пенсионные, платежные, сводные на получение или перевод инвалюты, на импорт и другие);

реестры (чеков, бюджетных, казначейских и других поручений, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство Российской Федерации);

сметы расходов (на содержание территориальных органов Министерства энергетики Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и организаций и другие);

служебные удостоверения;

справки финансового характера;

уставы подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;

штатные расписания и изменения к ним;

архивные справки (для жителей стран - членов СНГ);

иные документы, в случаях, прямо предусмотренных приказами Министерства.

Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью Министерства, несут должностные лица, их подписавшие.

Министерство энергетики Российской Федерации имеет один экземпляр гербовой печати. Изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати допускается при необходимости по решению Министра.

Гербовая печать хранится в Финансовом департаменте.

Персональная ответственность за организацию сохранности гербовой печати и использование ее оттиска строго по целевому назначению возлагается на директора Финансового департамента.

Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) для Министерства производится на основании поручения Министра с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст "Государственный стандарт Российской Федерации печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования".

Замена гербовой печати (уничтожение) производится по акту комиссией в составе не менее трех человек, которая назначается приказом Министерства.

15) Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.

16) Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает наименование департамента, фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом Times New Roman N 8.

Например:

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

17) Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа помещается справа в нижнем поле первого листа документа и включает в себя слова "В дело" (без кавычек), ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.

Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.

В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении, личная подпись, расшифровка подписи и дата.

18) Резолюция

Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 x 297), А5 (148 x 210 мм), А6 (148 x 105 мм), а также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.

В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный среди списка исполнителей может быть определен проставлением отметки "отв." или "свод". Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно ему подчиненным.

Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Министра или заместителя Министра с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

19) Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом "Контроль" и печатают в верхнем правом углу резолюции.

20) Учет печатей и штампов

Отдел безопасности, режима и государственной тайны ведет учет печатей и штампов, используемых в Министерстве, в специальном журнале.

Печати и штампы выдаются под роспись.

Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

24. Приказами оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.

Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в Приложении N 2.

25. На приказах Министерства по основной деятельности Юридический департамент проставляет отметку о необходимости направления конкретного приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Ответственный за разработку приказа департамент не позднее 5 дней с момента подписания приказа, подлежащего направлению в Министерство юстиции Российской Федерации, представляет в Юридический департамент:

5 копий приказа;

справку к приказу;

сопроводительное письмо в Министерство юстиции Российской Федерации;

копию приказа на магнитном носителе;

копию приказа о временном исполнении обязанностей Министра энергетики Российской Федерации (в случае, если приказ подписан лицом, временно исполняющим обязанности Министра).

26. Контроль соответствия проектов приказов требованиям по форме, установленным в настоящей Инструкции, осуществляет Департамент управления делами и государственной службы.

27. Проекты приказов, которые подготавливают и вносят департаменты на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке, согласовываются следующими должностными лицами:

исполнителем, подготовившим проект приказа;

директором департамента-исполнителя, подготовившего проект приказа;

директорами департаментов, деятельности которых касается проект приказа или которым в приказе даются конкретные поручения;

директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);

директором Юридического департамента;

директором Департамента управления делами и государственной службы;

заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности департамента-исполнителя.

Проекты приказов по основной деятельности представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственными за их оформление и согласование.

Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом управления делами и государственной службы по представлениям департаментов Министерства и согласовываются со следующими должностными лицами:

директором Департамента управления делами и государственной службы;

директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);

с заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности Департамента управления делами и государственной службы (проекты приказов, представляемые на подпись Министру).

Проекты приказов по личному составу представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом.

28. Согласование проектов приказов департаментами Министерства осуществляется в срок до 10 дней, но не более 2-х дней в каждом департаменте, с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Согласование проектов приказов Юридическим департаментом (правовая экспертиза) осуществляется в срок не более 7 дней, при необходимости указанный срок может быть продлен по решению заместителя Министра, осуществляющего координацию деятельности Юридического департамента. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа.

Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными департаментами возлагаются на директоров департаментов, ответственных за подготовку проектов.

29. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит изложению в новой редакции и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

30. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись Министру (его заместителю) при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков, приказы о командировании нумеруются отдельно в пределах календарного года.

31. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации.

2) Наименование Министерства.

3) Наименование вида документа - приказ.

4) Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Министерстве энергетики Российской Федерации

6) Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, а также ссылка на официальный источник его опубликования либо дата и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если преамбула в проекте отсутствует, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты (с указанием Ф.И.О. директора департамента в соответственном падеже) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Министерства и не может быть одним из этих адресатов.

По решению Министра или заместителя Министра, подписывающего приказ, контроль за его исполнением может не возлагаться на иное должностное лицо (департамент). В таком случае последний пункт приказа формулируется: "Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой".

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

Если приказ изменяет, отменяет, дополняет или признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка, ссылку на официальный источник его опубликования либо дату и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.

В приказ не следует включать поручение о доведении его до сведения департаментов, должностных лиц и организаций.

Департамент-исполнитель готовит вместе с проектом приказа указатель рассылки, который содержит перечисление необходимых адресатов.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

7) Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Министерства (приказов, распоряжений, протоколов) проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).

8) Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта приказа, включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

Например:

9) Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две или, при необходимости, более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними пробел ставится.

Приказы подписывает Министр или заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

10) Приложения в приказе допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации"; "Внести изменения в Приказ Минэнерго России от 28 июля 2008 г. N 543 "Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минэнерго России" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N".

Например:

"1. Утвердить:

состав аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 1);

регламент аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 2);

график аттестации федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минэнерго России (приложение N 3)".

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.

Например:

При утверждении приказом прилагаемого документа слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" заменяется на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа, вида утверждаемого приложения).

Например:

При оформлении приложения к приказу на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

Приложения к приказу визируются директором департамента-исполнителя, подготовившего проект. Виза ставится с оборотной стороны последнего листа приложения.

32. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается по центру;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Регистрационный номер документа (приказа), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи.

33. Подписанный (подлинный) приказ, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) приказа в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где приказ регистрируется. Второй экземпляр (копия) приказа тиражируется исполнителем.

Исполнитель приказа готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный приказ). Указатель рассылки (Приложение N 2) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.

Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.

Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью Департамента управления делами и государственной службы и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Оригинал приказа хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.

34. Приказы о командировании работников центрального аппарата Министерства в служебные командировки оформляются на специальном бланке по унифицированной форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 мая 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" <1> (пример оформления приказа приведен в Приложении N 2).

--------------------------------

<1> Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 15.03.2004 N 07/2732-ЮД).

Приказы о командировании нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года с добавлением к номеру букв "ком".

Копия приказа о командировании в обязательном порядке должна быть представлена в отдел бухгалтерского учета и отчетности центрального аппарата Финансового департамента.

Приказы о командировании подписываются Министром или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.

35. Распоряжение - правовой акт организационно-распорядительного характера, издаваемый Министерством преимущественно по оперативным вопросам своей повседневной деятельности, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов Министерства (пример оформления приведен в Приложении N 2).

36. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Распоряжение подписывает Министр или заместители Министра.

37. Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов Министерства по основной деятельности. Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.

Распоряжения учитываются и хранятся в Департаменте управления делами и государственной службы. Регистрационный номер распоряжения состоит из его порядкового номера в пределах календарного года с добавлением через дефис "р", например: 120-р.

38. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) утверждаются приказом Министерства.

39. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

40. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

41. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

42. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Вопросы нумеруются арабскими цифрами, которые печатаются от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

43. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом Times New Roman N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

44. Протоколы согласительных совещаний готовятся департаментами на листах формата А4 и регистрации не подлежат.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой автоматизации документооборота и контроля исполнения.

45. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет ответственный исполнитель и подписывает директор (заместитель директора) департамента-исполнителя. Копии протоколов или их размноженные экземпляры заверяются печатью Департамента управления делами и государственной службы.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.

46. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 шрифтом Times New Roman N 14 и имеют следующие реквизиты (Приложение N 3).

1) Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman N 17 и выравнивается по центру.

2) Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру.

3) Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.

4) Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

5) Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал 1,5.

6) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Отметка об исполнителе протокола проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).

Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта протокола, включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подписанный (подлинный) протокол совещания у Министра или заместителя Министра, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) протокола в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где протокол регистрируется. Регистрационный номер протокола состоит из буквенного индекса имени и фамилии подписавшего или утвердившего документ и порядкового номера с добавлением букв "пр".

Например:

АВ-15пр

Первый (подлинный) экземпляр хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.

Второй экземпляр (копия) протокол тиражируется исполнителем.

Исполнитель протокола готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный документ). Указатель рассылки (Приложение N 3) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.

Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.

Протоколы совещаний, подписываемые директорами (заместителями директоров) департаментов, регистрируются ответственными за делопроизводство в департаментах с присвоением им порядкового номера в пределах календарного года и хранятся в департаментах.

47. Служебные письма Министерства готовятся как:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на обращения граждан и организаций;

инициативные письма.

48. Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.

49. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

50. Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата (Приложение N 4).

Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Министерстве, положениях о департаментах, в положениях об отделах, в должностных регламентах.

51. Документы за подписью Министра и его заместителей печатаются не менее чем в трех экземплярах:

адресату;

Департаменту управления делами и государственной службы;

департаменту, подготовившему документ.

В Департаменте управления делами и государственной службы остается на хранении экземпляр документа с оригинальными визами должностных лиц Министерства и поручение (основание).

Департаменту, подготовившему документ, возвращается третий экземпляр.

52. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. В состав адреса входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Например:

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

53. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

54. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

55. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 без помарок и исправлений с соблюдением требований настоящей Инструкции.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например:

"Министерство энергетики Российской Федерации вносит..."

или от первого лица множественного числа.

Например:

"Просим...", "Направляем..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается и выравнивается по центру.

Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, информационный или нормативный правовой акт и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

56. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

57. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними пробел ставится. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

58. Отметка об исполнителе - наименование департамента, Ф.И.О. полностью, номер его служебного телефона печатается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 8 через один интервал.

Например:

59. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации департаментов с руководством Министерства и координации между департаментами (Приложение N 5).

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.

Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с настоящей Инструкцией.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, ставятся внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-исполнителя.

60. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Документы, направляемые в иностранные организации, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты.

Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным организациям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле (Приложение N 1).

Регистрацию документов осуществляют сотрудники Департамента международного сотрудничества.

61. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (Приложение N 6).

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации, распространение которой в Российской Федерации ограничено или запрещено.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра, регистрируются в Департаменте управления делами и государственной службы.

62. Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

категория телеграммы - правительственная;

подробный адрес получателя - почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома, корпус, строение;

наименование организации;

наименование должности получателя;

Ф.И.О. получателя;

текст;

регистрационный номер и дата регистрации;

должность, имя, отчество лица и фамилия, подписавшего телеграмму.

В нижней части под чертой указываются:

наименование и адрес отправителя;

подпись;

наименование департамента;

Ф.И.О. и телефон исполнителя (печатается шрифтом Times New Roman N 8 через 1 межстрочный интервал).

Текст телеграммы составляется ясно и кратко.

Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.

При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки (Приложение N 6), подписанный директором (заместителем директора) департамента.

Телеграмма за подписью Министра и его заместителей печатается не менее чем в трех экземплярах:

адресату;

Департаменту управления делами и государственной службы;

департаменту, подготовившему телеграмму.

Внесение исправлений в текст телеграммы не допускается.

63. Электронные сообщения - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети <2>.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между департаментами как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

64. Электронное письмо в адрес Министерства направляется на официальный электронный адрес Министерства, доступ к которому осуществляется должностными лицами Департамента управления делами и государственной службы.

Электронный образ (файл) распечатывается на бумажный носитель, регистрируется в установленном порядке и прикрепляется к регистрационной карточке системы автоматизированного документооборота и контроля исполнения.

65. Каждому сотруднику Министерства в целях обмена электронными сообщениями выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается адрес электронной почты.

66. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.

67. Факсограммы - это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.

68. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства департаментов и аппаратах руководства Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в Департаменте управления делами и государственной службы, а официальные номера департаментов - в соответствующих департаментах.

69. Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.

Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.

70. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами.

71. Договоры (контракты, соглашения).

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются департаментами Министерства во исполнение поручений Министра (заместителя Министра) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с директором или иными уполномоченными сотрудниками Юридического департамента. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с соответствующим заместителем Министра.

Проект договора (контракта, соглашения) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг за счет средств федерального бюджета подлежит обязательному согласованию с Финансовым департаментом.

При наличии неурегулированных разногласий правового характера директор Юридического департамента докладывает о них Министру (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.

72. После подписания подлинники договора (контракта, соглашения) передаются в Финансовый департамент для регистрации, заверения подписи Министра (заместителя Министра) гербовой печатью Министерства и хранения.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов

Российской Федерации

73. Министерство в целях осуществления функций по выработке государственной политики и нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе (Приложение N 7).

74. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом Times New Roman N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

75. Законопроект имеет следующие реквизиты.

1) Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Слово "Проект" отделяется от наименования государства дополнительным межстрочным интервалом 42 пт.

2) Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

3) Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты

Российской Федерации в части приведения их в соответствие

с Земельным кодексом Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации в части

платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

4) Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через двойной межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом. Точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

5) Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

6) Визы проставляются на последнем листе законопроекта в нижней его части.

76. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

1) Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

2) Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

к проекту федерального закона "О внесении изменений

в Федеральный закон "О защите конкуренции"

3) Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Подготовка и оформление проектов актов

Президента Российской Федерации

77. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией (Приложение N 7).

78. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом Times New Roman N 15 через межстрочный интервал 18 пт. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

79. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

1) Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

2) Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста Указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

3) Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

4) Место издания отделяется от подписи, как правило дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

5) Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

6) Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

7) Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.

Например:

2.3.1.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Например:

1.2.2.1.

8) Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения.

Подготовка и оформление проектов актов

Правительства Российской Федерации

80. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации (Приложение N 7).

81. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

1) Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

2) Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по центру, проставляется при подписании акта.

3) Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.

Например:

N 143

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".

Например:

N 153-р

4) Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру.

5) Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

6) Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом Times New Roman N 14 с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

7) Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

8) Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении проектов актов (указов и распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

9) Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

82. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые нормативные акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.

Например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

83. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их полные или сокращенные официальные наименования.

84. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

85. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

1) Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

2) Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.

3) Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, результаты проработки и экспертизы.

III. Организация документооборота и исполнения документов

Организация документооборота

86. Документооборотом является движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Вся документация Министерства делится в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

87. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011), и настоящей Инструкцией.

88. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным департаментам ведется с помощью системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

Организация доставки документов

89. Доставка документов в Министерство осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

90. Почтовой связью доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы; электронные документы.

Прием, обработка и распределение входящих документов

91. Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

92. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

При первичной обработке документов вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично", "для конкурсной комиссии"). При обнаружении повреждений, а также отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.

При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам, полученным от граждан, а также к любым судебным актам и документам, поступающим от граждан и организаций в рамках судебных дел и исполнительного производства, в остальных случаях конверты уничтожаются.

93. На полученном документе сотрудник отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в левой нижней части оборотной стороны последнего листа проставляет штамп о приеме с указанием даты поступления.

94. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям;

материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Российской Федерации;

задания и отчеты сотрудников по командировкам;

сводки и справки по контролю исполнения поручений;

поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

работы научных организаций, направленные для сведения;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);

статистические сборники и информационные справочники;

счета организаций;

образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов организаций, международных ярмарок и выставок;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

формы статистической отчетности;

бухгалтерские документы по внутренним расчетам;

графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков;

сводки о движении личного состава;

извещения об отпусках и командировках;

учебные планы и программы учебных заведений;

документы (заявки, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию;

заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

95. Вся корреспонденция, адресованная Министерству, поступает в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - ответственными за делопроизводство в департаментах.

96. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом;

дата документа - дата, присвоенная корреспондентом документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа;

тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

состав - указывается количество листов документа и при наличии приложения через знак "+" количество листов (брошюр) приложения.

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.

97. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы и содержит регистрационный номер и дату, который автоматически присваивается системой автоматизации документооборота и контроля исполнения. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.

98. Зарегистрированный документ на имя Министра и в адрес Министерства передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в Департамент управления делами и государственной службы либо помощнику Министра, на имя заместителей Министра передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в приемные заместителей Министра.

Резолюции документов и если есть отметка "КОНТРОЛЬ" вносятся в электронную регистрационную карточку документа.

99. После занесения резолюции, при наличии нескольких соисполнителей поручения, документ копируется и передается исполнителям.

Документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно передаются в департаменты.

Документы с резолюциями Министра и заместителей Министра из одного департамента Министерства в другой передаются через отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

100. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

Организация обработки и передачи исходящих документов

101. Документы, подписанные Министром или его заместителями и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй "визовой" - остается в деле отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, третий - передается в департамент, подготовивший документ).

Исходящие документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения ответственными за делопроизводство в департаментах.

Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым "визовым" и третьим экземплярами исходящего документа.

"Визовой" экземпляр с оригинальными визами и подлинником поручения, списанным в дело исполнителем, сдается на архивное хранение и должен соответствовать по содержанию и количеству листов первому экземпляру.

Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Вторая и третья копии исходящего документа заверяются оттиском штампа "Верно" и подписываются работником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Второй "визовой" экземпляр документа с подлинником поручения подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

102. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - организации или граждане, которым направляется документ;

ответ на N - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

Далее прикрепляется электронный образ документа (файл).

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются системой автоматизации документооборота и контроля исполнения автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, зарегистрировавшим его.

103. Отправку исходящих документов (оформленных, зарегистрированных, с указанием почтового адреса или с рассылкой), подписанных руководством Министерства, осуществляют сотрудники отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Если подлинный экземпляр исходящего документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

Документы, подписанные руководством Министерства и адресованные в высшие органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, отправляются отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы с помощью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. На документы, отправляемые фельдсвязью, оформляется реестр.

Отправка иной корреспонденции осуществляется средствами почтовой и электрической связи.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются списки, которые с распиской работника почтового отделения связи возвращаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Порядок прохождения внутренних документов

104. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

105. Копии подписанных руководством Министерства организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в департаменты, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

106. Обмен документами между департаментами осуществляется ответственными за делопроизводство в департаментах. В электронной регистрационной карточке документа производится отметка о соответствующей передаче.

Работа исполнителей с документами

107. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа в электронном виде;

распечатка электронного образца (файла) на бумажный носитель;

согласование (визирование) документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департамента;

создание временной регистрационной карточки документа в соответствующей электронной папке департамента системы автоматизации документооборота и контроля исполнения;

прикрепление электронного образа (файла) к временной регистрационной карточке;

присвоение временного регистрационного номера, временный регистрационный номер ставится на лицевой стороне визового экземпляра;

подготовка к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки за подписью директора (заместителя директора) департамента Министерства.

108. Документы представляются на подпись Министру через Департамент управления делами и государственной службы.

Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, помещаются в мягкую обложку (Приложение N 8).

109. Редакционная и корректорская работа с документами, представляемыми на подпись Министру, осуществляется Департаментом управления делами и государственной службы.

Поисковая система по документам

110. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

111. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

112. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в департаментах в соответствии со своими полномочиями.

113. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса департамента и порядкового номера.

114. Для осуществления поиска документа используются установленные в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения электронные папки.

115. В системе автоматизации документооборота и контроля исполнения поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам:

номеру документа;

промежутку дат регистрации;

корреспонденту;

лицу, подписавшему документ;

виду документа;

по содержанию.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Контроль исполнения документов

116. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей департаментов о состоянии исполнения документов.

117. Контроль исполнения документов обеспечивается отделом контроля и работы с обращениями граждан Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011).

118. Контроль исполнения документов ведется в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения.

IV. Организация работы с документами в делопроизводстве

119. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на ведомственное хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Составление номенклатур дел

120. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

121. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах Министерства, структурой Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых документов, с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

122. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 9).

Департаменты Министерства обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывать проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях подразделения и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

123. Номенклатура дел департамента составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, визируется начальниками отделов и согласовывается с отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы возлагается на директоров департаментов. Директора департаментов обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

124. Утвержденная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах, из которых 1-й и 2-й экземпляры передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, 3-й остается в делопроизводственной службе департамента, 4-й передается в отделы департамента по разделам.

125. Сводная номенклатура дел Министерства составляется на основе номенклатур департаментов. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Департамента управления делами и государственной службы, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства, с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководством Министерства. Утвержденная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.

В конце сводной номенклатуры дел Министерства печатается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая заполняется в установленном порядке.

Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами и государственной службы, второй - используется в Департаменте управления делами и государственной службы в качестве рабочего, третий - применяется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации.

126. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры Министерства.

127. В номенклатуру дел департаментов (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

128. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

129. Графы номенклатур дел департаментов заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения департамента и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

01-07-03

01 - индекс департамента;

07 - индекс отдела;

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов (отделов), для переходящих дел индекс сохраняется.

Например:

07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минэнерго России по основной деятельности. Копии.

07, 14, 31 - индексы департаментов;

01 - индекс отдела;

03 - индекс вида документа.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию (далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.).

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название Министерства или департамента (исполнитель документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указания на количество копий документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок (списки, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики и промышленности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с правительством Москвы о представлении жилья работникам Министерства

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам ТЭК

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО "Болшевский текстиль" о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения делопроизводства и др.

130. По окончании года в конце номенклатуры дел департамента делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сотрудник департамента, ответственный за делопроизводство, сообщает эти данные в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы до 1 февраля.

Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве

131. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются децентрализованно, т.е. в департаментах Министерства.

132. Формированием дел в департаментах занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в департаментах, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет директор департамента или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

133. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. Отдел организации делопроизводства и архива проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками департаментов Министерства.

134. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.

При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.

135. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.

В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков и по командированию работников Министерства группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний коллегии Министерства формируются в два дела: протоколы заседаний коллегии Министерства с результатами принятых решений; документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки строек и объектов и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.

Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.

Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве (Приложение N 10).

Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242).

На каждого сотрудника Министерства заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета (машинограммы) сотрудников Министерства формируются следующим образом. Все машинограммы на определенное лицо подбираются в пределах календарного года и подшиваются в мягкую обложку (микродело), на которой указываются фамилия, имя, отчество работника, департамент и дата. Затем все микродела систематизируются строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам и подшиваются в самостоятельные дела. Лицевые счета (машинограммы) в сформированном деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу валовой нумерацией в пределах каждого тома.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

Обращения граждан подшиваются в самостоятельные дела и имеют временный срок хранения.

136. Дела передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.

137. Временному хранению в Министерстве до передачи в Государственный архив Российской Федерации подлежат дела с постоянным сроком хранения и по личному составу (приказы по личному составу и награждению (поощрению), личные дела, лицевые счета и др.).

Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства.

По завершении года сотрудники департаментов Министерства при методической помощи и под контролем отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы проводят комплекс работ по технической обработке и оформлению дел.

138. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 11);

составление листа-заверителя дела (Приложение N 12);

подшивку и переплет дела;

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 13);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

139. Документы постоянного хранения подшиваются на четыре прокола в специальные твердые обложки (выдает отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Личные дела подшиваются на три или четыре прокола в специальные мягкие обложки.

При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.

В начале дела подшиваются бланки форм внутренней описи документов дела, которую необходимо составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по основной деятельности, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные; личные дела и т.д.).

140. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

141. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов.

Например:

1, 1а, 1б

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись.

Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.

142. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование департамента - указывается наименование департамента в соответствии со структурой Министерства;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера.

Например:

"Приказы N 1 - 50 Минэнерго России по основной деятельности".

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается слово "копия", подлинность документов не оговаривается.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.

Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.

Организация оперативного хранения документов

143. С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования.

Директора департаментов Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в департаментах в течение трех лет, а затем сдаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

144. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора департамента и под расписку. Дела выдаются работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

145. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.

Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в установленных законом случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в отдел

организации делопроизводства и архива

146. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующие федеральные архивы как часть Архивного фонда Российской Федерации.

147. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Минэнерго России в составе Департамента управления делами и государственной службы создан отдел организации делопроизводства и архива.

148. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы включает работу лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов

149. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

150. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии в департаментах.

Функции и права центральной экспертной комиссии (экспертных комиссий), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для центральной экспертной комиссии) и директором департамента (для экспертной комиссии). Положение о центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

151. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под непосредственным методическим руководством сотрудников отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Постоянно действующая центральная экспертная комиссия Министерства и отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за деятельностью экспертных комиссий департаментов.

152. При проведении экспертизы ценности документов проводится отбор документов постоянного хранения и по личному составу, а также документов временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

153. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Министерства или экспертная комиссия департамента.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложение N 14), а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение N 15).

154. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии Министерства одновременно. Согласованные центральной экспертной комиссией Министерства акты утверждаются Министром или заместителем Министра только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

155. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего центрального аппарата Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется центральной экспертной комиссией и утверждается Министром в двух экземплярах (Приложение N 15).

Уничтожение документов в департаментах без оформления соответствующих актов не допускается.

156. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

157. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для хранения документов в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Сотрудники департаментов, отвечающие за делопроизводство, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче дел в установленном порядке на хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства.

В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. По окончании года по этим описям в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела постоянного хранения и по личному составу, полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.

Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую составляет отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

158. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

159. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел департамента, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором департамента и передается вместе с описью дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, экспертной комиссией департамента, согласовывается с заместителем начальника отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и утверждается директором департамента.

Опись дел департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию департамента для рассмотрения и согласования.

Подготовка и передача документов на ведомственное хранение

160. В отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

161. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

162. Передача дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляется по графику, составленному отделом организации делопроизводства и архива, согласованному с директорами департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами и государственной службы.

163. В период подготовки департаментами дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы сотрудником отдела организации делопроизводства и архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники департаментов обязаны устранить.

Дела в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы доставляются сотрудниками департаментов по установленным правилам.

164. Прием каждого дела производится сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в присутствии сотрудника департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.

Вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Если отдельные дела необходимо оставить в департаменте для текущей работы, то после внесения их в опись дел, отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы оформляет выдачу дел во временное пользование, не более чем на шесть месяцев, по акту.

В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департамент - правопреемник или в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.

Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в Государственный архив Российской Федерации.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

4 марта 2009 года

Приложение N 1

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

Форма 1

Образец бланка Министерства

Форма 2

Образец бланка Министра

Форма 3

Образец бланка

заместителя Министра

Форма 4

Образец бланка

статс-секретаря -

заместителя Министра

Форма 5

Образец бланка

департамента Министерства

Форма 6

Образец бланка

для отправки международной

корреспонденции Министерства

Форма 7

Образец бланка приказа

Министерства

Форма 8

Образец бланка распоряжения

Министерства

Форма 9

Образец бланка протокола

Министерства

Форма 10

Образец бланка

протокола заседания

коллегии Министерства

Приложение N 2

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ), ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

Форма 1

Образец оформления бланка

приказа Министерства

Форма 2

Образец оформления бланка

приказа Министерства

Форма 3

Образец оформления

бланка совместного приказа

федеральных органов

исполнительной власти

Форма 4

Образец оформления

указателя рассылки приказа

Форма 5

Образец бланка приказа

о командировании

Форма 6

Образец оформления бланка

распоряжения Министерства

Приложение N 3

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

Форма 1

Образец оформления бланка

протокола совещания у Министра

Форма 2

Образец оформления бланка

краткого протокола совещания

у заместителя Министра

Форма 3

Образец оформления бланка

протокола заседания

рабочей группы

Форма 4

Образец оформления бланка

протокола заседания коллегии

Форма 5

Образец оформления указателя

рассылки протокола

Приложение N 4

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

Форма 1

Образец оформления

служебного письма

Форма 2

Образец оформления

служебного письма

Форма 3

Образец оформления

указателя рассылки

служебного письма

Приложение N 5

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

Приложение N 6

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫХ ТЕЛЕГРАММ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА

Форма 1

Образец оформления

правительственной телеграммы

Форма 2

Образец оформления

правительственной телеграммы

Форма 3

Образец оформления указателя

рассылки телеграммы

Приложение N 7

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ФОРМЫ (ОБРАЗЦЫ)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ, ПРОЕКТОВ УКАЗОВ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОСТАНОВЛЕНИЙ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Форма 1

Образец оформления

законопроекта

Форма 2

Образец оформления

проекта указа Президента

Российской Федерации

Форма 3

Образец оформления проекта

постановления Правительства

Российской Федерации

Приложение N 8

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЯГКОЙ ОБЛОЖКИ

Приложение N 9

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА

Приложение N 10

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ОБЛОЖКИ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА МИНИСТЕРСТВА

Приложение N 11

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Приложение N 12

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

Приложение N 13

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Приложение N 14

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ДЕПАРТАМЕНТА

--------------------------------

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<2> При наличии экспертной комиссии департамента.

<3> Передаются вместе с делами отдела организации делопроизводства и архива.

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 15

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение N 16

к Инструкции

по делопроизводству

в Министерстве энергетики

Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ АКТА О СПИСАНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ НОМЕРНЫХ

ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ МИНИСТЕРСТВА