Приказ ФНС России от 01.09.2022 N ЕД-7-10/799@
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 1 сентября 2022 г. N ЕД-7-10/799@
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
В целях совершенствования делопроизводства в центральном аппарате ФНС России приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством (письмо Росархива от 26.08.2022 N 7/2214-Н).
2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата ФНС России обеспечить ведение делопроизводства, хранение документов, а также их передачу на архивное хранение в строгом соответствии с требованиями Инструкции.
3. Признать утратившими силу:
приказ Федеральной налоговой службы от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 01.04.2010 N ММ-7-4/155@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@";
приказ Федеральной налоговой службы от 30.04.2010 N ММВ-7-10/211@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 18.05.2010 N ММВ-7-10/234@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 26.08.2010 N ММВ-7-10/419@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФНС России, утвержденную приказом ФНС России от 29.10.2009 N ШТ-7-4/533@";
приказ Федеральной налоговой службы от 29.03.2011 N ММВ-7-10/231@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 24.05.2011 N ММВ-7-10/326@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 06.09.2011 N ММВ-7-10/564@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 30.01.2012 N ММВ-7-10/38@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы, Типовую инструкцию по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 26.07.2012 N ММВ-7-10/522@ "О внесении изменений в приказы ФНС России";
пункт 1.2 приказа Федеральной налоговой службы от 16.03.2016 N ММВ-7-10/143@ "О внесении изменений в приказы ФНС России, регламентирующие документационное обеспечение управления в системе ФНС России";
приказ Федеральной налоговой службы от 27.02.2017 N ММВ-7-10/201@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
приказ Федеральной налоговой службы от 12.09.2017 N ММВ-7-10/725@ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы";
пункт 1 приказа Федеральной налоговой службы от 01.06.2018 N ММВ-7-10/367@ "О внесении изменений в приказы ФНС России";
пункты 2, 3 приказа Федеральной налоговой службы от 29.05.2020 N ЕД-7-10/358@ "О предоставлении полномочий на подписание ответов заявителям".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу по обеспечению единого порядка документирования в бумажном и электронном виде, внедрению и развитию системы электронного документооборота, организации работы с архивными документами Федеральной налоговой службы.
Руководитель
Федеральной налоговой службы
Д.В.ЕГОРОВ
Утверждена
приказом ФНС России
от "__" _________ 2022 г. N _____
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
Используемые сокращения
БД - база данных СЭД ЦА;
Ведомственный перечень документов - Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@;
ГА РФ - Государственный архив Российской Федерации;
Делопроизводитель СП ЦА - работник структурного подразделения ЦА ФНС России, которому поручено ведение делопроизводства в этом же структурном подразделении;
Закон N 59-ФЗ - Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Заместитель Руководителя - заместитель Руководителя Федеральной налоговой службы;
Инструкция - Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы;
Канцелярия СП - Канцелярия структурного подразделения;
МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;
ОРД - организационно-распорядительные документы;
ПАК "Документы-архив" - программно-аппаратный комплекс информационной поддержки электронного архива документов ЦА ФНС России;
Подразделение ДОУ - структурное подразделение ЦА ФНС России, в функции которого входит документационное обеспечение управления ФНС России;
Перечень документов 231 - Перечень документов, поступающих в центральный аппарат ФНС России на бумажном носителе, не подлежащих сканированию и размещению в системе электронного документооборота, утвержденный распоряжением ФНС России от 05.08.2020 N 231@;
Приказ 203 - приказ ФНС России от 27.03.2020 N ЕД-7-10/203@ "О порядке работы с корреспонденцией в управлениях центрального аппарата ФНС России и приемных заместителей руководителя ФНС России";
Перечень документов 463 - Перечень документов, подлежащих обмену в бумажном виде между центральным аппаратом ФНС России, управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональными инспекциями ФНС России, утвержденный приказом ФНС России от 25.07.2011 N ММВ-7-10/463;
Перечень документов 12 - Перечень документов, образующихся в процессе деятельности центрального аппарата ФНС России, подлежащих пересылке заказными почтовыми отправлениями, утвержденный распоряжением ФНС России от 02.02.2016 N 12@;
Порядок 97 - Порядок уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью в налоговых органах, утвержденный приказом ФНС России от 09.02.2022 N ЕД-7-24/97@;
Правила 526 - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526;
РК - регистрационная карточка в СЭД ЦА;
Руководитель - Руководитель Федеральной налоговой службы;
СП ЦА - структурные подразделения ЦА ФНС России;
СЭД Минфина - система электронного документооборота, функционирующая в Минфине России и подведомственных органах власти;
СЭД ЦА - система электронного документооборота, функционирующая в ЦА ФНС России;
Типовой перечень документов - Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;
ТНО - территориальные налоговые органы (по тексту Инструкции - Управления ФНС России по субъекту Российской Федерации и межрегиональные инспекции ФНС России);
УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;
ФГИС ДО (портал Госуслуг) - федеральная государственная информационная система, обеспечивающая процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг;
ФНС России - Федеральная налоговая служба;
ЦА ФНС России - центральный аппарат Федеральной налоговой службы;
Центральный архив - структурная единица в составе Подразделения ДОУ, осуществляющая хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности ФНС России, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ГА РФ;
ЦЭК - Центральная экспертная комиссия Федеральной налоговой службы;
ЭПК ГА РФ - экспертно-проверочная комиссия Государственного архива Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в ЦА ФНС России, в том числе обязательные для всех работников ЦА ФНС России основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, а также порядок осуществления контроля своевременности их исполнения.
При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";
Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506;
Регламент Федеральной налоговой службы, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@;
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22.05.2019 N 71;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 24.12.2020 N 199;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526;
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработанные Росархивом;
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на документы несекретного характера без ограничения доступа.
Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (далее - документы с пометкой "Для служебного пользования"), регулируются приказом ФНС России от 21.04.2021 N ЕД-7-24/391@ "О работе с несекретной информацией, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информацией, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью", приказом ФНС России от 21.07.2011 N ММВ-7-10/459@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию", приказом ФНС России от 30.08.2021 N ЕД-7-10/770@ "Об обмене в электронной форме документами, содержащими информацию ограниченного распространения, между центральным аппаратом Федеральной налоговой службы и Аппаратом Правительства Российской Федерации", приказом ФНС России от 09.02.2022 N ЕД-7-24/97@ "О порядке уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством", другими нормативными и распорядительными актами ФНС России.
Положения Инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами или распорядительными документами ФНС России. Положения Инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.
1.3. Делопроизводство в ЦА ФНС России организуется с использованием СЭД ЦА, предназначенной для учета и сопровождения входящих документов, для подготовки, согласования, подписания, учета и сопровождения исходящих документов, а также для учета и обработки приказов (распоряжений) ФНС России, протоколов заседаний с участием руководства ФНС России, соглашений ФНС России с иными государственными органами и организациями (ОРД-документы).
Для автоматизированного учета и обработки документов Руководителя, Заместителей Руководителя, СП ЦА в СЭД ЦА создаются БД "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия Заместителя Руководителя" и "Канцелярия СП".
Для автоматизированного учета и обработки ОРД-документов в СЭД ЦА создается БД "ОРД".
Все работники ЦА ФНС России подключаются к СЭД ЦА, при этом каждому работнику в СЭД ЦА создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД ЦА в БД "Справочник ЦА ФНС".
Для каждого документа, циркулирующего в ЦА ФНС России, в СЭД ЦА создается РК.
Администрирование СЭД ЦА, а также консультационное обслуживание пользователей, работающих в СЭД ЦА, осуществляют работники "Горячей линии".
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства, совершенствованием делопроизводства на основе единой политики и принципов, применением современных информационных технологий в работе с документами, контролем соблюдения установленного порядка работы с документами в ЦА ФНС России возлагается на Подразделение ДОУ.
1.5. Персональная ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, возлагается на Заместителя Руководителя, координирующего работу Подразделения ДОУ.
Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в СП ЦА возлагается:
- на начальников СП ЦА;
- на Делопроизводителей СП ЦА;
- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.
1.6. Функции, задачи, права и обязанности Подразделения ДОУ регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников Подразделения ДОУ и Делопроизводителей СП ЦА устанавливаются должностными регламентами.
1.7. Работники СП ЦА обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации.
Передача служебных документов, их копий контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения Руководителя или иного уполномоченного им лица.
1.8. Электронные документы ЦА ФНС России, включенные в СЭД ЦА, передаются в сторонние организации в виде копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 4.9.9 настоящей Инструкции.
1.9. В ЦА ФНС России действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:
- функции по приему и регистрации всей входящей корреспонденции; рассылке (отправке) всей исходящей корреспонденции; регистрации исходящей корреспонденции за подписью Руководителя, Заместителей Руководителя; контроль исполнения документов, направленных на исполнение Руководителем; контроль исполнения поручений Руководителя; учета, регистрации и контроля исполнения издаваемых приказов, распоряжений, поручений Руководителя, учет, регистрация и контроль обращений граждан и организаций централизованы и выполняются в Подразделении ДОУ;
- функции по учету и контролю исполнения входящих документов, направляемых непосредственно Заместителям Руководителя; учету и контролю исполнения поручений Заместителей Руководителя децентрализованы и выполняются работниками приемных Заместителей Руководителя;
- функции по учету и контролю исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в СП ЦА; учету и контролю исполнения поручений начальника СП ЦА и его заместителей; регистрации документов, исходящих из СП ЦА, не требующих регистрации в Подразделении ДОУ, децентрализованы и выполняются Делопроизводителями СП ЦА.
1.10. Начальники СП ЦА обязаны:
- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей, назначив ответственного сотрудника по исполнению документа, а в случае увольнения ответственного исполнителя назначить с учетом пункта 1.15 настоящей Инструкции ответственным другого сотрудника;
- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей.
Доведение документов до исполнителей или на ознакомление осуществляется:
- для электронных документов, электронных образов документов - путем направления соответствующей РК в СЭД ЦА;
- для документов на бумажном носителе, не включенных в СЭД ЦА путем сканирования, - на бумаге с обязательным направлением соответствующей РК в СЭД ЦА.
1.11. При длительном отсутствии работников (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные ими документы передаются работникам СП ЦА, замещающим их в соответствии с должностными обязанностями. Дела, взятые из Центрального архива, должны быть сданы в Центральный архив.
1.12. При длительном отсутствии Делопроизводителя СП ЦА (отпуск, командировка и т.д.) начальник СП ЦА возлагает ведение делопроизводства на другого работника этого же СП ЦА.
1.13. При длительном отсутствии (отпуск, командировка и т.д.) работника приемной Заместителя Руководителя, его обязанности возлагаются на одного из работников СП ЦА, деятельность которых координирует данный Заместитель Руководителя (по согласованию с руководством СП ЦА).
1.14. При увольнении или переводе Делопроизводителя в другое СП ЦА составляется акт о сдаче - приеме дел и документов, утверждаемый начальником СП ЦА (приложение N 1).
1.15. При увольнении или переводе в другое СП ЦА работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности работником исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов, назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур из числа работников СП ЦА - исполнителя. Фамилия ответственного исполнителя сообщается Делопроизводителю СП ЦА, работникам Подразделения ДОУ (по контрольным документам) и "Горячей линии" для внесения изменений в СЭД ЦА.
1.16. В случае, если уволившийся работник являлся участником или инициатором согласования документа, начальник СП ЦА - исполнителя назначает другого работника своего СП ЦА и доводит информацию о новом ответственном до работника "Горячей линии" для внесения изменений в СЭД ЦА.
Карточка пользователя СЭД ЦА уволенного работника переводится в статус "Уволенные".
2. Основные понятия и термины
В Инструкции используются следующие основные понятия и термины:
визуализированный файл документа - файл, визуально отображающий текст документа и содержащий графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи (о сертификате УКЭП подписавшего лица);
визуализация электронного документа - создание визуализированного файла документа в СЭД ЦА;
гербовый бланк - бланк, содержащий изображение Государственного герба Российской Федерации и изготовленный типографским способом;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности ЦА ФНС России, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, обработку, использование и оперативное хранение документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых (формируемых) в ЦА ФНС России, с указанием сроков их хранения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационную карточку в СЭД ЦА;
резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;
реквизит документа - элемент оформления документа;
система межведомственного электронного документооборота - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен сообщениями, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти;
система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию и управление ими, а также их хранение и доступ к ним;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме. Электронный документ, подписанный УКЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;
электронный образ документа - файл, созданный путем сканирования подлинника документа на бумажном носителе;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;
электронный документооборот - документооборот с использованием СЭД.
3. Документирование управленческой деятельности
3.1. Документы ЦА ФНС России
Состав документов, образующихся в процессе деятельности ЦА ФНС России, определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, гражданами и организациями.
В ЦА ФНС России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.
3.2. Бланки и электронные шаблоны бланков документов ЦА ФНС России
3.2.1. В ЦА ФНС России применяются бланки, изготовленные типографским способом, и электронные шаблоны бланков документов:
- угловой бланк письма ФНС России (приложение N 2);
- угловой бланк письма Руководителя (приложение N 3);
- угловой бланк письма Заместителя Руководителя (приложение N 4);
- продольный бланк приказа ФНС России (приложение N 5);
- продольный бланк распоряжения ФНС России (приложение N 6);
- бланк протокола (приложения N 7 - 9).
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение N 10).
При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
В случае официального издания регламентирующих документов (государственных стандартов), требующих использования бланков, отличных от перечисленных выше, необходимо использовать бланки, предусмотренные вновь изданными регламентирующими документами (государственными стандартами).
В остальных случаях использование бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.
3.2.2. Использование бланков приказов, распоряжений ФНС России и угловых бланков писем Руководителя регламентируется Подразделением ДОУ.
3.2.3. Бланки документов, перечень которых определен в п. 3.2.1, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.
3.3. Общие требования к изготовлению служебных документов
3.3.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.
3.3.2. Служебные документы оформляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 24.12.2020 N 199, и настоящей Инструкцией.
3.3.3. Служебные документы оформляются на бланках, изготовленных типографским способом, на электронных шаблонах бланка или на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).
С использованием электронных шаблонов бланков оформляются служебные письма, направляемые в электронном виде (по СЭД, МЭДО, ЭП и др.), а также направляемые на бумажном носителе в ТНО (организации, находящиеся в ведении ФНС России), гражданам и организациям по результатам рассмотрения их обращений.
Остальные служебные письма оформляются на гербовом бланке.
Документы внутренней переписки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без использования бланков.
Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата A3 (420 x 297 мм).
3.3.4. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее;
10 мм - правое.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3.5. Документы в ЦА ФНС России создаются с использованием текстового редактора шрифтом, являющимся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman (с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля), размером N 12 - 14 (ОРД - N 13 - 14) через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.
Приложения к документам могут создаваться с использованием специализированных программ (табличного редактора, редактора презентаций и др.).
Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:
- создание новых и открытие существующих электронных текстовых и табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX);
- сохранение электронных текстовых и табличных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Файлы электронных документов, передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A.
Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
3.3.6. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт.
3.3.7. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов "с.", "стр." (страница).
3.3.8. Проекты соглашений, планов мероприятий ("дорожных карт"), а также писем, приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются в Подразделении ДОУ на стандартных листах бумаги (формата A4) без бланка.
Названия, издающих документ федеральных органов исполнительной власти или организаций, перечисляются в верхней части первого листа документа и располагаются на одном уровне, при этом первым ставится название органа, инициирующего подготовку этого документа.
При оформлении совместного приказа наименование вида документа ("приказ") - центрируется.
Дата совместного письма или приказа - единая, также центрируется.
Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне (для соглашений, совместных приказов (распоряжений), писем).
3.4. Оформление реквизитов документов
При подготовке документов в ЦА ФНС России используются следующие реквизиты:
- изображение Государственного герба Российской Федерации;
- наименование вышестоящей организации - Минфин России;
- наименование ФНС России;
- наименование должности лица - автора документа;
- справочные данные о ЦА ФНС России: почтовый адрес ФНС России, номер телефона, факса, адрес официального интернет-сайта (входят в состав бланка письма);
- наименование вида документа (входит в состав бланка приказа, распоряжения);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
- место составления (издания) документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- гриф согласования документа;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- резолюция.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Правила составления и расположения отдельных реквизитов документов приведены в приложении N 11.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться иные реквизиты, уточняющие отметки, например: "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.
3.5. Процедура подготовки документов
3.5.1. ФНС России для исполнения своих полномочий в установленной сфере деятельности издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к ее компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (правила, инструкции, регламенты и т.д.).
В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, ФНС России по вопросам, отнесенным к ее компетенции:
- издает нормативные правовые акты (приказы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации);
- разрабатывает проекты нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации;
- издает документы совместно или по согласованию с другими федеральными органами государственной власти.
3.5.2. Приказы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, издаются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (в действующей редакции).
3.5.3. СП ЦА разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями о СП ЦА, либо в соответствии с поручениями руководства ФНС России. К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.
3.5.4. Если документ в соответствии с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя) исполняется несколькими СП ЦА, СП ЦА - соисполнители представляют исполнителю, поименованному в резолюции первым (ответственный исполнитель), необходимые материалы для подготовки проекта служебного документа (проекта ответа) в течение первой половины срока, а при длительном сроке исполнению (более 7 рабочих дней) - не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.
3.5.5. СП ЦА - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных СП ЦА - соисполнителями.
3.5.6. Оформление документов в Подразделении ДОУ
3.5.6.1. Подготовленные в СП ЦА файлы служебных документы за подписью Руководителя, а также приказы (распоряжения) ФНС России за подписью Руководителя, Заместителей Руководителя направляются средствами СЭД в Подразделение ДОУ (в "Компьютерное бюро") для окончательного оформления.
Приказы (распоряжения) по кадровым вопросам и по заграничным командировкам, соглашения за подписью Заместителей Руководителя, а также протоколы в "Компьютерном бюро" не оформляются.
3.5.6.2. Файлы документов, направленные в работу после 17:30 рабочего дня (в пятницу - после 16:15), оформляются, как правило, на следующий рабочий день. Срочные документы готовятся вне очередности только по согласованию с руководством Подразделения ДОУ.
3.5.6.3. Документу, подлежащему оформлению в "Компьютерном бюро", присваивается индивидуальный номер (колонтитул), который фиксируется в специальном журнале учета документов и проставляется в нижнем левом углу проекта документа работником "Компьютерного бюро".
К каждому приказу (распоряжению), письмам, подписываемым Руководителем (Заместителем Руководителя), в "Компьютерном бюро" формируется лист согласования (приложение N 12).
3.5.6.4. Работники "Компьютерного бюро" вправе вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа. Вносимые изменения не должны менять смысл документа.
3.5.7. После завершения подготовки и оформления служебного письма в СЭД ЦА исполнителем создается РК документа в БД "Канцелярия СП" для начала процедуры электронного согласования. Электронное согласование документов с пометкой "Для служебного пользования" не осуществляется.
После завершения электронного согласования, исполнитель направляет на регистрацию РК документа из БД "Канцелярия СП" в БД "Канцелярия ЗГ" (для ответов на обращения граждан и организаций) или БД "Канцелярия Руководителя" (для остальных служебных писем), а для всех приказов и распоряжений, за исключением некоторых приказов и распоряжений по кадровым вопросам, РК создается в БД "ОРД" работниками Подразделения ДОУ. При необходимости средствами СЭД ЦА формируется и распечатывается Лист электронного согласования из регистрационной карточки согласования документа, в т.ч. приказа (распоряжения), прошедшего успешную процедуру электронного согласования в соответствующей БД "Канцелярия СП".
3.5.8. Особенности оформления приказов (распоряжений)
3.5.8.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности ФНС России.
3.5.8.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются СП ЦА в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.
Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции ФНС России.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Текст проекта положения (регламента, инструкции, методических рекомендаций и т.д.) печатается на стандартных листах бумаги формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте могут использоваться слова: "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Констатирующей частью положения (регламента, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (регламента, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.5.8.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются СП ЦА (начальники СП ЦА), Заместители Руководителя, ТНО, организации, находящиеся в ведении ФНС России, и председатели рабочих групп (комиссий).
Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указывается дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пунктов документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить...", далее указывается дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.
Последний пункт распорядительной части, как правило, должен содержать фразу "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя Руководителя ФНС России, координирующего вопросы...". Если приказ (распоряжение) изменяет (дополняет) ранее изданный документ, то пункт о контроле за исполнением приказа (распоряжения) включается, если:
- в приказе (распоряжении) даются конкретные поручения и ставятся сроки исполнения;
- меняется должностное лицо, на которое возлагается контроль.
3.5.9. Особенности оформления служебных писем
3.5.9.1. Служебное письмо готовится в СП ЦА как:
- доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минфина России;
- ответ на запрос федерального государственного органа;
- ответ на обращение или запрос сенатора Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- ответ на парламентский запрос;
- ответ на обращение или запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- ответ на обращение ТНО, организаций, находящихся в ведении ФНС России;
- ответ на обращение гражданина или организации;
- ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности ФНС России;
- сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- ответ на запрос иного государственного органа, организации;
- запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;
- инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций ФНС России и полномочий ее должностных;
- в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).
3.5.9.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: Президенту Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, Управления Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, Председателю или заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Верховного Суда Российской Федерации, Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации, Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Председателю Счетной палаты Российской Федерации, сенаторам Российской Федерации, руководителям федеральных органов исполнительной власти, губернаторам (главам) субъектов Российской Федерации.
Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.
Ответы на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации подписываются Руководителем, если в заголовке документа присутствует текст "Депутатский запрос" и (или) в преамбуле есть ссылка на статью 14 Федерального закона от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации". В остальных случаях ответ направляется за подписью Заместителя Руководителя, координирующего работу СП ЦА - ответственного исполнителя.
Кроме вышеперечисленного Руководителем подписываются:
- ответы по поручениям ФНС России как ответственному исполнителю, данным Председателем Правительства Российской Федерации и заместителями Председателя Правительства Российской Федерации;
- ответы на запросы, поступившие на имя Руководителя от высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (губернаторы, главы), от Уполномоченных при Президенте Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством;
- ответы на Представления и Акты, направленные Счетной палатой Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации";
- предложения о согласовании кандидатур представителей ФНС России для их включения в правительственные комиссии, советы и организационные комитеты, которые при этом подлежат предварительному согласованию с Минфином России (постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти");
- опросный лист, если Руководитель является членом проектного комитета при Правительстве Российской Федерации.
3.5.9.3. Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, Минюст России), на имя заместителей руководителя или в адрес структурных подразделений, могут подписываться Заместителями Руководителя.
3.5.9.4. В рамках установленной компетенции начальники СП ЦА могут направлять запросы в ТНО, организации, находящиеся в ведении ФНС России, и давать им конкретные поручения, а также подписывать документы в адрес структурных подразделений других органов государственной власти.
Начальники СП ЦА, координацию работы которых осуществляет Руководитель, могут подписывать разъяснения по основным направлениям своей деятельности, отнесенные к сфере деятельности ФНС России, в адрес ТНО, органов государственной власти и организаций.
Начальники СП ЦА могут подписывать документы от имени ФНС России в какой-либо сфере, если это право делегировано им отдельными приказами (распоряжениями).
3.5.9.5. Руководитель, Заместители Руководителя, начальники СП ЦА могут направлять запросы (поручения) в инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня с обязательным уведомлением о таких запросах УФНС России по соответствующему субъекту Российской Федерации.
3.5.10. Оформление проектов законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.5.10.1. Оформление законодательных актов Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 02.08.2001 N 576 "Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов", постановлением Правительства Российской Федерации от 30.04.2009 N 389 "О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2009 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", Методическими правилами по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10.01.2001 N 3/51, и Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (организаций), направленными письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 28.12.2021 N 01/155617-АБ.
3.5.10.2. Оформление проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", и методическими рекомендациями, направленными письмом Аппарата Правительства Российской Федерации от 13.09.2021 N П15-63946.
3.5.11. Особенности оформления протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий.
Подготовка протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий регламентируется отдельным ведомственным актом с учетом следующего.
3.5.11.1. В ФНС России проводятся следующие виды заседаний (совещаний), оформляемые протоколом, под председательством:
- Руководителя: заседания коллегии (расширенные, совместные, выездные), совещания (оперативные, тематические и другие), заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Руководителем;
- Заместителей Руководителя: заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых Заместителем Руководителя; совещания;
- начальников СП ЦА: заседания координационных и совещательных органов, рабочих групп, возглавляемых начальником СП ЦА; совещания.
3.5.11.2. Протокол коллегии или других заседаний (совещаний) составляется на основании записей, произведенных во время коллегии или заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.5.11.3. Сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний):
- текст проекта протокола заседания коллегии должен быть подготовлен не позднее чем через 5 рабочих дней со дня заседания. Проект протокола согласовывается в электронном виде во всеми заинтересованными СП ЦА в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня заседания;
- оформление проекта протокола заседания (совещания) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня его проведения.
3.5.11.4. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) и других материалов (регламент, справки по обсуждаемым вопросам, списки лиц, участвующих в заседании), а также листы согласования к ним хранятся в Подразделении ДОУ (за исключением протоколов заседаний (совещаний), проводимых начальниками СП ЦА, которые хранятся в СП ЦА).
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.5.11.5. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом "о" ("об"), печатается центровано, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой.
Ниже печатается принятое по вопросу решение.
3.5.11.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
3.5.11.7. Ознакомление должностных лиц представительных и исполнительных органов государственной власти с материалами состоявшихся заседаний (совещаний), с принятыми решениями (включая протокольные), а также направление им экземпляров указанных документов осуществляется только с разрешения Руководителя.
3.5.11.8. Протоколы печатаются на бланке протокола (приложение N 7 - 9), или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
- вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
- вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
- дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Примеры оформления протоколов (полного и краткого) приводятся в приложениях N 13 - 14.
4. Организация документооборота
4.1. Принципы организации документооборота
Документооборот в ЦА ФНС России осуществляется с использованием СЭД ЦА.
В процессе документооборота обеспечивается:
- прием, обработка и регистрация входящих документов;
- распределение поступающей корреспонденции;
- рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей;
- работа исполнителя с документами и подготовка проектов документов;
- согласование проектов документов;
- подписание проектов документов;
- обработка и регистрация исходящих документов;
- отправка (рассылка) исходящих документов.
В документообороте ЦА ФНС России в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются следующие документопотоки: поступающая корреспонденция (входящая); отправляемая корреспонденция (исходящая); внутренняя корреспонденция.
В ЦА ФНС России входящая корреспонденция может поступать:
- средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связи, а также представляться лично на бумажном носителе;
- в электронном виде в форме электронного документа, электронного образа документа, текстового сообщения по каналам СЭД ЦА, МЭДО, электронной почты E-mail, телексной связи, через сервисы на официальном сайте ФНС России (Интернет-обращения);
- в форме электронного документа по каналам электронной почты, оснащенными средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");
- в электронном виде посредством предоставления удаленного доступа к СЭД Минфина России, ФГИС ДО (портал Госуслуг);
- через шифрорган (в части несекретной корреспонденции регламентируется отдельным приказом ФНС России). При этом Подразделение ДОУ не участвует в приеме, обработке, регистрации и отправке документов.
Из ЦА ФНС России исходящая корреспонденция может отправляться:
- средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на бумажном носителе;
- в электронном виде по каналам СЭД ЦА, МЭДО, электронной почты E-mail;
- в электронном виде по каналам электронной почты, оснащенными средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");
- в электронном виде путем загрузки в ФГИС ДО.
Как правило, исходящие документы подготавливаются (оформляются, согласовываются и подписываются) в форме электронного документа.
Для отправки на бумажном носителе электронного документа работниками Подразделения ДОУ распечатывается визуализированный файл документа, проштамповывается круглой печатью "Для документов" и передается в экспедицию на конвертование и отправку.
В настоящей Инструкции отдельно выделены:
- организация работы с внутренней корреспонденцией - особенности документооборота описаны в разделе 5;
- организация работы с обращениями граждан и организаций - особенности документооборота описаны в разделе 6;
- организация работы с запросами о предоставлении информации о деятельности ФНС России - особенности документооборота описаны в разделе 7.
4.2. Прием, обработка и регистрация входящих документов
Все документы, поступившие в ЦА ФНС России, обрабатываются и регистрируются Подразделением ДОУ в день поступления. При наличии отметки "Срочно", "Оперативно" документы регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие менее чем за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.
Для каждого поступившего документа в СЭД ЦА создается РК:
- в БД "Канцелярия ЗГ" - для обращений граждан и организаций (за исключением поступающих на бумажном носителе писем органов государственной власти; коммерческих предложений; заявлений на оформление лицензий; документов, поступающих в рамках гражданского, административного и уголовного судопроизводства);
- в БД "Канцелярия экспедиции" - для всех остальных документов.
4.2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей на бумажных носителях
4.2.1.1. Вся корреспонденция на бумажных носителях в течение рабочего дня поступает в Подразделение ДОУ.
Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству ФНС России, в их приемные, а также начальникам СП ЦА, подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для регистрации.
Корреспонденция, поступившая по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимается ответственным дежурным приемной Руководителя (далее - ответственный дежурный). Факт доставки корреспонденции регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом начальнику (заместителю начальника) Подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.
4.2.1.2. При приеме внешней корреспонденции, поступившей почтовой, курьерской, специальной, фельдъегерской связью, в Подразделении ДОУ проверяется:
- правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;
- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и указывает дату. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.
Поступившая корреспонденция вскрывается в Подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений".
Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом отправления.
4.2.1.3. Если документ представляется заявителем (далее также - гражданином, организацией, физическим лицом или юридическим лицом) лично (через представителя), в Подразделении ДОУ проверяется комплектность корреспонденции, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).
По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о принятии и дате приема. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника Подразделения ДОУ.
4.2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих СП ЦА - исполнителями документов.
При необходимости составляется соответствующий акт в двух экземплярах, подписанный работниками Подразделения ДОУ и СП ЦА - исполнителя. Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в Подразделении ДОУ.
4.2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.
4.2.1.6. В СЭД ЦА в БД "Канцелярия экспедиции" производится первичная обработка поступившей в бумажном виде корреспонденции, то есть создаются РК, в которых заполняются поля: "От кого" (у документов, поступивших из Аппарата Правительства Российской Федерации, с указанием ФИО должностного лица, подписавшего документ и наименования департамента (при наличии)), "Исходящий N" и "Дата исходящего", а для документа с пометкой "Для служебного пользования" дополнительно включается переключатель "ДСП документ", указываются номер экземпляра и количество листов документа и приложений.
По корреспонденции, поступающей на бумажном носителе из ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и АО "ГНИВЦ" в БД "Канцелярия экспедиции" автоматически поступают от отправителя РК с уже заполненными полями.
Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, должны сканироваться и загружаться в СЭД ЦА. Исключение составляют документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 231.
4.2.1.7. После первичной обработки документов, их РК регистрируются, в соответствующих полях РК автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации.
В нижней части первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа, входящий номер и цифровой индекс канцелярии, куда направляется документ (Руководителя, Заместителя Руководителя или СП ЦА).
На заявлениях, жалобах, предложениях граждан, обратившихся в приемную ФНС России лично, проставляется штамп "Прием граждан".
4.2.1.8. В Подразделении ДОУ ведется реестровый учет всей корреспонденции, поступившей в ЦА ФНС России на бумажных носителях. Реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД ЦА.
Работники приемных Заместителей Руководителя, Делопроизводители СП ЦА получают корреспонденцию в Подразделении ДОУ под расписку в реестрах, которые остаются в Подразделении ДОУ.
4.2.2. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей в электронной форме по каналам СЭД
Вся корреспонденция из ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и АО "ГНИВЦ" должна поступать по каналам СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе:
- писем с пометкой "Для служебного пользования";
- писем, предусмотренных Перечнем документов 463.
4.2.2.1. Корреспонденция из ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и АО "ГНИВЦ" в электронной форме средствами СЭД ЦА поступает в БД "Канцелярия экспедиция" в виде РК, в которой вложен документ в форме:
- электронного документа - файла документа, подписанного УКЭП;
- визуализированного документа с дополнительным файлом "ЭД.zip", содержащим файл документа (не визуализированного) и файл УКЭП;
- электронного образа документа (в исключительных случаях). При этом наличие УКЭП не требуется.
Если документ в электронной форме состоит из файла сопроводительного письма и одного или нескольких файлов приложений, то для приложений наличие УКЭП не требуется.
4.2.2.2. При поступлении в БД "Канцелярия экспедиция" происходит автоматическая проверка правильности заполнения основных реквизитов, соблюдения сроков направления документа, наличия документа в электронной форме, наличия и подлинности УКЭП (для электронного документа).
При отсутствии ошибок РК документа автоматически регистрируется. При этом в ТНО автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации.
При выявлении ошибок обработка РК продолжается в ручном режиме. Работник Подразделения ДОУ принимает решение о регистрации РК документа, либо средствами СЭД ЦА возвращает РК отправителю с указанием причины отказа в регистрации.
4.2.3. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте, а также Интернет-обращений
4.2.3.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для доставки корреспонденции от организаций, находящихся в ведении ФНС России, а также как резервный канал связи с ТНО в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.
Для корреспонденции, поступившей в ФНС России по ЭП, в СЭД ЦА автоматически создается РК в БД "Канцелярия экспедиция".
Обработка и регистрация корреспонденции осуществляется вручную. Доведение корреспонденции, поступающей по электронной почте, осуществляется работниками Подразделения ДОУ с использованием средств СЭД ЦА.
4.2.3.2. Для приема обращений физических и юридических лиц в форме электронных сообщений (Интернет-обращения) в ФНС России применяется специализированное программное обеспечение, реализованное в виде сервиса "Обратиться в ФНС России", размещенного на Интернет-сайте ФНС России.
Для поступивших в ФНС России Интернет-обращений физических и юридических лиц в СЭД ЦА автоматически создается РК в БД "Канцелярия ЗГ".
Регистрация Интернет-обращений осуществляется автоматически. Доведение Интернет-обращений до адресатов осуществляется работниками Подразделения ДОУ с использованием средств СЭД ЦА.
4.2.3.3. Документы, поступившие по электронной почте или иным каналам связи в приемную Руководителя (Заместителей Руководителя), начальников СП ЦА, подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для регистрации.
4.2.4. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по системе МЭДО
Для приема межведомственной корреспонденции в электронной форме в ФНС России используется система МЭДО с применением специализированного программного обеспечения ПАК "Сопряжение-Д".
Для корреспонденции, поступившей в ФНС России по системе МЭДО, в СЭД ЦА автоматически создается РК:
- для обращений физических и юридических лиц, направленных Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, - в БД "Канцелярия ЗГ";
- для остальных документов - в БД "Канцелярия экспедиция", при этом в РК документа, поступившего из Аппарата Правительства Российской Федерации, в блоке "От кого" выбирается ФИО должностного лица, подписавшего документ, и наименование департамента (при наличии), вид документа.
Корреспонденция, поступившая по системе МЭДО, размещается в РК в форме визуализированного документа.
РК обращений физических и юридических лиц, направленных органами государственной власти, из БД "Канцелярия экспедиции" с помощью кнопки "На регистрацию в ЗГ" перенаправляется в БД "Канцелярия ЗГ".
Регистрация корреспонденции, поступившей по системе МЭДО, и доведение ее до адресатов в электронной форме осуществляется работниками Подразделения ДОУ с использованием средств СЭД ЦА.
4.2.5. Прием, обработка и регистрация факсограмм
4.2.5.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи информации с бумажного носителя и приема этой информации в виде копии-факсимиле.
4.2.5.2. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера ЦА ФНС России, установлены в Подразделении ДОУ.
4.2.5.3. Передача средствами факсимильной связи секретных документов, а также документов, содержащих пометку ограничения доступа к ним, в том числе пометку "Для служебного пользования", запрещена.
4.2.5.4. Факсограммы, поступившие из органов государственной власти и подлежащие в соответствии с п. 4.3 докладу Руководителю, обрабатываются и исполняются в обычном порядке.
4.2.5.5. Остальные факсограммы, направленные на рассмотрение в приемную Заместителя Руководителя или в СП ЦА, рассматриваются как информационные материалы, которые подлежат исполнению только после досылки подлинника документа. В случае особой важности и если о факсограмме уже проинформирован соответствующий Заместитель Руководителя, такие факсограммы принимаются к исполнению.
4.2.5.6. Если по факсограмме, принятой к исполнению без подтверждающего подлинника документа, требуется предоставление конфиденциальной информации, исполнитель по документу связывается по телефону с автором факсограммы и сообщает, что информация может быть предоставлена только после получения официального письма с подписью и печатью.
4.2.6. Прием, обработка и регистрация несекретной корреспонденции, поступившей через шифрорган.
Порядок приема несекретных документов, поступивших через шифрорган, регламентируется отдельным ведомственным актом.
4.2.7. Прием, обработка и регистрация обращений, поступающих из ФГИС ДО
4.2.7.1. Прием и обработка обращений граждан, поступающих из ФГИС ДО, осуществляются сотрудниками Подразделения ДОУ.
4.2.7.2. Сотрудник Подразделения ДОУ в ФГИС ДО с помощью кнопки "Сохранить как" сохраняет файл печатной формы обращения гражданина, файлы приложений (при наличии) на магнитный носитель (flash-накопитель) для переноса обращения в СЭД ЦА в БД "Канцелярия ЗГ".
4.2.7.3. Для регистрации обращения в СЭД ЦА БД "Канцелярия ЗГ" работником Подразделения ДОУ создается РК обращения, в которой заполняются все необходимые поля:
- в поля "Документ" и "Приложения" размещаются с магнитного носителя (flash-накопителя) файлы печатной формы обращения и приложений (при их наличии).
- в поле "Краткое содержание" заносится текст: "Обращение с сайта GOSUSLUGI.RU полежит рассмотрению до ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ",
где ЧЧ:ММ расчетное время, до которого необходимо разместить решение по обращению в ФГИС ДО (должно быть на два часа раньше регламентного времени, указанного в карточке жалобы во ФГИС ДО).
РК обращения регистрируется в СЭД ЦА в БД "Канцелярия ЗГ" (присваивается входящий регистрационный номер) в общеустановленном порядке. Далее работа с обращением ведется в соответствии с разделом 6.
4.3. Распределение поступающей корреспонденции
В Подразделении ДОУ в РК заполняется поле "Кому" и документы рассылаются адресатам. Документы, поступившие в бумажном виде, передаются СП ЦА под роспись о получении в реестре.
При рассылке документов учитывается следующее.
4.3.1. Для доклада Руководителю направляются все документы от Президента Российской Федерации, уполномоченных при Президенте Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (в том числе от комиссий и комитетов), членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации, глав администраций субъектов Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти.
По указанию Руководителя данный список может быть расширен.
4.3.2. Заместителям Руководителя, согласно распределению их обязанностей по координации деятельности СП ЦА, направляются письма руководителей ТНО, письма заместителей руководителей федеральных органов власти и их структурных подразделений, письма организаций, направленные в адрес ФНС России.
4.3.3. Обращения налогоплательщиков, направляемые на рассмотрение в ФНС России сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и т.д., могут докладываться Руководителю только в том случае, если по данным обращениям необходимо проинформировать государственный орган, направивший обращение. В случае, когда ответ предполагается направить только в адрес заявителя, указанные документы направляются на рассмотрение Заместителям Руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
4.3.4. Исковые заявления, кассационные, апелляционные жалобы налогоплательщиков, а также их копии; протесты на решения (постановления) судебных органов, решения, определения и иные акты, поступившие из судебных органов, в том числе содержащие кадровые и финансово-хозяйственные вопросы, передаются в СП ЦА, отвечающее за юридические вопросы, для дальнейшей работы с ними.
4.3.5. В СП ЦА передаются документы, адресованные непосредственно СП ЦА.
4.3.6. Остальные документы направляются в СП ЦА в соответствии с их функциональными обязанностями, закрепленными в Положениях о СП ЦА, другими нормативными документами и указаниями Руководителя.
4.3.7. Письменные обращения российских налогоплательщиков, а также иностранных юридических лиц, компаний и других корпоративных образований, их филиалов и представительств, созданных на территории Российской Федерации (иностранных организаций), оформленные соответствующим образом, подписанные с указанием должности заявителя и удостоверенные печатью предприятия или организации (либо без печати), рассматриваются и классифицируются как обращения граждан и организаций (за исключением поступающих на бумажном носителе писем органов государственной власти; коммерческих предложений; заявлений на оформление лицензий; документов, поступающих в рамках гражданского, административного и уголовного судопроизводства).
4.3.8. В случае ошибочного направления документов в БД "Канцелярия Руководителя", БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" или БД "Канцелярия СП", они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную Заместителя Руководителя или СП ЦА.
Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом СП ЦА, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для переадресования документа по принадлежности.
4.3.9. "Спорные" документы (т.е. документы, неоднократно возвращаемые в Подразделение ДОУ для переадресации по принадлежности) докладываются Руководителю для определения ответственного исполнителя. В последующем аналогичная корреспонденция направляется в указанное Руководителем СП ЦА.
4.4. Рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей.
Все входящие и внутренние документы поступают по принадлежности в почту Руководителя, почту Заместителя Руководителя либо в почту начальника СП ЦА.
В результате рассмотрения для каждого документа формируется резолюция, которая средствами СЭД ЦА доводится до исполнителя.
4.4.1. Порядок подготовки и оформления резолюций к документам, подлежащим докладу Руководителю
4.4.1.1. Для доклада Руководителю в Подразделение ДОУ поступает внешняя (пп. 4.3.1, 6.4.1) и внутренняя (п. 5.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.
4.4.1.2. Вся корреспонденция докладывается Руководителю на бумажном носителе, а при дистанционном режиме работы - в электронной форме, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".
Внешние и внутренние документы в электронной форме, подлежащие докладу Руководителю, распечатываются.
4.4.1.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, оформляются проекты резолюций.
По внешней корреспонденции проекты резолюций, подлежащих докладу Руководителю, формируются средствами СЭД ЦА в Подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений о СП ЦА, а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями, и их указаний.
По внутренней корреспонденции проекты резолюций, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 15, поступают из СП ЦА вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 5.1 Инструкции. В Подразделении ДОУ проекты резолюций Руководителя формируются средствами СЭД ЦА.
4.4.1.4. В состав резолюции входят следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников СП ЦА, которым дается поручение);
- ответственный организатор исполнения поручения - Заместитель Руководителя, а также Заместители Руководителя, координирующие деятельность СП ЦА - соисполнителей;
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (при необходимости).
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.
Заместитель Руководителя, на которого возложено исполнение обязанностей Руководителя, в резолюции и.о. Руководителя в качестве куратора СП ЦА, являющегося ответственным исполнителем (соисполнителем) по документу, не указывается. При необходимости поручение пересылается из БД "Канцелярия Руководителя" в соответствующую БД "Канцелярия Заместителя Руководителя".
4.4.1.5. Ответственным исполнителем документа является начальник СП ЦА, поименованный первым в резолюции. Организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции Заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие СП ЦА, в том числе не поименованные в резолюции.
Если исполнение резолюции предусматривает подготовку итогового документа (ответа), его подготавливает СП ЦА - ответственный исполнитель и подписывает Заместитель Руководителя - ответственный организатор исполнения поручения, за исключением ответов, подготавливаемых за подписью Руководителя в соответствии с п. 3.5.9.2 Инструкции.
Если в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются СП ЦА, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - Заместитель Руководителя не указывается.
Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя. В отдельных случаях по указанию Руководителя итоговый документ (ответ) может быть подписан начальником СП ЦА - ответственным исполнителем.
Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, организаций, находящихся в ведении ФНС России.
4.4.1.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие" и т.п.).
Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п. п. 9.4 - 9.8, а также исходя из содержания документа.
4.4.1.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц ФНС России (носит информативный характер), то он направляется соответствующим СП ЦА без указания сроков рассмотрения, поручений или комментариев по исполнению.
4.4.1.8. Руководитель Подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящую корреспонденцию с проектами резолюций.
4.4.1.9. После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД ЦА формируются окончательные резолюции. Подписанные Руководителем резолюции по внутренней корреспонденции регистрируются средствами СЭД ЦА (присваиваются регистрационный номер и дата). Подписанные резолюции скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.
До исполнителей, поименованных в резолюции, РК документов доводятся средствами СЭД ЦА. Подлинники контрольных документов остаются в Подразделении ДОУ для последующего формирования их в номенклатурные дела вместе с итоговыми документами (ответами). Подлинники неконтрольных документов выдаются исполнителю, поименованному первым в резолюции, для последующего формирования их в номенклатурные дела СП ЦА вместе с итоговыми документами (ответами).
Документы с пометкой "Для служебного пользования", а также иные документы, не переведенные в электронный вид по указанию Руководителя, выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах передачи/ознакомления входящего документа с пометкой "Для служебного пользования", которые остаются в Подразделении ДОУ. Документы, имеющие отметку "Снятие копий запрещено", предоставляются исполнителям только для ознакомления, без направления копий.
4.4.1.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом резолюции Руководителя немедленно направляется исполнителям, до доклада Руководителю.
После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект резолюции, документ повторно направляется исполнителям по СЭД ЦА с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание" РК.
4.4.1.11. По поручению Руководителя отдельные проекты резолюций, предназначенных для рассмотрения Руководителем, могут быть подписаны начальником Подразделения ДОУ.
4.4.1.12. В исключительных случаях, если по объективным причинам в подписанную Руководителем резолюцию необходимо внести изменения, то СП ЦА - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 5.1 Инструкции, проект резолюции должен быть согласован начальником заинтересованного СП ЦА.
В случае, если заинтересованное СП ЦА имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого СП ЦА по указанному вопросу.
На основании принятого Руководителем решения по служебной записке Подразделение ДОУ корректирует в СЭД ЦА и повторно направляет исполнителям резолюцию Руководителя. В бумажном виде скорректированная резолюция Руководителем не переподписывается.
4.4.2. Порядок подготовки и оформления резолюций, подлежащих докладу Заместителю Руководителя
4.4.2.1. Входящие документы поступают в приемные Заместителей Руководителя в соответствии с распределением их обязанностей. Во время отсутствия Заместителя Руководителя корреспонденция направляется Заместителю Руководителя, исполняющему его обязанности.
Входящие документы подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки); документы, содержащие поручения Руководителя; приказы и распоряжения.
Внешние документы, поименованные в п. п. 4.3.2 и 4.3.3, после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД ЦА и направляются в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в форме РК. При необходимости бумажные подлинники внешних документов передаются из Подразделения ДОУ в приемные Заместителей Руководителя под роспись в реестре.
Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.2, поступают по СЭД ЦА в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в форме РК. При необходимости бумажный экземпляр вышеуказанных документов передается в приемную Заместителя Руководителя исполнителем.
Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД ЦА в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в форме РК.
4.4.2.2. Все входящие документы должны рассматриваться Заместителями Руководителя в день поступления или на следующий рабочий день.
В случае ошибочного направления внешнего документа в приемную Заместителя Руководителя, работник приемной Заместителя Руководителя в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) сообщает об этом в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащую приемную Заместителя Руководителя.
4.4.2.3. По документам, содержащим поручения Руководителя, Заместитель Руководителя организует контроль их исполнения. При необходимости, оформляются дополнительные поручения СП ЦА - исполнителям в форме дополнительных резолюцией.
По остальным документам, поступившим на рассмотрение в приемные Заместителей Руководителя, работниками приемных готовятся проекты резолюций в день получения таких документов или на следующий рабочий день.
В состав резолюций входят следующие элементы:
- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников СП ЦА, которым дается поручение, включая подразделения, деятельность которых Заместитель Руководителя не координирует);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (при необходимости).
Сроки исполнения документов определяются в соответствии с п. п. 9.4 - 9.8.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации. Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполняющего обязанности другого Заместителя Руководителя, документ дополнительно направляется замещаемому Заместителю Руководителя - для информации.
Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей ТНО, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, организаций, находящихся в ведении ФНС России.
4.4.2.4. Входящие документы, поступающие в приемную Заместителя Руководителя, выделяются в следующие потоки:
- документы, поступившие в электронной форме, по которым работник приемной Заместителя Руководителя формирует в СЭД ЦА проект резолюции и направляет Заместителю Руководителя на рассмотрение в электронной форме. Заместитель Руководителя средствами СЭД ЦА подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;
- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым работник приемной Заместителя Руководителя формирует в СЭД ЦА проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками направляет Заместителю Руководителя на рассмотрение в бумажном виде. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 231;
- документы, поступившие как в электронной форме, так и на бумажном носителе, формирование резолюции в СЭД ЦА к которым и направление на исполнение осуществляет работник приемной Заместителя Руководителя без доклада Заместителю Руководителя. К данному потоку относятся письма ТНО, поступившие как ответы во исполнение массового запроса; информационные документы (приказы о назначениях и т.п.); информационные документы федеральных органов власти, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие в приемную Заместителя Руководителя; другие входящие документы, перечень которых определяет Заместитель Руководителя.
Порядок формирования в СЭД ЦА резолюции Заместителя Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 203.
4.4.2.5. Если по объективным причинам в резолюцию Заместителя Руководителя необходимо внести изменения, то СП ЦА - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Заместителю Руководителя служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений.
Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то служебная записка должна быть согласована с начальником СП ЦА, которому осуществляется передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене ответственного исполнителя не должен превышать 3 рабочих дней с даты поступления РК в соответствующую БД "Канцелярия СП".
Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, СП ЦА - ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.
4.4.3. Порядок подготовки и оформления резолюций в СП ЦА
4.4.3.1. Документы, поступающие в СП ЦА, подразделяются на внешние документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки и др.); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения Заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.
Внешние документы, поименованные в п. п. 4.3.5 и 4.3.6, после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД ЦА и направляются в БД "Канцелярия СП" в форме РК. При необходимости бумажные подлинники внешних документов передаются из Подразделения ДОУ в СП ЦА под расписку в реестре.
Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.3 Инструкции, поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия СП" в форме РК. На бумажном носителе служебная записка передается Делопроизводителю СП ЦА.
Документы, с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), приказы и распоряжения поступают по СЭД ЦА в базу данных "Канцелярия СП" в форме РК. При необходимости документ на бумажном носителе с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя) Делопроизводитель СП ЦА получает в Подразделении ДОУ (приемной Заместителя Руководителя).
4.4.3.2. Все входящие документы должны обрабатываться в СП ЦА в день поступления или на следующий рабочий день.
В случае ошибочного направления внешнего документа в СП ЦА, Делопроизводитель СП ЦА в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) сообщает об этом в Подразделение ДОУ для направления в адрес надлежащего СП ЦА.
4.4.3.3. С точки зрения обработки входящих документов, поступающих в СП ЦА, выделяются следующие потоки:
- документы, поступившие в электронной форме, по которым Делопроизводитель СП ЦА формирует в СЭД ЦА проект резолюции и направляет начальнику СП ЦА на рассмотрение в электронной форме. Начальник СП ЦА средствами СЭД ЦА подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;
- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Делопроизводитель СП ЦА формирует в СЭД ЦА проекты резолюций, распечатывает их и вместе с документами на бумажном носителе направляет начальнику СП ЦА на рассмотрение. После рассмотрения Делопроизводитель СП ЦА формирует средствами СЭД ЦА резолюцию начальника СП ЦА, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД ЦА. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 231;
- документы, поступившие как в электронной форме, так и на бумажном носителе, формирование резолюции в СЭД ЦА к которым и направление на исполнение осуществляет Делопроизводитель СП ЦА без доклада начальнику СП ЦА. К данному потоку относятся письма ТНО, поступившие как ответы на запросы; информационные документы, например, приказы о назначениях; информационные документы федеральных органов власти, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие в СП ЦА; другие входящие документы, перечень которых определяет начальник СП ЦА.
Порядок формирования в СЭД ЦА резолюции начальника СП ЦА к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 203.
4.4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- по входящей корреспонденции - в соответствии с п. п. 9.4 - 9.8;
- по внутренней корреспонденции - в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.
4.4.3.5. Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом СП ЦА, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для направления документа по принадлежности в адрес соответствующего СП ЦА.
4.5. Работа исполнителя с документами, подготовка проектов документов
4.5.1. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
- сбор и обработка необходимой информации;
- подготовка проекта документа, его оформление;
- согласование проекта документа;
- доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
- повторное согласование проекта документа (в случае доработки);
- представление на подпись (утверждение) проекта документа;
- регистрация и отправка адресату.
4.5.2. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению документа согласно резолюции и несет ответственность за его исполнение. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным является исполнитель, определенный в резолюции первым.
4.5.3. Соисполнители представляют ответственному (головному) исполнителю замечания и предложения в пределах своей компетенции по исполнению данного документа.
Ответственный исполнитель подготавливает проект исходящего документа с учетом замечаний и предложений соисполнителей.
При несогласии с предложениями заинтересованных СП ЦА (соисполнителей), проект документа докладывается руководителю с приложением соответствующих обоснований, для принятия решения.
4.5.4. Проекты документов готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными Инструкцией в разделе 3.
4.6. Согласование проектов документов
4.6.1. Проект документа, подготовленный в соответствии с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в резолюции, в том числе при наличии служебной записки о согласовании.
Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными СП ЦА.
Лист согласования является неотъемлемой частью документа.
Учитывая срочность и важность отдельных документов, допускается, при отсутствии разногласий у СП ЦА между ответственным и соисполнителями (урегулированы в рабочем порядке), направлять РК проектов ответов за подписью Руководителя в БД "Канцелярия Руководителя" на регистрацию при наличии в карточке согласования в СЭД ЦА фразы "Согласовано со всеми заинтересованными структурными подразделениями в рабочем порядке, замечаний не имеется". Запись прописывает лично начальник СП ЦА - ответственного исполнителя по документу при согласовании в электронном виде.
4.6.2. Проект служебного письма за подписью Заместителя Руководителя могут не визировать начальники СП ЦА - соисполнителей:
- чьи предложения были изложены в письменном виде и полностью учтены в проекте документа;
- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.
Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего СП ЦА, вместо визы в листе согласования ставится пометка "согласования не требуется".
4.6.3. На бумажном носителе осуществляется согласование:
- приказов, распоряжений по отдельным кадровым и финансовым вопросам;
- писем, приказов, распоряжений с пометкой "Для служебного пользования";
- писем в ТНО, предусмотренных Перечнем документов 463;
- писем, предусмотренных Перечнем документов 12. Исключение составляют письма (ответы) заявителям, предусмотренные пунктом 4 статьи 10 Закона N 59-ФЗ.
Согласование остальных служебных документов осуществляется в электронной форме средствами СЭД ЦА.
Проекты служебных документов визируются (согласовываются) исполнителем и начальником СП ЦА, подготовившими проект, затем Заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного СП ЦА. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными СП ЦА (визируются их начальниками) и Заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.
Проекты документов (за исключением приказов и распоряжений о командировании и предоставлении отпусков), подписываемые Руководителем, в обязательном порядке визируются должностным лицом, на которого возложена функция проведения экспертизы проектов документов, представляемых на подпись Руководителю.
4.6.3.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с СП ЦА, отвечающим за финансово-экономические вопросы.
4.6.3.2. Проекты приказов о зарубежных командировках работников ЦА ФНС России и ТНО, входящих в номенклатуру Руководителя, оформляются в СП ЦА, отвечающем за международное сотрудничество, и согласовываются с СП ЦА, отвечающими за кадровые вопросы, а также с режимно-секретным подразделением.
4.6.3.3. Проекты приказов (распоряжений), служебные документы, требующие правовой и антикоррупционной экспертизы, а также определения необходимости их направления на государственную регистрацию в Минюст России согласовываются с СП ЦА, отвечающим за правовую работу (в электронном листе согласования в графе "Примечания" прописывается текст "Подлежит государственной регистрации в Минюсте России"). В СП ЦА, отвечающее за правовую работу, такие документы направляются после их согласования всеми заинтересованными СП ЦА и координирующими их деятельность Заместителями Руководителя, но до согласования с Подразделением ДОУ.
4.6.3.4. Проекты приказов о назначении руководящих работников ТНО, входящих в номенклатуру Руководителя, о выплате единовременного поощрения в связи с юбилеем руководителям ТНО, о награждении работников ТНО, а также присвоении им классных чинов, согласовываются с Заместителем Руководителя, координирующим работу ТНО в соответствующем федеральном округе.
Проекты приказов об освобождении от должности руководящих работников ТНО, входящих в номенклатуру Руководителя, согласовываются с Заместителем Руководителя, координирующим работу ТНО в соответствующем федеральном округе.
Проекты приказов о проведении служебной проверки в отношении руководящих работников ТНО, входящих в номенклатуру Руководителя, о применении и снятии с них дисциплинарных взысканий согласовываются с Заместителем Руководителя, координирующим работу ТНО в соответствующем федеральном округе.
4.6.3.5. Проекты приказов о назначении, освобождении от должности работников ЦА ФНС России, об объявлении им поощрений и взысканий, о премировании, о присвоении классных чинов, о включении иных периодов в стаж государственной службы согласовываются с СП ЦА, отвечающими за кадровые и за финансово-экономические вопросы.
4.6.3.6. Проекты приказов об утверждении положений о СП ЦА (внесении изменений в положения), должны быть согласованы с СП ЦА, отвечающими за правовую работу и кадровые вопросы с целью проведения экспертизы проекта положения на соответствие определенных действующим законодательством Российской Федерации задачам, функциям и полномочиям ФНС России, а также с целью учета технологических процессов с СП ЦА, в функции которого входят вопросы проектного управления, модернизации и развития налоговых органов.
4.6.3.7. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с Подразделением ДОУ, которое осуществляет контроль за правильностью оформления документов. Проект документа направляется в Подразделение ДОУ для визирования (согласования) в последнюю очередь.
4.6.4. Согласование служебных документов СП ЦА должно осуществляться в следующие сроки:
- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;
- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию - не более 5 рабочих дней;
- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов - не более 2 рабочих дней;
- остальных служебных документов - не более 3 рабочих дней.
4.6.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет СП ЦА - исполнитель, подготовившее проект.
4.6.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются СП ЦА - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.
При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.
4.6.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на СП ЦА, подготовившее проект данного документа.
4.6.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.
4.6.9. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (в карточке согласования в СЭД ЦА, на визовом экземпляре бумажного документа) пишет фразу:
- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;
- "Замечания учтены, кроме...", если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.
При несогласии с неучтенными замечаниями СП ЦА - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.
4.7. Подписание проектов документов.
4.7.1. Подписание приказов (распоряжений).
Приказы и распоряжения подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.
Приказы могут подписываться Заместителями Руководителя, если полномочия на их подписание делегированы отдельным приказом.
Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.
4.7.1.1. После завершения согласования документа (в результате электронного согласования исполнителю поступает на почтовый ящик уведомление "Согласование завершено успешно"):
- исполнитель направляет по почте СЭД ЦА работнику Подразделения ДОУ файлы итоговой редакции проекта приказа (распоряжения) для распечатывания на бланке (даже если изменения в файл не вносились) и заполненный файл листа рассылки приказа (распоряжения), в теме сообщения обязательно указывает индивидуальный номер (колонтитул): например, "Приказ и Лист рассылки к П-И0012";
- файл проекта приказа (распоряжения) с пометкой "Для служебного пользования" передается для оформления работнику Подразделения ДОУ с использованием машинного носителя информации, почта СЭД ЦА не используется. Оформленный лист согласования и лист рассылки к приказу (распоряжению) с пометкой "Для служебного пользования" в Подразделение ДОУ передаются на бумажном носителе.
При формировании листа рассылки к приказам (распоряжениям) разъяснительного и методологического характера в обязательном порядке включать МИ ФНС России по федеральным округам, а также СП ЦА, в компетенцию которых входят вопросы внутреннего аудита и обеспечения профессионального развития госслужащих.
С проектом приказа, подлежащим государственной регистрации в Минюсте России и предусматривающим внесение изменений в другой приказ, работнику Подразделения ДОУ направляется (передается) текст приказа, в который вносятся изменения, созданный в режиме рецензирования, с учетом вносимых изменений.
В Подразделении ДОУ:
- проверяют правильность оформления проекта приказа (распоряжения) и наличие необходимых виз рецензентов;
- вносят (при необходимости) в текст документа правки редакционного и оформительского характера;
- распечатывают проект приказа (распоряжения) на бланке и приложения к документу в одном экземпляре (для документа, издаваемого совместно несколькими органами исполнительной власти - в количестве для каждого органа исполнительной власти);
- формируют и распечатывают лист электронного согласования из РК исполнителя, поступившей на почтовый ящик сотрудника Подразделения ДОУ (по завершении согласования);
- распечатывают направленный по почте СЭД ЦА лист рассылки;
- прикладывают лист согласования и лист рассылки к проекту приказа (распоряжения);
- подготавливают в БД "ОРД" РК приказа (распоряжения);
- формируют документ для доклада Руководителю (Заместителю Руководителя);
- если приказ (распоряжение) подписывается Заместителем Руководителя - передают сформированный документ исполнителю для последующего доклада Заместителю Руководителя.
Ответственность за правильное содержание документа возлагается на СП ЦА, вносящее документ на утверждение.
Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки СП ЦА и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, СП ЦА, которому в приказе дается поручение).
4.7.1.2. После подписания Руководителем (Заместителем Руководителя) внесение исправлений в приказы (распоряжения) запрещается.
Приказы (распоряжения) ФНС России в ТНО и/или организации, находящиеся в ведении ФНС России, направляются в форме электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя) и файла визуализации, содержащего графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи.
4.7.1.3. Нормативные правовые акты ФНС России, подлежащие государственной регистрации в Минюсте России, должны быть согласованы с Минфином России, и, при необходимости, с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
На согласование в Минфин России (или иной государственный орган) нормативный правовой акт ФНС России отправляется до подписания Руководителем. После успешно завершенного согласования Минфином России акт представляется Руководителю на подпись. Если нормативный правовой акт ФНС России требует согласования с Министром финансов Российской Федерации, то сначала он представляется Руководителю на подпись, а затем направляется в Минфин России без регистрации.
Согласованный с Минфином России документ регистрируется в Подразделении ДОУ и сопроводительным письмом с пакетом документов, подготовленным СП ЦА - исполнителем приказа (распоряжения) совместно с СП ЦА, отвечающим за юридические вопросы, направляется в Минюст России для государственной регистрации. При нарушении исполнителем 10-дневного срока направления на государственную регистрацию в Минюст России, исчисляемого с даты регистрации в Подразделении ДОУ, нормативный правовой акт подлежит отмене путем издания приказа ФНС России. Актуальная редакция проекта НПА проходит процедуры согласования и утверждения, затем ему в Подразделении ДОУ присваивается новый регистрационный номер и дата, и направляется в Минюст России на государственную регистрацию.
При необходимости внесения в проект нормативного правового акта изменений на основании замечаний Минюста России, возникших в процессе государственной регистрации, документ с замечаниями Минюста России возвращается исполнителю для доработки.
После внесения изменений в проект нормативного правового акта процедуры его подписания, согласования с Минфином России и направления на государственную регистрацию в Минюст России повторяются.
Для рассылки документа, прошедшего государственную регистрацию в Минюсте России, в листе рассылки (приложение 16) обязательно выбирается пункт 3 "Схема 2".
4.7.1.4. Подлинники приказов (распоряжений) остаются в номенклатурных делах Подразделения ДОУ.
4.7.2. Подписание служебных писем Руководителем
4.7.2.1. После завершения:
- электронного согласования РК служебного письма с помощью кнопки "На регистрацию в БД Руководителя" направляется в БД "Канцелярия Руководителя" для представления документа на подпись Руководителю, регистрацию и отправку. Файл документа должен иметь формат PDF/A;
- согласования служебного письма на бумажном носителе, исполнитель передает в Подразделение ДОУ файл проекта документа и визовый экземпляр на бумажном носителе.
В Подразделении ДОУ:
- проверяют правильность оформления проекта документа и наличие необходимых согласующих виз;
- вносят (при необходимости) в проект документа правки редакционного и оформительского характера;
- распечатывают проект служебного письма на бланке и приложения к документу в одном экземпляре (в нескольких экземплярах - для документа, издаваемого совместно несколькими органами исполнительной власти);
- прикладывают к документу распечатанный лист электронного согласования либо визовой экземпляр на бумажном носителе;
- создают или дооформляют в СЭД ЦА в БД "Канцелярия Руководителя" РК служебного письма.
Ответственность за правильное содержание документа возлагается на СП ЦА, вносящее документ на подписание.
4.7.2.2. Внесение изменений в служебные документы, подписанные Руководителем (собственноручно или УКЭП) запрещено.
4.7.2.3. Подлинники писем (если документ отправлен в электронной форме) или визовые экземпляры (если документ отправлен на бумажном носителе) формируются в дела Подразделения ДОУ вместе с материалами, послужившими основанием к изданию указанных документов ФНС России (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).
4.7.3. Подписание служебных писем Заместителем Руководителя, начальником СП ЦА
4.7.3.1. После завершения электронного согласования исполнитель средствами СЭД ЦА направляет РК служебного письма на утверждение Заместителю Руководителя (начальнику СП ЦА).
После завершения согласования на бумажном носителе исполнитель передает документ, оформленный на бланке или на шаблоне бланка, работнику приемной Заместителя Руководителя (СП ЦА).
4.7.3.2. Заместитель Руководителя (начальник СП ЦА):
- утверждает служебное письмо в электронном виде средствами СЭД ЦА (если документ направлен на утверждение по СЭД ЦА);
- подписывает служебное письмо (если документ представлен на подпись на бумажном носителе).
4.7.3.3. После подписания Заместителем Руководителя (начальником СП ЦА) внесение исправлений в служебные документы запрещается.
Служебные письма, направляемые в электронной форме (кроме документов внутренней переписки), должны быть подписаны УКЭП Заместителя Руководителя (начальника СП ЦА).
4.7.3.4. Ответственность за направление на регистрацию документов, утвержденных УКЭП Заместителя Руководителя, несет исполнитель.
4.8. Обработка и регистрация исходящих документов.
Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения.
Вся исходящая корреспонденция регистрируется в СЭД ЦА. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения) с соблюдением принципа однократности.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.
Если авторами документа являются несколько СП ЦА ФНС России, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (31.03.2022). Допускается словесно - цифровой способ оформления даты (31 марта 2022 г.).
Регистрационные номера документов, подписанных Руководителем (Заместителем Руководителя), состоят из буквенных символов (как правило, инициалов фамилии и имени лица, подписавшего документ), порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел, цифрового обозначения (индекса) СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: ЕД-16-12/214.
Регистрационные номера ответов на обращения граждан и организаций, подписанных начальником СП ЦА, состоят из буквенных символов "ЗГ", порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел, цифрового обозначения (индекса) СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: ЗГ-2-10/1516@.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
4.8.1. В Подразделении ДОУ регистрируются следующие исходящие документы:
- приказы и распоряжения, протоколы совещаний у Руководителя (Заместителей Руководителя), протоколы Коллегии, соглашения, в которых одной из сторон выступает ФНС России, - в БД "ОРД";
- письма и телеграммы за подписью Руководителя; письма и телеграммы (кроме ответов на обращения граждан и организаций), подписанные Заместителями Руководителя, доверенности - в БД "Канцелярия Руководителя";
- ответы на обращения граждан и организаций - в БД "Канцелярия ЗГ".
Регистрация электронных документов производится в день их поступления в БД "Канцелярия ЗГ", БД "ОРД", БД "Канцелярия Руководителя".
Регистрация документов, подписанных на бумажном носителе, производится в день их представления в Подразделение ДОУ.
4.8.2. Все остальные исходящие документы, а также протоколы совещаний (заседаний), проводимых начальниками управлений, регистрируются в СП ЦА в соответствующих БД "Канцелярия СП".
Регистрационные номера таких документов состоят из индекса дела по номенклатуре дел данного СП ЦА и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.
4.8.3. На документах, оформленных на бланках (шаблонах бланков), регистрационный номер и дата проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов.
4.8.4. Если документ на бумажном носителе, подлежащий регистрации в Подразделении ДОУ, ошибочно зарегистрирован в СП ЦА, документ переподписывается. При необходимости срочной отправки такого документа, руководству Подразделения ДОУ представляется служебная записка с объяснением причин ошибочной регистрации.
4.8.5. После регистрации исходящего документа в соответствующей базе данных, его РК направляется в БД "Исходящие" для отправки.
4.8.6. Документы на бумажном носителе передаются в Подразделение ДОУ:
- для регистрации и направления адресату (если документ регистрируется в Подразделении ДОУ);
- для направления адресату (если документ регистрируется в СП ЦА).
4.8.7. При отправке исходящего документа на бумажном носителе по списку (свыше 4 адресов) отправляются копии подлинника.
Заказ на размножение оформляется исполнителем документа на специальном бланке (приложение N 17), который подписывается руководством СП ЦА и Подразделением ДОУ.
4.8.8. Ответственность за своевременное направление на регистрацию исходящих документов (их РК) несет Делопроизводитель СП ЦА.
4.8.9. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.
4.9. Отправка (рассылка) исходящей корреспонденции.
4.9.1. Документы пересылаются (направляются адресатам) в электронной форме и на бумажном носителе.
В электронной форме корреспонденция подлежит отправке в виде электронного документа в формате PDF/A, подписанного УКЭП.
Документ, отправленный по СЭД ЦА, E-mail, поступает адресату в виде трех файлов: файла документа, файл УКЭП и визуализированного файла документа. Документ, отправленный по МЭДО версии 2.2, поступает адресату в виде визуализированного файла, при этом файл УКЭП не пересылается.
Допускается направление в ТНО и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России документов в электронной форме в виде электронного образа документа (в формате PDF). Электронный образ документа должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.
На бумажном носителе отправляются:
- письма в органы государственной власти, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с которыми отсутствует обмен по каналам МЭДО; письма, требующие наличия рукописной подписи и/или печати;
- письма в ТНО, предусмотренные Перечнем документов 463;
- письма, предусмотренные Перечнем документов 12.
К отправке принимаются документы СП ЦА при наличии в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".
4.9.2. Исходящая корреспонденция рассылается на бумажном носителе фельдъегерской, специальной или почтовой связью либо в электронной форме с помощью СЭД ЦА, по электронной почте, по системе МЭДО или загружается в ФГИС ДО.
4.9.3. Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день.
4.9.4. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от СП ЦА (с уведомлением об этом работников Подразделения ДОУ). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Подлинник получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.
4.9.5. Отправка корреспонденции фельдъегерской и почтовой связью.
4.9.5.1. Подлежащие отправке документы с текущей датой сдаются СП ЦА в Подразделение ДОУ в тот же день или на следующий рабочий день до 930 часов (при отправке фельдъегерской связью) и до 1200 (при отправке почтовой связью).
Письма физическим и юридическим лицам (в том числе ответы на обращения), оформленные в электронной форме, но отправляемые на бумажном носителе, распечатываются работниками Подразделения ДОУ в визуализированном виде, проштамповываются круглой печатью "Для документов" и передаются в экспедицию на конвертование и отправку.
4.9.5.2. До передачи документов в Подразделение ДОУ для отправки, Делопроизводитель СП ЦА обязан проверить правильность оформления документа (наличие подписи, наименования адресата с указанием почтового адреса и индекса, необходимых приложений, даты и исходящего номера, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона).
4.9.5.3. При получении документа на бумажном носителе, работником Подразделения ДОУ осуществляется проверка документа на наличие всех реквизитов в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие".
В случае неправильного оформления, документ возвращается исполнителю, а РК возвращается в СП ЦА, ответственное за документ.
4.9.5.4. Работник Подразделения ДОУ, после проверки, завершает обработку РК и отправляет документ.
РК документов в ТНО пересылаются автоматически с помощью СЭД ЦА.
4.9.5.5. Фельдъегерской связью направляется исходящая корреспонденция в адрес: федеральных органов государственной власти и ТНО (за исключением, расположенных на территории города Москвы).
4.9.5.6. Документы, подлежащие срочной отправке фельдъегерской связью в нерабочее время, выходные и праздничные дни, отправляются ответственным дежурным приемной Руководителя по указанию руководства Подразделения ДОУ и в порядке, соответствующем договору с Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации.
4.9.5.7. Почтовой связью отправляются документы, адресованные: юридическим и физическим лицам (внутренние и международные адресаты).
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Подразделением ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (в действующей редакции).
4.9.5.8. Заказными письмами отправляются документы, предусмотренные Перечнем документов 12. При этом описи заказных почтовых отправлений могут предъявляться по требованию судов общей юрисдикции и участников арбитражных (гражданских) процессов (в период рассмотрения дел) как доказательство их отправки.
4.9.5.9. Документы по рассмотрению дел в арбитражных судах могут выдаваться на руки представителям СП ЦА, отвечающего за юридические вопросы, участвующим в судебных заседаниях. В этом случае представитель СП ЦА, отвечающего за юридические вопросы, получает документы в Подразделении ДОУ под расписку в реестре, который остается в Подразделении ДОУ.
4.9.5.10. На документах с несколькими адресатами работником Подразделения ДОУ выделяется то наименование адресата, которому направляется данный экземпляр документа.
4.9.5.11. В необходимых случаях отмечается особый порядок оформления отправки документов, например, "Заказное", "Ценное" и т.д.
4.9.6. Отправка корреспонденции в электронном виде с помощью СЭД ЦА.
4.9.6.1. При отправке исходящей корреспонденции электронный документ должен быть подписан УКЭП.
Электронный образ документа, поручение Руководителя или его заместителя, поручение по обращению физического или юридического лица (в случае, если в резолюции включено руководство ТНО) УКЭП не подписывается.
4.9.6.2. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.
4.9.6.3. При поступлении РК документа в БД "Исходящие", работником Подразделения ДОУ осуществляется проверка правильности заполнения основных реквизитов РК, наличие и комплектность вложенных файлов.
При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в СП ЦА, ответственное за документ.
4.9.6.4. При отправке документа одновременно в электронной форме и на бумажном носителе автоматически создается копия РК. В этом случае отправка документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с подразделом 4.9.5 Инструкции.
4.9.6.5. РК документов, адресованных в ТНО, направляются автоматически средствами СЭД ЦА. При этом в СЭД ЦА отображается ход доставки документов и их регистрация в ТНО.
4.9.7. Отправка корреспонденции по электронной почте (ЭП).
4.9.7.1. По ЭП могут отправляться:
- ответы на Интернет-обращения физических и юридических лиц;
- документы, адресованные в организации, находящиеся в ведении ФНС России.
ЭП также используется как резервный канал связи с ТНО в случае технического сбоя канала системы электронного документооборота.
4.9.7.2. Отправка электронных документов по ЭП осуществляется только при наличии в СЭД ЦА правильно оформленной РК исходящего документа.
Файл документа, отправляемый физическому или юридическому лицу либо в организацию, находящуюся в ведении ФНС России:
- должен создаваться в электронной форме с использованием электронного шаблона бланка, который воспроизводит реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе;
- должен иметь формат PDF/A;
- должен быть подписан УКЭП.
Адресату документ поступает в виде 3 файлов: файла документа, файл УКЭП и визуализированного файла документа.
Ответ на Интернет-обращение, поступившее от юридического лица, в СЭД ЦА оформляется как ответ физическому лицу, а именно:
- переключатель "Отправить в бумажном виде" должен быть выключен;
- на закладке "Лист рассылки" переключатель "Физическое лицо" должен быть включен;
- переключатель "Отправить по E-mail" должен быть включен;
- в поле "E-mail" должен быть внесен адрес электронной почты заявителя.
При необходимости, в качестве второго адресата может быть выбран нижестоящий налоговый орган, которому документ поступит по системе электронного документооборота.
4.9.7.3. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде по ЭП осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.
Исполнитель несет персональную ответственность за корректность заполнения РК исходящего документа (в том числе листа рассылки) и вложенных файлов.
4.9.7.4. В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА (в соответствии с требованиями, предусмотренными п. 4.9.7.2 Инструкции), отправка документа в электронной форме не производится, а РК возвращается на доработку в СП ЦА, ответственное за исполнение документа.
4.9.8. Отправка корреспонденции по системе МЭДО.
4.9.8.1. По системе МЭДО отправляются документы в органы государственной власти (после подтверждения готовности к обмену и успешного тестирования доставки корреспонденции).
Список органов государственной власти, которым корреспонденция отправляется по системе МЭДО, создается, доводится до СП ЦА и поддерживается в актуальном состоянии Подразделением ДОУ.
Для обеспечения отправки документов по системе МЭДО администратор СЭД ЦА предварительно осуществляет настройку РК соответствующего органа государственной власти в БД "Внешние адресаты".
4.9.8.2. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется только при наличии в СЭД ЦА регистрационной карточки исходящего документа, оформленной аналогично РК документов, отправляемых по СЭД ЦА.
В РК исходящего документа вкладывается электронный документ (файл документа в формате PDF/A, подписанный УКЭП, а также отдельно файлы приложений (при наличии)).
Если по системе МЭДО в орган государственной власти по принадлежности перенаправляется обращение гражданина или организации, в качестве второго адресата может быть выбран заявитель, которому документ поступит по электронной почте (если обращение поступило в электронной форме) или по почте (если обращение поступило на бумажном носителе).
Исполнитель несет персональную ответственность за корректность заполнения РК исходящего документа (в том числе листа рассылки) и вложенных файлов.
4.9.8.3. Отправка исходящей корреспонденции по системе МЭДО осуществляется работником Подразделения ДОУ средствами СЭД ЦА.
В случае неверно оформленной РК в СЭД ЦА отправка документа по системе МЭДО не производится, а РК возвращается на доработку в СП ЦА, подготовившее документ.
4.9.9. Передача сторонним организациям копий на бумажных носителях электронных документов, находящихся в СЭД ЦА, осуществляется в следующем порядке:
- уполномоченному работнику предоставляется распечатанный визуализированный файл электронного документа;
- уполномоченный работник сверяет текст распечатанного визуализированного файла электронного документа и электронного документа, хранящегося в СЭД ЦА;
- в случае соответствия текста распечатанного визуализированного файла электронного документа тексту электронного документа, уполномоченный работник в нижней части последнего листа делает запись "Копия соответствует электронному документу, находящемуся в системе электронного документооборота", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату;
- подпись уполномоченного лица заверяется гербовой печатью.
5. Организация работы с внутренней корреспонденцией
Внутренняя корреспонденция подразделяется на:
- служебные записки с проектом резолюции, докладные (проект резолюции - при необходимости) на имя Руководителя, подготовленные СП ЦА;
- документы на имя Заместителя Руководителя, подготовленные СП ЦА;
- переписку между СП ЦА.
5.1. Подготовка служебных (докладных) записок на имя Руководителя
5.1.1. Служебные (докладные) записки на имя Руководителя оформляются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) и направляются в форме электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП), за исключением служебных (докладных) записок, содержащих пометку "Для служебного пользования", которые подготавливаются и передаются для доклада на бумажном носителе.
Служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывает:
- в СП ЦА, деятельность которых координирует Руководитель, - начальник СП ЦА;
- в остальных СП ЦА - Заместитель Руководителя, координирующий их деятельность.
Регистрация служебных записок на имя Руководителя осуществляется в СП ЦА, их подготовивших.
5.1.2. К служебной (докладной) записке на имя Руководителя СП ЦА готовят проект резолюции Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - начальников СП ЦА, также координирующих их деятельность Заместителей Руководителя, текстом поручения и, при необходимости, сроков исполнения. Образец проекта резолюции, подлежащего докладу Руководителю, приведен в приложении N 15.
Файл проекта резолюции вкладывается в РК служебной записки.
Согласование (визирование) служебных (докладных) записок производится в электронной форме средствами СЭД ЦА, а имеющих пометку "Для служебного пользования" - на бумажном носителе путем проставления собственноручной подписи, с расшифровкой и датой визирования.
Проекты резолюций и служебных (докладных) записок согласовываются начальником СП ЦА их подготовивших.
Проекты резолюций и служебных (докладных) записок, предусматривающих расходование финансовых средств (о финансовом обеспечении деятельности ЦА ФНС России, ТНО, организаций, находящихся в ведении ФНС России; об изменении структуры и штатного расписания центрального аппарата ФНС России; об установлении и изменении предельной численности работников ТНО), в обязательном порядке визируются СП ЦА, отвечающим за финансово-экономические вопросы.
Проекты резолюции и служебной (докладной) записки по изменению структуры ЦА ФНС России, по изменению штатного расписания, по вопросам прохождения государственной гражданской службы и т.п. в обязательном порядке визируются СП ЦА, отвечающим за кадровые вопросы.
Проекты резолюции и служебной (докладной) записки, предусматривающие внесение изменений в подписанную ранее Руководителем резолюцию и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого СП ЦА, должны быть завизированы начальником заинтересованного СП ЦА. Если заинтересованное СП ЦА имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.
5.1.2.1. По решению Руководителя в соответствии с законодательством могут продлеваться сроки исполнения запросов сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, уполномоченных при Президенте Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, государственных организаций, глав администраций субъектов Российской Федерации и налогоплательщиков.
Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства, поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в установленный срок поручений указанных в абзаце втором настоящего пункта, по которым ФНС России ответственный исполнитель, ответственное СП ЦА не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока подготавливает письмо в Правительство Российской Федерации с обоснованными предложениями по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство Российской Федерации не позднее 30 дней со дня подписания поручения. Решение о корректировке срока исполнения поручения (продлении) доводится в установленном порядке до головного исполнителя в течение 3 дней со дня принятия этого решения.
Для служебных (докладных) записок на имя Руководителя, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты резолюций.
5.1.3. Служебные (докладные) записки для доклада Руководителю направляются в Подразделение ДОУ в форме электронного документа, а с пометкой "Для служебного пользования" - на бумажном носителе с одновременным направлением РК.
5.1.4. Для направления служебной (докладной) записки в БД "Канцелярия Руководителя" в БД "Канцелярия СП" создается РК, в которой:
- в поле "Документ" вкладывается файл служебной записки в формате PDF/A, подписанный УКЭП;
- в поле "Приложение" вкладывается файл проекта резолюции, файлы приложений (при наличии), а при направлении Руководителю служебной (докладной) записки по вопросу продления контрольного срока также файл промежуточного ответа автору запроса. Промежуточный ответ автору запроса подготавливается отдельным документом одновременно со служебной запиской. В РК промежуточного ответа в БД "Канцелярия СП" должны быть завершены процедуры электронного согласования с заинтересованными лицами и утверждения координирующим Заместителем Руководителя;
- на закладке "Реквизиты" в поле "Подписал" выбирается должностное лицо, утверждающее документ, в соответствии с пунктом 5.1.1 Инструкции;
- на закладке "Лист рассылки" в блоке "Кому" из группы "Внутренние" выбирается адресат "ФНС России (Ф.И.О. Руководителя)".
После завершения согласования и утверждения служебной (докладной) записки с проставлением УКЭП РК регистрируется в СП ЦА (в БД "Канцелярия СП") и по кнопке "Отправить + в Экспедицию" автоматически направляется в БД "Канцелярия Руководителя". Распечатывание и передача служебной (докладной) записки без ограничения доступа в Подразделение ДОУ не требуется.
5.1.5. Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается в Подразделение ДОУ, где факт приема фиксируется в журнале учета проектов документов за подписью Руководителя, подлежащих оформлению в Подразделении ДОУ.
Служебные (докладные) записки, поступившие в Подразделение ДОУ до 14.00, как правило, докладываются Руководителю в тот же день.
5.1.6. Служебная (докладная) записка возвращается в СП ЦА без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка либо отсутствует РК в БД "Канцелярия Руководителя".
5.2. Подготовка внутренних документов на имя Заместителя Руководителя.
5.2.1. Вся внутренняя корреспонденция на имя Заместителя Руководителя (кроме перечисленной в п. 5.2.5) должна направляться в электронном виде.
5.2.2. Для этого исполнитель в СЭД ЦА в БД "Канцелярия СП" создает РК, в которую вкладывает файл документа.
В поле "Кому" выбирает фамилию Заместителя Руководителя, которому направляется документ.
5.2.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками СП ЦА выполняется средствами СЭД ЦА. Вся информация о ходе и результатах согласования документа хранится в РК.
Согласованный документ исполнитель средствами СЭД ЦА направляет на утверждение начальнику СП ЦА.
5.2.4. После утверждения документа Делопроизводитель СП ЦА регистрирует РК и отправляет ее в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" (указанного в поле "Кому").
5.2.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронном виде, согласовываются, подписываются и передаются в приемную Заместителя Руководителя на бумажном носителе.
В этом случае создание РК, ее регистрация и отправка по СЭД ЦА обязательны.
5.3. Переписка между СП ЦА
5.3.1. Обмен внутренней корреспонденцией между СП ЦА (кроме перечисленной в п. 5.3.5) производится только в электронном виде с использованием СЭД ЦА.
5.3.2. Для этого исполнитель в СЭД ЦА в БД "Канцелярия СП" создает РК, в которую вкладывает файл документа.
В поле "Кому" выбираются СП ЦА, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться в СП ЦА и в приемные Заместителей Руководителя.
Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.
5.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками СП ЦА выполняется средствами СЭД ЦА. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК документа.
Согласованный документ исполнитель средствами СЭД ЦА направляет на утверждение начальнику СП ЦА.
Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника СП ЦА, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) начальником СП ЦА.
5.3.4. После утверждения документа Делопроизводитель СП ЦА регистрирует РК и отправляет ее в БД "Канцелярия СП" (указанных в поле "Кому").
5.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых приложения не подлежат переводу в электронную форму, согласовываются, подписываются и передаются в приемные СП ЦА, которым направляется документ, на бумажном носителе.
В этом случае создание РК, ее регистрация и отправка по СЭД ЦА обязательна.
6. Организация работы с обращениями граждан и организаций
Обращениями граждан и организаций (далее - заявители) являются направленные в ФНС России индивидуальные и коллективные письменные предложения, заявления или жалобы, поступившие непосредственно от заявителей либо из государственных органов и органов местного самоуправления.
Организация работы с обращениями регламентируется Законом N 59-ФЗ.
Настоящий раздел не регламентирует порядок работы с жалобами физических и юридических лиц на действия или бездействие налоговых органов Российской Федерации и их должностных лиц, а также на акты налоговых органов ненормативного характера, которые рассматриваются в порядке досудебного урегулирования в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
6.1. Порядок рассмотрения обращений
Все обращения, поступившие в ФНС России, в трехдневный срок регистрируются в БД "Канцелярия ЗГ" и направляются в Подразделение ДОУ для предварительного рассмотрения и определения контрольных сроков с заполнением соответствующих полей в РК обращения ("На контроль", "Признак повтора", "Срок исполнения").
6.1.1. На обращения, в которых заявителем указаны наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый либо электронный адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагается суть предложения, заявления или жалобы, дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.
6.1.2. На обращения, в которых не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый либо электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается ответ. Указанные обращения формируются Подразделением ДОУ в соответствующее номенклатурное дело.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией с сопроводительным письмом за подписью начальника Подразделения ДОУ либо заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента.
6.1.3. На обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не дается ответ по существу поставленных вопросов. Авторам таких обращений направляется уведомление за подписью начальника Подразделения ДОУ либо заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о недопустимости злоупотребления правом.
6.1.4. На обращения, не поддающиеся прочтению, не дается ответ. Авторам таких обращений в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью начальника Подразделения ДОУ либо заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о невозможности дать ответ по существу (если фамилия и почтовый адрес либо электронный адрес поддаются прочтению).
6.1.5. На обращение, текст которого не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Авторам таких обращений в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью начальника Подразделения ДОУ либо заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о невозможности дать ответ.
6.1.6. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную, налоговую или иную охраняемую федеральным законом тайну, авторам таких обращений направляется уведомление за подписью начальника СП ЦА (заместителя начальника СП ЦА, действующего на основании утвержденного должностного регламента) - ответственного исполнителя о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
6.1.7. Авторам обращений, переписка с которыми прекращена в установленном порядке, направляется уведомление за подписью Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего СП ЦА - ответственного исполнителя, либо начальника СП ЦА, действующего на основании утвержденного должностного регламента, о прекращении переписки по данному вопросу.
6.1.8. Обращения, изложенные не на государственном языке Российской Федерации (иностранном языке), подлежат рассмотрению только при наличии заверенного в установленном порядке перевода на русский язык, идентичного по содержанию и техническому оформлению подлиннику. При отсутствии перевода работник Подразделения ДОУ списывает обращение в соответствующее номенклатурное дело.
6.1.9. Авторам обращений, в которых затрагиваются интересы неопределенного круга лиц, в частности, в которых обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ по которым, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, размещен на официальном сайте ФНС России в сети Интернет, в течение семи дней со дня регистрации обращения направляется уведомление за подписью начальника СП ЦА - ответственного исполнителя, с электронным адресом официального сайта ФНС России в сети Интернет, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении.
6.2. Направление обращений на рассмотрение в ТНО
Обращения по вопросам, относящимся к компетенции ТНО, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации направляются в ТНО для рассмотрения и подготовки ответа заявителю с обязательным уведомлением автора обращения о переадресации.
6.2.1. Для поступивших в электронной форме обращений, перенаправляемых в ТНО работником Подразделения ДОУ, уведомление заявителю формируется автоматически и направляется на указанный в обращении адрес электронной почты.
В случае перенаправления обращения в ТНО СП ЦА - ответственным исполнителем, уведомление гражданину формируется отдельным письмом за подписью начальника СП ЦА либо заместителя начальника СП ЦА, действующего на основании утвержденного должностного регламента.
6.2.2. Для поступивших на бумажном носителе обращений, перенаправляемых работником Подразделения ДОУ либо СП ЦА - ответственным исполнителем, уведомление заявителю о перенаправлении обращения формируется отдельным письмом с уведомлением автора обращения на указанный почтовый адрес за подписью начальника Подразделения ДОУ (заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента) либо за подписью начальника СП ЦА (заместителя начальника СП ЦА, действующего на основании утвержденного должностного регламента), и направляется на указанный в обращении почтовый адрес заявителя.
6.3. Перенаправление обращений в другие государственные органы.
Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции ФНС России, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы власти для рассмотрения и подготовки ответа заявителю с обязательным уведомлением автора обращения о переадресации.
6.3.1. Для обращений, перенаправляемых работником Подразделения ДОУ либо СП ЦА - ответственным исполнителем, уведомление заявителю о перенаправлении обращения формируется отдельным письмом с уведомлением автора обращения на указанный почтовый адрес за подписью начальника Подразделения ДОУ (заместителя начальника Подразделения ДОУ, действующего на основании утвержденного должностного регламента) либо за подписью начальника СП ЦА (заместителя начальника СП ЦА, действующего на основании утвержденного должностного регламента), и направляется на указанный в обращении почтовый либо электронный адрес заявителя.
При выборе способа отправки уведомления, предпочтение отдается отправке по адресу электронной почты заявителя (в случае указания им в письменном обращении одновременно и почтового адреса, и адреса электронной почты).
6.3.2. В случае содержания в обращении информации о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, обращение перенаправляется сопроводительным письмом в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации в течение 5 дней со дня его регистрации в ЦА ФНС России.
6.3.3. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
6.3.4. Обращения, поступившие из ФГИС ДО, по вопросам, не относящимся к компетенции ФНС России, в течение 3 рабочих дней со дня регистрации во ФГИС ДО направляются работником Подразделения ДОУ на рассмотрение в уполномоченный государственный орган (ведомство) посредством ФГИС ДО.
6.4. Рассмотрение обращений в ЦА ФНС России.
Подлежащие рассмотрению обращения направляются Руководителю, Заместителям Руководителя.
6.4.1. Руководителю докладываются обращения:
- с пометкой "Лично";
- по вопросам, входящим в компетенцию СП ЦА, координацию деятельности которых осуществляет Руководитель;
- в случае неоднократной переадресации (2 раза и более) обращений Заместителями Руководителя по принадлежности исполнения.
К вышеуказанным обращениям работником Подразделения ДОУ подготавливается проект резолюции и РК обращения направляется из БД "Канцелярия ЗГ" в БД "Канцелярия Руководителя". После утверждения резолюции Руководителем РК обращения направляется Подразделением ДОУ в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" и в БД "Канцелярия СП".
6.4.2. Заместителям Руководителя направляются обращения по вопросам, входящим в компетенцию СП ЦА, руководство деятельностью которых они осуществляют.
При поступлении обращения в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" работник приемной формирует проект резолюции в РК обращения в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" в день поступления или на следующий рабочий день и направляет РК обращения на рассмотрение Заместителю Руководителя.
6.4.3. Уровень должностного лица, уполномоченного подписать ответ заявителю, определяется Заместителем Руководителя в ходе утверждения в СЭД ЦА проекта резолюции к обращению, подготовленного работником приемной Заместителя Руководителя.
В РК обращения информация об уровне должностного лица, подписывающего ответ на обращение, отображается в поле "Уровень подписанта ответа".
6.4.4. При подготовке проекта резолюции работник приемной отражает в РК обращения предполагаемый состав исполнителей, уточняет срок исполнения обращения.
Допускается в качестве ответственного исполнителя (соисполнителя) в резолюцию включать руководителей ТНО.
6.4.5. В случае ошибочного направления обращения из БД "Канцелярия ЗГ" по вопросам, не входящим в компетенцию Заместителя Руководителя, работник приемной сообщает об этом работнику Подразделения ДОУ в день поступления РК обращения в соответствующую канцелярию либо в первой половине следующего рабочего дня.
6.4.6. Если СП ЦА - ответственный исполнитель считает необходимым внести изменения в резолюцию Заместителя Руководителя, в том числе о смене ответственного исполнителя либо добавлении соисполнителя, то ответственный исполнитель в течение 2 дней со дня направления ему резолюции, готовит служебную записку с мотивированным обоснованием вносимых изменений.
Если служебная записка содержит предложения по смене ответственного исполнителя, то служебная записка должна быть согласована с начальником СП ЦА, которому предполагается передача документа на исполнение. Срок согласования служебной записки о смене исполнителя не должен превышать 3 рабочих дней.
Если резолюция подготовлена в приемной Заместителя Руководителя, исполнявшего обязанности другого Заместителя Руководителя, который вновь приступил к исполнению своих обязанностей, СП ЦА - ответственный исполнитель направляет служебную записку на рассмотрение Заместителю Руководителя, вновь приступившему к исполнению своих обязанностей.
При положительном решении Заместителя Руководителя работник приемной направляет служебную записку вновь назначенным ответственным исполнителям и в Подразделение ДОУ. Далее изменяет текст резолюции в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя" и направляет обращение в соответствующие СП ЦА.
Если ответственным исполнителем является СП ЦА, деятельность которого координирует Руководитель, то служебная записка о необходимости переадресации обращения в иное СП ЦА направляется на имя Руководителя. В этом случае Подразделение ДОУ направляет обращение в соответствующее СП ЦА согласно резолюции Руководителя.
6.5. Сроки рассмотрения обращений.
6.5.1. Обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Для обращений, направленных в ФНС России Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации и другими органами государственной власти, срок исполнения устанавливается равным сроку, указанному в сопроводительном письме к обращению. Если в сопроводительном письме срок не указан, срок исполнения исчисляется со дня его регистрации в ФНС России и равен 30 дням.
6.5.2. Для обращений, поступивших в ФНС России из ТНО, срок исполнения исчисляется со дня их регистрации в соответствующем ТНО.
6.5.3. Срок исполнения обращений граждан, поступивших в ФНС России из ФГИС ДО, соответствует расчетному времени от 5 до 15 рабочих дней (и зависит от причины обращения), установленному в ФГИС ДО. Продление срока рассмотрения жалоб, поступивших из ФГИС ДО, не допускается.
Если жалоба, поступившая из ФГИС ДО, подлежит рассмотрению в соответствии с положениями налогового законодательства Российской Федерации, Закона N 59-ФЗ или Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", то заявитель уведомляется о том, что его жалоба будет рассмотрена в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
6.5.4. В случае поступления из вышестоящего государственного органа поручения о рассмотрении обращения, по которому ФНС России является соисполнителем, либо в списке адресатов указано "Созыв", подготовка предложений ФНС России для включения в проект ответа заявителю и их направление ответственному (головному) исполнителю осуществляются в течение 15 дней со дня регистрации обращения в ФНС России или в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа заявителю, если установлен сокращенный срок рассмотрения обращения.
6.5.5. В случае поступления направленного в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, запрашиваемые документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
6.5.6. В исключительных случаях, а также при необходимости для подготовки ответа на обращение получения дополнительных материалов или информации, в том числе в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, срок исполнения может быть продлен на срок, не превышающий 30 календарных дней. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 60 календарных дней с момента регистрации его в БД "Канцелярия ЗГ".
Для продления срока исполнения обращения (независимо от уровня должностного лица, который должен подписать окончательный ответ) СП ЦА - ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения обращения представляет Заместителю Руководителя, координирующему деятельность данного СП ЦА, мотивированную служебную записку с указанием причин.
При положительном решении Заместителя Руководителя в адрес заявителя направляется уведомление о продлении срока рассмотрения обращения за подписью начальника СП ЦА, а в Подразделение ДОУ направляется служебная записка для продления срока рассмотрения обращения в БД "Канцелярия ЗГ".
РК уведомления в обязательном порядке связывается с РК обращения, проставляется признак "Уведомление о продлении срока рассмотрения", что обеспечивает отражение информации о корректной процедуре продления сроков, и регистрируется в БД "Канцелярия СП" (ответственного исполнителя).
После проверки наличия в РК обращения информации о направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения и предоставления ответственным исполнителем файла уведомления в формате PDF/A работником Подразделения ДОУ в РК обращения вносятся необходимые изменения.
6.5.7. Если последний день срока исполнения обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.
6.5.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет Подразделение ДОУ.
6.5.9. Ответственность за полное и всестороннее рассмотрение поставленных в обращении вопросов с соблюдением контрольных сроков исполнения несет начальник СП ЦА - ответственный исполнитель, осуществляющий подготовку ответа.
6.6. Подготовка ответа на обращение
Ответ заявителю подготавливается ответственным исполнителем в форме электронного документа (без бумажного документирования) и направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.6.1. Ответы на обращения подписываются Руководителем, Заместителем Руководителя, координирующим деятельность соответствующих СП ЦА, начальниками СП ЦА.
6.6.1.1. Заместители Руководителя подписывают ответы на обращения, если:
- резолюцию к обращению подписал Руководитель;
- обращение в соответствии с резолюцией Заместителя Руководителя направлено на исполнение в несколько СП ЦА;
- ответ готовится на повторное обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если заявитель не удовлетворен ранее данным ответом либо ответ на первичное обращение не был направлен в установленные законодательством сроки;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством, а также по решению Заместителя Руководителя, подписавшего резолюцию к обращению.
6.6.1.2. В случаях, не упомянутых в п. 6.6.1.1, ответ подписывает начальник СП ЦА.
6.6.2. РК ответа на обращение создается в БД "Канцелярия СП", ответственного за рассмотрение обращения.
РК ответа в обязательном порядке связывается с РК входящего обращения, а также с РК других обращений (при наличии), на которые дается единый ответ.
В поле "Документ" РК ответа вкладывается файл ответа в формате PDF/A.
6.6.3. РК ответа на обращение направляется на электронное согласование внутри СП ЦА, а также с иными заинтересованными СП ЦА (при наличии соисполнителей в резолюции к обращению).
После успешного согласования РК ответа направляется в электронном виде на утверждение Заместителю Руководителя или начальнику СП ЦА в соответствии с установленным в резолюции уровнем должностного лица, подписывающего ответ на обращение.
После утверждения РК ответа уполномоченное лицо подписывает файл ответа УКЭП.
РК ответа на обращение, утвержденная заместителем Руководителя или начальником СП ЦА, направляется на регистрацию в БД "Канцелярия ЗГ".
6.6.4. Регистрация ответов гражданам осуществляется работниками Подразделения ДОУ в соответствии с пунктом 4.8 Инструкции, направление адресату ответов - в соответствии с пунктом 4.9 Инструкции.
В случае отправки ответа заявителю на бумажном носителе из РК ответа работником Подразделения ДОУ формируется визуализированный документ со штампом подписи, содержащим сведения о сертификате УКЭП подписавшего лица. Файл визуализации распечатывается, проштамповывается круглой печатью "Для документов" и передается в экспедицию на конвертование и отправку.
6.6.5. Исходящие документы, такие как запросы, уведомления (о продлении срока, о перенаправлении в другой государственный орган или ТНО) по обращениям регистрируются в СП ЦА, за исключением ответов заявителям, подписанных Руководителем или его заместителями, начальниками СП ЦА, регистрируемых в Подразделении ДОУ.
6.6.6. При повторном обращении заявителя с вопросом, на который ему уже давался ответ по существу, и им не приводятся новые доводы или обстоятельства, то заявителю направляется ответ по существу поставленных вопросов с предупреждением о возможности прекращения переписки по данному вопросу и информацией о ранее направленном ответе (реквизиты ранее направленного ответа).
6.6.7. Если заявитель неоднократно обращался по одному и тому же вопросу, на обращения были даны исчерпывающие ответы и при этом в поступившем обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то СП ЦА - ответственный исполнитель представляет мотивированную служебную записку о прекращении переписки с заявителем по данному вопросу на имя Руководителя или Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего СП ЦА.
В случае принятия положительного решения о прекращении переписки в адрес автора обращения направляется соответствующее уведомление за подписью Заместителя Руководителя.
6.6.8. Если от заявителя поступило повторное обращение с вопросом, по которому переписка с ним была прекращена, заявителю направляется уведомление с указанием регистрационного номера и даты ранее направленного ответа о прекращении переписки.
Если в обращении появляются новые вопросы, заявителю сообщается, что переписка по определенному вопросу прекращена, а по новому вопросу ему дается письменный ответ по существу вопроса.
6.6.9. Если до окончания срока рассмотрения основного обращения поступили новые обращения от одного и того же заявителя по аналогичному вопросу, заявителю дается единый ответ. В тексте ответа делается обязательная ссылка на входящие регистрационные номера и даты регистрации обращений, а также сведения о государственных органах власти, направивших обращения в адрес ФНС России, с указанием даты и номера сопроводительного письма.
Если обращение поступило после рассмотрения основного обращения, то заявителю направляется ответ, содержащий дату и исходящий номер ранее отправленного ответа на основное обращение. Копия ответа на основное обращение направляется повторно в случае сообщения заявителем о его неполучении.
6.7. Снятие обращения с контроля
Обращение снимается с контроля работником Подразделения ДОУ после проверки связи РК ответа и РК обращения, соответствия реквизитов ответа и обращения, и наличия в тексте ответа разъяснений по существу поставленных в обращении вопросов.
6.7.1. В случае ошибочной регистрации ответа в БД "Канцелярия СП" снятие обращения с контроля осуществляется только по служебной записке на имя Заместителя Руководителя, координирующего деятельность соответствующего СП ЦА, а для СП ЦА, деятельность которых координирует руководитель ФНС России, - по служебной записке на имя Заместителя Руководителя, координирующего работу с обращениями граждан и организаций.
6.7.2. Снятие с контроля обращения, поступившего из ФГИС ДО, осуществляется работником Подразделения ДОУ путем занесения в РК обращения информации об исполнении документа и размещения решения по обращению в ФГИС ДО с учетом строго установленного расчетного времени.
6.8. Личный прием граждан
6.8.1. В ЦА ФНС России личный прием граждан осуществляется в специально оборудованном помещении - общественной приемной, в порядке живой очереди по мере прибытия заявителей в установленное режимом работы время: с понедельника по четверг с 9:00 до 17:30, в пятницу с 9:00 до 16:15, перерыв с 12:30 до 13:15. В выходные и праздничные дни прием не осуществляется.
Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.
6.8.2. Информация о порядке проведения личного приема граждан (место приема, условия приема, необходимые документы, контактный телефон/факс) размещается на официальном сайте ФНС России в сети Интернет (www.nalog.gov.ru), а также на информационном стенде, размещенном при входе в административное здание ЦА ФНС России.
6.8.3. Прием граждан в общественной приемной осуществляется Руководителем (Заместителем Руководителя), работниками СП ЦА в очном режиме, в режиме аудио- и/или видеосвязи как при личном обращении, так и на основании обращений, содержащих просьбу о личном приеме, поступивших в ЦА ФНС России.
Посредством телефонной связи запись на личный прием не осуществляется.
6.8.4. Прием граждан в общественной приемной ЦА ФНС России обеспечивает работник Подразделения ДОУ с привлечением, в случае необходимости, сотрудников СП ЦА, в компетенцию которых входит рассматриваемый в ходе приема вопрос.
Если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие СП ЦА.
6.8.5. Личный прием граждан Руководителем (Заместителем Руководителя) осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан, утверждаемым отдельным приказом ФНС России.
При назначении даты и времени проведения личного приема граждан учитываются распределение рабочего плана Руководителя (Заместителя Руководителя), время на подготовку материалов специалистами СП ЦА и ТНО для всестороннего рассмотрения вопроса, по существу.
6.8.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность (паспорт гражданина Российской Федерации либо паспорт гражданина иностранного государства).
6.8.7. Информация о ходе личного приема заносится работником Подразделения ДОУ в карточку личного приема гражданина в БД "Личный прием".
6.8.8. Работа с обращениями граждан, содержащими просьбу о личном приеме, проводится в соответствии с отдельно разработанным порядком.
7. Организация работы с запросами о предоставлении
информации о деятельности ФНС России
Организация работы с запросами граждан и организаций регламентируется Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
7.1. Рассмотрение запросов о предоставлении информации
Запросы о предоставлении информации о деятельности ФНС России (далее - запрос) могут поступать от граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления, а также от их представителей, полномочия которых оформлены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - пользователи информацией).
7.1.1. Все запросы, подлежащие рассмотрению в ЦА ФНС России, рассматриваются непосредственно Подразделением ДОУ.
7.1.2. Запросы должны быть составлены на государственном языке Российской Федерации и в них указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факс либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, фамилия, имя и отчество - при наличии (физического лица), либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, наименование государственного органа, в который направляется запрос.
7.2. Основания, исключающие возможность предоставления информации о деятельности ФНС России
Информация о деятельности ФНС России не предоставляется в случае:
7.2.1. Если в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос, либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией, запросы не рассматриваются и списываются в номенклатурное дело работником Подразделения ДОУ как анонимные.
7.2.2. Если запрашиваемая информация не относится к деятельности ФНС России, то в течение 7 дней со дня регистрации запроса он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией.
7.2.3. Если содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности ФНС России в целях предоставления ответа на запрос пользователь информацией уведомляется о необходимости уточнения содержания по одному из указанных в запросе каналов связи.
7.2.4. Если отсутствуют сведения о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом в течение 7 дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.
7.2.5. Если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.
Если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, запрашиваемая информация предоставляется, за исключением информации ограниченного доступа.
7.2.6. Если запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией.
7.2.7. Если в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых ФНС России, проведении анализа деятельности ФНС России и ТНО или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.
7.2.8. Если запрашиваемая информация опубликована в средстве массовой информации или размещена в сети "Интернет" в ответе на запрос ФНС России ограничивается указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации или электронного адреса официального сайта.
7.3. Сроки рассмотрения запросов о предоставлении информации
Письменные запросы, поступившие в ФНС России в письменной форме, подлежат регистрации в БД "Канцелярия ЗГ" и подлежат рассмотрению в течение 30 дней со дня их регистрации в ЦА ФНС России.
7.3.1. Если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, начальник Подразделения ДОУ вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 15 дней, с уведомлением пользователя информацией об отсрочке в течение 7 дней со дня регистрации запроса.
7.3.2. Если Подразделение ДОУ не располагает запрашиваемой информацией, то в соответствующее СП ЦА согласно компетенции запроса, направляется служебная записка за подписью начальника Подразделения ДОУ.
СП ЦА предоставляет необходимую информацию в срок, не превышающий 10 дней.
При невозможности предоставить указанную информацию СП ЦА в течение 3 дней направляет служебную записку с указанием причины непредставления информации.
7.3.3. Если запрашиваемые сведения, по мнению начальника Подразделения ДОУ, могут относиться к сведениям ограниченного распространения, то проект ответа на запрос незамедлительно направляется на согласование в СП ЦА, в функции которого входит комплексная защита информации.
Согласование либо мотивированный отказ в согласовании проводится в срок, не превышающий 2 рабочих дней.
7.4. Подготовка ответа на запрос о предоставлении информации
Ответ пользователю информацией подготавливается, согласовывается, утверждается в Подразделении ДОУ и регистрируется в электронной форме (без бумажного документирования) в БД "Канцелярия СП" Подразделения ДОУ.
7.4.1. Отправка ответа пользователю информацией на бумажном носителе осуществляется аналогично пункту 6.6.4 Инструкции.
7.4.2. Регистрационные номера ответов на запросы, подписанных начальником Подразделения ДОУ, состоят из цифрового обозначения (индекса) СП ЦА, номера дела и порядкового номера документа: 10-3-05/0001@.
8. Управление документами в системе электронного
документооборота (СЭД ЦА)
8.1. Доступ к работе в СЭД ЦА должны иметь только зарегистрированные работники ЦА ФНС России.
8.2. Включение документов в СЭД ЦА осуществляется посредством заполнения полей РК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к РК, размещения документа в СЭД ЦА.
8.3. В РК СЭД ЦА вносятся следующие сведения о поступивших (входящих) документах:
- наименование отправителя (ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- дата поступления документа;
- входящий регистрационный номер;
- способ доставки документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, срок исполнения документа, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа к документу;
- ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования);
- сведения об электронной подписи;
- результат проверки электронной подписи;
- почтовый адрес и электронный адрес отправителя.
8.4. В РК СЭД ЦА вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:
- наименование адресата (ТНО, органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, гражданина);
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- сведения о связанных документах;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- гриф ограничения доступа к документу;
- подразделение - ответственный исполнитель документа;
- сведения об электронной подписи;
- ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования);
- почтовый адрес и электронный адрес корреспондента;
- способ доставки документа адресату.
8.5. При включении в СЭД ЦА внутренних документов в РК вносятся следующие сведения о документе:
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- наименование СП ЦА, подготовившего документ;
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- сведения о связанных документах;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- ссылки на файл документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования).
8.6. При включении в СЭД ЦА обращений граждан и организаций в РК вносятся следующие сведения о документе:
- фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
- наименование организации - адресата (проставляется признак "Обращение ЮЛ");
- дата обращения гражданина, организации;
- регистрационный номер обращения;
- дата поступления обращения гражданина, организации;
- входящий регистрационный номер;
- краткое содержание обращения гражданина, организации;
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации);
- электронный адрес гражданина, организации;
- почтовый адрес гражданина, организации;
- вопрос по тематическому классификатору.
9. Контроль исполнения документов
9.1. Организация контроля исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, мониторинг информации о ходе исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов, информирование руководства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2. Контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами СЭД ЦА.
9.3. В настоящем разделе Инструкции не рассматривается исполнение документов в процессе реализации ФНС России государственных функций и предоставления государственных услуг.
Порядок контроля и сроки исполнения таких документов устанавливаются соответствующими нормативными правовыми актами (как правило, административными регламентами).
Порядок контроля и сроки исполнения иных документов определяются Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" (вместе с "Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации"), постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, с учетом требований, перечисленных в пунктах 9.4 и 9.5 Инструкции.
9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- для прямых поручений Президента Российской Федерации Руководителю срок представления доклада на имя Президента Российской Федерации исчисляется за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока. Руководитель докладывает Председателю Правительства Российской Федерации одновременно с представлением Президенту Российской Федерации доклада об исполнении его поручения или указания;
Если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Председателю Правительства или Заместителю Председателя Правительства и одновременно Руководителю, то доклад об исполнении с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов представляется в Правительство за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.
Если ФНС России головной исполнитель поручения, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации Правительству, то Руководитель представляет в Правительство Российской Федерации доклад об исполнении поручения за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации не указан иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.
- для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и Министерства финансов Российской Федерации за подписью Министра или его заместителей, - с даты подписания (утверждения) документа;
- для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, обращений физических и юридических лиц - с даты их поступления.
Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день.
9.5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки.
9.5.1. Из вышестоящих органов государственной власти и Министерства финансов Российской Федерации (за подписью Министра или его заместителей):
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в течение 3 дней;
- с пометкой "Весьма срочно" - в течение 1 - 2 дней;
- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный срок;
- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).
9.5.2. По парламентским запросам палат Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 дней или в срок, установленный в документе.
9.5.3. По запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатским запросам) - в течение 30 дней.
По запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатским запросам, поступившим из Аппарата Правительства Российской Федерации, - в течение 30 дней с даты поступления запроса в Правительство Российской Федерации.
В целях своевременной подготовки ответа, с учетом полного согласования проекта ответа со всеми соисполнителями, Подразделением ДОУ возможно установление упреждающего контрольного срока - в течение 28 дней.
9.5.4. По запросам уполномоченных при Президенте Российской Федерации - в течение 15 дней со дня получения.
9.5.5. По представлениям Счетной палаты Российской Федерации - в течение 20 дней или в срок, установленный в документе.
Если в ФНС России проводилось контрольное мероприятие, то ознакомление с актом под роспись с указанием на наличие замечаний производится в срок не более суток, а в случаях большого объема и особой сложности акта по решению руководителя группы инспекторов Счетной палаты Российской Федерации - в срок до 3-х суток.
Замечания к акту излагаются в письменной форме сразу или направляются с подлинником акта (с подписью должностных лиц ФНС России, ознакомившихся с ним) в Счетную палату в течение 5 рабочих дней после представления акта для ознакомления.
9.5.6. По письмам Конституционного Суда Российской Федерации - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.
9.5.7. По письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации:
- без согласования с другими организациями - в течение 15 дней;
- с согласованием - в течение 30 дней;
- с грифом "Срочно" - в течение 5 дней;
- с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней.
9.5.8. По запросам, поступившим из правоохранительных органов, - в течение 30 дней или в срок, установленный в документе.
9.5.9. По протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца.
9.5.10. По запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.
9.5.11. По запросам, поступившим из Общественной палаты, - в течение 30 дней со дня получения, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой, не позднее чем 14 дней. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности.
9.5.12. По запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг, поступившим из других федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, - в течение 5 рабочих дней.
9.5.13. Все остальные документы исполняются в срок не более месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).
9.6. Если в поручении вышестоящего органа государственной власти право созыва принадлежит другому федеральному органу исполнительной власти, то срок исполнения данного поручения устанавливается в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
9.7. Если поручение Министерства финансов Российской Федерации оформлено в виде резолюции, включающей в качестве исполнителей (соисполнителей) структурные подразделения Минфина России и ФНС России, срок исполнения таких поручений для ФНС России определяется в соответствии с отметкой Минфина России о контрольном сроке (при наличии).
9.8. Если Председателем Правительства Российской Федерации или заместителем Председателя Правительства Российской Федерации дано поручение непосредственно ФНС России, то об исполнении поручения ФНС России, одновременно с представлением доклада Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, представляет соответствующий доклад в Министерство финансов Российской Федерации.
Если Президентом Российской Федерации дано поручение Министру финансов Российской Федерации и одновременно Руководителю ФНС России, то доклад об исполнении поручения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых документов представляется в Министерство финансов Российской Федерации за 5 дней до истечения установленного срока. Указанные документы направляются Подразделением ДОУ в соответствующий департамент Министерства финансов Российской Федерации.
9.9. Контроль исполнения документов, подписанных Руководителем
9.9.1. Подразделение ДОУ осуществляет контроль исполнения подписанных (утвержденных) Руководителем:
- поручений, поступивших в ФНС России;
- служебных записок СП ЦА;
- приказов и распоряжений.
Контролю подлежат пункты резолюций к документам, приказов и распоряжений, имеющие точный срок исполнения.
9.9.2. Контроль документов, в резолюции к которым Руководитель добавил текст "Доложите", осуществляется в следующем порядке.
Для контрольных документов срок для доклада устанавливается равным половине срока исполнения поручения, указанного в резолюции. Для неконтрольных документов - 10 дней.
Руководитель СП ЦА - ответственный исполнитель (как правило) или Заместитель Руководителя - организатор исполнения поручения обязан в установленные сроки доложить Руководителю предложения по порядку выполнения поручения. В ходе доклада Руководитель может просмотреть готовящиеся материалы, дать уточняющие указания по исполнению документов, запросить необходимую подборку документов.
После получения информации о докладе Руководителю Делопроизводитель СП ЦА - ответственного исполнителя или работник приемной Заместителя Руководителя (как правило) - организатор исполнения поручения сообщает об этом в Подразделение ДОУ для снятия документа с контроля.
9.9.3. Если по объективным причинам (требуется получение результатов выездной налоговой проверки, требуется проведение судебного разбирательства и т.д.) исполнение поручения, поставленного на контроль в Подразделении ДОУ, в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя Руководителя мотивированную служебную записку, оформленную в соответствии с требованиями п. 5.1 Инструкции, о продлении срока исполнения.
При наличии согласия органа государственной власти, направившего запрос, или органа, ответственного за исполнение поручения (созыв), о возможности переноса установленного срока исполнения не более чем на 5 календарных дней, допускается подготовка служебной записки на имя Руководителя без направления промежуточного ответа. В служебной записке отражается информация о согласовании возможности продления в рабочем порядке и указывается дата для направления ответа (заключения).
При повторном переносе срока исполнения поручения либо его первичном продлении на длительный период (более 5 календарных дней), а также для всех запросов Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, - инициатору поручения (запроса) либо органу государственной власти, ответственному за исполнение поручения, необходимо направлять промежуточный ответ, содержащий мотивированное обоснование продления с указанием даты, до которой будет представлен окончательный ответ (заключение). Промежуточный ответ направляется за подписью Заместителя Руководителя, поименованного первым в резолюции Руководителя.
Сроки поручений с отметками "Срочно" и "Оперативно" не продлеваются.
9.9.4. Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и заместителя Председателя Правительства - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения вышестоящего органа государственной власти в установленный срок, либо если в ходе исполнения поручения или указания вышестоящего органа государственной власти возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, не позднее чем по истечении половины установленного срока ответственным исполнителем направляется на рассмотрение Руководителю служебная записка, содержащая мотивированные обоснования продления срока, а также проект доклада в соответствующий вышестоящий орган государственной власти с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений по корректировке срока исполнения. Служебная записка должна быть согласована с заместителем Руководителя, назначенным ответственным за организацию неукоснительного исполнения ФНС России поручений и указаний Президента Российской Федерации, данных Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям, поручений Правительства Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации.
9.9.5. Информация о продлении срока Руководителем фиксируется в РК документа в Подразделении ДОУ.
9.9.6. Приостанавливать или отменять исполнение подписанных Руководителем резолюций, приказов и распоряжений имеет право только Руководитель.
В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за ответственным исполнителем поручения.
Ответственный исполнитель поручения в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Руководителю объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
9.9.7. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после его фактического выполнения по существу и представления СП ЦА - исполнителем в Подразделение ДОУ на регистрацию документа, подготовленного во исполнение поручения. В том случае, если документ, подготовленный во исполнение поручения, ошибочно зарегистрирован в СП ЦА, поручение считается исполненным и снимается с контроля на основании указания курирующего Заместителя Руководителя к служебной записке СП ЦА - исполнителя, с объяснением причин ошибочной регистрации. В этом случае подлинник входящего документа, снятого с контроля, передается из Подразделения ДОУ в СП ЦА - исполнитель для оформления его в дело.
Поручение может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Руководителя к служебной записке СП ЦА, оформленной в соответствии с требованиями пункта 5.1 Инструкции.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК.
9.9.8. Приказы, распоряжения (или их отдельные пункты) считаются исполненными и снимаются с контроля после получения Подразделением ДОУ от СП ЦА - исполнителей информации в электронном виде об исполнении данного документа в целом (либо отдельных его пунктов) с резолюцией должностного лица ФНС России, ответственного за осуществление контроля исполнения соответствующего документа, подтверждающей его согласие с исполнением.
Снятие с контроля приказов, распоряжений (или их пунктов), в которых не определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением данных документов, осуществляется на основании представленных СП ЦА - исполнителем в Подразделение ДОУ копий материалов, подтверждающих выполнение поручений, содержащихся в таком документе.
При наличии поручений ТНО в приказах и распоряжениях, контроль исполнения и обобщение представляемой информации осуществляет СП ЦА - ответственный исполнитель.
9.9.9. Продление сроков исполнения приказов, распоряжений и поручений Руководителя по служебным запискам СП ЦА допускается, когда исполнение соответствующего документа невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. По таким документам СП ЦА - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование продления срока исполнения.
Оформление и направление служебных записок на имя Руководителя осуществляется в соответствии с требованиями п. 5.1 Инструкции.
9.9.10. Для принятия мер по обеспечению исполнения документов (поручений, обращений) Подразделение ДОУ анализирует состояние и результаты исполнения документов и информирует о состоянии исполнительской дисциплины.
9.9.10.1. Руководителя:
- еженедельно, ежемесячно и ежегодно об исполнении документов, приказов и распоряжений, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ;
- ежемесячно и ежегодно о работе с обращениями граждан и организаций, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ;
9.9.10.2. Заместителей Руководителя и начальников СП ЦА:
- в ежедневном режиме об исполнении всех документов, контроль которых осуществляет Подразделение ДОУ.
9.10. Контроль исполнения документов, подписанных Заместителем Руководителя
9.10.1. Контроль исполнения документов в соответствии с резолюциями заместителей Руководителя осуществляется работниками приемных Заместителей Руководителя.
Работники приемных обязаны ежедневно докладывать Заместителям Руководителя о ходе исполнения документов, ежедневно представлять справки о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.
9.10.2. Если для исполнения документов, поставленных на контроль в БД "Канцелярия Заместителя Руководителя", необходимо провести выездную налоговую проверку, получить результаты судебного разбирательства или иные документы, на представление которых требуется более одного месяца, то допускается продление срока исполнения не более чем на 30 дней с обязательным направлением автору документа промежуточного ответа.
Для этого ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя Заместителя Руководителя, подписавшего резолюцию, служебную записку о продлении срока исполнения с описанием объективных причин. При положительном решении Заместителя Руководителя в адрес автора документа направляется промежуточный ответ о продлении срока рассмотрения за подписью начальника СП ЦА.
При этом в РК документа работником приемной Заместителя Руководителя вносится соответствующая запись, а срок исполнения документа устанавливается в соответствии с датой, указанной в промежуточном ответе.
9.10.3. Поручение Заместителя Руководителя считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу и представления СП ЦА - исполнителем работнику приемной копии документа, подтверждающего исполнение поручения.
Поручение Заместителя Руководителя может считаться исполненным и сниматься с контроля также на основании указания Заместителя Руководителя к служебной записке СП ЦА, оформленной в соответствии с требованиями п. 5.2 Инструкции.
Снятие документа с контроля оформляется работником приемной в СЭД ЦА отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (по кнопке "в дело (снять с контроля)" в РК). Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в поле "Ход исполнения" РК СЭД ЦА.
9.11. Контроль исполнения документов в СП ЦА
9.11.1. Информация о ходе исполнения документов, о продлении сроков исполнения, а также сведения об исполненных документах (дата и номер исходящего документа, либо иное основание для снятия с контроля) заносится в СЭД ЦА непосредственным исполнителем документа или Делопроизводителем СП ЦА.
9.11.2. Делопроизводители СП ЦА обязаны регулярно информировать начальников СП ЦА о неисполненных документах, а также о документах, сроки исполнения которых истекают.
9.11.3. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу.
Снятие документа с контроля оформляется Делопроизводителем СП ЦА в СЭД ЦА отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в РК СЭД ЦА.
10. Документальный фонд ЦА ФНС России
Документы, созданные и полученные в процессе деятельности ЦА ФНС России, образуют документальный фонд ЦА ФНС России.
10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в ЦА ФНС России, с указанием сроков их хранения.
10.1.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.
10.1.2. Номенклатура дел включается в СЭД ЦА в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД ЦА.
10.1.3. Центральный архив вправе разрабатывать типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
Типовые и примерные номенклатуры дел утверждаются приказом ЦА ФНС России по согласованию с Росархивом.
10.1.4. Номенклатура дел является основой для составления описей дел СП ЦА постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
10.1.5. В ЦА ФНС России составляются номенклатуры дел СП ЦА (приложение N 18) и номенклатура дел ЦА ФНС России (приложение N 19) с использованием ПАК "Документы - архив".
При составлении номенклатуры дел в части определения сроков хранения следует руководствоваться Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
10.1.6. Номенклатура дел СП ЦА составляется ответственным сотрудником каждого отдела СП ЦА, представляется Делопроизводителю СП ЦА, формируется Делопроизводителем СП ЦА в ПАК "Документы-архив", проверяется работником Центрального архива в ПАК "Документы-архив", направляется в Подразделение ДОУ со служебной запиской в электронном виде.
Номенклатура дел СП ЦА на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего календарного года.
При создании в текущем календарном году нового номенклатурного дела СП ЦА информирует Подразделение ДОУ о необходимости включения в номенклатуру дел нового дела. Информирование Подразделения ДОУ осуществляется путем представления через СЭД ЦА служебной записки за подписью начальника (заместителя начальника) СП ЦА с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.
10.1.7. Вновь созданное или реорганизованное СП ЦА разрабатывает номенклатуру дел СП ЦА и представляет ее в Подразделение ДОУ в срок не позднее даты начала деятельности СП ЦА (или новой структуры СП ЦА) в порядке, установленном п. 10.1.6. Инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ЦА ФНС России.
10.1.8. Номенклатура дел ЦА ФНС России составляется Подразделением ДОУ на основе номенклатур дел СП ЦА; визируется лицом, ответственным за Центральный архив; подписывается начальником Подразделения ДОУ и утверждается руководителем ФНС России после согласования проекта номенклатуры дел ЦЭК и один раз в 5 лет ЭПК ГА РФ.
10.1.9. Номенклатура дел ЦА ФНС России в конце каждого года утверждается руководителем ФНС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.1.10. Наименованиями разделов номенклатуры дел ЦА ФНС России являются наименования СП ЦА. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ЦА ФНС России.
10.1.11. В номенклатуру дел СП ЦА и номенклатуру дел ЦА ФНС России включаются заголовки дел, отражающие деятельность СП ЦА, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.); документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
10.1.12. В номенклатуру дел СП ЦА и номенклатуру дел ЦА ФНС России не включаются периодические издания, книги, брошюры.
10.1.13. Графы номенклатуры дел СП ЦА и номенклатуры дел ЦА ФНС России заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы дел.
Индекс дела состоит из установленного в ЦА ФНС России цифрового обозначения (индекса) СП ЦА, порядкового номера отдела данного СП ЦА и порядкового номера заголовка дела (номера дела) по номенклатуре дел в пределах отдела данного СП ЦА. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: индекс дела 10-1-01, где 10 - условное обозначение (индекс) Административно-контрольного управления, 1 - порядковый номер отдела данного Управления и 01 - порядковый номер дела по номенклатуре дел данного Управления в пределах его отдела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел и для однородных дел в пределах разных СП ЦА.
В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности, конкретный состав которых определяется характером и содержанием документов дела:
- название вида дела (переписка, документы к заседаниям Коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название государственного органа или ее структурного подразделения;
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документа дела;
- название территории, с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которым относятся документы дела;
- указание на наличие копий документов дела.
Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.
Например: "Приказы Федеральной налоговой службы по основной деятельности".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических проверок".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с управлениями ФНС России по субъектам Российской Федерации по вопросам налогообложения".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: "Годовые отчеты ФНС России о работе автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел рекомендуется использовать формулировки статей Типового и Ведомственного перечня документов.
В графе 3 по окончании календарного года указывается количество фактически сформированных дел (томов).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по перечню документов, использованному при определении сроков хранения дел.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие. Переходящие дела в номенклатуре дел это те дела, которые Делопроизводители СП ЦА не закрывают в конце уходящего года, они переходят на следующий год и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
10.1.14. По завершении календарного года в каждом СП ЦА оформляется итоговая запись к номенклатуре дел СП ЦА с использованием ПАК "Документы - архив", в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись передается в Подразделение ДОУ с указанием должности и подписи лица, передавшего указанные сведения.
10.1.15. На основе полученных из СП ЦА данных Центральным архивом по завершении календарного года формируется:
- итоговая запись номенклатуры дел ЦА ФНС России о категориях и количестве дел, заведенных в течение года, с использованием ПАК "Документы - архив";
- дополнение к номенклатуре дел ЦА ФНС России, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел СП ЦА указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел ЦА ФНС России.
Дополнение к номенклатуре дел ЦА ФНС России подписывается начальником Подразделения ДОУ и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел ЦА ФНС России.
10.2. Формирование дел и их текущее хранение в СП ЦА
10.2.1. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
- документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
- документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
- в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);
- факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 200 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
- документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
10.2.2. При формировании дел в СП ЦА необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.
Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).
Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
10.2.3. Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в Центральный архив или выделения к уничтожению осуществляется в СП ЦА по месту их формирования.
10.2.4. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
10.2.5. В СП ЦА Делопроизводители СП ЦА обеспечивают сохранность документов и дел в соответствии с Правилами 526.
Дела размещают в рабочих комнатах на стеллажах, в шкафах, сейфах.
Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
10.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение в Центральный архив и ГА РФ
10.3.1. Подготовка СП ЦА документов и дел к передаче на архивное хранение в Центральный архив предусматривает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел в соответствие с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 20);
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности (приложение N 21).
10.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в СП ЦА Делопроизводителями СП ЦА перед передачей дел на архивное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Типового и Ведомственного перечней документов, номенклатуры дел СП ЦА.
Дела с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел СП ЦА к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
10.3.3. По результатам экспертизы ценности документов Делопроизводителями СП ЦА ежегодно составляется опись дел СП ЦА, а также проводится оформление дел в соответствие с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование СП ЦА, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.
Дела постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются вместе с описями дел СП ЦА в Центральный архив через два года после завершения дел в делопроизводстве, но не позднее трех лет с момента завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел СП ЦА составляются в двух экземплярах: один передается в Центральный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в СП ЦА.
10.3.4. При составлении описи дел СП ЦА соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел СП ЦА. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов;
- графа "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и другое.
Порядок присвоения номеров описям СП ЦА осуществляется автоматизировано в ПАК "Документы-архив".
10.3.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
Описательная статья содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (тома).
10.3.6. Опись дел СП ЦА подписывается начальником СП ЦА.
10.3.7. Описи дел, подготовленные СП ЦА, служат основой для подготовки описей дел ФНС России постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение N 22 - 24), предисловия к описям дел и исторической справки к фонду, которые в рамках подготовки документов и дел к передаче в ГА РФ формирует Центральный архив.
10.3.8. При подготовке описей дел ФНС России постоянного хранения и по личному составу проводится экспертиза ценности документов. Для ее организации и проведения создается и утверждается приказом ФНС России ЦЭК, действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК.
При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ЦА ФНС России, правильность определения сроков хранения дел, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.3.9. В ходе подготовки описей дел ФНС России постоянного хранения Центральный архив проводит проверку наличия и состояния документов и дел, и при необходимости осуществляет переоформление дел постоянного срока хранения для их последующей передачи в ГА РФ.
10.3.10. Для подготовки дел к передаче в ГА РФ, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, переплет дел, составление предисловия к описям дел, исторической справки к фонду), по договору могут привлекаться специализированные организации.
10.4. Передача дел на хранение в Центральный архив и выдача дел из Центрального архива
10.4.1. Передача документов в Центральный архив осуществляется по графику, составленному Центральным архивом и утвержденному начальником Подразделения ДОУ.
10.4.2. Передача дел производится по описям дел СП ЦА, составленным в ПАК "Документы-архив".
10.4.3. В период подготовки дел СП ЦА к передаче в Центральный архив работником Центрального архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, подготовленных для передачи. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники СП ЦА обязаны устранить в двухнедельный срок.
10.4.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив Делопроизводителями СП ЦА (ответственность за сохранность документов при транспортировке и за сдачу их в Центральный архив несет СП ЦА, передающее документы).
10.4.5. Прием дел производится Центральным архивом в присутствии Делопроизводителя СП ЦА с проставлением в двух экземплярах описей дел СП ЦА отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Центрального архива и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел ЦА ФНС России проставляется отметка "Передано в архив, опись от .... N ....".
10.4.6. При ликвидации или реорганизации СП ЦА с передачей функций другим СП ЦА Делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) СП ЦА в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в Центральный архив независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие СП ЦА (в случае реорганизации).
Передача дел в Центральный архив при ликвидации СП ЦА осуществляется по описи дел СП ЦА.
В случае реорганизации СП ЦА с передачей функций другим СП ЦА передача дел осуществляется по описи дел СП ЦА и оформляется актом приема-передачи дел (приложение N 25). Опись дел и акт приема-передачи оформляются в 3-х экземплярах. Первый экземпляр подписанных документов передается в Центральный архив, а второй и третий остаются в качестве контрольного экземпляра в СП ЦА.
10.4.7. Дела документального фонда, находящиеся на текущем хранении в Центральном архиве, подлежат учету.
10.4.8. Сотрудниками Центрального архива проводится проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях не реже одного раза в 10 лет.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел ЦА ФНС России с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 26).
10.4.9. В случае утраты документов и дел составляется акт об утрате документов (приложение N 27), проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
10.4.10. Выдача дел или копий документов дела из Центрального архива СП ЦА осуществляется на основании служебной записки либо с разрешения начальника Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.
При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" выдаются из Центрального архива только при наличии письменного согласия СП ЦА, передавшего эти документы в Центральный архив; направляются со служебной запиской Подразделения ДОУ и регистрируется в книге выдачи дел.
Дела выдаются из Центрального архива во временное пользование сотрудникам СП ЦА на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
10.4.11. Выдача дел или копий документов дела иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям осуществляется на основании их письменных запросов и с разрешения руководителя ФНС России или иного уполномоченного им лица.
При этом копии документов с пометкой "Для служебного пользования" направляются с сопроводительным письмом в запросившие их государственные органы, органы местного самоуправления и организации при наличии письменного согласия СП ЦА, передавшего эти документы в Центральный архив.
Выдача дел из Центрального архива во временное пользование государственным органам, органам местного самоуправления и организациям подтверждается актом выдачи дел во временное пользование (приложение N 28).
10.4.12. Перед выдачей документов (дел) и их копий из Центрального архива проверяется соответствие заголовка дела и обязательных реквизитов документа. При возвращении документов (дел) в Центральный архив проверяется состояние документов (дел) в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Центрального архива составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 29).
10.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения <1> в Центральном архиве
--------------------------------
<1> Уничтожение документов и дел, не переданных в Центральный архив и срок хранения которых истек, осуществляется СП ЦА самостоятельно, руководствуясь Правилами 526 и Порядком 97 в отношении документов с пометкой "Для служебного пользования".
10.5.1. Ежегодно Центральным архивом проводятся мероприятия по уничтожению:
- документов и дел с истекшими сроками хранения, руководствуясь Правилами 526 и настоящей Инструкцией;
- документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения, руководствуясь Порядком 97.
10.5.2. Мероприятия по уничтожению предполагают последовательное проведение следующих этапов:
- этап 1: согласование описей дел постоянного хранения и по личному составу на заседании ЦЭК и их утверждение (согласование) ЭПК ГА РФ;
- этап 2: подготовка и согласование с СП ЦА перечня документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению (приложение N 30), в отношении документов, срок хранения которых истек к 1 января текущего года;
- этап 3: подготовка, согласование на заседании ЦЭК и утверждение Руководителем (Заместителем Руководителя) акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 31), составленного на основании согласованных СП ЦА перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению;
- этап 4: организация мероприятий по физическому уничтожению документов.
10.5.3. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составляются работником Центрального архива после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК ГА РФ.
10.5.4. Дела включаются в перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, после истечения по состоянию на 1 января текущего года установленного для них Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами срока хранения. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2015 году, могут быть включены в перечень документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, составленный не ранее 1 января 2021 года.
10.5.5. Перечни документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, направляются на согласование СП ЦА по средствам СЭД ЦА.
10.5.6. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составленный на основании согласованных СП ЦА перечней документов и дел, не подлежащих хранению и предлагаемых для выделения к уничтожению, рассматривается на заседании ЦЭК.
10.5.7. Согласованный на заседании ЦЭК акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждается Руководителем (Заместителем Руководителя) и выделенные дела передаются на физическое уничтожение.
10.5.8. Уничтожение документов до утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, запрещается.
10.5.9. Способ уничтожения бумажных документов, не подлежащих хранению, выбирается при условии, что будет исключена возможность восстановления, ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполное их уничтожение.
Допускается уничтожение документов способом сжигания, химической обработки активными веществами, воздействующими на бумагу и превращающими ее в однородную массу, или измельчением на промышленном шредере.
При выборе вида уничтожения способом сжигания необходимо отследить, чтобы все папки с документами прогорали до основания.
При выборе вида уничтожения способом измельчения на промышленном шредере документы должны измельчаться на полосы шириной не более 6 мм, после чего смешиваться с другими сортами макулатуры.
Документы утилизируются в присутствии уполномоченных лиц или при условии проведения видеоконтроля и фотофиксации. Документы нельзя отправить на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.
10.5.10. Оказание услуг по физическому уничтожению документов, не подлежащих хранению и не имеющих пометки "Для служебного пользования", проводится в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
10.5.11. Документы, отобранные к уничтожению, передаются на территории ЦА ФНС России по накладной (приложение N 32) с указанием количества передаваемых документов, даты передачи и номеров пломб. Тома с документами до начала погрузки помещаются в непрозрачные мешки и пломбируются сотрудниками Центрального архива.
10.5.12. После передачи документов на физическое уничтожение делается соответствующая запись в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
10.5.13. По факту физического уничтожения документов составляются акт об уничтожении документов на бумажных носителях, не подлежащих хранению, и акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, содержащих конфиденциальную информацию.
10.5.14. После уничтожения дел в номенклатуре дел ЦА ФНС России проставляется отметка ("Уничтожено. См. акт от ... N ...").