"Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации"

Утверждена

решением Высшей квалификационной

коллегии судей

Российской Федерации

от 29 сентября 2016 года

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КВАЛИФИКАЦИОННЫХ КОЛЛЕГИЯХ СУДЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в редакции решения Высшей квалификационной коллегии судей

Российской Федерации от 24.11.2016)

Настоящая Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 июня 2007 г. N 76, в соответствии с требованиями Федерального закона от 14 марта 2002 г. N 30-ФЗ "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации", Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей, утвержденного Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации 22 марта 2007 г.

Настоящая Инструкция утверждается решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации (далее также - Коллегия, квалификационная коллегия судей), его управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования материалов, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

Инструкция определяет единые требования к организации работы с документами в квалификационных коллегиях судей.

1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации N 3-1 от 05.01.2004.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утверждаемым организационно-распорядительным документом председателя квалификационной коллегии судей (далее - Председателя).

1.4. Делопроизводство в квалификационных коллегиях судей ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также, в случае необходимости, на государственном языке республики. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок квалификационных коллегий судей оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет Председатель Коллегии. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии по согласованию с Председателем Коллегии назначает из числа федеральных государственных служащих, находящихся в его подчинении, одного или нескольких работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства.

1.6. Права и обязанности работников аппарата квалификационной коллегии судей, ответственных за ведение делопроизводства, определяются их должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных в установленном порядке Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации либо управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.7. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю материалов, ознакомление с ними других лиц (в том числе претендентов на должности), выдача им сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов квалификационной коллегии устанавливается специальными распоряжениями Председателя Коллегии.

При этом необходимо:

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международных актов, запрещающих предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок в точном соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

обеспечивать проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.

1.8. Каждому гражданину либо его представителю по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в квалификационных коллегиях и затрагивающими его права и свободы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

1.9. Решение о предоставлении либо об отказе в предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает Председатель Коллегии в письменной форме. Работник, ознакомивший по заявлению гражданина с документами, составляет соответствующую справку, которая приобщается к соответствующему делу или материалу.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается мотивированное (письменное) разъяснение со ссылкой на статьи законодательства Российской Федерации, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами.

II. Порядок организации документооборота в квалификационной

коллегии судей

2.1. Прием, регистрация и распределение

входящей корреспонденции

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Коллегию, в том числе ценных писем, бандеролей и посылок, производятся централизованно одним из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии.

2.1.2. Подлежат передаче работнику, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии, все официальные служебные документы, полученные иными работниками аппарата от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.).

2.1.3. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении упаковки корреспонденции (конверта, бандероли и пр.) делается запись в почтовом реестре.

2.1.4. Работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, вскрывается вся корреспонденция, за исключением личной. Корреспонденция с пометками "Лично", "Конфиденциально" передается непосредственно адресатам.

2.1.5. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр приобщается к документу и остается в соответствующем наряде.

Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:

к обращениям;

к заявлениям претендентов на вакантные должности, поступившим по окончании конкурса в случае, если по конверту можно установить дату поступления документов и адрес отправителя;

к другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.

2.1.6. Документы, поступившие в Коллегию с нарочным, принимаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, с проставлением даты, времени поступления и подписи лица, принявшего документ.

2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие, внутренние и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Коллегии, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

2.1.8. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа внутри аппарата он повторно не регистрируется. Отметка о поступлении документа в Коллегию (штамп Коллегии) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

2.1.9. Регистрация документов производится путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета входящей корреспонденции (приложение N 2) основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются его краткое содержание, количество листов. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета входящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается порядковый номер электронной карточки либо порядковый номер с начала года), даты регистрации и количества листов.

2.1.10. Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в день поступления передаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, для регистрации на общих основаниях.

Поступившие документы в электронном виде в выходные и праздничные дни распечатываются на бумажном носителе и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.11. Документы, поступившие в Коллегию по каналам факсимильной связи, и телеграммы, в том числе непосредственно в адрес конкретного лица, регистрируются на общих основаниях.

В выходные и праздничные дни документы, направляемые по каналам факсимильной связи, принимаются с помощью автоматизированной системы приема факсимильных сообщений, установленной в аппарате Коллегии, и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.12. Телефонограммы, адресованные Председателю Коллегии, принимаются работником аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3) или распечатывается на бумажном носителе (приложение N 4) и оперативно передается лицу, которому она адресована.

2.1.13. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы в течение рабочего дня передаются руководителю аппарата Коллегии, а в случае его отсутствия - секретарю Коллегии.

2.1.14 Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Коллегии, докладывается ему руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Корреспонденция, предназначенная для заместителей Председателя Коллегии и ее членов, передается им через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Материалы, поступающие от претендентов на вакантные должности судей, в течение одного дня докладываются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии Председателю Коллегии.

2.1.15. На рассмотрение Председателя Коллегии передаются документы, полученные от Президента Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, и его заместителей, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Совета судей Российской Федерации, руководителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, а также документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, связанных с личным поведением судьи. Материалы по вопросам, требующим решения Председателя, передаются с предложением варианта решения.

2.1.16. На основании рассмотрения поступивших документов Председатель Коллегии, руководитель аппарата или секретарь Коллегии в пределах своих полномочий дают указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе, подписывается и датируется (приложение N 5).

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Коллегии, лицо его замещающее, руководитель аппарата или секретарь Коллегии делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.17. Документы возвращаются работнику аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для продолжения заполнения электронной карточки либо журнала учета входящей корреспонденции, передачи исполнителям. В электронную карточку либо журнал учета входящей корреспонденции вносится резолюция (автор, дата проставления, исполнитель, содержание, срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль, если документ контрольный).

По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение N 6) и документы передаются исполнителям для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

2.2. Порядок работы со служебными документами

2.2.1. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) физических и юридических лиц и ведения делопроизводства по ним определяется законодательством Российской Федерации, Положением о порядке работы квалификационных коллегий судей, должностными регламентами работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства в Коллегии, а также настоящей Инструкцией.

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику аппарата, ответственному за ведение делопроизводства, для их систематизации.

Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются Председателю Коллегии или лицу, его замещающему, немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

2.2.3. Графики и повестки заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу подлежат учету в аппарате Коллегии.

2.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц в Коллегию и ответы на них получает и отправляет работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии.

Ответственность за регистрацию обращений физических и юридических лиц и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника.

2.2.5. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Коллегию, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках либо языках народов Российской Федерации, в установленном порядке получает и отправляет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык.

Перевод обращений (запросов) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации, а также подготовка ответа на иностранном языке могут быть выполнены Коллегией самостоятельно либо документы могут быть направлены переводчику или в специализированное учреждение, осуществляющее перевод на иностранный язык.

2.2.6. Корреспонденция, адресованная в аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится в соответствующих нарядах.

2.2.7. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных аппаратом Коллегии, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

регистрация документов, исходящих из аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;

контроль за прохождением документов в аппарате Коллегии и сроками исполнения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

информирование руководителя аппарата либо секретаря Коллегии об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации аппарата Коллегии;

составление проекта номенклатуры дел Коллегии, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в аппарате Коллегии.

Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, по устным (в том числе и телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

дату регистрации;

дату направления ответа;

информацию о продлении срока рассмотрения обращения;

исходящий номер документа.

2.2.8. В случае отсутствия работника, ответственного за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении либо назначении руководителем аппарата или секретарем Коллегии иного лица, ответственного за ведение делопроизводства, дела передаются по акту.

2.2.9. О состоянии делопроизводства в аппарате Коллегии руководитель аппарата либо секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии.

2.3. Обработка и регистрация исходящих документов

2.3.1. Отправка документов в аппарате Коллегии производится в централизованном порядке самостоятельно либо с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

2.3.2. Документы на отправку принимаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются ежедневно, срочные - немедленно.

2.3.3. Все исходящие документы, подлежащие отправке, регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии.

Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его запрещается.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним могут быть приложены все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На регистрируемом документе указывается исходящий номер (указывается порядковый номер электронной карточки либо иной порядковый номер) и дата отправления документа.

Регистрация исходящих документов в аппарате Коллегии ведется путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета исходящей корреспонденции (приложение N 7) основных реквизитов отправляемого документа: даты, регистрационного номера, корреспондента (получателя), краткого содержания, сведений о лице, подписавшем документ, исполнителя, отметки об исполнении или иных дополнительных сведений. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета исходящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

В случае отправки исходящей корреспонденции с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации на нее в двух экземплярах в свободной форме составляется опись, в которой указывается номер документа, дата отправки, адрес, адресат и вид отправления. На каждый вид отправки делается отдельная опись. Один экземпляр описи передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а второй с отметкой данного подразделения об отправлении возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, и подшивается в соответствующий наряд.

2.3.4. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов должны быть надлежаще заверены.

2.3.5. При регистрации отправляемых материалов и документов проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, наличие всех обязательных реквизитов документа, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и проставляется дата отправления на бланке отправляемого документа, а на его копии указывается исполнитель. Материалы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, составлена опись и оформлены заголовки дел.

Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронную почту заявителя, сканируются и направляются в форме электронного образа документа на соответствующий адрес электронной почты.

2.3.6. Телеграммы, составленные в аппарате Коллегии, передаются на отправку подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.3.7. Документы, изготовленные в электронном виде, отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка таких документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд на общих основаниях.

2.3.8. Сведения о корреспонденции, отправляемой посредством федеральной фельдъегерской связи либо специальной связи, заносятся в разносную книгу корреспонденции квалификационной коллегии судей (приложение N 8).

2.3.9. Документы, отправляемые с нарочным, передаются непосредственно адресату под расписку на копии документа.

2.3.10. Обращения, направленные для разрешения в другие органы, направляются с сопроводительным письмом.

Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.4. Правила оформления телеграмм и телефонограмм. Прием

и передача служебной информации по каналам факсимильной

связи (телефаксам) и электронной почты

2.4.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.4.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.

2.4.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время.

2.4.4. В телеграмме указывается адрес корреспондента (физического или юридического лица): субъект Российской Федерации, район, город, улица, номер дома, номер квартиры; фамилия, имя, отчество либо наименование организации, должность лица, которому она направляется.

2.4.5. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата. В конце текста указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись не должна закрывать текст телеграммы. Внизу текста проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона. При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

2.4.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 50 слов и передается непосредственно по телефону. В ней указываются дата и время передачи, должность и фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Текст телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3).

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

2.4.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками, у которых установлены факсимильные аппараты. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

При передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной.

2.4.8. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, бланки;

ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

2.4.9. Документы, подлежащие передаче факсимильной связью, учитываются ответственными работниками в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; фамилии лица, передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.

Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, телефонного номера и подписи передавшего факсограмму лица.

2.4.10. По каналам электронной связи физическим или юридическим лицам могут быть направлены копии ответов на их обращения либо иная информация по вопросам деятельности квалификационной коллегии судей.

Копии отправляемых электронных писем приобщаются к соответствующим материалам.

2.5. Работа исполнителей со служебными документами

2.5.1. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель аппарата либо секретарь Коллегии выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

Материалы, требующие проверки достоверности биографических и иных сведений, представленные претендентами на вакантные должности судей, подлежат направлению в соответствующие органы в течение пяти рабочих дней с момента поступления.

2.5.2. Документы передаются исполнителю с поручением Председателя Коллегии или лица, его замещающего, руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

2.5.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку итогового проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Председателю, его заместителям и членам Коллегии либо руководителю аппарата или секретарю Коллегии, подготовку к пересылке адресату.

2.5.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соответствующего руководителя, соисполнителей и иных лиц). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.

На копии исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляется регистрационный номер и дата подписания. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем.

2.5.5. Исполненные документы представляются на подпись:

Председателю Коллегии, его заместителям и членам Коллегии - через руководителя аппарата или секретаря Коллегии с его визой (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);

руководителю аппарата или секретарю Коллегии - исполнителями документа.

2.5.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки согласуется с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Все документы для отправки передаются одному из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

2.5.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем аппарата или секретарем Коллегии с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

2.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель по согласованию с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии представляет на имя Председателя Коллегии докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

2.5.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и иных документов), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.5.10. При уходе работника в отпуск, убытии в служебную командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя другому работнику с обязательной отметкой в описи.

2.5.11. В случае утраты служебного документа работник аппарата обязан немедленно доложить об этом секретарю Коллегии.

Секретарь Коллегии информирует по факту утраты Председателя Коллегии либо руководителя аппарата и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования с соответствующими предложениями о принятии мер по восстановлению утраченных документов представляется Председателю Коллегии для рассмотрения.

2.5.12. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.5.13. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.5.14. В письмах и других документах по обращениям, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой документов, поручений по нескольким обращениям. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения.

2.5.15. Документы подписываются руководителем аппарата или другим лицом в соответствии с установленным в Коллегии распределением обязанностей и полномочиями.

2.5.16. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры.

2.5.17. Исполненные документы передаются исполнителями работникам, ответственным за ведение делопроизводства, в подобранном для отправки виде с пометкой исполнителя об отправке или с краткой справкой, в том случае если письменный ответ не составлялся.

2.5.18. На основании указанных отметок работники, ответственные за ведение делопроизводства, вносят в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал учета корреспонденции дату и отчет об исполнении документа.

2.5.19. При работе с соответствующей информационной системой электронного документооборота работник, ответственный за ведение делопроизводства, после получения документа вносит в базу данных информацию о документе, резолюции руководства, при необходимости плановую дату исполнения документа и передает документ исполнителю по реестру передачи с отметкой о получении. Вся информация о поступающих документах должна быть внесена в хронологической последовательности.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов

2.6.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Председателю Коллегии, руководителю аппарата или секретарю Коллегии.

2.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2.6.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 без бланка.

2.6.4. Передача внутренних документов внутри аппарата осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство: для Председателя Коллегии, его заместителей и членов Коллегии - руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, регистрационной карточке).

2.7. Отправление исходящих документов

2.7.1. Документы, подлежащие отправке, направляются Коллегией самостоятельно либо передаются в соответствующий отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"), проставить на документе номер переписки, а также проставить на копии дату подписания, проверить наличие приложений с отсылаемым документом.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю аппарата либо секретарю Коллегии.

2.7.2. Документы, подлежащие отправке, направляются для отправки в день подписания, а документы поступившие для отправки во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.7.3. Документы, поступившие для отправки, направляются после обработки в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы с пометками "срочно" или "весьма срочно" отправляются незамедлительно.

2.7.4. При работе с исходящими документами в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнале учета исходящей корреспонденции работником, ответственным за ведение делопроизводства, делается отметка об исполнении документа и отражаются сведения о дате, регистрационном номере, корреспонденте, кратком содержании документа, лице, подписавшем документ, исполнителе.

2.8. Учет объема документооборота

(для Высшей квалификационной коллегии судей

Российской Федерации)

2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (решения, заключения, распоряжения учитываются отдельно) документов в аппарате и в целом в Коллегии за период (месяц, квартал, полугодие, год).

2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц учитываются отдельно.

2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.8.4. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.8.5. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются для обозрения руководителю аппарата либо секретарю Коллегии, затем при согласовании указанных данных они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом в Коллегии.

III. Правила оформления документов

3.1. Документация аппарата квалификационной коллегии

судей и порядок ее оформления

3.1.1. Состав документации аппарата квалификационной коллегии судей определяется компетенцией Коллегии, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами законодательной и исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

3.1.2. Служебные документы Коллегии и отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) могут быть изготовлены в письменном виде собственноручно.

3.1.3. Поступившие материалы должны быть рассмотрены Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации не позднее трех месяцев, а квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации - не позднее одного месяца со дня их поступления в коллегию.

(в ред. решения Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.11.2016)

3.2. Формат и виды бланков

3.2.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов (приложение N 9), стабильный порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

3.2.3. В Коллегии устанавливаются следующие виды бланков:

бланки писем (приложения N 10, N 11, N 12, N 13, N 14, N 15);

бланки решений и заключений (приложения N 16, N 17, N 18);

бланк распорядительного характера (приложение N 19, N 20).

При внутренней переписке бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки документов Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации используются угловые бланки с цветным или черно-белым воспроизведением эмблемы Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации.

3.2.5. Бланки с воспроизведением эмблемы Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление бланков осуществляется через Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации.

Бланки должны использоваться строго по назначению и подлежат учету в аппарате Коллегии.

3.3. Адресование

3.3.1. Правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу.

3.3.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство юстиции

Российской Федерации

Управление делами

или

Квалификационная коллегия

судей г. Москвы

председателю коллегии

И.В. Сидорову

3.3.3. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

И.И. Огурцову

3.3.4. При адресовании документа нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.

Например:

Председателям

квалификационных коллегий судей

субъектов Российской Федерации

3.3.5. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Квалификационная коллегия судей

г. Москвы

Богородский вал, д. 8, г. Москва, 107076

Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.3.6. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Разбойникову И.В.

ул. Терновая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264

или почтовое отправление "до востребования"

Репейникову И.И.

до востребования

г. Москва, 101000

или почтовое отправление на абонентский ящик

Свердлову Г.И.

а/я 58, г. Москва, 101000

В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.

Например:

Базанову Д.В.

bazanov@yandex.ru

3.3.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

3.3.8. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

3.3.9. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны (например, если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства).

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue JMS

SEATTLE, WASHINGTON 98104

USA

3.3.10. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. S. Holmes, Chairman,

Coke und Son Ltd

LONDON SWK 48C

UNITED KINGDOM

3.3.11. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(Servicio de prensa)

MADRID 28071, ESPANA

3.4. Датирование

3.4.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения Коллегии - день его принятия; для протокола - дата его изготовления, подписания; для акта - дата события.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. При этом дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление года парой арабских цифр. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например: 05.07.2015 или 25.11.15

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

3.4.2. При подготовке документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Например: 15 июля 2015 г. или 20 сентября 2016 года.

3.5. Номер документа

3.5.1. Переписка по обращениям и материалам проверок ведется за регистрационным номером, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе II настоящей Инструкции.

3.5.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и материалам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

3.5.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на номер и дату исполняемого документа.

3.5.4. Номер проставляется в левой верхней части документа. На внутренних документах номер может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

3.5.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.5.6. Формирование входящих и исходящих номеров в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота должно происходить автоматически.

3.6. Заголовок к документу

3.6.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: решение, заключение, распоряжение, справка, докладная записка, представление, акт и другие.

3.6.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: распоряжение "Об организации контроля...".

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

3.7. Нумерация страниц

3.7.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

3.7.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.8. Отметка о наличии приложения

3.8.1. Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:

Приложение: на ____ л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не указано в тексте, то указывают его наименование и количество листов.

Например:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

3.8.2. При наличии нескольких не указанных в тексте приложений указывается их количество и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Положение об аппарате коллегии на 3 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки документов на 25 л. в 10 экз.

3.8.3. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

3.8.4. Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ________ от "__" _______ ____ г. N ________ и приложение к нему, всего на ____ л.

3.8.5. Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на ____ л. в 1 экз. только в _______ адрес.

3.8.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: обращение ____ и приложение к нему, всего на ____ л., в первый адрес.

3.8.7. Если к письму прилагаются ценные или личные документы (диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца.

Например:

Приложение:

диплом N Ц 100509 на имя Охотовой И.И. об окончании Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.

3.8.8. При направлении дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:

Приложение: материал о привлечении к дисциплинарной ответственности в ____ т.

3.8.9. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ____ л.

3.8.10. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение N 1

к распоряжению Председателя

Высшей квалификационной коллегии

судей Российской Федерации

от 17.10.2003 N 1

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера.

Например:

Приложение N 1; приложение N 2 и т.д.

3.8.11. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте.

Например, в правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

Приложение

к приказу Генерального директора

Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 15.04.2011 N 114

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.8.12. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на ____ л. - подлежит возврату.

3.9. Подпись

3.9.1. Документы, направляемые в соответствующие органы, подписываются Председателем Коллегии или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Коллегии, подписываются Председателем, его заместителями, либо по поручению Коллегии - членами Коллегии.

Документы, направляемые в соответствующие органы и организации, с целью истребования информации и материалов, необходимых для обеспечения деятельности Коллегии, подписываются Председателем Коллегии, либо лицом, его замещающим, либо по его поручению - руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Коллегии либо аппарата Коллегии); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например (на бланке коллегии):

Председатель

П.П. Семенов

3.9.2. Решения, заключения, протоколы заседания Коллегии подписываются председательствующим на заседании Коллегии и секретарем Коллегии.

В документах указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе Коллегии, например:

Председательствующий

Личная подпись

А.П. Васин

Секретарь

Личная подпись

Т.Д. Бокова

3.9.3. При подписании документа указывается фактическое положение лица его подписавшего (должность, инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.9.4. При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают в зависимости от занимаемой должности в составе квалификационной коллегии судей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

3.9.5. При подписании документа, подготовленного Коллегией, указываются должностное положение члена Коллегии в составе квалификационной коллегии судей (Председатель Коллегии, заместитель Председателя Коллегии, член Коллегии).

3.9.6. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Например:

И.О. руководителя аппарата

Высшей квалификационной коллегии

судей Российской Федерации

Личная подпись

Н.И. Ростова

3.10. Утверждение, согласование и резолюция

3.10.1. Документы утверждаются Коллегией, ее Председателем или решением Коллегии. Утверждение документа оформляется путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

3.10.2. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

И.И. Иванов

(личная подпись)

(инициалы, фамилия)

"__" _____________ ____ г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

3.10.3. При утверждении документа решением либо приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением

Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

от 25.11.2015

3.10.4. Согласование производится как внутри аппарата Коллегии, так и вне его (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается в левом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Высшей квалификационной коллегии

судей Российской Федерации

И.И. Иванов

(личная подпись)

(инициалы, фамилия)

"__" _______________ 20__ г.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с Председателем Коллегии и его заместителями;

с председателем Совета судей и его заместителями;

с соответствующими лицами аппарата Коллегии, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (Федеральная архивная служба Российской Федерации и т.п.), с общественными организациями.

3.10.5. Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем либо заместителем руководителя органа, где готовился документ. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам аппарата, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:

Заместитель Председателя

Личная подпись

А.В. Лунев

"__" _______________ 20__ г.

или

Руководитель аппарата

Личная подпись

Р.А. Буров

"__" _______________ 20__ г.

3.10.6. На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в материалах. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа - визы лиц, с которыми он согласован.

3.10.7. Все распорядительные документы Председателя Коллегии визируются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии, а проекты решений, заключений Коллегии - секретарем Коллегии.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и докладываются лицу, подписывающему документ, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Заместитель руководителя аппарата -

секретарь Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

Личная подпись

Б.И. Кузичкин

"__" _______________ 20__ г.

3.10.8. На документе, подлинник которого остается в Коллегии (распоряжение, инструкция, положение, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для распоряжений - на листе согласования).

Документы, представляемые на доклад Председателю Коллегии во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.10.9. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Личная подпись

А.В. Романов

"__" _______________ 20__ г.

3.10.10. Все поступающие документы передаются на рассмотрение руководителю.

Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.10.11. Рассмотрев документы, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения.

Руководитель пишет резолюцию на отдельном листе не менее формата A6 (105 x 148 мм) с подписью и датой.

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

3.10.12. Если исполнение документа поручается нескольким лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде резолюций. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, и подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа.

3.10.13. Сроки исполнения документа исчисляются со дня следующего после его регистрации. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается следующий за ним рабочий день.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.10.14. Порядок и сроки рассмотрения обращений, жалоб граждан и организаций устанавливаются соответствующим законодательством Российской Федерации.

Жалобы и сообщения о совершении судьей дисциплинарного проступка, поступившие от граждан и организаций, рассматриваются в порядке, установленном статьей 27 Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей. Если для подготовки ответа на жалобу или сообщение не требуется запрашивать дополнительную информацию и (или) проводить проверку путем образования комиссии в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации", они рассматриваются в течение одного месяца со дня их регистрации.

Обращения иного характера, поступившие от физических и юридических лиц, в том числе запросы информации о деятельности судов и квалификационных коллегий судей, рассматриваются не позднее одного месяца со дня их регистрации, если не установлен сокращенный срок.

(абзац второй и третий введены решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.11.2016)

3.11. Отметка об исполнителе

3.11.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах).

Например:

Иванов И.И.

(495) 609-55-00

3.11.2. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов

4.1. Бланки служебных документов

4.1. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.2. Реквизиты документа

4.2.1. Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

4.2.2. Наименование Коллегии на бланке указывается в точном соответствии с Федеральным законом от 14.03.2002 N 30-ФЗ "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации", а также в соответствии с официальным названием соответствующего субъекта Российской Федерации.

4.2.3. Справочные данные о Коллегии включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Справочные данные могут включать и другие сведения (адрес электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

4.2.4. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса Коллегии и порядкового номера документа.

Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Например: N ВКК-1201/15 означает: ВКК - индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации (для исходящих документов); 1201 - порядковый номер; 15 - текущий год.

4.2.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

N ВКК-103/15/СД-АГ/1151.

4.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: на N 108 от 01.02.2015; на N 6/74 от 15 марта 2001 г.

4.2.7. Место составления и издания документа указывают на решениях, заключениях, протоколах заседания Коллегии, распоряжениях, издаваемых Председателем Коллегии, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.

4.2.8. Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и так далее. Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

4.2.9. Оттиск печати заверяет подлинность подписи лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные в том числе с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью Коллегии.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, приведен в приложении N 21.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Копии решений и заключений, распоряжений Председателя Коллегии, а также решений Президиума Коллегии, их размноженные экземпляры при направлении адресатам также заверяют печатью Коллегии.

4.2.10. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику выше реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

Например:

Верно

Руководитель аппарата

Высшей квалификационной

коллегии судей Российской Федерации

Личная подпись

В.Б. Охотин

11.02.2015

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. Проекты заключений и решений

5.1.1. Проекты заключений и решений подготавливаются аппаратом по поручениям Председателя и (или) Президиума Коллегии в соответствии с решениями Коллегии или Президиума Коллегии, принятыми на заседании Коллегии либо, соответственно, Президиума Коллегии.

5.1.2. В случае если проекты заключений и решений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись исполнителем прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия.

Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Коллегии, если иное не предусмотрено законом.

5.2. Организационно-распорядительные документы

5.2.1. В квалификационной коллегии судей правом издавать организационно-распорядительные документы обладает Председатель Коллегии, в аппарате Коллегии - руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

5.2.2. В организационно-распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (распоряжение), используется форма изложения от первого лица единственного числа, например: предлагаю и тому подобное.

В решениях и заключениях Коллегии используется форма изложения от третьего лица единственного числа.

Например: Коллегия решила.

5.2.3. В распоряжении указываются исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.

В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на работников аппарата, которые готовят и представляют проект для рассмотрения соответствующими компетентными лицами.

5.3. Положения, правила, инструкции

5.3.1. Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Коллегии, обязательны для выполнения.

Указанные документы изготавливаются наиболее квалифицированным составом из числа работников аппарата Коллегии. Обязанность по их подготовке предусматривается персональными должностными регламентами федерального государственного гражданского служащего.

Настоящее правило распространяется при подготовке и оформлении документов, указанных в пунктах 5.1, 5.2 настоящей Инструкции.

5.3.2. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются или утверждаются Председателем Коллегии либо решением Коллегии. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем распоряжения, решения по правилам, установленным подпунктами 3.10.1 - 3.10.3 пункта 3.10 настоящей Инструкции.

В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

5.3.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Начинается документ, как правило, с раздела "Общие положения", в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другое.

5.3.4. Текст положения, инструкции излагается в официально-деловом стиле от третьего лица единственного или множественного числа с использованием слов: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и тому подобное.

Сокращенные наименования квалификационной коллегии судей и ее аппарата употребляются только после оговорки по тексту.

Например: (далее - Коллегия) или (далее - аппарат Коллегии).

5.4. Протоколы

5.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии, совещаниях аппарата Коллегии, заседаниях комиссий, рабочих групп.

5.4.2. Протокол изготавливается и подписывается председательствующим на заседании и секретарем квалификационной коллегии судей не позднее десяти рабочих дней после окончания заседания коллегии по всем рассмотренным вопросам. Все внесенные в протокол изменения, дополнения, исправления должны быть удостоверены подписями председательствующего на заседании и секретаря квалификационной коллегии судей.

5.4.3. Для оформления протокола совещания аппарата Коллегии применяется сокращенный вариант. Слова "слушали", "выступили", "решили" не печатаются. После порядкового номера раздела протокола (обозначается арабской цифрой, соответствует порядковому номеру вопроса повестки дня) печатается решение совещания. Далее указываются фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается выполнение данного пункта решения, и сроки выполнения.

К протоколу совещания прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки доклады.

5.4.4. Решением Коллегии может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Коллегией, прилагается к протоколу.

5.4.5. Дата совещания должна соответствовать дате, проставленной на протоколе.

5.4.6. Протоколы совещаний аппарата Коллегии нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

5.4.7. Копии соответствующих протоколов рассылаются членам Коллегии, а также иным лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения Коллегии либо совещания аппарата Коллегии.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

5.5.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В первой части указываются причины, основание или обоснование составления письма; во второй части приводятся факты, разъяснения, сообщения; в третьей формулируется основная цель письма.

5.5.3. Служебные письма, направляемые в Верховный Суд Российской Федерации, Совет судей Российской Федерации, органы федеральной законодательной и исполнительной власти, подписывает, как правило, Председатель Коллегии или лицо его замещающее.

5.6. Повестка заседания квалификационной коллегии судей

5.6.1. Повестка заседания квалификационной коллегии судей - это изложенный в письменном виде список вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании квалификационной коллегии судей.

В повестке заседания квалификационной коллегии судей указывается дата и время проведения заседания Коллегии, вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании Коллегии, а также иные данные информативного характера.

5.6.2. Повестку заседания квалификационной коллегии судей формирует Председатель Коллегии либо лицо, его замещающее.

В повестку заседания квалификационной коллегии судей включаются материалы только после поступления всех необходимых документов и ответов на запросы Коллегии из соответствующих органов.

Материал, подлежащий включению в повестку заседания квалификационной коллегии судей, должен быть в установленном порядке сформирован: подшит в хронологическом порядке, пронумерован, составлена опись.

VI. Контроль исполнения служебных документов

6.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивает Председатель Коллегии через руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

6.2. Контролю подлежат:

распоряжения Председателя, руководителя аппарата и секретаря Коллегии, в которых установлены конкретные сроки исполнения;

решения Коллегии;

решения Президиума Коллегии;

решения совещаний аппарата Коллегии;

графики заседаний Коллегии.

6.3. Контроль исполнения документов, перечисленных в пункте 6.2, осуществляют руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Конечная дата исполнения документа определяется Председателем Коллегии, лицом, его замещающим, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее следующего за ним рабочего дня.

6.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - в 30-дневный срок со дня его поступления или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления запроса или обращения в Коллегию.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы - электронную карточку и другие.

6.6. Особую группу составляют контрольные документы, на которых в соответствии с резолюцией Председателя Коллегии проставляется отметка о контроле. Контроль исполнения этой группы документов осуществляет руководитель аппарата либо секретарь Коллегии.

Данные документы передаются для регистрации, учета, передачи, рассмотрения, исполнения, изготовления, подписания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления отметки.

Если информация об исполнении документа не поступила, документ считается неисполненным.

6.7. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, в порядке предупредительного контроля напоминает исполнителям и руководителю аппарата либо секретарю Коллегии о сроках исполнения распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам не позднее, чем за 3 дня до их истечения.

6.8. Работник аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, готовит для руководителя аппарата либо секретаря Коллегии справку о состоянии исполнительской дисциплины в Коллегии, о ходе исполнения контролируемых распоряжений и служебных документов с поручениями Председателя Коллегии и его заместителей. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии представляет ее Председателю Коллегии. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие, год для представления Председателю Коллегии.

6.9. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационно-контрольных форм (журналов или электронных карточек).

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов, заявителям и тому подобное.

Если документ пересылается на исполнение в соответствующий орган государственной власти, орган судейского сообщества с последующим информированием о результатах рассмотрения, документ направляется вместе с обращением. До получения ответа материал находится в делопроизводстве у исполнителя, готовившего документ к отправке, и не снимается с контроля до момента получения соответствующего ответа.

6.10. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и распоряжений, позволяет проводить анализ исполнительской дисциплины.

Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, незамедлительно вносят в свои электронные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений и доводят ее до сведения исполнителей.

6.11. После завершения исполнения документа и внесения всех необходимых сведений об исполненном документе в базу данных информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал документы подлежат передаче в соответствующий наряд.

VII. Составление номенклатуры дел.

Формирование, оформление и организация оперативного

хранения дел, материалов и нарядов

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения, а также для учета дел.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (приложения N 22, N 23).

В квалификационных коллегиях судей номенклатура дел на предстоящий период составляется до 15 декабря текущего года, утверждается Председателем Коллегии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложения N 24, N 25).

Номенклатура дел может быть согласована с архивным учреждением.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Внутри разделов дела могут располагаться в следующем порядке: организационно-распорядительные, плановые, отчетные, относящиеся к выполнению основной деятельности, относящиеся к учетной работе. В конце разделов располагаются регистрационные и учетные делопроизводственные формы.

Номенклатура секретных дел составляется отдельно от номенклатуры несекретных дел.

7.1.2. Номенклатура дел действует в течение одного года. В случае изменений номенклатура дел составляется и согласовывается заново в установленном порядке.

При отсутствии изменений номенклатура дел на следующий год (не позднее 15 декабря текущего года) утверждается с соответствующими поправками и вводится в действие с 1 января следующего года.

7.1.3. В номенклатуру дел включаются все дела и документы квалификационной коллегии судей, а также справочные картотеки, книги учета и регистрации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Материалы по вопросам, решение которых продолжается свыше года (переходящие), включаются в номенклатуру дел каждого года. Переходящие материалы не могут составлять более одного тома и иметь постоянный срок хранения.

7.1.4. Каждому наряду, включенному в номенклатуру, присваивается индекс.

7.1.5. Заголовок наряда должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заводить наряды с неконкретными заголовками запрещается.

Наименования организаций, ведомств, географические названия и другие должны соответствовать их официальному полному или сокращенному названию.

Заголовок наряда состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида наряда (переписка, книга учета и т.д.) или документов (приказы, протоколы и т.д.);

название организации, которой документ будет адресован или от которой будет получен ответ, либо подразделения, подготовившего документ;

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не конкретизируются, а указывается их общее видовое название.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: "Переписка с Верховным Судом Российской Федерации по исполнению решений Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с председателями квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации по вопросам применения законодательства о статусе судей".

Если содержание наряда касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на (за) который составлены планы или отчеты.

Если наряд будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка.

7.1.6. Графа "Примечание" номенклатуры дел используется по мере необходимости для отметок о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и так далее.

7.1.7. Если в течение года возникают новые дела, не предусмотренные номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Ведение дел вне номенклатуры запрещается.

7.1.8. По окончании года работник, ответственный за ведение делопроизводства, в конце номенклатуры дел производит итоговую запись о количестве заведенных дел, и эти данные сообщаются в архив.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов.

7.2.2. Исполненные документы сдаются исполнителем в сформированном виде. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы группируются отдельно от подлинников;

в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещаются вместе все относящиеся к разрешению одного вопроса документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);

группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2").

7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам решений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

7.3. Оформление дел

7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заместителе дела (приложение N 26);

составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменяется систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела (приложение N 27).

7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 28).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

7.4. Организация оперативного хранения дел,

материалов и нарядов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации дела хранятся по месту их формирования в аппарате Коллегии.

Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах либо специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Коллегии либо архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

7.4.2. Выдача дел производится с разрешения руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Выдача дел работникам аппарата Коллегии для работы осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение N 29). На выданное дело может заводиться карта - заместитель дела (приложение N 30). Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VIII. Передача дел и нарядов в архив. Организация

архивного хранения

8.1. Передача дел и нарядов в архив

8.1.1. Дела и наряды постоянного (свыше 10 лет) и временного сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному председателем Коллегии или руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Архив принимает дела и производства только по описям.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет - в Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;

не позднее чем через два года - в квалификационных коллегиях судей субъектов Российской Федерации.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения ("п" - постоянный срок хранения или "вр" - временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

Например: ВККС РФвр-10, что обозначает: "ВККС РФ" - индекс Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, "вр" - дела временного хранения, "10" - дела за 2010 г.

В случаях составления описи секретных дел после букв "п" или "вр" в скобках добавляется буква "с".

Например: ВККС РФвр(с)-10.

8.1.2. Каждое дело или материалы либо их том вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать формулировке заголовка на обложке дела. Если дело или материалы состоят из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

8.1.3. Перед сдачей материалов в архив работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.

Материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

8.1.4. В случае ликвидации квалификационной коллегии судей лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается приема в архив неподшитых и неоформленных дел и материалов.

8.2. Организация архивного хранения

8.2.1. Все дела и материалы в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и материалов. Дела и материалы учитываются по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и материалов осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего государственного или муниципального архива Коллегия составляет паспорт архива.

8.2.2. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. Материалы в архиве хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи.

8.2.3. Работник, ответственный за ведение архива Коллегии, принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел и производств.

8.2.4. Для получения дел и материалов во временное пользование из архива необходимо согласие руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Работник структурного подразделения должен оформить заявку с указанием номера описи и порядкового номера дела или материала.

8.2.5. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи дел и производств во временное пользование с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных дел и производств заводятся отдельные книги выдачи.

8.2.6. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве дела и материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 31).

8.2.7. Запрос об истребовании дел или материалов из государственных и муниципальных архивов направляется за подписью руководителя аппарата либо секретаря Коллегии, имеющего непосредственное отношение к этим материалам.

Получение и возврат дел из государственных и муниципальных архивов во временное пользование производятся по установленным архивами правилам.

8.2.8. Под архивы Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации или управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации выделяются помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.

IX. Экспертиза ценности документов

9.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

9.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке к передаче на постоянное хранение, а также для организации отбора документов к уничтожению в Коллегии может быть создана экспертная комиссия.

Деятельность экспертных комиссий определяется соответствующими положениями, согласованными с уполномоченными органами исполнительной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в области архивного дела или органами местного самоуправления и утвержденными руководителями.

9.3. Экспертная комиссия формируется в составе работников аппарата и назначается распоряжением Председателя Коллегии.

9.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются законодательством Российской Федерации об органах судейского сообщества и архивном деле в Российской Федерации, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства и соответствующими положениями о данных комиссиях.

9.5. Экспертная комиссия вправе:

рассматривать проекты ведомственного перечня документов, примерных номенклатур дел, нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению и давать на них заключения;

рассматривать предложения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

принимать участие в проведении экспертизы ценности документов;

организовать отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

осуществлять методическое руководство разработкой номенклатур дел и рассматривать проекты номенклатур дел, давать им экспертную оценку и вносить их на рассмотрение экспертно-проверочной комиссий уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

рассматривать годовые разделы описей дел постоянного хранения;

рассматривать акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

участвовать в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других нормативно-методических документов по делопроизводству, давать заключения на них;

рассматривать акты об утрате или неисправимом повреждении документов;

участвовать в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников.

9.6. Экспертная комиссия при необходимости может приглашать на свои заседания представителей уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела, а также иных организаций.

9.7. Переданные в архив материалы, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством и обществом, могут отбираться экспертными комиссиями на постоянное хранение.

X. Составление описей дел

10.1. По окончании календарного года на дела, подлежащие сдаче на хранение в архив, составляются описи в двух экземплярах. Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о делах и материалах (приложение N 32).

Дела и материалы, отобранные на постоянное хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

При составлении описей дел постоянного хранения уточняются заголовки дел или томов. Заголовки должны быть конкретными и полностью раскрывать содержание документов дела, то есть должны быть указаны виды документов, названия организаций, темы или основные вопросы документов и тому подобное.

При составлении описи дел по номенклатуре используется систематизация дел в самой номенклатуре.

10.2. На завершенные дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения и дела временного хранения.

10.3. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным руководством руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. По этим описям документы сдаются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи служат основой для подготовки сводной описи, которая составляется в случае необходимости сдачи дел на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации либо в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.4. Описи дел аппарата Коллегии составляются и передаются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

10.6. В конце описи после описательной статьи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.7. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии и работником, ответственным за архив.

10.8. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате Коллегии.

10.9. Сводные или отдельные описи материалов постоянного хранения, составленные в архиве могут быть направлены на утверждение:

Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации в экспертно-проверочную комиссию Государственного архива Российской Федерации;

квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

10.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) производятся после утверждения составленных в соответствии с установленными правилами сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Затем отобранные к уничтожению и включенные в акты документы подлежат уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению печатается на общем бланке органа или учреждения. Номера актам уничтожения присваиваются в пределах каждого года начиная с номера 1.

10.11. Утвержденные к уничтожению документы уничтожаются в присутствии работника аппарата Коллегии либо передаются в измельченном виде, исключающем прочтение текста, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Об этом делается соответствующая запись в конце акта о выделении к уничтожению документов и дел. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

10.12. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.

XI. Обеспечение сохранности документов, дел и материалов

11.1. Работники аппарата Коллегии несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, материалов, дел, аудио- и видеоматериалов, печатей, штампов, бланков.

11.2. Председатель коллегии, руководитель аппарата либо секретарь Коллегии регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения документов, материалов и дел, перечисленных в п. 11.1.

В случаях утраты документов, материалов, дел, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, результаты которой докладываются Председателю Коллегии и принимаются меры к их восстановлению.

11.3. Изъятие и выдача каких-либо документов из любых материалов допускается в исключительных случаях и только с разрешения Председателя Коллегии. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.

XII. Учет, хранение и использование бланков,

печатей и штампов

12.1. Бланки для писем и общие бланки подлежат учету. Учет ведется раздельно по видам бланков в книге учета. При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров.

При выдаче бланков указываются наименование вида бланка, количество экземпляров, лицо, которому выдаются бланки, расписка в получении.

12.2. Контроль за использованием, хранением и выдачей бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое Председателем Коллегии, руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

12.3. Проверки наличия, использования и хранения бланков проводятся не реже одного раза в год. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании бланков проводится служебная проверка, результаты которой доводятся до сведения Председателя Коллегии.

12.4. Уничтожение бланков осуществляется по акту с отметкой в учетной книге.

12.5. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются печати с изображением эмблемы квалификационной коллегии судей и иные печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

12.6. Оттиск печати квалификационной коллегии судей проставляется на копиях решений (заключений) Коллегии и в иных необходимых случаях, определяемых руководством Коллегии.

Коллегия может использовать печати и штампы, необходимые в практической работе (вспомогательные): "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для регистрации входящих документов", "Датеры" и тому подобное.

12.7. Все печати, штампы и факсимиле изготавливаются по поручению Председателя Коллегии.

12.8. Работники, получившие печати и штампы, несут персональную ответственность за их сохранность и использование. Передача печатей и штампов другим работникам производится только с разрешения Председателя Коллегии, руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

12.9. В квалификационных коллегиях судей печать постоянно хранится у секретаря Коллегии. По окончании рабочего дня печать закрывается в сейф.

12.10. Контроль за правильностью использования и порядком хранения печатей и штампов осуществляет руководитель аппарата или секретарь Коллегии.

Проверки наличия печатей, штампов проводятся не реже одного раза в год.

О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи.

При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебная проверка, результаты которой оформляются актом и докладываются Председателю Коллегии.

12.11. В случаях утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность Председатель Коллегии. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, на котором проставляются оттиски уничтожаемых печатей и штампов. Акт утверждается Председателем Коллегии.

ПРИЛОЖЕНИЯ

К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КВАЛИФИКАЦИОННЫХ

КОЛЛЕГИЯХ СУДЕЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПИСЕМ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

В КВАЛИФИКАЦИОННЫХ КОЛЛЕГИЯХ СУДЕЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Документы, письма, присланные в копии для сведения.

2. Периодические печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники и тому подобное).

3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференции.

4. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.

5. Поздравительные письма, пригласительные билеты.

6. Документы на иностранных языках без перевода.

7. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Приложение N 2

ЖУРНАЛ

учета входящей корреспонденции

(Левая сторона разворота Журнала)

Порядковый регистрационный номер

Дата получения документа

Корреспондент

(автор)

Дата и номер документа

Краткое содержание документа

Количество листов

1

2

3

4

5

6

(Правая сторона разворота Журнала)

Резолюция

Расписка в получении

Отметка об исполнении

Автор резолюции

Дата проставления резолюции

Исполнитель

Содержание резолюции

Срок исполнения

Контроль

7

8

9

10

11

12

13

14

Приложение N 3

ЖУРНАЛ

учета входящих (исходящих) телефонограмм

(Левая сторона разворота Журнала)

N п/п

Дата, время получения телефонограммы

Номер полученной телефонограммы

Откуда поступила телефонограмма. Фамилия, должность передавшего, номер телефона

Должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона

1

2

3

4

5

(Правая сторона разворота Журнала)

Краткое содержание телефонограммы

Кому передана телефонограмма, на исполнение, дата. Фамилия, должность, подпись получившего, номер телефона

Отметка об исполнении

6

7

8

Приложение N 4

Бланк телефонограммы

Наименование организации

Адресат

Должность, инициалы и фамилия работника, передавшего телефонограмму; N телефона

Должность, инициалы и фамилия работника, принявшего телефонограмму; N телефона

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Дата

Индекс

Время передачи

Текст

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Приложение N 5

Форма бланка для резолюции на документ

(формат A6 105 x 148 мм)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

квалификационной коллегии судей

"__" __________ 20__ г.

Ф.И.О.

Форма бланка для резолюции на документ

(формат A6 105 x 148 мм)

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

квалификационной коллегии судей

"__" __________ 20__ г.

Ф.И.О.

Форма бланка для резолюции на документ

(формат A6 105 x 148 мм)

РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА

квалификационной коллегии судей

"__" __________ 20__ г.

Ф.И.О.

Форма бланка для резолюции на документ

(формат A6 105 x 148 мм)

СЕКРЕТАРЬ

квалификационной коллегии судей

"__" __________ 20__ г.

Ф.И.О.

Приложение N 6

Реестр на передачу входящих документов

N п/п

Входящий номер, количество листов, дата

Откуда поступил, номер и дата документа

Краткое содержание документа

Кому адресовано

Резолюция руководства

Роспись в получении, дата

Приложение N 7

ЖУРНАЛ

учета регистрации исходящей корреспонденции

Дата документа

Регистрационный номер документа

Корреспондент (получатель)

Краткое содержание документа

Кем подписан документ

Исполнитель

Дополнительные сведения о документе

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 8

РАЗНОСНАЯ КНИГА

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ КОЛЛЕГИИ СУДЕЙ

N п/п

Наименование корреспонденции

Кому отправлена

Исходящий N и дата переписки

Дата получения

Ф.И.О. лица, получившего корреспонденцию

Расписка в получении

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 9

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Эмблема Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации или квалификационной коллегии судей субъекта Российской Федерации;

полное наименование квалификационной коллегии судей;

справочные данные о квалификационной коллегии судей (адрес, телефон);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на индекс поступлений и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

отметка о контроле;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

печать (при необходимости);

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнителе документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

отметка для автоматического поиска документа.

Приложение N 10

Председатель

Высшей квалификационной

коллегии судей

Российской Федерации

(адрес, телефон)

_______________ N ______________

Приложение N 11

Высшая квалификационная

коллегия судей

Российской Федерации

(адрес, телефон)

_______________ N ______________

Приложение N 12

Высшая квалификационная

коллегия судей

Российской Федерации

АППАРАТ КОЛЛЕГИИ

(адрес, телефон)

_______________ N ______________

Приложение N 13

Квалификационная

коллегия судей

____________________________

(субъект Российской Федерации)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

КОЛЛЕГИИ

(адрес, телефон)

_______________ N ______________

Приложение N 14

Квалификационная

коллегия судей

______________________________

(субъект Российской Федерации)

(адрес, телефон)

_______________ N ______________

Приложение N 15

Квалификационная

коллегия судей

_______________________________

(субъект Российской Федерации)

АППАРАТ КОЛЛЕГИИ

(адрес, телефон)

_____________ N _______________

Приложение N 16

(символика соответствующей квалификационной коллегии судей)

Наименование квалификационной коллегии судей

РЕШЕНИЕ

г. __________

"__" ____________ 20__ г.

(вводная часть)

установила:

(мотивировочная часть)

решила:

(резолютивная часть)

Председательствующий

Личная подпись

Ф.И.О.

Секретарь

Личная подпись

Ф.И.О.

Приложение N 17

(символика соответствующей квалификационной коллегии судей)

Наименование квалификационной коллегии судей

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

г. __________

"__" ____________ 20__ г.

(вводная часть)

установила:

(мотивировочная часть)

решила:

(резолютивная часть)

Председательствующий

Личная подпись

Ф.И.О.

Секретарь

Личная подпись

Ф.И.О.

Приложение N 18

ПРЕЗИДИУМ

Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации

РЕШЕНИЕ

г. __________

"__" ____________ 20__ г.

(вводная часть)

установил:

(мотивировочная часть)

решил:

(резолютивная часть)

Председательствующий

Личная подпись

Ф.И.О.

Секретарь

Личная подпись

Ф.И.О.

Приложение N 19

(символика соответствующей квалификационной коллегии судей)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

(наименование квалификационной коллегии судей)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. __________

N __________

"__" ____________ 20__ г.

Председатель коллегии

Личная подпись

Ф.И.О.

Приложение N 20

(символика соответствующей квалификационной коллегии судей)

АППАРАТ КОЛЛЕГИИ

(наименование квалификационной коллегии судей)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. __________

N __________

"__" ____________ 20__ г.

Руководитель аппарата

Личная подпись

Ф.И.О.

Приложение N 21

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ КОЛЛЕГИИ

Копии писем Коллегии;

копии решений, заключений Коллегии;

копии решений Президиума Коллегии;

копии распоряжений Председателя Коллегии.

Приложение N 22

Высшая квалификационная

коллегия судей

Российской Федерации

Аппарат Коллегии

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ____ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включительно)

Итого

Приложение N 23

Квалификационная

коллегия судей

_______________________________

(субъект Российской Федерации)

Аппарат Коллегии

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ____ год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет включительно)

Итого

Приложение N 24

Высшая квалификационная

коллегия судей

Российской Федерации

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Высшей

квалификационной коллегии судей

Российской Федерации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ____ год

___________/ __________________

______________________

(место составления)

"__" _____________ ____ г.

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Решение Высшей

квалификационной коллегии судей

Российской Федерации

Протокол

ЭПК Государственного архива

Российской Федерации

от "__" _______ N _______________

от "__" _______ N ______________

По срокам хранения

Всего

В том числе

Переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

Временного

(свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

Приложение N 25

Квалификационная

коллегия судей

УТВЕРЖДАЮ

________________________________

(субъект Российской Федерации)

Председатель

квалификационной коллегии судей

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________________________

(субъект Российской Федерации)

на ____ год

___________/ __________________

_________________________

(место составления)

"__" _____________ ____ г.

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения (тома, части) и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Решение квалификационной коллегии судей ___________________________

Протокол

_______________________________

_______________________________

_______________________________

(субъект Российской Федерации)

от "__" _______ N _______________

от "__" _______ N ______________

По срокам хранения

Всего

В том числе

Переходящих

с отметкой ЭПК

1

2

Временного

(свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Приложение N 26

Особенности физического состояния и формирования дела

N листов

1

2

Приложение N 27

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок (краткое содержание) документа

Номер листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 28

(Полное наименование архива)

(полное наименование квалификационной коллегии судей)

ДЕЛО N ________ том N _________

(заголовок дела)

(дата)

Начато "__" ___________ 20__ г.

Окончено "__" ___________ 20__ г.

На ____________ листах

Хранить ______________

Приложение N 29

КАРТОЧКА ВЫДАЧИ ДЕЛА N ______

_________________________________

(заголовок дела, год)

Дата выдачи

Количество листов

Кому выдано (фамилия, инициалы, должность)

Расписка в получении

Дата возврата

Расписка в обратном приеме

1

2

3

4

5

6

Приложение N 30

КАРТОЧКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

______________________________

(номер и заголовок дела)

Дата выдачи

Кому выдано (фамилия, инициалы, должность)

Расписка в получении

Отметка о возврате

1

2

3

4

Приложение N 31

Высшая квалификационная

коллегия судей

Российской Федерации

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Высшей

квалификационной коллегии судей

Российской Федерации

АКТ

__________ N __________

___________/ __________________

______________________

(место составления)

"__" _____________ ____ г.

о выделении к уничтожению

документов,

не подлежащих хранению

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Квалификационная

коллегия судей

УТВЕРЖДАЮ

_______________________________

(субъект Российской Федерации)

Председатель Высшей

квалификационной коллегии судей

______________________________

(субъект Российской Федерации)

АКТ

__________ N __________

______________________

(место составления)

___________/ __________________

о выделении к уничтожению

документов,

не подлежащих хранению

"__" _____________ ____ г.

N п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур за годы)

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 32

_____________________________________________________________________

(полное наименование квалификационной коллегии судей)

УТВЕРЖДАЮ

Председатель

квалификационной коллегии судей

_________________________________

(субъект Российской Федерации)

___________/ __________________

"__" ____________ ____ г.

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела